Sokoldalú alkalmazáskészlet szöveges fájlokkal (Word), táblázatokkal (Excel), prezentációkkal (PowerPoint), levelekkel (Outlook), jegyzetekkel (OneNote) és más típusú dokumentumokkal való munkához. Első verzió Microsoft Office 27 éve jelent meg, de a folyamatos fejlesztésnek köszönhetően ez a termék még mindig az egyik legnépszerűbb a piacon.

A Microsoft Office programcsomagból származó programok egyesítik a hatékony funkcionalitást és az egyszerű használatot. Ezért kiválóan alkalmasak létrehozásra és szerkesztésre irodai dokumentumok bármilyen bonyolultság. Ráadásul integrálva vannak felhő szolgáltatások Microsoft: Bármilyen eszközön elérheti a fájlokat, és együttműködhet másokkal megosztott dokumentumokon.

A Microsoft Office messze túlmutat az alapvető funkciókon. Például a szöveggel való kényelmes munka érdekében a Word beépített fordítóval és beszédfelismerő funkcióval rendelkezik, amely a felhasználó által diktált szavakat nyomtatja ki. A OneNote pedig képes felismerni a képek szövegét.

2. iWork

• Platformok: macOS, iOS, web.
• Ár: ingyenes.

Márkás irodai csomag Apple, amit bárki ingyen letölthet Mac felhasználó. Csaknem olyan jó, mint a Microsoft társai, a Pages, a Numbers és a Keynote segítségével dokumentumokat, táblázatokat és prezentációkat hozhat létre, miközben azokat kollégáival együtt szerkesztheti macOS-en, iOS-en vagy böngészőben.

• Ár: ingyenes vagy évi 1000 rubeltől.

Ez a népszerű digitális jegyzettömb nagyszerű eszköz a szöveges, képi és hangjegyzetek nagy gyűjteményének kezelésére. Az Evernote egy címkéző rendszert kínál, amellyel hozzáadott bejegyzéseket címkézhet. A nagyobb kényelem érdekében a címkék csoportosíthatók és egymásba ágyazhatók. Ez az egyedülálló megközelítés megkönnyíti több száz, sőt több ezer jegyzet felépítését, és szükség esetén gyorsan megtalálja azokat, amelyekre szüksége van.

Támogatja az eszközök közötti szinkronizálást, és lehetővé teszi a munkavégzést a hálózathoz való csatlakozás nélkül.

4. Szikra

• Ár: ingyenes.

Egyik sem irodai munka nem képzelhető el a levéllel való interakció nélkül. A Spark segít a beérkező levelek dugulásainak rendezésében, és a lehető leggyorsabban válaszolni a kollégák leveleire. Az apróságokra átgondolt felületnek köszönhetően a betűk automatikus rendezése, okos keresésés sokan mások hasznos funkciókat a postával végzett munkája igazi élvezetté válik.

• Ár: ingyenes.

Az irodai dolgozóknak gyakran PDF dokumentumokkal kell foglalkozniuk. Ilyen helyzetekben fontos, hogy kéznél legyen egy praktikus PDF-nézegető. És még jobb - egy program, amellyel nemcsak megtekintheti a dokumentumokat, hanem megjegyzéseket is fűzhet hozzájuk. A Foxit Reader jó jelölt erre a pozícióra. Gyorsan és egyszerűen kezelhető. Ezzel PDF fájlokat olvashat, jegyzeteket készíthet a szövegben, és megjegyzéseket fűzhet az oldalakhoz.

• Platformok: macOS, iOS, watchOS.
• Ár: 3 790 rubel.

A napi feladatok áramlását teljesen lehetetlen szem előtt tartani, ezért az ötletek rögzítése, a dolgok tervezése a siker kulcsa a munkában. Ugyanazzal a Todoisttal ellentétben a Things aprólékosan, a felület és a dizájn minden részletére odafigyelve készül, hogy minden ügyét gyorsan és kényelmesen rendbe tegye. A filozófiát megvalló alkalmazás segít a munkaprojektek szervezésében, a feladatok felépítésében, tervezésében. Mindössze annyit kell tennie, hogy kiegészíti őket.

• Platformok: Windows, macOS.
• Ár: Ingyenes vagy 25 dollár.

Ha munka közben túl gyakran vonják el figyelmét a nem megfelelő webhelyek és programok, a Cold Turkey Blocker segít. Ez az alkalmazás blokkolja az összes zavaró tényezőt a beállított időre. A lejárati dátumig nem tudja megnyitni a listán szereplő oldalakat és programokat. A Cold Turkey Blocker automatikusan engedélyezi a blokkolást a felhasználó által meghatározott ütemezés szerint.

• Platformok: macOS, iOS.
• Ár: 2 290 rubel.

A MindNode mindenki számára hasznos, aki összetett projektekkel dolgozik, és lehetővé teszi egy ötlet végtermékké való kidolgozását. Ezzel az alkalmazással ötletelhet, bármilyen összetettséget létrehozhat, és gyorsan megoszthatja azokat kollégáival, valamint exportálhat feladatokat a Things, az OmniFocus és más alkalmazásokba vagy szolgáltatásokba.

• Platformok: Windows, Android, iOS, Web.
• Ár: Ingyenes vagy havi 3,33 USD-tól.

Ez a kis segédprogram szinkronizálja számítógépét okostelefonjával, táblagépével vagy más kütyüjével. Elég, ha minden eszközre telepíti a Pushbullet klienseket, és csatlakoztatja őket egy megosztott fiókhoz. Ezt követően láthatja az összes mobil értesítést a számítógépén, és átviheti a jegyzeteket, hivatkozásokat és kis fájlokat a modulok között.

Ha a te mobil eszköz Androidon működik, közvetlenül a számítógépéről is küldhet és fogadhat SMS-eket és üzenetküldő üzeneteket. Ezenkívül a Pushbullet vágólapokat is integrál különböző eszközök: Bármely okostelefonra vagy táblagépre másolt szöveg azonnal beilleszthető a számítógép szövegmezőjébe, és fordítva.

10. Medve

• Platformok: macOS, iOS.
• Ár: ingyenes vagy 949 rubel évente.

Az Evernote egyszerű és könnyű analógja, amely ötletek, kódok és általában bármilyen szöveg rögzítésére használható. medvének van erős rendszer címkéket alcímkékkel, egyszerű keresést, és támogatja az egyszerűsített Markdown jelölést, valamint a kész szöveg exportálását különböző formátumokba, beleértve a HTML-t, PDF-t és DOCX-et. Az alkalmazás pedig tömör felülettel és gyönyörű tervezési témákkal büszkélkedhet minden ízléshez.

• Platformok: macOS, iOS, watchOS.
• Ár: 379 rubel.

A Pomodoro technika jól ismert hatékonyságáról és széles körben használatos. A rutinszerű és nem túl irodai feladatok lavinájához tökéletesen illeszkedik. A FocusList időzítővel nem csak a munkaidőket és a pihenőidőket követheti nyomon, hanem azt is, hogy bizonyos feladatok mennyi ideig tartanak. Ez pedig segít a munkafolyamat elemzésében és kevésbé halogatni.

12. f.lux

• Platformok: Windows, macOS, Linux.
• Ár: ingyenes.

Munkanapokon változik a világítás az irodában. De a színek hőmérséklete a működő kijelzőn mindig ugyanaz, mint a természetes napfény, és az esti lámpák alatt. Ettől a különbségtől a képernyő túl világosnak tűnik, és gyorsan elfáradhat a szemed. A f.lux program automatikusan beállítja a kijelző színeit a fényviszonyoknak megfelelően. Hasonló funkció be van építve a Windows 10-be is, de a f.lux jobban testreszabható, és maximális szemkényelmet tesz lehetővé.

13. Beillesztés

• Platformok: macOS.
• Ár: 749 rubel.

Egy kis segédprogram, a Paste, nagymértékben kibővíti a vágólap lehetőségeit, ami egyszerűen felbecsülhetetlen a különféle dokumentumokkal és táblázatokkal való munka során. Az alkalmazás megjegyzi a másolt szöveget, fájlokat és hivatkozásokat, kényelmes hozzáférést biztosítva a vágólap előzményeihez. A beállításokban beállíthatja a memorizált objektumok számát, beállíthatja a gyorsbillentyűket és engedélyezheti a szinkronizálást az összes eszközével.

14. GIMP

• Platformok: Windows, macOS, Linux.
• Ár: ingyenes.

Még ha nem is tervező, valószínűleg szerkeszti a képeket különféle irodai feladatokhoz. Például egy fénykép kivágása és színeinek beállítása a következő bemutatóhoz vagy bejegyzéshez egy vállalati portálon. A Photoshop ilyen célú telepítése hülyeség. Használata egyszerűbb ingyenes alternatíva- GIMP. Ez a szerkesztő a funkciók számában talán rosszabb, mint a Photoshop. De nem professzionális feladatokhoz ez biztosan bőven elég lesz.

• Platformok: macOS.
• Ár: 229 rubel.

De a Look Up alkalmazás gondoskodik az egészségéről, vagy inkább a látásáról. Segít csökkenteni a számítógéppel végzett munka során fellépő szemizmok feszültségét, 20 percenként emlékeztetve arra, hogy néhány másodpercre el kell szakadni a képernyőtől, és a távolba nézni. Szintén a Look Up-ban található egyszerű gyakorlatok választéka a merev hát és más izmok nyújtására.

• Platformok: macOS, iOS, Windows.
• Ár: 45 USD 4,16 USD havonta.

A TextExpander időt takarít meg mindenkinek, aki sokat dolgozik szövegekkel, és gyakran kell beírnia ugyanazt az információt. Segítségével olyan billentyűparancsokat állíthat be, amelyek azonnal bármilyen méretű előre meghatározott szöveggé bővülnek. Például a TextExpander segítségével beszúrhat e-maileket, e-mail-válaszokat, fizetési adatokat és bármilyen más információt, amelyet gyakran manuálisan, néhány kattintással beír. A szinkronizálásnak köszönhetően a gyorsbillentyűk iOS-en is elérhetőek lesznek, ahol a bevitel a TextExpander billentyűzetén keresztül történik.

• Platformok: Windows, macOS, Android, iOS, web.
• Ár: ingyenes vagy évi 2190 rubeltől.

A Todoist rendszeres napi vagy munkatervezőként is használható. Minden a megszokott módon zajlik: feladatok létrehozása, emlékeztetők beállítása, befejezett feladatok megjelölése.

Ugyanakkor ennek a szolgáltatásnak a képességei elegendőek lesznek a legbonyolultabb irodai projektek többszintű struktúrával, nagyszámú résztvevővel és részfeladattal történő kezelésére. A Todoist eszközökkel rendelkezik a feladathierarchia, címkék, szűrők és egyéb speciális szolgáltatások delegálásához és testreszabásához. Nekik köszönhetően az alkalmazás könnyen alkalmazkodik az Ön személyes és szakmai céljaihoz, bármilyen nagyok is legyenek.

Ha telepíti a Todoist klienst az eszközére, akkor is kezelheti feladatait offline állapotban.

A dokumentumokkal való munka sok időt vesz igénybe a felhasználóktól, különösen az irodai dolgozóktól. De sok olyan program létezik, amely bizonyos folyamatok automatizálásával jelentősen optimalizálhatja a kézi munkát a dokumentumokkal való munka során. Ezen megoldások közül sok könnyen használható, nagyon kényelmes és olcsó, ezért a felhasználók széles köre számára elérhető. Ezeket a programokat ebben a cikkben tárgyaljuk.

Iratszervezés

Felhasználók, akiknek meg kell küzdeniük egy nagy szám elektronikus dokumentumokat, jól ismert az a helyzet, amikor a címtárak és alkönyvtárak szigorú rendszere ellenére sok időbe telik a megfelelő dokumentum megtalálása. Az egyik megoldás erre a problémára egy speciális katalogizáló program alkalmazása, melynek fő feladata az adatok rendszerezése, rendezése, ami végső soron biztosítja a szükséges információk gyors keresését. Rengeteg ilyen katalogizáló létezik a piacon, és mindegyikük vagy lemezek, mappák és fájlok, vagy bizonyos speciális információk (filmek, érmék, bélyegek stb.) katalogizálására összpontosít. Minden univerzális katalogizáló, amely lehetővé teszi különböző típusú mappák és fájlok katalogizálását, alkalmas dokumentumok katalogizálására. A WhereIsIt csomagot (http://www.whereisit-soft.com/) tartják a legjobbnak az ilyen megoldások közül, de meglehetősen drága, és sok felhasználó számára nyilvánvalóan feleslegesek a képességei. A legtöbb számára elegendő a WinCatalog Standard csomag használata.

Egy másik lehetőség, hogy a kapcsolódó dokumentumokat összetett, hierarchikusan strukturált dokumentumokká egyesítik, amelyeket ezeknek a struktúráknak megfelelő adatfájlokban tárolnak. Az ilyen strukturált dokumentumokban sokkal kényelmesebb a navigálás és a szükséges információk megtalálása a dokumentumon belüli strukturálás és speciális keresési lehetőségek miatt. Ezenkívül az ilyen strukturálás lehetővé teszi a külső keresést és a dokumentumok keresését a bennük szereplő szövegrészletek alapján. Például a Maple csomagot hierarchikusan felépített dokumentumok létrehozására tervezték.

WinCatalog szabvány

Fejlesztő: WinCatalog.com

Elosztási méret: 1,62 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Elosztás módja: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Ár: 200 dörzsölje.

A WinCatalog Standard egy könnyen használható, többfunkciós katalogizáló, tiszta orosz nyelvű felülettel (1. ábra). A csomag lehetővé teszi a számítógéphez csatlakoztatható bármilyen adathordozó adatainak katalogizálását: hajlékonylemezek, merevlemezek és hálózati meghajtók, normál CD-k és audio CD-k, Zip lemezek stb. Segítségével bármilyen mappát és fájlt rendezhet és rendezhet, függetlenül azok helyétől. A katalógusba manuálisan (azonnal virtuális mappákba) vagy lemezek szkennelésével (beleértve az ott található zip-archívumot is) bevihetünk adatokat – ebben az esetben érdemes a lemezekről kinyert mappákat és fájlokat virtuális mappákba rendezni a könnyebb kezelhetőség érdekében. orientáció, ami a drag & drop műveletek támogatásának köszönhetően nem tart sokáig.

Rizs. 1. WinCatalog Standard felület

Az általános címtárkezelés egyszerű és kényelmes. Az adatok tematikus mappákra való felosztása nagymértékben leegyszerűsíti a tájékozódást, a mappák és beágyazott elemeik elhelyezése pedig egy egyszerű húzással könnyen megváltoztatható. Speciális keresés (név, megjegyzés, méret és módosítás dátuma szerint; 2. ábra), amely támogatja a logikai műveleteket és a kereséshez adott mappa kiválasztásának lehetőségét, valamint a kulcsszavak figyelembevételét (megfontoltan adhatók hozzá az egyes katalóguselemekhez ), lehetővé teszi a kívánt dokumentum gyors megtalálását, a másolatok keresése pedig az ismétlődő elemek eltávolítását jelenti a gyűjteményből. A dokumentációkatalógus egészének vagy egy részének CVS-fájlba exportálása lehetővé teszi az adatok egy másik alkalmazásban (például MS Excelben) történő feldolgozását, míg a HTML-fájlba exportálás kényelmes a katalógus nyomtatásához.

Rizs. 2. Keressen dokumentumokat a WinCatalog Standard alkalmazásban

Juhar 6.25

Fejlesztő: Crystal Office Systems

Elosztási méret: Maple - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows (minden verzió)

Elosztás módja: shareware (30 napos bemutató: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Ár: Maple - 21,95 USD, Maple Professional - 30,95 USD

A Maple egy könnyen használható dokumentumkezelő, amely lehetővé teszi, hogy különböző anyagokat hierarchikus struktúrákká kombináljon, és ennek eredményeként strukturált dokumentumokat kapjon: üzleti tervek, jelentések, elemző feljegyzések, brosúrák stb. Az ilyen hierarchikus dokumentumfákban a különféle információk áttekinthetőbben jelennek meg, és sokkal könnyebb megtalálni bármely dokumentumot, mint a szokásos katalogizálással. A Maple-ben készített dokumentumok megtekintéséhez speciális Maple Readerre van szükség, amely ingyenesen letölthető a következő címről: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). A csomag barátságos felülettel rendelkezik (3. ábra), és annyira könnyen megtanulható, hogy még a program orosz nyelvű lokalizációjának hiánya sem lesz akadály a legtöbb felhasználó számára, ezért ezt a döntést a legszélesebb közönségnek ajánlható.

Rizs. 3. Maple program felület

A menedzser két változatban jelenik meg: alap Maple és kiterjesztett Maple Professional. A számhoz alapvető különbségek a bővített változatnak tartalmaznia kell az ilyenek meglétét további jellemzők például dokumentumok keresése, nyelvtan ellenőrzése, fájlok titkosítása és hierarchikus struktúrák biztonsági mentése.

A Maple bármely dokumentumának alapja a csomópontok hierarchikus fája, amelyben az alcsomópontok egymásba ágyazott szintje, valamint számuk nincs korlátozva. Minden csomópont egy különálló dokumentum, amely nem csak szöveget tartalmaz (közvetlenül beírva, a vágólapról beillesztve vagy dokumentumokból importálva RTF, DOC, WRI és HTML formátumban), hanem táblázatos anyagokat, grafikákat, hivatkozásokat a végleges dokumentum alapvető töredékeire. vagy fájlokat stb. A dokumentumok elkészítésekor szabványos funkciókészletet kell használni a szöveggel való munkához: a betűtípus típusának és méretének megváltoztatása, listák létrehozása, bekezdések tervezése, stílusok használata stb. Az MS Word integrációja lehetővé teszi a helyesírás-ellenőrző használatát. beépítve az MS Wordbe a nyelvtan ellenőrzéséhez és a szinonimák kereséséhez nem csak angolul, hanem oroszul is. A beépített redundanciarendszer lehetővé teszi tömörített létrehozását biztonsági mentések hierarchikus dokumentumok (ZIP és CAB formátumban). A beépített titkosítási varázsló segít titkosítani az érzékeny dokumentumokat a Blowfish kriptográfiai algoritmussal. A Finder kereső modul pedig lehetővé teszi, hogy gyorsan megtaláljuk a szükséges dokumentumokat névtöredék, szerző, megjegyzések, tartalom szerint (4. ábra), stb.

Rizs. 4. Dokumentumok keresése tartalom szerint
bennük Maple nyelvű szöveg

Gyors hozzáférés a dokumentumokhoz

A dokumentumok számítógépes elkészítésének technológiája feltételezi, hogy a létrehozott dokumentumokat a jövőben ismételten felhasználják. Például egy új dokumentum kidolgozásakor szükség lehet egy-két bekezdésre a tegnapi dokumentumból, vagy az új dokumentum általában a régi másolata, de megváltozott változó információkkal stb.

Sajnos a felhasználó korántsem mindig képes megjegyezni a tegnapelőtt készült fontos dokumentum nevét, és néha fogalma sincs, hol keresse. Természetesen értelmes neveket kell adni a dokumentumoknak, és el kell menteni őket egy ügyes katalógusba, de sajnos ez másként történik, a sietség, a zavaró hívások stb. Emiatt sok értékes időbe telhet a kívánt dokumentum megkeresése – elvégre egyáltalán nem tény, hogy a Windows hivatkozások listáján keresztül meg tudja majd nyitni a legfrissebb dokumentumokhoz, amelyek a Start menü. A tény az, hogy ezt a listát:

• 15 dokumentumra korlátozva - ez azt jelenti, hogy annak valószínűsége, hogy például egy héttel ezelőtt dokumentumokba kerüljön, majdnem nulla;
• nem teszi lehetővé a dokumentum megtalálását, ha emlékszik a szöveg egy részére, de elfelejtette a fájl nevét;
• nem tartalmazza az azonos néven mentett (de különböző) dokumentumokat, de in különböző mappákat, ami például akkor releváns, amikor közös munka a dokumentum felett annak több változatának kialakításával.

Van egy másik probléma is – az előirányzott windows lista A friss dokumentumok a bizalmas adatok kiszivárogtatásának egyik csatornája, hiszen bármely felhasználó (beleértve a behatolót is) segítségével tájékozódhat a tulajdonos számítógépes tevékenységének természetéről. Ezért ezt a listát ajánlott rendszeresen törölni, például segédprogramok segítségével eltávolítani a "szemét" adatokat a lemezről. Ennek eredményeként paradoxnak tűnő helyzet alakul ki: ha a felhasználó biztonsági okokból rendszeresen megsemmisíti a nemrégiben használt dokumentumokkal kapcsolatos információkat, akkor elveszíti gyors hozzáférés nekik, és máskülönben azt kockáztatja, hogy behatolók áldozatává váljon. Van azonban egy kiút - használhatja az ActualDoc speciális segédprogramot, amely kibővül ablakok jellemzői a legújabb dokumentumokkal való munka szempontjából.

Ha a kívánt dokumentumot régen hozták létre, és ezért nem jelenhet meg a nemrégiben megnyitott dokumentumok listájában (mind a Windowsba beépített, mind az ActualDoc listában), akkor meg kell keresnie. Itt egy másik probléma merül fel - a felhasználó általában nem emlékszik a dokumentum nevére (valamint a létrehozásának dátumára), de tudja, hogy milyen kulcsszavak találhatók a szövegben. Ez azt jelenti, hogy egy dokumentumot a benne lévő szöveg töredékei alapján kell keresnie - sajnos, ez a feladat bár beépítve megoldható Windows eszközök vagy például Word, de nagyon középszerű. És a lényeg nem csak az, hogy egy ilyen keresés nem teljesen nyilvánvaló, és lassan hajtódik végre - néha elviselheti ezt. Sokkal fontosabb, hogy nem minden fájl található - a keresés során nem veszik figyelembe az orosz nyelv morfológiai jellemzőit, így nem találhatók meg azok a fájlok, amelyekben a keresett szavak eltérő kisbetűs végződéssel rendelkeznek. Ugyanakkor speciális keresőprogramok, mint például az Ischeyka (http://www.isleuthhound.com/ru/), a Superior Search (http://superiorsearch.ru/), az Archivist 3000 és a Phoenix Search (http://www. .isleuthhound.com/ru/) ://indexlab.net/) gyorsan megtalálják a szükséges dokumentumokat, függetlenül azok helyétől. Az „Archivarius 3000” csomag tűnik számunkra „ár/minőség” arányban a legvonzóbbnak a nevezett megoldások közül.

ActualDoc 3.5

Fejlesztő: Flexigen szoftver

Elosztási méret: Normál - 4,1 MB, Professzionális - 3,6 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 2000/XP/2003/Vista

Elosztás módja: Standard - ingyenes (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14 napos demó - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc.exe )

Ár: A standard ingyenes, a Professional 19,95 USD

Az ActualDoc egy új dokumentumkezelő, amely megjegyzi a használt dokumentumokat, és gyors és biztonságos hozzáférést biztosít hozzájuk. A program egyszerű és intuitív, barátságos felülettel rendelkezik az orosz nyelv támogatásával (5. ábra), és gyakorlatilag nem igényel időt az elsajátítására, különösen azért, mert kimerítő súgórendszer, és ezért nélkülözhetetlen eszközzé válhat mind a szakemberek, mind az otthoni felhasználók számára.

Rizs. 5. ActualDoc programfelület

Az ActualDoc korlátlan számú dokumentum letöltését követi nyomon a felhasználó által meghatározott időtartamon belül (alapértelmezés szerint 60 nap), több mint 40 fájlformátumot támogat (szöveg- és képfájlok, MS Office dokumentumok és HTML dokumentumok, PDF fájlok stb.). ), és lehetővé teszi bármelyikük gyors letöltését. A megfelelő dokumentum megtalálása a programkörnyezetben nem jelent problémát. Ha a memorizált dokumentumok tekercsének száma viszonylag kicsi, akkor közvetlenül kiválaszthat egy dokumentumot a listából. Ellenkező esetben célszerűbb a lehetséges jelentkezők listáját előzetesen szűréssel korlátozni (időszak szerinti szűrés lehetséges). O intervallum, kiterjesztés és kategória szerint) vagy keressen a dokumentum neve (általános értelemben) vagy a benne szereplő szövegrészlet alapján (az orosz szövegben azonban nem mindig sikeres). Van egy másik módja a kívánt dokumentum gyors megnyitásának - a beépített könyvjelzők segítségével (ugyanaz, mint a internet böngésző; rizs. 6), amelyek az egyes gyakran használt dokumentumokhoz rendelhetők, és jelentősen felgyorsítják a hozzáférést, mivel nincs szükség keresésre. A kiválasztott dokumentum a beépített megjelenítőben - megtekintésre, keresésre és másolásra, valamint külső alkalmazásban - szerkesztésre elérhető és felhasználható teljes körű feldolgozásra, információk szelektív másolására, vagy dokumentum elküldésére. email. Ebben az esetben maga a dokumentumok listája elrejthető kíváncsi szemekÉs jelszóval védett- ebben az esetben a legutóbb használt fájlok nem jelennek meg a menüben Start -> Dokumentumok.

Rizs. 6. Dokumentum megnyitása könyvjelzőn keresztül
az ActualDoc-ban

A csomag két változatban érhető el: ingyenes alap Standard és fizetős Professional. Az ingyenes verzió szolgáltatásai nem teszik lehetővé a dokumentumok megtekintését a beépített megjelenítőkben, a kereső funkció használatát (ebből adódóan csak vizuálisan, a teljes vagy szűrt lista megtekintésével lehet dokumentumokat keresni), egyéni kategóriák létrehozását, ill. könyvjelzők szerkesztése.

Archivis 3000 (3,82)

Fejlesztő: Likasoft

Elosztási méret: 3 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Elosztás módja: shareware (30 napos bemutató - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Ár: diákengedély - 195 rubel, személyi engedély - 295 rubel, kereskedelmi engedély - 900 rubel.

« Az Archivarius 3000 az optimális megoldás a dokumentumok gyors keresésére 18 különböző nyelven (beleértve az oroszt, angolt, németet és franciát is), a felhasználók széles körét megcélozva. A program azonnali hozzáférést biztosít a merevlemezen, a hálózaton és a cserélhető meghajtók(CD, DVD, ZIP, stb.), és minden népszerű dokumentumtípussal (PDF fájlok, MS Office dokumentumok, szöveges fájlok stb.) használható. Kereshet archívumokban (ZIP, RAR stb.), mail üzenetek(Outlook, Outlook Express, The Bat! stb.) és azok mellékletei. Ezenkívül a keresések támogatottak a Lotus Notes és Lotus Domino adatbázisokban, valamint az ICQ, Odigo IM és Miranda IM üzenetadatbázisokban.

A szokásos kulcsszó vagy készlet szerinti keresés mellett kulcsszavakat, a program támogatja a speciális keresési módot a használatával logikai függvényekés nem csak tartalom, hanem fájlnév, módosítás dátuma, méret, dokumentumtípus, kódolás stb. alapján is tud keresni a dokumentumokban (7. ábra). A teljes Unicode támogatásnak köszönhetően a keresés nem csak egy nyelvű dokumentumokban, hanem többnyelvű dokumentumokban is helyesen történik (például egyszerre orosz és német szöveggel). Lehetőség van dokumentumok távolról történő keresésére az interneten keresztül, majd a talált dokumentumokhoz bármely Internet böngészőn keresztül, például Internet Exploreren keresztül hozzáférhet. A keresési eredmények kivonat módban jeleníthetők meg, amikor a kiválasztott dokumentumok legjelentősebb (releváns) töredékei jelennek meg a talált szavak kiemelésével, illetve táblázat módban, amikor rövid tájékoztatás dokumentumokról (8. kép), amelyek alapján rendezhetők.

Rizs. 7. Keressen dokumentumokat az Archivist 3000 környezetben

Rizs. 8. A keresési eredmények megjelenítésének lehetőségei
az "Archivarius 3000"-ben

Szabványos dokumentumok kitöltése

A szabványos dokumentumok elkészítése az idő jelentős részét igénybe veszi azon felhasználók számára, akik ügyeletben különféle dokumentációk készítésével foglalkoznak biztosítótársaságokban, bankokban, közjegyzői irodákban, különféle szolgáltatásokat nyújtó társaságokban stb. Az ilyen dokumentumokat általában szövegben hozzák létre Szószerkesztő kezdetben kidolgozott alapdokumentumok alapján, amelyekben néhány változó információ egyszerűen kicserélődik. Ebben nincs semmi bonyolult, de a nagy mennyiségű dokumentációnál elkerülhetetlenek a hibák - például véletlenül rossz helyre írhat be adatokat, ahol azok lennie kellene, vagy törölhet néhány szót a dokumentumból, stb. Ezért kívánatos, hogy csak azok a mezők legyenek nyitva bevitelre, amelyekbe adatokat kell bevinni, és minden más szöveg blokkolva legyen. Lehetőség van arra, hogy a fejlesztők ilyen dokumentumokat készítsenek a Wordben. Elegendő egy sablonsorozatot kidolgozni a szervezetben használt összes szabványos dokumentumhoz, minden sablonhoz, hogy megtiltsa az állandó adatok megváltoztatását (parancs Eszközök -> Védelem beállítása -> Tiltson minden változtatást az űrlapmezőkbe való adatbevitelen kívül), és betanítja a felhasználókat dokumentumok létrehozására sablonokból. A tipikus dokumentumok esetében, ahol viszonylag kevés a változó információ, az ilyen sablonok elegendőek ahhoz, hogy jelentősen felgyorsítsák a dokumentumok elkészítésének folyamatát és csökkentsék a hibák kockázatát.

A gyakorlatban azonban számos szabványos dokumentumot használnak, amelyekben a változó információk a kötet felét is elfoglalják, és a változó adatok egy része ilyen vagy olyan formában ismétlődik (9. ábra) - például a teljes név. különböző esetekben a megadott dátumok vagy összegek írása stb. Ebben az esetben a Word sablonok használata keveset tesz, mivel a dokumentumok kitöltése akár sablonokon keresztül is sok időt vesz igénybe, mivel minden változó adatot manuálisan kell megadni.

Rizs. 9. Példa egy nagy volumenű dokumentumra
változó információ

A szabványos dokumentumok végrehajtásának van még egy jellemzője - gyakran nem egy dokumentumot, hanem egyszerre több dokumentumot kell elkészíteni (például banki szerződés megkötéséhez a letétkezelő megnyitására három-négy típusú szerződésre van szükség aláírás). Így ugyanazt az információt különböző dokumentumokba kell bevinni, ami szintén sok időt vesz igénybe, és ennek megfelelően nő a hibázás valószínűsége. Sokkal gyorsabb az ilyen dokumentumok elkészítése a szabványos dokumentumok elkészítésének automatizálására tervezett speciális alkalmazásokkal, mint például az AvtoDoc vagy a Blitz Document. Ezek az alkalmazások is sablonok használatán alapulnak, amelyek a hagyományos Word-sablonokkal ellentétben nem csak az erre kijelölt mezőkbe teszik lehetővé az adatok megadását (amihez a felhasználónak egy űrlapkészletet kell kitöltenie adatokkal), hanem azt is. tudja, hogyan lehet a bevitt adatokat programozott módon konvertálni, például szavakban helyettesíthetik a számot, nyelvtani eseteknek megfelelő deklinációs szavakat, kifejezéseket stb. Ennek eredményeként a szükséges dokumentumok gyorsan kitöltésre kerülnek, és az elkövethető hibák száma ebben az esetben egy nagyságrenddel kevesebbnek bizonyul, mint a hagyományosan Wordben készítve. Ezen túlmenően a szabványos dokumentumok speciális megoldásokon keresztül történő létrehozása azért is vonzó, mert minden elkészült dokumentum automatikusan katalógusba kerül, és a jövőben nem okoz gondot egyiket sem megtalálni, a felhasználónak pedig nem kell ismernie a dokumentáció bonyodalmait, mert a sablonokban már minden jogi árnyalatot figyelembe vettek.

AutoDoc 1.2

Fejlesztő: EleWise

Elosztási méret: 6 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 2000/XP/2003

Elosztás módja: shareware (funkcionálisan korlátozott demó - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Ár:"AutoDoc-Personal" - 1980 rubel, "AutoDoc-Server" - 2980 rubel, "AutoDoc-Client" - 1490 rubel.

Az AutoDoc egy olyan program, amely lehetővé teszi, hogy automatizálja és felgyorsítsa a szabványos dokumentumok kitöltésének folyamatát az MS Word használatával létrehozott sablonok segítségével, és archívumot tartson az ezekkel a sablonokkal készített dokumentumokból és feljegyzésekből. Az új dokumentumok létrehozásának folyamata rendkívül automatizált - csak válassza ki a kívánt üzleti forgatókönyvet a forgatókönyvek általános listájából (az üzleti forgatókönyv egy testreszabott sablon), és töltse ki a beviteli űrlapot a szükséges adatokkal (10. ábra). A létrehozott dokumentum megtekinthető, menthető, kinyomtatható vagy megnyitható Wordben további szerkesztés céljából.

Rizs. 10. Dokumentum létrehozása az "AutoDoc" forgatókönyv szerint

A beépített szkriptek száma csekély (11. ábra), de bővíthető egyedi szkriptekkel, amelyek létrehozásának folyamatát a súgó részletesen és vizuálisan mutatja be, és teljes mértékben a varázsló vezérli, így elérhető a legtöbb felhasználó. Egy új szcenárió kidolgozása öt lépésből áll: a forgatókönyv nevének megadása, sablon létrehozása, változók meghatározása, a forgatókönyv beállítása és tesztelése, valamint további szerkesztésre való mentése (12. ábra). A sablon elkészítése első ránézésre okozhat némi nehézséget, mivel azt kézzel kell elkészíteni a Wordben, ehhez pedig a szkriptnyelv ismerete szükséges. De a gyakorlatban minden sokkal egyszerűbb - elég megérteni, hogy a változókat kapcsos kapcsos zárójelben kell megadni, és a $ jelet eléjük állítják, az összes többi szöveget a szokásos módon nyomtatják (13. ábra). Új sablonok nem csak a semmiből hozhatók létre, hanem a meglévő sablonok vagy kész dokumentumok alapján is - az első esetben csak a szkriptbeállításokat kell módosítani, és a megváltozott beállításokkal tesztelni, a másodikban pedig megnyitni a kész dokumentumot, a változó információkat cserélje ki változókra és adja meg sablonként. A változók többféle típusúak lehetnek, beleértve azokat is, amelyek lehetővé teszik:

• egyszerre több mezőbe írjon be adatokat: teljes név, útlevéladatok, a szervezet adatai stb.;
• válasszon egy változó értéket egy értékkészletből;
• hajtson végre különféle műveleteket és átalakításokat: számítsa ki egy szám százalékát vagy egy összeg áfáját, alakítson át egy számot karakterláncsá, írja be mostani dátum satöbbi.;
• jelöljön meg egy szót vagy kifejezést egy adott esetben stb.

Az AutoDoc üzleti szcenáriók szerint készített dokumentumok áttekinthető felépítésű rekordokként kerülnek mentésre, így szűréssel vagy kereséssel bármikor megtalálhatja a kívánt dokumentumot, megtekintheti, kinyomtathatja, újragenerálhatja vagy törölheti.

Rizs. 11. Az "AutoDoc" ablak a beépített csoportok listájával
üzleti forgatókönyvek

Rizs. 12. Új forgatókönyv kidolgozása az "AutoDoc" programban

Rizs. 13. Példa az "AutoDoc" sablon szövegére,
amelyben négy változó jelenik meg: "szám",
"hónap", "szervezet" és "teljes név"

A programot két változatban szállítjuk: egyfelhasználós - "AutoDoc-Personal" és többfelhasználós (hálózat), amelyet két modul képvisel - "AutoDoc-Server" és "AutoDoc-Client". Az egyfelhasználós verzióban az összes rendszerelem a következő helyen található helyi számítógép, valamint a szkriptek, sablonok és rekordok többfelhasználós adatbázisában a szerverre kerül, a felhasználói számítógépekre pedig csak a kliens rész, ami lehetővé teszi a szerveren tárolt összes AutoDoc anyag felhasználását.

Blitz-dokumentum 3.4.1

Fejlesztő: BlitzSoft

Elosztási méret: 991 KB

Munka ellenőrzés alatt: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Elosztás módja: shareware (funkcionálisan korlátozott demo verzió - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Ár: 500 dörzsölje.

A Blitz Document egy kompakt program szabványos dokumentumok automatikus összeállítására szkriptsablonok segítségével. Lehetővé teszi több mint 30 beépített sablon (14. ábra) vagy beépített sablonok vagy üres elrendezések alapján fejleszthető egyedi szkriptek gyors létrehozását. A kész forgatókönyv szerinti dokumentum létrehozása rendkívül egyszerű - csak válassza ki a forgatókönyv típusát, és kövesse a varázsló utasításait, amelyek hűségesen végigvezetik a felhasználót a dokumentumkészítés minden szakaszán (15. ábra). Az elkészült dokumentum megtekinthető, kinyomtatható, szerkeszthető a beépített szövegszerkesztőben (változó és állandó adatok is javíthatók), illetve Wordben szerkesztésre megnyitható.

Rizs. 14. A beépített szkriptek listája Blitz Document

Rizs. 15. Hozzon létre egy script dokumentumot
Blitz dokumentum

A létrehozott sablonok fejlesztése némileg bonyolultabb, de a legtöbb felhasználó hatáskörébe tartozik. Igaz, ennek a funkciónak az elsajátítása eltart egy ideig, mivel sajnos a referencia Információk megfelelően képzett felhasználók számára készült (nagyon fukar, nem tartalmaz illusztrációkat vagy példákat). Technikailag egy új sablon létrehozása két lépésből áll: egy beépített sablon vagy elrendezés kiválasztása, amely alapján kidolgozásra kerül. új sablon, illetve a benne foglalt állandó és változó adatok szekvenciális beállítása (16. ábra). Az állandó adatok valós formájukban kerülnek bevitelre, de nem közvetlenül a szövegbe, hanem párbeszédpaneleken keresztül. A változó információk a párbeszéd során is korrigálódnak, és már nem közvetlenül kerülnek beadásra, hanem helyettesítő karakterekkel ellátott változókkal helyettesítik, amelyeket a programban használt szkriptnyelv figyelembevételével terveztek. A szkriptek nemcsak megjeleníthetik a dokumentum generálása során beírt szöveget, hanem az adatok helyettesítésére vagy konvertálására szolgáló parancsrendszer segítségével módosíthatják azt. Például rendelkezésre áll:

Rizs. 16. Új sablon kidolgozása az elrendezés alapján
a Blitz Documentben

• szavak és kifejezések ragozása nyelvtani esetekkel;
• számok átalakítása karakterláncokká;
• naptári dátumok lefordítása karakterláncokra;
• a jogi és üzleti dokumentumokban használt számítások elvégzése;
• a szöveg módosítása a beírt adatok értékétől függően stb.

A Blitz Document segítségével létrehozott dokumentumokat strukturált főkönyvekben tárolják - ez lehetővé teszi, hogy gyorsan navigáljon a dokumentációban, és szinte azonnal hozzáférjen a szükséges anyagokhoz, például nyomtatáshoz. Emellett a dokumentumok virtuális esetekbe is csoportosíthatók, ami kényelmes az adatbázisban megjelenő, egy-egy témához, tárgyhoz kapcsolódó anyagok gyors eléréséhez.

OCR a szkennelt dokumentumokban

Azok a felhasználók, akiknek gyakran kell papíralapú dokumentumokat (könyvek, újságok, magazinok vagy faxok oldalait) elektronikusan szerkeszthető formátumba konvertálniuk, nem nélkülözhetik a karakterfelismerő rendszert vagy az optikai karakterfelismerő rendszert, amelyet a papíralapú dokumentumok szövegének automatikus bevitelére terveztek. egy számítógépbe. Elméletileg használhatja az ABBYY FineReader programját vagy a Cognitive Technologies CuneiForm programját – mindkettő megbízhatóan működik, és nagy felismerési pontossággal rendelkezik. De a FineReader csomag egy egyszerűsített és megfizethető ABBYY FineReader 8.0 Home Editiont tartalmaz, amely vonzóbbá teszi a széles közönség számára.

ABBYY FineReader 8.0

Fejlesztő: ABBYY szoftver

Elosztási méret: 40,5 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Elosztás módja: shareware (a FineReader Home Edition demóverziója nélkül, a FineReader Professional Edition funkcionálisan korlátozott demóverziója – http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Ár: FineReader Home Edition - 990 rubel, FineReader Professional Edition - 3750 rubel.

Az ABBYY FineReader ideális megoldás nemcsak szöveget, hanem designt is felismerő dokumentumok felismerésére, amely biztosítja a táblázatok, képek pontos továbbítását és a szöveg oszlopokra bontását (17. ábra). A program könnyen használható, képes felismerni a többnyelvű (179 nyelv támogatott) és többoldalas dokumentumokat. Lehetőség van a teljes dokumentum vagy annak egyes oldalainak felismerésére. Az eredmény elmenthető az egyik általános formátumban: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT vagy PDF. Lehetőség van a felismerési eredmények lépésről lépésre mentésére a hibák kiküszöbölése érdekében. A felismerési eredmények közvetlen exportálása Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect és Adobe Acrobat programba. A beépített helyesírás-ellenőrző (36 nyelvhez) segít felgyorsítani az eredmény ellenőrzését, a Microsoft Word-del való integráció pedig lehetővé teszi, hogy közvetlenül a Wordből hívja meg a programot anélkül, hogy elterelné a figyelmet a szöveggel való munkáról.

Rizs. 17. Az okmányfelismerés eredménye
az ABBYY FineReader Home Editionben

A program két változatban jelenik meg: a kezdőknek készült FineReader Home Edition és a profiknak szánt FineReader Professional Edition. A professzionális verzió lehetővé teszi a felismerési paraméterek kezelését (módváltás, felismerés végrehajtása betanítással), és gazdagabb felismerési funkciókkal rendelkezik (a által rögzített PDF fájlok felismerése digitális kamera szövegek stb.). Ezenkívül a Professional Edition többet nyújt különféle formátumok menteni, hozzáadta a vonalkódok felismerésének és a képernyőképek gyors felismerésének lehetőségét a Screenshot Reader segédprogram segítségével.

Dokumentumok konvertálása PDF formátumból

Az összes műszaki dokumentációt ma PDF formátumban szállítjuk, hogy megtekinthesse azokat a dokumentumokat, amelyekben használják ingyenes segédprogram Adobe Acrobat Reader. De gyakran van szükség a PDF-fájlok töredékeinek használatára, amikor saját dokumentumokat készít vagy PDF formátumú anyagokat szerkeszt (például cikkek, szerződések, jelentések stb.). Az első esetben szöveg- és/vagy képrészleteket kell kivonnia a PDF-fájlokból (elméletileg ez megtehető az Acrobat Reader beépített eszközeivel, de nagyon közepes eredménnyel). A második esetben a PDF-dokumentumokat szerkeszthető formátumba kell konvertálnia (például Word formátumba), miközben megőrzi az eredeti dokumentum kialakítását, amit még az Acrobat Reader sem biztosít. Ilyen esetekben segíts speciális közművek, amelyek közül a legvonzóbb az ABBYY PDF Transformer és a PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Megfontoljuk az elsőt közülük - bár drágább, orosz nyelvű felülettel rendelkezik, és lehetővé teszi a PDF-fájlok több szerkeszthető formátumba való konvertálását, és nem csak az angol, hanem az orosz szöveget is képes helyesen felismerni.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Fejlesztő: ABBYY szoftver

Elosztási méret: 52 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 2000 (SP2 vagy újabb)/XP/Server 2003

Elosztás módja: shareware (15 napos demó - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Ár: 1490 dörzsölje.

Az ABBYY PDF Transformer egy segédprogram PDF-dokumentumok formátumokba konvertálására Microsoft dokumentumok Word (18. ábra), Excel, valamint HTML és TXT fájlok. A csomag intuitív felülettel rendelkezik, és nagyon könnyen használható, ezért fejlesztése még a kezdő felhasználók kezében lesz.

Az ABBYY PDF Transformer bármilyen PDF-fájlt konvertálhat, beleértve a szövegréteg nélküli fájlokat is (az ilyen fájlok leggyakrabban szkennelt dokumentumokból származnak, és szöveges képeket jelenítenek meg), és megfelelően feldolgozza a támogatott nyelvek bármilyen kombinációját (beleértve az oroszt és az angolt is) tartalmazó PDF-fájlokat. . A segédprogram pontosan megőrzi az eredeti dokumentum kialakítását (képek, táblázatok, oszlopok, hivatkozások), és lehetővé teszi az átalakítási és mentési lehetőségek kezelését. Például egyértelműen meghatározhatja azokat a területeket, amelyeket a programnak szövegként vagy képként kell érzékelnie (ami összetett elrendezésű PDF-fájlok esetén releváns), elmentheti a kész dokumentumot az eredetivel azonos elrendezésben vagy oszlopként. szöveg (képekkel vagy anélkül – opcionális) stb. Szükség esetén lehetőség van az egyes oldalak vagy akár töredékeik szelektív konvertálására. Ezenkívül az ABBYY PDF Transformer fordított konverziót is tud végezni, lehetővé téve PDF fájlok létrehozását Microsoft Word dokumentumokból, Excel táblázatokból, PowerPoint prezentációkból, Visio diagramokból és HTML fájlokból, valamint gyakorlatilag minden olyan alkalmazásból, amely támogatja a dokumentumok nyomtatását (ez az az ABBYY PDF Transformer 2.0 virtuális nyomtatóhoz készült PDF-XChange segítségével valósítható meg).

Az oldal olyan szoftvert tartalmaz, amely lehetővé teszi a felhasználó számára a különböző formátumú szöveget tartalmazó dokumentumok felismerését, megtekintését és kinyomtatását. Minden szoftver kényelmes és intuitív felülettel rendelkezik, a szoftvercsomagok a legnépszerűbb eszközök a problémák megoldásában.

DjVu olvasó

DjVu olvasó - orosz fejlesztők programja, amely lehetővé teszi a DjVu kiterjesztésű fájlokkal való munkát. Általában a beszkennelt könyvek és más, nehezen felismerhető képleteket és képeket tartalmazó papírforrások rendelkeznek ezzel a formátummal. Az alkalmazás támogatja az angol és az orosz nyelvet, lehetővé teszi a dokumentum fényerejének és kontrasztjának beállítását a kényelmes képernyőolvasási mód érdekében. A DjVu Reader segítségével képeket és szövegeket helyezhet el és tárolhat a vágólapon. Az oldalak és a tartalom indexelésében különbözik.

(új lapon nyílik meg)

Adobe Reader

Adobe Reader a legnépszerűbb és leghatékonyabb szoftver a PDF-fájlok kezelésére. Ez a formátum modern nyomdai kiadványokkal rendelkezik, amelyeket "elektronikus nyomtató" nyomtat. Ez az ingyenes szoftver csak dokumentumok olvasására, nyomtatására és oldaltájolásának megváltoztatására szolgál, azok szerkesztésének lehetősége nélkül. A szoftver támogatja az orosz nyelvet, és beépülő modulként van beépítve a böngészőbe. A 3D grafikával való munka funkciója dokumentumokban, alkotás Elektronikus aláírás, adatok keresése a hálózaton a programból anélkül, hogy kifejezetten böngészőt nyitna meg.

(új lapon nyílik meg)

ABBYY FineReader

ABBYY FineReader- hasznos Szoftver csomag, amelyet szövegfelismerésre terveztek bármilyen grafikáról és PDF formátum ov fájlokat szerkeszthető szövegformátumokba. Az ABBYY technológiát úgy tervezték, hogy a legpontosabb és leghibamentesebb szövegfelismerő eszköz legyen. A szoftver segítségével időt takaríthat meg a szöveg kézi átírása és a szerkezet reprodukálásakor.

Más szóval, a FineReader szöveges formátumba konvertálva teljesen megismétli az űrlapot – a címsorokat, a tartalomjegyzéket, a felsorolásjeles és számozott listákat, a fej- és láblécet. A program többnyelvű, közel 200 nyelvet ismer fel és működik együtt világszerte. A felismerés után kapott szöveg az eredetivel való összehasonlítással szerkeszthető - közvetlenül a szoftveres környezetben.

Az ABBYY FineReader letöltése ingyenes
(új lapon nyílik meg)

A dokumentumokkal való munka sok időt vesz igénybe a felhasználóktól, különösen az irodai dolgozóktól. De sok olyan program létezik, amely bizonyos folyamatok automatizálásával jelentősen optimalizálhatja a kézi munkát a dokumentumokkal való munka során. Ezen megoldások közül sok könnyen használható, nagyon kényelmes és olcsó, ezért a felhasználók széles köre számára elérhető. Ezeket a programokat ebben a cikkben tárgyaljuk.

Iratszervezés

Azok a felhasználók, akiknek nagyszámú elektronikus dokumentummal kell megküzdeniük, jól ismerik azt a helyzetet, amikor a címtárak és alkönyvtárak szigorú rendszere ellenére sok időbe telik a megfelelő dokumentum megtalálása. Az egyik megoldás erre a problémára egy speciális katalogizáló program alkalmazása, melynek fő feladata az adatok rendszerezése, rendezése, ami végső soron biztosítja a szükséges információk gyors keresését. Rengeteg ilyen katalogizáló létezik a piacon, és mindegyikük vagy lemezek, mappák és fájlok, vagy bizonyos speciális információk (filmek, érmék, bélyegek stb.) katalogizálására összpontosít. Minden univerzális katalogizáló, amely lehetővé teszi különböző típusú mappák és fájlok katalogizálását, alkalmas dokumentumok katalogizálására. A WhereIsIt csomagot (http://www.whereisit-soft.com/) tartják a legjobbnak az ilyen megoldások közül, de meglehetősen drága, és sok felhasználó számára nyilvánvalóan feleslegesek a képességei. A legtöbb számára elegendő a WinCatalog Standard csomag használata.

Egy másik lehetőség, hogy a kapcsolódó dokumentumokat összetett, hierarchikusan strukturált dokumentumokká egyesítik, amelyeket ezeknek a struktúráknak megfelelő adatfájlokban tárolnak. Az ilyen strukturált dokumentumokban sokkal kényelmesebb a navigálás és a szükséges információk megtalálása a dokumentumon belüli strukturálás és speciális keresési lehetőségek miatt. Ezenkívül az ilyen strukturálás lehetővé teszi a külső keresést és a dokumentumok keresését a bennük szereplő szövegrészletek alapján. Például a Maple csomagot hierarchikusan felépített dokumentumok létrehozására tervezték.

WinCatalog szabvány

Fejlesztő: WinCatalog.com

Elosztási méret: 1,62 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Elosztás módja: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Ár: 200 dörzsölje.

A WinCatalog Standard egy könnyen használható, többfunkciós katalogizáló, tiszta orosz nyelvű felülettel (1. ábra). A csomag lehetővé teszi a számítógéphez csatlakoztatható bármilyen adathordozó adatainak katalogizálását: hajlékonylemezek, merevlemezek és hálózati meghajtók, normál CD-k és audio CD-k, Zip lemezek stb. Segítségével bármilyen mappát és fájlt rendezhet és rendezhet, függetlenül azok helyétől. A katalógusba manuálisan (azonnal virtuális mappákba) vagy lemezek szkennelésével (beleértve az ott található zip-archívumot is) bevihetünk adatokat – ebben az esetben érdemes a lemezekről kinyert mappákat és fájlokat virtuális mappákba rendezni a könnyebb kezelhetőség érdekében. orientáció, ami a drag & drop műveletek támogatásának köszönhetően nem tart sokáig.

Rizs. 1. WinCatalog Standard felület

Az általános címtárkezelés egyszerű és kényelmes. Az adatok tematikus mappákra való felosztása nagymértékben leegyszerűsíti a tájékozódást, a mappák és beágyazott elemeik elhelyezése pedig egy egyszerű húzással könnyen megváltoztatható. Speciális keresés (név, megjegyzés, méret és módosítás dátuma szerint; 2. ábra), amely támogatja a logikai műveleteket és a kereséshez adott mappa kiválasztásának lehetőségét, valamint a kulcsszavak figyelembevételét (megfontoltan adhatók hozzá az egyes katalóguselemekhez ), lehetővé teszi a kívánt dokumentum gyors megtalálását, a másolatok keresése pedig az ismétlődő elemek eltávolítását jelenti a gyűjteményből. A dokumentációkatalógus egészének vagy egy részének CVS-fájlba exportálása lehetővé teszi az adatok egy másik alkalmazásban (például MS Excelben) történő feldolgozását, míg a HTML-fájlba exportálás kényelmes a katalógus nyomtatásához.

Rizs. 2. Keressen dokumentumokat a WinCatalog Standard alkalmazásban

Juhar 6.25

Fejlesztő: Crystal Office Systems

Elosztási méret: Maple - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows (minden verzió)

Elosztás módja: shareware (30 napos bemutató: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Ár: Maple - 21,95 USD, Maple Professional - 30,95 USD

A Maple egy könnyen használható dokumentumkezelő, amely lehetővé teszi, hogy különböző anyagokat hierarchikus struktúrákká kombináljon, és ennek eredményeként strukturált dokumentumokat kapjon: üzleti tervek, jelentések, elemző feljegyzések, brosúrák stb. Az ilyen hierarchikus dokumentumfákban a különféle információk áttekinthetőbben jelennek meg, és sokkal könnyebb megtalálni bármely dokumentumot, mint a szokásos katalogizálással. A Maple-ben készített dokumentumok megtekintéséhez speciális Maple Readerre van szükség, amely ingyenesen letölthető a következő címről: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). A csomag barátságos felülettel rendelkezik (3. ábra), és olyan könnyen megtanulható, hogy a legtöbb felhasználó számára még a program orosz nyelvű lokalizációjának hiánya sem lesz akadály, ezért ez a megoldás a legszélesebb körnek ajánlható.

Rizs. 3. Maple program felület

A menedzser két változatban jelenik meg: alap Maple és kiterjesztett Maple Professional. A bővített verzió alapvető különbségei közé tartozik az olyan kiegészítő funkciók jelenléte, mint a dokumentumkeresés, a nyelvtani ellenőrzés, a fájltitkosítás és a hierarchikus struktúrák lefoglalása.

A Maple bármely dokumentumának alapja a csomópontok hierarchikus fája, amelyben az alcsomópontok egymásba ágyazott szintje, valamint számuk nincs korlátozva. Minden csomópont egy különálló dokumentum, amely nem csak szöveget tartalmaz (közvetlenül beírva, a vágólapról beillesztve vagy dokumentumokból importálva RTF, DOC, WRI és HTML formátumban), hanem táblázatos anyagokat, grafikákat, hivatkozásokat a végleges dokumentum alapvető töredékeire. vagy fájlokat stb. A dokumentumok elkészítésekor szabványos funkciókészletet kell használni a szöveggel való munkához: a betűtípus típusának és méretének megváltoztatása, listák létrehozása, bekezdések tervezése, stílusok használata stb. Az MS Word integrációja lehetővé teszi a helyesírás-ellenőrző használatát. beépítve az MS Wordbe a nyelvtan ellenőrzéséhez és a szinonimák kereséséhez nem csak angolul, hanem oroszul is. A beépített biztonsági mentési rendszer lehetővé teszi a hierarchikus dokumentumok tömörített biztonsági másolatainak létrehozását (ZIP és CAB formátumban). A beépített titkosítási varázsló segít titkosítani az érzékeny dokumentumokat a Blowfish kriptográfiai algoritmussal. A Finder kereső modul pedig lehetővé teszi, hogy gyorsan megtaláljuk a szükséges dokumentumokat névtöredék, szerző, megjegyzések, tartalom szerint (4. ábra), stb.

Rizs. 4. Dokumentumok keresése tartalom szerint
bennük Maple nyelvű szöveg

Gyors hozzáférés a dokumentumokhoz

A dokumentumok számítógépes elkészítésének technológiája feltételezi, hogy a létrehozott dokumentumokat a jövőben ismételten felhasználják. Például egy új dokumentum kidolgozásakor szükség lehet egy-két bekezdésre a tegnapi dokumentumból, vagy az új dokumentum általában a régi másolata, de megváltozott változó információkkal stb.

Sajnos a felhasználó korántsem mindig képes megjegyezni a tegnapelőtt készült fontos dokumentum nevét, és néha fogalma sincs, hol keresse. Természetesen értelmes neveket kell adni a dokumentumoknak, és el kell menteni őket egy ügyes katalógusba, de sajnos ez másként történik, a sietség, a zavaró hívások stb. Emiatt sok értékes időbe telhet a kívánt dokumentum megkeresése – elvégre egyáltalán nem tény, hogy a Windows hivatkozások listáján keresztül meg tudja majd nyitni a legfrissebb dokumentumokhoz, amelyek a Start menü. A lényeg az, hogy ez a lista:

• 15 dokumentumra korlátozva - ez azt jelenti, hogy annak valószínűsége, hogy például egy héttel ezelőtt dokumentumokba kerüljön, majdnem nulla;
• nem teszi lehetővé a dokumentum megtalálását, ha emlékszik a szöveg egy részére, de elfelejtette a fájl nevét;
• nem tartalmazza az azonos nevű (bármilyen eltérő) dokumentumokat, amelyeket ugyanazon a néven, de különböző mappákban mentettek el, ami például akkor releváns, ha egy dokumentumon több verziót alakítanak ki.

Van még egy probléma - a Windows rendszerben található friss dokumentumok listája a bizalmas adatok kiszivárogtatásának egyik csatornája, mivel bármely felhasználó (beleértve a behatolót is) felhasználhatja a tulajdonos számítógépes tevékenységének természetére. Ezért ezt a listát ajánlott rendszeresen törölni, például segédprogramok segítségével eltávolítani a "szemét" adatokat a lemezről. Ennek eredményeként egy látszólag paradox helyzet áll elő: ha a felhasználó rendszeresen megsemmisíti a közelmúltban használt dokumentumokkal kapcsolatos információkat biztonsági okokból, akkor elveszti a gyors hozzáférést azokhoz, és ellenkező esetben behatolók áldozatává válhat. Van azonban egy kiút - használhatja az ActualDoc speciális segédprogramot, amely kiterjeszti a Windows képességeit a legújabb dokumentumokkal való munkavégzés szempontjából.

Ha a kívánt dokumentumot régen hozták létre, és ezért nem jelenhet meg a nemrégiben megnyitott dokumentumok listájában (mind a Windowsba beépített, mind az ActualDoc listában), akkor meg kell keresnie. Itt egy másik probléma merül fel - a felhasználó általában nem emlékszik a dokumentum nevére (valamint a létrehozásának dátumára), de tudja, hogy milyen kulcsszavak találhatók a szövegben. Ez azt jelenti, hogy egy dokumentumot a benne lévő szöveg töredékei alapján kell keresni - sajnos, bár ez a feladat megoldható a Windows vagy például a Word beépített eszközeivel, ez nagyon közepes. És a lényeg nem csak az, hogy egy ilyen keresés nem teljesen nyilvánvaló, és lassan hajtódik végre - néha elviselheti ezt. Sokkal fontosabb, hogy nem minden fájl található - a keresés során nem veszik figyelembe az orosz nyelv morfológiai jellemzőit, így nem találhatók meg azok a fájlok, amelyekben a keresett szavak eltérő kisbetűs végződéssel rendelkeznek. Ugyanakkor speciális keresőprogramok, mint például az Ischeyka (http://www.isleuthhound.com/ru/), a Superior Search (http://superiorsearch.ru/), az Archivist 3000 és a Phoenix Search (http://www. .isleuthhound.com/ru/) ://indexlab.net/) gyorsan megtalálják a szükséges dokumentumokat, függetlenül azok helyétől. Az „Archivarius 3000” csomag tűnik számunkra „ár/minőség” arányban a legvonzóbbnak a nevezett megoldások közül.

ActualDoc 3.5

Fejlesztő: Flexigen szoftver

Elosztási méret: Normál - 4,1 MB, Professzionális - 3,6 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 2000/XP/2003/Vista

Elosztás módja: Standard - ingyenes (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14 napos demó - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc.exe )

Ár: A standard ingyenes, a Professional 19,95 USD

Az ActualDoc egy új dokumentumkezelő, amely megjegyzi a használt dokumentumokat, és gyors és biztonságos hozzáférést biztosít hozzájuk. A program egyszerű és intuitív, barátságos felülettel rendelkezik az orosz nyelv támogatásával (5. ábra), és gyakorlatilag nem igényel időt az elsajátítására, különösen azért, mert egy átfogó súgórendszerrel is rendelkezik, ezért nélkülözhetetlen eszközzé válhat szakemberek és otthoni felhasználók egyaránt.

Rizs. 5. ActualDoc programfelület

Az ActualDoc korlátlan számú dokumentum letöltését követi nyomon a felhasználó által meghatározott időtartamon belül (alapértelmezés szerint 60 nap), több mint 40 fájlformátumot támogat (szöveg- és képfájlok, MS Office dokumentumok és HTML dokumentumok, PDF fájlok stb.). ), és lehetővé teszi bármelyikük gyors letöltését. A megfelelő dokumentum megtalálása a programkörnyezetben nem jelent problémát. Ha a memorizált dokumentumok tekercsének száma viszonylag kicsi, akkor közvetlenül kiválaszthat egy dokumentumot a listából. Ellenkező esetben célszerűbb a lehetséges jelentkezők listáját előzetesen szűréssel korlátozni (időszak szerinti szűrés lehetséges). O intervallum, kiterjesztés és kategória szerint) vagy keressen a dokumentum neve (általános értelemben) vagy a benne szereplő szövegrészlet alapján (az orosz szövegben azonban nem mindig sikeres). Van egy másik módja a kívánt dokumentum gyors megnyitásának - a beépített könyvjelzők segítségével (ugyanaz, mint az Internet Explorerben; 6. ábra), amelyek az egyes gyakran használt dokumentumokhoz rendelhetők, és jelentősen felgyorsíthatják a hozzáférést, mivel nem kell keresgélni. A kiválasztott dokumentum a beépített megjelenítőben - megtekintésre, keresésre és másolásra, valamint külső alkalmazásban - szerkesztésre elérhető és felhasználható teljes feldolgozásra, információk szelektív másolására belőle vagy dokumentum elküldésére e. -levél. Ugyanakkor maga a dokumentumok listája elrejthető a kíváncsi szemek elől, és jelszóval védhető - ebben az esetben a legutóbb használt fájlok nem jelennek meg a menüben Start -> Dokumentumok.

Rizs. 6. Dokumentum megnyitása könyvjelzőn keresztül
az ActualDoc-ban

A csomag két változatban érhető el: ingyenes alap Standard és fizetős Professional. Az ingyenes verzió szolgáltatásai nem teszik lehetővé a dokumentumok megtekintését a beépített megjelenítőkben, a kereső funkció használatát (ebből adódóan csak vizuálisan, a teljes vagy szűrt lista megtekintésével lehet dokumentumokat keresni), egyéni kategóriák létrehozását, ill. könyvjelzők szerkesztése.

Archivis 3000 (3,82)

Fejlesztő: Likasoft

Elosztási méret: 3 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Elosztás módja: shareware (30 napos bemutató - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Ár: diákengedély - 195 rubel, személyi engedély - 295 rubel, kereskedelmi engedély - 900 rubel.

« Az Archivarius 3000 az optimális megoldás a dokumentumok gyors keresésére 18 különböző nyelven (beleértve az oroszt, angolt, németet és franciát is), a felhasználók széles körét megcélozva. A program azonnali hozzáférést biztosít a merevlemezen, hálózati és cserélhető meghajtókon található dokumentumokhoz (CD, DVD, ZIP stb.), és minden népszerű dokumentumtípussal (PDF fájlok, MS Office dokumentumok, szöveges fájlok stb.) képes dolgozni. ) .). Kereshet archívumokban (ZIP, RAR stb.), e-mail üzenetekben (Outlook, Outlook Express, The Bat! stb.) és csatolt fájlokban. Ezenkívül a keresések támogatottak a Lotus Notes és Lotus Domino adatbázisokban, valamint az ICQ, Odigo IM és Miranda IM üzenetadatbázisokban.

A szokásos kulcsszó vagy kulcsszókészlet alapján történő keresés mellett a program támogatja a speciális keresési módot is logikai függvények segítségével, és nem csak tartalom, hanem fájlnév, módosítás dátuma, méret, dokumentumtípus, kódolás alapján is tud dokumentumokat keresni, stb. (7. ábra). A teljes Unicode támogatásnak köszönhetően a keresés nem csak egy nyelvű dokumentumokban, hanem többnyelvű dokumentumokban is helyesen történik (például egyszerre orosz és német szöveggel). Lehetőség van dokumentumok távolról történő keresésére az interneten keresztül, majd a talált dokumentumokhoz bármely Internet böngészőn keresztül, például Internet Exploreren keresztül hozzáférhet. A keresési eredmények kivonat módban jeleníthetők meg, amikor a kiválasztott dokumentumok legjelentősebb (releváns) töredékei jelennek meg a talált szavak kiemelésével, illetve táblázatos módban, amikor a dokumentumokról rövid információk jelennek meg (8. ábra), amellyel azok legyen rendezve.

Rizs. 7. Keressen dokumentumokat az Archivist 3000 környezetben

Rizs. 8. A keresési eredmények megjelenítésének lehetőségei
az "Archivarius 3000"-ben

Szabványos dokumentumok kitöltése

A szabványos dokumentumok elkészítése az idő jelentős részét igénybe veszi azon felhasználók számára, akik ügyeletben különféle dokumentációk készítésével foglalkoznak biztosítótársaságokban, bankokban, közjegyzői irodákban, különféle szolgáltatásokat nyújtó társaságokban stb. Általában az ilyen dokumentumokat a Word szövegszerkesztőben hozzák létre az eredetileg kidolgozott alapdokumentumok alapján, amelyekben néhány változó információ egyszerűen kicserélődik. Ebben nincs semmi bonyolult, de a nagy mennyiségű dokumentációnál elkerülhetetlenek a hibák - például véletlenül rossz helyre írhat be adatokat, ahol azok lennie kellene, vagy törölhet néhány szót a dokumentumból, stb. Ezért kívánatos, hogy csak azok a mezők legyenek nyitva bevitelre, amelyekbe adatokat kell bevinni, és minden más szöveg blokkolva legyen. Lehetőség van arra, hogy a fejlesztők ilyen dokumentumokat készítsenek a Wordben. Elegendő egy sablonsorozatot kidolgozni a szervezetben használt összes szabványos dokumentumhoz, minden sablonhoz, hogy megtiltsa az állandó adatok megváltoztatását (parancs Eszközök -> Védelem beállítása -> Tiltson minden változtatást az űrlapmezőkbe való adatbevitelen kívül), és betanítja a felhasználókat dokumentumok létrehozására sablonokból. A tipikus dokumentumok esetében, ahol viszonylag kevés a változó információ, az ilyen sablonok elegendőek ahhoz, hogy jelentősen felgyorsítsák a dokumentumok elkészítésének folyamatát és csökkentsék a hibák kockázatát.

A gyakorlatban azonban számos szabványos dokumentumot használnak, amelyekben a változó információk a kötet felét is elfoglalják, és a változó adatok egy része ilyen vagy olyan formában ismétlődik (9. ábra) - például a teljes név. különböző esetekben a megadott dátumok vagy összegek írása stb. Ebben az esetben a Word sablonok használata keveset tesz, mivel a dokumentumok kitöltése akár sablonokon keresztül is sok időt vesz igénybe, mivel minden változó adatot manuálisan kell megadni.

Rizs. 9. Példa egy nagy volumenű dokumentumra
változó információ

A szabványos dokumentumok végrehajtásának van még egy jellemzője - gyakran nem egy dokumentumot, hanem egyszerre több dokumentumot kell elkészíteni (például banki szerződés megkötéséhez a letétkezelő megnyitására három-négy típusú szerződésre van szükség aláírás). Így ugyanazt az információt különböző dokumentumokba kell bevinni, ami szintén sok időt vesz igénybe, és ennek megfelelően nő a hibázás valószínűsége. Sokkal gyorsabb az ilyen dokumentumok elkészítése a szabványos dokumentumok elkészítésének automatizálására tervezett speciális alkalmazásokkal, mint például az AvtoDoc vagy a Blitz Document. Ezek az alkalmazások is sablonok használatán alapulnak, amelyek a hagyományos Word-sablonokkal ellentétben nem csak az erre kijelölt mezőkbe teszik lehetővé az adatok megadását (amihez a felhasználónak egy űrlapkészletet kell kitöltenie adatokkal), hanem azt is. tudja, hogyan lehet a bevitt adatokat programozott módon konvertálni, például szavakban helyettesíthetik a számot, nyelvtani eseteknek megfelelő deklinációs szavakat, kifejezéseket stb. Ennek eredményeként a szükséges dokumentumok gyorsan kitöltésre kerülnek, és az elkövethető hibák száma ebben az esetben egy nagyságrenddel kevesebbnek bizonyul, mint a hagyományosan Wordben készítve. Ezen túlmenően a szabványos dokumentumok speciális megoldásokon keresztül történő létrehozása azért is vonzó, mert minden elkészült dokumentum automatikusan katalógusba kerül, és a jövőben nem okoz gondot egyiket sem megtalálni, a felhasználónak pedig nem kell ismernie a dokumentáció bonyodalmait, mert a sablonokban már minden jogi árnyalatot figyelembe vettek.

AutoDoc 1.2

Fejlesztő: EleWise

Elosztási méret: 6 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 2000/XP/2003

Elosztás módja: shareware (funkcionálisan korlátozott demó - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Ár:"AutoDoc-Personal" - 1980 rubel, "AutoDoc-Server" - 2980 rubel, "AutoDoc-Client" - 1490 rubel.

Az AutoDoc egy olyan program, amely lehetővé teszi, hogy automatizálja és felgyorsítsa a szabványos dokumentumok kitöltésének folyamatát az MS Word használatával létrehozott sablonok segítségével, és archívumot tartson az ezekkel a sablonokkal készített dokumentumokból és feljegyzésekből. Az új dokumentumok létrehozásának folyamata rendkívül automatizált - csak válassza ki a kívánt üzleti forgatókönyvet a forgatókönyvek általános listájából (az üzleti forgatókönyv egy testreszabott sablon), és töltse ki a beviteli űrlapot a szükséges adatokkal (10. ábra). A létrehozott dokumentum megtekinthető, menthető, kinyomtatható vagy megnyitható Wordben további szerkesztés céljából.

Rizs. 10. Dokumentum létrehozása az "AutoDoc" forgatókönyv szerint

A beépített szkriptek száma csekély (11. ábra), de bővíthető egyedi szkriptekkel, amelyek létrehozásának folyamatát a súgó részletesen és vizuálisan mutatja be, és teljes mértékben a varázsló vezérli, így elérhető a legtöbb felhasználó. Egy új szcenárió kidolgozása öt lépésből áll: a forgatókönyv nevének megadása, sablon létrehozása, változók meghatározása, a forgatókönyv beállítása és tesztelése, valamint további szerkesztésre való mentése (12. ábra). A sablon elkészítése első ránézésre okozhat némi nehézséget, mivel azt kézzel kell elkészíteni a Wordben, ehhez pedig a szkriptnyelv ismerete szükséges. De a gyakorlatban minden sokkal egyszerűbb - elég megérteni, hogy a változókat kapcsos kapcsos zárójelben kell megadni, és a $ jelet eléjük állítják, az összes többi szöveget a szokásos módon nyomtatják (13. ábra). Új sablonok nem csak a semmiből hozhatók létre, hanem a meglévő sablonok vagy kész dokumentumok alapján is - az első esetben csak a szkriptbeállításokat kell módosítani, és a megváltozott beállításokkal tesztelni, a másodikban pedig megnyitni a kész dokumentumot, a változó információkat cserélje ki változókra és adja meg sablonként. A változók többféle típusúak lehetnek, beleértve azokat is, amelyek lehetővé teszik:

• egyszerre több mezőbe írjon be adatokat: teljes név, útlevéladatok, a szervezet adatai stb.;
• válasszon egy változó értéket egy értékkészletből;
• különféle műveletek és átalakítások végrehajtása: szám vagy áfa százalékos arányának kiszámítása egy összegből, szám sztringgé alakítása, aktuális dátum megadása stb.;
• jelöljön meg egy szót vagy kifejezést egy adott esetben stb.

Az AutoDoc üzleti szcenáriók szerint készített dokumentumok áttekinthető felépítésű rekordokként kerülnek mentésre, így szűréssel vagy kereséssel bármikor megtalálhatja a kívánt dokumentumot, megtekintheti, kinyomtathatja, újragenerálhatja vagy törölheti.

Rizs. 11. Az "AutoDoc" ablak a beépített csoportok listájával
üzleti forgatókönyvek

Rizs. 12. Új forgatókönyv kidolgozása az "AutoDoc" programban

Rizs. 13. Példa az "AutoDoc" sablon szövegére,
amelyben négy változó jelenik meg: "szám",
"hónap", "szervezet" és "teljes név"

A programot két változatban szállítjuk: egyfelhasználós - "AutoDoc-Personal" és többfelhasználós (hálózat), amelyet két modul képvisel - "AutoDoc-Server" és "AutoDoc-Client". Az egyfelhasználós verzióban az összes rendszerkomponens a helyi számítógépen található, míg a többfelhasználós verzióban a szkriptek, sablonok és rekordok adatbázisa a szerverre, a felhasználói számítógépekre pedig csak a kliens rész kerül telepítésre. , amely lehetővé teszi a szerveren tárolt összes AutoDoc anyag használatát.

Blitz-dokumentum 3.4.1

Fejlesztő: BlitzSoft

Elosztási méret: 991 KB

Munka ellenőrzés alatt: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Elosztás módja: shareware (funkcionálisan korlátozott demo verzió - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Ár: 500 dörzsölje.

A Blitz Document egy kompakt program szabványos dokumentumok automatikus összeállítására szkriptsablonok segítségével. Lehetővé teszi több mint 30 beépített sablon (14. ábra) vagy beépített sablonok vagy üres elrendezések alapján fejleszthető egyedi szkriptek gyors létrehozását. A kész forgatókönyv szerinti dokumentum létrehozása rendkívül egyszerű - csak válassza ki a forgatókönyv típusát, és kövesse a varázsló utasításait, amelyek hűségesen végigvezetik a felhasználót a dokumentumkészítés minden szakaszán (15. ábra). Az elkészült dokumentum megtekinthető, kinyomtatható, szerkeszthető a beépített szövegszerkesztőben (változó és állandó adatok is javíthatók), illetve Wordben szerkesztésre megnyitható.

Rizs. 14. A beépített szkriptek listája Blitz Document

Rizs. 15. Hozzon létre egy script dokumentumot
Blitz dokumentum

A létrehozott sablonok fejlesztése némileg bonyolultabb, de a legtöbb felhasználó hatáskörébe tartozik. Igaz, ennek a funkciónak az elsajátítása eltart majd egy ideig, mivel sajnos a programhoz csatolt referenciainformációk kellően képzett felhasználók számára készültek (nagyon fukar, nem tartalmaz illusztrációkat vagy példákat). Technikailag egy új sablon létrehozása két szakaszból áll: egy beépített sablon vagy elrendezés kiválasztása, amely alapján új sablon készül, valamint a benne foglalt állandó és változó adatok következetes módosítása ( 16. ábra). Az állandó adatok valós formájukban kerülnek bevitelre, de nem közvetlenül a szövegbe, hanem párbeszédpaneleken keresztül. A változó információk a párbeszéd során is korrigálódnak, és már nem közvetlenül kerülnek beadásra, hanem helyettesítő karakterekkel ellátott változókkal helyettesítik, amelyeket a programban használt szkriptnyelv figyelembevételével terveztek. A szkriptek nemcsak megjeleníthetik a dokumentum generálása során beírt szöveget, hanem az adatok helyettesítésére vagy konvertálására szolgáló parancsrendszer segítségével módosíthatják azt. Például rendelkezésre áll:

Rizs. 16. Új sablon kidolgozása az elrendezés alapján
a Blitz Documentben

• szavak és kifejezések ragozása nyelvtani esetekkel;
• számok átalakítása karakterláncokká;
• naptári dátumok lefordítása karakterláncokra;
• a jogi és üzleti dokumentumokban használt számítások elvégzése;
• a szöveg módosítása a beírt adatok értékétől függően stb.

A Blitz Document segítségével létrehozott dokumentumokat strukturált főkönyvekben tárolják - ez lehetővé teszi, hogy gyorsan navigáljon a dokumentációban, és szinte azonnal hozzáférjen a szükséges anyagokhoz, például nyomtatáshoz. Emellett a dokumentumok virtuális esetekbe is csoportosíthatók, ami kényelmes az adatbázisban megjelenő, egy-egy témához, tárgyhoz kapcsolódó anyagok gyors eléréséhez.

OCR a szkennelt dokumentumokban

Azok a felhasználók, akiknek gyakran kell papíralapú dokumentumokat (könyvek, újságok, magazinok vagy faxok oldalait) elektronikusan szerkeszthető formátumba konvertálniuk, nem nélkülözhetik a karakterfelismerő rendszert vagy az optikai karakterfelismerő rendszert, amelyet a papíralapú dokumentumok szövegének automatikus bevitelére terveztek. egy számítógépbe. Elméletileg használhatja az ABBYY FineReader programját vagy a Cognitive Technologies CuneiForm programját – mindkettő megbízhatóan működik, és nagy felismerési pontossággal rendelkezik. De a FineReader csomag egy egyszerűsített és megfizethető ABBYY FineReader 8.0 Home Editiont tartalmaz, amely vonzóbbá teszi a széles közönség számára.

ABBYY FineReader 8.0

Fejlesztő: ABBYY szoftver

Elosztási méret: 40,5 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Elosztás módja: shareware (a FineReader Home Edition demóverziója nélkül, a FineReader Professional Edition funkcionálisan korlátozott demóverziója – http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Ár: FineReader Home Edition - 990 rubel, FineReader Professional Edition - 3750 rubel.

Az ABBYY FineReader ideális megoldás nemcsak szöveget, hanem designt is felismerő dokumentumok felismerésére, amely biztosítja a táblázatok, képek pontos továbbítását és a szöveg oszlopokra bontását (17. ábra). A program könnyen használható, képes felismerni a többnyelvű (179 nyelv támogatott) és többoldalas dokumentumokat. Lehetőség van a teljes dokumentum vagy annak egyes oldalainak felismerésére. Az eredmény elmenthető az egyik általános formátumban: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT vagy PDF. Lehetőség van a felismerési eredmények lépésről lépésre mentésére a hibák kiküszöbölése érdekében. A felismerési eredmények közvetlen exportálása Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect és Adobe Acrobat programba. A beépített helyesírás-ellenőrző (36 nyelvhez) segít felgyorsítani az eredmény ellenőrzését, a Microsoft Word-del való integráció pedig lehetővé teszi, hogy közvetlenül a Wordből hívja meg a programot anélkül, hogy elterelné a figyelmet a szöveggel való munkáról.

Rizs. 17. Az okmányfelismerés eredménye
az ABBYY FineReader Home Editionben

A program két változatban jelenik meg: a kezdőknek készült FineReader Home Edition és a profiknak szánt FineReader Professional Edition. A professzionális verzió lehetővé teszi a felismerési paraméterek kezelését (módváltás, felismerés végrehajtása betanítással), és gazdagabb felismerési funkciókkal rendelkezik (PDF fájlok, digitális fényképezőgéppel készített szövegek felismerése stb.). Ezenkívül a Professional Edition több különböző mentési formátumot biztosít, és a Screenshot Reader segédprogrammal lehetővé tette a vonalkódok felismerését és a képernyőképek gyors felismerését.

Dokumentumok konvertálása PDF formátumból

Az összes műszaki dokumentáció elérhető PDF formátumban, amely az ingyenes Adobe Acrobat Reader szoftvert használja a dokumentumok megtekintéséhez. De gyakran van szükség a PDF-fájlok töredékeinek használatára, amikor saját dokumentumokat készít vagy PDF formátumú anyagokat szerkeszt (például cikkek, szerződések, jelentések stb.). Az első esetben szöveg- és/vagy képrészleteket kell kivonnia a PDF-fájlokból (elméletileg ez megtehető az Acrobat Reader beépített eszközeivel, de nagyon közepes eredménnyel). A második esetben a PDF-dokumentumokat szerkeszthető formátumba kell konvertálnia (például Word formátumba), miközben megőrzi az eredeti dokumentum kialakítását, amit még az Acrobat Reader sem biztosít. Ilyenkor speciális segédprogramok jönnek segítségül, amelyek közül az ABBYY PDF Transformer és a PDF2Word csomagok (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) tűnnek a legvonzóbbnak. Megfontoljuk az elsőt közülük - bár drágább, orosz nyelvű felülettel rendelkezik, és lehetővé teszi a PDF-fájlok több szerkeszthető formátumba való konvertálását, és nem csak az angol, hanem az orosz szöveget is képes helyesen felismerni.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Fejlesztő: ABBYY szoftver

Elosztási méret: 52 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 2000 (SP2 vagy újabb)/XP/Server 2003

Elosztás módja: shareware (15 napos demó - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Ár: 1490 dörzsölje.

Az ABBYY PDF Transformer egy segédprogram, amellyel PDF dokumentumokat konvertálhat Microsoft Word dokumentumformátumokká (18. ábra), Excel, valamint HTML és TXT fájlokká. A csomag intuitív felülettel rendelkezik, és nagyon könnyen használható, ezért fejlesztése még a kezdő felhasználók kezében lesz.

Az ABBYY PDF Transformer bármilyen PDF-fájlt konvertálhat, beleértve a szövegréteg nélküli fájlokat is (az ilyen fájlok leggyakrabban szkennelt dokumentumokból származnak, és szöveges képeket jelenítenek meg), és megfelelően feldolgozza a támogatott nyelvek bármilyen kombinációját (beleértve az oroszt és az angolt is) tartalmazó PDF-fájlokat. . A segédprogram pontosan megőrzi az eredeti dokumentum kialakítását (képek, táblázatok, oszlopok, hivatkozások), és lehetővé teszi az átalakítási és mentési lehetőségek kezelését. Például egyértelműen meghatározhatja azokat a területeket, amelyeket a programnak szövegként vagy képként kell érzékelnie (ami összetett elrendezésű PDF-fájlok esetén releváns), elmentheti a kész dokumentumot az eredetivel azonos elrendezésben vagy oszlopként. szöveg (képekkel vagy anélkül – opcionális) stb. Szükség esetén lehetőség van az egyes oldalak vagy akár töredékeik szelektív konvertálására. Ezenkívül az ABBYY PDF Transformer fordított konverziót is tud végezni, lehetővé téve PDF fájlok létrehozását Microsoft Word dokumentumokból, Excel táblázatokból, PowerPoint prezentációkból, Visio diagramokból és HTML fájlokból, valamint gyakorlatilag minden olyan alkalmazásból, amely támogatja a dokumentumok nyomtatását (ez az az ABBYY PDF Transformer 2.0 virtuális nyomtatóhoz készült PDF-XChange segítségével valósítható meg).

Úgy tűnhet, hogy a dokumentumok nyomtatása egyszerű folyamat, amely nem igényel további programokat, mert minden szövegszerkesztőben megtalálható, amire szüksége van a nyomtatáshoz. Valójában a szöveg papírra átvitelének lehetőségei nagyban bővíthetők egy kiegészítő segítségével szoftver. Ez a cikk 10 ilyen programot ismertet.

A FinePrint egy kis program, amely nyomtató-illesztőprogramként települ a számítógépre. Használható könyv, füzet vagy brosúra formájú dokumentum nyomtatására. Beállításai lehetővé teszik a tintafogyasztás kismértékű csökkentését nyomtatáskor és egyedi papírméret beállítását. Az egyetlen hátránya, hogy a FinePrint díjköteles.

pdfFactory Pro

A pdfFactory Pro egy nyomtató-illesztőprogram leple alatt is integrálva van a rendszerbe, amelynek fő feladata a gyors konvertálás szöveges fájl PDF formátumba. Lehetővé teszi, hogy jelszót állítson be a dokumentumon, és megvédje azt a másolástól vagy szerkesztéstől. A pdfFactory Pro díj ellenében terjeszthető, és a szolgáltatások teljes listájának megtekintéséhez termékkulcsot kell vásárolnia.

Nyomtatási karmester

Print Conductor az külön program, aminek köszönhetően az egyidejű nyomtatással kapcsolatos probléma megoldódik egy nagy szám különféle dokumentumokat. Fő funkciója a nyomtatási sor összeállítása, miközben képes abszolút bármilyen szöveget ill. grafikus fájl. Ezzel a Print Conductor kiemelkedik a többi közül, mivel 50 különböző formátumot támogat. További jellemző, hogy a személyes használatra szánt verzió teljesen ingyenes.

Zöld felhőnyomtató

A GreenCloud Printer ideális választás azok számára, akik mindent megtesznek, hogy spóroljanak a fogyóeszközökkel. Minden megvan a tinta- és papírfogyasztás csökkentésére a nyomtatás során. Ezen kívül a program statisztikát vezet az elmentett anyagokról, lehetőséget biztosít a dokumentum PDF formátumban történő mentésére vagy exportálásra a és . A hiányosságok közül csak a fizetős licencet lehet megjegyezni.

priPrinter

A priPrinter az remek program azoknak, akiknek színes képet kell nyomtatniuk. Rengeteg eszközzel rendelkezik a képekkel való munkához és beépített nyomtató-illesztőprogramot, amellyel a felhasználó láthatja, hogyan fog kinézni a papírra történő nyomtatás. A priPrinternek van egy hátránya, amely egyesíti a fenti programokkal - ez egy fizetős licenc, és ingyenes verzió jelentősen korlátozott funkcionalitással rendelkezik.

CanoScan Toolbox

A CanoScan Toolbox egy kifejezetten a Canon CanoScan és CanoScan LiDE sorozatú lapolvasóihoz tervezett program. Segítségével az ilyen eszközök funkcionalitása jelentősen megnő. Két sablon áll rendelkezésre a dokumentumok beolvasására, a PDF formátumba konvertálásra, az OCR-rel történő szkennelésre, a gyors másolásra és nyomtatásra és még sok másra.

NYOMTATÁS KÖNYV ÁLTAL

A PRINT BY BOOK egy nem hivatalos bővítmény, amely közvetlenül a . Lehetővé teszi egy szövegszerkesztőben készített dokumentum könyvváltozatának gyors létrehozását és kinyomtatását. A többi ilyen típusú programhoz képest a PRINT BOOK a legkényelmesebb a használata. Ezenkívül további beállításokkal rendelkezik a fejlécekhez és láblécekhez. Teljesen ingyenesen terjesztve.

Könyvnyomtató

A Book Printer egy másik program, amely lehetővé teszi egy szöveges dokumentum könyvváltozatának nyomtatását. Ha összehasonlítjuk más hasonló programokkal, érdemes megjegyezni, hogy csak A5-ös lapokra nyomtat. Olyan könyveket készít, amelyeket kényelmesen magával visz az utazásokra.

SSC Service Utility

Az SSC Service Utility az egyik a legjobb programok amely kizárólag arra szolgál tintasugaras nyomtatók Epson cég. Kompatibilis az ilyen eszközök hatalmas listájával, és lehetővé teszi a patronok állapotának folyamatos figyelemmel kísérését, konfigurálását, a gőzfejlesztő tisztítását, automatikus műveletek a patronok biztonságos cseréjéhez és még sok máshoz.

WordPage

A WordPage egy könnyen használható segédprogram, amely a lapok nyomtatási sorának gyors kiszámítására szolgál könyv létrehozásához. Szükség esetén egy szöveget több könyvre is fel tud osztani. Ha összehasonlítja más hasonló szoftverekkel, akkor a WordPage biztosítja a legkevesebb lehetőséget a könyvnyomtatáshoz.

Ez a cikk olyan programokat ismertet, amelyek lehetővé teszik a szövegszerkesztők nyomtatási lehetőségeinek nagymértékű bővítését. Mindegyik egy adott célra vagy bizonyos eszközökhöz készült, ezért hasznos lenne a munkájukat kombinálni. Ez lehetővé teszi, hogy leküzdje az egyik program hátrányát egy másik előnyével, ami jelentősen javítja a nyomtatási minőséget és megtakarítja a fogyóeszközöket.