Néha levelet kell írnia, és elfelejtettük, hogyan kell ezt megtenni. Sőt, a kérdés nemcsak a papírra írt levelekre vonatkozik, hanem a szokásosra is email. Hogyan írjunk hozzáértő levelet, hogy ne okozzon elutasítást és rosszallást a címzettben? Először válassza ki a levél elküldésének módját – hagyományos levélben vagy e-mailben.

Levelek papíron

Vegyünk egy új papírlapot. Ne használjon egyenetlen szélű albumból kiszakadt lapokat. Ideális esetben speciális postai papírt vehet a levelekhez. Most pontosan kövesse az utasításokat.

1. Fellebbezés. Minden betűnek üzenettel kell kezdődnie. Ha ez a kedvesed, akkor "Hello, drágám". Ha a levél hivatalos, akkor „Kedves Ivan Ivanovics” vagy „Tisztelt Adminisztráció”.
2. A levél lényege. Lépj hátra pár centimétert. Most írja le a lényeget. Ha egy szeretett személlyel kommunikálsz, úgy írj, mintha vele beszélgetnél. Ha ez a betű formálisabb, kövesse a stílust, ne törje meg nem irodalmi szavakkal. Fontos: írjon körültekintően, ne javítson ki, és ne kenje el kézzel a leírtakat.
3. Következtetés. A végére célszerű néhány sort összefoglalni az üzenetedről. Ha kérelmet nyújtott be, akkor a végén azt írhatja, hogy „Remélem gyors döntés az én problémám” vagy „Kérem, fontolja meg kérésemet”. Ha csak a nyaralását írta le, és a levél egy barátnak szólt, akkor: „Öröm volt veled beszélgetni. Hamarosan találkozunk".
4. Aláírás. Általában a levél végére egy aláírás kerül, például: „Ivanov. I.I.”, vagy „A testvéred, Alekszej”. Ha a levél hivatalos, feltétlenül dátumozd és írd alá. Ha nem, akkor nem kötelező. Bár a dátum sosem árt, talán később újraolvassák ezeket a leveleket, és bekerülnek a család történetébe.

E-mailek

Hogyan írjunk helyesen levelet, ha gyors válaszra van szüksége? Ebben az esetben kényelmesebb a hálózat használata, írjon egy e-mailt. Itt minden sokkal kompaktabb lesz. Korunkban nem szokás túl nagyképű leveleket írni, főleg e-mail segítségével.

• Itt fellebbezés és aláírás is szükséges.
• A levél lényege tömören elmondható, ha kérdése van, egy második levélben pontosítható. Ha fájlt csatol, feltétlenül említse meg. Egy személy egyszerűen nem veszi észre a befektetést.
• Próbálj meg helyesen írni, a hibák mindig elutasítást okoznak. Ha nem biztos abban jó tudás nyelven írjon egy betűt a Wordben, akkor aláhúzza a hibás szavakat. Ezután a levelet le lehet másolni, hogy ne küldjék el fájlba. Bár, ha a levél hivatalos, akkor korrektebb és szebb lesz, ha egy levelet tartalmazó fájlt csatol a küldeményéhez.
• Ha kétségei vannak a levél helyes megírásával kapcsolatban, nem kell túl sokat díszítenie. Néha nem helyénvaló. Az informális írásban azonban elfogadható a félkövér és az aláhúzás használata.
• Megfigyelték, hogy az e-mailek fontos információ elején kell lennie. A levél végére írottakat valamiért nem emlékeznek meg, vagy figyelmetlenül olvassák el. Ezért a fellebbezés után azonnal írja meg a legszükségesebbet.

Ha gyakran ír leveleket, ismeri ezeket a trükköket. És ha nem, most már tudja, mit nem lehet megtenni egy levélben, és mi az, ami teljesen elfogadható.

16Április

Szia! Ebben a cikkben az üzleti levelekről lesz szó.

Ma megtanulod:

1. Miért nem veszítette el relevanciáját az üzleti levelezés;
2. Mik azok az üzleti levelek és hogyan készülnek;
3. Hogyan írjunk üzleti levelet.

Most az ablakainkon kívül – az idő magas technológiaés az Internet. De az üzleti levelezés nem veszített fontosságából és relevanciájából, egyszerűen átkerült más médiákba. Hogy miért fontos, hogy tudjunk üzleti leveleket írni és formázni, arról ma beszéljünk.

Miért van szüksége üzleti levelezésre?

Mindenekelőtt lehetőség nyílik vélemény-, javaslat- és gondolatcserére alkalmazottakkal vagy üzleti partnerekkel. Levelezés segítségével állítanak elő igényeket, kéréseket, tisztázzák a cégek közötti félreértéseket.

Az üzleti levelezés a hivatalosság egyik fajtája.

Az üzleti levelek és mások közötti különbségek

A fő különbségek a következők:

• az előadás stílusa;
• Szókincs, amely nem teszi lehetővé az érzelmek élénk kifejezését;
• A cég hivatalos fejléces papírján adják ki;
• A betűtípus nem túl kicsi, de nem is nagy, ugyanakkor az egész szövegben ugyanaz;
• Ritkán foglal 1 oldalnál többet;
• Szigorú hatósági alárendeltség jelenléte.

Az üzleti levelek típusai

Minden üzleti levél feltételesen több csoportra osztható. Mindegyikkel részletesebben foglalkozunk, és rövid leírást adunk.

Levelek, amelyekre nem kell válaszolni.

• Garancia levél;
• Kísérő;
• Információs;
• Figyelmeztető levelet;
• Emlékeztető levél.

Levelek, amelyekre választ kell adni.

• Fellebbezés;
• Mondat;
• Kérés;
• Követelmény;
• Petíció.

nem kereskedelmi levelek.

• Meghívó;
• Részvétnyilvánító levelek;
• köszönő levelek;
• Valamiről tájékoztató levelek;
• Ajánlásokat tartalmazó levelek;
• garancialevelek;
• Levelek, amelyek megerősítik, hogy az árut megkapták, a szolgáltatást nyújtották és így tovább;
• Gratuláló levelek különböző alkalmakkor;
• felkérő levél;
• Utasító levelek;
• Kísérőlevelek.

Kereskedelmi levelek.

Általában a megállapodás megkötése előtt, valamint a szerződés érvényessége alatt használják őket.

Ezek tartalmazzák:

• Levelek megkeresésekre adott válaszokkal;
• közvetlen kérés;
• - levél, amelyben üzletkötést vagy megállapodás megkötését javasolják;
• Követelés;
• Emlékeztető;
• A megállapodások felbontására vagy kötelezettségek teljesítésének szükségességére vonatkozó figyelmeztetést tartalmazó levél stb.

Ha szerkezet szerinti besorolásról beszélünk, akkor az üzleti levelek két típusa létezik:

• Tartalmazza a szerző szövegét és szabad formában van megírva;
• Szigorú minta szerint összeállítva.

Címzettek szerint.

• Körlevél - több címzettnek küldött levél;
• Normál - egy címzettnek küldik egy személy nevében;
• Kollektív - egy címzettnek küldik, de több személytől.

A levelek felosztása aszerint is történik, hogy milyen formában küldték őket:

• Fax üzenetként elküldve;
• e-mailben elküldve;
• A szokásos borítékban küldöttek.

Vannak olyan típusú levelek, amelyeket etikai okokból kézzel kell írni, nem pedig gépelni. Ez vonatkozik a részvétnyilvánításra és a gratulációra.

A helyes tervezés titkai

A levél szövege bevezető, fő és záró részre tagolódik. Logikusan kapcsolódnak egymáshoz. A bevezető rész azokat a körülményeket tartalmazza, amelyek a levél létrejöttéhez vezettek, a fő rész pedig maga a tartalom. Az utolsó részben összegzik az eredményeket, amelyek kifejezik a kérést, az elutasítást stb.

Általában, üzleti levelezés minden felelősséggel művészetnek nevezhető, mert meg kell tanulni, hogyan kell helyesen, minden követelménynek megfelelően vezetni. Hiszen leggyakrabban csak arra gondolunk, hogy az információk világosan megjelenjenek, de elfelejtjük, hogy a levél a cég arcának tekinthető.

stilisztika.

Minden levelet szigorú üzleti stílusban őriznek, a hivatalos dokumentumokra jellemző beszédeszközöket használják.

Az információk bemutatásának követelményei.

A levélben található összes információ a következő:

• Megcímzett, meghatározott személynek szánt;
• Az írás időpontjában minden információnak naprakésznek kell lennie;
• Megbízhatóan;
• Elfogulatlanul;
• Érveltek;
• Amennyire lehetett, hogy ez alapján lehessen dönteni.

Forma.

Mindenekelőtt a levél egy fejléces papírra készül, amely a cég védjegyével van ellátva.

• Üzleti levél írásához A4-es lapokat használnak;
• Az űrlap bal margójának legalább 3 cm-nek kell lennie, mivel egy idő után az iratgyűjtőhöz kerülnek;
• Fel kell tüntetni a cég nevét, jogi és tényleges címét, e-mail címét;
• Jobb a szabványos Times New Roman, 12-es méretű betűtípus használata. Ez a legoptimálisabb, és olvasás közben jól érzékelhető;
• Az üzleti levelek kibocsátása fejléces papír használata nélkül megengedett, akkor végül is az űrlapról kell információt megadni.

Ha levélben kérdéses pénzügyekkel kapcsolatos nagy tranzakciókról ill bizalmas információ más jellegű, küldjön ilyen leveleket faxon vagy a címre elektronikus formában Nem ajánlott. Jobban a régi módon, egy közönséges papírborítékban.

Számozás.

Ha a levél több oldalból áll, akkor azokat a másodiktól kezdve számozzák. A számok tetejére, középre vannak írva arab számokkal. Ne tegyen pontot a szám mellé.

Részekre bontás.

Ez azt jelenti, hogy a levelet bekezdésekre kell osztani. A szövegnek nem szabad folyamatos folyamban mennie, így egyszerűen nem észlelhető. A bekezdésekre bontással láthatja, hol ér véget az egyik gondolat, és hol kezdődik a másik.

Javítások elérhetősége.

A javítások és elírások, valamint a törlések nem kívánatosak. A levelet helyesen kell összeállítani, és a szöveget 1,5-2 intervallumonként kell kinyomtatni.

Felhasznált részletek.

Csak a főbbeket jelöljük meg, mivel kicsit korábban már beszéltünk róluk:

• Ha a vállalkozás állami tulajdonban van, akkor az Orosz Föderáció címerét használják. A hivatalos űrlap közepén található;
• A cég teljes neve;
• Fax- és telefonszámok;
• Bankszámlaszám;
• Címzett - ezen túlmenően a címzett cég neve névelőben használatos, a címzett beosztásának és vezetéknevének jelzésére a datív esetet használjuk;
• Ha a címzett tudományos fokozattal vagy címmel rendelkezik, azt a személy vezetékneve előtt tüntesse fel;
• Bármilyen kellékkel van írva új sorés nagybetűvel.

Üzleti levél a találkozó után

Üzleti találkozót tartottál, volt rá kilátás. Hogy ezt hogyan tükrözzük a levélben, arról a továbbiakban beszélünk.

1. Mindenekelőtt a levél elején hivatkozzon a potenciális partnerrel folytatott kommunikációjának dátumára és időpontjára, még akkor is, ha a találkozó óta eltelt néhány nap.
2. Kerülje a hibákat vagy a túl bonyolult kifejezéseket: legyen a levél rövid és világos, de úgy, hogy a címzettben vágy legyen elolvasni.
3. Említse meg, miről szólt a beszélgetés. Például: " Megbeszéltük, mennyibe kerülne egy velencei stílusú váza.”
4. Ügyeljen arra, hogy a levél címzettje kifejezze hozzáállását a találkozó témájához.
5. Adja meg azt az időpontot, amikor telefonon kommunikálhat vagy személyesen találkozhat.
6. Mondja el a címzettnek, hogy együttműködésre vár vele: " Reméljük, hogy további üzleti kapcsolatban állunk Önnel«.
7. A levelet a következő vagy ehhez hasonló kifejezéssel fejezze be: A legjobbakat kívánom neked...».

E-mail üzleti levelek

Lehetetlen figyelmen kívül hagyni a tervezési követelményeket, mivel ma már egyre több levelet adnak ki elektronikus formában, mint papíron. Végül is itt a 21. század.

Az üzleti e-mail elkészítése nem nehéz, a regisztráció feltételei megegyeznek a hagyományos levelekkel. Az egyetlen dolog, hogy egy ilyen levélnek mindig legyen címe (vagy tárgysora), hogy egyszerűen ne vesszen el a dokumentációs folyamatban.

Ráadásul, ha egy ilyen levélre válaszolnak, jobb, ha nem változtatja meg a levél tárgyát, így hamar megérti, miről van szó, ha sok e-mailt kap.

Ezenkívül ne használjon élvonalbeli szoftvereket az ilyen levelek mellékleteinek elkészítésekor, távolról sem tény, hogy a címzettnek is ugyanaz van. Ha nincs ott, a levél egyszerűen nem nyílik meg.

Ne használjon hangulatjeleket üzleti e-mail írásakor. A technológia nagyszerű, de írjon üzleti nyelvet.

Mi a válaszadás határideje egy levélre?

Ha a levél a választ igénylő kategóriába tartozik, akkor a válaszadás időpontja a levélben található információktól függ:

• Ha kérést kap, a kézhezvételtől számított három napon belül erősítse meg, hogy megérkezett. A végső választ pedig egy hónapon belül meg lehet adni;
• Ha részvétről beszélünk, azt a szomorú esemény megtörténte után tíz napon belül el lehet küldeni;
• Megengedett gratulációt küldeni 8 napon belül attól a pillanattól számítva, hogy megtudta az ünnepélyes dátumot;
• Ha arról beszélünk Általános szabályok jó formában, akkor jobb, ha hét napon belül válaszol a levelekre.

Hogyan írjunk üzleti levelet: egyszerű nyelv az összetettről

Tegyen különbséget az üzleti levél és a személyes levelezés között. Ma már nem egyszer beszéltünk arról, hogy mik ezek a különbségek, nem szabad megfeledkezni róluk. Most nézzük meg a levél írását szakaszosan.

1. szakasz. Adja meg a címzettet.

Az űrlap jobb felső sarkába írjuk annak a személynek a vezetéknevét, kezdőbetűit és beosztását, akinek a levelet címezzük. Ha a címzett szervezet, adja meg a jogi címét.

2. szakasz. Fellebbezés.

A forma közepére helyezzük. Ezt tiszteletteljes módon, rövidítések és foltok nélkül hajtják végre.

Példa: Kedves (név, családnév)! A címzetthez intézett megszólítás is történhet a pozíciójának feltüntetésével. De ha egy személyt név szerint szólít meg, az csökkenti a pszichés stresszt, jelzi, hogy az üzleti kapcsolat stabil és kialakult.

3. szakasz. Kijelentés.

Ismertesse a levél célját, lényegét és fő gondolatait! Ez a rész a fő. Írja meg, mit szeretne mondani, mi a fellebbezés oka. De ne feledkezzünk meg a hivatalos és semleges stílusról.

4. szakasz. Javaslatok, ajánlások megfogalmazása.

Szinte minden üzleti levél azt jelenti, hogy a címzett válaszolni fog rá. Ezt nem elsősorban csak tájékoztató jellegű levelek követelik meg. Ezért ne csak írja le a problémát, hanem javasolja annak megoldását is.

Ha panaszt tesz, kérjen bizonyos intézkedések megtételét, de ha felajánlja az együttműködést, mondja el, milyen lehetőségek állnak rendelkezésre.

Egyszerűen fogalmazva: annak, aki megkapja a levelet, látnia kell, hogy nem csak akar tőle valamit, hanem azt is meg kell értenie, hogyan lehet ezt megtenni.

Hogyan fejezzünk be egy üzleti levelet

Az üzleti levelet tökéletesen kell megírni. A helyesírási szabályok be nem tartása negatívan befolyásolhatja a vállalat egészének hírnevét. Ezért azt javasoljuk, hogy most részletesebben foglalkozzunk az üzleti levél utolsó részének kialakításával.

A levél végén foglaljon össze mindent, ami korábban elhangzott. De nem érdemes 10 mondatra kinyújtani a következtetéseket, elvégre az üzleti levelekben a rövidség és a tömörség fontos. Jobb, ha az egyszerű kifejezésekre korlátozódik.

A befejezés alapjául 2 jelzőt fogunk tenni: a lehető legudvariasabb és korrektebb legyen. Különböző lehetőségek vannak az építkezésre.

Íme néhány példa:

• Köszönöm a figyelmet vagy a segítséget: Köszönöm! (Hadd köszönjem meg…);
• Fejezd ki reményeidet a jövővel kapcsolatban: Bízunk a kölcsönösen előnyös együttműködésben (Reméljük, hogy a közeljövőben választ kapunk...);
• Felépíthet egy kifejezést a címzett bizonyosságával valamiről: Örülünk, ha együttműködünk Önnel;
• Kérelmezni: Kérjük, jelentse az eredményeket;
• Elnézést az okozott kellemetlenségért: Elnézést kérek az anyag fizetésének váratlan késedelméért.

Hogyan köszönjünk el a címzetttől.

Annak ellenére, hogy a levelezés hivatalos, többféleképpen is elköszönhet.

Íme néhány lehetőség:

• Tisztelettel önnek…;
• Sok sikert kívánok...;
• Legjobbakat kívánom…

Helyesen írtuk be az aláírást.

Levél aláírásakor tüntesse fel beosztását, kereszt- és vezetéknevét. Ha kételkedsz egy olyan kifejezés helyénvalóságában, mint: " Üdvözlettel" - csak ne használd.

Az aláírásban megadhatja elérhetőségeit, további telefonszámát ill email cím, ezzel bizonyítja a címzettnek, hogy készen áll kommunikálni és együttműködni vele.

Cikkünk következő részében az üzleti levelekről szeretnék beszélni angolul.

Üzleti levelek angolul

Az ilyen levelek összeállítására nincs szabályozott forma. Minden attól függ, hogy mi a levél célja és ki a címzett. Íme néhány rövid útmutató az összeállításhoz.

Írás dátuma.

Ha az USA-ban írunk, akkor a dátum jelzésénél először a hónapot tesszük, majd a napot, és csak azután az évet. Ha az Egyesült Királyságba, a dátumot az Orosz Föderációhoz hasonlóan kell elhelyezni. Ugyanakkor a hónapot írja be betűkkel, kerülje a félreértéseket.

Címzett adatai.

• Ha férfinak írsz, keress: Mr (írja be a vezetéknevet);
• Ha egy nő, aki házas: Mrs (írja be a vezetéknevet);
• Egy hajadon hölgynek: Kisasszony (írja be a vezetéknevet);
• Ha nem ismeri a hölgy állapotát: Ms (írja be a vezetéknevet).

Cím jelzés.

A sorrend ellentétes az Orosz Föderációban elfogadottal: iroda, házszám, utcanév, irányítószám, államnév (ha az USA-ban írunk), megyenév és országnév (ha az Egyesült Királyságban írunk).

Hogyan lehet kapcsolatba lépni a címzettel.

Normál hívások:

• Kedves asszonyom;
• Kedves uram;
• Kedves uram vagy hölgyem;
• Kedves asszonyom;
• Kedves.

A fellebbezés után vesszőt (ha az Egyesült Királyságba írunk) vagy kettőspontot (ha az USA-ba írunk) teszünk. Felkiáltójel készlet nem fogadható el.

Tantárgy.

Feltétlenül adja meg a levél tárgyát, valamint az Orosz Föderációban.

Fő szöveg.

Oszd fel bekezdésekre. Vagy írjon minden mondatot egy új sorba.

Hogyan kell búcsúzni

Például így: Köszönjük a segítséget, őszintén a tiéd maradunk"- Köszönöm, odaadó önnek... bár lehet, hogy kevésbé formális.

Aláírás formázása.

A búcsúzó bekezdés alá tesszük az aláírást, feltüntetjük vezeték- és keresztnevünket, cégnevünket és beosztásunkat.

Alkalmazások tervezése.

Ha bármilyen dokumentumot csatol, jelezze a levél végén: " Enc."és listázza ki az alkalmazásokat.

Mit kell nagybetűvel írni.

• Vezetéknevek és kezdőbetűk;
• Cégnevek;
• Városok, államok és így tovább;
• Bármely szó, amely a betöltött pozíciót jelzi;
• Az első szavak búcsúzóul;
• Bevezető megjegyzések.

Mielőtt befejeznénk a beszélgetést, mintákat adunk orosz és angol nyelvű üzleti levelekből.

Minta üzleti levél orosz és angol nyelven

Következtetés

Összefoglalva azt szeretném mondani, hogy az üzleti levél a kommunikáció eszköze bármely tevékenységi területen. Ha helyesen írod, minden bizonnyal pozitívan fogja bemutatni a cégedet.

Másrészt egy hanyag, elgépelt levél tönkreteheti a legígéretesebb üzletet. Írja le helyesen a betűket, és megpróbáltuk elmondani, hogyan kell ezt csinálni.

Fontolja meg, milyen formálisnak kell lennie a levélnek. Ezt a levél címzettjével való kapcsolat határozza meg. Például:

• Ha tisztviselőnek, leendő munkáltatónak, felügyelőnek vagy valaki másnak ír, akivel tisztán szakmai és üzleti kapcsolatban áll, akkor a levélnek formálisnak kell lennie.
• Ha jelenlegi munkaadójának, kollégájának, rokonának vagy olyan személynek ír, akit nem nagyon ismer, a félig hivatalos írás is elfogadható.

Gondolja át, hogyan küldje el a levelet, e-mailben vagy papíron. Ez befolyásolja a levél formalitási fokát is.

• A leghivatalosabb leveleket célszerű számítógépen gépelni, kinyomtatni és postai úton elküldeni, kivéve persze ha sürgős az ügy, vagy ha a címzett az e-mailt részesíti előnyben.
• Kötetlen levelekhez e-mail vagy kézzel írott levél is megfelelő.
• Félig hivatalos levelek esetén meg kell tenni telefon hívás. Ha a beszélgetés során úgy döntött, hogy a levelezést e-mailben kell folytatni - nos, ezért. Ha nem biztos ebben, írjon közönséges betűket.