Создание и корректировка БД в СУБД Access

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ.. 1

КОНСТРУИРОВАНИЕ ФОРМ.. 8

РАБОТА 3. ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСОВ.. 19

КОНСТРУИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ.. 29

Инструментальные средства разработки прикладных программ в СУБД Access 35

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ

Создание реляционной базы данных включает создание структур таблиц, установку связи между таблицами и заполнение таблиц.

Таблица - это основной объект БД, предназначенная для хранения информации.

По терминологии СУБД строки таблицы - это записи , а столбцы – поля БД . Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта. Записи идентифицируются по некоторой уникальной характеристике, включающей одно или несколько полей и называемой ключом.

Создание таблиц БД возможно несколькими способами:

· создание структуры таблицы в режиме конструктора;

· создание таблицы путем ввода данных;

· создание таблицы на основе шаблона таблицы.

Создание таблицы в режиме таблицы наиболее просто, так как от пользователя требуется лишь полям стандартной таблицы присвоить имена полей собственной таблицы, заполнить эти поля данными и присвоить имя своей таблице.

Создание таблицы на основе шаблона таблицы сводится к созданию новой таблицы на основе образца таблицы из деловой или личной сферы.

Наиболее универсальным способом создания структуры таблиц является использование конструктора. При работе с ним от пользователя требуется: присвоение имен полям; указание типа данных, вводимых в поля; задание определенных свойств полям, которые позволят управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Имена полей могут включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов (не более 64 символов), за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (‘) и квадратных скобок () и не должны начинаться с пробела. Набор допустимых свойств поля зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле.

Конструктор таблиц позволяет также корректировать структуру таблицы.

Связь между таблицами используется для объединения записей таблиц при корректировке базы данных, при конструировании многотабличных запросов, форм, отчетов, страниц доступа к данным. Она устанавливается посредством связи полей, обычно имеющих одинаковые имена и типы данных в обеих таблицах.

Таблица, которая связывается с другой таблицей по ключевому полю, называется главной . Таблица, с которой связывается главная таблица, называется подчиненной (связанной). Поле главной таблицы, по которому устанавливается связь, называется первичным ключом , а поле подчиненной таблицы – внешним .

В Access возможна реализация трех типов связей, о которых было сказано в разделе. Связи 1:1, 1:М реализуются явно, а связь М:М возможна только с помощью третьей, связующей таблицы.

В случае связи 1:1 записи с некоторым значением первичного ключа соответствует только одна запись с таким же значением внешнего ключа.

В случае связи 1:М записи с некоторым значением первичного ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением внешнего ключа.

В случае связи М:М записи с некоторым значением первичного ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением внешнего ключа, а записи с некоторым значением внешнего ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением первичного ключа.

Заполнение таблицы данными осуществляется в режиме таблицы. В этом режиме возможно также редактирование, поиск, сортировка и фильтрация данных, а также изменение вида таблицы.

Под редактированием таблиц понимается не изменение текста в клетках, а изменение структуры таблицы в смысле состава строк и столбцов. При редактировании лучше всего использовать вкладку Макет на ленте, которая делается активной при работе с таблицей (при выделении таблицы или ее части) (см. рис. 5.5).

Концепция Word остается прежней – Выделить и обработать , но выделение фрагментов таблицы отличается от выделения простого текста:

· выделить клетку – щелчком на маркере клетки;

· выделить строку или столбец – щелчком сверху столбца или левее строки;

· выделить группу строк или группу столбцов – как в предыдущем случае, но с перемещением мыши;

· группу клеток – перемещением мыши при нажатой левой клавише.

К действиям редактирования относятся действия добавления, удаления и организации клеток таблицы. В макете эти команды находятся в группе команд
Строки и столбцы . Эти же команды найдутся и в контекстном меню, которое относится к выделенному фрагменту.

1. Добавить строку : установить курсор в строку, над которой нужно вставить новую, и выбрать в контекстном меню пункт Вставить строки . Если нужно вставить несколько строк, первоначально необходимо выделить вниз от места вставки, включая текущую строку, столько строк, сколько нужно вставить.

2. Добавить столбец : выделить полностью столбец, слева от которого нужно вставить новый, и выбрать в контекстном меню пункт Вставить столбцы . Если необходимо вставить несколько столбцов, сначала нужно выделить вправо столько столбцов, сколько будет вставлено. Первым должен быть тот столбец, слева от которого будут вставлены новые.

3. Вставить клетки : при добавлении клетки или группы клеток таблица будет реорганизована путем сдвига содержимого клеток, на место которых добавляются новые. Необходимо выделить группу клеток, заменяемых новыми, вызвать контекстное меню и выбрать пункт Вставить ячейки. Появится окно диалога, в котором нужно выбрать способ сдвига: вправо или вниз. Здесь же можно добавить строку (сверху) или столбец (слева).

Пример сдвига при добавлении клеток

4. Удалить строку : выделить целиком строку или группу строк, в контекстном меню выбрать пункт Удалить строки .

5. Удалить столбец : выделить целиком столбец или группу столбцов, в контекстном меню выбрать пункт Удалить столбцы .

6. Удалить клетки : при удалении клеток или группы клеток, так же как и при вставке, необходимо выбирать способ сдвига оставшихся клеток. Действия при удалении выполняются так же как при добавлении клеток, со сдвигом оставшихся клеток влево или вверх.

7. Объединить клетки : выделить группу клеток, которые должны быть объединены в одну, и в контекстном меню взять пункт Объединить ячейки .

8. Разбить клетки: выделить клетку или группу, которые необходимо разделить, и выбрать в контекстном меню пункт Разбить ячейки . Разбиение может быть разнообразным: на колонки и строки в произвольном количестве.

Пример разбиения клеток

9. Разбить таблицу : это средство используется для разделения таблицы на независимые части, и находится на вкладке Макет, команда Разбить таблицу .

Замечание . Содержание контекстного меню таблицы изменяется в зависимости от принятого выделения и места в таблице. Например, если выделена первая строка таблицы, доступен пункт Заголовки . Это вызовет автоматическое повторение заголовков столбцов в начале каждой новой страницы.

В первом случае пользователь сначала выбирает таблицу-список из числа доступных в проекте, а затем выбирает строку в этой таблице. Сначала удаляется выбранная строка из таблицы списка, а затем таблица, на которую эта строка указывает (значение указателя в столбце DTBSPTR ).

Во втором случае пользователь просто выбирает имя таблицы, которую он хочет удалить.

Слияние таблиц.

Осуществляется выбором пункта меню в окне табличного редактора File -> Merge dbt . Дальше в подменю пользователю предлагается путь выбора таблицы из таблицы-списка (пункт from list ) или из всех таблиц текущего проекта (пункт as file ). Содержимое выбранной таблицы построчно добавляется в к конец редактируемой таблицы. При этом не учитывается какие столбцы были избраны для редактирования.

Выбор столбцов таблицы для редактирования.

После того, как таблица открыта или создана для того чтобы внести в нее изменения, необходимо выбрать столбцы для редактирования. Это сделано для локализации внимания пользователя, поскольку в прикладных таблицах может быть много столбцов и работать со всеми ними одновременно может быть неудобно.

В рабочей области главного окна программы имеются два списка, обозначенные Unselected columns и Selected columns соответственно. Сразу после открытия таблицы левый список содержит имена и типы всех столбцов открытой таблицы, а правый список пуст. С помощью расположенных между списками управляющих кнопок пользователь может перемещать столбцы из левой колонки в правую и обратно. Столбцы, оказавшиеся в правой колонке считаются избранными для редактирования. Среди них с помощью кнопки Arg-> пользователь должен выбрать столбец аргумента. Столбец аргумента помечен в правом списке символом Arg . Этот столбец считается аргументом, в то время как все остальные столбцы рассматриваются как функции этого аргумента. Например, в случае загрузки таблицы годографа первого вступления аргументом логично избрать ZOP - глубину точки приема.

Экспорт содержимого таблицы.

Для сохранения содержимого таблицы в текстовом файле надо выбрать пункт меню окна табличного редактора File -> Export -> ASCII file . В появившемся надо задать имя выходного файла (кнопка Select или текстовое поле левее нее). В зависимости от назначения целевого текстового файла можно настроить с помощью представленных в диалоговом окне средств.

Наиболее типичны два варианта настройки:

• Файл для включения в отчет. В этом случае надо включить в файл метку даты, проекта и имени таблицы (опция Put origin stamp включена), поместить в шапку таблицы имена столбцов (опция Put head of table включена), задать фиксированную ширину столбцов (опция Strict column widths включена) и разделителем столбцов сделать один или несколько пробелов (строка-разделитель Column"s separator string ).
• Файл для импорта в какую-либо другую программу (например, электронную таблицу). В этом случае идентифицирующие метки и шапку таблицы включать не надо, выдержанность ширины столбцов не критична (опции Put origin stamp , Put head of table , Strict column widths выключены), зато в качестве разделителей в формате Comma Separated Value (CSV) нужно использовать запятую (строка-разделитель Column"s separator string - запятая), а строковые значения надо заключать в двойные кавычки (опция Quote strings with "" включена).

Если целевой текстовый файл предполагается использовать в MS DOS, MS Windows или MS Windows NT, можно включить опцию DOS text file convensions . В этом случае текстовый файл будет корректно восприниматься всеми программами в указанных ОС.

Удаление блокировок.

В том случае, если некоторые программы завершились некорректно и не освободили заблокированные для работы объекты данных, для дальнейшей работы с ними надо снять блокировки. Это можно сделать с помощью диалоговой панели, вызываемой пунктом меню File -> Delete dbt -> lock .

Блокировки могут быть эксклюзивными Exclusive (исключающими любой доступ к объекту) и разделяемыми Sharable (позволяющими иметь доступ по чтению нескольким программам).

Эксклюзивные блокировки при нормальной работе программ очень короткие - их время жизни, как правило, меньше секунды. Если такая блокировка живет дольше, скорее всего это зависшая блокировка и она будет мешать осуществлять доступ к объекту данных. Ее следует удалить вручную.

Разделяемые блокировки существуют до тех пор, пока программа осуществляет доступ к данным. Внимание! Если удалить разделяемую блокировку пока программа продолжает пользоваться объектом данных, это может привести к потере данных.

Табличное редактирование.

Базовые операции.

Текущая редактируемая ячейка.

Обведена рамкой и в ней находится текстовый курсор. Сменить ячейку можно либо указав мышью на новую и нажав 1-ю кнопку мыши, либо с помощью клавиатуры, переводя рамку с ячейки на ячейку. Перемещения рамки текущей ячейки вверх-вниз осуществляется соответствующими стрелками на клавиатуре. Перемещения вправо - клавишей Tab, влево - одновременным нажатием Shift и Tab.

Если введенное в ячейку новое значение выло введено ошибочно и пользователь не успел нажать Enter или покинуть ячейку, верниться к предыдущему значению можно нажав клавишу Esc.

Ширина колонки.

Если оказалось, что значение в ячейке не помещается и видна только его часть, пользователь может расширить эту колонку. Для этого надо нажать клавишу Shift на клавиатуре и 2-ю (среднюю) кнопку мыши в то время как указатель мыши должен находиться на вертикальной линии правой границы колонки. В момент нажатия курсор мыши изменится и пользователь сможет изменить ширину колонки по своему желанию. После этого кнопку мыши можно отпустить и колонка примет желаемую ширину.

Новая строка таблицы.

Последняя строка табличного редактора в режиме изменения количества строк (когда графический редактор не запущен) имеет специальный индекс New и используется для ввода новой строки. Как только хотя бы одна ячейка в этой строке получает корректное синтаксически значение (в числовом столбце - число, в символьном - строка, в столбце указателя на таблицу ЛБД - указываемое имя), строка добавляется в таблицу, получая очередной индекс, а пустая строка с индексом New оказывается ниже.

Выделение строки таблицы.

Для осуществления групповых операций имеется возможность выделять нужные строки таблицы. Для этого надо нажать одновременно клавишу Ctrl и 1-ю (левую) кнопку мыши. При этом указатель мыши должен быть на выделяемой строке. Повторная операция отменяет выделение.

Всплывающее меню базовых операций.

Нажатие 3-й (правой) кнопки мыши на поле табличного редактора вызывает всплывающее меню базовых операций, озаглавленное ROWS , поскольку операции действуют для строк таблицы.

Всплывающее меню. Вставка строк в таблицу.

Вставка осуществляется перед строкой текущей редактируемой ячейки. Операция Insert вставляет одну строку, а Insert # - заданное количество строк. Ячейки вставленных строк заполнены умолчательными значениями. Для числовых столбцов это - ноль, для символьных - пустая строка, для указателей - пустой указатель "VSP....".

Внимание! Ячейки в столбцах таблицы, не выбранные для редактирования, тоже получают умолчательные значения.

Всплывающее меню. Удаление строк из таблицы.

Операция Delete используется для удаления строк из таблицы. Если в таблице имеются выделенные строки, они удаляются. Если таких строк нет, удаляется строка текущей редактируемой ячейки. Новую строку New удалить нельзя.

Всплывающее меню. Дублирование строк в таблице.

Операция Duplicate # используется для размножения строки текущей редактируемой ячейки указанное количество раз. В таблицу вставляется заказанное количество копий текущей строки.

Внимание! Дублируются только значения в ячейках столбцов, выбранных для редактирования! В остальных столбцах размноженных строк будут умолчательные значения.

Всплывающее меню. Выделение строк в таблице.

Для удобного выделения строк имеются следующие операции: Select Выделение строки текущей редактируемой ячейки. Select till here Выделение всех строк от предыдущей выделенной до текущей включительно. Удобно, если надо выделить большое количество подряд идущих строк. Select all Выделение всех строк таблицы. Если в таблице надо выделить почти все строки, проще всего сначала выделить все, а потом снять выделение с некоторых. Unselect all Убирает выделение со всех строк таблицы.

Калькулятор.

Для выполнения групповых арифметических операций над значениями в числовых столбцах таблицы имеется , вызываемый выбором пункта меню Tools -> Calculator в окне табличного редактора.

Калькулятор позволяет применять формулу y=x*A+B к заданным строкам таблицы. Имеются следующие возможности для выбора строк:

• All rows - Все cтроки таблицы.
• Selected rows - Выбранные строки таблицы.
• Rows in range of argument - Строки таблицы, значение аргумента в которых лежит в указанном интервале.

В зависимости от потребности формула y=x*A+B может видоизменяться. В формуле y обозначает целевой столбец таблицы, x - аргумент операции (не обязательно столбец аргумента!), A , B - константы.

Варианты формулы задаются выбором аргумента. Столбец Формула: y=x*A+B

Значения целевого столбца y получаются путем линейного преобразования (A,B ) значений исходного столбца x . Формула: y=у*A+B

Значения целевого столбца y изменяются по линейному закону (A,B ). Формула: y=B

Значениям целевого столбца y присваивается число B . Формула: y=i*A+B

Значения целевого столбца y генерируются по линейному закону от номера выделенной или выбранной по значению аргумента строки i по порядку сверху вниз. В режиме All rows номером является индекс строки. i отсчитывается от 1.

При использовании калькулятора имеется возможность откатки изменений, вызванных последней операцией. Данная возможность вызывается кнопкой Undo диалогового окна калькулятора.

Специальные операции редактирования ячеек.

Для удобного ввода значений в ячейки по двойному нажатию 1-й (левой) кнопки мыши вызывается диалоговое окно, позволяющее выбрать значение из списка. Данная возможность имеется для символьных столбцов и столбцов указателей.

Выбор имени таблицы ЛБД.

Для столбцов типа DBTPTR. Выводится диалоговое окно выбора таблицы ЛБД среди доступных в рабочем проекте.

Выбор имени модификации.

Для столбцов типа CHAR длиной 4 символа. Выводится диалоговое окно выбора имени модификации среди доступных в рабочем проекте.

Выбор символьной строки.

Для столбцов типа CHAR длиной не 4 символа. Выводится диалоговое окно выбора среди значений в данном столбце.

Сортировка строк таблицы.

Если требуется отсортировать строки таблицы по значениям в колонках, можно воспользоваться имеющимся средством, которое вызывается выбором пункта меню Tools -> Sort lines в окне табличного редактора. При этом на экране появляется диалоговое окно.

Многократное повторение значения в столбце.

Иногда требуется повторить некоторое значение в столбце таблицы несколько раз. В том случае, если это число, для данной цели можно воспользоваться калькулятором . Однако, в случае значений других типов целесообразно воспользоваться специальным средством, которое вызывается выбором пункта меню Tools -> Replicator в окне табличного редактора. При этом на экране появляется диалоговое окно.

В диалоговом окне пользователь должен задать столбец, в котором будет продублировано заданное значение, а также указать множество строк, в которых произойдет изменение. Доступны три способа задания множества строк: All rows Все строки таблицы. Selected rows Выделенные строки таблицы. Rows in range of argument Все строки таблицы, аргумент в которых наодится в заданном диапазоне.

Кроме того, можно еще более ограничить полученное множество строк указанием, как часто заданное значение дублируется в строках. Это можно сделать, введя число в поле Apply to each Nth row. Например, если требуется дублировать значение в каждую третью строку, следует указать число 3. По умолчанию стоит 1, что означает дублирование в каждую строку.

Операция дублирования может быть применена к таблице с закрытием диалогового окна (кнопка "OK") или без закрытия окна (кнопка "Apply"). В последнем случае пользователю доступна откатка операции дублирования (кнопка "Undo"). Получить краткую справку можно по нажатию кнопка "Help". Закрыть окно без изменения таблицы можно с помощью кнопки "Cancel".

Графическое редактирование.

Выбор активной кривой.

Чтобы сменить активную кривую достаточно нажать левую кнопку мыши в то время как ее курсор находится на шкале выбранной новой кривой.

Выбор диапазона визуализации по аргументу.

Задание диапазона визуализации по аргументу (Page: top/bottom Options -> Pane"s tuner .

Выбор диапазона визуализации по значению.

Задание диапазона визуализации по функции (Page: top/bottom ) осуществляется в диалоговом окне, вызываемом при выборе пункта меню Options -> Curve"s tuner .

Изменение параметров визуализации кривой.

Кривые (зависимости столбцов-функций от столбца аргумента) могут изображаться с линейной интерполяцией между узловыми точкими или без интерполяции - ступенчато. По умолчанию используется визуализация с интерполяцией. Изменить способ отрисовки (Linear curve или Stairs curve ) можно в диалоговом окне, вызываемом при выборе пункта меню Options -> Curve"s tuner .

Быстрое изменение направления осей.

Для изменения направления осей можно воспользоваться подменю View -> Flip , в котором предлагается: Argument Изменить направление оси аргумента на обратное. Active curve Изменить направление оси активной функции на обратное. All curves Изменить направление осей всех функций на обратное.

Быстрое изменение диапазона визуализации.

Для того, чтобы после изменения пределов визуализации быстро вернуться к нормальному диапазону изменения аргумента или функции, можно воспользоваться подменю View -> Fit , в котором предлагается: Argument Выбрать диапазон визуализации аргумента от наименьшего до наибольшего значения. Active curve Выбрать диапазон визуализации активной функции так, чтобы все значения попадали в видимую пользователем область. All curves Выбрать диапазон визуализации всех функций так, чтобы все значения функций попадали в видимую пользователем область.

Изменение шага градуировки шкал и сетки.

Для изменения шага градуировки шкалы (он же - шаг сетки) аргумента и функций надо ввести новое значение шага в поле Grid step диалогового окна Pane"s tuner и Curve"s tuner соответственно.

Редактирование активной функции.

Для перехода в режим редактирования надо выбрать пункт меню View -> Edit mode и левой кнопкой мыши устанавливать новое положение узловых точек.

Использование лупы.

Для увеличения/уменьшения масштаба изображения в рабочей области графического редактора используются режимы увеличивающей и уменьшающей лупы. Эти режимы активируются пунктами меню View -> Zoom in mode и View -> Zoom out mode соответственно. В режиме лупы пользователь выбирает прямоугольную область мышью, нажав левую кнопку для фиксации одного угла и отпустив ее в другом углу выбранной области. После отпускания область визуализации изменится соответственно.

Если пользователь в момент выбора резиновым прямоугольником решил отказаться от операции, для этого ему надо нажать 3-ю (правую) кнопку мыши, а потом уже отпускать 1-ю. В этом случае изменения пределов визуализации не произойдет.

Редактирование заголовков трасс.

Программа предоставляет возможность загрузить для просмотра и редактирования заголовки трасс указанной модификации. Заголовки загружаются в том порядке, в котором они идут в файле трасс. Внимание! При визуализации трасс в других программах пакета самая первая трасса визуализируется внизу, а самая последняя по порядку - вверху поля трасс.

К редактированию заголовков следует относиться осторожно, так как неудачные исправления могут сильно повлиять на работу программ с этой модификацией и с данными, полученными по ней.

При изменении порядка строк в загруженной таблице заголовков (например, в результате сортировки) реально порядок трасс в этой модификации не меняется. Если поменять местами значения в ячейках столбца INDEX, то при сохранении модификации (File -> Save dbt ) эти трассы поменяются не местами, а заголовками.

При копировании изменений (File -> Copy dbt to ) интерпретация заголовков несколько иная. При копировании трассы записываются в том порядке и количестве, в котором идут заголовки. Тело трассы берется из исходной модификации с указанным в INDEX номером. Если трассы с таким номером в исходной модификации нет, записывается пустре (нулевое) тело трасс.

Входные данные.

Таблицы БД.

Программа позволяет редактировать таблицы ЛБД с некоторыми ограничениями на типы колонок. Допускаются следующие типы колонок:

• Скалярные колонки типов Int1, Int2, Int4, Real4, Real8, Char, DBTPTR .
• Векторные колонки типа Char .

Программа позволяет редактировать как таблицы данных, так и таблицы-списки.

Паспортные данные.

Поскольку паспортные данные хранятся в таблицах ЛБД, пользователь может осуществлять их редактирование с помощью данной программы как в табличном, так и в графическом режимах. Для того, чтобы не нарушить целостность структур данных паспорта, перед редактированием следует внимательно ознакомиться с их описанием (смотри документ "Описание паспорта данных ВСП").

Выходные данные.

Таблицы БД.

Программа не позволяет менять структуру таблиц (добавлять или удалять колонки, менять их типы). В то же время содержимое таблицы в процессе редактирования может произвольно изменяться. Это касается числа строк и информационного наполнения ячеек.

Следует учитывать, что при графическом редактировании строки таблицы сортируются по возрастанию значения выбранного столбца аргумента. Даже если пользователь явно не изменял значения, порядок строк может оказаться другим. Поэтому если какая-либо прикладная программа требует определенного порядка строк во входной таблице ЛБД, пользователь должен это учитывать, если он решил предварительно отредактировать эту таблицу.

Паспортные данные.

Отчетные данные.

Программа позволяет составлять текстовый файл, пригодный для использования за пределами пакета UNIVERS. Способ получения такого файла изложен в DBEDIT

Требования к окружению.

Поддерживаемые платформы:

• Рабочие станции семейства IBM RS/6000 с ОС AIX 3.2.5.
• Рабочие станции семейства SUN SPARCstation с ОС Solaris 2.3, 2.4.

Операционное окружение.

Для работы с программой необходимо определить переменную среды VSPHOME. Местом ее определения может быть файл setup или стартовый профиль пользователя. В файле setup определение этой переменной должно выглядеть, например, так (пробелы в строке не допускаются!):

VSPHOME=/home/vsp где /home/vsp - корневой каталог пакета UNIVERS. При инсталляции пакета корневой каталог может быть задан другим путем.

Используемые файлы.

Для работы программы в домашнем каталоге пользователя должны присутствовать следующие файлы: setup , .sdscolor или $VSPHOME/etc/univers.zcp .

Для корректной работы пользовательского интерфейса программы необходим файл ресурсов DBEDIT , который должен находиться в домашнем каталоге пользователя или в путях поиска в переменной окружения XFILESEARCHPATH или XAPPLRESDIR. Обычное местонахождение файла DBEDIT - каталог $VSPHOME/app-defaults. В этом случае переменная XFILESEARCHPATH должна включать в себя следующий элемент поиска:

...:$VSPHOME/app-defaults/%N:... Или переменная XAPPLRESDIR должна быть определена как XAPPLRESDIR=$VSPHOME/app-defaults

Особенности использования.

1. При попытке запустить графический редактор для таблицы, в которой в столбце выбранного аргумента записано одно и то же значение, программа аварийно завершается, выдавая перед этим ошибку #522 (ERROR__X_ZERO_SIZE).
2. Если окне табличного редактора изменить значение ячейки таблицы, а после этого, не нажимая Enter и без перехода в другую ячейку сохранить таблицу, последнее изменение не будет сохранено.
3. При сохранении таблицы ЛБД под другим именем текущая таблица остается открытой и доступной для редактирования.
4. Если параллельно программе запущены многоцветные приложения (например, Netscape Navigator или графический редактор), может оказаться, что программе недоступно требуемое количество цветов. В этом случае панель графического редактирования будет полностью или частично черной. Для нормальной работы перед запуском редактора ЛБД закройте конфликтующие приложения.
5. При загрузке данных программа блокирует доступ к этим данным из других программ. В частности, если таблица или модификация открыта для просмотра (view only ), эна остается доступной по чтению для других программ. Если же таблица или модификация открыта для изменения (modify ), то любой доступ к этом объекту данных из других программ будет запрещен. Данное ограничение следует понимать как неизбежное следствие в пакете программ, допускающем одновременную работу многих программ и многих пользователей над данными одного или нескольких проектов. В случае отсутствия данного ограничения одновременный доступ к одним и тем же таблицам данных привел бы к неправильной работе программ и потере результатов их работы.
6. Импорт и экспорт табличных данных в текстовый формат не поддерживает векторных значений числовых ячеек (то есть, размерности больше 1 не поддерживаются).

Практическая работа 2

Тема: Редактирование и модификация таблиц базы данных Ms Access.

Цель: Освоение технологии редактирования и модификации таблиц базы данных Ms Access

Порядок работы . Запустите программу Ms Access и откройте таблицу «Сотрудники фирмы»

Задание 1.1. Произвести модификацию таблицы «Сотрудники фирмы».

1. Произведите редактирование данных:

1.1. Удалите 8-ю запись. Для этого выделите запись нажатием на кнопку слева от записи и воспользуйтесь командой Правка/ Удалить или командой Удалить контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши. При удалении программа попросит подтверждение на удаление. Дайте подтверждение удаления кнопкой ОК . Если сделано правильно, то 8-й записи после этой операции не будет.

1.2. В третьей записи измените фамилию на Орлов .

1.3. Введите новую запись в Режиме таблицы с фамилией Рокотов;

1.4. Введите новую запись в режиме Ввод данных (команда Записи/ Ввод данных) с фамилией Григорьев; (обратите внимание, как изменился вид экрана с использованием фильтрации в режиме Ввод данных ) После ввода записи выполните

1.5. Выведите на экран все записи командой Запись/Удалить фильтр.

1.6. Переместите первую запись в конец таблицы (выделите первую запись и воспользуйтесь командой Правка/Вырезать ,(в появившемся окне ответить «да») далее выделите свободную строку записи и выполните: команду Правка/ Вставить ( в появившемся окне ответить «да»)

1.7. Скопируйте запись с фамилией Рокотов на вторую и измените в ней имя;

1.8. Проверьте правильность изменений БД: должны быть записи со 2 по 7 и с 9 по 13

2. Проведите сортировку данных по полю Фамилия в порядке убывания (выделите соответствующее поле Фамилия нажатием на его название и выберите команду Записи/Сортировка ). Таблица 2.2.

3
. Проведите поиск всех записей с фамилией Рокотов , для этого выделите необходимое поле Фамилия и выберите команду Правка/Найти. В появившемся окне в поле Образец введите фамилию Рокотов. Рис.2.1.

4. Измените имя поля «Номер паспорта » на «Паспортные данные » в режиме «Таблицы », для этого установите указатель на имя поля и выполните двойной щелчок мыши.

5. Добавьте в таблицу «Сотрудники фирмы» перед полем П pu мечание новые поля: Ставка, Прем u я, Зарплата . Для этого сделайте выделение поля Пр u мечание и выберите команду Вставка/ Столбец . Присвойте созданным полям соответствующие имена.

6. Перейдите в режим K онструкт o р (Вид/Конструктор ). Созданные поля должны иметь денежный тип данных. Вернитесь в Режим таблицы (Вид/Режим таблицы ).

7. Заполните поле Ставка числовыми данными, для корректной дальнейшей работы наберите

несколько ставок со значениями в интервале 5000...7000 р.

Примечание. для удобства работы некоторые поля можно скрыть командой Формат/Скрыть столбцы , для вызова скрытых столбцов воспользуйтесь Отобразить столбцы .

8. Сохраните изменения в таблице. Рис. 2.2.

Задание 2 . Произвести расчеты значений Премии и Зарплаты в таблице «Сотрудники фирмы». Премия составляет 27 % от Ставки, а Зарплата рассчитывается как сумма полей Пр ем u я и Ставка.

1. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы».

2. Для заполнения полей Премия и Зарплата выберите объект Запросы , вызовите бланк запроса

командой С оздать/Конструктор .

Краткая справка . Бланк запроса - это бланк, предназначенный для определения запроса или фильтра в режиме Конструктор запроса.

В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу «Сотрудники фирмы» , нажмите кнопку Добавить и закройте окно, при этом к бланку запроса добавится список полей таблицы «Сотрудники фирмы».

Краткая справка . Список полей – окно небольшого размера, содержащее список всех полей в базовом источнике записей. В Ms Access имеется возможность отобразить список полей в режиме Конструктор форм , отчетов и запросов, а также в окне Схема данных.

4. В мeню З аnрос выберите команду Обн овление . Обратите внимание на изменения в бланке

запроса Сортировка изменилась на Обновление .
5
. Из списка полей в бланк запроса перетащите поля, которые нужно обновить – Пр емия и Зарплата : в строке Обновление введите расчетные формулы сначала для заполнения поля Пр eмия, а затем - поля Зарплата (Премия составляет 27 % от Ставки , а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка ).

6. Для расчета Премии в строке «Обновление» наберите: [Ставка]* 0,27

Для расчета 3арплаты наберите: [Премия] +

7. Сохраните запрос под именем «Премия и Зарплата » (рис. 2.3.);

8. Проведите обновление по запоосv: Запрос/Запу ск , для чего дважды запустите на исполнение запрос на обновление «Премия и Зарплата». При этом подтвердите выполнение запроса кнопкой Да в открывающемся диалоговом окне.

9. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы» и проверьте правильность расчетов (рис2.5.). Если все сделано правильно, то поля П ремuя и Зарплата будут заполнены рассчитанными результатами.

10. Измените последовательность полей: поле Примечание поместите перед полем Ставка.

Правила перемещения такие же, как во всех приложениях Wmdows (выделить поле

Примечание, мышью перетащить на новое место).

9. Сохраните изменения в таблице.

Задание 3. Создать копию таблицы «Сотрудники фирмы». Новой таблице присвойте имя «Филиал фирмы». Произведите изменения в составе полей таблиц.

1. Запустите программу Access и откройте свою созданную базу данных. Выберите объект базы ­

Та6лицы.

2. Для копирования в окне База данных установите курсор на таблицу «Сотрудники фирмы» и выберите команду Правка/ Копировать далее Правка/ Вставить .

В появившемся окне Вставка таблицы введите новое имя таблицы «Филиал фирмы» и выберите

Переключатель Структура и данные (рис. 2.6.).

3. Удалите часть полей в таблицах «Сотрудники фирмы» и «Филиал фирмы».

В таблице «Сотрудники фирмы» должны остаться поля: Код. Фамилия. Имя. Отчество.

Должность, Домашний телефон, Табельный номер, Дата рождения, Дата найма .

В таблице «Филиал фирмы» должны остаться поля: Код. Фамилия. Имя. Примечание. Ставка Премия. Зарплата.

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

В своей работе с текстовыми редакторами вам достаточно часто приходится сталкиваться с упорядоченной информацией. Наилучшим способом хранения такой информации в документах являются таблицы. На рис. 13.1 в качестве примера использования таблицы показан фрагмент телефонно-адресной книги. Кроме этого вы можете пользоваться таблицами для представления разнообразных списков, перечней, финансовой информации и решения большого числа других задач. Таблицы могут даже содержать иллюстрации для улучшения восприятия информации, содержащейся в таблице. Например, перечень товаров помимо наименования товара и цены может содержать графическое изображение товара - очень наглядно (см. рис. 13.2).

MS Word предоставляет в ваше распоряжение широкий набор средств для работы с таблицами, упрощающих выполнение большинства практических задач. Команды, предназначенные для работы со таблицами, позволяют вам упростить создание и редактирование таблицы, а также упорядочить и отформатировать содержащиеся в ней данные.

В большинстве случаев таблицы придают вашим решениям гибкость и изящество, которых вам так не хватало при упорядочении информации с помощью одной лишь клавиши Tab. В этой главе вы познакомитесь с созданием, редактированием и форматированием таблица. Кроме того, вы научитесь выполнять сортировку и вычисления непосредственно в таблице.

Если вам приходилось работать с электронными таблицами (такими, как Quattro Pro или MS Excel), вы найдете много общего в работе с таблицами в MS Word и электронными таблицами. Таблица представляет сетку, образованную столбцами и строками. Пересечения столбцов и строк образуют ячейки таблицы. Каждая ячейка независима от других элементов таблицы, для нее вы можете установить требуемый размер и формат.

Ячейки могут содержать текст, числа, графические изображения или формулы. Если вы вводите в ячейку текст, при достижении правого края текст будет автоматически переноситься на следующую строку в соответствии с шириной ячейки. При изменении ширины столбца или ячейки текст автоматически будет переноситься на следующую строку (при уменьшении ширины) или возвращаться на предыдущую строку (при увеличении ширины) так, чтобы полностью заполнить ячейку нового размера.

Создание таблиц

Таблица может быть вставлена в произвольное место документа. Размер таблицы может превышать размер страницы, поэтому ее часть может размещаться на одной или нескольких последующих страницах. В таком случае вы можете определять заголовки для таблицы таким образом, что, если таблица будет размещена на нескольких страницах, в верхней части каждой страницы заголовки будут отображаться автоматически.

Для создания таблицы вы можете воспользоваться командой Таблица | Вставить таблицу или кнопкой Вставить таблицу на стандартной панели инструментов. При использовании команды меню вы можете определить ширину столбцов в процессе вставки таблицы.

Если вы не имеете достаточного навыка в работе с таблицами, Мастер будет для вас незаменимым помощником при создании таблиц. Для вызова Мастера выберите Таблица | Вставить таблицу. Мастер шаг за шагом проведет через все этапы создания таблицы. После создания таблицы вы можете воспользоваться командой Таблица | Автоформат таблицы, чтобы выбрать требуемый формат из предлагаемого набора стандартных форматов. Такой подход позволяет значительно упростить процесс форматирования таблиц.

Если информация, которую требуется поместить в таблицу, уже присутствует в вашем документе в виде текста, вы можете преобразовать текст в таблицу. О том как это сделать, вы узнаете в разделе “Преобразование текста в таблицу”.

Прежде чем приступить непосредственно к созданию таблицы, вы должны иметь хотя бы приблизительное представление о том, сколько столбцов и строк должна иметь таблица. На этом этапе вам не обязательно точно указывать параметры таблицы. После создания вы сможете добавить и/или удалить столбцы и строки по своему усмотрению.

Создание таблицы с помощью команды Таблица | Вставить таблицу

Команда Таблица | Вставить таблицу позволяет вам при создании таблицы определить ширину столбцов.

Пример 13.2. Вставка таблицы и установка требуемой ширины столбцов

· Установите курсор в точку, в которой должен располагаться левый верхний угол таблицы.

· Выберите команду Таблица | Вставить таблицу, в результате чего на экране появится окно диалога “Вставка таблицы”.

· Укажите число требуемое число столбцов и строк. Вы можете выбрать число или напечатать его в соответствующей строке ввода. На этом этапе достаточно задание приблизительных значений. В дальнейшем вы всегда сможете изменить число строк и столбцов в таблице.

· Если вы четкое представление о ширине столбцов, укажите требуемое значение в строке ввода “Ширина столбца”. Если не знаете, какую ширину должны иметь столбцы, оставьте значение по умолчанию. В соответствии с этим значением Word создаст таблицу на всю ширину документа и установит для всех столбцов одинаковую ширину. В дальнейшем вы сможете индивидуально настроить ширину каждого из столбцов в таблице.

· Выберите кнопку Автоформат, если хотите применить к создаваемой таблице один из стандартных форматов.

· Нажмите кнопку ОК. В результате определенная вами таблица появится в вашем документе. При этом курсор будет расположен в первой ячейке.

Может оказаться, что созданная вами таблица окажется невидимой. Такая ситуация возможна в том случае, если опция Сетка выключена. О действии этой опции вы узнаете в разделе “Отображение и маскирование линий сетки и маркеров конца ячеек и строк”.

Создание таблицы с помощью кнопки Вставить таблицу

Наиболее простой способ создания таблицы предполагает использование кнопки Вставить таблицу. В этом случае ширина столбцов устанавливается автоматически на основании ширины документа и количества столбцов. В случае необходимости в дальнейшем вы сможете изменить ширину каждого из столбцов.

Пример 13.3. Создание таблицы с помощью кнопки Вставить таблицу

· Установите курсор в точку, в которой хотите разместить таблицу.

· Нажмите мышью кнопку Вставить таблицу, в результате чего на экране появится миниатюрное изображение таблицы (рис. 13.9). Нажмите мышью любую из ячеек в изображении таблицы и не отпускайте кнопку мыши. В нижней части изображения будет отображаться текущее число строк и столбцов (например: 3х4 Таблица). Переместите указатель мыши в ячейку, которая будет соответствовать нужному размеру таблицы. Если вы будете перемещать указатель за правую или нижнюю границы, размер сетки будет увеличен соответствующим образом.

· В заключение отпустить кнопку мыши. В указанном месте документа появится таблица требуемого размера.

Если вы нажали кнопку Вставить таблицу и указали ячейку в изображении таблицы, а после этого изменили свое мнение и решили не создавать таблицу, переместите указатель мыши за пределы таблицы так, чтобы в нижней части изображения появилось сообщение Отмена. Теперь вы можете отпустить кнопку, операция по созданию таблицы будет отменена.

Аналогично тексту вы можете сохранить таблицу с помощью команды Автотекст. При многократном использовании таблицы этого типа такой подход позволит вам сэкономить значительное время. Для того чтобы сохранить таблицу, выберите таблицу полностью и выполните команду Правка | Автотекст, в результате будет открыто окно диалога “

Автотекст”. Далее введите имя в строке Имя элемента и выберите Добавить. Для вставки сохраненной таблицы вам необходимо открыть окно диалога “Автотекст”, указать имя требуемой таблицы и выбрать Вставить. Более подробная информация об использовании команды Автотекст приведена в главе 5, “Редактирование документа”.

Отображение и маскирование линий сетки, маркеров конца ячеек и строк

Линии сетки предназначены для идентификации ячеек и таблицы. Маркер конца ячейки предназначен для указания конца содержимого ячейки, а маркер конца строки - конца строки. Эти средства упрощают работу с таблицей. Однако в ряде случает вам может потребоваться удалить с экрана эти элементы, которые носят вспомогательный характер.

Вспомогательные символы, присутствующие на рис. 13.10 на печать не выводятся.

Команда Таблица | Сетка позволяет отобразить (спрятать) линии сетки. Эта команда является переключателем, то есть если в результате выполнения первой команды линии были удалены с экрана, то при повторном выполнении этой команды линии сетки вновь появятся на экране. Маркеры конца строки отображаются справа от строки, а положение маркеров конца ячейки определяется способом выравнивания, установленного для каждой ячейки. Управление отображением этих специальные символов осуществляется с помощью кнопки

Непечатаемые символы, расположенной на панели инструментов, или Shift + Ctrl +8 - на клавиатуре. Оба эти средства также являются переключателями.

Аналогично кнопке Непечатаемые символы вы можете добавить на панель инструментов собственную кнопку, управляющую отображением линий сетки.

Ввод данных и перемещение по таблице

Если вы создали новую таблицу, курсор будет располагаться в первой ячейке, расположенной в левом верхнем углу таблицы. Для ввода данных в эту ячейку вы должны с помощью клавиатуры ввести требуемый текст или числа.

Поскольку ввод текста (или чисел) осуществляется в ячейку таблицы, вы можете ввести больше символов, чем может поместиться в одной строке. Word автоматически перенесет символы, которые не поместились в текущей строке, на следующую строку в той же ячейке. Количество строк в ячейке таблицы будет увеличено таким образом, чтобы в ней поместились все вводимые символы. Аналогичным образом Word реагирует на нажатие Enter . Курсор перемещается на расположенную ниже строку той же ячейки. В результате высота строки увеличивается.

Наиболее простой способ перемещения по ячейкам таблицы заключается в использовании мыши. Для того чтобы перейти в требуемую ячейку, достаточно установить на нее указатель мыши и нажать левую кнопку.

Если в своей работе вы предпочитаете пользоваться клавиатурой, для перемещения в следующую ячейку используется клавиша Tab . Для перехода к предыдущей ячейке нажмите Shift + Tab . Если клавиша Tab будет нажата в тот момент, когда курсор расположен в последней ячейке таблицы, Word вставит новую строку и переместит курсор в ее первую ячейку.

В табл. 13.1 представлены клавиши для перемещения по таблице. Для того чтобы покинуть таблицу, вы должны с помощью мыши или клавиш-стрелок переместить курсор за пределы таблицы.

Клавиши, позволяющие перемещаться по таблице

Клавиша	Назначение
	Перемещается курсор вправо на одну ячейку. Вставляет новую строку, если курсор расположен в последней ячейке
Shif + Tab	Перемещается курсор влево на одну ячейку
	Перемещает курсор в последующую или предыдущую строку, соответственно. Нажатие, когда курсор расположен в последней строке, или, когда курсор расположен в первой строке, приведет к выходу за пределы таблицы
	Перемещает курсор на один символ в пределах ячейки. Нажатие этих клавиш соответственно в начале и конце ячейки приведет к перемещения в предыдущую или последующую ячейки
Alt+Home и Alt+End	Перемещает курсор в первую или последнюю ячейку строки, соответственно
Alt+PgUp и Alt+PgDn	Перемещает курсор в первую или последнюю строку столбца, соответственно

Форматирование содержимого ячейки

Содержимое ячейки аналогично обычному абзацу. Для форматирования содержимого ячейки вы можете использовать те же средства, которые использовали для форматирования абзаца.

Настройка таблиц

На практике достаточно часто возникает необходимость изменить параметры таблицы, в которой содержатся данные. MS Word предоставляет в ваше распоряжение широчайшие возможности по редактированию таблиц, включая вставку и удаление ячеек, строк и столбцов, перемещение и копирование ячеек, изменение высоты и ширины ячеек и многое другое. В следующих разделах вы познакомитесь со средствами, предназначенными для редактирования таблиц.

Выбор ячеек

Прежде чем выполнить команду редактирования, вам необходимо выбрать строки, столбцы или ячейки, над которыми в дальнейшем будут выполняться действия. MS Word позволяет выбрать целиком одну или несколько строк и столбцов. Для отображения выбранных ячеек используется инверсное изображение (см. рис. 13.14).

Использование меню

Команды меню позволяют выбрать строки, столбцы, а также целиком всю таблицу.

Пример 13.6. Выбор ячеек, строк и столбцов

· Установите курсор в ячейку, принадлежащую строке или столбцу, которую требуется выбрать. Если вы хотите выбрать целиком таблицу, курсор может быть установлен в любой из ячеек.

· Выберите Таблица. Затем, в зависимости от того, хотите ли вы выбрать сроку, столбец или целиком таблицу, выберите одну из команд: Выделить строку, Выделить столбец или Выделить таблицу.

Использование мыши

Если вы хотите выбрать с помощью мыши одну ячейку, установите указатель мыши между левой линией сетки, ограничивающей ячейку, и маркером конца ячейки. Указатель мыши примет форму стрелки, направленной слева направо. В заключение нажмите кнопку мыши. Если вы нажмете кнопку мыши дважды, выделенной окажется вся строка.

При выборе фрагмента таблицы с помощью мыши указатель мыши может также располагаться вне таблицы. В этом случае выделенный фрагмент зависит от положения курсора мыши. В табл. 13.2 приведены различные варианты выбора фрагментов таблицы с помощью мыши.

Использование мыши для выбора фрагментов таблицы

Для выборафрагмента таблицы	Выполните следующие действия
Символы	Установите указатель мыши перед первым символом, нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите указатель мыши к последнему символу
Для выборафрагмента таблицы	Выполните следующие действия
Ячейка	Установите указатель мыши между левой линией сетки, ограничивающей ячейку, и маркером конца ячейки. После чего нажмите кнопку мыши
Группа ячеек	Выберите первую ячейку или содержимое ячейки. Далее, не отпуская кнопку мыши, переместите указатель в последнюю ячейку
Строка	Выполните действия аналогичные выбору одной ячейки, но нажмите кнопку мыши не один, а два раза. Альтернативный способ: нажмите мышью пространство слева от выбираемой строки (вне таблицы); для выделения нескольких строк, не отпуская кнопку мыши, переместите указатель мыши на требуемое число строк вниз или вверх
Столбец	Нажмите мышью пространство сверху от выбираемого столбца (вне таблицы); для выделения нескольких столбцов, не отпуская кнопку мыши, переместите указатель мыши на требуемое число столбцов вправо или влево
Таблица	Выделите все строки или столбцы. Альтернативный способ: выделите первую строку, затем нажмите клавишу Shift и выделите последнюю строку

Использование клавиатуры

Word предоставляет в ваше распоряжение несколько оперативных клавиш для выделения фрагментов таблицы, которые приведены в табл. 13.3.

Клавишные команды для выделения фрагментов таблицы

Комбинация клавиш	Выделение
Shift + или	Символ за символом в текущей ячейке, далее саму ячейку
F 8, или	Текущая ячейка вместе с расположенной выше или ниже. Для завершения выделения нажмите Esc
F 8, или	Символ за символом в текущей ячейке, далее саму ячейку. Для завершения выделения нажмите Esc
Alt +5 (на цифровой части клавиатуры)	Таблица

Когда вы осуществляете выбор с помощью клавиш-стрелок, вначале вы выбираете символы в ячейке. При выходе за границы ячейки вы начинаете выбирать сами ячейки.

Если вы с помощью Shift + или F 8, + выберете несколько смежных ячеек в строке (например, четыре ячейки), а затем несколько раз нажмете Shift + , то продлите выбор на четыре ячейки в следующих строках.

Перемещение и копирование ячеек

После того как вы создали таблицу и наполнили ее данными вам может потребоваться изменить расположение данных в таблице. Word предоставляет вам возможность перемещать и копировать ячейки в таблице вместе с содержащимся в них текстом.

Пример 13.7. Использование мыши для перемещения ячеек, строк и столбцов

Для того чтобы переместить или скопировать одну или несколько ячеек вместе с их содержимым, выполните следующие действия:

· Переместить указатель мыши в пределах выбранных ячеек так, чтобы он принял вид стрелки, направленной справа налево.

· Дальнейшие ваши действия зависят от того, хотите ли вы переметить или скопировать выделенные элемента. Для того чтобы переместить элементы таблицы, нажмите левую кнопку мыши. Если вам требуется скопировать элементы, нажмите клавишу Ctrl , после чего нажмите левую кнопку мыши. В зависимости от произведенных вами действий в строке состояния появится соответствующее сообщение.

· Переместить курсор в ячейку, расположенную левее и выше того места, в котором должны появиться перемещенные или скопированные ячейки.

· Отпустить кнопку мыши.

Если в выделение включена метка конца ячейки, содержимое ячейки будет перемещено или скопировано вместе с форматом.

Использование команд меню Правка

При работе с таблицей действие команд Вырезать, Копировать и Вставить из меню Правка полностью аналогично работе с текстом. С помощью этих команд вы можете переместить или скопировать ячейки в пределах таблицы или скопировать таблицу в другое место. Данное средство позволяет перемещать и копировать одну или несколько ячеек или целиком всю таблицу.

Если вы выберите содержимое ячейки, копирование полностью аналогично копированию текста или графического изображения в документе. Однако при выборе одной или нескольких ячеек вместе с их содержимым будут скопированы линии, ограничивающие ячейки.

В результате выбора Правка | Копировать содержимое ячейки копируется в буфер обмена, а Правка | Вырезать - содержимое перемещается в буфер обмена. Линии, ограничивающие ячейки остаются без изменения. При вставке ячейки из буфера в текущую ячейку помещается первая ячейка из буфера. Исходное содержимое ячеек таблицы заменяется содержимым ячеек из буфера обмена. Пример копирования столбца иллюстрируют рис. 13.15 и 13.16.

Наименование опции Вставить определяется содержимым буфера обмена. Если в буфере обмена находится ячейка, команда Вставить заменяется на Вставить ячейки. В результате вы можете вставить содержимое буфера в виде ячейки таблицы. При помещении в буфер обмена строки и столбца, команда будет иметь наименование Вставить строки и Вставить столбцы, соответственно.

Если вы вставите ячейки вне таблицы, они будут по-прежнему сохранять структуру таблицы. При вставке группа ячеек в существующую таблицу ее размеры увеличатся так, чтобы включить в таблицу вставляемые ячейки.

Кроме того, вы можете вставить текст, расположенный вне таблицы, в ячейку таблицы. Для этого вам необходимо выделить требуемый текст и переместить его в ячейку так, как вы делали при работе с текстом в документе. Вы также можете воспользоваться буфером обмена. В этом случае поместите текст в буфер, после чего переместите курсор в требуемую ячейку и выполните команду Правка | Вставить.

Пример 13.8. Перемещение и копирование ячеек

· Выберите ячейки, строки или столбцы, которые вы предполагаете переместить или скопировать.

· Для перемещения ячеек выберите Правка | Вырезать или нажмите Shift + Del В качестве альтернативного способа вы можете выбрать кнопку Удалить в буфер на стандартной панели инструментов. Если вам требуется скопировать ячейки выберите Правка | Копировать или нажмите Ctrl + Insert . В качестве альтернативного способа вы можете выбрать кнопку Копировать в буфер на стандартной панели инструментов.

· Выберите в таблице область, размер которой соответствует области, выбранной на шаге 1. Если размер копируемых ячеек не соответствуют размеру ячеек, в которые осуществляется копирование, Word предупредит вас о возникшем несоответствии.

· Выберите Правка | Вставить ячейки или нажмите Shift + Insert В качестве альтернативного способа вы можете выбрать кнопку Вставить из буфера на стандартной панели инструментов.

Изменение ширины столбцов

Если при создании таблицы вы не указывали точные значения для ширины столбцов, в результате столбцы будут иметь одинаковую ширину, определяемую шириной страницы документа и количеством столбцов. Границы таблицы и страницы документа совпадают. В процессе работы с таблицей вам может потребоваться изменить ширину столбца или отдельной ячейки. Для этого вы можете переместить правую границу ячейки или столбца в таблице, переместить маркер столбцы на горизонтальной линейке или воспользоваться командой Таблица | Высота и ширина ячейки.

Перемещение границ ячеек и использование горизонтальной линейки

Для того чтобы изменить ширину столбца с помощью мыши, установите указатель мыши на правую границу столбца. В результате указатель примет вид вертикальной двойной линии со стрелками, направленными вправо и влево. При этом вид указателя не зависит от того, отображаются или спрятаны линии сетки. Нажмите кнопку мыши и переместите этот маркер столбца до установки требуемой ширины столбцы, после чего отпустите кнопку мыши.

Если перед перемещением вы выберите целиком весь столбец или не выберите ни одной ячейки, в результате будет изменена ширина столбца. Однако, если вы предварительно выберите одну или несколько ячеек (но не весь столбец), ширина будет изменена только для выбранных ячеек.

Вы можете расширить действие данного способа за счет использования дополнительных клавиш. Это позволит вам изменить ширину других столбцов (отличных от текущего), а также таблицы в целом. В табл. 13.4 представлены возможные комбинации при изменении ширины столбца.

Средства для изменения ширины столбцов

Действие	Результат
Перемещение границы без нажатия каких-либо дополнительных клавиш
Shift	Изменяется ширина только двух столбцов, расположенных слева и справа от перемещаемой границы
Перемещение границы при нажатой клавише Ctrl	Ширина всех столбцов справа будет изменена в соответствии с их первоначальной шириной
Перемещение границы при нажатых Shift + Ctrl	Ширина всех столбцов справа остается неизменной. Изменяется ширина столбца, расположенного слева от перемещаемой границы и соответственно ширина самой таблицы

Если вы хотите при изменении ширины столбцов видеть их точное значение, одновременно с перемещением границы нажмите клавишу Alt . В результате на горизонтальной линейке будут отображаться их точные значения.

Аналогичным образом вы можете использовать маркеры таблицы, расположенные на горизонтальной линейке. Ваши действия и результат в данном случае будут полностью совпадать с рассмотренным выше изменением ширины столбцов.

Если линейки не отображаются на экране выберите Вид | Линейка.

Использование команды Таблица | Высота и ширина ячейки

Команда Высота и ширина ячейки из меню Таблица позволяет вам в пределах одной команды изменить ширину сразу нескольких столбцов, а также установить ширину каждого из столбцов, равной определенному значению. Кроме того, с помощью этой команды вы можете изменить расстояние между столбцами.

Пример 13.9. Изменения ширины столбца с помощью команды Высота иширина ячейки

· Выберите столбцы или ячейки, чью ширину вы хотите изменить.

· Выберите команду Таблица | Высота и ширина ячейки, в результате чего на экране появится окно диалога “

· Перейдите на вкладку “Столбец”.

· Выберите или введите значение ширины в поле Ширина столбца.

· Если вы хотите установить новую ширину для других столбцов, нажмите кнопку Предыдущий или Следующий, что позволит вам перейти к требуемому столбцу, не закрывая окна диалога “Высота и ширина ячеек”. При перемещении по столбцам в заголовке поля Ширина столбца отображается номер текущего столбца, облегчая вам идентификацию элемента, с которым вы работаете в настоящий момент.

· Завершив настройку ширины для всех столбцов, нажмите ОК.

Пример 13.10. Изменение расстояния между столбцами

Окно диалога “Высота и ширина ячеек” позволяет вам установить расстояние между столбцами. По умолчанию это расстояние установлено равным 0,25 см. Дня того чтобы изменить интервал между столбами, выполните следующие действия:

· Выберите столбцы, между которыми вы хотите изменить расстояния. Если вы предполагаете выполнить изменения для всех столбцов таблицы, выберите строку.

· Выберите Таблица | Высота и ширина ячейки, в результате чего на экране появится окно диалога “Высота и ширина ячеек”. Далее перейдите вкладку “Столбец”. Допустим, что ширина вашего столбца составляет 5 см.

· Укажите в строке Интервал между столбцами требуемое значение. Заданное вами значение определяет ширину левого и правого отступов для ячейки. В качестве примера установите интервал равный 1 см.

· Нажмите ОК. В результате ваших действий из 5 см, которые составляют ширину столбца, для ввода текста вам будут доступны только 4 см.

Автоматическая установка ширины столбцов

MS Word предоставляет в ваше распоряжение средство, с помощью которого вы можете автоматически изменить ширину столбца таблицы в соответствием с содержимым столбцов. Данное средство может оказаться весьма полезным при работе с большими таблицами. После ввода данных в такую таблицу вам не нужно просматривать содержимое всей таблицы, чтобы определить самую длинную строку текста. Вместо этого вам достаточно дать команду MS Word , и ширина столбцов таблицы будет изменена соответствующим образом.

Пример 13.11. Автоматическая настройка ширины столбцов таблицы

· Выберите столбцы, ширину которых вы предполагаете изменить. Если вы выберите столбцы не полностью (например, одну или более строк) Word изменит ширины столбцов только в указанных строках.

· Выберите Таблица | Высота и ширина ячейки. В окне диалога “Высота и ширина ячеек” перейдите на вкладку “Столбец”.

· Нажмите кнопку Автоподбор. В результате окно диалога будет закрыто, и столбцы таблицы будут выровнены в соответствии с их содержимым.

Управление строками таблицы

Во вновь созданной таблице все строки имеют одинаковую высоту. При вводе текста высота строки изменяется в соответствием с числом введенных строк. Окно диалога “Высота и ширина ячейки” предоставляет в ваше распоряжение средства для задания высоты строк, левого отступа и выравнивания строк относительно полей страницы. Кроме того, для изменения высоты строк вы можете воспользоваться вертикальной линейкой.

Изменение высоты строк

Для изменения ширины строк вы можете воспользоваться вертикальной линейкой или окном диалога “Высота и ширина ячеек”. Если вам требуется быстро настроить только одну строку, в этом случае предпочтительнее пользоваться линейкой. Для одновременной настройки нескольких строк целесообразно прибегнуть к средствам, предоставляемым окном диалога “Высота и ширина ячейки”. Данное средство имеет еще одно преимущество - вы можете задать для высоты строк точные значения, чего нельзя сделать с помощью линейки.

Пример 13.12. Изменение высоты строк с помощью

окна диалога “Высота и ширина ячеек”

Для одновременного изменения высоты нескольких строк выполните следующие действия:

· Выберите строки, высоту которых вы хотите изменить.

· Выберите Таблица | Высота и ширина ячейки. В окне диалога “Высота и ширина ячеек” перейдите на вкладку “Строка”.

Опция “Высота строки” позволяет вам установить следующие значения:

Значение	Результат
Авто	Устанавливает высоту строк по самой высокой ячейке
Минимум	Задает минимальную высоту строки. Если содержимое ячейки превышает минимальную высоту, устанавливается высота, позволяющая вместить всю информацию
Точно	Задает фиксированную высоту ячейки. Если содержимое ячейки превышает фиксированную высоту, отображается только тот текст или часть графического объекта, которая помещается в указанном размере

На этом этапе вы должны выбрать одну из указанных опций.

· Если на предыдущем шаге вы выбирали значение Минимум или Точно, введите требуемую величину в строке Значение. Вы можете задать значение в пунктах или сантиметрах, указав после численного значения соответствующие единицы (пт или см).

· Если вам требуется отформатировать другие строки, перейдите с помощью кнопок Следующая или Предыдущая в требуемую строку. При этом в заголовке поля Высота строки будет отображаться номер текущей строки. Выполните действия шагов 2 - 3.

Изменение высоты строк закончено, но прежде, чем перейти к следующему примеру давайте остановимся еще на одном очень полезном средстве, предоставляемом вкладкой “Строка” - флажке Разрешить перенос строки на следующую страницу. Если при установленном флажке (по умолчанию) содержимое ячейки не помещается на одной странице, MS Word разбивает строку и переносит не поместившиеся данные на следующую страницу.

· Нажмите кнопку ОК.

Пример 13.13. Изменение высоты строк с помощью вертикальной линейки

- Для того чтобы настроить высоту отдельных строк таблицы с помощью вертикальной линейки, вы должны находиться в режиме просмотра разметки страницы. Если вы находитесь в другом режиме, выберите Вид | Разметка страницы или воспользуйтесь кнопкой Режим разметки, расположенной слева от горизонтальной полосы прокрутки.

- Каждой строке таблицы на вертикальной линейке соответствует горизонтальный маркер. Для установки требуемой высоты переместите маркер соответствующей строки.

Реакция MS Word на перемещения маркера зависит от того, каким образом и в каком направлении вы осуществляете перемещение. Если при перемещении не была нажата клавиша Ctrl , для строки устанавливается минимальное значение высоты. В этом случае MS Word будет автоматически увеличивать высоту строки так, чтобы в ней полностью отображалось ее содержимое. Если после изменения высоты вы добавите в строку текст или графическое изображение, в случае необходимости высота строки будет увеличена автоматически.

Для того чтобы установить фиксированное значение высоты строки, при перемещении маркера нажмите клавишу Ctrl . В этом случае часть текста или графического изображения, которые не поместятся в отведенную им высоту, будут урезаны. Для просмотра полного содержимого таблицы на экране или выводе на принтер вам придется увеличить высоту строки.

Изменение расстояния между строками

Наличие дополнительного интервал между строками улучшает читабельность ваших таблиц. Для настройки межстрочного интервала могут быть использованы команда Формат | Абзац или опция Абзац контекстного меню, появляющегося на экране в результате нажатия правой кнопки мыши.

Пример 13.14. Увеличение интервала между строками

· Выберите строки, расстояние между которыми вы хотите увеличить.

· Выберите команду Формат | Абзац, в результате чего на экране появится окно диалога “Абзац”. Перейдите на вкладку “Отступы и интервалы”.

· Заполните поля ввода Перед и После, при этом вы можете ввести в строку требуемое значение или выбрать его с помощью кнопок, расположенных в правой части строк. Значения задаются в пунктах (пт) или строках (ст).

· Нажмите кнопку ОК.

Настройка положения строк

Положение строки определяется выравнивание строк и отступом строки от левого поля страницы. Изменение вида выравнивания и установка левого отступа не влияет на расположение текста относительно строки. При задании левого отступа выделенные строки сдвигаются право так, как происходит при сдвиге абзаца.

Пример 13.15. Выравнивание строк и установка левого отступа

Для выравнивания строк относительно левого и правого полей страницы выполните следующие действия:

· Выберите строки, для которых вы хотите изменить выравнивание.

· Выберите команду Таблица | Высота и ширина ячейки. В окне диалога “Высота и ширина ячеек” перейдите на вкладку “Строка” (см. рис. 13.19).

· Выберите требуемый вид выравнивания с помощью опций: По левому краю, По центру или По правому краю.

· Заполните поле ввода Отступ слева, введя требуемое значение или выбрав его с помощью кнопок, расположенных в правой части строки.

· Нажмите кнопку ОК.

Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов

После создания таблицы вы можете изменить ее структуру, добавляя и удаляя ячейки, строки и столбцы. Если вам потребуется внести в структуру таблицы несколько изменений, вы сможете сделать это в пределах одной команды. Конкретный вид опций Вставить и Удалить из меню Таблица определяется тем, какие элементы таблицы (ячейки, строки или столбцы) были выбраны перед вызовом команды.

Пример 13.16. Вставка строк и столбцов

· Выберите строку или столбец в зависимости от того, хотите вы добавить строки или столбцы.

· Выберите из меню Таблица команду Вставить строки или Вставить столбцы.

При выборе Таблица | Вставить строки новая строка будет вставлена выше текущей строки, а все строки, расположенные ниже нее сдвинутся вниз (рис. 13.21). При вставке столбца новый столбец будет добавлен слева от текущего столбца, а все столбцы, расположенные справа от него сдвинутся вправо. После вставки новая строка или столбец становятся текущими.

Вместо команд меню Таблица для вставки строк и столбцов вы можете воспользоваться кнопкой Вставить на стандартной панели инструментов.

Если вам нужно добавить строку в конец таблицы, перейдите в последнюю ячейку таблицы и нажмите клавишу Tab .

Вставка столбца в конец таблицы имеет особенности и предполагает иную последовательность действий:

· Установите курсор в последней строке таблицы, вне пределов таблицы.

Курсор должен располагаться перед маркером конца строки. В позиционировании курсора вам помогут маркеры и линии сетки. Если эти элементы не отображаются на экране, отобразите их так, как делали это в разделе “Отображение и маскирование линий сетки, маркеров конца ячеек и строк”.

· Выберите Таблица | Выделить столбец.

· Выберите Таблица | Вставить столбцы или нажмите кнопку Вставить столбцы на стандартной панели инструментов.

Если вам потребуется вставить еще несколько столбцов в конце таблицы, выберите Правка | Повторить вставку столбцов или нажмите F 4 столько раз, сколько столбцов вам требуется вставить.

Возможно, что при выполнении операций вставки и удаления в меню Таблица требуемые команды будут отсутствовать. Это может быть обусловлено тем, что вы выбрали не строку или столбец, а лишь несколько отдельных ячеек. В этом случае MS Word просто не может определить, что вы предполагаете выполнять действия над строками или столбцами.

Пример 13.17. Удаление строк и столбцов

· Выберите одну или несколько строк (или столбцов), которые вы предполагаете удалить.

· Выберите из меню Таблица команду Удалить строки или Удалить столбцы.

В результате выбора Таблица | Удалить строки выбранные строки будут удалены, а все строки, расположенные ниже, сдвинутся вверх. При удалении столбцов все столбцы, расположенные справа от удаленных столбцов, сдвинутся влево (рис. 13.23).

Пример 13.18. Вставка и удаление ячеек

Вам не обязательно вставлять или удалять строки или столбцы целиком. В некоторых случаях вам может потребоваться выполнить операции над конкретными ячейками. В этом случае ваши действия будут аналогичны, рассмотренным ранее при вставке и удалении строк и столбцов.

· Выберите ячейки, которые вы хотите удалить или рядом с которыми вы хотите вставить новые ячейки.

· Выполните команду Таблица, из меню которой выберите команду Вставить ячейки или Удалить ячейки. В зависимости от выбранной команды на экране появится окно диалога “Вставка ячеек” (рис. 13.24) или “Удаление ячеек”.

· При вставке новых ячеек и удалении существующих ячеек, MS Word сдвигает остальные ячейки. С помощью окна диалога укажите, как должно измениться положение остальных ячеек таблицы. Отметьте, что с помощью данных окнон диалога вы можете вставить или удалить целиком строку и столбец.

Выбор Таблица | Вставить ячейки вставляет новые ячейки в текущей позиции, сдвигая выбранные ячейки вниз или право. Аналогично выбор Таблица | Удалить ячейки удаляет выбранные ячейки, сдвигая оставшиеся ячейки вверх или влево, чтобы заполнить образовавшееся пустое место.

· Нажмите кнопку ОК.

Если вам требуется очистить ячейки (то есть удалить содержимое ячеек, не удаляя самих ячеек, выберите ячейки, содержимое которых вы хотите удалять, и нажмите Del или Backspace .

Создание заголовков таблиц. Объединение и разбиение ячеек

Если вы предпочитаете размещать заголовок непосредственно в таблице, вам может потребоваться объединить несколько ячеек одной строки в одну ячейку. Аналогичную задачу вам приходится решать при размещении в таблице достаточно длинного текста, который должен отображаться в одну строку или графического изображения. Word для Windows позволяет вам объединить несколько расположенных рядом горизонтальных ячеек в одну. При этом содержимое ячеек также объединяется в одну ячейку.

Пример 13.19. Объединение ячеек

Для объединения нескольких расположенных рядом в одной строке ячеек выполните следующие действия:

· Выберите ячейки, которые вы хотите объединить.

· Выберите команду Таблица | Объединить ячейки. В результате выбранные вами ячейки сливаются в одну ячейку (см. рис. 13.27). В случае необходимости, отформатируйте ячейку и ее содержимое.

Если вы теперь вам потребуется создать заголовок таблицы, выберите первую строку и произвольное число следующих строк, которые вы хотите использовать в качестве заголовков таблицы. Далее выберите команду Таблица | Заголовки. Если таблица не поместится на одной странице, MS Word будет автоматически повторить заголовок таблицы на каждой странице.

Если после задания заголовка таблицы вы измените текст заголовка, заголовки на последующих страницах будут изменены автоматически. Однако, при наличии в таблице обязательного конца страницы, заголовок не будет повторяться или обновляться.

Для того чтобы проверить, установлен ли для текущей таблицы заголовок, откройте меню Таблица. Если для таблицы определены заголовки, напротив команды Заголовки будет отображаться маркер.

Разбиение ячеек

Разбиение ячеек является обратной операцией по отношению к объединению. С ее помощью вы можете восстановить исходное состояние объединенных ячеек. При этом распределение текста между ячейками будет определяться наличием символов абзаца. Первый абзац будет помещен в первую ячейку, второй абзац - во вторую ячейку и т. д.

Кроме того, вы можете разбить ячейку, которая не является результатом объединения ячеек. В этом случае MS Word разобьет ячейку на указанное вами число ячеек равного размера так, чтобы их общий размер был равен размеру исходной ячейки.

Пример 13.20. Разбиение ячеек

· Выберите одну или несколько ячеек, которые вы предполагаете разбить.

· Выберите команду Таблица | Разбить ячейки, в результате чего на экране появится окно диалога “Разбить ячейки”.

· В поле ввода Число столбцов отображается количество столбцов, на которые MS Word предлагает разбить каждую из ячеек. В случае необходимости измените указанное значение и нажмите ОК.

Форматирование таблиц

Вы можете отформатировать ячейки в таблице и их содержимое для того, чтобы придать таблице более читабельный вид.

Для форматирования содержимого ячеек можно воспользоваться приемами форматирования обычного текста. Например, вы можете изменить тип, размер и начертание шрифта. Вам по прежнему доступны все средства, предоставляемые командой Формат, с помощью которой вы можете установить требуемый межстрочный интервал и выравнивание содержимого ячейки. Для форматирования содержимого ячеек может быть использовано контекстно-зависимое меню, вызываемое при нажатии правой кнопки мыши.

Помимо содержимого ячеек вы можете по своему усмотрению добавить элементы оформления непосредственно таблицы (линии сетки всей таблицы или ее отдельных ячеек, обрамление и т. д.). MS Word предоставляет в ваше распоряжение набор предопределенных стилей оформления таблицы, с которых мы начнем изучение средств форматирования таблицы.

Использование команды Таблица | Автоформат

Команда Таблица | Автоформат позволяет значительно сократить время, требуемое для придания вашей таблицы профессионального вида, за счет использования предопределенных стилей оформления таблицы. С их помощью вы сможете быстро установить обрамление и заливку ячеек, параметры шрифта и цветовое оформление, а также автоматическое изменение размеров ячеек в соответствии с их содержимым.

Пример 13.21. Форматирование таблицы с помощью команды Автоформат

· Установите курсор в пределах таблицы.

· Выберите команду Таблица | Автоформат, в результате чего на экране появится окно диалога “Автоформат таблицы”.

· Из списка предопределенных форматов выберите формат, в наибольшей степени отвечающий вашим требованиям. Внешний вид выбранного формата отображается в разделе “Образец”, облегчая ваш выбор.

· Если вы хотите изменить только один или несколько элементов оформления, сохранив при этом часть элементов оформления существующего формата, снимите соответствующие флажки в разделе “Использовать” (Обрамление, Шрифт, Автоподбор, Заливку, Цвет). При этом разделе “Образец” будут отображаться изменения, вносимые вами в формат таблицы.

· Для того чтобы применить автоформат только части таблице, укажите в разделе “Изменить оформление” ту часть таблицы, формат который вы предполагаете изменить (Строк заголовка, Первого столбца, Последней строки, Последнего столбца).

· Нажмите OK .

Выбор форматов рамки

MS Word позволяет вам добавлять рамки к отдельным ячейкам, строкам, столбцам и целиком к таблице. В качестве примера на рис. 13.30 показан один из вариантов изменения внешнего вида таблицы с помощью рамок.

Пример 13.22. Добавление рамки ко всей таблице или ее отдельным ячейкам

· Выберите ячейки, которые вы хотите заключить в рамки (или целиком всю таблицу).

· Выберите команду Формат | Обрамление и заливка. Перейдите в окне диалога “Обрамление и заливка таблицы” на вкладку “Обрамление”.

· Выберите в списке Тип стиль и толщину линии.

· Выберите в списке Цвет цвет линии.

· Выберите в разделе “Обрамление” тип рамки (Нет, Рамка, Сетка).

· Нажмите OK .

Вы можете по своему усмотрению установить тип рамки, цвет и толщину линий, воспользовавшись опциями разделов Линия и Цвет вкладки “Обрамление”. Для этого вам необходимо выполнить следующие действия:

· Выберите тип и толщину линии из раздела “Линия”.

· Выберите цвет линии из списка Цвет.

· Выберите линию или границу таблицы, к которой будет применен выбранный вами стиль и цвет линии, воспользовавшись возможностями, предоставляемыми разделом “Обрамление”.

В разделе “Обрамление” представлен образец таблицы. Его конкретный вид зависит от числа сток и столбцов текущей таблицы. Если таблица содержит несколько строк и столбцов, то образец будет содержать угловые маркеры, предназначенные для установки стиля для границ таблицы, и центральные маркеры - для установки стиля линий сетки таблицы. Если таблица содержит один столбец или одну строку, соответствующие центральные маркеры будут отсутствовать.

Если в своей работе вы предпочитаете использовать мышь, нажмите мышью требуемую линию или границу на образце. Вы можете также нажать мышью соответствующий маркер. В результате выбранная вами линия будет с двух сторон помечена треугольниками. Если вы хотите установить стиль сразу для нескольких линий и/или границ, нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, нажмите требуемые линии. После выбора линий и границ установите для них требуемый стиль и цвет.

· Образец “Обрамление” позволяет вам получить представление о внешнем виде таблицы после ее изменения. Если вы решили удалить выбранную линию, выберите Нет в разделе “Линия”. Если вас совершенно не устраивают результаты проделанной работы, выберите Нет в разделе “Тип” и начните все сначала.

· Нажмите кнопку OK .

Мы обсудили, как заключить всю таблицу в рамку или добавить рамку к выбранным ячейкам таблицы. Кроме того, вы можете добавить рамку к абзацу, содержащемуся в ячейке таблицы.

Пример 13.23. Добавление рамки к абзацу, содержащемуся в ячейке таблицы

· Нажмите кнопку Непечатаемые символы на стандартной панели инструментов, в результате чего на экране отобразятся символы абзаца.

· Выберите символ абзаца, для которого вы хотите добавить рамку.

· Выберите команду Формат | Обрамление и заливка и установите требуемые параметры рамки для абзаца.

Установка заполнения

Вы можете придать вашей таблице более читабельный вид с помощью заполнения и привлечь внимание к ячейкам, в которых содержится ключевая информация.

При установке заполнения выбранные вами параметры применяются к выделенным ячейкам. Если указатель расположен в пределах таблицы, в которой отсутствуют выделенные ячейки, установленное заполнение будет применено ко всей таблице.

Пример 13.24. Добавление заполнения к таблице

· Выберите команду Формат | Обрамление и заливка. На экране появится окно диалога “Обрамление и заливка таблицы”.

· Перейдите на вкладку “Заливка”.

· Для добавления заполнения установите переключатель Настроить (или Нет - для удаления заполнения).

· При выборе переключателя Настроить укажите образец для заполнения из раздела “Узор”. MS Word позволяет вам установить как узор (эти опции расположены в нижней части списка), так и плотность заполнения (в отсутствии узора). Если вы хотите только слегка затенить ячейки таблицы, используйте малые значения процентного отношения, для более плотного заполнения - большие значения.

· Выберите цвет узора из соответствующего списка. Если вы предполагаете печатать свой документ на черно-белом принтере, выберите Авто или Черный.

· Выберите цвет фона из соответствующего списка. Если вы предполагаете печатать свой документ на черно-белом принтере, выберите Авто или Белый.

· В разделе “Образец” просмотрите, как будет выглядеть созданное вам заполнение. Если результаты вас удовлетворяют, нажмите OK , в противном случае продолжите работу над заполнением.

Если вы предполагаете выводить документ на печать и у вас еще нет готовых решений, мы рекомендуем поэкспериментировать с опциями списков Узор, Цвет узора и Цвет фона для придания вашему документу наиболее привлекательного вида. Найдя приемлемое сочетание, используйте его при разработке других документов.

Внешний вид заполнения при печати полностью определяется разрешающей способностью вашего принтера. Чем выше разрешающая способность, тем более читабельным будет выглядеть заполнение и таблица в целом. Разрешение, с которым принтер выводит графику, устанавливается в окне диалога “Свойства”. Для открытия этого окна выберите Файл | Печать, после чего нажмите кнопку Свойства и перейдите на вкладку “Графика”.

Разбиение таблиц

При работе с таблицами вам может потребоваться разбить таблицу на две части для того, чтобы, например, вставить между ними текст или рисунок.

Для разбиения таблицы установить указатель в строку, перед которой вы хотите разбить таблицу. Затем выберите команду Таблица | Разбить таблицу или нажмите Ctrl + Shift + Enter . Таблица будет разбита на две части, между которыми будет вставлен маркер абзаца (¶), отформатированный нормальным стилем. Если вам потребуется отменить разбиение, удалите маркер абзаца.

Если таблица начинается с начала документа, MS Word вставляет маркер абзаца перед таблицей. В качестве альтернативного способа вставки маркера абзаца над такой таблицей можно установить указатель в первую ячейку и нажать Enter .

Сортировка таблиц

Как правило, таблицы создаются для того, чтобы определенным образом упорядочить данные по столбцам и строкам. Вы можете изменить порядок строк в заполненной таблице. Элементы таблицы можно упорядочить в алфавитном или цифровом порядке, а также отсортировать их по дате. Например, вы можете упорядочить записи в таблице, являющейся вашей телефонно-адресной книгой. При этом вначале записи упорядочиваются по фамилии, затем - по дате рождения, и в заключение - по месту проживания (город или улица). Всего для сортировки записей могут быть использованы значения трех столбцов, в каждом из которых вы можете задать направление сортировки - по возрастанию или по убыванию.

Пример 13.27. Сортировка информации в таблице

· Выделите строки, которые вы хотите отсортировать, или всю таблицу.

· Выберите команду Таблица | Сортировка. На экране появится окно диалога “Сортировка”

· По умолчанию MS Word предлагает вам упорядочить строки по элементам первого столбца. Если у вас на этот счет имеется собственное мнение, укажите первый столбец, по значениям которого будут сортироваться строки.

· Из раскрывающегося списка Тип выберите Текст, Число или Дату.

· Установите переключатель По возрастанию или По убыванию.

· Если вы хотите использовать для сортировки значения дополнительных столбцов, повторите пп. 3 - 4 с помощью раздела “Затем”.

· Если в таблице имеется заголовок, который не следует включать в сортировку, установите переключатель Без строки заголовка.

· Для того чтобы сделать сортировку чувствительной к регистру, нажмите кнопку Параметры, установите флажок С учетом регистра и нажмите кнопку OK .

· Нажмите кнопку ОК.

Аналогичным образом вы можете упорядочить строки текста или списки, которые не входят в состав какой-либо таблицы. Обязательным условием является разделение текста символами табуляции, запятыми или аналогичными знаками. Вы даже можете отсортировать абзацы текста.