Рассмотрим подробнее основные функции MS Access, чтобы иметь более ясное представление о его возможностях.

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access 2007 может содержать следующие типы объектов (см. рис. 1): таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль .

Рисунок 1. Окно объектов базы данных

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

Таблица – это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным .

Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах – в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных. Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».

Рисунок 2. Схема данных

Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной целостности. При этом изменения сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика.

Запрос – объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.

Рисунок 3. Конструктор запроса

Есть еще один способ создания запроса, который встроен в конструктор, – это написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной.

Форма – это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами – в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои ActiveX), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.

Отчёт – объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например в виде таблицы или списка). MS Access обладает богатыми возможностями по оформлению и форматированию отчетов. Те же два режима создания есть и у отчета. В режиме мастера у пользователя имеется возможность задать множество параметров, практически полностью определяющих желаемый внешний вид отчета. Для создания нестандартных отчетов лучше пользоваться конструктором.

Страницы – средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступа к данным через интернет-браузер.

Макрос – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. Макрокоманды выбираются из имеющего списка, а параметры задаются разработчиком. Выполнить макрос можно по нажатию на кнопку и программным методом в коде.

Модуль – контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора Visual Basic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.

Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса, например Paradox.

Access предоставляет следующие функциональные возможности.

Ввод данных. Ввод данных может осуществляться следующими способами: вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена); вручную в поля формы; прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, формат DBF, электронные таблицы, источники данных ODBC); программным методом, который может сочетать в себе любые средства, которые возможно реализовать на VBA. Последний способ обладает наибольшей гибкостью и представляет практически неограниченные возможности, однако он самый сложный в реализации и требует определенного уровня знаний программирования.

2. Изменение данных. Редактирование возможно следующими способами: вручную прямо в таблице; в полях форм; в окне браузера, в котором загружена web-страница из БД; программным методом.

3. Вывод данных. Здесь Access предоставляет такие возможности: вывод на экран монитора в табличном виде, полях форм или отчетов; экспорт в другие форматы данных (те же, что при импорте); вывод на печать, в основном в виде отчетов; вывод данных в интернет-браузер с помощью объекта Страница в пределах определенной сети; программный экспорт и вывод информации.

4. Взаимодействие с другими источниками и потребителями информации. В этом плане Access может выступать как сервер или клиент автоматизации. Особенно прозрачно настраиваются связи с другими продуктами пакета Microsoft Office. Например вы можете иметь документ Microsoft Word, в котором будут присутствовать поля из БД Access, изменение данных в базе автоматически отображается в документе. Это позволяет создавать гибкие решения, интегрирующие данные в офисных средствах. 5. Использование базы данных MS Access другими приложениями. Такой вариант использует файл MDB как хранилище данных. Программа, которая обращается к данным, может быть написана на любом языке высокого уровня. В данном случае используются таблицы и запросы. О поддержании ссылочной целостности и актуальности данных следит ядро БД. Взаимодействие происходит через ODBC-драйвер Microsoft Jet Engine.

6. Средства создания приложений. Создание приложений на Access во многом подобно всем остальным средствам автоматизации Microsoft Office. Здесь используется интерпретируемый язык Visual Basic for Applications, что приводит, как и при использовании любого интерпретируемого языка, к определенному увеличению затрат процессорного времени и уменьшению скорости работы программ и обработки данных. Для успешной разработки необходимо знать объектную модель самого Access и особенности ее использования.

7. Управления данными в многопользовательском режиме. При работе с Базами Данных в многопользовательском режиме возникают ситуации, когда необходимо ограничить число обращающихся пользователей к данным. Это делается для того, чтобы предотвратить одновременное обновление одной и той же записи, при глобальном обновлении данных или при техническом обслуживания самой Базы Данных.

Ядро БД Access обеспечивает три уровня блокировок:

Блокировка базы данных. На этом уровне блокировки к БД может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется для глобального изменения или обновления данных или при техническом обслуживании Базы Данных – сжатии.

Блокировка таблицы. На этом уровне блокировки к таблице может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется в тех случаях, когда необходимо обработать сразу несколько записей таблицы.

Блокировка страницы. На этом уровне к заблокированной странице может обращаться только один пользователь. Это самый нижний уровень блокировки. Процессор Microsoft Jet автоматически устанавливает блокировку страницы и не может контролироваться вашей программой. Страница данных может содержать несколько записей, размер его равен 26 кб. Блокировка страницы означает блокировку всех записей, находящейся на этой странице. Если длина записи – 512 байтов, то будет заблокированной 4 записи, а если 50 байтов то 40 записей. Точное число записей нельзя заранее ни определить, ни задать, т.к. таблица может содержать удаленные записи (которые удаляются только во время уплотнения).

Блокировка на уровне таблицы имеет два режима – пессимистический и оптимистический. По умолчанию устанавливается пессимистическая блокировка.

8. Администрирование. Преимущество монопольного режима работы фактически привело к вырождению функций администрирования БД и в связи с этим – к отсутствию инструментальных средств администрирования в обычном понимании этого слова в MS Access. Имеющиеся же средства позволяют сделать следующее: имеется возможность разделения базы данных Microsoft Access на два файла, в одном из которых содержатся таблицы, а в другом запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Это позволяет пользователям иметь доступ к общему источнику данных и при этом создавать свои собственные формы, отчеты и другие объекты, а также сократить сетевой трафик; существует возможность связывания таблиц из других баз данных Microsoft Access или иных источников. Например, может потребоваться использование таблицы из другой базы данных Microsoft Access, открытой для совместной работы по сети. Это особенно полезно при необходимости хранить все таблицы в одной базе данных на сетевом сервере, сохраняя формы, отчеты и другие объекты в отдельной базе данных, копии которой имеются у всех пользователей общей базы данных; средства репликации Microsoft Access, доступные в базе данных (.mdb) и в проекте (.adp), позволяют создавать реплики и синхронизировать их по требованию при работе в Microsoft Access; средства защиты и разграничения доступа. Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. База данных может быть зашифрована. При шифровании базы данных ее файл сжимается и становится недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов. Дешифрование базы данных отменяет результаты операции шифрования. Наиболее гибкий и распространенный способ защиты базы данных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. Однако как уже отмечалось, подбор пароля администратора не представляет сложности для специалиста по взлому; имеется возможность преобразования БД в формат более ранней версии MS Access для обеспечения совместимости в некоторых случаях; и наконец, средство для сжатия базы данных, которое стирает информацию об удаленных строках и уменьшает размер файла MDB на диске. Это приводит к большей производительности и в некоторых случаях может восстановить базу данных (например, после неожиданного отключения питания).

Также необходимо упомянуть, что в Access изначально имеются шаблоны типовых баз данных для автоматизации наиболее распространенных задач.

Рисунок 4. Шаблоны баз данных

Пользователь в интерактивном режиме Мастера выбирает данные, которые желает иметь в своей БД в соответствии с потребностями предприятия, а MS Access автоматически создает все необходимые объекты. В дальнейшем эту базу данных можно дорабатывать и расширять.

Многозначные поля для сложных данных

Можно создать поле, содержащее несколько значений, также называемых сложными данными. Предположим, что вам нужно назначить задачу одному из сотрудников или подрядчиков, но вы хотели бы назначить эту задачу нескольким людям. В большинстве систем управления базами данных и в ранних версиях Access в таком случае нужно было бы создать связь типа «многие-ко-многим», чтобы избежать ошибок.

В Office Access 2007 самая сложная часть работы делается автоматически, когда выбирается поле для ввода нескольких значений. Многозначные поля особенно удобны при использовании Office Access 2007 для работы со списком SharePoint, который содержит один из типов многозначных полей, используемых в компоненте «Windows SharePoint Services». Приложение Office Access 2007 совместимо с этими типами данных .

Новый тип данных «Вложение» позволяет хранить все типы документов и двоичные файлы в базе данных, при этом не происходит ненужного увеличения размера базы данных. Office Access 2007 автоматически выполняет сжатие вложений, когда это возможно, чтобы оставить как можно больше свободного пространства. Нужно вложить документ Microsoft Office Word 2007 в запись или сохранить в базе данных несколько цифровых фотографий. Использование вложений значительно облегчает выполнение таких задач. Можно даже добавлять несколько вложений к одной записи.

Поля МЕМО теперь хранят форматированный текст и поддерживают журнал исправлений.

Теперь в Office Access 2007 поддерживается форматированный текст, который можно использовать в записях наряду с обычным текстом. Текст можно форматировать с помощью различных параметров (таких как полужирное и курсивное начертание, а также применять различные шрифты, цвета и другие обычные параметры форматирования) и хранить в базе данных. Форматированный текст хранится в поле МЕМО в формате на основе HTML, который совместим с типом данных «Форматированный текст» в компоненте «Windows SharePoint Services». Задайте для свойства TextFormat значение либо RichText, либо PlainText, и данные в текстовых полях и в режиме таблицы будут отформатированы должным образом.

Поля МЕМО удобно использовать для хранения больших объемов данных. С помощью Office Access 2007 можно задать свойство Только добавление, чтобы сохранить в поле МЕМО записи обо всех изменениях. Затем можно просмотреть журнал этих изменений. Эта функция также поддерживает функцию отслеживания в компоненте «Windows SharePoint Services». Таким образом, можно также использовать Access для просмотра журнала содержимого списка SharePoint.

СУБДMicrosoft Accessпредоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией.СУБДMicrosoft Accessтакже существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации.СУБДMicrosoft Accessвключает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. MS Access - это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем.

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Основные объекты базы данных Access.

1. Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например, о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данныеи записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например, изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.

4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.

6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа кданным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).

Для построения базы данных в СУБД Access предусмотрены следующие основные группы функций:

· Функции работы с файлами-базами (открытие, сохранение и т. д.);

· Функции редактирования;

· Функции форматирования;

· Функции работы с окнами;

· Функции работы в базовых режимах: таблица, форма, запрос, отчет и др.;

· Функция справки.

MS Access: Архитектура и основные объекты СУБД MS Access. Связи между ними. Виды связей между таблицами.

Access представляет собой простую, но достаточно мощную настольную реляционную СУБД и преимущественно предназначен для создания некоммерческих приложений или приложений средней мощности, не связанных с интенсивной обработкой данных. Access входит в состав MS Office и достаточно тесно интегрирован с остальными ее компонентами.

Среди достоинств Access можно выделить также следующие:

· Простота освоения. Возможность использования непрофессионалом;

· Визуальное программирование. Простую БД можно создать только с помощью мыши, даже не прибегая к программированию;

· Наличие мастеров, которые помогают решать такие сложные задачи, как анализ данных в таблицах на избыточность, создание связанных форм, отчетов и т.д.;

· Возможность динамической проверки результатов без всякой компиляции. Конструируя таблицу, можно легко переходить в режим таблицы и при обнаружении недостатков возвращаться назад для корректировки. При этом модернизацию можно провести немедленно или отложить на длительный срок;

· Тесная интеграция с остальными компонентами MS Office.

Так как Access является интерпретатором (отчасти в силу того, что он основан на языке Visual Basic), появляется необходимость в совмещении в одном приложении функций разработки приложения и собственно функций готового приложения. Для доступа к объектам базы в режиме разработки служит специальное окно БД, содержащее список всех объектов БД. С каждым объектом БД можно работать в двух режимах. Первый режим можно условно назвать режимом выполнения или рабочего состояния. Второй режим – это режим конструктора, в котором производится создание и модификация объекта. Наличие окна БД определяет открытую БД. Закрытие окна приводит к закрытию БД. После полной разработки БД появление данного окна можно отключить. Исключив также все команды разработчика из меню и панелей инструментов, можно создать распространяемую версию БД. Такая база данных Access будет функционировать при условии наличия на компьютере СУБД Access. При необходимости можно воспользоваться пакетом Access Developer Toolkit для создания инсталляционной версии БД, где СУБД Access будет представлена несколькими файлами DLL. Для работы с распространяемой версией БД пользователям предоставляется интерфейс, обычно содержащий главную переключательную (по числу решаемых задач) и несколько обычных форм.

Всем привет. Тема данной статьи — основное назначение Access. Но прежде чем освоить основное назначение Access, давайте разберем понятие базы данных.
База данных (БД) — совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ.
Наиболее распространенным типом модели представления данных является реляционный (relational) тип. Название «реляционный» объясняется тем, что каждая запись в базе данных содержит информацию, относящуюся (related) к одному конкретному объекту. Кроме того, с информацией, принадлежащей разным объектам, можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой (related) данных. В реляционных СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде таблиц.

Одной из самых популярных сегодня настольных систем управления базами данных, включенных в богатое окружение продуктов семейства Microsoft Office, является Microsoft Office (далее — Access). Она предназначена, как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя. База данных Access представляет набор данных и объектов (таких как таблицы, запросы и формы), относящихся к определенной задаче.

Основными функциями Access являются:
определение данных, то есть определение структуры и типа данных, а также указание, как эти данные связаны между собой:
обработка данных, включающая поиск, фильтрацию, сортировку, вычисление; обработка предусматривает также объединение данных с другой связанной с ними информацией;
управление данными, то есть указание, кому разрешено пользоваться данными и актуализировать базу данных, а также определение правил коллективного пользования данными.

Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных — текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Имеется возможность задавать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать.
Access является современным приложением Windows и позволяет использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внедрение объектов. DDE обеспечивает обмен данными между MS Access и любым другим приложением Windows. OLE устанавливает связь с объектами другого приложения или внедряет какой-либо объект в базу данных Access; в качестве объектов могут выступать рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows. Access может работать с большим числом разнообразных форматов данных, позволяя осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов и электронных таблиц. Access способна непосредственно обрабатывать файлы Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro и другие.

СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса — конструктор форм. Для получения распечаток используется конструктор отчётов. Автоматизация рутинных операций может выполняться с помощью макрокоманд. Несмотря на свою ориентированность на конечного пользователя, в Access присутствует язык программирования Visual Basic for Application, который позволяет создавать массивы, свои типы данных, контролировать работу приложений.

Access имеет три основных режима работы:
режим запуска, позволяющий осуществлять сжатие и восстановление базы данных без ее открытия;
режим конструктора, в котором можно создавать и модифицировать структуру таблиц и запросов, разрабатывать формы для отображения и изменения данных, а также производить формирование отчётов перед печатью;
режим выполнения, при котором в главном окне выводятся окна объектов баз данных.

В состав любой базы данных Access входят следующие элементы:
таблицы, которые состоят из записей, содержащих данные о конкретном предмете;
формы , используемые для ввода и просмотра таблиц в окне формы и позволяющие ограничить объем информации, отображаемой на экране в требуемом виде;

Где определяется количество таблиц и их содержание, а также связи между ними, приступают к заполнению этих таблиц информацией. Вводить данные можно непосредственно в таблицы базы данных. Однако значительно удобнее это делать, используя так называемые формы . Они представляют собой диалоговые окна , содержащие поля ввода, которые служат для отображения и изменения данных в полях записей. Дополнительно в этих окнах содержаться различные переключатели, флажки, кнопки. С помощью них можно управлять процессом работы с окнами. Отличительной особенностью работы с формами является то, что в них отображаются поля только одной текущей записи , в то время как при работе с таблицами в них отображаются одновременно поля нескольких записей. Работа с формой существенно упрощает процесс ввода данных. С помощью форм можно не только производить ввод первичной информации, но впоследствии и изменять ее.

Для того, чтобы получить необходимую информацию из базы данных, необходимо организовать запрос.

Запросом в базу данных называют предложение, содержащее требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий над данными. Обычно такое требование предполагает отбор информации по определенному критерию. По запросу данные могут извлекаться как с одной, так и с нескольких различных таблиц. Результатом выполнения запроса является сводная таблица , в которой представляются все интересуемые данные. Такая таблица может содержать не только значения атрибутов, но и вычисляемые поля.

Информация, получаемая из базы данных, может оформляться в виде документа готового к печати. Такая форма представления информации называется отчетом . В отчете вся информация представляется в сгруппированном, отсортированном и отформатированном определенным образом виде. Поскольку результаты запросов и отчеты в большинстве своем оформляются в виде таблиц, то, в отличие от них, таблицы, содержащие первичную информацию и составляющие базу данных, называют еще основными таблицами .

Эксплуатация базы данных состоит не только в выборке информации из нее, но и в поддержании базы данных в рабочем состоянии. Эти функции выполняет администратор базы данных . Функции администратора обычно выполняет высококвалифицированный в этой области специалист.

Программа MS Access - это одна из распространенных систем управления базой данных, входящая в состав пакета программ Microsoft Office.

СУБД MS Access предназначена для создания и поддержания в рабочем состоянии баз данных, для получения из них информации в требуемом виде, для создания приложений, автоматизирующих работу с базами данных.

База данных по версии MS Access представляет собой совокупность взаимосвязанных ее компонентов, называемых объектами базы .

Объектами базы данных считаются:

- таблицы данных,

- формы,

- запросы,

- отчеты,

- страницы,

- макросы,

- модули.

Таблица - это форма представления информации. Ее устройство рассматривалось ранее.

Форма - это диалоговое окно, с помощью которого можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, а также ограничивать доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.

Запрос - инструмент управления данными, позволяющий извлекать из таблицы базы данных необходимые сведения, отвечающие заданному критерию. С помощью запросов можно автоматизировать процесс обновления и удаления записей, а также выполнять вычисления, используя значения данных, размещенных в таблицах.

Отчет - это форма представления информации подготовленной к печати в виде отформатированных данных, результатов итоговых расчетов, графиков, диаграмм, проще говоря, в форме удобной для восприятия и анализа.

Страница - это документ, содержащий сведения из базы данных, и предназначенный для размещения в Internet (веб-страница). Такой документ играет роль своеобразного интерфейса к данным. Обращаясь к таким страницам через Internet, можно просматривать и вводить информацию в таблицы, а также создавать отчеты.

Макрос и модуль - инструмент автоматизации работы с базами данных и создания приложений, необходимых для работы с базами данных.

Программа MS Access позволяет создавать в базе данных до 32768 различных объектов. Все объекты базы данных хранятся в одном общем файле базы данных, который имеет расширение.mdb. Эта программа достаточно ресурсоемкая. Так версия MS Access 2002 требует 128 Мгбайт оперативной памяти.

Любой пользователь компьютерных систем на основе Windows знает, что в стандартный пакет офисных программ от Microsoft любой версии входит уникальный редактор Access. Это что за программа, как с ней работать, сейчас и будет рассмотрено. Естественно, здесь будут приведены только начальные азы, поскольку описание абсолютно всех возможностей приложения займет не одну страницу.

Что такое Access?

Что же собой представляет эта программа? Access - это полнофункциональная система для работы с любого типа на основе реляционной модели с возможностью динамического обмена данными с другими приложениями или интернет-публикациями. Она предусматривает применение инструментов автоматизации обработки информации любого типа, которая представляется в структурированном виде.

Кроме того, Access - это еще пакет, в котором предусмотрена поддержка элементов ActiveX, что существенно расширяет возможности программы в плане того, что она может использовать не только табличные или текстовые компоненты, но и мультимедиа, и объекты в интернете. Устанавливаемые в приложении связи между позволяют производить точное отслеживание изменений в любой из них с автоматической корректировкой параметров в других.

Основные направления в использовании приложения

Неудивительно, что в большинстве случаев используется для полной автоматизации процессов анализа каких-то процессов в бухгалтерии, бизнесе и т. д. Благодаря универсальной структуре, программа может устранять появление так называемой избыточности данных, когда требуется изменить какой-то один параметр не путем ввода нового, а через корректирование старого, причем так, чтобы его изменение отобразилось во всех связанных БД.

Например, на предприятии с помощью Access ведется учет поставщиков, клиентов и мероприятий, в которых они задействованы. У одного поставщика изменяются банковские реквизиты. Достаточно в их изменить, как автоматическая корректировка коснется всех остальных БД. Будет произведена замена данных, а не ввод новых наряду с существующими. И это изменение коснется тех же связанных мероприятий. То есть в некотором смысле пользователь получает полную автоматизацию.

То же самое касается, например, Когда какая-то группа товара продается через соответствующее подразделение предприятия, товарные позиции автоматически списываются в базе данных товара, который имеется в наличии на складе. Но это самые простые примеры. На самом деле приложение имеет куда более широкие возможности.

Структура Microsoft Access

Что же касается удобства работы, оно достигается благодаря наличию основных элементов, играющих важнейшую роль при анализе и обработке данных БД. Среди главных элементов выделяют следующие:

• таблица - элемент, хранящий основную информацию в определенном формате (числовой, текстовый, графический и т. д.);
• запрос - средство обращения к связанным элементам, другим базам данных или сторонним программам;
• форма - представление информации или данных в удобном для пользователя виде;
• отчет - вывод обработанных результатов;
• макрос - исполняемый элемент, позволяющий производить определенные действия при возникновении какого-то события, создании запроса, формировании отчета;
• модуль - средства языка Visual Basic, позволяющие существенно расширить возможности программы на основе создания процедур и использования многочисленных функций.

Связь с другими программами и внешними базами данных

Как уже понятно, Access - это программа, позволяющая не только использовать собственные данные, вводимые пользователем, но и связывать их между собой. Возможности приложения таковы, что информация может быть импортирована из других приложений (FoxPro, Paradox, Excel, Word и др.). Для упрощения процедур данные можно не импортировать, а связать, причем не только с указанными программами, а и с источниками в сетевом окружении или в интернете.

Сам же процесс связывания осуществляется на основе запросов по типу того, как работают базы данных SQL (Access их тоже поддерживает).

Создание на основе шаблонов

В Access таблица является главным элементом. По внешнему виду этот компонент очень схож с таблицами Excel, однако возможности Access намного шире, а принципы работы с такими элементами имеют свои отличительные особенности.

Тем не менее создать собственную базу данных при запуске программы можно достаточно просто. После появления приветственного окна пользователю предоставляется выбор шаблонов, на основе которых и будет создана будущая структура БД в виде таблицы. Это так называемое представление Backstage. Здесь можно найти встроенные заготовки, которые пригодятся для выполнения конкретных задач, или обратиться к поиску на официальном ресурсе Microsoft, если в списке ни один из них не соответствует потребностям пользователя (хотя такое маловероятно).

База данных с нуля

Если же пользователю ничего не подошло и он хочет сделать БД самостоятельно, при создании нового файла в соответствующем меню нужно выбрать пустую базу данных. Тут стоит учесть некоторые ограничения. Например, БД для настольных ПК не поддерживают интернет-публикации, а веб-базы не согласуются с некоторыми функциями предыдущих.

Создав начальную таблицу, можно переходить к внесению данных. Обратите внимание, что данные можно вводить исключительно в смежные столбцы и строки. Также не стоит добавлять между ними пустые ячейки по типу того, как это делается в Excel. Кроме того, важнейшим условием является то, что каждый столбец должен содержать данные только одного типа, то есть, если изначально формат предусматривает использование даты и времени, информация с вычислениями на основе экспоненты, введенная в столбце, распознаваться не будет. Так что по возможности планировать таблицу нужно именно в этом ракурсе. Для упрощения работы можно использовать и специальный режим конструктора.

Нюансы импорта и связывания данных с другими источниками

Что касается импорта данных, здесь возможности у программы практически не ограничены. Главным условием является только то, что импортируемые данные должны быть разбиты по типу табличных (как таблицы в Excel или Word). Если же импорт производится, например, в текстовом варианте из «Блокнота», создать подобную структуру можно при помощи табулятора (клавиша Tab).

Можно использовать списки SharePoint, а также связывать данные для упрощения работы. Для этого применяется специальная команда на вкладке внешних данных, расположенной в группе импорта и связывания. Здесь предлагаются уже готовые решения (Excel, Word и т. д.). При выборе останется только указать расположение нужного файла, место сохранения в текущей базе данных и подтвердить выбор.

Заключение

Таково приложение Access. Программа является весьма популярной среди широкого круга пользователей, поскольку ее разработчики постарались максимально объединить в ней возможности других программных продуктов этого типа. И именно это сделало данное приложение очень гибким в настройке и автоматизированном применении большинства функций. Остается добавить, что Access - это очень мощное средство обработки данных, хотя здесь и были рассмотрены только самые начальные сведения о приложении.