Nézzük meg közelebbről az MS Access fő funkcióit, hogy világosabb képet kapjunk a képességeiről.

Az Accessben az adatbázis olyan fájlra utal, amely egy információkészletet tartalmaz. Az Access 2007 adatbázisa a következő típusú objektumokat tartalmazhatja (lásd: 1. ábra): tábla, lekérdezés, űrlap, jelentés, oldal, makró, modul.

1. ábra: Adatbázisobjektumok ablak

Az Access egyszerre csak egy adatbázissal működhet. Egy Access-adatbázis azonban számos táblát, űrlapot, lekérdezést, jelentést, makrót és modult tartalmazhat, amelyeket egyetlen fájlban tárolnak mdb kiterjesztéssel.

asztal a relációs adatbázisok elméletében a "tábla" fogalmának megfelelő objektum. Az Access minden táblájához megadhat egy elsődleges kulcsot és egy vagy több indexet az adathozzáférés sebességének növelése érdekében.

Az Access lehetővé teszi a táblázatszerkezet létrehozását három módban - tervezési módban, varázsló segítségével és adatok megadásával. A különbség azt jelenti, hogy ezeket az eszközöket a különböző szintű képzettséggel, eltérő célokkal és az adatok felhasználásának perspektívájával rendelkező felhasználók használják. Természetesen lehetőség van rekordok megtekintésére, szerkesztésére, törlésére és hozzáadására, adatok keresésére, cseréjére, rendezésére, a táblázat megjelenésének megváltoztatására. A táblák közötti kapcsolatokat a Data Schema nevű speciális eszköz határozza meg.

2. ábra Adatséma

Ez egy kényelmes grafikus eszköz, amely lehetővé teszi hivatkozások létrehozását a táblázatok bizonyos mezői között, különféle típusú kapcsolatok beállítását és hivatkozási integritási megszorítások beállítását. Ugyanakkor a változtatások azonnal bekerülnek az adatbázisba (természetesen, ha a benne foglalt adatok minden feltételnek megfelelnek), az így kapott táblák és kapcsolatok diagramja kinyomtatható, ami kétségtelenül kényelmes a fejlesztő számára.

Kérés– egy objektum, amely egy adott adatbázisban egyedi névvel rendelkező SQL-lekérdezés szövegét tartalmazza. Lekérdezést a varázsló segítségével és Tervező nézetben hozhat létre. Az első esetben a felhasználó interaktív módon felkéri, hogy válassza ki a táblázat nevét és a kiválasztandó mezőket. A második esetben kiválaszthat több táblát vagy lekérdezést, grafikusan összekapcsolhatja őket, és meghatározhatja a kiválasztási mezőket. Az egyes mezőkhöz további feltételeket és rendezési beállításokat is megadhat.

3. ábra Lekérdezés konstruktor

Van egy másik módja is a konstruktorba beépített lekérdezés létrehozásának – ez a lekérdezés kézi írása SQL-ben. Az erre tervezett szövegszerkesztő azonban egyértelműen csekély lehetőségeket rejt magában a kódtervezés kényelmét és áttekinthetőségét illetően. Úgy tűnik, a fejlesztők nem ezt a módszert jelölték meg főként.

A nyomtatvány egy speciális konténerobjektum az egyéb interfész komponensekhez, például adatbeviteli és megjelenítési mezők, gombok stb. Az űrlapon a fejlesztő az alkalmazás sajátosságaitól függően elhelyezi az adatok bevitelére, beállítására, megtekintésére és csoportosítására szolgáló komponenseket. Az űrlap kétféleképpen is létrehozható - tervezési módban és a varázsló segítségével. Az első esetben a fejlesztő rendelkezik egy komponenskészlettel (szükség esetén saját ActiveX-et is regisztrálhat), amelyeket szabadon elhelyez az űrlapon és beállítja a paramétereiket. Varázsló módban a felhasználó egyszerűen kiválaszt egy táblázatot, mezőket és stílust, és az űrlap automatikusan létrejön.

Jelentés– olyan objektum, amely egy olyan dokumentum létrehozására szolgál, amely később kinyomtatható vagy egy másik alkalmazás dokumentumába beépíthető. Ez a dokumentum strukturált információk formájában (például táblázat vagy lista formájában) tartalmazza az adatbázisból történő kiválasztás eredményeit. Az MS Access gazdag lehetőségeket kínál a jelentések tervezésére és formázására. A jelentésnek ugyanaz a két létrehozási módja van. Varázsló módban a felhasználónak lehetősége van számos olyan paraméter beállítására, amelyek szinte teljesen meghatározzák a jelentés kívánt megjelenését. Egyéni jelentések készítéséhez jobb a tervező használata.

Oldalak- az adatok közzétételének módja helyi hálózat vagy Internet. Az elkészített oldal űrlapszerű kialakítású (a felhasznált összetevőkben némi eltéréssel), a vele való munka során nem csak megtekinthető, hanem módosítható is az adatbázisban lévő adatok. Az oldal objektumként való mentése után az adatbázisban HTML fájlként exportálható, és egy Internet böngészőn keresztül adatok elérésére használható.

Makró egy olyan objektum, amely makróparancsok sorozatát képviseli az adatbázissal végzett munka során leggyakrabban végrehajtott műveletek automatizálására. A makróparancsok az elérhető listából kerülnek kiválasztásra, a paramétereket pedig a fejlesztő állítja be. Makrót a és a gomb megnyomásával hajthat végre programmódszer kódban.

A modul egy VBA-kód tárolója. Szerkesztésükhöz és megtekintésükhöz a Visual Basic Editor parancsértelmezőt kell használni. Az összes alkalmazáskódot egy modulkészlet tartalmazza. Itt ugyanaz a szemantikai jelentése, mint bármely programozási nyelvben.

azt teljes lista MS Access adatbázisban tárolható objektumok, amelyek azonban hasonlóak az osztály többi asztali DBMS-éhez, például a Paradoxhoz.

Az Access a következő funkciókat biztosítja.

Adatbemenet. Az adatbevitel a következő módokon történhet: kézzel közvetlenül a táblázatba (ide tartozik a vágólap tartalmának beillesztése is); kézzel az űrlapmezőkben; közvetlen adatimportálás más forrásokból (Hozzáférés adatbázisokhoz, szöveges fájlok, DBF formátum, táblázatok, ODBC adatforrások); programozási módszer, amely bármilyen VBA-ban megvalósítható eszközt kombinálhat. Ez utóbbi módszer a legrugalmasabb és szinte korlátlan lehetőségeket kínál, de a legnehezebben megvalósítható, és bizonyos szintű programozási ismereteket igényel.

2. Adatváltozás. A szerkesztés a következő módokon lehetséges: kézzel közvetlenül a táblázatban; űrlapmezőkben; abban a böngészőablakban, amelyben a weboldal betöltődik az adatbázisból; szoftveres módszer.

3. Adatkimenet. Itt az Access a következő szolgáltatásokat nyújtja: kimenet a monitor képernyőjére táblázatos formában, űrlapmezők vagy jelentések; exportálás más adatformátumokba (ugyanúgy, mint az importálásnál); nyomtatás, főleg jelentések formájában; adatok kiadása egy internetböngészőbe a Page objektum használatával egy adott hálózaton belül; programozott információexport és -kiadás.

4. Interakció más információforrásokkal és fogyasztókkal. Ebben a tervben az Access automatizálási kiszolgálóként vagy ügyfélként működhet. A csomag többi termékével való kapcsolatok különösen átláthatóan vannak konfigurálva. Microsoft Office. Például rendelkezhet egy dokumentummal Microsoft Word, amely az Access adatbázis mezőit tartalmazza majd, az adatbázisban lévő adatok változásai automatikusan megjelennek a dokumentumban. Ez lehetővé teszi rugalmas megoldások létrehozását, amelyek integrálják az adatokat az irodai eszközökbe. 5. Az MS Access adatbázis használata más alkalmazások által. Ez a beállítás az MDB fájlt használja adattárként. Az adatokhoz hozzáférő program bármilyen magas szintű nyelven írható. Ebben az esetben táblákat és lekérdezéseket használunk. Az adatbázis-motor figyeli a hivatkozási integritás és az adatok relevanciájának fenntartását. Az interakció a Microsoft Jet Engine ODBC illesztőprogramján keresztül történik.

6. Eszközök alkalmazások létrehozásához. Az alkalmazások létrehozása az Accessben sok tekintetben hasonlít az összes többi Microsoft Office automatizálási eszközéhez. A Visual Basic for Applications értelmezett nyelvét használja, ami, mint minden értelmezett nyelv esetében, a processzoridő bizonyos mértékű növekedéséhez, valamint a programok és az adatfeldolgozás sebességének csökkenéséhez vezet. A sikeres fejlesztéshez ismernie kell magának az Access objektummodelljét és használatának jellemzőit.

7. Adatkezelés többfelhasználós módban. Amikor többfelhasználós módban dolgozik az adatbázisokkal, olyan helyzetek adódhatnak, amikor korlátozni kell az adatokhoz hozzáférő felhasználók számát. Ennek célja annak megakadályozása, hogy ugyanaz a rekord egyidejűleg frissüljön, globális adatfrissítés vagy magának az adatbázisnak a karbantartása során.

Az Access adatbázismotor három zárolási szintet kínál:

Adatbázis zárolás. Ezen a zárolási szinten csak egy felhasználó férhet hozzá az adatbázishoz. Ez a zárolási szint az adatok globális módosítására vagy frissítésére szolgál, vagy amikor karbantartás Adatbázisok - tömörítés.

Asztalzár. Ezen a zárolási szinten csak egy felhasználó férhet hozzá a táblázathoz. Ez a zárolási szint akkor használatos, ha több táblarekordot kell egyszerre feldolgozni.

Oldal blokkolása. Ezen a szinten csak egy felhasználó férhet hozzá egy letiltott oldalhoz. Ez a legalacsonyabb blokkolási szint. A Microsoft Jet automatikusan beállítja az oldalzárat, és a program nem tudja vezérelni. Az adatlap több bejegyzést is tartalmazhat, mérete 26 kb. Egy oldal blokkolása azt jelenti, hogy blokkolja az összes bejegyzést az oldalon. Ha a rekord hossza 512 bájt, akkor 4 rekord blokkol, ha 50 bájt, akkor 40 rekord. A rekordok pontos számát nem lehet előre meghatározni, beállítani, mert a táblázat tartalmazhat törölt rekordokat (amelyek csak a tömörítés során törlődnek).

Az asztalszintű zárásnak két módja van: pesszimista és optimista. Az alapértelmezett a pesszimista zárolás.

8. Adminisztráció. Előny kizárólagos rezsim a munka tulajdonképpen az adatbázis-adminisztrációs funkciók elfajulásához, e tekintetben a hiányához vezetett eszközöket adminisztráció a szó szokásos értelmében az MS Accessben. A rendelkezésre álló eszközök a következőket teszik lehetővé: lehetőség van a Microsoft Access adatbázis két fájlra bontására, amelyek közül az egyik táblázatokat, a másik pedig lekérdezéseket, űrlapokat, jelentéseket, makrókat, modulokat és adatelérési oldalak parancsikonjait tartalmazza. Ez lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy hozzáférjenek egy közös adatforráshoz, miközben létrehozzák saját űrlapjaikat, jelentéseiket és egyéb objektumaikat, valamint csökkentik a hálózati forgalmat; lehetőség van más adatbázisokból származó táblák összekapcsolására Microsoft adatok Hozzáférés vagy más források. Előfordulhat például, hogy egy másik, megnyitott Microsoft Access adatbázisból származó táblát szeretne használni közös munka hálózaton keresztül. Ez különösen akkor hasznos, ha az összes táblát egyetlen adatbázisban kell tárolnia hálózati szerver az űrlapok, jelentések és egyéb objektumok külön adatbázisban történő tárolásával, amelyből minden felhasználó rendelkezik másolatokkal közös alap adat; Az adatbázisban (.mdb) és a projektben (.adp) elérhető Microsoft Access replikációs eszközök lehetővé teszik replikák létrehozását és igény szerinti szinkronizálását, amikor a Microsoft Accessben dolgozik; védelmi és beléptetési eszközöket. A védelem legegyszerűbb módja, ha jelszót állít be az adatbázis megnyitásához. Az adatbázis lehet titkosított. Az adatbázis titkosítása tömöríti az adatbázisfájlt, és olvashatatlanná teszi a segédprogramok vagy szövegszerkesztők számára. Az adatbázis visszafejtése megfordítja a titkosítási művelet eredményeit. Az adatbázisok védelmének legrugalmasabb és legáltalánosabb módja a felhasználói szintű biztonság. Ez a védelmi módszer hasonló a legtöbb hálózati rendszerben használthoz. Azonban, mint már említettük, a rendszergazda jelszavának kitalálása nem nehéz egy hacker számára; lehetőség van az adatbázis formátumra konvertálására korai változat MS Access bizonyos esetekben a kompatibilitás érdekében; és végül egy adatbázis-tömörítő eszköz, amely törli a törölt sorinformációkat, és csökkenti a lemezen lévő MDB fájl méretét. Ez jobb teljesítményt eredményez, és bizonyos esetekben visszaállíthatja az adatbázist (például váratlan áramszünet után).

Azt is érdemes megemlíteni, hogy az Access előtelepített általános adatbázissablonokkal a leggyakoribb feladatok automatizálása érdekében.

4. ábra Adatbázis sablonok

A felhasználó interaktívan választja ki az adatbázisában tárolni kívánt adatokat a vállalat igényeinek megfelelően, és az MS Access automatikusan létrehozza az összes szükséges objektumot. A jövőben ez az adatbázis finomítható és bővíthető.

Többértékű mezők összetett adatokhoz

Létrehozhat egy olyan mezőt, amely több értéket, más néven összetett adatot tartalmaz. Tegyük fel, hogy ki kell osztania egy feladatot az egyik alkalmazottjának vagy vállalkozójának, de szeretné ezt a feladatot több emberre kiosztani. A legtöbb adatbázis-kezelő rendszerben és az Access korai verzióiban a hibák elkerülése érdekében létre kell hoznia egy sok a sokhoz kapcsolatot.

Az Office Access 2007-ben a munka legnehezebb része automatikusan megtörténik, amikor kiválaszt egy mezőt több érték megadásához. A többértékű mezők különösen akkor hasznosak, ha az Office Access 2007 segítségével olyan SharePoint-listát használ, amely a Windows SharePoint Servicesben használt többértékű mezőtípusok valamelyikét tartalmazza. Az Office Access 2007 kompatibilis ezekkel az adattípusokkal.

Az új Attachment adattípus lehetővé teszi, hogy minden típusú dokumentumot és bináris fájlt tároljon az adatbázisban anélkül, hogy szükségtelenül növelné az adatbázis méretét. Az Office Access 2007 automatikusan tömöríti a mellékleteket, amikor csak lehetséges, hogy a lehető legtöbb szabad hely maradjon. A bejegyzéshez csatolnia kell egy Microsoft Office Word 2007 dokumentumot, vagy tárolnia kell néhány digitális fényképet egy adatbázisban. A mellékletek használata sokkal könnyebbé teszi ezeket a feladatokat. Akár több mellékletet is hozzáadhat egyetlen bejegyzéshez.

Az emlékeztető mezők mostantól formázott szöveget tárolnak, és támogatják a felülvizsgálati előzményeket.

Az Office Access 2007 már támogatja a formázott szöveget, amely egyszerű szöveg mellett használható rekordokban. A szöveg különféle opciókkal formázható (például félkövér és dőlt, valamint különböző betűtípusok, színek és egyéb gyakori formázási lehetőségek), és adatbázisban tárolható. A formázott szöveg a MEMO mezőben tárolódik HTML-alapú formátumban, amely kompatibilis a Windows SharePoint Services Rich Text adattípusával. Állítsa a TextFormat tulajdonságot RichText vagy PlainText értékre, és a szövegmezőkben és az Adatlap nézetben lévő adatok megfelelően formázva lesznek.

Az emlékeztető mezők nagy mennyiségű adat tárolására hasznosak. Az Office Access 2007-ben beállíthatja a Csak hozzáfűzés tulajdonságot, hogy rögzítse a Jegyzet mezőben történt összes változást. Ezután megtekintheti a változások naplóját. Ez a szolgáltatás a Windows SharePoint Services nyomkövetési funkcióját is támogatja. Ezért az Access segítségével megtekintheti a SharePoint-listák tartalomelőzményeit is.

A Microsoft Access DBMS lehetővé teszi az adatok szerkezetének és leírásának beállítását, az adatokkal való együttműködést és az információk kollektív felhasználásának megszervezését. három fő funkciótípus: az adatok meghatározása (szerkezetének és leírásának meghatározása), az adatfeldolgozás és az adatkezelés. Az MS Access egy információs rendszerek létrehozására és működtetésére szolgáló eszközkészlet.

A Microsoft Access mindent, aminek neve lehet (az Access értelmében), objektumokat hív meg. Más DBMS-ekben általában az adatbázis kifejezés általában csak az adatokat tároló fájlokra vonatkozik. A Microsoft Accessben az adatbázis tartalmazza a tárolt adatokhoz társított összes objektumot, beleértve azokat is, amelyek automatizálják a velük végzett munkát. Fő objektumok bázisok Hozzáférés az adatokhoz.

1. Asztal. Egy objektum, amely adatok tárolására van definiálva és használva. Minden tábla egy bizonyos típusú objektumról, például ügyfelekről tartalmaz információkat. A táblázat mezőket (oszlopokat) tartalmaz, amelyek különféle adatokat és rekordokat tárolnak (más néven sorokat). A rekord egyesekről minden információt tartalmaz. Minden táblához megadhat egy elsődleges kulcsot (egy vagy több olyan mezőt, amely minden rekordhoz egyedi értékeket tartalmaz) és egy vagy több indexet az adathozzáférés felgyorsítása érdekében.

2. Kérés. Olyan objektum, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy egy vagy több táblából megkapja a kívánt adatokat. Lekérdezés létrehozásához használhat QBE (kötegelt lekérdezés) űrlapot vagy SQL (Structured Query Language) utasításokat. Lekérdezéseket hozhat létre adatok kiválasztásához, frissítéséhez, törléséhez vagy hozzáadásához. Lekérdezéseket is használhat új táblák létrehozására egy vagy több meglévő tábla adataiból.

3. A nyomtatvány. Elsősorban adatok bevitelére, képernyőn való megjelenítésére vagy egy alkalmazás működésének vezérlésére szolgáló objektum. Az űrlapok a lekérdezésekből vagy táblákból származó adatok megjelenítéséhez szükséges felhasználói követelmények megvalósítására szolgálnak. Az űrlapok nyomtathatók is. Egy űrlap segítségével makrót vagy VBA-eljárást futtathat valamilyen eseményre, például bizonyos adatok értékének változására válaszul.

4. Jelentés. Olyan objektum, amely egy olyan dokumentum létrehozására szolgál, amely később kinyomtatható vagy egy másik alkalmazás dokumentumába beépíthető.

5. Makró. Egy objektum, amely egy vagy több olyan művelet strukturált leírása, amelyet az Accessnek egy adott eseményre válaszul végre kell hajtania. Például megadhat egy makrót, amely válaszul egy elem kiválasztására a fő űrlapon egy másik űrlapot nyit meg. Egy másik makró segítségével ellenőrizheti egy adott mező értékét, ha annak tartalma megváltozik. A makró további feltételeket is tartalmazhat bizonyos, benne meghatározott műveletek végrehajtásához vagy elmulasztásához. Egy másik makrót vagy VBA-eljárást is futtathat egy makróból.

6. Modul. Egy objektum, amely Visual Basic for Applications programban írt programokat tartalmaz. A modulok lehetnek független objektumok, amelyek az alkalmazásból bárhonnan meghívható függvényeket tartalmaznak, de közvetlenül is „csatolhatók” az egyes űrlapokhoz vagy jelentésekhez, hogy reagáljanak a bennük bekövetkező bizonyos változásokra.

7. Hozzáférés az oldalakhoz. Oldalak - a fogyasztótól távol (például az interneten keresztül) lévő adatbázisban található adatokhoz való hozzáférés biztosítására szolgálnak.

Adatbázis létrehozásához az Access DBMS-ben a következő fő funkciók csoportjai állnak rendelkezésre:

· Az adatbázis-fájlokkal való munkavégzés funkciói (megnyitás, mentés stb.);

· Szerkesztési funkciók;

· Formázási funkciók;

· Az ablakokkal végzett munka funkciói;

· Munkafunkciók alapmódokban: táblázat, űrlap, lekérdezés, jelentés stb.;

Súgó funkció.

MS Access: Az MS Access DBMS architektúrája és főbb objektumai. kapcsolatokat közöttük. A táblák közötti kapcsolatok típusai.

Az Access egy egyszerű, de hatékony asztali relációs DBMS, és elsősorban nem kereskedelmi vagy nem kereskedelmi alkalmazások létrehozására szolgál. közepes teljesítmény nem jár intenzív adatfeldolgozással. Az Access az MS Office része, és szorosan integrálva van annak többi összetevőjével.

Az Access további előnyei a következők:

· Könnyű tanulás. Nem szakember általi használat lehetősége;

· Vizuális programozás. Egy egyszerű adatbázis létrehozható egyetlen egérrel, programozás nélkül;

· Varázslók elérhetősége, amelyek segítenek megoldani az olyan összetett feladatokat, mint a táblázatok adatainak elemzése redundancia szempontjából, kapcsolódó űrlapok, jelentések stb.

· Az eredmények dinamikus ellenőrzésének lehetősége összeállítás nélkül. Táblázat megtervezésekor egyszerűen át lehet váltani táblázat üzemmódba, és ha hiányosságokat találunk, akkor vissza lehet térni a javításra. Ugyanakkor a korszerűsítés azonnal végrehajtható vagy hosszú időre elhalasztható;

· Szoros integráció az MS Office más összetevőivel.

Mivel az Access egy tolmács (részben azért, mert a Visual Basic nyelven alapul), szükségessé válik, hogy egy alkalmazásban egyesítsék az alkalmazás fejlesztési funkcióit és a kész alkalmazás tényleges funkcióit. Az adatbázis-objektumok fejlesztési módban történő eléréséhez használjon egy speciális adatbázis-ablakot, amely az összes adatbázis-objektum listáját tartalmazza. Az egyes adatbázis-objektumokkal két módban dolgozhat. Az első módot feltételesen végrehajtási vagy működési állapot módnak nevezhetjük. A második mód a konstruktor mód, amelyben az objektum létrehozása és módosítása történik. Az adatbázis ablak jelenléte határozza meg a nyitott adatbázist. Az ablak bezárása bezárja az adatbázist. Az adatbázis teljes fejlesztése után ennek az ablaknak a megjelenése letiltható. Ha az összes fejlesztői parancsot kizárja a menükből és az eszköztárakból, létrehozhatja az adatbázis újraterjeszthető verzióját. Egy ilyen Access adatbázis akkor működik, ha van Access DBMS a számítógépen. Ha szükséges, az Access Developer Toolkit csomag segítségével létrehozhatja az adatbázis telepítési verzióját, ahol az Access DBMS-t több DLL fájlokat. Az adatbázis elosztott változatával való munkához a felhasználók egy interfészt kapnak, amely általában tartalmazza a főkapcsolót (a megoldandó feladatok számától függően) és több szokásos űrlapot.

Sziasztok. A cikk témája az Access fő célja. Mielőtt azonban rátérnénk az Access fő céljára, vessünk egy pillantást az adatbázis fogalmára.
Adatbázis (DB)- meghatározott szabályok szerint rendszerezett adathalmaz, biztosítva Általános elvek leírások, adatok tárolása és kezelése, alkalmazási programoktól függetlenül.
Az adatreprezentációs modell leggyakoribb típusa a relációs típus. A "relációs" név azzal magyarázható, hogy az adatbázisban minden rekord egy adott objektumhoz kapcsolódó információkat tartalmaz. Ezenkívül a különböző objektumokhoz tartozó információk a kapcsolódó adatok értékei alapján egyetlen entitásként kezelhetők. A relációs DBMS-ben minden feldolgozott adat táblázatok formájában jelenik meg.

Napjaink egyik legnépszerűbb asztali adatbázis-kezelő rendszere, amely a Microsoft Office termékcsalád gazdag környezetébe tartozik, a Microsoft Office (a továbbiakban: Access). Kezdőknek és haladóknak egyaránt készült. Az Access-adatbázis egy adott feladathoz kapcsolódó adatok és objektumok (például táblák, lekérdezések és űrlapok) halmazát képviseli.

Az Access fő funkciói a következők:
adatdefiníció, azaz az adatok szerkezetének és típusának meghatározása, valamint annak jelzése, hogy ezek az adatok hogyan kapcsolódnak egymáshoz:
adatfeldolgozás, beleértve a keresést, szűrést, rendezést, számítást; a feldolgozás magában foglalja az adatok más kapcsolódó információkkal való kombinálását is;
adatkezelés, azaz annak meghatározása, hogy ki jogosult az adatok felhasználására és az adatbázis frissítésére, valamint az adatok megosztására vonatkozó szabályok meghatározása.

Az Access maximális szabadságot biztosít az adatok típusának beállításában – szöveg, numerikus adatok, dátumok, időpontok, pénzbeli értékek, képek, hangok, dokumentumok, táblázatok. Lehetőség van beállítani a tárolási formátumokat (karakterlánc hossza, a számok és a dátum-idő pontossága) és ezen adatok megjelenítését a képernyőn vagy nyomtatva.
Az Access egy modern Windows-alkalmazás, amely lehetővé teszi a DDE (Dynamic Data Exchange) – dinamikus adatcsere és az OLE (Object Linking and Embedding) – objektumcsatolás és beágyazás összes funkciójának használatát. A DDE adatcserét biztosít az MS Access és bármely más Windows-alkalmazás között. Az OLE egy másik alkalmazás objektumaira hivatkozik, vagy objektumot ágyaz be egy Access-adatbázisba; Az objektumok lehetnek képek, diagramok, táblázatok vagy más dokumentumokból származó dokumentumok Windows alkalmazások. Az Access működhet egy nagy szám különféle adatformátumok, amelyek lehetővé teszik az adatok importálását és exportálását fájlokból szövegszerkesztőkés táblázatok. Az Access közvetlenül képes feldolgozni a Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro és egyéb fájlokat.

Az adatokkal való munkavégzésre szolgáló Access DBMS a Microsoft Jet adatbázis-processzort, az adatelérési objektumokat és egy eszközt, amivel gyorsan fel lehet építeni egy felületet – egy űrlaptervezőt. A jelentéskészítőt a nyomatok készítésére használják. A rutinműveletek automatizálása makrók segítségével végezhető el. Annak ellenére, hogy a végfelhasználóra összpontosít, az Access rendelkezik a Visual Basic for Application programozási nyelvvel, amely lehetővé teszi tömbök, saját adattípusok létrehozását és az alkalmazások működésének vezérlését.

A hozzáférésnek három fő működési módja van:
indítási mód, amely lehetővé teszi az adatbázis tömörítését és visszaállítását annak megnyitása nélkül;
tervezési mód, amelyben táblák és lekérdezések struktúrája hozható létre, módosítható, adatmegjelenítési és -módosítási űrlapok fejleszthetők, valamint jelentéseket készíthet a nyomtatás előtt;
futásidejű mód, amely megjeleníti az adatbázis objektum ablakait a főablakban.

Minden Access adatbázis a következő elemeket tartalmazza:
táblázatok, amelyek egy adott tárgyra vonatkozó adatokat tartalmazó rekordokból állnak;
űrlapok, amelyek táblázatok bevitelére és megjelenítésére szolgálnak az űrlapablakban, és lehetővé teszik a képernyőn megjelenő információk mennyiségének korlátozását a kívánt formában;

Ahol meghatározzák a táblázatok számát és tartalmát, valamint a köztük lévő kapcsolatokat, elkezdik ezeket a táblázatokat információkkal kitölteni. Az adatokat közvetlenül az adatbázistáblákba viheti be. Ezt azonban sokkal kényelmesebb az ún formák . Ők képviselik párbeszédpanelek tartalmazó beviteli mezők, amelyek a rekordmezők adatainak megjelenítésére és módosítására szolgálnak. Ezenkívül ezek az ablakok különféle kapcsolókat, jelölőnégyzeteket és gombokat tartalmaznak. Segítségükkel szabályozhatja a Windows-kezelés folyamatát. Megkülönböztető tulajdonság az űrlapokkal való munka az, hogy megjelenítik csak egy mező aktuális bejegyzés , míg a táblázatokkal való munka során megjelenítik egyidejűleg több rekord mezője. Az űrlappal végzett munka nagyban leegyszerűsíti az adatbeviteli folyamatot. Az űrlapok segítségével nem csak az elsődleges információkat adhatja meg, hanem utólag módosíthatja azokat.

Ahhoz, hogy az adatbázisból a szükséges információkat megszerezzük, rendszerezésre van szükség kérés.

Kérés Az adatbázisban olyan ajánlatot nevezünk, amely a táblákban tárolt adatok kiválasztásának követelményét, vagy az adatokon bizonyos műveletek végrehajtását tartalmazza. Egy ilyen követelmény általában magában foglalja az információk egy bizonyos kritérium szerinti kiválasztását. Kérésre az adatok egy vagy több különböző táblából is lekérhetők. A lekérdezés eredménye az Pivot tábla, amely bemutatja az összes érdekes adatot. Egy ilyen táblázat nemcsak attribútumértékeket, hanem számított mezőket is tartalmazhat.

Az adatbázisból kapott információ formázható nyomtatásra kész dokumentum. Az információ bemutatásának ezt a formáját ún jelentés . A jelentésben minden információ csoportosítva, rendezve és meghatározott módon formázva jelenik meg. Mivel a lekérdezések, jelentések eredményei többnyire táblázatok formájában készülnek el, ezért azokkal ellentétben az elsődleges információkat tartalmazó, adatbázist alkotó táblákat is ún. főtáblák.

Az adatbázis működése nem csak abból áll, hogy információt nyerünk ki belőle, hanem az adatbázis működőképes állapotban tartását is. Ezeket a funkciókat hajtják végre adatbázis adminisztrátor. Az adminisztrátori feladatokat általában ezen a területen magasan képzett szakember látja el.

Az MS Access az egyik leggyakoribb adatbázis-kezelő rendszer, amelyet a csomag tartalmaz Microsoft programok hivatal.

Az MS Access DBMS adatbázisok létrehozására és karbantartására, az azokból szükséges információk beszerzésére, az adatbázisokkal végzett munkát automatizáló alkalmazások létrehozására szolgál.

Az MS Access adatbázis egymáshoz kapcsolódó összetevőinek gyűjteménye, ún alaptárgyak .

Az adatbázis objektumok a következők:

- adattáblák,

- formák,

- kérések,

- jelentések,

- oldalak,

- makrók,

- modulok.

asztal az információ bemutatásának egyik formája. A készülékéről korábban volt szó.

A nyomtatvány - ez egy párbeszédpanel, amely lehetővé teszi az információk táblákba való beírását, szerkesztését és törlését, valamint az adatokhoz való hozzáférés korlátozását és csak nézet módban való megjelenítését.

Kérés - adatkezelő eszköz, amely lehetővé teszi a szükséges információk kinyerését egy adott kritériumnak megfelelő adatbázistáblából. A lekérdezések segítségével automatizálhatja a rekordok frissítésének és törlésének folyamatát, valamint számításokat végezhet a táblázatokban található adatértékek használatával.

Jelentés - ez a nyomtatásra előkészített információk formázott adatok, végső számítások eredményei, grafikonok, diagramok, más szóval érzékelésre és elemzésre alkalmas formában történő megjelenítési formája.

oldal - Ez egy adatbázisból származó információkat tartalmazó dokumentum, amelyet az interneten (weboldal) való elhelyezésre szántak. Egy ilyen dokumentum egyfajta interfész szerepét tölti be az adatokhoz. Ha ezeket az oldalakat az interneten keresztül éri el, megtekintheti és táblázatokba írhatja be az információkat, valamint jelentéseket készíthet.

Makróés modult - eszköz az adatbázisokkal végzett munka automatizálására és az adatbázisokkal végzett munkához szükséges alkalmazások létrehozására.

Az MS Access lehetővé teszi akár 32768 különböző objektum létrehozását az adatbázisban. Minden adatbázis-objektum tárolva van egy közös fájl adatbázis, amelynek a kiterjesztése . mdb. Ez a program meglehetősen erőforrás-igényes. Tehát az MS Access 2002 verziója 128 MB RAM-ot igényel.

Bármely felhasználó számítógépes rendszerek A Windows alapú tudja, mi van a szabványos csomagban irodai programok A Microsoft bármely verziója egyedi szerkesztő hozzáférést tartalmaz. Milyen program ez, hogyan kell vele dolgozni, most megfontolásra kerül. Természetesen itt csak a kezdeti alapokat adjuk meg, mivel az alkalmazás abszolút összes funkciójának leírása több mint egy oldalt vesz igénybe.

Mi az az Access?

Mi ez a program? Az Access egy relációs modellen alapuló, teljes funkcionalitású rendszer bármilyen típusú munkavégzéshez, amely képes dinamikus adatcserére más alkalmazásokkal vagy internetes kiadványokkal. Eszközök használatát írja elő bármilyen típusú, strukturált formában bemutatott információ feldolgozásának automatizálására.

Ezenkívül az Access egy olyan csomag is, amely támogatást nyújt a ActiveX vezérlők, ami jelentősen kibővíti a program lehetőségeit abból a szempontból, hogy nemcsak táblázatos vagy szöveges komponenseket, hanem multimédiát és internetes objektumokat is tud használni. Az alkalmazásban létrehozott kapcsolatok lehetővé teszik bármelyik változás pontos követését, mások paramétereinek automatikus beállításával.

Az alkalmazás használatának főbb utasításai

Nem meglepő, hogy a legtöbb esetben a számviteli, üzleti stb. folyamatok elemzési folyamatainak teljes automatizálására használják. Az univerzális felépítésnek köszönhetően a program kiküszöbölheti az úgynevezett adatredundancia megjelenését, amikor változtatni kell. egy paramétert nem új beírásával, hanem a régi javításával, és így annak változása minden kapcsolódó adatbázisban tükröződik.

Például egy vállalat az Access segítségével nyilvántartja a szállítókat, vevőket és azokat a tevékenységeket, amelyekben részt vesznek. Az egyik szállító banki adatai megváltoztak. Elegendő ezeket megváltoztatni, mivel az automatikus beállítás minden más adatbázisra hatással lesz. Ez lecseréli az adatokat, nem ad be újakat a meglévők mellé. És ez a változás ugyanazokat a kapcsolódó tevékenységeket érinti. Vagyis bizonyos értelemben a felhasználó teljes automatizálást kap.

Ugyanez vonatkozik például arra, hogy amikor egy bizonyos árucsoportot a vállalkozás megfelelő részlegén keresztül értékesítenek, a rovatok automatikusan lekerülnek a raktárban elérhető áruk adatbázisából. De ezek a legtöbbek egyszerű példák. Valójában az alkalmazás sokkal több funkcióval rendelkezik.

A Microsoft Access felépítése

Ami a munka kényelmét illeti, ez az adatbázisadatok elemzésében és feldolgozásában döntő szerepet játszó fő elemek jelenléte miatt érhető el. A főbb elemek közé tartoznak a következők:

• táblázat - olyan elem, amely az alapvető információkat meghatározott formátumban tárolja (numerikus, szöveges, grafikus stb.);
• lekérdezés – a kapcsolódó elemek, más adatbázisok vagy harmadik féltől származó programok elérésének eszköze;
• forma - információk vagy adatok felhasználóbarát formában történő megjelenítése;
• jelentés - feldolgozott eredmények kimenete;
• makró - egy végrehajtható elem, amely lehetővé teszi bizonyos műveletek végrehajtását, amikor esemény történik, kérést hoznak létre, jelentést generálnak;
• modul - Visual Basic nyelvi eszközök, amelyek lehetővé teszik a program képességeinek jelentős bővítését eljárások létrehozása és számos funkció használata alapján.

Kommunikáció más programokkal és külső adatbázisokkal

Mint már világos, az Access egy olyan program, amely lehetővé teszi, hogy ne csak a felhasználó által bevitt saját adatait használja, hanem összekapcsolja is azokat. Az alkalmazás képességei olyanok, hogy más alkalmazásokból (FoxPro, Paradox, Excel, Word stb.) importálhatók információk. Az eljárások egyszerűsítése érdekében az adatok nem importálhatók, hanem linkelhetők, és nem csak a jelzett programokkal, hanem hálózati környezetben vagy interneten lévő forrásokkal is.

Maga az összekapcsolási folyamat az adatbázisok működésének típusától függően kérések alapján történik. SQL adatok(Az Access is támogatja őket).

Hozzon létre sablonokból

Az Accessben a táblázat a fő elem. Által megjelenés ez a komponens nagyon hasonlít az Excel táblákhoz, azonban az Access képességei sokkal szélesebbek, és az ilyen elemekkel való munka elvei megvannak a saját jellegzetességeik.

A program indításakor azonban meglehetősen könnyű létrehozni saját adatbázist. Az üdvözlő ablak megjelenése után a felhasználó választhat sablonokat, amelyek alapján táblázat formájában létrejön a leendő adatbázis-struktúra. Ez az úgynevezett Backstage nézet. Itt találhat beépített üres elemeket, amelyek hasznosak bizonyos feladatok elvégzéséhez, vagy hivatkozhat a hivatalos Microsoft-erőforrás keresésére, ha a listában egyik sem felel meg a felhasználó igényeinek (bár ez nem valószínű).

Adatbázis a semmiből

Ha a felhasználónak semmi sem felel meg, és önállóan szeretne adatbázist készíteni, új fájl létrehozásakor a megfelelő menüben ki kell választania egy üres adatbázist. Itt érdemes figyelembe venni néhány korlátozást. Például az asztali adatbázisok nem támogatják a webes közzétételt, és a webes adatbázisok nem konzisztensek a korábbiak egyes funkcióival.

A kezdeti táblázat létrehozása után folytathatja az adatok bevitelét. Vegye figyelembe, hogy adatokat csak a szomszédos oszlopokba és sorokba lehet bevinni. Ezenkívül ne adjon hozzá üres cellákat közéjük, ahogy az Excelben teszi. Ezen túlmenően a legfontosabb feltétel, hogy minden oszlop csak egyfajta adatot tartalmazzon, vagyis ha a formátum kezdetben dátumot és időt használ, akkor az oszlopba beírt kitevő alapú számításokat tartalmazó információkat nem ismeri fel a rendszer. Tehát, ha lehetséges, ebben a perspektívában kell megterveznie az asztalt. A munka egyszerűsítése érdekében a tervező speciális módját használhatja.

Az adatok importálásának és más forrásokkal való összekapcsolásának árnyalatai

Ami az adatimportálást illeti, a program lehetőségei gyakorlatilag korlátlanok. A fő feltétel csak az, hogy az importált adatokat táblázatos típusokra kell osztani (például táblázatok Excelben vagy Wordben). Ha az importálást például a Jegyzettömb szöveges változatában hajtják végre, a tabulátorral (Tab billentyű) hozhat létre hasonló szerkezetet.

Használhat SharePoint-listákat, és adatokat is összekapcsolhat a dolgok megkönnyítése érdekében. Ehhez használjon egy speciális parancsot a külső adatok lapon, amely az importálási és hivatkozási csoportban található. Itt kész megoldásokat kínálnak (Excel, Word stb.). Kiválasztáskor csak a helyet kell megadni kívánt fájlt, a mentési helyet az aktuális adatbázisban, és erősítse meg a választást.

Következtetés

Ez az Access alkalmazás. A program nagyon népszerű a felhasználók széles körében, hiszen fejlesztői igyekeztek más lehetőségeket ötvözni szoftver termékek ebből a típusból. És ez történt ez az alkalmazás nagyon rugalmas a legtöbb funkció testreszabása és automatizált alkalmazása. Hozzá kell tenni, hogy az Access egy nagyon hatékony adatfeldolgozó eszköz, bár itt csak az alkalmazással kapcsolatos legalapvetőbb információkat vettük figyelembe.