A volte devi scrivere una lettera e abbiamo dimenticato come farlo. Inoltre, la domanda vale non solo per scrivere lettere su carta, ma anche per il solito e-mail. Come scrivere una lettera competente in modo da non causare rifiuto e disapprovazione nel destinatario? Scegli prima come spedire la lettera - tramite posta ordinaria o via e-mail.

Lettere su carta

Prendi un nuovo foglio di carta. Non utilizzare fogli strappati da un album con bordi irregolari. Idealmente, puoi prendere una carta postale speciale per le lettere. Ora segui esattamente le istruzioni.

1. Appello. Ogni lettera dovrebbe iniziare con un messaggio. Se questa è la persona amata, allora "Ciao, cara". Se la lettera è ufficiale, allora "Caro Ivan Ivanovich" o "Cara amministrazione".
2. L'essenza della lettera. Fai un passo indietro di un paio di centimetri. Ora descrivi il punto. Se stai comunicando con una persona cara, scrivi come se stessi parlando con lui. Se questa lettera è più formale, segui lo stile, non romperla con parole non letterarie. Importante: scrivi con attenzione, cerca di non apportare correzioni e non imbrattare ciò che hai scritto con la tua mano.
3. Conclusione. Alla fine, è consigliabile scrivere un paio di righe per riassumere il tuo messaggio. Se hai fatto una richiesta, in conclusione puoi scrivere "Spero decisione rapida il mio problema" o "Per favore, considera la mia richiesta". Se stavi solo descrivendo la tua vacanza e la lettera era destinata a un amico, allora: “È stato un piacere parlare con te. A presto".
4. Firma. Di solito, alla fine della lettera, viene apposta una firma, ad esempio “Ivanov. I.I.", o "Tuo fratello Alessio". Se la lettera è ufficiale, assicurati di datare e firmare. In caso contrario, facoltativo. Anche se la data non guasta mai, forse queste lettere verranno rilette in seguito e passeranno alla storia familiare.

E-mail

Come scrivere correttamente una lettera se hai bisogno di una risposta rapida? In questo caso, è più conveniente utilizzare la rete, scrivere un'e-mail. Qui tutto sarà molto più compatto. Nella nostra epoca, non è consuetudine scrivere lettere troppo pretenziose, soprattutto con l'aiuto della posta elettronica.

• Anche qui sono richiesti ricorso e firma.
• L'essenza della lettera può essere espressa in modo conciso, se ci sono domande, possono essere chiarite in una seconda lettera. Se stai allegando un file, assicurati di menzionarlo. Una persona potrebbe semplicemente non notare l'investimento.
• Cerca di scrivere correttamente, gli errori causano sempre un rifiuto. Se non sei sicuro buona conoscenza lingua, scrivi una lettera in Word, sottolineerà le parole che contengono errori. Quindi la lettera può essere copiata in modo da non essere inviata in un file. Anche se, se la lettera è ufficiale, sarà più corretto e bello se alleghi un file con una lettera alla tua spedizione.
• Se hai dei dubbi su come scrivere correttamente una lettera, non devi decorarla troppo. A volte è inappropriato. Tuttavia, nella scrittura informale, è accettabile utilizzare il grassetto e la sottolineatura.
• È stato osservato che le e-mail Informazioni importanti dovrebbe essere all'inizio. Per qualche ragione, ciò che è scritto alla fine della lettera non viene ricordato o letto senza attenzione. Pertanto, scrivi subito dopo il ricorso il più necessario.

Se scrivi lettere spesso, conosci tutti questi trucchi. E se no, ora sai cosa non si può fare in una lettera e cosa è abbastanza accettabile.

16aprile

Ciao! In questo articolo parleremo di lettere commerciali.

Oggi imparerai:

1. Perché la corrispondenza commerciale non ha perso la sua rilevanza;
2. Cosa sono le lettere commerciali e come vengono redatte;
3. Come scrivere una lettera commerciale.

Ora fuori dalle nostre finestre - tempo alta tecnologia e Internet. Ma la corrispondenza commerciale non ha perso importanza e rilevanza, si è semplicemente spostata su altri media. Perché è importante essere in grado di comporre e formattare lettere commerciali, parliamone oggi.

Perché hai bisogno di corrispondenza commerciale

Innanzitutto è un'occasione per scambiare opinioni, suggerimenti e pensieri con dipendenti o partner commerciali. Con l'aiuto della corrispondenza, esprimono pretese, richieste, chiariscono i malintesi tra le aziende.

La corrispondenza commerciale è una delle varietà di funzionario.

Differenze tra lettere commerciali e altre

Le differenze principali sono le seguenti:

• Stile di presentazione;
• Vocabolario che non consente una vivida espressione delle emozioni;
• Viene rilasciato su carta intestata ufficiale dell'azienda;
• Il carattere non è troppo piccolo, ma non grande, mentre lo stesso in tutto il testo;
• Raramente occupano più di 1 pagina;
• La presenza di una rigida subordinazione ufficiale.

Tipi di lettere commerciali

Tutte le lettere commerciali possono essere suddivise condizionatamente in diversi gruppi. Ci soffermeremo su ciascuno in modo più dettagliato e forniremo una breve descrizione.

Lettere a cui non è necessario rispondere.

• Lettera di garanzia;
• Accompagnamento;
• Informativo;
• Lettera di avvertimento;
• Lettera di sollecito.

Lettere che hanno bisogno di una risposta.

• Appello;
• Frase;
• Richiesta;
• Requisiti;
• Petizione.

lettere non commerciali.

• Lettera di invito;
• lettere di cordoglio;
• lettere di ringraziamento;
• Lettere che informano su qualcosa;
• Lettere contenenti raccomandazioni;
• lettere di garanzia;
• Lettere di conferma dell'avvenuta ricezione della merce, della prestazione del servizio e così via;
• Lettere di congratulazioni in varie occasioni;
• Lettera di richiesta;
• lettere di istruzioni;
• Lettere di copertura.

Lettere commerciali.

Di solito vengono utilizzati prima di stipulare un accordo, nonché durante la validità del contratto.

Questi includono:

• Lettere con risposte a domande;
• richiesta diretta;
• - una lettera in cui si propone di concludere un affare o concludere un accordo;
• Reclamo;
• Promemoria;
• Una lettera contenente un avviso sulla risoluzione dei contratti o sulla necessità di adempiere agli obblighi, ecc.

Se parliamo di classificazione per struttura, allora ci sono 2 tipi di lettere commerciali:

• Contenente il testo dell'autore e scritto in forma libera;
• Compilato secondo uno schema rigoroso.

Dai destinatari.

• Circolare: una lettera inviata a più destinatari;
• Normale: inviato a un destinatario per conto di una persona;
• Collettivo: inviato a un destinatario, ma da più persone.

Le lettere sono anche suddivise in base alla forma in cui sono state inviate:

• Inviato come messaggio fax;
• inviato via e-mail;
• Quelli spediti in buste normali.

Ci sono tipi di lettere che, per ragioni etiche, dovrebbero essere scritte a mano piuttosto che dattiloscritte. Questo vale per le condoglianze e le congratulazioni.

Segreti di una corretta progettazione

Il testo della lettera è suddiviso in parte introduttiva, principale e finale. Sono logicamente correlati tra loro. La parte introduttiva include le circostanze che hanno portato alla creazione della lettera e la parte principale è il contenuto stesso. Nella parte finale vengono riassunti i risultati che esprimono la richiesta, il rifiuto e così via.

In genere, corrispondenza di lavoro con ogni responsabilità può chiamarsi arte, perché è necessario imparare a condurlo correttamente, nel rispetto di tutte le prescrizioni. Dopotutto, molto spesso pensiamo solo al fatto che le informazioni sono presentate in modo chiaro, ma dimentichiamo che la lettera può essere considerata il volto dell'azienda.

Stilistica.

Ogni lettera è conservata in uno stile aziendale rigoroso, vengono utilizzati i mezzi vocali tipici dei documenti ufficiali.

Requisiti per la presentazione delle informazioni.

Tutte le informazioni contenute nella lettera sono riportate come segue:

• Indirizzato, destinato a una persona specifica;
• Alla data di scrittura, tutte le informazioni devono essere aggiornate;
• Affidabile;
• Imparzialmente;
• argomentato;
• Per quanto possibile in modo che sulla base di esso fosse possibile prendere una decisione.

Modulo.

Innanzitutto, la lettera è redatta su carta intestata marchiata per l'azienda.

• Per scrivere una lettera commerciale si utilizzano fogli A4;
• Il margine sinistro del modulo deve essere di almeno 3 cm, poiché dopo qualche tempo verranno inviati al raccoglitore;
• Sono indicati il ​​nome della società, il suo indirizzo legale ed effettivo, l'indirizzo e-mail;
• È preferibile utilizzare il carattere standard Times New Roman, dimensione 12. È il più ottimale e si percepisce bene durante la lettura;
• È consentito emettere lettere commerciali senza utilizzare una carta intestata, quindi è necessario fornire le informazioni dal modulo dopo tutto.

Se in una lettera in questione su grandi operazioni legate alla finanza o informazioni confidenziali altra natura, inviare tali lettere via fax oa in formato elettronico Non consigliato. Meglio alla vecchia maniera, in una normale busta di carta.

Numerazione.

Se la lettera è composta da più pagine, vengono numerate a partire dalla seconda. I numeri sono riportati in alto al centro in numeri arabi. Non mettere alcun punto accanto al numero.

Divisione in parti.

Ciò significa dividere la lettera in paragrafi. Il testo non dovrebbe andare in un flusso continuo, quindi semplicemente non verrà percepito. Dividendo in paragrafi, puoi vedere dove finisce un pensiero e inizia un altro.

Disponibilità di correzioni.

Le correzioni e gli errori di battitura, così come le cancellazioni, sono indesiderabili. La lettera deve essere composta correttamente e il testo viene stampato a intervalli di 1,5 - 2.

Dettagli utilizzati.

Indicheremo solo i principali, visto che ne abbiamo già brevemente parlato poco prima:

• Se l'impresa è di proprietà statale, viene utilizzato lo stemma della Federazione Russa. Si trova al centro del modulo ufficiale;
• Ragione sociale per intero;
• Fax e numeri di telefono;
• Numero di conto bancario;
• Destinatario - inoltre al nominativo viene utilizzato il nome della società destinataria, utilizzare il dativo per indicare la posizione e il cognome del destinatario;
• Se il destinatario è in possesso di titolo accademico o titolo, indicarlo prima del cognome della persona;
• Eventuali oggetti di scena sono scritti con nuova linea e con la maiuscola.

Lettera commerciale dopo l'incontro

Hai tenuto una riunione di lavoro, c'era una certa prospettiva per. Come riflettere questo nella lettera, discuteremo ulteriormente.

1. Innanzitutto, all'inizio della lettera, fai riferimento alla data e all'ora della tua comunicazione con un potenziale partner, anche se sono trascorsi un paio di giorni dall'incontro.
2. Evita errori o frasi troppo complesse: rendi la lettera breve e chiara, ma in modo tale che il destinatario abbia voglia di leggerla.
3. Indica l'argomento della conversazione. Per esempio: " Abbiamo discusso di quanto sarebbe costato il vaso in stile veneziano”.
4. Assicurati che il destinatario della lettera esprima il suo atteggiamento nei confronti dell'argomento della riunione.
5. Specifica l'ora in cui puoi comunicare telefonicamente o incontrarti di persona.
6. Di' al destinatario che stai aspettando una collaborazione con lui: " Spero di avere ulteriori rapporti d'affari con te«.
7. Termina la lettera con la frase seguente o simile: Tantissimi auguri a te...».

E-mail lettere commerciali

È impossibile ignorare i requisiti per la loro progettazione, poiché ora vengono emesse sempre più lettere in formato elettronico che cartaceo. Dopotutto, è il 21° secolo.

Non è difficile preparare una e-mail aziendale, i requisiti per la registrazione sono identici alle lettere tradizionali. L'unica cosa è che una lettera del genere dovrebbe sempre avere un titolo (o una riga dell'oggetto) in modo che semplicemente non si perda nel flusso della documentazione.

Inoltre, quando viene data una risposta a una lettera del genere, è meglio non cambiare l'oggetto della lettera, quindi capirai rapidamente di cosa si tratta se ricevi molte e-mail.

Inoltre, non dovresti utilizzare software all'avanguardia quando alleghi tali lettere, è tutt'altro che un dato di fatto che il tuo destinatario abbia lo stesso. Se non è lì, la lettera semplicemente non si aprirà.

Non utilizzare le emoticon quando scrivi un'e-mail aziendale. La tecnologia è eccezionale, ma usa il linguaggio degli affari quando scrivi.

Qual è il termine per rispondere a una lettera?

Se la lettera appartiene alla categoria che richiede una risposta, quando rispondere dipende dalle informazioni contenute nella lettera:

• Se ricevi una richiesta, entro i successivi tre giorni dalla data di ricezione, conferma che è stata ricevuta. E la risposta finale può essere data entro un mese;
• Se parliamo di condoglianze, può essere inviato entro dieci giorni dal triste evento;
• È consentito inviare una congratulazione entro 8 giorni dal momento in cui si è venuti a conoscenza della data solenne;
• Se parliamo di regole generali buona forma, allora è meglio rispondere alle lettere entro sette giorni.

Come scrivere una lettera commerciale: linguaggio semplice su complesso

Distinguere tra lettera commerciale e corrispondenza personale. Abbiamo già parlato più di una volta oggi di quali siano queste differenze, non dobbiamo dimenticarcene. Ora diamo un'occhiata alla scrittura di una lettera in più fasi.

Fase 1. Specificare il destinatario.

Nell'angolo in alto a destra del modulo scriviamo il cognome, le iniziali e la posizione della persona a cui indirizziamo la lettera. Se il destinatario è un'organizzazione, indicare il suo indirizzo legale.

Fase 2. Appello.

Lo posizioniamo al centro del modulo. Viene eseguito in modo rispettoso, senza abbreviazioni e macchie.

Esempio: Caro (nome, patronimico)! Inoltre, un indirizzo al destinatario può essere effettuato con l'indicazione della sua posizione. Ma quando ti rivolgi a una persona per nome, riduce lo stress psicologico, indica che il rapporto d'affari è stabile e consolidato.

Fase 3. Dichiarazione d'intento.

Spiega lo scopo della lettera, la sua essenza e le idee principali. Questa parte è la principale. Scrivi quello che vuoi dire, qual è il motivo del ricorso. Ma non dimenticare lo stile ufficiale e neutro.

Fase 4. Dare suggerimenti, raccomandazioni.

Quasi tutte le lettere commerciali implicano che il destinatario risponderà. Ciò non è richiesto principalmente solo da lettere di natura informativa. Pertanto, non solo descrivere il problema, ma anche suggerire come risolverlo.

Se presenti un reclamo, chiedi che vengano adottate determinate misure, ma se ti offri di collaborare, indicaci quali opzioni sono disponibili.

In poche parole, colui che riceve la lettera deve vedere che non solo vuole qualcosa da lui, ma anche capire come farlo.

Come concludere una lettera commerciale

Una lettera commerciale deve essere scritta perfettamente. Se le regole di ortografia non vengono seguite, ciò può influire negativamente sulla reputazione dell'azienda nel suo insieme. Pertanto, proponiamo ora di soffermarci più in dettaglio sulla progettazione della parte finale di una lettera commerciale.

Alla fine della lettera, riassumi tutto ciò che è stato detto in precedenza. Ma non vale la pena allungare le conclusioni su 10 frasi, dopotutto la brevità e la concisione sono apprezzate nelle lettere commerciali. È meglio limitarsi a frasi semplici.

Metteremo 2 indicatori come base del finale: dovrebbe essere il più educato e corretto possibile. Ci sono diverse opzioni su come costruirlo.

Ecco alcuni esempi:

• Grazie per l'attenzione o l'aiuto: Grazie! (Lascia che ti ringrazi...);
• Esprimi le tue speranze per il futuro: Speriamo in una cooperazione reciprocamente vantaggiosa (speriamo di ricevere una risposta nel prossimo futuro...);
• Puoi costruire una frase con la certezza del destinatario di qualcosa: Saremmo lieti di collaborare con voi;
• Fare una richiesta: Si prega di segnalare i risultati;
• Ci scusiamo per l'inconveniente: Mi scuso per l'inaspettato ritardo nel pagamento del materiale.

Come dire addio al destinatario.

Nonostante il fatto che la corrispondenza sia ufficiale, puoi dire addio in diversi modi.

Ecco alcune opzioni:

• Rispetto a te...;
• Ti auguro successo...;
• Auguri…

Mettiamo la firma correttamente.

Quando firmi una lettera, indica la tua posizione, nome e cognome. Se dubiti dell'adeguatezza di una frase come: " Cordiali saluti" - basta non usarlo.

Puoi indicare nella firma i tuoi contatti, numero di telefono aggiuntivo o indirizzo e-mail, dimostrando così al destinatario di essere pronto a comunicare e collaborare con lui.

Nella parte successiva del nostro articolo, vorrei parlare di lettere commerciali in inglese.

Lettere commerciali in inglese

Non esiste un modulo regolamentato per la compilazione di tali lettere. Tutto dipenderà dallo scopo della lettera e da chi è il destinatario. Ecco alcune brevi linee guida per la compilazione.

Data di scrittura.

Se scriviamo negli USA, nell'indicazione della data mettiamo prima il mese, poi il giorno e solo dopo l'anno. Se nel Regno Unito, la data è apposta come nella Federazione Russa. Allo stesso tempo, scrivi il mese in lettere, evita confusione.

Dettagli del destinatario.

• Se scrivi a un uomo, contatta: Mr (inserire cognome);
• Se una donna sposata: Signora (inserire il cognome);
• Per una donna non sposata: Signorina (inserire il cognome);
• Se non conosci lo stato della signora: Sig.ra (inserire il cognome).

Indicazione dell'indirizzo.

L'ordine è opposto a quello adottato nella Federazione Russa: ufficio, numero civico, nome della via, codice postale, nome dello stato (se scriviamo negli USA), nome della contea e nome del paese (se scriviamo nel Regno Unito).

Come contattare il destinatario.

Chiamate standard:

• Cara signora;
• Caro Signore;
• Caro signore o signora;
• Cara signora;
• Cara.

Dopo l'appello, mettiamo una virgola (se scriviamo nel Regno Unito) o due punti (se scriviamo negli Stati Uniti). Punto esclamativo l'insieme non è accettato.

Materia.

Assicurati di indicare l'oggetto della lettera, così come nella Federazione Russa.

Testo principale.

Dividilo in paragrafi. Oppure scrivi ogni frase su una nuova riga.

Come dire addio

Ad esempio, in questo modo: Ringraziandovi per l'assistenza, rimaniamo vostri veramente"- Grazie, devoto a te... anche se può essere meno formale.

Formattazione della firma.

Mettiamo la firma sotto il paragrafo con l'addio, indichiamo il nostro cognome e nome, ragione sociale e posizione.

Progettare applicazioni.

Se stai allegando dei documenti, indicalo alla fine della lettera: " Enc." ed elenca le applicazioni.

Cosa capitalizzare.

• Cognomi e iniziali;
• nomi di società;
• Nomi di città, stati e così via;
• Eventuali parole che indichino la posizione ricoperta;
• Prime parole d'addio;
• Osservazioni introduttive.

Prima di concludere la conversazione, forniremo campioni di lettere commerciali in russo e inglese.

Esempio di lettere commerciali in russo e inglese

Conclusione

Riassumendo, vorrei dire che una lettera commerciale è uno strumento di comunicazione in qualsiasi campo di attività. Se scritto correttamente, presenterà sicuramente la tua azienda in modo positivo.

D'altra parte, una lettera sciatta e scritta in modo errato può distruggere sul nascere l'attività più promettente. Scrivi le lettere correttamente e abbiamo cercato di dirti come farlo.

Considera quanto dovrebbe essere formale la lettera. Ciò è determinato dal rapporto con il destinatario della lettera. Per esempio:

• Se stai scrivendo a un funzionario, un futuro datore di lavoro, un supervisore o qualcun altro con cui hai un rapporto puramente professionale e commerciale, la lettera dovrebbe essere formale.
• Se stai scrivendo al tuo attuale datore di lavoro, collega, parente e qualcuno che non conosci molto bene, la scrittura semi-formale è accettabile.

Pensa a come invierai la lettera, via e-mail o su carta. Ciò influisce anche sul grado di formalità della lettera.

• Le lettere più formali dovrebbero essere digitate su un computer, stampate e inviate per posta, tranne, ovviamente, quando la questione è urgente o quando il destinatario preferisce la posta elettronica.
• Per le lettere informali è adatta anche un'e-mail o una lettera scritta a mano.
• Nel caso di lettere semi-formali, è necessario farlo telefonata. Se durante la conversazione hai deciso che la corrispondenza dovrebbe essere condotta via e-mail, ecco perché. Se non sei sicuro di questo, scrivi lettere ordinarie.