Возможность проверки в Excel - это замечательная вещь, но она не умеет выполнять одно важное действие (без следующего трюка): автоматически добавлять новую запись в список, который используется в качестве источника для списка проверки.

Если вы уже работали с проверкой, то знаете, что это весьма искусная возможность. Вероятно, наиболее впечатляющим является ее умение добавлять в любую ячейку список, в котором пользователь может выбирать значения. Было бы здорово, если бы при вводе нового имени в проверенную ячейку Excel автоматически добавлял ее в список. Это возможно благодаря следующему трюку.

Пусть есть список имен в диапазоне А1:А10 (рис. 2.24).

Эти имена представляют сотрудников компании. Не так уже редко в подобный список добавляются имена новых сотрудников, но сейчас единственный способ сделать это - добавить новые имена в конце списка, а затем выбирать их в списке в проверенной ячейке. Чтобы обойти это ограничение, сделайте следующее. В ячейке А11 введите следующую формулу и скопируйте ее вниз до строки 20 (рис. 2.25) - обратите внимание на относительную ссылку на ячейку А10: =IF(OR($D$1="";COUNTIF($A$1:A10;$D$l));"x";$D$l) , в русской версии Excel: =ЕСЛИ(ИЛИ($D$1="";СЧЁТЕСЛИ($А$1:А10;$D$1));"х";$D$1) .

Теперь выберите команду Формулы > Присвоить Имя (Formulas > Define Name) и в поле Имя (Names in workbook) введите MyNames. В поле Формула (Refers to) введите следующую формулу (рис. 2.26), щелкните кнопку Добавить (Add), затем щелкните кнопку ОК: =OFFSET(Sheet1!$А$1;0;0;COUNTIF(Sheet1!$А:$А;"х");1) , в русской версии Excel: =CMEЩ(Sheet1!$А$1;0;0;СЧЕТЕСЛИ(Sheet1!$А:$А;"х");1) .

Выделите ячейку D1 и выберите команду Данные > Проверка (Data > Validation). В поле Тип данных (Allow) выберите пункт Список (List), а в поле Источник (Source) введите =MyNames; удостоверьтесь, что установлен флажок Список допустимых значений (In-Cell). Перейдите на вкладку Сообщение об ошибке (Error Alert) и сбросьте флажок Выводить сообщение об ошибке (Show error alert after invalid data is entered). Щелкните кнопку ОК. Вы увидите результат, как на рис. 2.27.

Правой кнопкой мыши щелкните ярлычок листа и в контекстном меню выберите команду Исходный текст (View Code). Введите код, приведенный в листинге 2.5.

// Листинг 2.5 Private Sub Worksheet_Calculate() On Error Resume Next Application.EnableEvents = False Range("MyNames") = Range("MyNames").Value Application.EnableEvents = True On Error GoTo 0 End Sub

Чтобы вернуться обратно в Excel и сохранить рабочую книгу, закройте окно. Теперь выделите ячейку D1, введите любое имя, не входящее в список, и нажмите клавишу Enter. Снова выделите ячейку D1 и взгляните на список. Теперь в списке должно присутствовать новое имя (рис. 2.28).

Если вы хотите добавить больше 10 новых имен в список, скопируйте формулу ниже строки 20.

Тем, кто постоянно работает с Microsoft Excel, часто приходится задаваться вопросом правильного копирования данных таблицы с сохранением форматирования, формул или их значений.

Как вставить формулу в таблицу Excel и сохранить формат таблицы? Ведь при решении данной задачи можно экономить вагон времени. Для этого будем использовать функцию «Специальная вставка» – это простой инструмент, который позволяет быстро решить сложные задачи и освоить общие принципы его использования. Использование этого простого инструмента позволяет вам быстро приводить все таблицы к однообразному формату и получать тот результат, который необходим.

Как скопировать таблицу с шириной столбцов и высотой строк

Допустим, у нас есть такая таблица, формат которой необходимо сохранить при копировании:

При копировании на другой лист привычным методом Ctrl+C – Ctrl+V. Получаем нежелательный результат:

Поэтому приходится вручную «расширять» ее, чтобы привести в удобный вид. Если таблица большая, то «возиться» придется долго. Но есть способ существенно сократить временные потери.

Способ1:Используем специальную вставку

Она получила исходные параметры и выглядит идеально точно.

Способ 2: Выделяем столбцы перед копированием

Секрет данного способа в том, что если перед копированием таблицы выделить ее столбцы вместе с заголовками, то при вставке ширина каждого столбца будет так же скопирована.

Для каждого случая рационально применять свой способ. Но стоит отметить, что второй способ позволяет нам не только быстро переносить таблицу вместе с форматом, но и копировать высоту строк. Ведь в меню специальной вставки нет опции «высоту строк». Поэтому для решения такой задачи следует действовать так:

Вставка значений формул сохраняя формат таблицы

Специальная вставка хоть и не идеальна, все же не стоит недооценивать ее возможности. Например, как вставить значение формулы в таблицу Excel и сохранить формат ячеек.

Чтобы решить такую задачу следует выполнить 2 операции, используя специальную вставку в Excel.

Так как скопированный диапазон у нас еще находится в буфере обмена после копирования, то мы сразу еще раз вызываем специальную вставку где выбираем опцию «форматы». Жмем ОК.

Мы вставили значения формул в таблицу и сохранили форматы ячеек. Как вы догадались можно сделать и третью операцию для копирования ширины столбцов, как описано выше.

Полезный совет! Чтобы не выполнять вторую операцию можно воспользоваться инструментом «формат по образцу ».

Microsoft Excel предоставляет пользователям практически неограниченные возможности для подсчета простейших функций и выполнения ряда других процедур. Использование программы позволяет устанавливать форматы, сохранять значения ячеек, работать с формулами, переносить и изменять их, таким образом, как это удобно для пользователей.

Вставка или Ctrl+V, пожалуй, самый эффективный инструмент доступный нам. Но как хорошо вы владеете им? Знаете ли вы, что есть как минимум 14 различных способов вставки данных в листах Ecxel? Удивлены? Тогда читаем этот пост, чтобы стать пэйст-мастером.

Данный пост состоит из 2 частей:

— Основные приемы вставки

— Вставка с помощью обработки данных

1. Вставить значения

Если вы хотите просто вставить значения с ячеек, последовательно нажимайте клавиши Я, М и З, удерживая при этом клавишу Alt, и в конце нажмите клавишу ввода. Это бывает необходимо, когда вам нужно избавиться от форматирования и работать только с данными.

Начиная с Excel 2010, функция вставки значений отображается во всплывающем меню при нажатии правой клавишей мыши

2. Вставить форматы

14. Какой ваш любимый способ вставки?

Есть еще много других скрытых способов вставки, таких как вставка XML-данных, изображений, объектов, файлов и т.д. Но мне интересно, какими интересными приемами вставки пользуетесь вы. Напишите, какой ваш любимый способ вставки?

Вставляйте и удаляйте строки, столбцы и ячейки для оптимального размещения данных на листе.

Примечание: В Microsoft Excel установлены следующие ограничения на количество строк и столбцов: 16 384 столбца в ширину и 1 048 576 строк в высоту.

Вставка и удаление столбца

Чтобы вставить столбец, выделите его, а затем на вкладке Главная нажмите кнопку Вставить и выберите пункт Вставить столбцы на лист .

Чтобы удалить столбец, выделите его, а затем на вкладке Главная нажмите кнопку Вставить и выберите пункт Удалить столбцы с листа .

Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши в верхней части столбца и выбрать команду Вставить или Удалить .

Вставка и удаление строки

Чтобы вставить строку, выделите ее, а затем на вкладке Главная нажмите кнопку Вставить и выберите пункт Вставить строки на лист .

Чтобы удалить строку, выделите ее, а затем на вкладке Главная нажмите кнопку Вставить и выберите пункт Удалить строки с листа .

Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши выделенную строку и выбрать команду Вставить или Удалить .

Вставка ячейки

Выделите одну или несколько ячеек. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить .

В окне Вставка выберите строку, столбец или ячейку для вставки.

Например, чтобы вставить новую ячейку между ячейками "Лето" и "Зима":

Щелкните ячейку "Зима".

На вкладке Главная Вставить и выберите команду Вставить ячейки (со сдвигом вниз) .

Новая ячейка добавляется над ячейкой "Зима":

Вставка строк

Чтобы вставить одну строку : щелкните правой кнопкой мыши всю строку, над которой требуется вставить новую, и выберите команду Вставить строки .

Чтобы вставить несколько строк, выполните указанные ниже действия. Выделите одно и то же количество строк, над которым вы хотите добавить новые. Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить строки.

вставку столбцов

Чтобы вставить один новый столбец, выполните указанные ниже действия. Щелкните правой кнопкой мыши весь столбец справа от того места, куда вы хотите добавить новый столбец. Например, чтобы вставить столбец между столбцами B и C, щелкните правой кнопкой мыши столбец C и выберите команду Вставить столбцы.

Чтобы вставить несколько столбцов, выполните указанные ниже действия. Выделите то же количество столбцов, справа от которых вы хотите добавить новые. Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить столбцы .

Удаление ячеек, строк и столбцов

Если вам больше не нужны какие-либо ячейки, строки или столбцы, вот как удалить их:

Выделите ячейки, строки или столбцы, которые вы хотите удалить.

На вкладке Главная щелкните стрелку под кнопкой Удалить и выберите нужный вариант.

При удалении строк или столбцов следующие за ними строки и столбцы автоматически сдвигаются вверх или влево.

Совет: Если вы передумаете сразу после того, как удалите ячейку, строку или столбец, просто нажмите клавиши CTRL+Z, чтобы восстановить их.

Довольно часто возникает вопрос, как сделать перенос на другую строку внутри ячейки в Экселе? Этот вопрос возникает когда текст в ячейке слишком длинный, либо перенос необходим для структуризации данных. В таком случае бывает не удобно работать с таблицами. Обычно перенос текста осуществляется с помощью клавиши Enter. Например, в программе Microsoft Office Word. Но в Microsoft Office Excel при нажатии на Enter мы попадаем на соседнюю нижнюю ячейку.

Итак нам требуется осуществить перенос текста на другую строку. Для переноса нужно нажать сочетание клавиш Alt+ Enter . После чего слово, находящееся с правой стороны от курсора перенесется на следующую строку.

Автоматический перенос текста в Excel

В Экселе на вкладке Главная в группе Выравнивание есть кнопка «Перенос текста». Если выделить ячейку и нажать эту кнопку, то текст в ячейке будет переноситься на новую строку автоматически в зависимости от ширины ячейки. Для автоматического переноса требуется выполнить простое нажатие кнопки.

Убрать перенос с помощью функции и символа переноса

Для того, что бы убрать перенос мы можем использовать функцию ПОДСТАВИТЬ.

Функция заменяет один текст на другой в указанной ячейке. В нашем случае мы будем заменять символ пробел на символ переноса.

Синтаксис формулы:

ПОДСТАВИТЬ (текст;стар_текст;нов_текст;[номер вхождения])

Итоговый вид формулы:

ПОДСТАВИТЬ(A1;СИМВОЛ(10); » «)

• А1 – ячейка содержащая текст с переносами,
• СИМВОЛ(10) – символ переноса строки,
• » » – пробел.

Если же нам наоборот требуется вставить символ переноса на другую строку, вместо пробела проделаем данную операцию наоборот.

ПОДСТАВИТЬ(A1; » «;СИМВОЛ(10))

Что бы функция работало корректно во вкладке Выравнивание (Формат ячеек) должен быть установлен флажок «Переносить по словам».

Перенос с использование формулы СЦЕПИТЬ

Для решения нашей проблемы можно использовать формулу СЦЕПИТЬ.

Синтаксис формулы:

СЦЕПИТЬ (текст1,[текст2]…)

У нас имеется текст в ячейках A1 и B1. Введем в B3 следующую формулу:

СЦЕПИТЬ(A1;СИМВОЛ(10);B1)

Как в примере, который я приводил выше, для корректной работы функции в свойствах требуется установить флажок «переносить по словам».