Parfois, vous devez écrire une lettre, et nous avons oublié comment le faire. De plus, la question s'applique non seulement à l'écriture de lettres sur papier, mais aussi à l'usage habituel e-mail. Comment rédiger une lettre compétente pour ne pas provoquer de rejet et de désapprobation chez le destinataire? Choisissez d'abord comment la lettre sera envoyée - par courrier ordinaire ou par e-mail.

Lettres sur papier

Prenez une nouvelle feuille de papier. N'utilisez pas de feuilles déchirées d'un album aux bords irréguliers. Idéalement, vous pouvez prendre un papier postal spécial pour les lettres. Suivez maintenant les instructions à la lettre.

1. Appel. Chaque lettre doit commencer par un message. S'il s'agit de votre bien-aimé, alors "Bonjour, ma chérie". Si la lettre est officielle, alors "Cher Ivan Ivanovitch" ou "Chère administration".
2. L'essentiel de la lettre. Reculez de quelques centimètres. Décrivez maintenant le point. Si vous communiquez avec un être cher, écrivez comme si vous lui parliez. Si cette lettre est plus formelle, suivez le style, ne la cassez pas avec des mots non littéraires. Important : écrivez attentivement, essayez de ne pas faire de corrections et ne salissez pas ce que vous avez écrit avec votre main.
3. Conclusion. À la fin, il est conseillé d'écrire quelques lignes résumant votre message. Si vous avez fait une demande, alors en conclusion, vous pouvez écrire "J'espère que décision rapide mon problème" ou "Veuillez considérer ma demande." Si vous ne faisiez que décrire vos vacances et que la lettre était destinée à un ami, alors : « C'était un plaisir de parler avec vous. À bientôt".
4. Signature. Habituellement, à la fin de la lettre, une signature est apposée, par exemple «Ivanov. I.I. », ou « Votre frère Alexei ». Si la lettre est officielle, assurez-vous de la dater et de la signer. Sinon, facultatif. Bien que la date ne fasse jamais de mal, peut-être que ces lettres seront relues plus tard et entreront dans l'histoire familiale.

E-mails

Comment écrire une lettre correctement si vous avez besoin d'une réponse rapide ? Dans ce cas, il est plus pratique d'utiliser le réseau, d'écrire un e-mail. Ici, tout sera beaucoup plus compact. A notre époque, il n'est pas d'usage d'écrire des lettres trop prétentieuses, surtout avec l'aide du courrier électronique.

• L'appel et la signature sont également requis ici.
• L'essence de la lettre peut être énoncée de manière concise, s'il y a des questions, elles peuvent être clarifiées dans une deuxième lettre. Si vous joignez un fichier, n'oubliez pas de le mentionner. Une personne peut tout simplement ne pas remarquer l'investissement.
• Essayez d'écrire correctement, les erreurs causent toujours le rejet. Si vous n'êtes pas sûr de bonne connaissance langue, écrivez une lettre dans Word, il soulignera les mots qui ont des erreurs. Ensuite, la lettre peut être copiée pour ne pas être envoyée dans un fichier. Cependant, si la lettre est officielle, elle sera plus correcte et plus belle si vous joignez un fichier avec une lettre à votre envoi.
• Si vous avez des doutes sur la façon d'écrire correctement une lettre, vous n'avez pas besoin de trop la décorer. Parfois, c'est inapproprié. Cependant, dans l'écriture informelle, il est acceptable d'utiliser le gras et le souligné.
• Il a été constaté que les e-mails une information important devrait être au début. Pour une raison quelconque, ce qui est écrit à la fin de la lettre n'est pas mémorisé ou lu sans attention. Par conséquent, écrivez immédiatement après l'appel le plus nécessaire.

Si vous écrivez souvent des lettres, vous connaissez toutes ces astuces. Et sinon, vous savez maintenant ce qui ne peut pas être fait dans une lettre et ce qui est tout à fait acceptable.

16Avr

Bonjour! Dans cet article, nous parlerons des lettres commerciales.

Aujourd'hui, vous apprendrez :

1. Pourquoi la correspondance commerciale n'a pas perdu de sa pertinence ;
2. Que sont les lettres commerciales et comment sont-elles rédigées ?
3. Comment rédiger une lettre commerciale.

Maintenant devant nos fenêtres - le temps haute technologie et Internet. Mais la correspondance commerciale n'a pas perdu de son importance et de sa pertinence, elle s'est simplement déplacée vers d'autres médias. Pourquoi il est important de pouvoir composer et mettre en forme des lettres commerciales, parlons-en aujourd'hui.

Pourquoi avez-vous besoin de correspondance commerciale

C'est avant tout une occasion d'échanger des opinions, des suggestions et des réflexions avec des employés ou des partenaires commerciaux. À l'aide de correspondances, ils énoncent des revendications, des demandes, clarifient les malentendus entre les entreprises.

La correspondance commerciale est l'une des variétés de l'officiel.

Différences entre les lettres commerciales et les autres

Les principales différences sont les suivantes :

• Style de présentation ;
• Vocabulaire qui ne permet pas une expression vivante des émotions;
• Il est émis sur le papier à en-tête officiel de la société ;
• La police n'est pas trop petite, mais pas grande, tout en étant la même dans tout le texte ;
• Occupe rarement plus d'une page ;
• La présence d'une stricte subordination officielle.

Types de lettres commerciales

Toutes les lettres commerciales peuvent être conditionnellement divisées en plusieurs groupes. Nous nous attarderons sur chacun plus en détail et donnerons une brève description.

Lettres auxquelles il n'est pas nécessaire de répondre.

• Lettre de garantie;
• Accompagnement;
• Informationnel ;
• Lettre d'avertissement;
• Lettre de rappel.

Lettres nécessitant une réponse.

• Appel;
• Phrase;
• Demande;
• Exigence;
• Pétition.

lettres non commerciales.

• Lettre d'invitation;
• Lettres de condoléances ;
• Lettres de remerciement ;
• Lettres informant de quelque chose ;
• Lettres contenant des recommandations ;
• lettres de garantie;
• Lettres confirmant que les marchandises ont été reçues, que le service a été fourni, etc. ;
• Lettres de félicitations à diverses occasions;
• Lettre de demande;
• Lettres d'instructions ;
• Lettres de motivation.

Lettres commerciales.

Ils sont généralement utilisés avant la conclusion d'un accord, ainsi que pendant la validité du contrat.

Ceux-ci inclus:

• Lettres avec réponses aux demandes de renseignements ;
• demande directe ;
• - une lettre dans laquelle il est proposé de faire un marché ou de conclure un accord ;
• Prétendre;
• Rappel;
• Une lettre contenant un avertissement concernant la résiliation des accords ou la nécessité de remplir des obligations, etc.

Si on parle de classement par structure, alors il existe 2 types de lettres commerciales :

• Contenant le texte de l'auteur et écrit sous forme libre ;
• Compilé selon un modèle strict.

Par destinataires.

• Circulaire - une lettre envoyée à plusieurs destinataires ;
• Normal - envoyé à un destinataire au nom d'une personne ;
• Collectif - envoyé à un destinataire, mais de plusieurs personnes.

Les lettres sont également divisées selon la forme sous laquelle elles ont été envoyées :

• Envoyé sous forme de message fax ;
• envoyé par e-mail ;
• Ceux envoyés dans des enveloppes régulières.

Il existe des types de lettres qui, pour des raisons éthiques, doivent être manuscrites plutôt que dactylographiées. Cela s'applique aux condoléances et aux félicitations.

Les secrets d'une conception correcte

Le texte de la lettre est divisé en parties introductive, principale et finale. Ils sont logiquement liés les uns aux autres. La partie introductive comprend les circonstances qui ont conduit à la création de la lettre, et la partie principale est le contenu lui-même. Dans la dernière partie, les résultats sont résumés, qui expriment la demande, le refus, etc.

En général, correspondance commerciale en toute responsabilité, on peut l'appeler art, car il faut apprendre à le mener correctement, dans le respect de toutes les exigences. Après tout, le plus souvent, nous ne pensons qu'au fait que les informations sont présentées clairement, mais nous oublions que la lettre peut être considérée comme le visage de l'entreprise.

Stylistique.

Chaque lettre est conservée dans un style commercial strict, les moyens de discours typiques des documents officiels sont utilisés.

Exigences relatives à la présentation des informations.

Toutes les informations contenues dans la lettre sont présentées comme suit :

• Adressé, destiné à une personne précise ;
• À la date de rédaction, toutes les informations doivent être à jour ;
• De manière fiable ;
• Impartialement;
• Argumenté;
• Autant que possible pour que, sur cette base, il soit possible de prendre une décision.

Formulaire.

Tout d'abord, la lettre est rédigée sur un papier à en-tête portant la marque de l'entreprise.

• Pour écrire une lettre commerciale, des feuilles A4 sont utilisées;
• La marge gauche du formulaire doit être d'au moins 3 cm, car après un certain temps, ils seront envoyés au classeur;
• Le nom de la société, son adresse légale et réelle, son adresse e-mail sont indiqués ;
• Il est préférable d'utiliser la police standard Times New Roman, taille 12. C'est la plus optimale et elle est bien perçue lors de la lecture ;
• Il est permis d'émettre des lettres commerciales sans utiliser de papier à en-tête, après tout, vous devez fournir les informations du formulaire.

Si dans une lettre Dans la question sur les grandes transactions liées à la finance ou information confidentielle autre nature, envoyer ces lettres par fax ou à au format électronique Non recommandé. Mieux à l'ancienne, dans une enveloppe en papier ordinaire.

Numérotage.

Si la lettre se compose de plusieurs pages, elles sont numérotées à partir de la seconde. Les nombres sont inscrits en haut au milieu en chiffres arabes. Ne mettez pas de points à côté du nombre.

Division en parties.

Cela signifie diviser la lettre en paragraphes. Le texte ne doit pas aller dans un flux continu, il ne sera donc tout simplement pas perçu. En divisant en paragraphes, vous pouvez voir où une pensée se termine et une autre commence.

Disponibilité des correctifs.

Les corrections et les fautes de frappe, ainsi que les ratures, ne sont pas souhaitables. La lettre doit être composée correctement et le texte est imprimé à des intervalles de 1,5 à 2.

Détails utilisés.

Nous n'indiquerons que les principaux, puisque nous en avons déjà brièvement parlé un peu plus tôt :

• Si l'entreprise appartient à l'État, les armoiries de la Fédération de Russie sont utilisées. Il est situé au milieu du formulaire officiel ;
• Raison sociale au complet ;
• Numéros de fax et de téléphone ;
• Numéro de compte bancaire;
• Destinataire - de plus, le nom de la société destinataire est utilisé au nominatif, utilisez le datif pour indiquer la fonction et le nom du destinataire ;
• Si le destinataire a un diplôme universitaire ou un titre, indiquez-le avant le nom de famille de la personne;
• Tous les accessoires sont écrits avec nouvelle ligne et avec une majuscule.

Lettre commerciale après la réunion

Vous avez tenu une réunion d'affaires, il y avait une certaine perspective pour. Comment refléter cela dans la lettre, nous en discuterons plus loin.

1. Tout d'abord, au début de la lettre, mentionnez la date et l'heure de votre communication avec un partenaire potentiel, même si quelques jours se sont écoulés depuis la rencontre.
2. Évitez les erreurs ou les phrases trop complexes : rédigez une lettre courte et claire, mais de manière à ce que le destinataire ait envie de la lire.
3. Mentionnez le sujet de la conversation. Par exemple: " Nous avons discuté du coût du vase de style vénitien.
4. Assurez-vous que le destinataire de la lettre exprime son attitude vis-à-vis du sujet de la réunion.
5. Spécifiez l'heure à laquelle vous pouvez communiquer par téléphone ou vous rencontrer en personne.
6. Dites au destinataire que vous attendez une coopération avec lui : " J'espère avoir d'autres relations d'affaires avec vous«.
7. Terminez la lettre par la phrase suivante ou similaire : Meilleurs voeux à vous...».

Lettres commerciales par e-mail

Il est impossible d'ignorer les exigences de leur conception, car de plus en plus de lettres sont émises sous forme électronique plutôt que sur papier. C'est le 21ème siècle après tout.

Il n'est pas difficile de préparer un e-mail professionnel, les conditions d'inscription sont identiques aux lettres traditionnelles. La seule chose est qu'une telle lettre doit toujours avoir un titre (ou une ligne d'objet) afin qu'elle ne se perde tout simplement pas dans le flux de documentation.

De plus, lorsqu'une telle lettre reçoit une réponse, il est préférable de ne pas changer le sujet de la lettre, vous comprendrez donc rapidement de quoi il s'agit si vous recevez beaucoup d'e-mails.

De plus, vous ne devez pas utiliser de logiciel de pointe lorsque vous faites des pièces jointes à de telles lettres, il est loin d'être un fait que votre destinataire ait la même chose. Si ce n'est pas là, la lettre ne s'ouvrira tout simplement pas.

N'utilisez pas d'émoticônes lorsque vous écrivez un e-mail professionnel. La technologie est formidable, mais utilisez le langage des affaires lorsque vous écrivez.

Quel est le délai pour répondre à une lettre ?

Si la lettre appartient à la catégorie nécessitant une réponse, le moment auquel répondre dépend des informations contenues dans la lettre :

• Si vous recevez une demande, dans les trois jours suivant la date de réception, confirmez qu'elle a bien été reçue. Et la réponse finale peut être donnée dans un délai d'un mois ;
• S'il s'agit de condoléances, elles peuvent être envoyées dans les dix jours suivant le triste événement ;
• Il est permis d'envoyer une félicitation dans les 8 jours à partir du moment où vous avez appris la date solennelle ;
• Si nous parlons de règles générales bonne forme, il est préférable de répondre aux lettres dans les sept jours.

Comment écrire une lettre commerciale : langage simple sur le complexe

Faites la distinction entre une lettre commerciale et une correspondance personnelle. Nous avons déjà parlé plus d'une fois aujourd'hui de ce que sont ces différences, nous ne devons pas les oublier. Voyons maintenant comment écrire une lettre par étapes.

Étape 1. Précisez le destinataire.

Dans le coin supérieur droit du formulaire, nous inscrivons le nom, les initiales et la fonction de la personne à qui nous adressons la lettre. Si le destinataire est une organisation, indiquez son adresse légale.

Étape 2. Appel.

Nous le plaçons au milieu du formulaire. Elle est réalisée de manière respectueuse, sans abréviations ni taches.

Exemple: Cher (nom, patronyme) ! En outre, une adresse au destinataire peut être effectuée avec une indication de sa fonction. Mais lorsque vous vous adressez à une personne par son nom, cela réduit le stress psychologique, indique que la relation d'affaires est stable et établie.

Étape 3. Déclaration d'intention.

Expliquez le but de la lettre, son essence et ses idées principales. Cette partie est la principale. Écrivez ce que vous voulez dire, quelle est la raison de l'appel. Mais n'oubliez pas le style officiel et neutre.

Étape 4. Faire des suggestions, des recommandations.

Presque toutes les lettres commerciales impliquent que le destinataire y répondra. Cela n'est pas requis principalement que par des lettres à caractère informatif. Par conséquent, ne vous contentez pas de décrire le problème, mais suggérez également comment le résoudre.

Si vous déposez une plainte, demandez que certaines mesures soient prises, mais si vous proposez de coopérer, dites-nous quelles sont les options disponibles.

En termes simples, celui qui reçoit la lettre doit voir qu'il veut non seulement quelque chose de lui, mais aussi comprendre comment cela peut être fait.

Comment terminer une lettre commerciale

Une lettre commerciale doit être parfaitement rédigée. Si les règles d'orthographe ne sont pas respectées, cela peut nuire à la réputation de l'entreprise dans son ensemble. Par conséquent, nous proposons maintenant de nous attarder plus en détail sur la conception de la partie finale d'une lettre commerciale.

À la fin de la lettre, résumez tout ce qui a été dit plus tôt. Mais cela ne vaut pas la peine d'étirer les conclusions sur 10 phrases, après tout, la brièveté et la concision sont appréciées dans les lettres commerciales. Il vaut mieux se limiter à des phrases simples.

Nous mettrons 2 indicateurs comme base de la fin : elle doit être aussi polie et correcte que possible. Il existe différentes options pour le construire.

Voici quelques exemples:

• Merci de votre attention ou de votre aide : Merci! (Laissez-moi vous remercier…) ;
• Exprimez vos espoirs pour l'avenir : Nous espérons une coopération mutuellement bénéfique (Nous espérons recevoir une réponse dans un avenir proche...) ;
• Vous pouvez construire une phrase avec l'assurance du destinataire de quelque chose : Nous serions heureux de coopérer avec vous;
• Faire une demande: Veuillez rapporter les résultats ;
• Désolé pour la gêne occasionnée: Je m'excuse pour le retard inattendu dans le paiement du matériel.

Comment dire au revoir au destinataire.

Malgré le fait que la correspondance soit officielle, vous pouvez dire au revoir de différentes manières.

Voici quelques options:

• En ce qui te concerne…;
• En vous souhaitant du succès... ;
• Meilleurs vœux…

Nous mettons la signature correctement.

Lors de la signature d'une lettre, indiquez votre fonction, prénom et nom de famille. Si vous doutez de la pertinence d'une phrase comme : " Cordialement" - ne l'utilisez pas.

Vous pouvez indiquer dans la signature vos contacts, numéro de téléphone supplémentaire ou adresse e-mail, vous démontrez ainsi au destinataire que vous êtes prêt à communiquer et à coopérer avec lui.

Dans la prochaine partie de notre article, je voudrais parler des lettres commerciales en anglais.

Lettres commerciales en anglais

Il n'existe pas de formulaire réglementé pour la rédaction de ces lettres. Tout dépendra de l'objet de la lettre et du destinataire. Voici quelques brèves directives pour la compilation.

Date d'écriture.

Si nous écrivons aux États-Unis, dans l'indication de la date, nous mettons d'abord le mois, puis le jour et ensuite seulement l'année. Si au Royaume-Uni - la date est apposée comme dans la Fédération de Russie. En même temps, écrivez le mois en lettres, évitez les confusions.

Détails du destinataire.

• Si vous écrivez à un homme, veuillez contacter : Monsieur (insérer le nom de famille) ;
• Si une femme mariée : Mme (insérer le nom de famille) ;
• Pour une femme célibataire : Mademoiselle (insérer le nom de famille);
• Si vous ne connaissez pas le statut de la dame : Mme (insérer le nom de famille).

Indication d'adresse.

L'ordre est opposé à celui adopté en Fédération de Russie : bureau, numéro de maison, nom de la rue, code postal, nom de l'État (si nous écrivons aux États-Unis), nom du comté et nom du pays (si nous écrivons au Royaume-Uni).

Comment contacter le destinataire.

Appels standards :

• Chère Madame;
• Cher Monsieur;
• Cher Monsieur ou Madame;
• Chère Madame;
• Cher.

Après l'appel, nous mettons une virgule (si nous écrivons au Royaume-Uni) ou deux-points (si nous écrivons aux États-Unis). Point d'exclamation l'ensemble n'est pas accepté.

Matière.

Assurez-vous d'indiquer l'objet de la lettre, ainsi que dans la Fédération de Russie.

Texte principal.

Divisez-le en paragraphes. Ou écrivez chaque phrase sur une nouvelle ligne.

Comment dire au revoir

Par exemple, comme ceci : En vous remerciant pour votre aide, nous restons sincèrement vôtres"— Merci, dévoué à toi… même si ça peut être moins formel.

Formatage des signatures.

Nous apposons la signature sous le paragraphe d'adieu, indiquons nos nom et prénom, raison sociale et fonction.

Concevoir des applications.

Si vous joignez des documents, indiquez-le à la fin de la lettre : " Enc." et lister les applications.

De quoi capitaliser.

• Noms de famille et initiales ;
• Noms de société ;
• Noms de villes, d'états, etc. ;
• Tout mot indiquant le poste occupé ;
• Premiers mots d'adieu;
• Remarques introductives.

Avant de terminer la conversation, nous donnerons des exemples de lettres commerciales en russe et en anglais.

Exemples de lettres commerciales en russe et en anglais

Conclusion

En résumé, je voudrais dire qu'une lettre commerciale est un outil de communication dans n'importe quel domaine d'activité. S'il est écrit correctement, il présentera certainement votre entreprise de manière positive.

D'un autre côté, une lettre bâclée et mal orthographiée peut détruire l'entreprise la plus prometteuse dans l'œuf. Écrivez les lettres correctement, et nous avons essayé de vous dire comment le faire.

Considérez à quel point la lettre doit être formelle. Ceci est déterminé par la relation avec le destinataire de la lettre. Par exemple:

• Si vous écrivez à un fonctionnaire, à un futur employeur, à un superviseur ou à quelqu'un d'autre avec qui vous avez une relation purement professionnelle et commerciale, la lettre doit être formelle.
• Si vous écrivez à votre employeur actuel, à un collègue, à un parent ou à quelqu'un que vous ne connaissez pas très bien, l'écriture semi-formelle est acceptable.

Réfléchissez à la manière dont vous allez envoyer la lettre, par e-mail ou sur papier. Cela affecte également le degré de formalité de la lettre.

• Les lettres les plus formelles doivent être dactylographiées sur ordinateur, imprimées et envoyées par la poste, sauf, bien sûr, lorsque l'affaire est urgente ou lorsque le destinataire préfère le courrier électronique.
• Pour les lettres informelles, un e-mail ou une lettre manuscrite convient également.
• Dans le cas de lettres semi-formelles, il faut faire appel téléphonique. Si, au cours de la conversation, vous avez décidé que la correspondance devait être effectuée par courrier électronique, eh bien, c'est pourquoi. Si vous n'êtes pas sûr de cela, écrivez des lettres ordinaires.