В процессе анализа данных с использованием сводных таблиц часто возникает потребность во включении в отчет значений, полученных в результате вычислений, которые выполнялись вне исходного набора данных. Программа Excel обеспечивает пользователя средствами выполнения расчетов в сводных таблицах используя вычисляемые поля и вычисляемые элементы. На рис. 1 показано, как вычисляемое поле может представить данные в ином ракурсе. Сводная таблица отображает объем продаж и время (в часах), затраченное на продажу оборудования на каждом рынке сбыта. Вычисляемое поле, рассчитывающее среднюю выручку за час, расширяет возможности по анализу данных в сводной таблице.

Рис. 1. Необходимо создать в имеющейся сводной таблице вычисляемое поле Средняя выручка за час , которое придаст новый смысл анализируемым данным

Скачать заметку в формате или , примеры в формате

Вычисляемое поле – это поле данных, создаваемое в результате вычислений, основанных на существующих полях сводной таблицы. Вычисляемое поле добавляется в набор данных как виртуальный столбец. Этот столбец не включается в исходные данные, содержит значения, определяемые с помощью формулы, и взаимодействует с данными сводной таблицы так же, как и с остальными полями сводной таблицы.

С помощью вычисляемых полей можно вставить в сводную таблицу формулу, позволяющую создать собственное поле. Вновь созданные данные станут частью сводной таблицы, взаимодействуя с уже существующими данными. При обновлении сводных таблиц выполняется пересчет вычисляемых полей, а сама сводная таблица наполняется сведениями, отсутствующими в первоначальном наборе данных.

Теперь посмотрите на рис. 5.1 и спросите себя: «Зачем понадобилось добавлять вычисляемые поля? Почему бы не использовать обычные формулы ячеек или не провести необходимые вычисления непосредственно в исходной таблице для получения требуемой информации?» Чтобы получить ответы на эти вопросы, рассмотрим различные методы, которые можно использовать при создании вычисляемого поля, показанного на рис.1.

Способ 1. Добавление вычисляемого поля в источник данных

Можно добавить вычисляемое поле в источник данных, как показано на рис. 2, позволив сводной таблице использовать это поле как стандартное поле данных. Если расположение информации на листе с источником данных позволяет это сделать, то какое решение может быть наилучшим. Кстати, добавление нового столбца потребует не просто обновить сводную таблицу, а изменить область, на которой основана сводная. Для этого кликните на сводной и пройдите по меню Анализ → Источник данных → Источник данных .

Я стараюсь превратить исходные данные в Таблицу (что сделано на рис. 2 и в прилагаемом Excel-файле). При этом, во-первых, выделяются заголовки, во-вторых, появляются кнопки с фильтрами, что часто полезно для исследования данных, в-третьих, строки окрашиваются через одну, и, наконец, самое важное, – при добавлении строк и столбцов не требуется менять область данных для сводной таблицы. В качестве таковой области указывается не прямоугольный диапазон, а имя Таблицы. В нашем случае – Источник (рис. 3).

Рис. 3. Формирование сводной на основе специального инструмента Excel– Таблица

Но такой способ имеет и недостатки: во-первых, не всегда удобно добавить столбец в исходные данные, во-вторых, ограничиваются возможности в случае изменения структуры исходных данных (например, вы экспортируете данные из 1С, и в новом экспорте на один столбец больше; этот новый столбец затрет ваш вычислительный столбец).

Способ 2. Использование формулы вне сводной таблицы для создания вычисляемого поля

Можно добавить вычисляемое поле рядом со сводной таблицей. На рис. 4 каждая ячейка в столбце Средняя выручка за час снабжена формулой, ссылающейся на сводную таблицу. Кстати, если при попытке сослаться на ячейку сводной таблицы у вас в формуле «вылазит» функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, то вы не сможете «протащить» формулу. Чтобы преодолеть это затруднение ознакомьтесь с заметкой .

Рис. 4. При вводе формулы после создания сводной таблицы вы по сути добавляете вычисляемое поле, которое изменяется при обновлении самой сводной таблицы

Несмотря на то что этот метод обеспечивает добавление вычисляемого поля, которое обновляется при обновлении сводной таблицы, любые изменения в структуре сводной таблицы могут привести к тому, что формула станет бесполезной. Например, в результате перетаскивания поля Рынок сбыта в область ФИЛЬТРЫ списка полей сводной таблицы структура отчета изменяется, в результате чего в вычисляемом поле появляется сообщение об ошибке (рис. 5). Если же добавить еще одно поле в область сводной таблицы КОЛОННЫ, столбец Средняя выручка за час будет затерт.

Способ 3. Непосредственная вставка вычисляемого поля в сводную таблицу

Вставка вычисляемого поля непосредственно в сводную таблицу часто будет наилучшим решением. Если вы обратитесь к этому способу, то вам не придется настраивать формулы. Также станет возможной автоматическая подстройка таблицы в соответствии с изменившимся источником данных. Будет достигнута необходимая степень гибкости, обеспечивающая автоматический пересчет полей в случае изменения единиц измерения.

Еще одно преимущество этого способа заключается в том, что в случае его применения можно изменять структуру сводной таблицы и даже поля данных для различных единиц измерения, используемых в вычисляемых полях. При этом можно быть уверенным в том, что не возникнут ошибки в формулах и не будут утеряны ссылки на ячейки.

Отчет сводной таблицы, показанный на рис. 6, представляет сводную таблицу, которая показана на рис. 1, за исключением того, что она реконструирована таким образом, чтобы выводить среднюю выручку за час для каждой услуги и каждого рынка сбыта.

Рис. 6. Созданное ранее вычисляемое поле остается «действительным» даже при изменении структуры сводной таблицы, приводящем к отображению средней выручки за час для каждой услуги и каждого рынка сбыта

Создание вычисляемого поля

Перед созданием вычисляемого поля необходимо открыть или сгенерировать сводную таблицу. В нашем примере используется сводная таблица, показанная на рис. 1, но без столбца D. Чтобы создать вычисляемое поле, активизируйте диалоговое окно Вставка вычисляемого поля . Для этого кликните на сводной таблице, чтобы активизировать группу контекстных вкладок Работа со сводными таблицами . Перейдите на вкладку Анализ , в группу Вычисления , щелкните на кнопке Поля, элементы и наборы и выберите в меню команду Вычисляемое поле (рис. 7).

На экране появится диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (рис. 8). В верхней части диалогового окна имеются два текстовых поля: Имя и Формула . В этих полях следует задать имя вычисляемого поля и создать формулу, указав необходимые поля данных и математические операторы. Вычисляемому полю присвоено описательное имя Средняя выручка за час . Это имя следует выбирать таким образом, чтобы точно охарактеризовать тип выполняемой математической операции. По умолчанию текстовое поле Формула диалогового окна Вставка вычисляемого поля содержит выражение = 0. Перед вводом формулы следует удалить нуль. Выберите одно из полей в области Поля ; в нашем случае – Объем продаж и кликните Добавить поле . Название поле появится в строке Формула . Введите знак деления /, а затем выберите второе поле – Период продаж (в часах) . Кликните Добавить , а затем ОК для активизации нового вычисляемого поля.

В сводной таблице появится новое вычисляемое поле Средняя выручка за час (см. рис. 1). Только что в сводную таблицу было успешно добавлено новое вычисляемое поле. Теперь можно изменять настройки этого нового поля точно так же, как и параметры любого другого поля (например, имя поля, числовой формат или цвет).

Означает ли это, что вы добавили столбец в источник данных? Нет. Вычисляемые поля похожи на элементы Промежуточная сумма и Общая сумма сводной таблицы, задаваемые по умолчанию, так как все они являются математическими функциями, которые выполняют перерасчет данных при изменении или обновлении сводной таблицы. Вычисляемые поля просто имитируют явно заданные поля в источнике данных. Можете перетаскивать их, изменять настройки полей, а также использовать вместе с другими вычисляемыми полями.

Обратите внимание, что на рис. 8 формат введенной вами формулы похож на используемый в стандартной строке формул Excel. Основное различие состоит в том, что вместо использования строгих ссылок на ячейки или числовых значений вы ссылаетесь на поля данных сводной таблицы для присваивания значений аргументам, применяемым в расчетах.

Создание вычисляемых элементов

Вычисляемый элемент, по сути, представляет собой виртуальную строку данных, добавляемую в результате выполнения вычислений в других строках того же поля. Очень часто результата, подобного получаемому при создании вычисляемого элемента, можно добиться с помощью группировки данных. Действительно, во многих случаях группировка представляет отличную альтернативу вычисляемым элементам.

В сводной таблице, показанной на рис. 9, указывается общий объем продаж для определенных отчетных периодов (поле Отчетный период ). Представьте себе, что нужно сравнить средний объем продаж последних шести периодов со средним объемом продаж предыдущих семи периодов. Если быть более точным, то нам требуется определить среднее для периодов Р01–Р07 и сравнить его со средним для периодов Р08–Р13.

Поместите указатель в любую ячейку поля Отчетный период, перейдите на контекстную вкладку ленты Анализ в группу Вычисления, и щелкните на кнопке Поля, элементы и наборы . В открывшемся меню выберите команду Вычисляемый объект (рис. 10).

Откроется диалоговое окно (рис. 11). Обратите внимание на то, что в верхней части диалогового окна указано, с каким полем вы работаете. В данном случае это поле Отчетный период . Кроме того, список содержит все элементы поля Отчетный период . Присвойте вычисляемому элементу имя, а затем создайте формулу, указав необходимую комбинацию элементов данных и операторов, которые обеспечат правильный результат. Формула вводится в поле Формула , а необходимые элементы данных, применяемые в ней, выбираются в списке Элементы . Щелкните на кнопке ОК , и вычисляемый элемент добавится в сводную таблицу (рис. 12).

Рис. 11. Диалоговое окно Вставка вычисляемого элемента

Аналогичным образом создайте вычисляемый элемент, который будет представлять средний объем продаж для периодов Р08–Р13. После этого скройте отдельные отчетные периоды, оставив только два вычисляемых элемента. После небольшого форматирования наши вычисляемые элементы будут применяться для сравнения средних объемов продаж за предыдущие и последующие шесть месяцев (рис. 13).

Если не скрыть элементы данных, используемые при расчете вычисляемых элементов, то промежуточные и общие итоги могут быть неправильными.

Преимущества и недостатки вычислений в сводных таблицах

В применении вычисляемых полей и элементов имеются и определенные недостатки. Важно понимать, что происходит при вычислении данных в сводных таблицах, но намного важнее учитывать ограничения вычисляемых полей и вычисляемых элементов, что позволит предотвратить ошибки в ходе анализа данных.

Приоритет выполнения операций. Как и в электронных таблицах, в формулах вычисляемых элементов и полей можно использовать любой оператор: +, –, *, /, %, ^ и т.п. Более того, как и в электронных таблицах, вычисления в сводных таблицах выполняются в соответствии с приоритетом операторов. При выполнении вычисления, в котором комбинируются несколько операторов, например (2+3) *4/50%, Excel оценивает выражение и проводит расчет в определенном порядке. Знание этого порядка убережет вас от многих ошибок.

Итак, порядок выполнения операций в Excel следующий:

• обработка выражений в круглых скобках;
• обработка диапазонов (:);
• обработка пересечений (областей);
• обработка объединений (;);
• выполнение операции отрицания;
• преобразование процентных значений (например, 50% преобразуется в 0,50);
• возведение в степень (^);
• умножение (*) и деление (/); эти операции имеют равный приоритет;
• сложение (+) и вычитание (–); эти операции имеют равный приоритет;
• объединение текстовых данных (&) эта операция называется также конкатенацией;
• выполнение операций сравнения (=, <>, <=, >=).

Равнозначные операторы в одном выражении всегда выполняются в порядке следования (слева направо).

Рассмотрим простой пример. Как известно, выражение (2+3)*4 возвращает результат 20. Если же вы удалите скобки и оставите выражение 2+3*4, то Excel вычислит: 3*4 = 12 + 2 = 14.

Рассмотрим другой пример. Если вы введете в качестве формулы выражение 10^2, т.е. укажете возвести число 10 в квадрат, то программа вернет в качестве ответа значение 100. Если же вы введете выражение –10^2, то можете ожидать возврата значения –100. Однако Excel опять вернет значение 100. Причина в том, что программа выполняет операцию отрицания перед возведением в степень, т.е. значение 10 вначале преобразуется в –10, а результат выражения –10*–10 действительно равен 100. Использование круглых скобок в формуле –(10^2) гарантирует, что программа вначале выполнит возведение в степень и только потом операцию отрицания, вернув ожидаемый результат –100.

Ссылки на ячейки и именованные диапазоны. Ссылки на ячейки или именованные диапазоны не могут использоваться при создании вычисляемых полей и элементов, поскольку при создании вычисляемых объектов в сводной таблице вы по сути работаете вне пространства объектов. Единственные доступные для пользователей данные находятся в кеше сводной таблицы. Поскольку вы не можете выйти за пределы кеша, то не в состоянии ссылаться в создаваемой формуле на ячейки или именованные диапазоны.

Функции рабочих листов. Можно применять любую функцию рабочего листа, не использующую в качестве аргументов ссылки на ячейки или именованные объекты. В действительности можно использовать любую функцию рабочего листа, не требующую обязательного применения ссылок на ячейки или именованные объекты. В эту категорию попадают такие функции, как СЧЁТ, СРЗНАЧ, ЕСЛИ, И, НЕТ и ИЛИ.

Константы. В вычислениях, выполняемых в сводных таблицах, можно использовать любые константы. Константы представляют собой статические значения, которые не изменяются во времени. Например, в следующей формуле число 5 является константой: [Продано единиц] *5. Несмотря на то что значение Продано единиц может изменяться на основе доступных данных, число 5 всегда будет одним и тем же.

Ссылки на итоговые суммы. Формулы, с помощью которых выполняются вычисления, не могут ссылаться на промежуточные суммы сводной таблицы или итоговые значения. Другими словами, нельзя использовать результат вычисления промежуточной или итоговой суммы в качестве переменной или аргумента в вычисляемом поле.

Специальные правила для вычисляемых полей. Расчеты в вычисляемых полях всегда выполняются по отношению к итоговым суммам, а не к отдельным элементам данных. Попросту говоря, Excel всегда вычисляет поля данных, промежуточные суммы и итоговые суммы перед оценкой вычисляемого поля. Это означает, что ваше вычисляемое поле всегда применяется к итогам для исходных данных. Пример, показанный на рис. 14, демонстрирует, каким образом это может повлиять на анализ данных.

Рис. 14. Несмотря на то что вычисляемое поле справедливо для отдельных элементов данных, для промежуточных сумм его применять математически некорректно

В каждом квартале вам нужно получить итоговые объемы продаж для каждого товара, для чего количество проданных единиц товара умножается на цену единицы этого товара. Если вы вначале просмотрите данные за первый квартал, то сразу же определите проблему. Вместо расчета суммы 220+150+220+594, которая равна 1184, сумма количества единиц товара умножается на сумму цен на товары, в результате чего возвращается неверное значение. К сожалению, эту проблему решить невозможно, но ее можно обойти. Исключите промежуточные и итоговые суммы из сводной таблицы, а затем вычислить новую итоговую сумму внизу за пределами сводной.

Специальные правила использования вычисляемых элементов. В сводной таблице нельзя использовать вычисляемые элементы, в которых рассчитываются средние значения, стандартные отклонения или дисперсии. И наоборот: нельзя использовать средние значения, стандартные отклонения или дисперсии в сводной таблице, содержащей вычисляемый элемент. Вы не сможете использовать поле страницы для создания вычисляемого элемента, а также перемещать вычисляемые элементы в область фильтра отчета. Нельзя добавить вычисляемый элемент в отчет, содержащий сгруппированное поле, а также невозможно сгруппировать любое поле сводной таблицы, содержащей вычисляемый элемент. При создании формулы вычисляемого элемента нельзя ссылаться на элемент из внешнего поля.

Управление вычислениями и их поддержка в сводных таблицах

При работе со сводными таблицами часто возникают ситуации, когда сводную таблицу нет смысла хранить дольше, чем требуется для копирования отдельных значений. Однако нередко встречаются и такие ситуации, когда выгоднее хранить сводную таблицу и все ее элементы в неизменном виде. Если вы поддерживаете сводную таблицу и управляете ею путем изменения требований и увеличения объема исходных данных, то возникает необходимость в управлении вычисляемыми полями и вычисляемыми элементами.

Изменение и удаление вычислений в сводных таблицах. При изменении параметров вычислений или отсутствии необходимости в вычисляемом поле или вычисляемом элементе можно открыть соответствующее диалоговое окно, чтобы изменить или удалить вычисление. Активизируйте диалоговое окно Вставка вычисляемого поля или Вставка вычисляемого элемента (см. описание к рис. 7 и 10) и выберите в нем раскрывающийся список Имя (рис. 15).

Изменение порядка выполнения расчетов в вычисляемых полях. Если значение ячейки в сводной таблице зависит от результата расчета нескольких вычисляемых элементов, то можно изменить порядок выполнения операций в вычисляемых полях. Иными словами, можно задать порядок, в котором будут проводиться отдельные вычисления. Чтобы открыть диалоговое окно , установите указатель в любое место сводной таблицы и щелкните на значке Поля, элементы и наборы . В раскрывающемся меню выберите команду Порядок вычислений (рис. 16).

Рис. 16. Откройте диалоговое окно Порядок выполнения вычислений

В диалоговом окне Порядок выполнения вычислений (рис. 17), отображаются все вычисляемые элементы, которые добавлены в сводную таблицу. Выберите любой вычисляемый элемент в списке и воспользуйтесь кнопками Вверх , Вниз и Удалить . Порядок следования формул в списке определяет точный порядок выполнения вычислений в сводной таблице.

Документирование формул. Excel предоставляет в ваше распоряжение отличное средство, которое выводит вычисляемые поля и вычисляемые элементы, используемые в сводной таблице, а также указывает порядок выполнения расчетов и применения формул. Это средство весьма удобно для анализа сторонней сводной таблицы или, когда нужно быстро определить, какие в ней применяются вычисления и на какие поля и элементы они влияют. Чтобы создать отчет по вычислениям сводной таблицы, наведите указатель на любое место сводной таблицы, щелкните на значке Поля, элементы и наборы и выберите в раскрывающемся меню команду Вывести формулы. Excelсоздаст отчет о вычисляемых полях и элементах на отдельном листе (рис. 18).

Рис. 18. Команда Вывести формулы позволяет легко и быстро документировать имеющиеся в сводной таблице вычисления

Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. . Глава 5.

Слово Таблица написано с большой буквы, так как это не просто таблица, а отдельный инструмент Excel.

Первый способ создания вычисляемого поля основан на том, что форма строится на базе запроса, в который включают вычисляемые столбцы. В форме создается текстовое поле, у которого в качестве источника данных указывается вычисляемый столбец запроса. Поле блокируется, чтобы пользователь не мог изменить в нем данные. Данные вычисляются в процессе выполнения запроса. Для блокировки поля в режимеКонструктора в окнеСвойства вычисляемого поля на вкладке Данные в строкеБлокировка введите ДА .

Во втором случае форма строится на базе таблицы. В форме создается новоее поле, в котором в качестве источника данных указывается выражение, например, = [Цена за единицу]*Количество. При ссылке на поля в выражениях обязательно использование квадратных скобок, если название поля состоит более чем из одного слова. Ввод выражения допускается прямо в элемент управление (поле), если оно короткое и длина поля это допускает. В противном случае выражение вводится в ячейку свойства Данные окнаСвойства. При этом можно воспользоваться построителем выражений. Если выражение не помещается в ячейке свойства, нужно нажать клавиши + и открыть окно Область ввода . При необходимости следует задать формат поля при выводе на экран.

6. Создание кнопочной формы

Выберите команду меню Сервис/Служебные программы/Диспетчер кнопочных форм.

В диалоговом окне, где запрашивается, нужно ли создавать кнопочную форму нажмите ДА .

На экране появится окно Диспетчер кнопочных форм . В этом окне приведен список страниц кнопочной формы. В начале работы в окне одна страница - Главная кнопочная форма . В окненажмите кнопку Изменить.

Открывается диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы . Откорректируйте название формы.

Нажмите кнопку Создать . Появляется окноИзменение элемента кнопочной формы .

В поле Текст введите наименование создаваемой кнопки. Имя кнопки должно ассоциироваться у пользователя с объектами, с которыми он предполагает работать. Второе полеКоманда позволяет определить действие, которое будет выполняться после нажатия этой кнопки. Выберите из раскрывающегося списка необходимую для вашего приложения команду.

Добавьте кнопки для всех форм и отчетов, структурировав их по типу.

Добавьте кнопку, по которой будет осуществляться выход из приложения, а также кнопку для быстрого доступа к Диспетчеру кнопочных форм .

Настройте приложение, чтобы Главная кнопочная форма открывалась при открытии БД. Для этого воспользуйтесь командой менюСервис/Параметры запуска .

ПРИМЕР:

Рис. 28. Кнопочная форма верхнего уровня

Лабораторная работа 3 создание запросов

Цель работы - получить практические навыки разработки запросов к БД.

Задание:

Выполнить тестирование схемы БД на типовых запросах. Необходимо создать как минимум по одному запросу каждого описанного ниже типа. В отчете запросы должны быть представлены формулировкой на естественном языке, на SQL, а также должен быть приведен пример результата выполнения запроса.

Последовательность выполнения работы

1. Создание запроса на выборку по одной таблице с помощью Конструктора запросов

В окне БД щелкните на закладке Запросы .

Щелкните на кнопку Создать .

В окне Новый запрос выберите Конструктор и нажмите кнопку OK .

В окне Добавление таблицы выберите из окна списка таблицу (или запрос), по которой будет строиться запрос и нажмите кнопкуДобавить. Закрыть текущее окно. Далее на экране появиться окно Конструктора запросов .

Добавьте поле в запрос. Для этого в таблице-источнике , расположенной в верхней части окна Запрос на выборку , выберите нужное поле. Дважды щелкните левой кнопкой мыши на выделенном поле. При этом в нижней части окна Запросов в бланке запроса появиться столбец, соответствующий выбранному полю.

Добавить поле в запрос можно также следующим образом: нажать левую кнопку мыши на выделенном поле и, не отпуская ее, перетащить поле в нужное место бланка запроса; щелкнуть на поле ячейки в бланке запроса для отображения раскрывающегося списка полей и выбрать из него требуемое поле; щелкнуть на поле ячейки в бланке запроса и ввести имя поля.

Для добавления в запрос всех полей таблицы необходимо выделить поле, обозначенное звездочкой (*). Звездочка облегчает работу по конструированию запроса, но приводит к усложнению сортировки и ввода условия для отбора полей.

По умолчанию во всех полях запроса сортировка отсутствует. При необходимости можно указать в строкеСортировка бланка запроса способ вывода значений столбца: по возрастанию или по убыванию. При указании порядка сортировки в нескольких полях сначала сортируются записи по крайнему левому столбцу, а затем по каждому следующему столбцу слева направо.

В строке Вывод на экран проставьте флажки в полях, которые вы хотите увидеть в наборе записей после выполнения запроса. По умолчанию выводятся все поля, включенные в бланке запроса.

В бланке запроса в строке Условие отбора и в строке Или укажите условия выборки из базы данных. Условия представляют собой логические выражения.

Над условиями отбора, расположенными в одной строке, выполняется логическая операция AND . Несколько условий отбора по одному полю можно задать одним из двух способов: ввести все условия в одну ячейку строки Условие отбора , соединив их логическим оператором OR , либо ввести каждое условие в отдельную ячейку строки Или . Переход на следующую строку области ячеек ИЛИ по клавише <>. Выражения в ячейку бланка запроса вводятся с клавиатуры или для их создания используется Построитель выражений , который запускается командой Построить из контекстного меню, связанного со строкой Условие отбора (или можно нажать кнопку Построить на панели инструментов Access ).

Посмотрите результаты запроса, нажав кнопку Запуск (кнопка с изображением восклицательного знака) или кнопку Вид на панели инструментов.

В ситуациях, когда необходимо изменить свойство запроса, дважды щелкните на пустой области в верхней части окна Конструктора запроса – откроется окно Свойства запроса .

Запросы, созданные в режимах Конструктора и Мастера , генерируют команды на языке SQL. Можно просмотреть эти команды, выбрав из меню Вид опцию режим SQL .

ПРИМЕР:

Выбрать сведения о продуктах в количестве большем 100, но меньшем 300 и стоимостью менее 100 рублей.

Рис. 10. Конструктор запроса с условием

Рис. 11. Результат запроса с условием

2. Внутреннее соединение по одному полю

Выберите вкладку Запросы окна БД, щелкните кнопку Создать. Откроется диалоговое окно Новый запрос . Выберите опцию Конструктор .

В окне Добавление таблицы выберите последовательно несколько связанных таблиц, по которым будет строиться запрос. В верхней части Конструктора запросов отображаются связанные таблицы.

Заполните бланк запроса.

Щелкните на кнопке Запуск или Вид , чтобы отразить результаты запроса.

ПРИМЕР:

Выбрать наименования продуктов, на поставку которых заключен контракт, указав названия их производителей и объем поставки.

Рис. 12. Конструктор многотабличного запроса

Рис. 13. Результат многотабличного запроса

3. Внешние соединения

Выполните пункты 1- 3 раздела Внутреннее соединение по одному полю.

Установите связь между таблицами, если ранее она не была прописана в Схеме БД .

Щелкните на линии объединения полей, чтобы выделить ее.

Выберите из меню команды Вид опцию Параметры объединения. Отобразится диалоговое окно Параметры объединения .

Выберите тип объединения, щелкните по кнопке OK . После этой операции на линии объединения появится стрелка, указывающая тип соединения.

4. Включение в бланк запроса групповой операции

Щелкните по кнопке Групповые операции , знак  на панели инструментов Конструктора запросов . В бланке запроса над строкой Сортировка появится строка Групповая операция .

Замените в строке Групповая операция установку Группировка на требуемую групповую операцию , выбрав ее из поля со списком: Sum , Avg , Count , М in , Max , StDev , Var , First , Last , Expression (выражение), Where (условие), Group by (группировка).

Выражение позволяет ввести вместо названия поля в ячейку какое-либо выражение, например, для вычисления размаха значений по некоторому столбцу Х: Max ([ X ]) – Min ([ X ]).

Условие показывает, что это поле будет использоваться для задания условия отбора записей. Само условие выбора записывается в ячейку строкиУсловие отбора .

3. Выполните запрос.

ПРИМЕР:

Выбрать суммарное количество продуктов каждого производителя, указав его название.

Рис. 14. Конструктор запроса с группированием записей

Рис. 15. Результат запроса с группированием записей

5. Включение в бланк запроса вычисляемых полей

Конструктора запросов .

Щелкните в строке Поле по пустому столбцу бланка запроса. Введите имя столбца, затем двоеточие, за ним – выражение. Для ввода выражения щелкните по кнопке Построить , чтобы воспользоваться Построителем выражений .

В верхней части Построителя выражений в области ввода создайте выражение.

В столбце вычисляемого поля переместите курсор в строку Групповая операция и выберите в раскрывающем списке Выражение (если не выбрать опцию Выражение , при выполнении запрос открывает диалоговое окно Введите значение параметра или возвращает сообщение об ошибке).

Запустите запрос.

ПРИМЕР:

Вычислить общую сумму заказа по каждому контракту (определяется как произведение количества товара и цены плюс затраты на транспорт).

Рис. 16. Конструктор запроса с вычисляемым полем

Рис. 17. Результат запроса с вычисляемым полем

6. Создание параметрического запроса

Создайте запрос на выборку в режиме Конструктора запросов.

Введите в одну из ячеек строки Условие отбора параметр, а не значение. Например, если выбор записей выполняется по фамилии, то в параметрическом запросе по полю Фамилия в условиях отбора в квадратных скобках может быть записана фраза [введите фамилию].

Выберите из меню Запрос опциюПараметры . В диалоговом окне Параметры запроса в левом столбце введите в квадратных скобках параметр, совпадающий с параметром в бланке запроса Конструктора запросов (параметр можно скопировать из бланка запроса). В правом столбце укажите тип данных: нажмите клавишу , из списка выберите тип данных.

Запустите запрос на исполнение. Access отобразит окно Введите значение параметра ,в которое введите требуемое Вам значение параметра и нажмите кнопку OK .

5. Запустите запрос на исполнение.

ПРИМЕР:

Выбрать список продуктов, срок годности которых превышает заданное значение.

Рис. 18. Конструктор параметрического запроса

Рис. 19. Ввод значения срока годности продукта

Рис. 20. Результат параметрического запроса

7. Создание перекрестных запросов

1. Создайте с помощью Конструктора новый запрос и включите в него необходимые таблицы.

2. Выберите поля, значения которых будут использованы для создания строк и столбцов динамической таблицы, и перетащите их в бланк запроса.

3. Выберите из меню командуЗапрос/Перекрестный. Заголовок Конструктора изменится сЗапрос 1: на выборку наЗапрос 1: перекрестный запрос . В бланке запроса отобразится строкаПерекрестная таблица .

4. Для полей, которые будут строками перекрестной таблицы, откройте раскрывающийся список строки Перекрестная таблица выберите опцию Заголовки строк. Каждое поле, являющееся заголовком строки должно иметь в строке Групповая операция установку Группировка.

5. Для полей, которые будут столбцами перекрестной таблицы, в зависимости от запроса, возможны следующие действия:

в строке Перекрестная таблица выбрать опцию Заголовки столбцов ив строке Групповая операция установку Группировка, или в строкеГрупповая операция – Условие, в строках Условие отбора и ИЛИ записать логическое выражение.

6. Задать поле, на основе которого будет создаваться итоговое значение. В строке Перекрестная таблица выбрать Значение. В строке Групповая операция выбрать итоговую функцию или Выражение. В последнем случае в ячейке Поле записать выражение.

7. Запустите запрос на исполнение.

ПРИМЕР:

Выбрать суммарные количества заказанных продуктов каждого вида, выпускаемые каждым производителем. Представить результат в виде таблицы, где строками служат названия видов продукции, столбцами – названия производителей.

Рис. 21. Конструктор перекрестного запроса

Рис. 22. Результат перекрестного запроса

8. Запрос на создание таблицы

Для того, чтобы создать таблицу из результатов запроса, использовавшегося для отбора записей в связанных таблицах, выполните следующие действия:

Сделайте копию запроса на выборку записей из таблиц (или создайте новый).

Откройте созданный запрос в режиме Конструктора, выделив его имя в списке запросов в окне БД и нажав кнопку Конструктор .

Выберите в меню команду Запрос/Создание таблицы .Откроется диалоговое окно Создание таблицы . Введите имя новой таблицы, переключатель оставьте в положении В текущей базе данных.

Нажмите кнопку ОК . Запрос на выборку преобразуется в запрос на создание таблицы.

Запустите запрос двойным щелчком мыши по имени запроса в окне БД. Перед выполнением запроса появляется сообщение, которое предупреждает, что в новую таблицу будут внесены изменения (несмотря на то, что она еще не создана).

Нажмите кнопку Да . Появится второе предупреждающее сообщение о числе записей, которые будут помещены в новую таблицу в результате выполнения запроса. Нажмите кнопку Да .

Раскройте вкладку Таблицы в окне БД; в списке должна появиться новая таблица.

9. Запрос на обновление записей

Создайте новый запрос и включите в него созданную копию таблицы.

Выберите в меню команду Запрос/Обновление . В бланке запроса строки Сортировка и Вывод на экран будут заменены строкой Обновление .

В строке Обновление задайте выражение, которое представляет собой новое значение для текущего поля.

Если информация обновляется не во всех записяхтаблицы, а только в ее части, введите условие отбора записей.

Выполните запрос. Проконтролируйте правильность обновления записей.

ПРИМЕР:

Обновить стоимость продуктов, количество которого превышает 500 единиц, установив ее на уровне 90% от первоначальной стоимости.

Рис. 23. Конструктор запроса на обновление

10. Запрос на удаление записей

Создайте копию таблицы, в которой предполагается обновление записей.

Создайте новый запрос и включите в него соответствующую таблицу.

В бланк запроса перетащите поля, по значениям которых будут отбираться поля. В строке Условия отбора укажите критерии отбора.

Запустите запрос на выборку, чтобы отобразить подлежащие удалению записи.

Откройте окно базы данных . Выберите вкладку Таблицы .

Активизируйте созданный запрос на выборку и перейдите в режим Конструктора запроса .

Выберите в меню команду Запрос/Удаление . В бланке запроса строки Сортировка и Вывод на экран будут заменены строкой Удаление .

Щелкните на кнопке Запуск панели инструментов. Появится окно сообщений, запрашивающее подтверждение удаления записей.

Удаление записей в таблице “один” , для которых в таблице “многие” существуют связанные записи, нарушает правило целостности данных. Поэтому опция целостности данных, установленная для связи между таблицами, может препятствовать удалению записей. Следует применить каскадное удаление.

ПРИМЕР:

Рис. 24. Конструктор запроса на удаление

11. Запрос на добавление записей

Запрос на добавление записей используется часто для того, чтобы скопировать данные из одной таблицы в другую.

Выберите вкладку Запросы окна БД, щелкните кнопку Создать. Откроется диалоговое окно Новый запрос . Выберите опцию Конструктор.

В окне Добавление таблицы выберите таблицу, из которой будут браться данные.

Перенесите в строку Поле бланка запроса поля, значения которых будут включаться в другую таблицу.

Выберите команды меню Запрос/Добавление . Появится окно Добавление , где необходимо указать имя таблицы, в которую предполагается добавлять данные, и какой БД она принадлежит. Если БД не текущая, а какая-либо другая, то придется указать полное имя файла, содержащего БД.

В бланке запроса после строки Сортировка будет включена строка Добавление, в которой требуется указать те поля таблицы, куда добавляются данные. Если имена полей совпадают A с cess автоматически вставит в строку Добавление имена полей.

Запустите запрос на исполнение. Посмотрите как изменилась таблица, в которую внесены новые строки.

Если в запросе на Добавление есть поля типа Счетчик , то работать с такими полями можно двумя способами:

не включать поля типа Счетчик в поля, которые должны быть добавлены; тогда в таблице, куда добавляются данные, продолжится нумерация последовательности данных, т.е. если имеется таблица служащих с номерами от 1 до 100 и добавить к ней новые записи, то их нумерация начнется с 101 номера;

включать поля типа Счетчик в список запроса в качестве добавляемых полей, то значения, которые они имели в первоначальной таблице будут сохранены в полях добавляемых записей; если такие значения уже существуют в полях таблицы, к которой добавляются записи, это может привести к ошибке. Сообщение об ошибке отображается на экране до выполнения запроса. При наличии ошибки выбрать кнопку Отменить и исправить ошибку.

В этой статье речь поговорим про вычисляемые поля в запросах Access. В запросе, как и в таблице, для каждой записи могут производиться вычисления с числовыми, строковыми значениями или значениями дат с использованием данных из одного или нескольких полей. Результат вычисления образует в таблице запроса новое вычисляемое поле. В отличие от вычисляемых полей таблицы, вычисляемые поля в исходных таблицах базы данных новых полей не создают. При каждом выполнении запроса производятся вычисления на основе текущих значений полей.

В выражениях вычисляемых полей помимо имен полей могут использоваться константы и функции. В результате обработки выражения может получаться только одно значение.

Задача 1. В таблице ТОВАР имеются поля ЦЕНА и СТАВКА_НДС, вычислите цену с учетом НДС и сравните ее с полученной в вычисляемом поле таблицы Цена с НДС.

1. Создайте в режиме конструктора запрос на выборку для таблицы ТОВАР. Перетащите в бланк запроса поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, СТАВКА_НДС и Цена с НДС (рис. 4.6).
2. Для подсчета цены с учетом НДС создайте вычисляемое поле, записав в пустой ячейке строки Поле (Field) выражение [ЦЕНА]+[ЦЕНА]*[СТАВКА_НДС].
3. Для отбора записей со значением выше 5000 в вычисляемом поле в строку Условие отбора (Criteria) введите > 5000
4. После ввода выражения система по умолчанию формирует имя вычисляемого поля Выражение 1, которое становится заголовком столбца в таблице с результатами выполнения запроса. Это имя вставится перед выражением [ЦЕНА]+[ЦЕНА]*[СТАВКА_НДС]. Для каждого нового вычисляемого поля в запросе номер выражения увеличивается на единицу. Имя вычисляемого поля отделяется от выражения двоеточием. Для изменения имени установите курсор мыши в вычисляемом поле бланка запроса и нажмите правую кнопку мыши. В контекстно-зависимом меню выберите Свойства (Properties) поля и в строку Подпись (Caption) введите новое имя поля ― Цена с НДС1 . Теперь в таблице с результатами выполнения запроса в заголовке вычисляемого столбца отобразится это имя. Имя поля может быть исправлено также непосредственно в бланке запроса.
5. Для отображения результата выполнения запроса щелкните на кнопке Выполнить (Run) в группе Результаты (Results). Вычисляемое поле таблицы и за-проса имеют одинаковые значения.
6. Измените в одной из записей запроса цену товара. Значения в обоих вычисляемых полях будут моментально пересчитаны.
7. Для формирования сложного выражения в вычисляемом поле или условии отбора целесообразно использовать построитель выражений. Построитель позволяет выбрать необходимые в выражении имена полей из таблиц, запросов, знаки операций, функции. Удалите выражение в вычисляемом поле и используйте построитель для его формирования.
8. Вызовите построитель выражений (Expression Builder), нажав кнопку Построитель (Builder) в группе Настройка запроса (Query Setup) ленты Конструктор (Design), или выбрав Построить (Build) в контекстно-зависимом меню. Курсор мыши должен быть установлен предварительно в ячейке ввода выражения.
9. В левой части окна Построитель выражений (Expression Builder) (рис. 4.7) выберите таблицу ТОВАР, на которой построен запрос. Справа отобразится список ее полей. Последовательно выбирайте нужные поля и операторы, двойным щелчком вставляя в выражение. Выражение сформируется в верхней части окна. Обратите внимание, построитель перед именем поля указал имя таблицы, которой оно принадлежит, и отделил его от имени поля восклицательным знаком.
10. Завершите процесс построения выражения в вычисляемом поле, щелкнув на кнопке ОК.
11. Сохраните запрос под именем ― Цена с НДС и закройте его.
12. Выполните сохраненный , выделив его в области навигации и выбрав в контекстном меню команду Открыть (Open).

Задача 2. В вычисляемых полях и условиях отбора можно использовать встроенные функции. В Access определено более 150 функций.
Пусть необходимо выбрать все накладные, по которым производилась отгрузка в заданном месяце. В НАКЛАДНАЯ дата отгрузки хранится в поле ДАТА_ОТГ с типом данных Дата/время (Date/Time).

1. Создайте в режиме конструктора запрос на выборку для таблицы НАКЛАДНАЯ. Перетащите в бланк поля НОМ_НАКЛ и КОД_СК (рис. 4.8).
2. Создайте вычисляемое поле в пустой ячейке строки Поле (Field), записав туда одно из выражений: Format([НАКЛАДНАЯ]![ДАТА_ОТГР];»mmmm») ― эта функция возвратит пол-ное название месяца
   или Format([НАКЛАДНАЯ]![ДАТА_ОТГР];»mm») ― эта функция возвратит номер месяца.
3. Для отбора накладных, выписанных в заданном месяце, в вычисляемом поле в строку Условие отбора (Criteria) введите название месяца, например март (рис. 4.8), или номер месяца, например 3 в соответствии с параметром в функции Format.
4. Выполните запрос, нажав кнопку Выполнить (Run) в группе Результаты (Results) на вкладке ленты Работа с запросами | Конструктор (Query Tools | Design).
5. Запишите в вычисляемом поле функцию Month(НАКЛАДНАЯ!ДАТА_ОТГ), и убедитесь, что эта функция возвращает выделенный из даты номер месяца.
6. Для выборки всех строк, относящихся ко второму кварталу, в строку Условие отбора (Criteria) введите оператор Between 4 And 6, определяющий, попадает ли значение выражения в указанный интервал.
7. Запишите в вычисляемом поле выражение MonthName(Month(НАКЛАДНАЯ!ДАТА_ОТГ)) и убедитесь, что функция MonthName преобразует номер месяца в его полное на-звание.

Для закрепления смотрим видеоурок.

2-й способ: щелкнуть правой кнопкой мыши по значениям нужного поля в области ΣЗначения [Σ Values] и выбрать:

Дополнительно, чтобы выбрать другую функцию из предлагаемого списка, настроить формат поля и изменить имя поля.

Чтобы воспользоваться эффектами. Сегодня мы научим вас. Отметьте ячейки, которые вы хотите нарисовать. Урок 3: Таблицы и сводные диаграммы. Предположим, у нас есть набор для анализа. Чтобы использовать сводную таблицу, выберите любую ячейку на листе и в меню «Вставка» выберите «Сводная таблица».

Затем вы можете получить информацию. При создании диаграмм не имеет значения, имеет ли таблица границу или другие элементы форматирования. Введение в формулы и функции Выполнение вычислений, будь то простые или сложные, может быть утомительным и трудоемким.

 Дополнительные вычисления , далее выбрать нужный вариант расчета.

Повторное использование исходного поля в отчете сводной таблицы

По одному и тому же исходному полю можно делать несколько вычислений. Для этого необходимо исходного поле из списка полей сводной таблицы добавить в область значений Σ Значения [Σ

Values] несколько раз, затем настроить параметры поля. Это позволит одновременно видеть как само вычисление, так и вычисление, выполненное на его основе.

Добавление вычисляемых полей в сводную таблицу

В отчет сводной таблицы нельзя добавить новые строки или столбцы для вставки формул или дополнительных расчетов, но можно добавить вычисляемое поле, с помощью которых можно вводить формулы для расчета новых данных на основании существующих.

Базы данных Рабочая карта 1 Базы данных Рабочая карта 1 Создайте папку «Базы данных» для хранения всех данных курса. Создает запрос, который отображает названия и описания. Появится диалоговое окно управления базой данных. Используя это окно, пользователь управляет базой данных и всеми ее элементами.

Что такое электронная таблица? Электронная таблица - это программа для выполнения математических вычислений. С его помощью мы можем также разборчиво провести расчеты в форме. Чтобы воспользоваться преимуществами конкретных действий. Самое трудоемкое - подготовка данных. Задача 1 Математическая группа 2 Следуйте этим шагам в свою очередь. Запустите таблицу.

Вставка вычисляемого поля непосредственно в сводную таблицу – это наилучшее решение. Не потребуется управлять формулами и беспокоиться о расширяемости таблицы при росте или редактировании источника данных, причем сводная таблица останется достаточно гибкой при изменении определенийполей.

Еще одно огромное преимущество этого метода заключается в том, что можно изменять структуру сводной таблицы и даже просчитывать другие поля данных для вычисляемых полей, не беспокоясь об ошибках в формулах илинарушении ссылок на ячейки.

Западнопомеранский технологический университет в Щецине Факультет морских технологий и транспорта Кафедра структур, механики и технологии Корабль в оперативной исследовательской лаборатории. Сводные таблицы используются для быстрого анализа данных. Чтобы использовать сводные таблицы, мы должны иметь правильную подготовку данных с заголовками.

Чтобы избежать таких ситуаций, вы должны отформатировать наши данные в виде таблицы. Чтобы форматировать данные в виде таблицы. Это выберет все заголовки. . Следующим выбором является расположение сводной таблицы, а для сохранения удобочитаемости данных вы должны оставить опцию «Новый лист», которая будет вставлять новый лист в таблицу.

Microsoft Excel 2010. Уровень 2. Расширенные возможности

Таким образом, при добавлении собственных вычисляемых полей в сводную таблицу очевидны преимущества:

 Исключение потенциальных ошибок в формулах и ссылках на ячейки.

 Возможность добавления и удаления данных из сводной таблицы без изменения исходных вычислений.

Существует новый лист сводной таблицы, который пуст. С правой стороны есть список полей, в котором содержатся все заголовки из нашей таблицы, и план с его областями. Предположим, мы хотим видеть, кто был бестселлером. В этом случае выберите поле Продавца и поле «Сумма», потому что после продажи мы будем проверять, кто был лучшим. Отчет будет выглядеть следующим образом.

По умолчанию используется столбец. Сводные таблицы могут быть легко изменены, и если вы хотите проверить страну, в которой производятся лучшие продажи, просто отмените покупку и отметьте ее продавцом. Сразу же мы получаем новый отчет, из которого вы можете прочитать результат.

 Возможность автоматического перерасчета данных при изменении или обновлении сводной таблицы.

 Обеспечение гибкости изменения вычислений при изменении определений элементов.

 Возможность эффективного управления вычислениями.

Создание вычисляемого поля:

1. Выделить ячейку сводной таблицы;

Мы также можем добавить подкатегорию к Продавцу, установив этот флажок. Отчет о продажах автоматически суммирует отображаемые значения, но часто эти итоговые данные затрудняют анализ. Мы также можем избавиться от итоговой суммы и изменить макет отчета.

Чтобы быстро изменить отчет и посмотреть, как он продал Добровальского в другие страны, просто измените порядок условий на полях, захватив Продавца и перетащив его через государство. Помимо Ирландии и Германии, ясно, что результаты ее продаж не самые лучшие. Когда вы нажмете на продажу в Ирландии, вы увидите новый лист со столом, содержащим все транзакции Добровальского в Ирландии.

2. На вкладке Параметры, в группеВычисления, раскрыть списокПоля,

элементы и наборы и выбратьВычисляемое поле .

3. В окне Вставка вычисляемого поля :

 В поле Имя ввести имя нового поля.

 В поле Формула составить формулу, начиная со знака= и выбирая

доступные поля в списке Поля (для вставки можно использовать двойной щелчок по полю или выделить поле, затем нажать кнопкуДобавить поле).

Если мы хотим распечатать наши данные, мы возьмем поле Продавца из области «Линии» и переместим его в область «Колонка». Это заставит таблицу распространиться по всему листу. В этом окне мы также можем указать числовой формат, отображаемый во всех ячейках поля. Просто используйте кнопку «Формат номера» и выберите соответствующую валюту, например.

Фильтры также полезны. При добавлении в эту область поля поставщика отображаются в верхнем левом углу раскрывающегося списка, из которого вы можете выбрать один или несколько параметров. Давайте посмотрим, какой месяц был лучшей продажей. Ниже мы выбираем категорию, в соответствии с которой мы хотим сгруппировать данные.

 Нажать Добавить.

Настройка внешнего вида вычисляемого поля, как и любого другого поля, происходит в окне

Параметры полей значений.

Редактирование вычисляемого поля

1. На вкладке Параметры, в группеВычисления, раскрыть списокПоля,

элементы и наборы, выбратьВычисляемое поле .

Все мы умеем пользоваться сводными таблицами. У них есть куча преимуществ, но есть и куча недостатков. Многие считают, что основная проблема со сводными таблицами - это то, что в ней нет возможности делать вычисления – это заблуждение. Зачем это может быть нужно. Предположим, вы составляете бюджет с помощью сводных таблиц. Данные в исходной таблице представлены в поквартальной разбивке, для целей бюджета будет необходимо сложить эти данные в годовую сумму.

Мы отмечаем месяцы, и мы принимаем их. Мы получим отчет, отсортированный по месяцам. Вы также можете разделить данные на несколько категорий. Возвращаясь к группировке конфигураторов и выбрав «Квартал и месяц», мы получим внешний вид отчета. Группировка также может использоваться для чисел.

Когда вы открываете контекстное меню, поле «Строки» и параметр «Группа» показывают другое окно, чем если бы вы группировали даты. Числа сгруппированы по диапазонам, которые мы определяем по началу, концу и объему интервала. В этом случае мы устанавливаем его на 500, поэтому в первой группе будут все транзакции стоимостью от 0 до 500 злотых.

На самом деле такая возможность есть и реализуется она одним из трех способов.

Освежить свои знания об основах сводных таблиц можно.

Первый способ. Сделать вычисления в таблице с исходными данными. Способ, прямо скажем, не фонтан – через неправильное место.

Второй способ. Построить расчеты в рядом со сводной таблицей – опять таки, способ не из лучших. Если сводная таблица будет меняться (а пользоваться сводными таблицами стоит именно тогда, когда мы ожидаем изменения в таблице).

Третий способ. Встроить вычисляемые поля в саму сводную таблицу. А вот это хороший способ . Делается это следующим образом. Когда сводная таблица уже построена, ставим курсор на сводную таблицу (при этом на ленте появляются две закладки, относящиеся к данной сводной таблице) и нажимаем на появившуюся закладку Options , затем Fields , Items , & Sets из блока Calculations , в выпавшем меню выбираем Calculated field . В 2007 офисе эта кнопка была на той же вкладке Options , только кнопка была отдельная.

В появившемся окне, в поле Name введите желаемое название поля. В поле Formula введите необходимую вам формулу, вставляя поля из списка внизу и нажимая кнопку Insert field .

Получится таблица с новым расчетным полем. Таблица готова!

Экселевский файл можно скачать отсюда.

Интересный факт. При применении третьего способа программа на самом деле делает вычисления для каждой строки и после этого применяет необходимый параметр: суммирование, среднее значение и т.д.

Последние новости

• Продвинутый Excel: Почему я перестал пользоваться функцией V…

  Я уже писал про то, что функция VLOOKUP (ВПР), наверное, самая полезная функция после простых арифметических операций …

• Как Excel пересчитывает книгу и почему надо избегать волатил…

  Если вы часто работаете с большими файлами, которые производят большое количество вычислений, зависящих друг от друга, о…

• Как быстро построить график Waterfall (водопад)

  В Excel отсутствует стандартные диаграммы типа Waterfall. Поэтому для создания диаграмм этого типа обычно используют гис…

• Окно контрольного значения для отслеживания результатов

  Часто бывает, что мы работаем с большими таблицами, которые рассчитывают в конечном итоге 1-2 показателя, но зависят от …

• Bullet chart для сравнения планируемых показателей и фактиче…

  Часто возникает необходимость сравнить основные финансово-экономические показатели с планируемыми, например, для целей о…

• Тацуо Хориучи - 73-летний художник, рисующий в Excel

  "Я никогда не пользовался Excel на работе, но я видел, как другие люди делают в нем довольно красивые диаграммы и график…

• Как возвести число в степень и извлечь корень

  Знаете ли вы, что для того, что для возведения в степень числа в Excel есть специальный символ ^ (на шестерке в английск…

Простейшим вычисляемым полем является поле, в котором должна выводиться текущая дата. Чтобы создать такое поле:

1. Создайте свободный элемент управления типа Поле (Text Box) в нужном месте формы.
2. Прямо в поле введите выражение =Date (). Знак равенства обязателен.
3. Откройте окно Свойства (Properties) для этого элемента и задайте для свойства Формат поля (Format) желаемый формат даты, например Длинный формат даты (Long Date).
4. Установите длину поля таким образом, чтобы в нем помещалось необходимое количество символов.
5. Измените название метки этого текстового поля. Созданное поле будет выглядеть, как показано на рис. 9.47.

Рис. 9.47.

Обычно для создания вычисляемых полей выбирают именно элемент управления Текстовое поле, хотя это и необязательно. Допускается использовать для этого любые элементы управления, имеющие свойство Данные (Control Source).

Именно в свойстве Данные (Control Source) должно быть задано выражение, которое вычисляет значение этого элемента. Ввод выражения допускается прямо в элемент управления, как мы и сделали это в примере. Однако, если выражение достаточно длинное, его неудобно вводить прямо в поле. Можно ввести выражение в ячейку свойства Данные (Control Source) в окне Свойства (Properties), а если выражение не помещается в ячейке свойства, просто нажать комбинацию клавиш + и открыть окно Область ввода (Zoom). Еще можно воспользоваться Построителем выражений.

Вычисляемые поля создаются чаще всего в табличных или ленточных формах для отображения столбца с какими-нибудь вычисленными значениями. Например, стоимость товара рассчитывается как значение выражения Цена * Количество. Для отображения таких расчетных данных используют два способа:

• Первый способ основан на том, что форма строится на базе запроса, в который включают вычисляемые столбцы. В форме создается текстовое поле, у которого в качестве источника данных указывается вычисляемый столбец запроса. Поле блокируется, чтобы пользователь не мог изменить данные в нем, ведь эти данные вычисляются в процессе выполнения запроса.
• Во втором случае форма может строиться прямо на базе таблицы. В ней создается текстовое поле, в котором в качестве источника данных указывается выражение, например = [Цена за единицу] * Количество. При этом в выражении необязательно указываются те поля, которые включены в форму, а любые поля базовой таблицы.

Первый способ в большинстве случаев предпочтительнее, т. к. такой запрос может быть использован не только в одной форме, но и в отчетах и в других формах. Примером такой организации расчетов может служить форма "Подчиненная форма заказов" (Orders Subform) базы данных "Борей". Она основана на запросе "Сведения о заказах" (Order Details Extended), в котором создано вычисляемое поле "ОтпускнаяЦена" (ExtendedPrice), содержащее формулу.