Schauen wir uns die Hauptfunktionen von MS Access genauer an, um eine klarere Vorstellung von seinen Fähigkeiten zu bekommen.

In Access bezieht sich eine Datenbank auf eine Datei, die eine Reihe von Informationen enthält. Eine Datenbank in Access 2007 kann die folgenden Arten von Objekten enthalten (siehe Abbildung 1): Tabelle, Abfrage, Formular, Bericht, Seite, Makro, Modul.

Abbildung 1. Fenster „Datenbankobjekte“.

Access kann immer nur mit einer Datenbank gleichzeitig arbeiten. Eine Access-Datenbank kann jedoch viele Tabellen, Formulare, Abfragen, Berichte, Makros und Module enthalten, die in einer Datei mit der Erweiterung mdb gespeichert sind.

Tisch ist ein Objekt, das dem Begriff "Tabelle" in der Theorie relationaler Datenbanken entspricht. Für jede Tabelle in Access können Sie einen Primärschlüssel und einen oder mehrere Indizes definieren, um die Geschwindigkeit des Datenzugriffs zu erhöhen.

Mit Access können Sie eine Tabellenstruktur in drei Modi erstellen: im Entwurfsmodus, mithilfe eines Assistenten und durch Eingabe von Daten. Der Unterschied impliziert die Verwendung dieser Tools durch Benutzer mit unterschiedlichem Schulungsniveau, unterschiedlichen Zielen und Perspektiven für die Verwendung der Daten. Natürlich ist es möglich, Datensätze anzuzeigen, zu bearbeiten, zu löschen und hinzuzufügen, Daten zu suchen, zu ersetzen, zu sortieren und das Aussehen der Tabelle zu ändern. Beziehungen zwischen Tabellen werden durch ein spezielles Tool namens Datenschema definiert.

Abbildung 2. Datenschema

Dies ist ein praktisches grafisches Tool, mit dem Sie Verknüpfungen zwischen bestimmten Tabellenfeldern erstellen, verschiedene Arten von Beziehungen festlegen und Einschränkungen für die referenzielle Integrität festlegen können. In diesem Fall werden die Änderungen sofort in die Datenbank übernommen (natürlich nur, wenn die enthaltenen Daten alle Bedingungen erfüllen) Das resultierende Tabellen- und Beziehungsdiagramm kann ausgedruckt werden, was für den Entwickler zweifellos bequem ist.

Anfrage– ein Objekt, das den Text einer SQL-Abfrage enthält, die in einer bestimmten Datenbank einen eindeutigen Namen hat. Sie können eine Abfrage mit dem Assistenten und in der Entwurfsansicht erstellen. Im ersten Fall wird der Benutzer interaktiv aufgefordert, den Tabellennamen und die auszuwählenden Felder auszuwählen. Im zweiten Fall können Sie mehrere Tabellen oder Abfragen auswählen, grafisch verknüpfen und die Auswahlfelder definieren. Sie können auch zusätzliche Bedingungen für jedes Feld und Sortieroptionen festlegen.

Abbildung 3. Abfragekonstruktor

Es gibt eine andere Möglichkeit, eine Abfrage zu erstellen, die in den Konstruktor integriert ist – dies ist das manuelle Schreiben einer Abfrage in SQL. Ein dafür konzipierter Texteditor hat jedoch deutlich magere Möglichkeiten in Bezug auf Komfort und Übersichtlichkeit des Codedesigns. Anscheinend wurde diese Methode von den Entwicklern nicht als Hauptmethode positioniert.

Die Form ist ein spezielles Container-Objekt für andere Oberflächenkomponenten, wie Eingabe- und Anzeigefelder, Schaltflächen usw. Auf dem Formular platziert der Entwickler je nach Anwendungsspezifika Komponenten zum Eingeben, Anpassen, Anzeigen und Gruppieren von Daten. Das Formular kann auch auf zwei Arten erstellt werden - im Entwurfsmodus und mit dem Assistenten. Im ersten Fall verfügt der Entwickler über eine Reihe von Komponenten (bei Bedarf können Sie Ihr eigenes ActiveX registrieren), die er frei auf dem Formular platziert und deren Parameter festlegt. Im Assistentenmodus wählt der Benutzer einfach eine Tabelle, Felder und einen Stil aus, und das Formular wird automatisch generiert.

Bericht– ein Objekt zum Erstellen eines Dokuments, das später gedruckt oder in ein Dokument einer anderen Anwendung eingefügt werden kann. Dieses Dokument enthält die Ergebnisse einer Auswahl aus der Datenbank in Form von strukturierten Informationen (z. B. in Form einer Tabelle oder Liste). MS Access verfügt über umfangreiche Funktionen zum Entwerfen und Formatieren von Berichten. Der Bericht hat die gleichen zwei Erstellungsmodi. Im Assistentenmodus hat der Benutzer die Möglichkeit, viele Parameter einzustellen, die das gewünschte Erscheinungsbild des Berichts fast vollständig bestimmen. Um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, ist es besser, den Designer zu verwenden.

Seiten- Mittel zur Veröffentlichung von Daten in lokales Netzwerk oder Internet. Die erstellte Seite ist wie ein Formular aufgebaut (mit einigen Unterschieden in den verwendeten Komponenten), während Sie damit arbeiten, können Sie die Daten in der Datenbank nicht nur anzeigen, sondern auch ändern. Nachdem die Seite als Objekt in der Datenbank gespeichert wurde, kann sie als HTML-Datei exportiert und für den Zugriff auf Daten über einen Internetbrowser verwendet werden.

Makro ist ein Objekt, das eine Folge von Makrobefehlen darstellt, um die am häufigsten ausgeführten Aktionen bei der Arbeit mit der Datenbank zu automatisieren. Makrobefehle werden aus der verfügbaren Liste ausgewählt, und die Parameter werden vom Entwickler festgelegt. Sie können ein Makro ausführen, indem Sie die Tasten und drücken Programmmethode in Code.

Ein Modul ist ein Container mit VBA-Code. Um sie zu bearbeiten und anzuzeigen, wird die Visual Basic-Editor-Shell verwendet. Der gesamte Anwendungscode ist in einer Reihe von Modulen enthalten. Hier hat es die gleiche semantische Bedeutung wie in jeder Programmiersprache.

Das volle Liste Objekte, die in einer MS Access-Datenbank gespeichert werden können, die jedoch anderen Desktop-DBMS dieser Klasse ähnlich ist, wie z. B. Paradox.

Access bietet die folgende Funktionalität.

Dateneingabe. Die Dateneingabe kann auf folgende Arten erfolgen: manuell direkt in die Tabelle (dazu gehört auch das Einfügen des Inhalts der Zwischenablage); manuell in den Formularfeldern; direkter Datenimport aus anderen Quellen (Access-Datenbanken, Textdateien, DBF-Format, Tabellenkalkulationen, ODBC-Datenquellen); eine programmatische Methode, die alle Mittel kombinieren kann, die in VBA implementiert werden können. Die letzte Methode ist die flexibelste und bietet nahezu unbegrenzte Möglichkeiten, ist jedoch am schwierigsten zu implementieren und erfordert ein gewisses Maß an Programmierkenntnissen.

2. Datenänderung. Die Bearbeitung ist auf folgende Arten möglich: manuell direkt in der Tabelle; in Formularfeldern; im Browserfenster, in dem die Webseite aus der Datenbank geladen wird; Software-Methode.

3. Datenausgabe. Access bietet hier folgende Features: Ausgabe auf dem Bildschirm in tabellarischer Form, Formularfeldern oder Berichten; Export in andere Datenformate (wie beim Import); Drucken, hauptsächlich in Form von Berichten; Ausgeben von Daten an einen Internetbrowser unter Verwendung des Page-Objekts innerhalb eines bestimmten Netzwerks; Programmatischer Export und Ausgabe von Informationen.

4. Interaktion mit anderen Quellen und Verbrauchern von Informationen. In diesem Plan kann Access als Automatisierungsserver oder -client fungieren. Verbindungen mit anderen Produkten des Pakets werden besonders transparent gestaltet. Microsoft Office. Beispielsweise können Sie ein Dokument haben Microsoft Word, die Felder aus der Access-Datenbank enthalten wird, werden Datenänderungen in der Datenbank automatisch im Dokument angezeigt. Dadurch können Sie flexible Lösungen erstellen, die Daten in Office-Tools integrieren. 5. Nutzung der MS Access-Datenbank durch andere Anwendungen. Diese Option verwendet die MDB-Datei als Datenspeicher. Ein Programm, das auf Daten zugreift, kann in jeder Hochsprache geschrieben werden. In diesem Fall werden Tabellen und Abfragen verwendet. Die Datenbank-Engine überwacht die Aufrechterhaltung der referentiellen Integrität und Datenrelevanz. Die Interaktion erfolgt über den Microsoft Jet Engine ODBC-Treiber.

6. Tools zum Erstellen von Anwendungen. Das Erstellen von Anwendungen in Access ähnelt in vielerlei Hinsicht allen anderen Automatisierungstools von Microsoft Office. Hier kommt die interpretierte Sprache Visual Basic for Applications zum Einsatz, was wie bei jeder interpretierten Sprache zu einer gewissen Erhöhung der Prozessorzeit und einer Verringerung der Geschwindigkeit von Programmen und Datenverarbeitung führt. Für eine erfolgreiche Entwicklung müssen Sie das Objektmodell von Access selbst und die Funktionen seiner Verwendung kennen.

7. Datenverwaltung im Mehrbenutzermodus. Beim Arbeiten mit Datenbanken im Mehrbenutzermodus treten Situationen auf, in denen es notwendig ist, die Anzahl der Benutzer, die auf Daten zugreifen, zu begrenzen. Dies geschieht, um zu verhindern, dass derselbe Datensatz gleichzeitig aktualisiert wird, entweder während einer globalen Datenaktualisierung oder während der Wartung der Datenbank selbst.

Die Access-Datenbank-Engine bietet drei Ebenen von Sperren:

Datenbanksperre. Auf dieser Sperrebene kann nur ein Benutzer auf die Datenbank zugreifen. Diese Sperrebene wird verwendet, um Daten global zu ändern oder zu aktualisieren, oder wann Wartung Datenbanken - Komprimierung.

Tischsperre. Auf dieser Sperrstufe kann nur ein Benutzer auf die Tabelle zugreifen. Diese Sperrebene wird verwendet, wenn mehrere Tabellendatensätze gleichzeitig verarbeitet werden müssen.

Seitenblockierung. Auf dieser Ebene kann nur ein Benutzer auf eine gesperrte Seite zugreifen. Dies ist die niedrigste Sperrstufe. Microsoft Jet setzt die Seitensperre automatisch und kann nicht von Ihrem Programm gesteuert werden. Die Datenseite kann mehrere Einträge enthalten, ihre Größe beträgt 26 kb. Das Blockieren einer Seite bedeutet das Blockieren aller Einträge auf dieser Seite. Bei einer Datensatzlänge von 512 Byte werden 4 Datensätze gesperrt, bei 50 Byte 40 Datensätze. Die genaue Anzahl der Datensätze kann nicht im Voraus bestimmt oder festgelegt werden, da Die Tabelle kann gelöschte Datensätze enthalten (die nur während der Komprimierung gelöscht werden).

Das Sperren auf Tabellenebene hat zwei Modi, pessimistisch und optimistisch. Der Standardwert ist pessimistisches Sperren.

8. Verwaltung. Vorteil exklusives Regime Arbeit führte tatsächlich zur Degeneration von Datenbankverwaltungsfunktionen und in dieser Hinsicht zum Fehlen Werkzeug Verwaltung im üblichen Sinne des Wortes in MS Access. Mit den verfügbaren Tools können Sie Folgendes tun: Es ist möglich, die Microsoft Access-Datenbank in zwei Dateien aufzuteilen, von denen eine Tabellen enthält und die andere Abfragen, Formulare, Berichte, Makros, Module und Verknüpfungen zu Datenzugriffsseiten enthält. Dadurch können Benutzer auf eine gemeinsame Datenquelle zugreifen, während sie ihre eigenen Formulare, Berichte und andere Objekte erstellen, und den Netzwerkverkehr reduzieren; Es ist möglich, Tabellen aus anderen Datenbanken zu verknüpfen Microsoft-Daten Zugriff oder andere Quellen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise eine Tabelle aus einer anderen Microsoft Access-Datenbank verwenden, die geöffnet ist gemeinsame Arbeitüber das Netzwerk. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie alle Tabellen in einer Datenbank speichern müssen Netzwerkserver indem Formulare, Berichte und andere Objekte in einer separaten Datenbank gespeichert werden, von der alle Benutzer Kopien haben gemeinsame Basis Daten; Mit den in der Datenbank (.mdb) und im Projekt (.adp) verfügbaren Microsoft Access-Replikationstools können Sie Replikate erstellen und bei Bedarf synchronisieren, wenn Sie in Microsoft Access arbeiten. Schutzmittel und Zugangskontrolle. Der einfachste Schutz besteht darin, ein Kennwort zum Öffnen der Datenbank festzulegen. Die Datenbank kann verschlüsselt sein. Das Verschlüsseln einer Datenbank komprimiert die Datenbankdatei und macht sie für Dienstprogramme oder Texteditoren unlesbar. Das Entschlüsseln einer Datenbank kehrt die Ergebnisse des Verschlüsselungsvorgangs um. Die flexibelste und gebräuchlichste Methode zum Sichern einer Datenbank wird als Sicherheit auf Benutzerebene bezeichnet. Diese Schutzmethode ähnelt denjenigen, die in den meisten Netzwerksystemen verwendet werden. Wie bereits erwähnt, ist es für einen Hacker jedoch nicht schwierig, das Passwort des Administrators zu erraten; es ist möglich, die Datenbank in ein Format mehr umzuwandeln frühe Version MS Access für Kompatibilität in einigen Fällen; und schließlich ein Datenbankkomprimierungstool, das gelöschte Zeileninformationen löscht und die Größe der MDB-Datei auf der Festplatte reduziert. Dies führt zu einer besseren Leistung und kann in einigen Fällen die Datenbank wiederherstellen (z. B. nach einem unerwarteten Stromausfall).

Erwähnenswert ist auch, dass Access mit vorinstallierten generischen Datenbankvorlagen geliefert wird, um die häufigsten Aufgaben zu automatisieren.

Abbildung 4. Datenbankvorlagen

Der Benutzer wählt interaktiv die Daten aus, die er in seiner Datenbank gemäß den Anforderungen des Unternehmens haben möchte, und MS Access erstellt automatisch alle erforderlichen Objekte. In Zukunft kann diese Datenbank verfeinert und erweitert werden.

Mehrwertige Felder für komplexe Daten

Sie können ein Feld erstellen, das mehrere Werte enthält, die auch als komplexe Daten bezeichnet werden. Angenommen, Sie müssen einem Ihrer Mitarbeiter oder Auftragnehmer eine Aufgabe zuweisen, möchten diese Aufgabe aber mehreren Personen zuweisen. In den meisten Datenbankverwaltungssystemen und in frühen Versionen von Access müssten Sie dann eine Viele-zu-Viele-Beziehung erstellen, um Fehler zu vermeiden.

In Office Access 2007 wird der schwierigste Teil der Arbeit automatisch erledigt, wenn Sie ein Feld auswählen, um mehrere Werte einzugeben. Mehrwertige Felder sind besonders nützlich, wenn Office Access 2007 verwendet wird, um mit einer SharePoint-Liste zu arbeiten, die einen der mehrwertigen Feldtypen enthält, die in Windows SharePoint Services verwendet werden. Office Access 2007 ist mit diesen Datentypen kompatibel.

Mit dem neuen Datentyp Attachment können Sie alle Arten von Dokumenten und Binärdateien in der Datenbank speichern, ohne die Datenbank unnötig zu vergrößern. Office Access 2007 komprimiert Anhänge nach Möglichkeit automatisch, um so viel freien Speicherplatz wie möglich zu lassen. Sie müssen ein Microsoft Office Word 2007-Dokument an einen Beitrag anhängen oder einige Digitalfotos in einer Datenbank speichern. Die Verwendung von Anhängen erleichtert diese Aufgaben erheblich. Sie können einem einzelnen Eintrag sogar mehrere Anhänge hinzufügen.

Memo-Felder speichern jetzt formatierten Text und unterstützen den Revisionsverlauf.

Rich-Text wird jetzt in Office Access 2007 unterstützt, das zusammen mit reinem Text in Datensätzen verwendet werden kann. Text kann mit verschiedenen Optionen formatiert werden (z. B. fett, kursiv und verschiedene Schriftarten, Farben und andere gängige Formatierungsoptionen anwenden) und in einer Datenbank gespeichert werden. Rich-Text wird im MEMO-Feld in einem HTML-basierten Format gespeichert, das mit dem Rich-Text-Datentyp in Windows SharePoint Services kompatibel ist. Legen Sie die TextFormat-Eigenschaft entweder auf RichText oder PlainText fest, und die Daten in den Textfeldern und in der Datenblattansicht werden ordnungsgemäß formatiert.

Memofelder sind nützlich, um große Datenmengen zu speichern. Mit Office Access 2007 können Sie die Eigenschaft „Nur anhängen“ so einstellen, dass alle Änderungen im Feld „Memo“ aufgezeichnet werden. Sie können dann ein Protokoll dieser Änderungen anzeigen. Dieses Feature unterstützt auch das Nachverfolgungsfeature in Windows SharePoint Services. Daher können Sie Access auch verwenden, um den Inhaltsverlauf einer SharePoint-Liste anzuzeigen.

Microsoft Access DBMS bietet die Möglichkeit, die Einstellung der Struktur und Beschreibung Ihrer Daten zu steuern, mit ihnen zu arbeiten und die gemeinsame Nutzung dieser Informationen zu organisieren. drei Haupttypen von Funktionen: Definition (Festlegen der Struktur und Beschreibung) von Daten, Datenverarbeitung und Datenverwaltung. MS Access ist eine Reihe von Tools zum Erstellen und Betreiben von Informationssystemen.

Microsoft Access nennt alles, was einen Namen (im Sinne von Access) haben kann, Objekte. In anderen DBMSs bezieht sich der Begriff Datenbank im Allgemeinen nur auf Dateien, die Daten speichern. In Microsoft Access enthält die Datenbank alle Objekte, die mit gespeicherten Daten verknüpft sind, einschließlich derer, die zur Automatisierung der Arbeit mit ihnen definiert sind. Hauptobjekte Basen Zugangsdaten.

1. Tisch. Ein Objekt, das zum Speichern von Daten definiert und verwendet wird. Jede Tabelle enthält Informationen zu einem Objekt eines bestimmten Typs, z. B. Kunden. Eine Tabelle enthält Felder (Spalten), die verschiedene Arten von Daten und Datensätzen (auch Zeilen genannt) speichern. Der Datensatz enthält alle Informationen über einige. Für jede Tabelle können Sie einen Primärschlüssel (ein oder mehrere Felder, die Werte enthalten, die für jeden Datensatz eindeutig sind) und einen oder mehrere Indizes definieren, um den Datenzugriff zu beschleunigen.

2. Anfrage. Ein Objekt, das es dem Benutzer ermöglicht, die gewünschten Daten aus einer oder mehreren Tabellen abzurufen. Sie können ein QBE-Formular (Batched Query) oder SQL-Anweisungen (Structured Query Language) verwenden, um eine Abfrage zu erstellen. Sie können Abfragen erstellen, um Daten auszuwählen, zu aktualisieren, zu löschen oder hinzuzufügen. Sie können auch Abfragen verwenden, um neue Tabellen mit Daten aus einer oder mehreren vorhandenen Tabellen zu erstellen.

3. Die Form. Ein Objekt, das hauptsächlich dazu verwendet wird, Daten einzugeben, auf dem Bildschirm anzuzeigen oder den Betrieb einer Anwendung zu steuern. Formulare werden verwendet, um Benutzeranforderungen für die Darstellung von Daten aus Abfragen oder Tabellen umzusetzen. Formulare können auch ausgedruckt werden. Mit Hilfe eines Formulars können Sie ein Makro oder eine VBA-Prozedur als Reaktion auf ein bestimmtes Ereignis ausführen, z. B. eine Änderung des Werts bestimmter Daten.

4. Bericht. Ein Objekt zum Erstellen eines Dokuments, das später gedruckt oder in ein Dokument in einer anderen Anwendung eingefügt werden kann.

5. Makro. Ein Objekt, das eine strukturierte Beschreibung einer oder mehrerer Aktionen ist, die Access als Reaktion auf ein bestimmtes Ereignis ausführen soll. Sie können beispielsweise ein Makro definieren, das als Reaktion auf die Auswahl eines Elements im Hauptformular ein anderes Formular öffnet. Mit Hilfe eines weiteren Makros können Sie den Wert eines bestimmten Feldes überprüfen, wenn sich dessen Inhalt ändert. Das Makro kann zusätzliche Bedingungen für die Ausführung oder Nichtausführung bestimmter darin angegebener Aktionen enthalten. Sie können auch ein anderes Makro oder eine VBA-Prozedur von einem Makro aus ausführen.

6. Modul. Ein Objekt, das in Visual Basic for Applications geschriebene Programme enthält. Module können unabhängige Objekte sein, die Funktionen enthalten, die von überall in der Anwendung aufgerufen werden, aber sie können auch direkt an einzelne Formulare oder Berichte "angehängt" werden, um auf bestimmte darin auftretende Änderungen zu reagieren.

7. Seiten aufrufen. Seiten - dienen dazu, den Zugriff auf Daten bereitzustellen, die in einer vom Verbraucher entfernten Datenbank enthalten sind (z. B. über das Internet).

Um eine Datenbank im Access-DBMS aufzubauen, werden die folgenden Hauptgruppen von Funktionen bereitgestellt:

· Funktionen zum Arbeiten mit Datenbankdateien (Öffnen, Speichern usw.);

· Bearbeitungsfunktionen;

· Formatierungsfunktionen;

· Funktionen der Arbeit mit Fenstern;

· Arbeitsfunktionen in den Grundmodi: Tabelle, Formular, Abfrage, Bericht usw.;

Hilfefunktion.

MS Access: Architektur und Hauptobjekte von MS Access DBMS. Verbindungen zwischen ihnen. Arten von Beziehungen zwischen Tabellen.

Access ist ein einfaches, aber leistungsstarkes relationales Desktop-DBMS und ist in erster Linie für die Erstellung nicht-kommerzieller oder nicht-kommerzieller Anwendungen gedacht. mittlere Leistung nicht mit intensiver Datenverarbeitung verbunden. Access ist Teil von MS Office und eng mit den übrigen Komponenten integriert.

Zu den weiteren Vorteilen von Access gehören:

· Leichtes Lernen. Möglichkeit der Nutzung durch einen Laien;

· Visuelle Programmierung. Eine einfache Datenbank kann mit nur einer Maus erstellt werden, sogar ohne Programmierung;

· Verfügbarkeit von Assistenten, die bei der Lösung solch komplexer Aufgaben helfen, wie das Analysieren von Daten in Tabellen auf Redundanz, das Erstellen zugehöriger Formulare, Berichte usw.;

· Möglichkeit der dynamischen Überprüfung der Ergebnisse ohne Kompilierung. Beim Entwerfen einer Tabelle können Sie einfach in den Tabellenmodus wechseln und bei festgestellten Mängeln zur Korrektur zurückkehren. Gleichzeitig kann die Modernisierung sofort durchgeführt oder auf lange Zeit verschoben werden;

· Enge Integration mit anderen Komponenten von MS Office.

Da Access ein Interpreter ist (unter anderem, weil es auf der Visual Basic-Sprache basiert), wird es notwendig, die Funktionen zum Entwickeln einer Anwendung und die eigentlichen Funktionen einer fertigen Anwendung in einer Anwendung zu kombinieren. Um im Entwicklungsmodus auf Datenbankobjekte zuzugreifen, verwenden Sie ein spezielles Datenbankfenster, das eine Liste aller Datenbankobjekte enthält. Sie können mit jedem Datenbankobjekt in zwei Modi arbeiten. Der erste Modus kann bedingt als Ausführungs- oder Betriebszustandsmodus bezeichnet werden. Der zweite Modus ist der Konstruktormodus, in dem das Objekt erstellt und modifiziert wird. Das Vorhandensein des Datenbankfensters bestimmt die geöffnete Datenbank. Durch Schließen des Fensters wird die Datenbank geschlossen. Nach der vollständigen Entwicklung der Datenbank kann das Erscheinen dieses Fensters deaktiviert werden. Indem Sie auch alle Entwicklerbefehle aus Menüs und Symbolleisten ausschließen, können Sie eine verteilbare Version der Datenbank erstellen. Eine solche Access-Datenbank funktioniert, wenn auf dem Computer ein Access-DBMS vorhanden ist. Bei Bedarf können Sie das Access Developer Toolkit-Paket verwenden, um eine Installationsversion der Datenbank zu erstellen, in der das Access-DBMS durch mehrere repräsentiert wird DLL-Dateien. Um mit der verteilten Version der Datenbank zu arbeiten, wird den Benutzern eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt, die normalerweise den Hauptschalter (entsprechend der Anzahl der zu lösenden Aufgaben) und mehrere gewöhnliche Formulare enthält.

Hallo alle. Das Thema dieses Artikels ist der Hauptzweck von Access. Aber bevor wir uns mit dem Hauptzweck von Access befassen, werfen wir einen Blick auf das Konzept einer Datenbank.
Datenbank (DB)- eine Reihe von Daten, die nach bestimmten Regeln organisiert sind und bereitstellen allgemeine Grundsätze Beschreibungen, Speicherung und Manipulation von Daten, unabhängig von Anwendungsprogrammen.
Der gebräuchlichste Typ von Datendarstellungsmodellen ist der relationale Typ. Der Name „relational“ erklärt sich aus der Tatsache, dass jeder Datensatz in der Datenbank Informationen enthält, die sich auf ein bestimmtes Objekt beziehen. Darüber hinaus können Informationen, die zu verschiedenen Objekten gehören, basierend auf den Werten verwandter Daten als eine Einheit behandelt werden. In relationalen DBMS werden alle verarbeiteten Daten in Form von Tabellen dargestellt.

Eines der heute beliebtesten Desktop-Datenbankverwaltungssysteme, das in der reichhaltigen Umgebung der Microsoft Office-Produktfamilie enthalten ist, ist Microsoft Office (im Folgenden als Access bezeichnet). Es ist sowohl für Anfänger als auch für Fortgeschrittene gedacht. Eine Access-Datenbank stellt einen Satz von Daten und Objekten (z. B. Tabellen, Abfragen und Formulare) dar, die sich auf eine bestimmte Aufgabe beziehen.

Die Hauptfunktionen von Access sind:
Datendefinition, d. h. die Definition der Struktur und Art der Daten, sowie die Angabe, wie diese Daten zueinander in Beziehung stehen:
Datenverarbeitung, einschließlich Suche, Filterung, Sortierung, Berechnung; die Verarbeitung umfasst auch die Kombination von Daten mit anderen verwandten Informationen;
Datenverwaltung, d. h. festzulegen, wer die Daten verwenden und die Datenbank aktualisieren darf, sowie die Regeln für die gemeinsame Nutzung von Daten festzulegen.

Access bietet maximale Freiheit bei der Einstellung des Datentyps – Text, numerische Daten, Daten, Zeiten, Geldwerte, Bilder, Ton, Dokumente, Tabellenkalkulationen. Es ist möglich, Speicherformate (Stringlänge, Genauigkeit der Darstellung von Zahlen und Datum-Uhrzeit) und die Darstellung dieser Daten bei der Anzeige auf dem Bildschirm oder beim Ausdrucken einzustellen.
Access ist eine moderne Windows-Anwendung und ermöglicht Ihnen die Nutzung aller Funktionen von DDE (Dynamic Data Exchange) - dynamischer Datenaustausch und OLE (Object Linking and Embedding) - Objektverknüpfung und -einbettung. DDE ermöglicht den Datenaustausch zwischen MS Access und jeder anderen Windows-Anwendung. OLE stellt Links zu Objekten in einer anderen Anwendung her oder bettet ein Objekt in eine Access-Datenbank ein; Objekte können Bilder, Diagramme, Tabellenkalkulationen oder Dokumente von anderen sein Windows-Anwendungen. Zugriff kann mit funktionieren eine große Anzahl eine Vielzahl von Datenformaten, mit denen Sie Daten aus Dateien importieren und exportieren können Texteditoren und Tabellenkalkulationen. Access ist in der Lage, Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro und andere Dateien direkt zu verarbeiten.

Das Access-DBMS zum Arbeiten mit Daten verwendet den Microsoft Jet-Datenbankprozessor, Datenzugriffsobjekte und ein Tool zum schnellen Erstellen einer Schnittstelle – einen Formulardesigner. Der Report Builder dient zum Generieren von Ausdrucken. Die Automatisierung von Routinevorgängen kann mithilfe von Makros durchgeführt werden. Trotz seines Fokus auf den Endbenutzer verfügt Access über die Programmiersprache Visual Basic für Anwendungen, mit der Sie Arrays und Ihre eigenen Datentypen erstellen und den Betrieb von Anwendungen steuern können.

Access hat drei Hauptbetriebsmodi:
Startmodus, mit dem Sie die Datenbank komprimieren und wiederherstellen können, ohne sie zu öffnen;
Entwurfsmodus, in dem Sie die Struktur von Tabellen und Abfragen erstellen und ändern, Formulare zum Anzeigen und Ändern von Daten entwickeln und Berichte vor dem Drucken erstellen können;
ein Laufzeitmodus, der Datenbankobjektfenster im Hauptfenster anzeigt.

Jede Access-Datenbank enthält die folgenden Elemente:
Tabellen, die aus Datensätzen bestehen, die Daten zu einem bestimmten Thema enthalten;
Formulare, die zum Eingeben und Anzeigen von Tabellen im Formularfenster verwendet werden und es Ihnen ermöglichen, die Menge der auf dem Bildschirm angezeigten Informationen in der erforderlichen Form zu begrenzen;

Wenn die Anzahl der Tabellen und deren Inhalt sowie die Verknüpfungen zwischen ihnen festgelegt sind, beginnen sie, diese Tabellen mit Informationen zu füllen. Sie können Daten direkt in Datenbanktabellen eingeben. Es ist jedoch viel bequemer, dies mit dem sogenannten zu tun Formen . Sie repräsentieren Dialogboxen enthält Eingabefelder, die zum Anzeigen und Ändern von Daten in Datensatzfeldern verwendet werden. Darüber hinaus enthalten diese Fenster verschiedene Schalter, Kontrollkästchen und Schaltflächen. Mit ihrer Hilfe können Sie den Prozess der Arbeit mit Windows steuern. Unterscheidungsmerkmal Arbeit mit Formularen ist, dass sie angezeigt werden nur ein Feld aktueller Eintrag , während sie beim Arbeiten mit Tabellen angezeigt werden Felder mehrerer Datensätze gleichzeitig. Das Arbeiten mit einem Formular vereinfacht den Dateneingabeprozess erheblich. Mit Hilfe von Formularen können Sie Primärinformationen nicht nur eingeben, sondern auch nachträglich ändern.

Um die notwendigen Informationen aus der Datenbank zu erhalten, ist es notwendig, sich zu organisieren Anfrage.

Anfrage in der Datenbank wird ein Vorschlag genannt, der eine Anforderung zum Auswählen von in Tabellen gespeicherten Daten oder eine Anforderung zum Ausführen bestimmter Aktionen an Daten enthält. Typischerweise beinhaltet eine solche Anforderung die Auswahl von Informationen nach einem bestimmten Kriterium. Auf Wunsch können Daten aus einer oder mehreren unterschiedlichen Tabellen abgerufen werden. Das Ergebnis der Abfrage ist Übersichtstabelle, die alle interessanten Daten präsentiert. Eine solche Tabelle kann nicht nur Attributwerte, sondern auch berechnete Felder enthalten.

Aus der Datenbank empfangene Informationen können formatiert werden als druckfertiges Dokument. Diese Form der Informationsdarstellung nennt man Bericht . Im Bericht werden alle Informationen in einer bestimmten Weise gruppiert, sortiert und formatiert dargestellt. Da die Ergebnisse von Abfragen und Berichten meist in Form von Tabellen erstellt werden, werden im Gegensatz dazu auch Tabellen genannt, die Primärinformationen enthalten und eine Datenbank bilden Haupttabellen.

Der Betrieb einer Datenbank besteht nicht nur darin, Informationen daraus zu extrahieren, sondern auch darin, die Datenbank funktionsfähig zu halten. Diese Funktionen werden ausgeführt Datenbankadministrator. Administratorfunktionen werden in der Regel von einem hochqualifizierten Spezialisten auf diesem Gebiet wahrgenommen.

MS Access ist eines der gängigsten Datenbankverwaltungssysteme, das im Paket enthalten ist Microsoft-Programme Büro.

Das MS Access DBMS wurde entwickelt, um Datenbanken zu erstellen und zu pflegen, um Informationen aus ihnen in der erforderlichen Form zu erhalten, um Anwendungen zu erstellen, die die Arbeit mit Datenbanken automatisieren.

Die MS Access-Datenbank ist eine Sammlung ihrer miteinander verbundenen Komponenten, genannt Basisobjekte .

Die Datenbankobjekte sind:

- Datentabellen,

- Formen,

- Anfragen,

- Berichte,

- Seiten,

- Makros,

- Module.

Tisch ist eine Form der Informationsdarstellung. Ihr Gerät wurde zuvor besprochen.

Die Form - Dies ist ein Dialogfeld, mit dem Sie Informationen in Tabellen eingeben, bearbeiten und löschen sowie den Zugriff auf Daten einschränken und sie nur im Ansichtsmodus anzeigen können.

Anfrage - ein Datenverwaltungstool, mit dem Sie die erforderlichen Informationen aus einer Datenbanktabelle extrahieren können, die ein bestimmtes Kriterium erfüllt. Mit Abfragen können Sie das Aktualisieren und Löschen von Datensätzen automatisieren sowie Berechnungen mit Datenwerten in Tabellen durchführen.

Bericht - Dies ist eine Form der Präsentation von Informationen, die für den Druck in Form von formatierten Daten, Ergebnissen endgültiger Berechnungen, Grafiken, Diagrammen vorbereitet wurden, mit anderen Worten in einer Form, die für die Wahrnehmung und Analyse geeignet ist.

Buchseite - Dies ist ein Dokument, das Informationen aus einer Datenbank enthält und zum Einstellen ins Internet (Webseite) bestimmt ist. Ein solches Dokument spielt die Rolle einer Art Schnittstelle zu den Daten. Wenn Sie über das Internet auf diese Seiten zugreifen, können Sie Informationen in Tabellen anzeigen und eingeben sowie Berichte erstellen.

Makro und Modul - ein Tool zur Automatisierung der Arbeit mit Datenbanken und zur Erstellung von Anwendungen, die für die Arbeit mit Datenbanken erforderlich sind.

Mit MS Access können Sie bis zu 32768 verschiedene Objekte in der Datenbank erstellen. Alle Datenbankobjekte werden in gespeichert eines gemeinsame Datei Datenbank, die die Erweiterung hat. mdb. Dieses Programm ist ziemlich ressourcenintensiv. Die Version von MS Access 2002 benötigt also 128 MB RAM.

Jeder Benutzer Computersysteme Windows-basiert weiß, was im Standardpaket enthalten ist Office-Programme von Microsoft enthält jede Version einen einzigartigen Editor Access. Was für ein Programm ist das, wie man damit arbeitet, jetzt wird es betrachtet. Natürlich werden hier nur die ersten Grundlagen gegeben, da eine Beschreibung aller Funktionen der Anwendung mehr als eine Seite einnehmen wird.

Was ist Zugriff?

Was ist dieses Programm? Access ist ein voll funktionsfähiges System für die Arbeit mit jedem Typ, das auf einem relationalen Modell basiert und die Fähigkeit hat, Daten dynamisch mit anderen Anwendungen oder Internetpublikationen auszutauschen. Es sieht den Einsatz von Werkzeugen zur automatisierten Verarbeitung von Informationen jeglicher Art vor, die in strukturierter Form präsentiert werden.

Darüber hinaus ist Access auch ein Paket, das Unterstützung für bietet ActiveX-Steuerelemente, was die Möglichkeiten des Programms erheblich erweitert, da es nicht nur Tabellen- oder Textkomponenten, sondern auch Multimedia und Objekte im Internet verwenden kann. Beziehungen, die in der Anwendung zwischen ihnen hergestellt werden, ermöglichen eine genaue Verfolgung von Änderungen in jedem von ihnen mit automatischer Anpassung von Parametern in anderen.

Die wichtigsten Anweisungen zur Verwendung der Anwendung

Es ist nicht verwunderlich, dass es in den meisten Fällen verwendet wird, um die Prozesse zur Analyse einiger Prozesse in der Buchhaltung, im Geschäft usw. vollständig zu automatisieren. Aufgrund der universellen Struktur kann das Programm das Auftreten sogenannter Datenredundanzen beseitigen, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen ein Parameter nicht durch Eingabe eines neuen, sondern durch Korrektur des alten und damit seine Änderung in allen zugehörigen Datenbanken widergespiegelt wird.

Beispielsweise verwendet ein Unternehmen Access, um Aufzeichnungen über Lieferanten, Kunden und die Aktivitäten zu führen, an denen sie beteiligt sind. Die Bankverbindung eines Lieferanten ändert sich. Es reicht aus, sie zu ändern, da die automatische Anpassung alle anderen Datenbanken betrifft. Dadurch werden die Daten ersetzt und keine neuen zusammen mit den vorhandenen eingegeben. Und diese Änderung wirkt sich auf die gleichen verwandten Aktivitäten aus. Das heißt, der Benutzer erhält gewissermaßen eine vollständige Automatisierung.

Gleiches gilt zB. Beim Verkauf einer bestimmten Warengruppe über den entsprechenden Unternehmensbereich werden die Rubriken automatisch in der Datenbank der im Lager verfügbaren Waren ausgebucht. Aber das sind die meisten einfache Beispiele. Tatsächlich hat die Anwendung viel mehr Funktionen.

Struktur von Microsoft Access

Die Arbeitserleichterung wird durch das Vorhandensein der Hauptelemente erreicht, die bei der Analyse und Verarbeitung von Datenbankdaten eine entscheidende Rolle spielen. Zu den Hauptelementen gehören die folgenden:

• Tabelle - ein Element, das grundlegende Informationen in einem bestimmten Format speichert (numerisch, Text, Grafik usw.);
• Abfrage - ein Mittel für den Zugriff auf verwandte Elemente, andere Datenbanken oder Programme von Drittanbietern;
• Formular - Präsentation von Informationen oder Daten in einer benutzerfreundlichen Form;
• Bericht - Ausgabe der verarbeiteten Ergebnisse;
• Makro - ein ausführbares Element, mit dem Sie bestimmte Aktionen ausführen können, wenn ein Ereignis eintritt, eine Anfrage erstellt wird, ein Bericht generiert wird;
• Modul - Visual Basic-Sprachwerkzeuge, mit denen Sie die Möglichkeiten des Programms erheblich erweitern können, basierend auf der Erstellung von Prozeduren und der Verwendung zahlreicher Funktionen.

Kommunikation mit anderen Programmen und externen Datenbanken

Wie bereits deutlich wurde, handelt es sich bei Access um ein Programm, das es erlaubt, die eigenen vom Benutzer eingegebenen Daten nicht nur zu verwenden, sondern auch miteinander zu verknüpfen. Die Fähigkeiten der Anwendung sind derart, dass Informationen aus anderen Anwendungen (FoxPro, Paradox, Excel, Word usw.) importiert werden können. Zur Vereinfachung der Verfahren können die Daten nicht importiert, sondern verknüpft werden, und zwar nicht nur mit den angegebenen Programmen, sondern auch mit Quellen in einer Netzwerkumgebung oder im Internet.

Der Verknüpfungsprozess selbst erfolgt aufgrund von Anfragen nach der Art der Funktionsweise von Datenbanken. SQL-Daten(Access unterstützt sie auch).

Aus Vorlagen erstellen

In Access ist die Tabelle das Hauptelement. Durch Aussehen Diese Komponente ist Excel-Tabellen sehr ähnlich, die Möglichkeiten von Access sind jedoch viel umfassender, und die Prinzipien der Arbeit mit solchen Elementen haben ihre eigenen Besonderheiten.

Es ist jedoch recht einfach, eine eigene Datenbank zu erstellen, wenn Sie das Programm starten. Nach dem Erscheinen des Begrüßungsfensters erhält der Benutzer eine Auswahl an Vorlagen, auf deren Grundlage die zukünftige Datenbankstruktur in Form einer Tabelle erstellt wird. Dies ist die sogenannte Backstage-Ansicht. Hier finden Sie integrierte Leerzeichen, die für die Ausführung bestimmter Aufgaben nützlich sind, oder beziehen Sie sich auf die Suche in der offiziellen Microsoft-Ressource, wenn keines in der Liste den Anforderungen des Benutzers entspricht (obwohl dies unwahrscheinlich ist).

Datenbank von Grund auf neu

Wenn dem Benutzer nichts passt und er selbst eine Datenbank erstellen möchte, müssen Sie beim Erstellen einer neuen Datei im entsprechenden Menü eine leere Datenbank auswählen. Hier lohnt es sich, einige Einschränkungen zu berücksichtigen. Beispielsweise unterstützen Desktop-Datenbanken kein Web-Publishing, und Web-Datenbanken sind mit einigen Funktionen der vorherigen nicht konsistent.

Nachdem Sie die Ausgangstabelle erstellt haben, können Sie mit der Eingabe von Daten fortfahren. Beachten Sie, dass Daten nur in benachbarte Spalten und Zeilen eingegeben werden können. Fügen Sie auch keine leeren Zellen dazwischen ein, wie es in Excel der Fall ist. Darüber hinaus ist die wichtigste Bedingung, dass jede Spalte nur einen Datentyp enthalten darf, dh wenn das Format anfänglich Datum und Uhrzeit verwendet, werden Informationen mit exponentenbasierten Berechnungen, die in die Spalte eingegeben werden, nicht erkannt. Also, wenn möglich, müssen Sie den Tisch in dieser Perspektive planen. Um die Arbeit zu vereinfachen, können Sie einen speziellen Modus des Designers verwenden.

Nuancen beim Importieren und Verknüpfen von Daten mit anderen Quellen

Beim Datenimport sind die Möglichkeiten des Programms praktisch unbegrenzt. Die Hauptbedingung ist nur, dass die importierten Daten in tabellarische Typen (wie Tabellen in Excel oder Word) unterteilt werden müssen. Erfolgt der Import z. B. in einer Textversion aus Notepad, können Sie mit dem Tabulator (Tab-Taste) eine ähnliche Struktur erstellen.

Sie können SharePoint-Listen verwenden, und Sie können auch Daten verknüpfen, um die Arbeit zu vereinfachen. Verwenden Sie dazu einen speziellen Befehl auf der Registerkarte Externe Daten, die sich in der Import- und Verknüpfungsgruppe befindet. Hier werden fertige Lösungen angeboten (Excel, Word etc.). Bei der Auswahl müssen Sie nur den Ort angeben gewünschte Datei, den Speicherort in der aktuellen Datenbank und bestätigen Sie die Auswahl.

Fazit

Dies ist die Access-Anwendung. Das Programm ist bei einer Vielzahl von Benutzern sehr beliebt, da seine Entwickler versucht haben, die Möglichkeiten anderer zu kombinieren Softwareprodukte dieser Art. Und das tat es Diese Anwendung sehr flexibel in der Anpassung und automatisierten Anwendung der meisten Funktionen. Es bleibt hinzuzufügen, dass Access ein sehr mächtiges Datenverarbeitungswerkzeug ist, obwohl hier nur die sehr grundlegenden Informationen über die Anwendung betrachtet wurden.