Eine vielseitige Reihe von Anwendungen zum Arbeiten mit Textdateien (Word), Tabellenkalkulationen (Excel), Präsentationen (PowerPoint), E-Mails (Outlook), Notizen (OneNote) und anderen Arten von Dokumenten. Die erste Version von Microsoft Office wurde vor 27 Jahren veröffentlicht, aber dank ständiger Weiterentwicklung ist dieses Produkt immer noch eines der beliebtesten auf dem Markt.

Programme aus der Microsoft Office-Suite vereinen leistungsstarke Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Daher eignen sie sich hervorragend zum Erstellen und Bearbeiten Bürounterlagen jede Komplexität. Außerdem sind sie mit integriert Cloud-Services Microsoft: Sie können auf jedem Gerät auf Dateien zugreifen und mit anderen Personen an freigegebenen Dokumenten zusammenarbeiten.

Microsoft Office geht weit über die Grundfunktionen hinaus. Zum bequemen Arbeiten mit Text verfügt Word beispielsweise über einen integrierten Übersetzer und eine Spracherkennungsfunktion, die vom Benutzer diktierte Wörter druckt. Und OneNote kann Text in Bildern erkennen.

2. iWork

• Plattformen: macOS, iOS, Web.
• Kostenlos.

Gebrandmarkt Bürosuite Apple, die jeder kostenlos herunterladen kann Mac-Benutzer. Fast so gut wie ihre Gegenstücke von Microsoft, können Sie mit Pages, Numbers und Keynote Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen erstellen, während Sie sie mit Kollegen auf macOS, iOS oder im Browser bearbeiten.

• Preis: kostenlos oder ab 1.000 Rubel pro Jahr.

Dieser beliebte digitale Notizblock ist ein großartiges Tool zum Verwalten einer großen Sammlung von Text-, Bild- und Sprachnotizen. Evernote bietet ein Tagging-System, mit dem Sie hinzugefügte Einträge markieren können. Für mehr Komfort können Tags gruppiert und ineinander verschachtelt werden. Dieser einzigartige Ansatz macht es einfach, Hunderte und sogar Tausende von Notizen zu strukturieren und bei Bedarf schnell die gewünschten zu finden.

Unterstützt die Synchronisierung zwischen Geräten und ermöglicht Ihnen das Arbeiten ohne Verbindung zum Netzwerk.

4. Funke

• Kostenlos.

Keiner Büroarbeiten Interaktion mit der Mail nicht mehr wegzudenken. Spark hilft Ihnen, die Blockaden von Posteingängen zu sortieren und so schnell wie möglich auf Briefe von Kollegen zu antworten. Dank der auf Kleinigkeiten durchdachten Schnittstelle, automatischer Sortierung von Briefen, intelligente Suche und viele andere nützliche Funktionen Ihre Arbeit mit der Post wird zu einem wahren Vergnügen.

• Kostenlos.

Büroangestellte haben oft mit PDF-Dokumenten zu tun. In solchen Situationen ist es wichtig, einen praktischen PDF-Viewer zur Hand zu haben. Und noch besser - ein Programm, mit dem Sie Dokumente nicht nur ansehen, sondern auch kommentieren können. Foxit Reader ist ein guter Kandidat für diese Position. Es ist schnell und einfach zu verwalten. Damit können Sie PDF-Dateien lesen, Notizen im Text machen und Ihre Kommentare auf den Seiten hinterlassen.

• Plattformen: macOS, iOS, watchOS.
• Preis: 3 790 Rubel.

Es ist völlig unmöglich, den Fluss der täglichen Aufgaben im Auge zu behalten, und daher ist das Fixieren von Ideen und das Planen von Dingen der Schlüssel zum Erfolg bei der Arbeit. Im Gegensatz zu Todoist wird Things akribisch mit viel Liebe zum Detail der Benutzeroberfläche und des Designs erstellt, sodass Sie alle Ihre Angelegenheiten schnell und bequem in Ordnung bringen können. Die Anwendung bekennt sich zur Philosophie und hilft, Arbeitsprojekte zu organisieren, Aufgaben zu strukturieren und zu planen. Alles, was Sie tun müssen, ist sie zu vervollständigen.

• Plattformen: Windows, macOS.
• Preis: Kostenlos oder $25.

Wenn Sie während der Arbeit zu oft von unangemessenen Websites und Programmen abgelenkt werden, hilft Ihnen Cold Turkey Blocker. Diese App blockiert alle Ablenkungen für die von Ihnen festgelegte Zeit. Bis zum Ablaufdatum können Sie die in der Liste enthaltenen Websites und Programme nicht öffnen. Cold Turkey Blocker kann das Blockieren automatisch nach einem benutzerdefinierten Zeitplan aktivieren.

• Plattformen: macOS, iOS.
• Preis: 2 290 Rubel.

MindNode ist für jeden nützlich, der mit komplexen Projekten arbeitet, und ermöglicht es Ihnen, die Entwicklung einer Idee zu einem Endprodukt zu visualisieren. Mit dieser App können Sie Brainstorming durchführen, beliebig komplexe Aufgaben erstellen und schnell mit Kollegen teilen sowie Aufgaben in Things, OmniFocus und andere Apps oder Dienste exportieren.

• Plattformen: Windows, Android, iOS, Web.
• Preis: Kostenlos oder ab 3,33 $ pro Monat.

Dieses kleine Dienstprogramm synchronisiert Ihren Computer mit Ihrem Smartphone, Tablet oder anderen Geräten. Es reicht aus, Pushbullet-Clients auf allen Geräten zu installieren und sie mit einem gemeinsamen Konto zu verbinden. Danach können Sie alle mobilen Benachrichtigungen auf Ihrem Computer sehen und Notizen, Links und kleine Dateien zwischen Gadgets übertragen.

Wenn dein Mobilgerät funktioniert auf Android, Sie können auch SMS- und Messenger-Nachrichten direkt von Ihrem Computer aus senden und empfangen. Darüber hinaus integriert Pushbullet Zwischenablagen verschiedene Geräte: Jeder auf einem Smartphone oder Tablet kopierte Text kann sofort in ein Textfeld auf einem Computer eingefügt werden und umgekehrt.

10. Bär

• Plattformen: macOS, iOS.
• Preis: kostenlos oder 949 Rubel pro Jahr.

Ein einfaches und leichtes Analogon von Evernote, mit dem Ideen, Code und im Allgemeinen beliebige Texte aufgezeichnet werden können. Bär hat leistungsstarkes System Tags mit Untertags, einfache Suche und unterstützt vereinfachtes Markdown-Markup sowie das Exportieren von fertigem Text in verschiedene Formate, einschließlich HTML, PDF und DOCX. Und die Anwendung verfügt über eine prägnante Benutzeroberfläche und schöne Designthemen für jeden Geschmack.

• Plattformen: macOS, iOS, watchOS.
• Preis: 379 Rubel.

Die Pomodoro-Technik ist für ihre Wirksamkeit bekannt und weit verbreitet. Für eine Lawine von Routine- und wenig Büroaufgaben passt es perfekt. Mit dem FocusList-Timer können Sie nicht nur Arbeitszeiten und Ruhepausen im Auge behalten, sondern auch sehen, wie lange bestimmte Aufgaben dauern. Und das wiederum hilft, den Arbeitsablauf zu analysieren und weniger aufzuschieben.

12. Flussmittel

• Plattformen: Windows, macOS, Linux.
• Kostenlos.

Während des Arbeitstages ändert sich die Beleuchtung im Büro. Aber die Temperatur der Farben auf Ihrem Arbeitsdisplay ist immer die gleiche wie in Natur Tageslicht, und unter den Abendlampen. Dieser Unterschied kann dazu führen, dass der Bildschirm zu hell erscheint und Ihre Augen schnell ermüden. Das Programm f.lux passt die Displayfarben automatisch an die Lichtverhältnisse an. Eine ähnliche Funktion ist in Windows 10 integriert, aber f.lux ist anpassbarer und bietet Ihnen den besten Augenkomfort.

13. Einfügen

• Plattformen: macOS.
• Preis: 749 Rubel.

Ein kleines Dienstprogramm, Paste, erweitert die Möglichkeiten der Zwischenablage erheblich, was bei der Arbeit mit verschiedenen Dokumenten und Tabellenkalkulationen einfach von unschätzbarem Wert ist. Die Anwendung merkt sich den kopierten Text, Dateien und Links und öffnet bequemen Zugriff auf den Verlauf der Zwischenablage. In den Einstellungen können Sie die Anzahl der gespeicherten Objekte anpassen, Hotkeys festlegen und die Synchronisierung mit all Ihren Geräten aktivieren.

14. GIMP

• Plattformen: Windows, macOS, Linux.
• Kostenlos.

Auch wenn Sie kein Designer sind, bearbeiten Sie wahrscheinlich Bilder für verschiedene Büroaufgaben. Zum Beispiel ein Foto zuschneiden und seine Farben für die nächste Präsentation anpassen oder auf einem Unternehmensportal posten. Photoshop für solche Zwecke zu installieren ist dumm. Es ist einfacher, es zu benutzen kostenlose Alternative- GIMP. Dieser Editor ist Photoshop möglicherweise in der Anzahl der Funktionen unterlegen. Aber für nicht-professionelle Aufgaben wird es definitiv mehr als genug sein.

• Plattformen: macOS.
• Preis: 229 Rubel.

Aber die Look Up-Anwendung kümmert sich um Ihre Gesundheit, oder besser gesagt, um Ihr Sehvermögen. Es hilft, die Augenmuskelspannung durch die Arbeit am Computer zu reduzieren, und erinnert Sie alle 20 Minuten daran, sich für ein paar Sekunden vom Bildschirm zu lösen und in die Ferne zu schauen. Auch in Look Up gibt es eine Auswahl an einfachen Übungen, um einen steifen Rücken und andere Muskeln zu dehnen.

• Plattformen: macOS, iOS, Windows.
• Preis: 45 $ 4,16 $ pro Monat.

TextExpander spart Zeit für alle, die viel mit Texten arbeiten und oft die gleichen Informationen eingeben müssen. Damit können Sie Tastenkombinationen einrichten, die sofort zu einem vordefinierten Text beliebiger Größe erweitert werden. Mit TextExpander können Sie beispielsweise E-Mails, E-Mail-Antworten, Zahlungsdetails und andere Informationen einfügen, die Sie häufig manuell mit ein paar Klicks eingeben. Dank Synchronisierung werden Shortcuts auch unter iOS verfügbar sein, wo die Eingabe über die TextExpander-Tastatur erfolgt.

• Plattformen: Windows, macOS, Android, iOS, Web.
• Preis: kostenlos oder ab 2.190 Rubel pro Jahr.

Todoist kann als normaler Tages- oder Arbeitsplaner verwendet werden. Alles ist wie gewohnt: Aufgaben erstellen, Erinnerungen setzen, erledigte Aufgaben markieren.

Gleichzeitig reichen die Fähigkeiten dieses Dienstes aus, um die komplexesten Büroprojekte mit einer mehrstufigen Struktur, einer großen Anzahl von Teilnehmern und Teilaufgaben zu verwalten. Todoist verfügt über Tools zum Delegieren und Anpassen von Aufgabenhierarchien, Labels, Filtern und anderen erweiterten Funktionen. Dank ihnen passt sich die Anwendung leicht an Ihre persönlichen und beruflichen Ziele an, egal wie groß sie sind.

Indem du den Todoist-Client auf deinem Gerät installierst, kannst du deine Aufgaben auch dann verwalten, wenn du offline bist.

Die Arbeit mit Dokumenten nimmt den Benutzern, insbesondere den Büroangestellten, viel Zeit in Anspruch. Aber es gibt viele Programme, die die manuelle Arbeit bei der Arbeit mit Dokumenten erheblich optimieren können, indem sie einige Prozesse automatisieren. Viele dieser Lösungen sind einfach zu bedienen, sehr komfortabel und kostengünstig und stehen daher einem breiten Anwenderkreis zur Verfügung. Diese Programme werden in diesem Artikel besprochen.

Dokumentenorganisation

Benutzer, die damit umgehen müssen eine große Anzahl elektronische Dokumente, ist die Situation bekannt, dass es trotz des strengen Systems von Verzeichnissen und Unterverzeichnissen viel Zeit in Anspruch nimmt, das richtige Dokument zu finden. Eine der Lösungen für dieses Problem ist die Verwendung eines speziellen Katalogisierungsprogramms, dessen Hauptaufgabe darin besteht, die Daten zu organisieren und zu sortieren, was letztendlich eine schnelle Suche nach den erforderlichen Informationen gewährleistet. Es gibt eine große Anzahl solcher Katalogisierer auf dem Markt, und alle konzentrieren sich darauf, entweder Disketten, Ordner und Dateien oder einige hochspezialisierte Informationen (Filme, Münzen, Briefmarken usw.) zu katalogisieren. Zum Katalogisieren von Dokumenten eignet sich jeder universelle Katalogisierer, mit dem Sie Ordner und Dateien unterschiedlicher Art katalogisieren können. Das WhereIsIt-Paket (http://www.whereisit-soft.com/) gilt als das beste dieser Lösungen, aber es ist ziemlich teuer, und seine Funktionen sind für viele Benutzer eindeutig überflüssig. Für die meisten reicht es aus, das WinCatalog Standard-Paket zu verwenden.

Ein anderer Weg besteht darin, verwandte Dokumente zu komplexen hierarchisch strukturierten Dokumenten zu kombinieren, die in Datendateien gespeichert sind, die diesen Strukturen entsprechen. In solchen strukturierten Dokumenten ist es aufgrund der Strukturierung und der erweiterten Suchfunktionen innerhalb des Dokuments viel bequemer, zu navigieren und die benötigten Informationen zu finden. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen eine solche Strukturierung eine externe Suche und die Suche nach Dokumenten anhand von darin enthaltenen Textfragmenten. Beispielsweise ist das Maple-Paket darauf ausgelegt, hierarchisch strukturierte Dokumente zu erstellen.

WinCatalog-Standard

Entwickler: WinCatalog.com

Verteilungsgröße: 1,62 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Verteilungsmethode: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Preis: 200 reiben.

WinCatalog Standard ist ein einfach zu bedienender multifunktionaler Katalogisierer mit einer übersichtlichen russischsprachigen Benutzeroberfläche (Abb. 1). Mit dem Paket können Sie Daten von allen Medien katalogisieren, die an Ihren Computer angeschlossen werden können: Disketten, Festplatten und Netzlaufwerke, normale CDs und Audio-CDs, Zip-Disketten usw. Damit können Sie beliebige Ordner und Dateien unabhängig von ihrem Speicherort sortieren und organisieren. Sie können Daten entweder manuell (sofort in virtuelle Ordner) oder durch Scannen von Datenträgern (einschließlich dort befindlicher Zip-Archive) in den Katalog eingeben. In diesem Fall ist es besser, die von den Datenträgern extrahierten Ordner und Dateien der Einfachheit halber in virtuelle Ordner zu sortieren Orientierung, was dank Unterstützung von Drag & Drop-Operationen nicht lange dauert.

Reis. 1. WinCatalog-Standardschnittstelle

Die allgemeine Verzeichnisverwaltung ist einfach und bequem. Die Aufteilung der Daten in thematische Ordner erleichtert die Orientierung erheblich, und die Platzierung von Ordnern und ihren verschachtelten Elementen lässt sich einfach per Drag-and-Drop ändern. Erweiterte Suche (nach Name, Kommentar, Größe und Änderungsdatum; Abb. 2), die boolesche Operationen und die Möglichkeit, einen bestimmten Ordner für die Suche auszuwählen, sowie die Berücksichtigung von Schlüsselwörtern unterstützt (diese können umsichtig zu einzelnen Katalogelementen hinzugefügt werden). ), ermöglicht es Ihnen, das gewünschte Dokument schnell zu finden, und die Suche nach Duplikaten besteht darin, doppelte Elemente aus der Sammlung zu entfernen. Das Exportieren des gesamten oder eines Teils des Dokumentationskatalogs in eine CVS-Datei ermöglicht die Verarbeitung der Daten in einer anderen Anwendung (z. B. MS Excel), während das Exportieren in eine HTML-Datei zum Drucken des Katalogs praktisch ist.

Reis. 2. Suche nach Dokumenten in WinCatalog Standard

Ahorn 6.25

Entwickler: Crystal Office-Systeme

Verteilungsgröße: Ahorn - 5,3 MB, Ahorn Professional - 5,89 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows (alle Versionen)

Verteilungsmethode: Shareware (30-Tage-Demo: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Preis: Ahorn – 21,95 $, Ahorn Professional – 30,95 $

Maple ist ein benutzerfreundlicher Dokumentenmanager, mit dem Sie verschiedene Materialien in hierarchischen Strukturen kombinieren und als Ergebnis strukturierte Dokumente erhalten: Geschäftspläne, Berichte, analytische Notizen, Broschüren usw. In solchen hierarchischen Dokumentenbäumen werden vielfältige Informationen übersichtlicher dargestellt und jedes Dokument ist viel einfacher zu finden als bei der Standardkatalogisierung. Um in Maple erstellte Dokumente anzuzeigen, benötigen Sie einen speziellen Maple Reader, der kostenlos heruntergeladen werden kann unter: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Das Paket hat eine benutzerfreundliche Oberfläche (Abb. 3) und ist so einfach zu erlernen, dass selbst das Fehlen einer russischsprachigen Lokalisierung des Programms für die meisten Benutzer kein Hindernis darstellt, und daher kann diese Lösung einem breiten Publikum empfohlen werden.

Reis. 3. Maple-Programmschnittstelle

Der Manager wird in zwei Versionen präsentiert: Basic Maple und Extended Maple Professional. Zur Nummer grundlegende Unterschiede erweiterte Version sollte das Vorhandensein eines solchen enthalten Zusatzfunktionen wie Dokumente suchen, Grammatik prüfen, Dateien verschlüsseln und hierarchische Strukturen sichern.

Die Basis eines jeden Dokuments in Maple ist ein hierarchischer Baum von Knoten, wobei die Verschachtelungsebene der Unterknoten sowie deren Anzahl nicht begrenzt ist. Jeder Knoten ist ein separates Dokument, das nicht nur Text enthält (ob direkt getippt, aus der Zwischenablage eingefügt oder aus Dokumenten im RTF-, DOC-, WRI- und HTML-Format importiert), sondern auch tabellarisches Material, Grafiken und Links zu grundlegenden Fragmenten des Finales Dokument oder Dateien usw. Bei der Vorbereitung von Dokumenten wird die Verwendung eines Standardsatzes von Funktionen zum Arbeiten mit Text bereitgestellt: Ändern von Schriftart und -größe, Erstellen von Listen, Entwerfen von Absätzen, Verwenden von Stilen usw. Durch die Integration mit MS Word können Sie die Rechtschreibprüfung verwenden in MS Word integriert, um die Grammatik zu überprüfen und nach Synonymen nicht nur auf Englisch, sondern auch auf Russisch zu suchen. Das eingebaute Redundanzsystem bietet die Möglichkeit komprimiert zu erstellen Sicherungen hierarchische Dokumente (im ZIP- und CAB-Format). Der integrierte Verschlüsselungsassistent hilft Ihnen, vertrauliche Dokumente mit dem kryptografischen Blowfish-Algorithmus zu verschlüsseln. Und mit dem Finder-Suchmodul können Sie die erforderlichen Dokumente schnell nach Namensfragment, Autor, Kommentaren, Inhalt (Abb. 4) usw. finden.

Reis. 4. Dokumente nach Inhalt suchen
darin Text in Maple

Schneller Zugriff auf Dokumente

Die Technologie der computergestützten Erstellung von Dokumenten setzt voraus, dass die erstellten Dokumente in Zukunft wiederholt verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise ein neues Dokument entwickeln, benötigen Sie möglicherweise ein oder zwei Absätze aus dem Dokument von gestern, oder das neue Dokument ist im Allgemeinen eine Kopie des alten, jedoch mit geänderten variablen Informationen usw.

Leider kann sich der Benutzer bei weitem nicht immer den Namen des wichtigen Dokuments merken, das vorgestern erstellt wurde, und hat manchmal keine Ahnung, wo er danach suchen soll. Natürlich müssen Sie Dokumenten aussagekräftige Namen geben und sie in einem ordentlichen Katalog speichern, aber leider passiert es aufgrund von Eile, ablenkenden Anrufen usw. Infolgedessen kann die Suche nach dem gewünschten Dokument viel kostbare Zeit in Anspruch nehmen - schließlich ist es keineswegs eine Tatsache, dass Sie es über die Liste der Windows-Links zu den neuesten verfügbaren Dokumenten öffnen können Startmenü. Der Punkt ist, dass diese Liste:

• auf 15 Dokumente begrenzt - dies bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit, beispielsweise vor einer Woche Dokumente zu erhalten, nahezu null ist;
• ermöglicht es Ihnen nicht, das Dokument zu finden, wenn Sie sich an einen Teil des Textes erinnern, aber den Dateinamen vergessen haben;
• enthält keine Dokumente mit demselben Namen (aber unterschiedlichen), die unter demselben Namen, aber in gespeichert sind verschiedene Ordner, was z. B. relevant ist, wann gemeinsame Arbeitüber das Dokument mit der Bildung mehrerer seiner Versionen.

Es gibt ein weiteres Problem - vorgesehen in Windows-Liste neuere Dokumente sind einer der Kanäle für das Durchsickern vertraulicher Daten, da jeder Benutzer (einschließlich eines Eindringlings) sie verwenden kann, um etwas über die Art der Computeraktivitäten des Eigentümers herauszufinden. Daher wird empfohlen, diese Liste regelmäßig zu löschen, z. B. mit Dienstprogrammen, um „Junk“-Daten von der Festplatte zu entfernen. Dadurch entsteht eine scheinbar paradoxe Situation: Wenn ein Benutzer regelmäßig Informationen über zuletzt verwendete Dokumente aus Sicherheitsgründen vernichtet, verliert er den schnellen Zugriff darauf und läuft sonst Gefahr, Opfer von Eindringlingen zu werden. Es gibt jedoch einen Ausweg: Sie können das spezialisierte Dienstprogramm ActualDoc verwenden, das erweitert wird Windows-Funktionen in Bezug auf die Arbeit mit aktuellen Dokumenten.

Wenn das gewünschte Dokument vor langer Zeit erstellt wurde und daher nicht in der Liste der zuletzt geöffneten Dokumente (sowohl in Windows integriert als auch in der ActualDoc-Liste) erscheinen kann, müssen Sie danach suchen. Hier tritt ein weiteres Problem auf: Der Benutzer erinnert sich in der Regel nicht an den Namen des Dokuments (sowie an das Datum seiner Erstellung), aber er weiß, welche Schlüsselwörter im Text enthalten sind. Das bedeutet, dass Sie nach einem Dokument anhand von darin enthaltenen Textfragmenten suchen müssen - leider, diese Aufgabe obwohl es durch eingebaute gelöst werden kann Windows-Tools oder zum Beispiel Word, aber sehr mittelmäßig. Und der Punkt ist nicht nur, dass eine solche Suche nicht ganz offensichtlich ist und langsam durchgeführt wird – manchmal kann man das in Kauf nehmen. Viel wichtiger ist, dass nicht alle Dateien gefunden werden – die morphologischen Merkmale der russischen Sprache werden bei der Suche nicht berücksichtigt, also Dateien, in denen die gesuchten Wörter eine andere Groß-/Kleinschreibung haben, werden nicht gefunden. Gleichzeitig bieten spezialisierte Suchprogramme wie Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 und Phoenix Search (http://indexlab .net/) schnell die benötigten Dokumente finden, unabhängig von ihrem Standort. Das Paket „Archivarius 3000“ erscheint uns im Hinblick auf das „Preis/Qualität“-Verhältnis als das attraktivste unter den genannten Lösungen.

ActualDoc 3.5

Entwickler: Flexigen-Software

Verteilungsgröße: Standard - 4,1 MB, Professionell - 3,6 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 2000/XP/2003/Vista

Verteilungsmethode: Standard – Freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional – Shareware (14-Tage-Demo – http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc.exe )

Preis: Standard ist kostenlos, Professional kostet 19,95 $

ActualDoc ist ein neuer Dokumentenmanager, der sich an verwendete Dokumente erinnert und einen schnellen und sicheren Zugriff darauf bietet. Das Programm ist einfach und intuitiv, hat eine benutzerfreundliche Oberfläche mit Unterstützung für die russische Sprache (Abb. 5) und erfordert praktisch keine Zeit zum Beherrschen, zumal es von einer vollständigen Anleitung begleitet wird Hilfesystem, und kann daher zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Profis und Heimanwender werden.

Reis. 5. ActualDoc-Programmschnittstelle

ActualDoc verfolgt die Downloads einer unbegrenzten Anzahl von Dokumenten innerhalb eines vom Benutzer festgelegten Zeitraums (standardmäßig - 60 Tage), unterstützt mehr als 40 Dateiformate (Text- und Bilddateien, MS Office-Dokumente und HTML-Dokumente, PDF-Dateien usw. ) und ermöglicht es Ihnen, alle schnell herunterzuladen. Das Finden des richtigen Dokuments in der Programmumgebung ist kein Problem. Wenn die Liste der gespeicherten Dokumente relativ klein ist, können Sie ein Dokument direkt aus der Liste auswählen. Ansonsten ist es sinnvoller, die Liste der möglichen Bewerber vorab durch eine Filterung (Filterung nach Zeitraum möglich) einzugrenzen. um Intervall, nach Erweiterung und Kategorie) oder suchen Sie nach dem Namen des Dokuments (allgemein) oder nach einem darin enthaltenen Textfragment (die Suche im russischen Text ist jedoch nicht immer erfolgreich). Es gibt eine andere Möglichkeit, das gewünschte Dokument schnell zu öffnen - über die integrierten Lesezeichen (wie in Internet Explorer; Reis. 6), die einzelnen häufig verwendeten Dokumenten zugeordnet werden können und den Zugriff auf diese erheblich beschleunigen, da keine Suche erforderlich ist. Das ausgewählte Dokument steht im integrierten Viewer - zum Anzeigen, Suchen und Kopieren sowie in einer externen Anwendung - zum Bearbeiten zur Verfügung und kann zur vollständigen Bearbeitung, zum selektiven Kopieren von Informationen daraus oder zum Versenden eines Dokuments verwendet werden Email. In diesem Fall kann die Dokumentenliste selbst ausgeblendet werden neugierige Blicke und passwortgeschützt- In diesem Fall werden kürzlich verwendete Dateien nicht im Menü angezeigt Start -> Dokumente.

Reis. 6. Öffnen eines Dokuments über ein Lesezeichen
in ActualDoc

Das Paket ist in zwei Versionen erhältlich: kostenloser Basisstandard und kostenpflichtiger Professional. Mit den Funktionen der kostenlosen Version können Sie keine Dokumente in den integrierten Viewern anzeigen, die Suchfunktion verwenden (daher können Sie nur visuell nach Dokumenten suchen, die vollständige oder gefilterte Liste anzeigen), benutzerdefinierte Kategorien erstellen und Lesezeichen bearbeiten.

Archivar 3000 (3.82)

Entwickler: Likasoft

Verteilungsgröße: 3MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Verteilungsmethode: Shareware (30-Tage-Demo - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Preis: Studentenlizenz - 195 Rubel, persönliche Lizenz - 295 Rubel, kommerzielle Lizenz - 900 Rubel.

« Archivarius 3000 ist die optimale Lösung für die schnelle Dokumentensuche in 18 verschiedenen Sprachen (darunter Russisch, Englisch, Deutsch und Französisch) und richtet sich an ein breites Nutzerspektrum. Das Programm bietet sofortigen Zugriff auf Dokumente auf der Festplatte, im Netzwerk und Wechseldatenträger(CD, DVD, ZIP etc.) und kann mit allen gängigen Dokumententypen (PDF-Dateien, MS-Office-Dokumente, Textdateien etc.) arbeiten. Es kann Archive durchsuchen (ZIP, RAR usw.), Mail-Nachrichten(Outlook, Outlook Express, The Bat! usw.) und deren Anhänge. Darüber hinaus werden Suchen in den Datenbanken Lotus Notes und Lotus Domino sowie in den Nachrichtendatenbanken ICQ, Odigo IM und Miranda IM unterstützt.

Neben der üblichen Suche nach einem Schlüsselwort oder einer Reihe von Schlüsselwörtern unterstützt das Programm einen erweiterten Suchmodus mit logische Funktionen und kann Dokumente nicht nur nach Inhalt, sondern auch nach Dateiname, Änderungsdatum, Größe, Dokumententyp, Kodierung usw. suchen (Abb. 7). Dank der vollen Unicode-Unterstützung wird die Suche nicht nur in einsprachigen Dokumenten, sondern auch in mehrsprachigen Dokumenten (z. B. mit Text in Russisch und Deutsch gleichzeitig) korrekt durchgeführt. Es ist möglich, über das Internet nach Dokumenten aus der Ferne zu suchen, mit anschließendem Zugriff auf die gefundenen Dokumente über einen beliebigen Internetbrowser, wie z. B. den Internet Explorer. Suchergebnisse können im Auszugsmodus präsentiert werden, wenn die wichtigsten (relevanten) Fragmente ausgewählter Dokumente mit Hervorhebung gefundener Wörter angezeigt werden, und im Tabellenmodus, wenn kurze Informationüber Dokumente (Abb. 8), nach denen sie sortiert werden können.

Reis. 7. Suchen Sie nach Dokumenten in der Archivist 3000-Umgebung

Reis. 8. Optionen zum Präsentieren von Suchergebnissen
in "Archivarius 3000"

Ausfüllen von Standarddokumenten

Die Erstellung von Standarddokumenten nimmt einen erheblichen Teil der Zeit für diejenigen Benutzer in Anspruch, die im Dienst mit der Erstellung verschiedener Dokumentationen in Versicherungsgesellschaften, Banken, Notaren, Unternehmen, die verschiedene Arten von Dienstleistungen erbringen, usw. In der Regel werden solche Dokumente in Textform erstellt Word-Editor auf Basis ursprünglich entwickelter Basisdokumente, in denen einige variable Informationen einfach ersetzt werden. Daran ist nichts Kompliziertes, aber bei großen Dokumentationsmengen sind Fehler unvermeidlich - Sie können beispielsweise versehentlich Daten an der falschen Stelle eingeben, wo sie sein sollten, oder einige Wörter des Dokuments löschen usw. Daher ist es wünschenswert, dass nur diejenigen Felder zur Eingabe geöffnet sind, in die Daten eingegeben werden sollen, und alle anderen Texte gesperrt werden. Die Möglichkeit, solche Dokumente in Word von Entwicklern zu erstellen, ist gegeben. Es reicht aus, eine Reihe von Vorlagen für alle in der Organisation verwendeten Standarddokumente zu entwickeln, wobei jede Vorlage das Ändern dauerhafter Daten verbietet (Befehl Extras -> Schutz festlegen -> Alle Änderungen außer der Eingabe von Daten in Formularfelder verbieten) und schulen Benutzer, Dokumente aus Vorlagen zu erstellen. Für typische Dokumente, in denen es relativ wenige variable Informationen gibt, reichen solche Vorlagen völlig aus, um den Prozess der Dokumentenerstellung erheblich zu beschleunigen und das Fehlerrisiko zu verringern.

In der Praxis werden jedoch viele Standarddokumente verwendet, in denen variable Informationen bis zur Hälfte des Volumens einnehmen und einige der variablen Daten in der einen oder anderen Form wiederholt wiederholt werden (Abb. 9) - zum Beispiel der vollständige Name. in verschiedenen Fällen Schreiben für eingegebene Daten oder Beträge usw. In diesem Fall bringt die Verwendung von Word-Vorlagen wenig, da das Ausfüllen von Dokumenten auch über Vorlagen viel Zeit in Anspruch nimmt, da alle variablen Daten manuell eingegeben werden müssen.

Reis. 9. Ein Beispiel für ein Dokument mit einem großen Volumen
variable Informationen

Es gibt noch ein weiteres Merkmal der Ausführung von Standarddokumenten - oft ist es erforderlich, nicht ein Dokument, sondern mehrere gleichzeitig zu erstellen (um beispielsweise einen Bankvertrag über die Eröffnung eines Depots zu erstellen, sind drei oder vier Arten von Vereinbarungen erforderlich Unterzeichnung). Somit müssen dieselben Informationen in verschiedene Dokumente eingetragen werden, was ebenfalls viel Zeit in Anspruch nimmt, und die Wahrscheinlichkeit, einen Fehler zu machen, steigt entsprechend. Viel schneller geht es, solche Dokumente mit spezialisierten Anwendungen zu erstellen, die darauf ausgelegt sind, den Prozess der Erstellung von Standarddokumenten zu automatisieren, wie zum Beispiel AvtoDoc oder Blitz Document. Diese Anwendungen basieren auch auf der Verwendung von Vorlagen, die es Ihnen im Gegensatz zu herkömmlichen Word-Vorlagen nicht nur ermöglichen, Daten in die dafür vorgesehenen Felder einzugeben (für die der Benutzer eine Reihe von Formularen mit Daten ausfüllen muss), sondern auch wissen, wie sie die eingegebenen Daten programmiert umwandeln, z. B. können sie die Zahl in Wörtern, Deklinationswörtern und Phrasen gemäß grammatikalischen Fällen usw. ersetzen. Dadurch sind die notwendigen Dokumente schnell ausgefüllt, und die Anzahl der Fehler, die in diesem Fall gemacht werden können, fällt um eine Größenordnung geringer aus, als wenn sie traditionell in Word erstellt werden. Darüber hinaus ist die Erstellung von Standarddokumenten durch spezialisierte Lösungen auch attraktiv, da alle erstellten Dokumente automatisch katalogisiert werden und es in Zukunft kein Problem ist, sie zu finden, und der Benutzer sich nicht mit den Feinheiten der Dokumentation auskennen muss, weil alle rechtlichen Nuancen sind bereits in den Vorlagen berücksichtigt.

AutoDoc 1.2

Entwickler: EleWise

Verteilungsgröße: 6MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 2000/XP/2003

Verteilungsmethode: Shareware (funktional eingeschränkte Demo - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Preis:"AutoDoc-Personal" - 1980 Rubel, "AutoDoc-Server" - 2980 Rubel, "AutoDoc-Client" - 1490 Rubel.

AutoDoc ist ein Programm, mit dem Sie das Ausfüllen von Standarddokumenten mithilfe von Vorlagen, die mit MS Word erstellt wurden, automatisieren und beschleunigen und ein Archiv von Dokumenten und Aufzeichnungen führen können, die mit diesen Vorlagen erstellt wurden. Der Prozess der Generierung neuer Dokumente darin ist extrem automatisiert - wählen Sie einfach das gewünschte Geschäftsszenario aus der allgemeinen Liste der Szenarien aus (ein Geschäftsszenario ist eine angepasste Vorlage) und füllen Sie das Eingabeformular mit den erforderlichen Daten aus (Abb. 10). Das erstellte Dokument kann zur weiteren Bearbeitung angezeigt, gespeichert, gedruckt oder in Word geöffnet werden.

Reis. 10. Erstellen eines Dokuments nach dem Szenario „AutoDoc“

Die Anzahl der eingebauten Skripte ist gering (Abb. 11), kann aber durch benutzerdefinierte Skripte erweitert werden, deren Erstellungsprozess detailliert und visuell in der Hilfe dargestellt wird und vollständig vom Assistenten gesteuert wird und daher zugänglich ist die meisten Benutzer. Die Entwicklung eines neuen Szenarios umfasst fünf Schritte: Eingabe des Namens des Szenarios, Erstellen einer Vorlage, Definieren von Variablen, Einrichten und Testen des Szenarios und Speichern zur weiteren Bearbeitung (Abb. 12). Die Erstellung einer Vorlage kann auf den ersten Blick einige Schwierigkeiten bereiten, da diese manuell in Word erstellt werden muss und dies Kenntnisse der Skriptsprache erfordert. Aber in der Praxis ist alles viel einfacher - es reicht zu verstehen, dass Variablen in geschweiften Klammern eingegeben werden und das $-Zeichen davor gesetzt wird, alle anderen Texte werden wie gewohnt gedruckt (Abb. 13). Neue Vorlagen können nicht nur von Grund auf neu erstellt werden, sondern auch basierend auf vorhandenen Vorlagen oder vorgefertigten Dokumenten – im ersten Fall müssen Sie nur die Skripteinstellungen ändern und mit den geänderten Einstellungen testen, und im zweiten Fall öffnen Sie die fertiges Dokument, ersetzen Sie die sich ändernden Informationen durch Variablen und geben Sie das Programm als Vorlage an. Variablen können verschiedenen Typen angehören, darunter solche, die Folgendes zulassen:

• Geben Sie Daten in mehrere Felder gleichzeitig ein: vollständiger Name, Passdaten, Details der Organisation usw.;
• einen Variablenwert aus einer Reihe von Werten auswählen;
• Führen Sie eine Vielzahl von Operationen und Konvertierungen durch: Berechnen Sie den Prozentsatz einer Zahl oder die Mehrwertsteuer eines Betrags, konvertieren Sie eine Zahl in eine Zeichenfolge, geben Sie ein aktuelles Datum usw.;
• Geben Sie ein Wort oder einen Satz in einem bestimmten Fall an usw.

Dokumente, die nach AutoDoc-Business-Szenarien erstellt wurden, werden als übersichtliche Datensätze gespeichert, sodass Sie jederzeit das gewünschte Dokument durch Filtern oder Suchen finden, anzeigen, drucken, neu erstellen oder löschen können.

Reis. 11. Das "AutoDoc"-Fenster mit einer Liste der eingebauten Gruppen
Geschäftsszenarien

Reis. 12. Entwicklung eines neuen Szenarios in „AutoDoc“

Reis. 13. Ein Beispiel für den Vorlagentext in "AutoDoc",
in der vier Variablen vorkommen: "Nummer",
"Monat", "Organisation" und "vollständiger Name"

Das Programm wird in zwei Versionen geliefert: Einzelbenutzer - "AutoDoc-Personal" und Mehrbenutzer (Netzwerk), dargestellt durch zwei Module - "AutoDoc-Server" und "AutoDoc-Client". In der Einzelbenutzerversion befinden sich alle Systemkomponenten auf dem lokalen Computer, während in der Mehrbenutzerversion die Datenbank mit Skripten, Vorlagen und Datensätzen auf dem Server installiert ist und nur der Client-Teil auf Benutzercomputern installiert ist , wodurch alle auf dem Server gespeicherten AutoDoc-Materialien verwendet werden können.

Blitzdokument 3.4.1

Entwickler: BlitzSoft

Verteilungsgröße: 991 KB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Verteilungsmethode: Shareware (funktionsbeschränkte Demoversion - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Preis: 500 reiben.

Blitz Document ist ein kompaktes Programm zum automatischen Zusammenstellen von Standarddokumenten anhand von Skriptvorlagen. Es ermöglicht Ihnen die schnelle Erstellung von Dokumenten basierend auf mehr als 30 integrierten Vorlagen (Abb. 14) oder benutzerdefinierten Skripten, die basierend auf integrierten Vorlagen oder leeren Layouts entwickelt werden können. Das Erstellen eines Dokuments nach einem vorgefertigten Szenario ist äußerst einfach - wählen Sie einfach den Szenariotyp aus und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, der den Benutzer gewissenhaft durch alle Phasen der Dokumenterstellung führt (Abb. 15). Das fertige Dokument kann angesehen, gedruckt, im integrierten Texteditor bearbeitet (sowohl variable als auch permanente Daten können korrigiert werden) oder zur Bearbeitung in Word geöffnet werden.

Reis. 14. Liste der eingebauten Skripte Blitz Document

Reis. 15. Erstellen Sie ein Skriptdokument
Blitzdokument

Die Entwicklung der erstellten Vorlagen ist etwas komplizierter, wird aber auch in der Macht der meisten Benutzer liegen. Das Beherrschen dieser Funktion wird zwar einige Zeit in Anspruch nehmen, da dies leider der Fall ist Referenzinformationen für ausreichend geschulte Benutzer konzipiert (es ist sehr geizig und enthält keine Illustrationen oder Beispiele). Technisch gesehen besteht die Erstellung eines neuen Templates aus zwei Phasen: der Wahl eines eingebauten Templates oder Layouts, auf dessen Grundlage es entwickelt wird neue Vorlage, und sequentielle Anpassung der darin enthaltenen konstanten und variablen Daten (Abb. 16). Permanente Daten werden in ihrer realen Form eingegeben, jedoch nicht direkt in den Text, sondern über Dialogfelder. Auch variable Informationen werden während des Dialogs korrigiert und nicht mehr direkt eingetragen, sondern durch Variablen mit Platzhalterzeichen ersetzt, die unter Berücksichtigung der im Programm verwendeten Skriptsprache gestaltet sind. Skripte können den bei der Generierung des Dokuments eingegebenen Text nicht nur anzeigen, sondern auch ändern, indem sie ein Befehlssystem zum Ersetzen oder Konvertieren von Daten verwenden. Vorgesehen ist beispielsweise:

Reis. 16. Entwicklung eines neuen Templates auf Basis des Layouts
im Blitzdokument

• Deklination von Wörtern und Sätzen nach grammatikalischen Fällen;
• Konvertieren von Zahlen in Zeichenfolgen;
• Übersetzung von Kalenderdaten in Zeichenfolgen;
• Durchführung von Berechnungen, die in Rechts- und Geschäftsdokumenten verwendet werden;
• Ändern des Textes in Abhängigkeit vom Wert der eingegebenen Daten usw.

Mit Blitz Document erstellte Dokumente werden in strukturierten Ledgern gespeichert – so können Sie schnell durch die Dokumentation navigieren und fast sofort auf die erforderlichen Materialien zugreifen, um sie beispielsweise auszudrucken. Darüber hinaus können Dokumente in virtuelle Fälle gruppiert werden, was für einen schnellen Zugriff auf Materialien zu einem bestimmten Thema oder Objekt in der Datenbank praktisch ist.

OCR in gescannten Dokumenten

Benutzer, die häufig Papierdokumente (Seiten eines Buches, einer Zeitung, einer Zeitschrift oder eines Faxes) in ein elektronisch bearbeitbares Format konvertieren müssen, können auf ein Zeichenerkennungssystem oder OCR-System (Optical Character Recognition) nicht verzichten, das zur automatischen Eingabe von Texten in Papierdokumenten entwickelt wurde in einen Computer. Theoretisch können Sie das Programm FineReader von ABBYY oder CuneiForm von Cognitive Technologies verwenden – beide arbeiten zuverlässig und zeichnen sich durch eine hohe Erkennungsgenauigkeit aus. Das FineReader-Paket enthält jedoch eine vereinfachte und erschwingliche ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, die es für ein breites Publikum attraktiver macht.

ABBYY FineReader 8.0

Entwickler: ABBYY-Software

Verteilungsgröße: 40,5MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Verteilungsmethode: Shareware (keine Demoversion von FineReader Home Edition, funktional eingeschränkte Demoversion von FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Preis: FineReader Home Edition - 990 Rubel, FineReader Professional Edition - 3750 Rubel.

ABBYY FineReader ist eine ideale Lösung für die Erkennung von Dokumenten, die nicht nur Text, sondern auch Design erkennen, was eine genaue Übertragung von Tabellen, Bildern und Textaufteilung in Spalten gewährleistet (Abb. 17). Das Programm ist einfach zu bedienen und kann mehrsprachige (179 unterstützte Sprachen) und mehrseitige Dokumente erkennen. Es ist möglich, das gesamte Dokument oder einzelne Seiten zu erkennen. Das Ergebnis kann in einem der gängigen Formate gespeichert werden: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT oder PDF. Es ist möglich, die Erkennungsergebnisse Schritt für Schritt zu speichern, um Fehler zu vermeiden. Implementierter Export von Erkennungsergebnissen direkt nach Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect und Adobe Acrobat. Die integrierte Rechtschreibprüfung (für 36 Sprachen) hilft, die Überprüfung des Ergebnisses zu beschleunigen, und die Integration mit Microsoft Word ermöglicht es Ihnen, das Programm direkt aus Word heraus aufzurufen, ohne von der Arbeit mit Text abgelenkt zu werden.

Reis. 17. Ergebnis der Dokumentenerkennung
in ABBYY FineReader Home Edition

Das Programm wird in zwei Versionen angeboten: FineReader Home Edition, die für Anfänger entwickelt wurde, und FineReader Professional Edition, die sich an Profis richtet. Mit der Professional-Version können Sie die Erkennungsparameter verwalten (Modus ändern, Erkennung mit Training durchführen) und verfügt über umfangreichere Erkennungsfunktionen (Erkennung von PDF-Dateien, die von Digitalkamera Texte usw.). Darüber hinaus bietet die Professional Edition mehr verschiedene Formate save, die Möglichkeit hinzugefügt, Barcodes zu erkennen und Screenshots mit dem Screenshot Reader-Dienstprogramm schnell zu erkennen.

Konvertieren von Dokumenten aus dem PDF-Format

Die gesamte technische Dokumentation wird heute im PDF-Format geliefert, um Dokumente anzuzeigen, in denen sie verwendet wird kostenloses Dienstprogramm Adobe Acrobat Reader. Häufig müssen jedoch Fragmente von PDF-Dateien verwendet werden, wenn Sie Ihre eigenen Dokumente erstellen oder Materialien im PDF-Format bearbeiten (z. B. Artikel, Verträge, Berichte usw.). Im ersten Fall müssen Sie Textfragmente und / oder Bilder aus PDF-Dateien extrahieren (theoretisch kann dies mit den integrierten Tools von Acrobat Reader durchgeführt werden, jedoch mit einem sehr mittelmäßigen Ergebnis). Im zweiten Fall müssen Sie PDF-Dokumente unter Beibehaltung des Designs des Originaldokuments in ein bearbeitbares Format (z. B. in das Word-Format) konvertieren, was im Acrobat Reader nicht einmal vorgesehen ist. In solchen Fällen helfen spezielle Dienstprogramme, von denen die Pakete ABBYY PDF Transformer und PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) am attraktivsten zu sein scheinen. Wir werden den ersten von ihnen betrachten - obwohl er teurer ist, hat er eine russischsprachige Benutzeroberfläche und ermöglicht es Ihnen, PDF-Dateien in mehrere bearbeitbare Formate zu konvertieren, und er kann nicht nur englischen, sondern auch russischen Text korrekt erkennen.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Entwickler: ABBYY-Software

Verteilungsgröße: 52MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 2000 (SP2 oder höher)/XP/Server 2003

Verteilungsmethode: Shareware (15-tägige Demo - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Preis: 1490 reiben.

ABBYY PDF Transformer ist ein Dienstprogramm zum Konvertieren von PDF-Dokumenten in Formate Microsoft-Dokumente Word (Abb. 18), Excel sowie HTML- und TXT-Dateien. Das Paket hat eine intuitive Benutzeroberfläche und ist sehr einfach zu bedienen, und daher liegt seine Entwicklung sogar in der Macht von unerfahrenen Benutzern.

ABBYY PDF Transformer kann alle PDF-Dateien konvertieren, einschließlich Dateien ohne Textebene (solche Dateien werden am häufigsten aus gescannten Dokumenten erhalten und stellen Textbilder dar) und PDF-Dateien mit einer beliebigen Kombination unterstützter Sprachen (einschließlich Russisch und Englisch) korrekt verarbeiten. . Das Dienstprogramm behält das Design des Originaldokuments (Bilder, Tabellen, Spalten, Links) genau bei und ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Konvertierungs- und Speicheroptionen. So können Sie beispielsweise Bereiche, die vom Programm als Text oder als Bild wahrgenommen werden sollen (was bei PDF-Dateien mit komplexem Layout relevant ist), klar definieren, das fertige Dokument im gleichen Layout wie im Original speichern oder als Spalte speichern Text (mit oder ohne Bilder - optional) etc. Bei Bedarf ist es möglich, einzelne Seiten oder sogar deren Fragmente selektiv zu konvertieren. Darüber hinaus kann ABBYY PDF Transformer auch eine Rückwärtskonvertierung durchführen, sodass Sie PDF-Dateien aus Microsoft Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen, Visio-Diagrammen und HTML-Dateien sowie aus praktisch jeder Anwendung erstellen können, die das Drucken eines Dokuments unterstützt (dies ist implementiert über PDF-XChange für den virtuellen Drucker ABBYY PDF Transformer 2.0).

Die Seite enthält Software, die es dem Benutzer ermöglicht, Dokumente zu erkennen, anzuzeigen und zu drucken, die Text in verschiedenen Formaten enthalten. Alle Software hat eine bequeme und intuitive Benutzeroberfläche, Softwarepakete sind die beliebtesten Tools zur Lösung ihrer Probleme.

DjVu-Reader

DjVu-Reader - ein Programm russischer Entwickler, mit dem Sie mit Dateien mit der Erweiterung DjVu arbeiten können. In der Regel haben gescannte Bücher und andere Papierquellen, die Formeln und Bilder enthalten, die schwer zu erkennen sind, dieses Format. Die Anwendung unterstützt die Sprachen Englisch und Russisch und ermöglicht es Ihnen, die Helligkeit und den Kontrast des Dokuments für einen komfortablen Bildschirmlesemodus für die Augen anzupassen. Wenn Sie in DjVu Reader arbeiten, können Sie Bilder und Text in der Zwischenablage platzieren und speichern. Unterscheidet sich in der Indexierung von Seiten und Inhalten.

(wird in einem neuen Tab geöffnet)

Adobe Reader

Adobe Reader ist die beliebteste und leistungsstärkste Software für die Arbeit mit PDF-Dateien. Dieses Format hat moderne Druckpublikationen, die von "elektronischen Druckern" gedruckt werden. Diese kostenlose Software ist nur zum Lesen, Drucken und Ändern der Seitenausrichtung von Dokumenten gedacht, ohne die Möglichkeit, sie zu bearbeiten. Die Software unterstützt die russische Sprache und ist als Plug-in in Ihren Browser integriert. Die Funktion zum Arbeiten mit 3D-Grafiken in Dokumenten, Erstellen elektronische Unterschrift, Suchen nach Daten im Netzwerk aus dem Programm heraus, ohne speziell einen Browser zu öffnen.

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ABBYY FineReader

ABBYY FineReader- nützlich Softwarepaket, entwickelt für die Texterkennung aus beliebigen Grafik- und PDF-Dateiformaten, in bearbeitbare Textformate. Die ABBYY-Technologie wurde entwickelt, um das genaueste und fehlerfreiste Texterkennungstool zu sein. Die Software hilft, Zeit beim manuellen Umschreiben des Textes und Aufwand beim Reproduzieren seiner Struktur zu sparen.

Mit anderen Worten, FineReader wiederholt nach der Konvertierung in das Textformat das Formular vollständig – Überschriften, Inhaltsverzeichnis, Aufzählungen und nummerierte Listen, Kopf- und Fußzeilen. Das Programm ist mehrsprachig, erkennt und arbeitet mit fast 200 Sprachen auf der ganzen Welt. Der nach der Erkennung erhaltene Text kann bearbeitet werden, indem er mit dem Original verglichen wird - direkt in der Softwareumgebung.

Laden Sie ABBYY FineReader kostenlos herunter
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Die Arbeit mit Dokumenten nimmt den Benutzern, insbesondere den Büroangestellten, viel Zeit in Anspruch. Aber es gibt viele Programme, die die manuelle Arbeit bei der Arbeit mit Dokumenten erheblich optimieren können, indem sie einige Prozesse automatisieren. Viele dieser Lösungen sind einfach zu bedienen, sehr komfortabel und kostengünstig und stehen daher einem breiten Anwenderkreis zur Verfügung. Diese Programme werden in diesem Artikel besprochen.

Dokumentenorganisation

Anwender, die mit einer Vielzahl elektronischer Dokumente zu tun haben, kennen die Situation, wenn es trotz des strengen Systems von Verzeichnissen und Unterverzeichnissen viel Zeit in Anspruch nimmt, das richtige Dokument zu finden. Eine der Lösungen für dieses Problem ist die Verwendung eines speziellen Katalogisierungsprogramms, dessen Hauptaufgabe darin besteht, die Daten zu organisieren und zu sortieren, was letztendlich eine schnelle Suche nach den erforderlichen Informationen gewährleistet. Es gibt eine große Anzahl solcher Katalogisierer auf dem Markt, und alle konzentrieren sich darauf, entweder Disketten, Ordner und Dateien oder einige hochspezialisierte Informationen (Filme, Münzen, Briefmarken usw.) zu katalogisieren. Zum Katalogisieren von Dokumenten eignet sich jeder universelle Katalogisierer, mit dem Sie Ordner und Dateien unterschiedlicher Art katalogisieren können. Das WhereIsIt-Paket (http://www.whereisit-soft.com/) gilt als das beste dieser Lösungen, aber es ist ziemlich teuer, und seine Funktionen sind für viele Benutzer eindeutig überflüssig. Für die meisten reicht es aus, das WinCatalog Standard-Paket zu verwenden.

Ein anderer Weg besteht darin, verwandte Dokumente zu komplexen hierarchisch strukturierten Dokumenten zu kombinieren, die in Datendateien gespeichert sind, die diesen Strukturen entsprechen. In solchen strukturierten Dokumenten ist es aufgrund der Strukturierung und der erweiterten Suchfunktionen innerhalb des Dokuments viel bequemer, zu navigieren und die benötigten Informationen zu finden. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen eine solche Strukturierung eine externe Suche und die Suche nach Dokumenten anhand von darin enthaltenen Textfragmenten. Beispielsweise ist das Maple-Paket darauf ausgelegt, hierarchisch strukturierte Dokumente zu erstellen.

WinCatalog-Standard

Entwickler: WinCatalog.com

Verteilungsgröße: 1,62 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Verteilungsmethode: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Preis: 200 reiben.

WinCatalog Standard ist ein einfach zu bedienender multifunktionaler Katalogisierer mit einer übersichtlichen russischsprachigen Benutzeroberfläche (Abb. 1). Mit dem Paket können Sie Daten von allen Medien katalogisieren, die an Ihren Computer angeschlossen werden können: Disketten, Festplatten und Netzlaufwerke, normale CDs und Audio-CDs, Zip-Disketten usw. Damit können Sie beliebige Ordner und Dateien unabhängig von ihrem Speicherort sortieren und organisieren. Sie können Daten entweder manuell (sofort in virtuelle Ordner) oder durch Scannen von Datenträgern (einschließlich dort befindlicher Zip-Archive) in den Katalog eingeben. In diesem Fall ist es besser, die von den Datenträgern extrahierten Ordner und Dateien der Einfachheit halber in virtuelle Ordner zu sortieren Orientierung, was dank Unterstützung von Drag & Drop-Operationen nicht lange dauert.

Reis. 1. WinCatalog-Standardschnittstelle

Die allgemeine Verzeichnisverwaltung ist einfach und bequem. Die Aufteilung der Daten in thematische Ordner erleichtert die Orientierung erheblich, und die Platzierung von Ordnern und ihren verschachtelten Elementen lässt sich einfach per Drag-and-Drop ändern. Erweiterte Suche (nach Name, Kommentar, Größe und Änderungsdatum; Abb. 2), die boolesche Operationen und die Möglichkeit, einen bestimmten Ordner für die Suche auszuwählen, sowie die Berücksichtigung von Schlüsselwörtern unterstützt (diese können umsichtig zu einzelnen Katalogelementen hinzugefügt werden). ), ermöglicht es Ihnen, das gewünschte Dokument schnell zu finden, und die Suche nach Duplikaten besteht darin, doppelte Elemente aus der Sammlung zu entfernen. Das Exportieren des gesamten oder eines Teils des Dokumentationskatalogs in eine CVS-Datei ermöglicht die Verarbeitung der Daten in einer anderen Anwendung (z. B. MS Excel), während das Exportieren in eine HTML-Datei zum Drucken des Katalogs praktisch ist.

Reis. 2. Suche nach Dokumenten in WinCatalog Standard

Ahorn 6.25

Entwickler: Crystal Office-Systeme

Verteilungsgröße: Ahorn - 5,3 MB, Ahorn Professional - 5,89 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows (alle Versionen)

Verteilungsmethode: Shareware (30-Tage-Demo: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Preis: Ahorn – 21,95 $, Ahorn Professional – 30,95 $

Maple ist ein benutzerfreundlicher Dokumentenmanager, mit dem Sie verschiedene Materialien in hierarchischen Strukturen kombinieren und als Ergebnis strukturierte Dokumente erhalten: Geschäftspläne, Berichte, analytische Notizen, Broschüren usw. In solchen hierarchischen Dokumentenbäumen werden vielfältige Informationen übersichtlicher dargestellt und jedes Dokument ist viel einfacher zu finden als bei der Standardkatalogisierung. Um in Maple erstellte Dokumente anzuzeigen, benötigen Sie einen speziellen Maple Reader, der kostenlos heruntergeladen werden kann unter: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Das Paket hat eine benutzerfreundliche Oberfläche (Abb. 3) und ist so einfach zu erlernen, dass selbst das Fehlen einer russischsprachigen Lokalisierung des Programms für die meisten Benutzer kein Hindernis darstellt, und daher kann diese Lösung einem breiten Publikum empfohlen werden.

Reis. 3. Maple-Programmschnittstelle

Der Manager wird in zwei Versionen präsentiert: Basic Maple und Extended Maple Professional. Zu den grundlegenden Unterschieden der erweiterten Version gehört das Vorhandensein zusätzlicher Funktionen wie Dokumentensuche, Grammatikprüfung, Dateiverschlüsselung und Reservierung hierarchischer Strukturen.

Die Basis eines jeden Dokuments in Maple ist ein hierarchischer Baum von Knoten, wobei die Verschachtelungsebene der Unterknoten sowie deren Anzahl nicht begrenzt ist. Jeder Knoten ist ein separates Dokument, das nicht nur Text enthält (ob direkt getippt, aus der Zwischenablage eingefügt oder aus Dokumenten im RTF-, DOC-, WRI- und HTML-Format importiert), sondern auch tabellarisches Material, Grafiken und Links zu grundlegenden Fragmenten des Finales Dokument oder Dateien usw. Bei der Vorbereitung von Dokumenten wird die Verwendung eines Standardsatzes von Funktionen zum Arbeiten mit Text bereitgestellt: Ändern von Schriftart und -größe, Erstellen von Listen, Entwerfen von Absätzen, Verwenden von Stilen usw. Durch die Integration mit MS Word können Sie die Rechtschreibprüfung verwenden in MS Word integriert, um die Grammatik zu überprüfen und nach Synonymen nicht nur auf Englisch, sondern auch auf Russisch zu suchen. Das integrierte Sicherungssystem bietet die Möglichkeit, komprimierte Sicherungskopien von hierarchischen Dokumenten (in ZIP- und CAB-Formaten) zu erstellen. Der integrierte Verschlüsselungsassistent hilft Ihnen, vertrauliche Dokumente mit dem kryptografischen Blowfish-Algorithmus zu verschlüsseln. Und mit dem Finder-Suchmodul können Sie die erforderlichen Dokumente schnell nach Namensfragment, Autor, Kommentaren, Inhalt (Abb. 4) usw. finden.

Reis. 4. Dokumente nach Inhalt suchen
darin Text in Maple

Schneller Zugriff auf Dokumente

Die Technologie der computergestützten Erstellung von Dokumenten setzt voraus, dass die erstellten Dokumente in Zukunft wiederholt verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise ein neues Dokument entwickeln, benötigen Sie möglicherweise ein oder zwei Absätze aus dem Dokument von gestern, oder das neue Dokument ist im Allgemeinen eine Kopie des alten, jedoch mit geänderten variablen Informationen usw.

Leider kann sich der Benutzer bei weitem nicht immer den Namen des wichtigen Dokuments merken, das vorgestern erstellt wurde, und hat manchmal keine Ahnung, wo er danach suchen soll. Natürlich müssen Sie Dokumenten aussagekräftige Namen geben und sie in einem ordentlichen Katalog speichern, aber leider passiert es aufgrund von Eile, ablenkenden Anrufen usw. Infolgedessen kann die Suche nach dem gewünschten Dokument viel kostbare Zeit in Anspruch nehmen - schließlich ist es keineswegs eine Tatsache, dass Sie es über die Liste der Windows-Links zu den neuesten verfügbaren Dokumenten öffnen können Startmenü. Der Punkt ist, dass diese Liste:

• auf 15 Dokumente begrenzt - dies bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit, beispielsweise vor einer Woche Dokumente zu erhalten, nahezu null ist;
• ermöglicht es Ihnen nicht, das Dokument zu finden, wenn Sie sich an einen Teil des Textes erinnern, aber den Dateinamen vergessen haben;
• enthält keine gleichnamigen (wie auch immer unterschiedlichen) Dokumente, die unter demselben Namen, aber in unterschiedlichen Ordnern gespeichert sind, was beispielsweise bei der gemeinsamen Arbeit an einem Dokument mit Entstehung mehrerer Versionen relevant ist.

Es gibt noch ein weiteres Problem – die in Windows bereitgestellte Liste der letzten Dokumente ist einer der Kanäle für das Durchsickern vertraulicher Daten, da jeder Benutzer (einschließlich eines Eindringlings) sie verwenden kann, um die Art der Computeraktivität des Eigentümers herauszufinden. Daher wird empfohlen, diese Liste regelmäßig zu löschen, z. B. mit Dienstprogrammen, um „Junk“-Daten von der Festplatte zu entfernen. Dadurch entsteht eine scheinbar paradoxe Situation: Wenn ein Benutzer regelmäßig Informationen über zuletzt verwendete Dokumente aus Sicherheitsgründen vernichtet, verliert er den schnellen Zugriff darauf und läuft sonst Gefahr, Opfer von Eindringlingen zu werden. Es gibt jedoch einen Ausweg: Sie können das spezialisierte Dienstprogramm ActualDoc verwenden, das die Funktionen von Windows in Bezug auf die Arbeit mit den neuesten Dokumenten erweitert.

Wenn das gewünschte Dokument vor langer Zeit erstellt wurde und daher nicht in der Liste der zuletzt geöffneten Dokumente (sowohl in Windows integriert als auch in der ActualDoc-Liste) erscheinen kann, müssen Sie danach suchen. Hier tritt ein weiteres Problem auf: Der Benutzer erinnert sich in der Regel nicht an den Namen des Dokuments (sowie an das Datum seiner Erstellung), aber er weiß, welche Schlüsselwörter im Text enthalten sind. Dies bedeutet, dass Sie nach einem Dokument anhand von darin enthaltenen Textfragmenten suchen müssen - obwohl diese Aufgabe mit den integrierten Tools von Windows oder beispielsweise Word gelöst werden kann, ist sie leider sehr mittelmäßig. Und der Punkt ist nicht nur, dass eine solche Suche nicht ganz offensichtlich ist und langsam durchgeführt wird – manchmal kann man das in Kauf nehmen. Viel wichtiger ist, dass nicht alle Dateien gefunden werden – die morphologischen Merkmale der russischen Sprache werden bei der Suche nicht berücksichtigt, also Dateien, in denen die gesuchten Wörter eine andere Groß-/Kleinschreibung haben, werden nicht gefunden. Gleichzeitig bieten spezialisierte Suchprogramme wie Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 und Phoenix Search (http://indexlab .net/) schnell die benötigten Dokumente finden, unabhängig von ihrem Standort. Das Paket „Archivarius 3000“ erscheint uns im Hinblick auf das „Preis/Qualität“-Verhältnis als das attraktivste unter den genannten Lösungen.

ActualDoc 3.5

Entwickler: Flexigen-Software

Verteilungsgröße: Standard - 4,1 MB, Professionell - 3,6 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 2000/XP/2003/Vista

Verteilungsmethode: Standard – Freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional – Shareware (14-Tage-Demo – http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc.exe )

Preis: Standard ist kostenlos, Professional kostet 19,95 $

ActualDoc ist ein neuer Dokumentenmanager, der sich an verwendete Dokumente erinnert und einen schnellen und sicheren Zugriff darauf bietet. Das Programm ist einfach und intuitiv, hat eine benutzerfreundliche Oberfläche mit Unterstützung für die russische Sprache (Abb. 5) und erfordert praktisch keine Zeit zum Erlernen, zumal es von einem umfassenden Hilfesystem begleitet wird und daher zu einem unverzichtbaren Werkzeug für werden kann sowohl Profis als auch Heimanwender.

Reis. 5. ActualDoc-Programmschnittstelle

ActualDoc verfolgt die Downloads einer unbegrenzten Anzahl von Dokumenten innerhalb eines vom Benutzer festgelegten Zeitraums (standardmäßig - 60 Tage), unterstützt mehr als 40 Dateiformate (Text- und Bilddateien, MS Office-Dokumente und HTML-Dokumente, PDF-Dateien usw. ) und ermöglicht es Ihnen, alle schnell herunterzuladen. Das Finden des richtigen Dokuments in der Programmumgebung ist kein Problem. Wenn die Liste der gespeicherten Dokumente relativ klein ist, können Sie ein Dokument direkt aus der Liste auswählen. Ansonsten ist es sinnvoller, die Liste der möglichen Bewerber vorab durch eine Filterung (Filterung nach Zeitraum möglich) einzugrenzen. um Intervall, nach Erweiterung und Kategorie) oder suchen Sie nach dem Namen des Dokuments (allgemein) oder nach einem darin enthaltenen Textfragment (die Suche im russischen Text ist jedoch nicht immer erfolgreich). Es gibt noch eine andere Möglichkeit, das gewünschte Dokument schnell zu öffnen - über die eingebauten Lesezeichen (wie im Internet Explorer; Abb. 6), die einzelnen häufig verwendeten Dokumenten zugewiesen werden können und den Zugriff darauf erheblich beschleunigen, da es sie gibt keine Notwendigkeit zu suchen. Das ausgewählte Dokument steht im integrierten Viewer – zum Betrachten, Suchen und Kopieren sowie in einer externen Anwendung – zum Bearbeiten zur Verfügung und kann zur vollständigen Bearbeitung, zum selektiven Kopieren von Informationen daraus oder zum Versenden eines Dokuments per z -Mail. Gleichzeitig kann die Liste der Dokumente selbst vor neugierigen Blicken verborgen und durch ein Passwort geschützt werden - in diesem Fall werden kürzlich verwendete Dateien nicht im Menü angezeigt Start -> Dokumente.

Reis. 6. Öffnen eines Dokuments über ein Lesezeichen
in ActualDoc

Das Paket ist in zwei Versionen erhältlich: kostenloser Basisstandard und kostenpflichtiger Professional. Mit den Funktionen der kostenlosen Version können Sie keine Dokumente in den integrierten Viewern anzeigen, die Suchfunktion verwenden (daher können Sie nur visuell nach Dokumenten suchen, die vollständige oder gefilterte Liste anzeigen), benutzerdefinierte Kategorien erstellen und Lesezeichen bearbeiten.

Archivar 3000 (3.82)

Entwickler: Likasoft

Verteilungsgröße: 3MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Verteilungsmethode: Shareware (30-Tage-Demo - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Preis: Studentenlizenz - 195 Rubel, persönliche Lizenz - 295 Rubel, kommerzielle Lizenz - 900 Rubel.

« Archivarius 3000 ist die optimale Lösung für die schnelle Dokumentensuche in 18 verschiedenen Sprachen (darunter Russisch, Englisch, Deutsch und Französisch) und richtet sich an ein breites Nutzerspektrum. Das Programm bietet sofortigen Zugriff auf Dokumente auf der Festplatte, im Netzwerk und auf Wechseldatenträgern (CD, DVD, ZIP usw.) und kann mit allen gängigen Dokumenttypen (PDF-Dateien, MS Office-Dokumente, Textdateien usw.) ) .). Es kann Archive (ZIP, RAR usw.), E-Mail-Nachrichten (Outlook, Outlook Express, The Bat! usw.) und angehängte Dateien durchsuchen. Darüber hinaus werden Suchen in den Datenbanken Lotus Notes und Lotus Domino sowie in den Nachrichtendatenbanken ICQ, Odigo IM und Miranda IM unterstützt.

Neben der üblichen Suche nach einem Schlüsselwort oder einer Reihe von Schlüsselwörtern unterstützt das Programm einen erweiterten Suchmodus mit logischen Funktionen und kann Dokumente nicht nur nach Inhalt, sondern auch nach Dateiname, Änderungsdatum, Größe, Dokumenttyp, Kodierung, usw. ( Abb. 7). Dank der vollen Unicode-Unterstützung wird die Suche nicht nur in einsprachigen Dokumenten, sondern auch in mehrsprachigen Dokumenten (z. B. mit Text in Russisch und Deutsch gleichzeitig) korrekt durchgeführt. Es ist möglich, über das Internet nach Dokumenten aus der Ferne zu suchen, mit anschließendem Zugriff auf die gefundenen Dokumente über einen beliebigen Internetbrowser, wie z. B. den Internet Explorer. Suchergebnisse können im Auszugsmodus präsentiert werden, wenn die wichtigsten (relevanten) Fragmente ausgewählter Dokumente mit Hervorhebung gefundener Wörter angezeigt werden, und im Tabellenmodus, wenn kurze Informationen zu Dokumenten angezeigt werden (Abb. 8), wodurch sie können sortiert werden.

Reis. 7. Suchen Sie nach Dokumenten in der Archivist 3000-Umgebung

Reis. 8. Optionen zum Präsentieren von Suchergebnissen
in "Archivarius 3000"

Ausfüllen von Standarddokumenten

Die Erstellung von Standarddokumenten nimmt einen erheblichen Teil der Zeit für diejenigen Benutzer in Anspruch, die im Dienst mit der Erstellung verschiedener Dokumentationen in Versicherungsgesellschaften, Banken, Notaren, Unternehmen, die verschiedene Arten von Dienstleistungen erbringen, usw. In der Regel werden solche Dokumente im Word-Texteditor auf Basis der zunächst entwickelten Basisdokumente erstellt, in denen einige variable Informationen einfach ersetzt werden. Daran ist nichts Kompliziertes, aber bei großen Dokumentationsmengen sind Fehler unvermeidlich - Sie können beispielsweise versehentlich Daten an der falschen Stelle eingeben, wo sie sein sollten, oder einige Wörter des Dokuments löschen usw. Daher ist es wünschenswert, dass nur diejenigen Felder zur Eingabe geöffnet sind, in die Daten eingegeben werden sollen, und alle anderen Texte gesperrt werden. Die Möglichkeit, solche Dokumente in Word von Entwicklern zu erstellen, ist gegeben. Es reicht aus, eine Reihe von Vorlagen für alle in der Organisation verwendeten Standarddokumente zu entwickeln, wobei jede Vorlage das Ändern dauerhafter Daten verbietet (Befehl Extras -> Schutz festlegen -> Alle Änderungen außer der Eingabe von Daten in Formularfelder verbieten) und schulen Benutzer, Dokumente aus Vorlagen zu erstellen. Für typische Dokumente, in denen es relativ wenige variable Informationen gibt, reichen solche Vorlagen völlig aus, um den Prozess der Dokumentenerstellung erheblich zu beschleunigen und das Fehlerrisiko zu verringern.

In der Praxis werden jedoch viele Standarddokumente verwendet, in denen variable Informationen bis zur Hälfte des Volumens einnehmen und einige der variablen Daten in der einen oder anderen Form wiederholt wiederholt werden (Abb. 9) - zum Beispiel der vollständige Name. in verschiedenen Fällen Schreiben für eingegebene Daten oder Beträge usw. In diesem Fall bringt die Verwendung von Word-Vorlagen wenig, da das Ausfüllen von Dokumenten auch über Vorlagen viel Zeit in Anspruch nimmt, da alle variablen Daten manuell eingegeben werden müssen.

Reis. 9. Ein Beispiel für ein Dokument mit einem großen Volumen
variable Informationen

Es gibt noch ein weiteres Merkmal der Ausführung von Standarddokumenten - oft ist es erforderlich, nicht ein Dokument, sondern mehrere gleichzeitig zu erstellen (um beispielsweise einen Bankvertrag über die Eröffnung eines Depots zu erstellen, sind drei oder vier Arten von Vereinbarungen erforderlich Unterzeichnung). Somit müssen dieselben Informationen in verschiedene Dokumente eingetragen werden, was ebenfalls viel Zeit in Anspruch nimmt, und die Wahrscheinlichkeit, einen Fehler zu machen, steigt entsprechend. Viel schneller geht es, solche Dokumente mit spezialisierten Anwendungen zu erstellen, die darauf ausgelegt sind, den Prozess der Erstellung von Standarddokumenten zu automatisieren, wie zum Beispiel AvtoDoc oder Blitz Document. Diese Anwendungen basieren auch auf der Verwendung von Vorlagen, die es Ihnen im Gegensatz zu herkömmlichen Word-Vorlagen nicht nur ermöglichen, Daten in die dafür vorgesehenen Felder einzugeben (für die der Benutzer eine Reihe von Formularen mit Daten ausfüllen muss), sondern auch wissen, wie sie die eingegebenen Daten programmiert umwandeln, z. B. können sie die Zahl in Wörtern, Deklinationswörtern und Phrasen gemäß grammatikalischen Fällen usw. ersetzen. Dadurch sind die notwendigen Dokumente schnell ausgefüllt, und die Anzahl der Fehler, die in diesem Fall gemacht werden können, fällt um eine Größenordnung geringer aus, als wenn sie traditionell in Word erstellt werden. Darüber hinaus ist die Erstellung von Standarddokumenten durch spezialisierte Lösungen auch attraktiv, da alle erstellten Dokumente automatisch katalogisiert werden und es in Zukunft kein Problem ist, sie zu finden, und der Benutzer sich nicht mit den Feinheiten der Dokumentation auskennen muss, weil alle rechtlichen Nuancen sind bereits in den Vorlagen berücksichtigt.

AutoDoc 1.2

Entwickler: EleWise

Verteilungsgröße: 6MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 2000/XP/2003

Verteilungsmethode: Shareware (funktional eingeschränkte Demo - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Preis:"AutoDoc-Personal" - 1980 Rubel, "AutoDoc-Server" - 2980 Rubel, "AutoDoc-Client" - 1490 Rubel.

AutoDoc ist ein Programm, mit dem Sie das Ausfüllen von Standarddokumenten mithilfe von Vorlagen, die mit MS Word erstellt wurden, automatisieren und beschleunigen und ein Archiv von Dokumenten und Aufzeichnungen führen können, die mit diesen Vorlagen erstellt wurden. Der Prozess der Generierung neuer Dokumente darin ist extrem automatisiert - wählen Sie einfach das gewünschte Geschäftsszenario aus der allgemeinen Liste der Szenarien aus (ein Geschäftsszenario ist eine angepasste Vorlage) und füllen Sie das Eingabeformular mit den erforderlichen Daten aus (Abb. 10). Das erstellte Dokument kann zur weiteren Bearbeitung angezeigt, gespeichert, gedruckt oder in Word geöffnet werden.

Reis. 10. Erstellen eines Dokuments nach dem Szenario „AutoDoc“

Die Anzahl der eingebauten Skripte ist gering (Abb. 11), kann aber durch benutzerdefinierte Skripte erweitert werden, deren Erstellungsprozess detailliert und visuell in der Hilfe dargestellt wird und vollständig vom Assistenten gesteuert wird und daher zugänglich ist die meisten Benutzer. Die Entwicklung eines neuen Szenarios umfasst fünf Schritte: Eingabe des Namens des Szenarios, Erstellen einer Vorlage, Definieren von Variablen, Einrichten und Testen des Szenarios und Speichern zur weiteren Bearbeitung (Abb. 12). Die Erstellung einer Vorlage kann auf den ersten Blick einige Schwierigkeiten bereiten, da diese manuell in Word erstellt werden muss und dies Kenntnisse der Skriptsprache erfordert. Aber in der Praxis ist alles viel einfacher - es reicht zu verstehen, dass Variablen in geschweiften Klammern eingegeben werden und das $-Zeichen davor gesetzt wird, alle anderen Texte werden wie gewohnt gedruckt (Abb. 13). Neue Vorlagen können nicht nur von Grund auf neu erstellt werden, sondern auch basierend auf vorhandenen Vorlagen oder vorgefertigten Dokumenten – im ersten Fall müssen Sie nur die Skripteinstellungen ändern und mit den geänderten Einstellungen testen, und im zweiten Fall öffnen Sie die fertiges Dokument, ersetzen Sie die sich ändernden Informationen durch Variablen und geben Sie das Programm als Vorlage an. Variablen können verschiedenen Typen angehören, darunter solche, die Folgendes zulassen:

• Geben Sie Daten in mehrere Felder gleichzeitig ein: vollständiger Name, Passdaten, Details der Organisation usw.;
• einen Variablenwert aus einer Reihe von Werten auswählen;
• Führen Sie verschiedene Operationen und Konvertierungen durch: Berechnen Sie den Prozentsatz einer Zahl oder der Mehrwertsteuer von einem Betrag, konvertieren Sie eine Zahl in eine Zeichenfolge, geben Sie das aktuelle Datum ein usw.;
• Geben Sie ein Wort oder einen Satz in einem bestimmten Fall an usw.

Dokumente, die nach AutoDoc-Business-Szenarien erstellt wurden, werden als übersichtliche Datensätze gespeichert, sodass Sie jederzeit das gewünschte Dokument durch Filtern oder Suchen finden, anzeigen, drucken, neu erstellen oder löschen können.

Reis. 11. Das "AutoDoc"-Fenster mit einer Liste der eingebauten Gruppen
Geschäftsszenarien

Reis. 12. Entwicklung eines neuen Szenarios in „AutoDoc“

Reis. 13. Ein Beispiel für den Vorlagentext in "AutoDoc",
in der vier Variablen vorkommen: "Nummer",
"Monat", "Organisation" und "vollständiger Name"

Das Programm wird in zwei Versionen geliefert: Einzelbenutzer - "AutoDoc-Personal" und Mehrbenutzer (Netzwerk), dargestellt durch zwei Module - "AutoDoc-Server" und "AutoDoc-Client". In der Einzelbenutzerversion befinden sich alle Systemkomponenten auf dem lokalen Computer, während in der Mehrbenutzerversion die Datenbank mit Skripten, Vorlagen und Datensätzen auf dem Server installiert ist und nur der Client-Teil auf Benutzercomputern installiert ist , wodurch alle auf dem Server gespeicherten AutoDoc-Materialien verwendet werden können.

Blitzdokument 3.4.1

Entwickler: BlitzSoft

Verteilungsgröße: 991 KB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Verteilungsmethode: Shareware (funktionsbeschränkte Demoversion - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Preis: 500 reiben.

Blitz Document ist ein kompaktes Programm zum automatischen Zusammenstellen von Standarddokumenten anhand von Skriptvorlagen. Es ermöglicht Ihnen die schnelle Erstellung von Dokumenten basierend auf mehr als 30 integrierten Vorlagen (Abb. 14) oder benutzerdefinierten Skripten, die basierend auf integrierten Vorlagen oder leeren Layouts entwickelt werden können. Das Erstellen eines Dokuments nach einem vorgefertigten Szenario ist äußerst einfach - wählen Sie einfach den Szenariotyp aus und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, der den Benutzer gewissenhaft durch alle Phasen der Dokumenterstellung führt (Abb. 15). Das fertige Dokument kann angesehen, gedruckt, im integrierten Texteditor bearbeitet (sowohl variable als auch permanente Daten können korrigiert werden) oder zur Bearbeitung in Word geöffnet werden.

Reis. 14. Liste der eingebauten Skripte Blitz Document

Reis. 15. Erstellen Sie ein Skriptdokument
Blitzdokument

Die Entwicklung der erstellten Vorlagen ist etwas komplizierter, wird aber auch in der Macht der meisten Benutzer liegen. Das Beherrschen dieser Funktion wird zwar einige Zeit in Anspruch nehmen, da die dem Programm beigefügten Referenzinformationen leider für ausreichend geschulte Benutzer bestimmt sind (sie sind sehr geizig und enthalten keine Illustrationen oder Beispiele). Technisch gesehen besteht die Erstellung eines neuen Templates aus zwei Schritten: der Auswahl eines eingebauten Templates oder Layouts, auf dessen Basis ein neues Template entwickelt wird, und der konsequenten Anpassung der darin enthaltenen konstanten und variablen Daten ( Abb. 16). Permanente Daten werden in ihrer realen Form eingegeben, jedoch nicht direkt in den Text, sondern über Dialogfelder. Auch variable Informationen werden während des Dialogs korrigiert und nicht mehr direkt eingetragen, sondern durch Variablen mit Platzhalterzeichen ersetzt, die unter Berücksichtigung der im Programm verwendeten Skriptsprache gestaltet sind. Skripte können den bei der Generierung des Dokuments eingegebenen Text nicht nur anzeigen, sondern auch ändern, indem sie ein Befehlssystem zum Ersetzen oder Konvertieren von Daten verwenden. Vorgesehen ist beispielsweise:

Reis. 16. Entwicklung eines neuen Templates auf Basis des Layouts
im Blitzdokument

• Deklination von Wörtern und Sätzen nach grammatikalischen Fällen;
• Konvertieren von Zahlen in Zeichenfolgen;
• Übersetzung von Kalenderdaten in Zeichenfolgen;
• Durchführung von Berechnungen, die in Rechts- und Geschäftsdokumenten verwendet werden;
• Ändern des Textes in Abhängigkeit vom Wert der eingegebenen Daten usw.

Mit Blitz Document erstellte Dokumente werden in strukturierten Ledgern gespeichert – so können Sie schnell durch die Dokumentation navigieren und fast sofort auf die erforderlichen Materialien zugreifen, um sie beispielsweise auszudrucken. Darüber hinaus können Dokumente in virtuelle Fälle gruppiert werden, was für einen schnellen Zugriff auf Materialien zu einem bestimmten Thema oder Objekt in der Datenbank praktisch ist.

OCR in gescannten Dokumenten

Benutzer, die häufig Papierdokumente (Seiten eines Buches, einer Zeitung, einer Zeitschrift oder eines Faxes) in ein elektronisch bearbeitbares Format konvertieren müssen, können auf ein Zeichenerkennungssystem oder OCR-System (Optical Character Recognition) nicht verzichten, das zur automatischen Eingabe von Texten in Papierdokumenten entwickelt wurde in einen Computer. Theoretisch können Sie das Programm FineReader von ABBYY oder CuneiForm von Cognitive Technologies verwenden – beide arbeiten zuverlässig und zeichnen sich durch eine hohe Erkennungsgenauigkeit aus. Das FineReader-Paket enthält jedoch eine vereinfachte und erschwingliche ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, die es für ein breites Publikum attraktiver macht.

ABBYY FineReader 8.0

Entwickler: ABBYY-Software

Verteilungsgröße: 40,5MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Verteilungsmethode: Shareware (keine Demoversion von FineReader Home Edition, funktional eingeschränkte Demoversion von FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Preis: FineReader Home Edition - 990 Rubel, FineReader Professional Edition - 3750 Rubel.

ABBYY FineReader ist eine ideale Lösung für die Erkennung von Dokumenten, die nicht nur Text, sondern auch Design erkennen, was eine genaue Übertragung von Tabellen, Bildern und Textaufteilung in Spalten gewährleistet (Abb. 17). Das Programm ist einfach zu bedienen und kann mehrsprachige (179 unterstützte Sprachen) und mehrseitige Dokumente erkennen. Es ist möglich, das gesamte Dokument oder einzelne Seiten zu erkennen. Das Ergebnis kann in einem der gängigen Formate gespeichert werden: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT oder PDF. Es ist möglich, die Erkennungsergebnisse Schritt für Schritt zu speichern, um Fehler zu vermeiden. Implementierter Export von Erkennungsergebnissen direkt nach Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect und Adobe Acrobat. Die integrierte Rechtschreibprüfung (für 36 Sprachen) hilft, die Überprüfung des Ergebnisses zu beschleunigen, und die Integration mit Microsoft Word ermöglicht es Ihnen, das Programm direkt aus Word heraus aufzurufen, ohne von der Arbeit mit Text abgelenkt zu werden.

Reis. 17. Ergebnis der Dokumentenerkennung
in ABBYY FineReader Home Edition

Das Programm wird in zwei Versionen angeboten: FineReader Home Edition, die für Anfänger entwickelt wurde, und FineReader Professional Edition, die sich an Profis richtet. Die Professional-Version ermöglicht die Verwaltung von Erkennungsparametern (Modus ändern, Erkennung mit Training durchführen) und verfügt über umfangreichere Erkennungsfunktionen (Erkennung von PDF-Dateien, mit einer Digitalkamera aufgenommenen Texten usw.). Darüber hinaus bietet die Professional Edition mehr verschiedene Speicherformate, hat die Möglichkeit hinzugefügt, Barcodes zu erkennen und Screenshots mit dem Screenshot Reader-Dienstprogramm schnell zu erkennen.

Konvertieren von Dokumenten aus dem PDF-Format

Die gesamte technische Dokumentation ist jetzt im PDF-Format verfügbar, das den kostenlosen Adobe Acrobat Reader zum Anzeigen von Dokumenten verwendet. Häufig müssen jedoch Fragmente von PDF-Dateien verwendet werden, wenn Sie Ihre eigenen Dokumente erstellen oder Materialien im PDF-Format bearbeiten (z. B. Artikel, Verträge, Berichte usw.). Im ersten Fall müssen Sie Textfragmente und / oder Bilder aus PDF-Dateien extrahieren (theoretisch kann dies mit den integrierten Tools von Acrobat Reader durchgeführt werden, jedoch mit einem sehr mittelmäßigen Ergebnis). Im zweiten Fall müssen Sie PDF-Dokumente unter Beibehaltung des Designs des Originaldokuments in ein bearbeitbares Format (z. B. in das Word-Format) konvertieren, was im Acrobat Reader nicht einmal vorgesehen ist. In solchen Fällen helfen spezielle Dienstprogramme, von denen die Pakete ABBYY PDF Transformer und PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) am attraktivsten zu sein scheinen. Wir werden den ersten von ihnen betrachten - obwohl er teurer ist, hat er eine russischsprachige Benutzeroberfläche und ermöglicht es Ihnen, PDF-Dateien in mehrere bearbeitbare Formate zu konvertieren, und er kann nicht nur englischen, sondern auch russischen Text korrekt erkennen.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Entwickler: ABBYY-Software

Verteilungsgröße: 52MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 2000 (SP2 oder höher)/XP/Server 2003

Verteilungsmethode: Shareware (15-tägige Demo - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Preis: 1490 reiben.

ABBYY PDF Transformer ist ein Dienstprogramm zum Konvertieren von PDF-Dokumenten in Microsoft Word-Dokumentformate (Abb. 18), Excel sowie in HTML- und TXT-Dateien. Das Paket hat eine intuitive Benutzeroberfläche und ist sehr einfach zu bedienen, und daher liegt seine Entwicklung sogar in der Macht von unerfahrenen Benutzern.

ABBYY PDF Transformer kann alle PDF-Dateien konvertieren, einschließlich Dateien ohne Textebene (solche Dateien werden am häufigsten aus gescannten Dokumenten erhalten und stellen Textbilder dar) und PDF-Dateien mit einer beliebigen Kombination unterstützter Sprachen (einschließlich Russisch und Englisch) korrekt verarbeiten. . Das Dienstprogramm behält das Design des Originaldokuments (Bilder, Tabellen, Spalten, Links) genau bei und ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Konvertierungs- und Speicheroptionen. So können Sie beispielsweise Bereiche, die vom Programm als Text oder als Bild wahrgenommen werden sollen (was bei PDF-Dateien mit komplexem Layout relevant ist), klar definieren, das fertige Dokument im gleichen Layout wie im Original speichern oder als Spalte speichern Text (mit oder ohne Bilder - optional) etc. Bei Bedarf ist es möglich, einzelne Seiten oder sogar deren Fragmente selektiv zu konvertieren. Darüber hinaus kann ABBYY PDF Transformer auch eine Rückwärtskonvertierung durchführen, sodass Sie PDF-Dateien aus Microsoft Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen, Visio-Diagrammen und HTML-Dateien sowie aus praktisch jeder Anwendung erstellen können, die das Drucken eines Dokuments unterstützt (dies ist implementiert über PDF-XChange für den virtuellen Drucker ABBYY PDF Transformer 2.0).

Es scheint, dass das Drucken von Dokumenten ein einfacher Vorgang ist, für den keine zusätzlichen Programme erforderlich sind, da sich alles, was Sie zum Drucken benötigen, in einem beliebigen Texteditor befindet. Tatsächlich lassen sich die Möglichkeiten, Text auf Papier zu übertragen, mit Hilfe eines Zusatzmoduls erheblich erweitern Software. Dieser Artikel beschreibt 10 solcher Programme.

FinePrint ist ein kleines Programm, das als Druckertreiber auf einem Computer installiert wird. Es kann verwendet werden, um ein Dokument in Form eines Buches, einer Broschüre oder einer Broschüre zu drucken. Mit seinen Einstellungen können Sie den Tintenverbrauch beim Drucken leicht reduzieren und ein benutzerdefiniertes Papierformat festlegen. Der einzige Nachteil ist, dass FinePrint kostenpflichtig ist.

pdfFactory Pro

Auch pdfFactory Pro ist unter dem Deckmantel eines Druckertreibers in das System integriert, dessen Hauptaufgabe es ist, schnell zu konvertieren Textdatei ins PDF-Format. Es ermöglicht Ihnen, ein Passwort für ein Dokument festzulegen und es vor dem Kopieren oder Bearbeiten zu schützen. pdfFactory Pro wird gegen eine Gebühr vertrieben und Sie müssen einen Produktschlüssel erwerben, um die vollständige Liste der Funktionen zu erhalten.

Leiter drucken

Druckleiter ist separates Programm, wodurch das Problem mit dem gleichzeitigen Drucken gelöst wird eine große Anzahl diverse Dokumente. Seine Hauptfunktion ist die Erstellung einer Druckwarteschlange, während es absolut jede Text- oder Grafikdatei auf Papier übertragen kann. Dadurch hebt sich Print Conductor von den anderen ab, da er 50 verschiedene Formate unterstützt. Ein weiteres Merkmal ist, dass die Version für den persönlichen Gebrauch völlig kostenlos ist.

Grüner Wolkendrucker

GreenCloud Printer ist eine ideale Option für diejenigen, die ihr Bestes geben, um Verbrauchsmaterialien zu sparen. Alles ist hier, um den Tinten- und Papierverbrauch beim Drucken zu reduzieren. Darüber hinaus führt das Programm Statistiken über gespeicherte Materialien, bietet die Möglichkeit, das Dokument als PDF zu speichern oder nach und zu exportieren. Von den Mängeln kann nur eine kostenpflichtige Lizenz festgestellt werden.

priPrinter

priPrinter ist tolles Programm für diejenigen, die ein Bild in Farbe drucken müssen. Es verfügt über eine Vielzahl von Werkzeugen zum Arbeiten mit Bildern und einen integrierten Druckertreiber, mit dem der Benutzer sehen kann, wie der Druck auf Papier aussehen wird. priPrinter hat einen Nachteil, der es mit den oben genannten Programmen verbindet - es ist eine kostenpflichtige Lizenz und Freie Version hat eine stark eingeschränkte Funktionalität.

CanoScan-Toolbox

CanoScan Toolbox ist ein Programm, das speziell für die Scanner der Serien CanoScan und CanoScan LiDE von Canon entwickelt wurde. Mit seiner Hilfe wird die Funktionalität solcher Geräte stark erhöht. Es gibt zwei Vorlagen zum Scannen von Dokumenten, die Möglichkeit zum Konvertieren in das PDF-Format, Scannen mit OCR, schnelles Kopieren und Drucken und vieles mehr.

DRUCKEN NACH BUCH

PRINT BY BOOK ist ein inoffizielles Plugin, das direkt in . Sie können damit schnell eine Buchversion eines in einem Texteditor erstellten Dokuments erstellen und ausdrucken. Im Vergleich zu anderen Programmen dieser Art ist PRINT BOOK am benutzerfreundlichsten. Darüber hinaus verfügt es über zusätzliche Einstellungen für Kopf- und Fußzeilen. Völlig kostenlos verteilt.

Buchdrucker

Buchdrucker ist ein weiteres Programm, mit dem Sie eine Buchversion eines Textdokuments drucken können. Wenn Sie es mit anderen ähnlichen Programmen vergleichen, ist es erwähnenswert, dass es nur auf A5-Blätter druckt. Sie erstellt Bücher, die man bequem auf Reisen mitnehmen kann.

SSC-Dienstprogramm

SSC Service Utility kann als eines der besten Programme bezeichnet werden, das ausschließlich für Epson-Tintenstrahldrucker entwickelt wurde. Es ist mit einer riesigen Liste solcher Geräte kompatibel und ermöglicht es Ihnen, den Zustand der Patronen ständig zu überwachen, sie zu konfigurieren, den Dampfgenerator zu reinigen, automatische Aktionen zum sicheren Wechseln von Kartuschen und vielem mehr.

Wortseite

WordPage ist ein benutzerfreundliches Dienstprogramm, mit dem schnell die Druckwarteschlange von Blättern berechnet werden kann, um ein Buch zu erstellen. Bei Bedarf kann sie einen Text auch in mehrere Bücher aufteilen. Wenn Sie es mit anderer ähnlicher Software vergleichen, bietet WordPage die wenigsten Optionen zum Drucken von Büchern.

Dieser Artikel beschreibt Programme, mit denen Sie die Druckfunktionen von Texteditoren erheblich erweitern können. Jeder von ihnen wurde für einen bestimmten Zweck oder für bestimmte Geräte erstellt, daher wäre es sinnvoll, ihre Arbeit zu kombinieren. Auf diese Weise können Sie den Nachteil eines Programms mit dem Vorteil eines anderen überwinden, wodurch die Druckqualität erheblich verbessert und Verbrauchsmaterialien eingespart werden.