UNIVERSITÉ D'ÉTAT DE GÉNIE DES INSTRUMENTS ET DES SCIENCES DE L'INFORMATION DE MOSCOU

TRAVAIL DE COURS

selon le disqueEtdoubler:

"SYSTÈMES D'INFORMATION EN ÉCONOMIE"

Sur le thème de : “ MicrosoftAccéder”

j'ai fait le travail

Étudiant du soir

Spécialité 3ème année 080105

Groupe EF4-0515v

Jabina I.A.

Travaux vérifiés :

Shevereva E.A.

Moscou 2008

Introduction 3

1. Description de la base de données Microsoft Access 4

2. Travailler avec des tableaux 10

3. Analyser le contenu des tableaux pour créer des relations 13

4. Création et impression de rapports 14

5. Sélection et tri des enregistrements à l'aide de requêtes 17

6. Macro 20

Conclusion 22

Liste des sources utilisées 23

Introduction

ACCESS est inclus dans la suite Microsoft Office la plus utilisée. Ce programme est universel en son genre. En même temps, le programme est facile à utiliser et accessible à l'utilisateur moyen. Et l'interface est responsable de tout cela. Dans le processus d'amélioration de ce programme, des fonctionnalités uniques ont été introduites. Les données peuvent être présentées sous forme de tableaux ou de graphiques. Et si l'on tient compte du fait que ce programme peut être utilisé par n'importe quel utilisateur (du débutant au développeur professionnel), alors nous pouvons sans aucun doute dire qu'ACCESS de Microsoft est le meilleur outil pour résoudre des problèmes de toute complexité.

Le système de gestion de base de données Microsoft Access est l'une des applications les plus populaires de la famille des SGBD de bureau. Toutes les versions d'Access disposent dans leur arsenal d'outils qui simplifient considérablement la saisie et le traitement des données, la recherche de données et la fourniture d'informations sous forme de tableaux, de graphiques et de rapports. À partir d'Access 2000, il existait également des pages Web d'accès aux données que l'utilisateur pouvait visualiser à l'aide d'Internet Explorer. De plus, Access vous permet d'utiliser des feuilles de calcul et des tableaux provenant d'autres bases de données de bureau et de serveur pour stocker les informations dont votre application a besoin. En joignant des tables externes, l'utilisateur Access travaillera avec les bases de données de ces tables comme s'il s'agissait de tables Access. Parallèlement, d'autres utilisateurs peuvent continuer à travailler avec ces données dans l'environnement dans lequel elles ont été créées.

1. Description de la base de données Microsoft Access

Une base de données Access est un fichier portant l'extension mdb. Ce fichier peut contenir non seulement toutes les tables, mais également d'autres objets de l'application Access : requêtes, formulaires, rapports, pages d'accès aux données, macros et modules.

L'un des principaux objectifs de la création et de l'utilisation de bases de données est de fournir aux utilisateurs les informations dont ils ont besoin sur la base des données existantes. Dans Access, les formulaires et les rapports sont conçus à cet effet.

Lorsque vous démarrez Access, la fenêtre principale de Microsoft Access apparaît.

Pour ouvrir une base de données existante, vous pouvez utiliser l'une des trois méthodes suivantes. Sélectionnez le fichier requis dans le menu Fichier de la liste des fichiers précédemment ouverts.

S'il n'y a pas de liste de ce type dans le menu Fichier, vous devez utiliser la commande Outils, Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options, ouvrir l'onglet Général et cocher la case Mémoriser la liste des fichiers (liste des fichiers récemment utilisés). Sélectionnez un fichier dans la liste de la zone des tâches, située sur le côté droit de la fenêtre de l'application. Sélectionnez la commande Ouvrir dans le menu Fichier, puis sélectionnez le fichier souhaité dans la boîte de dialogue Ouvrir le fichier de base de données.

Dans ce dernier cas, la boîte de dialogue affiche généralement par défaut le contenu du dossier Mes documents ou Personnel (selon le système d'exploitation installé sur l'ordinateur). Après avoir trouvé la base de données requise dans la liste, vous devez sélectionner le fichier et cliquer sur le bouton Ouvrir ou double-cliquer sur l'élément de la liste. La fenêtre de la base de données sélectionnée apparaîtra dans la fenêtre principale de Microsoft Access.

Dans la nouvelle version d'Access, vous pouvez ouvrir les fichiers de base de données créés dans Access 2000 et travailler avec eux de la même manière qu'auparavant.

Les fichiers peuvent être sélectionnés en plus de la liste qui apparaît dans la boîte de dialogue Ouvrir le fichier de base de données lorsque vous l'ouvrez. Vous pouvez sélectionner le dossier souhaité soit dans la liste déroulante Rechercher dans, soit utiliser les raccourcis situés dans la barre d'adresse sur la gauche. Lorsque vous sélectionnez le raccourci Historique, une liste de raccourcis vers les fichiers et dossiers ouverts les plus récemment apparaît. Lorsque vous sélectionnez le raccourci Bureau, une liste apparaît dans la boîte de dialogue contenant des raccourcis vers les dossiers et fichiers actuellement situés sur le bureau Windows. Le type de fichier est sélectionné dans la liste déroulante Type de fichier en bas de la fenêtre. Dans le dossier Favoris, vous pouvez afficher les raccourcis vers les dossiers et fichiers les plus souvent utilisés. De nombreux programmes vous permettent d'ajouter des raccourcis au dossier Favoris, notamment cela peut être fait directement dans la fenêtre Ouvrir le fichier de base de données. Pour ce faire, sélectionnez le fichier souhaité dans la liste, cliquez sur le bouton Outils de la barre d'outils en haut de la fenêtre et sélectionnez la commande Ajouter aux Favoris dans la liste.

Vous pouvez ouvrir un fichier de base de données situé sur un lecteur réseau. Afin de mapper un lecteur réseau, vous devez exécuter la commande Map Network Drive à partir de la liste des commandes du bouton Outils.

S'il est impossible de trouver le fichier de base de données requis, vous pouvez le trouver en spécifiant des critères de recherche dans une boîte de dialogue spéciale qui apparaît si vous cliquez sur le bouton Outils et sélectionnez la commande Rechercher dans la liste.

Une fenêtre spéciale dans Access est la fenêtre de la base de données, qui vous permet d'accéder à tous les objets de la base de données et de sélectionner le mode de travail avec l'objet. Sur le côté gauche de la fenêtre se trouve un panneau d'objets qui contient des raccourcis pour chacun des objets Access : Tables, Requêtes, Formulaires, Rapports, Pages, Macros, Modules).

En cliquant sur le raccourci avec la souris, dans la partie droite de la fenêtre vous ouvrirez une liste d'objets correspondants. La liste des objets peut être présentée de quatre manières différentes (communes aux dossiers du système d'exploitation Windows) : - sous forme de petites icônes ;

Sous forme de grandes icônes ;

Sous forme de liste ;

Sous forme de tableau.

La commutation entre ces modes d'affichage se fait à l'aide des quatre boutons droits de la barre d'outils située le long du bord supérieur de la fenêtre.

Lorsque les objets sont représentés sous forme d'icônes, ces icônes peuvent être glissées avec la souris et positionnées dans la fenêtre de la base de données de la manière souhaitée. Si vous souhaitez disposer les icônes de manière à ce qu'elles soient les unes à côté des autres, vous devez cliquer avec le bouton droit sur n'importe quelle zone libre de la fenêtre de la base de données. Dans le menu contextuel, sélectionnez la commande Aligner les icônes.

Présenter une liste d'objets sous forme de liste ne permet pas de disposer arbitrairement les icônes dans la fenêtre de la base de données, mais elles peuvent être « glissées » hors de la fenêtre de la base de données (c'est une des manières d'activer un objet, par exemple, pour ouvrir une table). La vue tableau permet de visualiser pour chaque objet non seulement son nom, mais également sa description (colonne Description), la date et l'heure de la dernière modification (colonne Modifié), et la date et l'heure de création (colonne Créé). , ainsi que le type d'objet. Lorsque vous utilisez n'importe quel type de représentation d'objet dans la fenêtre de base de données, vous pouvez les organiser par nom, type, date de création et date de modification. Pour ce faire, faites un clic droit sur n'importe quelle zone libre de la fenêtre de la base de données. Dans le menu contextuel, sélectionnez la commande Organiser les icônes. Dans le menu déroulant, sélectionnez la méthode de classement : Par nom, Par type, Par créé, Par modifié.

Pour que les objets de la fenêtre de la base de données soient triés automatiquement, vous devez

Faites un clic droit sur n'importe quelle zone libre de la fenêtre de la base de données. Dans le menu contextuel, sélectionnez la commande Organiser les icônes. Sélectionnez la commande Réorganisation automatique dans le menu déroulant. Une coche apparaîtra devant la commande indiquant que la commande automatique est activée.

Pour annuler l'arrangement automatique, vous devez sélectionner à nouveau l'arrangement automatique dans le menu Organiser les icônes. L'étiquette de commande est supprimée et le mode d'organisation automatique est désactivé.

Chaque objet de base de données peut être utilisé selon deux modes. Appelons le premier mode mode d'exécution (de manière conventionnelle, car il diffère quelque peu selon les types d'objets) :

pour les tables, les requêtes, les formulaires et les pages d'accès aux données, ce mode consiste à ouvrir l'objet correspondant et est appelé respectivement mode Tables (pour les tables et requêtes), mode Formulaires, mode Pages ;

pour un rapport, c'est le mode aperçu ;

pour une macro, c'est en réalité le mode d'exécution ;

Ce mode est désactivé pour le module.

Le deuxième mode est le mode Designer. Ce mode s'applique à tous les types d'objets et est destiné à créer et modifier des objets.

Vous pouvez sélectionner le mode souhaité à l'aide des boutons situés sur le côté gauche de la barre d'outils de la fenêtre de la base de données, à l'aide des commandes du menu Affichage ou à l'aide des boutons de la barre d'outils Access.

Il y a trois boutons principaux sur la barre d'outils de la fenêtre Base de données sur la gauche : le premier bouton a un nom changeant, en fonction de l'objet sélectionné. Lorsqu'une table, une requête, un formulaire, une page ou un groupe Favoris est sélectionné, le bouton devient Ouvrir. Si un rapport est sélectionné - Aperçu, s'il s'agit d'une macro ou d'un module - Exécuter. L'icône à côté du nom change en conséquence. Le nom de ce bouton dans chaque option reflète clairement son objectif. Le deuxième bouton, Design, est constant pour tous les objets et est destiné à éditer un objet créé précédemment. Le troisième bouton, Nouveau, a un nom constant, mais les icônes changent en fonction du type d'objet.

Pour créer de nouveaux objets, vous pouvez également utiliser des raccourcis spéciaux inclus dans la liste des objets de chaque type.

Vous pouvez utiliser des programmes de copier/coller standards pour copier ou déplacer un objet. Par exemple, pour copier un tableau dans le Presse-papiers, vous devez effectuer l'une des deux actions suivantes : sélectionnez le tableau requis dans la liste et cliquez sur le bouton Copier dans la barre d'outils standard de la base de données. Ce panneau s'affiche à l'écran lorsque la fenêtre de la base de données est active.

Pour visualiser les propriétés d'un objet, vous devez effectuer l'une des opérations suivantes : cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'objet et sélectionnez la commande Propriétés dans le menu contextuel ; Sélectionnez un objet dans la liste de la fenêtre de la base de données et sélectionnez la commande Affichage, Propriétés dans le menu principal d'Access.

Il reflète les informations suivantes :

Type (Type) - type d'objet (dans ce cas, Tableau) ;

Description - description définie par l'utilisateur de la table ;

Créé : la date à laquelle la table a été créée ;

Modifié - date de la dernière modification du tableau ;

Propriétaire - propriétaire (créateur) de la table ;

Attributs : Caché - permet de masquer la table de la fenêtre de la base de données, Répliqué - permet de contrôler la réplication d'un objet (voir section "Réplication de base de données" Chapitre 15).

L'utilisateur ne peut modifier la description de la table et les valeurs de ses attributs que dans la fenêtre des propriétés.

Vous pouvez également placer des dossiers dans le panneau des objets contenant des raccourcis vers divers objets de base de données. De cette façon, vous pouvez combiner différents types d’objets en groupes. Par défaut, cette partie du panneau d'objets contient un dossier - Favoris. En cliquant sur un dossier, vous pouvez voir une liste des objets inclus dans ce groupe.

Pour ajouter un nouveau dossier au panneau d'objets, vous devez : faire un clic droit sur le panneau d'objets et sélectionner la commande Nouveau groupe dans le menu contextuel. Dans la boîte de dialogue Nouveau groupe, saisissez le nom du dossier à créer et cliquez sur OK.

La manière la plus simple d’ajouter un raccourci d’objet à un groupe est la suivante. Vous devez développer la liste des objets de ce type, y trouver l'objet souhaité et le faire glisser avec la souris vers le dossier approprié dans le panneau des objets. Une autre façon d'ajouter un objet à un groupe consiste à ouvrir une liste d'objets du type souhaité dans la fenêtre de la base de données. Faites un clic droit sur l'objet souhaité et sélectionnez Ajouter au groupe dans le menu contextuel. Sélectionnez le dossier souhaité dans le menu déroulant ou créez un nouveau dossier à l'aide de la commande Nouveau groupe.

Tout comme les objets de base de données individuels, les groupes peuvent être supprimés et renommés. Les raccourcis d'un groupe peuvent également être supprimés, renommés ou copiés. Cela se fait à l'aide des commandes correspondantes du menu contextuel, qui apparaît si vous faites un clic droit sur l'objet que vous souhaitez supprimer, renommer ou copier.

Lorsque l'on travaille avec n'importe quelle application de traitement de données, la question pertinente est toujours de savoir comment utiliser les données qui ont déjà été accumulées précédemment par d'autres logiciels et qui, par conséquent, ont un format différent. Access 2002 vous permet de résoudre ce problème de manière standard : en important une table de base de données existante, une feuille de calcul ou un fichier texte créé par des applications MS-DOS ou Windows dans le format de base de données interne (MDB) d'Access. Naturellement, Access 2002 peut également exporter des données à partir de tables de base de données au format MDB vers n'importe quel format à partir duquel les données peuvent être importées. Cependant, Access est unique en ce sens car il propose une autre manière d’utiliser les données stockées dans d’autres formats. Le système vous permet de joindre des tables de bases de données d'autres formats à une base de données Access et de travailler avec elles dans leur format d'origine. Après avoir créé une connexion à la base de données avec une table externe, vous pouvez visualiser la table attachée, modifier son contenu, c'est-à-dire travailler avec elle comme avec une table interne de la base de données Access. Cependant, d'autres utilisateurs peuvent utiliser le fichier table dans leurs applications.

En plus des fichiers de base de données, Access peut travailler directement avec des feuilles de calcul, des fichiers texte, des documents HTML, des carnets d'adresses ou importer des données à partir de ces fichiers et documents XML.

Types de fichiers à partir desquels les données peuvent être importées dans une base de données Access ou qui peuvent être liées à une base de données Access. Vous pouvez les voir si vous sélectionnez Données externes, Importer dans le menu Fichier, puis cliquez sur l'extension de champ Type de fichier dans la boîte de dialogue Importer. Formats dans lesquels vous pouvez exporter des données à partir d'une base de données Access. Ils peuvent être vus si vous sélectionnez Exporter dans le menu Fichier, puis cliquez sur l'extension de champ Type de fichier.

2. Travailler avec des tableaux

Les tables sont l’objet principal d’Access. Une liste des tables qui composent la base de données de l'application apparaît dans la fenêtre de la base de données lorsque vous ouvrez l'application pour la première fois. De plus, Access crée des tables système qui stockent des informations sur tous les objets d'application, et ces tables peuvent également être affichées dans la fenêtre de la base de données si nécessaire.

La nouvelle version de Microsoft Access propose quatre modes pour travailler avec des tableaux : le mode Feuille de données, le mode Conception, le mode Tableau croisé dynamique et le mode Graphique croisé dynamique.

En mode Tableau, vous travaillez avec les données du tableau : visualisation, édition, ajout, tri, etc. En mode Conception, la structure du tableau est créée ou modifiée, c'est-à-dire que les noms des champs du tableau et leurs types sont spécifiés, les champs sont décrits, leurs propriétés. Les modes PivotTable et PivotChart facilitent l'analyse des données en modifiant dynamiquement la façon dont elles sont présentées. Il existe également un mode supplémentaire - le mode Aperçu, qui vous permet de voir l'emplacement des données sur la feuille avant d'imprimer le tableau. Pour passer rapidement d'un mode à un autre, utilisez le bouton Afficher dans les barres d'outils Feuille de données de tableau, Conception de tableau, Tableau croisé dynamique et Graphique croisé dynamique. Pour passer d'un mode à l'autre, appuyez simplement sur ce bouton.

Il existe plusieurs manières d'ouvrir une table en mode Tables :

· double-cliquez sur le nom de la table dans la liste des tables de la fenêtre de la base de données ;

· sélectionnez la table dans la liste des tables de la fenêtre de la base de données et cliquez sur le bouton Ouvrir en haut de la fenêtre de la base de données ;

· Cliquez avec le bouton droit sur le nom de la table et sélectionnez Ouvrir dans le menu contextuel.

En haut du tableau se trouvent les noms des champs (cellules situées dans la même colonne du tableau), suivis des enregistrements (lignes du tableau) dans lesquels les données sont saisies. Un enregistrement est toujours celui en cours, et à côté se trouve un indicateur de l'enregistrement en cours (une flèche dans le champ de sélection sur le côté gauche de la fenêtre). Au bas de la fenêtre se trouvent des boutons de navigation qui vous permettent de déplacer le pointeur de l'enregistrement actuel dans le tableau (vers le premier enregistrement, vers l'enregistrement précédent, vers l'enregistrement suivant, vers le dernier enregistrement). Il existe également un champ pour le numéro de l'enregistrement actuel, un bouton pour créer un nouvel enregistrement et un indicateur du nombre total d'enregistrements dans le tableau. La dernière ligne du tableau, marquée dans le champ de sélection par un astérisque, permet également de créer un nouvel enregistrement.

La barre de défilement horizontale des champs du tableau vous permet de voir les champs du tableau qui ne rentrent pas dans la fenêtre du tableau. De même, la barre de défilement verticale des entrées du tableau vous permet de voir les entrées en dehors de la fenêtre.

Riz. 1.1. Créer un tableau en mode création

Figure 1.2. Téléphones de table

3. Analyser le contenu des tableaux pour créer des relations

L'analyseur identifie les données en double et vous aide à les copier dans une nouvelle table associée. Tous les tableaux n’auront pas besoin d’être modifiés, mais cela ne fera jamais de mal de refaire une analyse. De plus, les utilisateurs qui n'ont pas encore confiance en leurs connaissances et leurs capacités peuvent faire confiance à l'analyseur pour créer des tableaux ordonnés. Afin d'analyser le tableau, vous devez effectuer les étapes suivantes.

1. Sélectionnez la commande Outils>Analyse>Tableau.

2. La première fenêtre de l'assistant propose des options pour décrire les problèmes associés à une éventuelle duplication de données. Passez en revue les exemples fournis et cliquez sur Suivant.

3. La fenêtre suivante montre des exemples de division de table par l'analyseur. Passez en revue n’importe quel exemple et cliquez sur Suivant.

4. Sélectionnez le tableau à analyser et cliquez sur le bouton Suivant.

5. Bien sûr, j’aimerais que le maître fasse lui-même la part du lion du travail. Laissez-le donc sélectionner les champs qui seront transférés vers la nouvelle table en activant le commutateur Oui, la séparation des champs est effectuée par l'assistant. Cliquez sur le bouton Suivant.

6. Dans la fenêtre suivante, le schéma de division des tables proposé par l'assistant s'affiche. Pour le moment, les tableaux ne sont pas liés les uns aux autres.

7. Vous pourriez terminer la tâche, mais il est logique de continuer à vous familiariser avec l'analyseur. La base de données a une structure normale – la seule chose qui manque est la connexion entre les deux tables.

8. Vous devez ouvrir la fenêtre Tables et cliquer sur le bouton Renommer la table. Entrez un nom et cliquez sur le bouton OK.

9. Renommez la fenêtre Table et puis cliquez sur le bouton Suivant.

10. Il est désormais possible de redéfinir la clé primaire. L'assistant vous invitera à ajouter un champ de code d'enregistrement unique automatiquement attribué à la table et à l'utiliser comme clé primaire. Cependant, la table ne possède pas de clé primaire, vous devrez donc la faire vous-même. Sélectionnez le champ Nom dans la liste et cliquez sur le bouton Champ clé. Une icône de clé apparaîtra à côté du champ. Cliquez sur le bouton Suivant.

11. Dans la dernière fenêtre, l'assistant vous propose de créer une demande. Vous devez sélectionner le bouton radio Non, vous n'avez pas besoin de créer de demande. Vous pouvez également décocher la case Afficher l'aide pour travailler avec une nouvelle table ou une nouvelle requête, sinon vous devrez fermer une autre fenêtre. Cliquez sur le bouton Terminer.

Riz. 1.3. Formulaires (principal et secondaire)

4. Créer et imprimer des rapports

L'un des principaux objectifs de la création et de l'utilisation de bases de données est de fournir aux utilisateurs les informations dont ils ont besoin sur la base des données existantes. Access 2002 fournit des formulaires et des rapports à cet effet. Les rapports vous permettent de sélectionner les informations dont l'utilisateur a besoin dans une base de données et de les organiser sous forme de documents pouvant être visualisés et imprimés. La source de données du rapport peut être une table ou une requête. En plus des données obtenues à partir des tableaux, le rapport peut afficher des valeurs calculées à partir des données sources, telles que des totaux.

Les rapports et formulaires d’accès ont de nombreux points communs. Cependant, contrairement aux formulaires, les rapports ne sont pas destinés à saisir et à modifier des données dans des tableaux. Ils vous permettent uniquement de visualiser et d'imprimer des données. Il n'est pas possible de modifier les données sources d'un rapport à l'aide de contrôles, comme c'est le cas avec les formulaires. Bien que les rapports puissent utiliser les mêmes contrôles pour indiquer l’état des boutons radio, des cases à cocher et des zones de liste.

Un rapport, comme un formulaire, peut être créé à l'aide d'un assistant. Les sections de rapport sont similaires aux sections de formulaire et comprennent un titre et une note de rapport, une zone de données, ainsi qu'un en-tête et un pied de page. Les champs avec des valeurs totales sont souvent placés dans les notes du rapport. Des contrôles peuvent être ajoutés à un rapport à l'aide de la Boîte à outils, qui est identique à celle utilisée en mode Form Builder. Le formatage et le regroupement des contrôles sur un rapport sont similaires au formatage et au regroupement des contrôles sur un formulaire. Les formulaires peuvent contenir des sous-formulaires et les rapports peuvent contenir des sous-rapports.

Access propose plusieurs façons de créer des rapports. Le plus simple d’entre eux consiste à utiliser des outils de génération automatique de rapports. Un rapport généré automatiquement en fonction d'une table ou d'une requête est appelé rapport automatique. Access vous permet de créer automatiquement des rapports dans deux formats : colonne et ruban.

Pour créer un rapport automatique :

· Sur le panneau d'objets de la fenêtre Base de données, cliquez sur le raccourci Rapports et cliquez sur le bouton Nouveau. La boîte de dialogue Nouveau rapport apparaît.

· Dans la liste de la boîte de dialogue Nouveau rapport, sélectionnez l'un des éléments : AutoReport : Columnar ou AutoReport : Tabular.

· La zone de liste déroulante au bas de la boîte de dialogue Nouveau rapport contient les noms de toutes les tables et requêtes de base de données qui peuvent être utilisées comme source de données pour le rapport. Cliquez avec le bouton gauche sur le bouton fléché pour ouvrir la liste, puis mettez en surbrillance l'élément souhaité dans la liste.

· Cliquez sur OK.

En conséquence, Access créera automatiquement un rapport basé sur la source de données sélectionnée, en utilisant un format de ruban ou de colonne. Le format de bande organise les champs des enregistrements de sortie sur une ligne. Le format de colonne organise les champs des enregistrements de sortie dans une colonne. Un rapport automatique créé à l'aide de l'un de ces deux formats inclura tous les champs et enregistrements présents dans la source de données sélectionnée.

Pour que le rapport créé puisse être utilisé à l'avenir, il doit être enregistré. Pour ce faire, sélectionnez la commande Fichier, Enregistrer ou cliquez sur le bouton Enregistrer de la barre d'outils. Ensuite, dans le champ de texte de la boîte de dialogue Enregistrer sous qui apparaît, saisissez un nom pour le nouveau rapport (par exemple : Mon rapport) et cliquez sur OK.

Il existe une autre possibilité pour enregistrer le rapport : utiliser la commande de menu Fichier, Enregistrer sous. Cette commande affiche la boîte de dialogue Enregistrer sous. Entrez un nom pour le rapport et, avant de cliquer sur OK, assurez-vous que Rapport est sélectionné dans la liste déroulante En tant que dans cette fenêtre. L'élément sélectionné détermine la manière dont le nouveau rapport sera enregistré, plus précisément en tant qu'objet de base de données Access. Le fait est que dans la nouvelle version d'Access 2002, il est devenu possible d'enregistrer un rapport en tant qu'autre objet de base de données - une page d'accès aux données. Un autre élément de la liste déroulante Comment vous permet de le faire : l'élément Page d'accès aux données.

Riz. 1.4. Exemple de construction de rapport

5. Sélection et tri des enregistrements à l'aide de requêtes

L'un des sept objets Microsoft Access standard est une requête. Les requêtes sont utilisées pour afficher, analyser et modifier les données dans une ou plusieurs tables. Par exemple, vous pouvez utiliser une requête pour afficher les données d'une ou plusieurs tables et les trier dans un certain ordre, effectuer des calculs sur un groupe d'enregistrements ou effectuer une sélection dans une table en fonction de certaines conditions. Les requêtes peuvent servir de source de données pour les formulaires et les rapports Microsoft Access. La requête elle-même ne contient pas de données, mais vous permet de sélectionner des données dans des tables et d'y effectuer un certain nombre d'opérations. Il existe plusieurs types de requêtes dans Microsoft Access : les requêtes serveur, qui sont utilisées pour récupérer des données sur le serveur ; demandes d'auto-substitution qui remplissent automatiquement les champs d'un nouvel enregistrement ; sélectionner des requêtes qui récupèrent des données à partir de tables ; les demandes de changement, qui permettent de modifier les données des tableaux (y compris la suppression, la mise à jour et l'ajout d'enregistrements) ; créer des requêtes de table qui créent une nouvelle table basée sur les données d'une ou plusieurs tables existantes, ainsi que d'autres types de requêtes.

Une requête de sélection contient des conditions de sélection de données et renvoie une sélection qui correspond aux conditions spécifiées sans modifier les données renvoyées. Dans Microsoft Access, il existe également le concept de filtre, qui est à son tour un ensemble de conditions qui vous permettent de sélectionner un sous-ensemble d'enregistrements ou de les trier. La similitude entre les requêtes de sélection et les filtres est qu'ils récupèrent tous deux un sous-ensemble d'enregistrements de la table ou de la requête sous-jacente. Cependant, il existe des différences entre eux qu'il faut comprendre afin de faire le bon choix dans quel cas utiliser une requête et dans quel cas utiliser un filtre.

Le moyen le plus simple de créer une requête consiste à utiliser l'Assistant Requête. Pour créer une requête simple à l'aide de l'Assistant Requête :

· Dans la fenêtre de la base de données, dans le panneau des objets, sélectionnez le raccourci Requêtes.

· Dans la liste des requêtes, double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le raccourci Créer une requête à l'aide de l'assistant ou cliquez sur le bouton Nouveau dans la fenêtre de la base de données et dans la boîte de dialogue Nouvelle requête qui apparaît, sélectionnez Requête simple (Assistant Requête simple ) et cliquez sur OK.

· Dans la fenêtre Assistant de création de requête simple qui apparaît, dans la zone de liste déroulante Tables/Requêtes, sélectionnez la table ou la requête qui servira de source de données pour la requête en cours de création.

· À l'aide des flèches droite et gauche, passez de la liste Champs disponibles à la liste Champs sélectionnés les champs requis dans la requête en cours de construction. Dans ce cas, l'ordre des champs dans la requête correspondra à l'ordre des champs dans la liste Champs sélectionnés. Si vous souhaitez inclure tous les champs dans votre requête, vous pouvez utiliser le bouton avec deux flèches droites.

· La boîte de dialogue suivante sera la dernière. Dans celui-ci, vous devez saisir le nom de la requête que vous créez dans le champ Spécifiez le nom de la requête (Quel titre souhaitez-vous pour votre requête ?) et sélectionnez d'autres actions : Ouvrir la requête pour afficher les informations ou Modifier la conception de la requête. ).

· Si nécessaire, vous pouvez cocher la case Afficher l'aide pour travailler avec la demande ?. (Afficher l'aide sur l'utilisation de la requête) pour afficher des informations d'aide sur l'utilisation des requêtes.

· Cliquez sur le bouton Terminer.

À la fin de l'assistant de requête simple, selon le choix de la manière de travailler davantage avec la requête, soit une fenêtre de requête en mode visualisation, soit une fenêtre Query Builder s'ouvrira, dans laquelle vous pourrez modifier la requête.

Figure 1.5. Construire une requête

6 . Macro

Avec leur aide, les macros peuvent étendre considérablement les fonctionnalités de l'application que vous créez et la personnaliser en fonction des besoins d'utilisateurs spécifiques.

À l'aide de macros, vous pouvez effectuer presque toutes les actions sur les objets Access décrites dans les chapitres précédents.

Une macro dans Access est une structure composée d'une ou plusieurs commandes de macro exécutées séquentiellement ou dans un ordre spécifié par certaines conditions. L'ensemble des commandes de macros dans Access est très large ; à l'aide de macros, vous pouvez implémenter une grande partie de ce que les procédures de VBA peuvent faire. Chaque macro a un nom spécifique et éventuellement un ou plusieurs arguments spécifiés par l'utilisateur. Par exemple, lors de l'utilisation de la commande macro OpenForm, vous devez spécifier en arguments au moins le nom du formulaire à ouvrir et le mode d'affichage à l'écran.

L'utilisation de macros se justifie par le fait qu'elles sont faciles à créer et ne nécessitent pas l'apprentissage de la syntaxe d'un langage de programmation. Pour créer une macro, il vous suffit de connaître les techniques de base du travail sous Microsoft Access et Windows, telles que faire glisser des objets de la fenêtre Base de données vers une fenêtre spéciale - Conception de macro, sélectionner une action dans une liste et saisir des expressions comme arguments dans le macro. Par conséquent, si vous ne souhaitez vraiment pas apprendre la syntaxe du langage VBA ou que cela vous semble trop difficile, n'hésitez pas à utiliser des macros et vous obtiendrez une application assez fonctionnelle.

L'objectif principal des macros est de créer une interface d'application pratique : afin que les formulaires et les rapports s'ouvrent lorsque vous cliquez sur les boutons du formulaire ou de la barre d'outils, ou en sélectionnant simplement une commande de menu ; de sorte qu'à l'ouverture de l'application, l'utilisateur voit à l'écran non pas une fenêtre de base de données remplie de nombreux tableaux, requêtes, formulaires et rapports, mais un formulaire clair avec lequel on peut immédiatement effectuer les actions souhaitées, etc.

Riz. 1.6. Définition des options de démarrage

Conclusion

À la base, Access n’est qu’un outil. Son utilisation facilite bien sûr un peu notre travail, et donc notre vie. Par conséquent, nous devons nous rappeler que la base de données doit servir à effectuer des tâches clairement définies - ce n'est que sous cette condition qu'elle contribuera à améliorer l'efficacité du travail, quel que soit le type d'activité dont nous parlons.

Cependant, les capacités de la base de données ne se limitent pas au stockage d'informations. Une base de données développée par des professionnels vous permet de maintenir la fiabilité des données et d'y fournir un accès efficace, rapide et pratique. Dans une telle base de données, il n’y a pas de place pour le désordre et la confusion.

Le principe de base sur lequel reposent les systèmes de bases de données relationnelles est la création de relations entre les tables. Les relations vous aident à rechercher des données d'une table à l'aide d'une autre, et l'intégrité des données permet d'éviter que les données ne soient accidentellement modifiées ou supprimées.

Concevoir une structure de base de données peut être un défi majeur que de nombreux utilisateurs tentent d’éviter et finissent par regretter plus tard. Seuls certains des spécialistes les plus talentueux et les plus doués sautent cette étape et parviennent à créer des applications de bases de données efficaces. Même si les informations contenues dans ce chapitre ne vous intéressent pas, n'oubliez pas que la conception d'une structure de base de données est une tâche très importante.

Liste des sources utilisées

Alexander Starshinin Microsoft Office en un coup d'œil., Saint-Pétersbourg, 2007.

Ed Bott Microsoft XP, BINOM, Moscou, 2006

Programme d'application MicrosoftAccès 2007 conçu pour créer Base de données. Access 2007 utilise des tables logiquement liées. SGBD MicrosoftAccès 2007 fournit une gestion pratique et fiable des données stockées dans des tables.

L'essence de la création d'une base de données dans Microsoft Access 2007 est que vous devez d'abord créer une structure de base de données (créer une structure de tables et établir des relations entre elles), puis remplir les tables de la nouvelle base de données.

De plus, il est conseillé de créer formes pour saisir des données dans des tableaux, demandes rechercher des informations dans la base de données et rapports pour afficher les informations nécessaires de la base de données sous une forme pratique sur l'écran, l'impression ou le fichier.

La base de données peut être créée soit manuellement (une nouvelle base de données vide), soit sur la base de modèles. Les modèles ne correspondent pas toujours à la base de données requise, mais avec leur aide, vous pouvez créer rapidement une base de données proche de ce qui est requis, puis la modifier et la remplir avec vos données.

Lorsque vous lancez une application Access 2007, vous verrez la nouvelle page de démarrage Mise en route avec Microsoft Access 2007, illustrée dans la figure 1. 1.


Riz. 1. Nouvelle page d'accueil

Lorsque vous créez une base de données à partir de modèles, vous pouvez sélectionner le modèle souhaité sur la page Mise en route avec Microsoft Access 2007, dans les catégories de modèles ou dans les modèles À partir de Microsoft Office Online. Lorsque vous sélectionnez, par exemple, le modèle Faculté dans la catégorie Modèles locaux, une description de la base de données apparaîtra sur le côté droit de la fenêtre de l'application. Ci-dessous, dans le champ de texte, le nom du fichier est indiqué : Faculté.accdb et une icône de dossier avec laquelle vous pouvez enregistrer le fichier dans le répertoire souhaité (par défaut, le dossier Mes documents est spécifié).

Le nom du fichier et le répertoire de stockage des fichiers peuvent être modifiés. Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton Créer. En conséquence, la fenêtre de la base de données de la Faculté apparaîtra : base de données (Access 2007) - Microsoft Access. La zone d'édition affichera la liste des professeurs qui doit être remplie. Si le volet de navigation est fermé, vous devez l'ouvrir en appuyant sur F11 ou en cliquant sur le bouton Ouvrir/Fermer la bordure du volet de navigation.

Microsoft Access 2003 est l'une des premières versions du système de gestion de base de données populaire. À l'aide de ce programme, vous pouvez collecter des informations à partir de feuilles de calcul, traiter des documents texte ainsi que les formats de bases de données les plus courants. L'application est capable d'analyser des données et de créer des pages Web et diverses applications. Naturellement, vous aurez besoin de certaines compétences pour travailler avec Access 2003, mais par rapport à la gestion de programmes professionnels, elles seront minimes. Et le produit, contrairement à ses autres analogues, est distribué gratuitement.

Access 2003 peut être téléchargé pour une utilisation à la fois à des fins personnelles et professionnelles, mais dans ce dernier cas, le logiciel sera plus utile. Vous pouvez l'utiliser comme SGBD pour une gestion autonome ou des serveurs de fichiers. Vous pouvez interagir avec d'autres sources en utilisant des « tables liées » et des « requêtes au serveur ».




MicrosoftAccès 2007

Microsoft Access 2007 est un programme pour travailler avec des bases de données qui vous permet d'y apporter des modifications, d'organiser des rapports et de fournir un accès partagé aux documents. Même les utilisateurs qui n'ont pas de connaissances particulières pourront développer des applications à l'aide de modèles gratuits prêts à l'emploi.

Access 2007 vous permet d'adapter les projets développés aux besoins de votre entreprise.



MicrosoftAccès 2010

Microsoft Access 2010 est une application qui vous permet de combiner des informations provenant de différentes sources dans une seule base de données. Cette version a été publiée sous la devise « La simplicité en tout » - vous n'avez pas besoin d'être un spécialiste pour travailler avec. Les bases de données Web ajoutées ont considérablement amélioré l'interaction avec les informations, simplifiant les processus de suivi, de reporting et de partage des données.

La gestion du ruban, entièrement implémentée dans Access 2010, ne fournit que les outils les plus nécessaires, sans permettre à l'utilisateur de se perdre dans une variété de commandes et de paramètres.



MicrosoftAccès 2013

Microsoft Access 2013 est l'une des nouvelles versions du système de gestion de base de données (SGBD). Dans l'application, vous trouverez les fonctions et outils nécessaires qui vous aideront à organiser la gestion des données, à améliorer le reporting et à fournir un accès partagé aux informations à un grand nombre d'utilisateurs.

Vous pouvez également télécharger le programme pour créer une application Web. Dans Access 2013, tout ce que vous avez à faire est de sélectionner le type de données que vous suivez (projets, tâches, contacts) et l'application crée automatiquement une structure dans laquelle vous pouvez ajouter des informations. Des commandes de base et des outils de navigation seront intégrés au projet, donc une fois créé, vous pourrez immédiatement commencer à l'utiliser.



MicrosoftAccès 2016

Microsoft Access 2016 est bien plus qu'un simple programme de développement de bases de données. Il s'agit d'un système complet conçu pour suivre les informations, créer des rapports et partager des informations. Cela permet de tirer des conclusions éclairées et équilibrées et de choisir les solutions optimales à certains problèmes. Même les utilisateurs les moins expérimentés peuvent télécharger et utiliser Access 2016, car même sans grandes connaissances dans ce domaine, vous pouvez développer rapidement l'application nécessaire en convertissant des modèles gratuits prêts à l'emploi en fonction de vos besoins.

Cette version du programme propose un nouveau type de base de données : une application web est créée dans MS Access 2016 et utilisée via un navigateur en tant que service SharePoint. Pour le créer, vous devez décider du type de données qui devront être suivies, après quoi le programme générera indépendamment la structure nécessaire. Il contiendra des commandes de base et une navigation intégrées, vous pourrez donc commencer immédiatement.

Access 2010 est un programme de création et de gestion de bases de données. Pour comprendre Access, vous devez d’abord comprendre les bases de données.

Dans cet article, vous découvrirez les bases de données et comment elles sont utilisées. Vous apprendrez les différences entre la gestion des données dans Access et Microsoft Excel.

Qu'est-ce qu'une base de données ?

Une base de données est un ensemble de données stockées dans un système informatique. Les bases de données permettent à leurs utilisateurs de saisir, d'accéder et d'analyser rapidement et facilement leurs données. Ils constituent un outil tellement utile que vous les voyez tout le temps. Avez-vous déjà attendu pendant que la réceptionniste d'un médecin saisissait vos informations personnelles dans un ordinateur ou regardait un employé d'un magasin utiliser un ordinateur pour voir si un article était en stock ? Ensuite, vous avez vu la base de données en action.

Le moyen le plus simple de comprendre ce qu’est une base de données est de la considérer comme un ensemble de listes. Pensez à l'une des bases de données mentionnées ci-dessus : une base de données de patients dans un cabinet médical. Quelles listes sont contenues dans une telle base de données ? Eh bien, pour commencer, il y a une liste de noms de patients. Ensuite, il y a une liste des rendez-vous passés, une liste des antécédents médicaux de chaque patient, une liste de coordonnées, etc.

Cela s'applique à toutes les bases de données, des plus simples aux plus complexes. Par exemple, si vous souhaitez préparer des cookies, vous pouvez conserver une base de données contenant les recettes que vous savez préparer et les amis à qui vous donnez ces recettes. C'est l'une des bases de données les plus simples. Il contient deux listes : une liste de vos amis et une liste de recettes de pâtisserie.

Cependant, si vous étiez boulanger professionnel, vous auriez bien d'autres listes à suivre : une liste de clients, une liste de produits vendus, une liste de prix, une liste de commandes... la liste est longue. Plus vous ajoutez de listes, plus la base de données sera complexe.



Les listes dans Access sont un peu plus complexes que celles que vous écrivez sur papier. Access stocke ses listes de données dans des tableaux, vous permettant de stocker des informations encore plus détaillées. Dans le tableau ci-dessous, la liste des personnes figurant dans la base de données des boulangers amateurs a été élargie pour inclure d'autres informations pertinentes sur les amis.



Si vous connaissez d'autres programmes de la suite Microsoft Office, cela peut vous rappeler Excel, qui permet d'organiser les données de manière similaire. En fait, vous pouvez créer un tableau similaire dans Excel.

Pourquoi utiliser une base de données ?

Si une base de données est essentiellement une collection de listes stockées dans des tableaux et que vous pouvez créer des tableaux dans Excel, pourquoi avez-vous besoin d’une véritable base de données ? Alors qu'Excel est excellent pour stocker et organiser les nombres, Access est beaucoup plus efficace pour gérer les données non numériques telles que les noms et les descriptions. Les données non numériques jouent un rôle important dans presque toutes les bases de données, et il est important de pouvoir les trier et les analyser.

Cependant, ce que font réellement les bases de données, au-delà de tout autre moyen de stockage de données, c'est la connectivité. Nous appelons une base de données comme celles avec lesquelles vous travaillerez dans Access une base de données relationnelle. Une base de données relationnelle peut comprendre comment les listes et les objets qu'elles contiennent sont liés les uns aux autres. Pour explorer cette idée, revenons à une base de données simple avec deux listes : les noms de vos amis et les recettes de cookies que vous savez réaliser. Vous décidez de créer une troisième liste pour suivre les lots de cookies que vous créez et à qui ils sont destinés. Puisque vous êtes en train de les préparer, que vous connaissez la recette et que vous ne faites que les transmettre à vos amis, cette nouvelle liste obtiendra toutes ses informations à partir des listes que vous avez créées précédemment.



Voyez-vous comment la troisième liste utilise des mots qui apparaissaient dans les deux premières listes ? La base de données est capable de comprendre qu'Ivan Ivanovich et les cookies à la crème sure dans la liste sont les mêmes choses qu'Ivan Ivanovich et les cookies à la crème sure dans les deux premières listes. Cette relation semble évidente, et la personne la comprendra immédiatement. Cependant, un classeur Excel ne le peut pas.

Différence entre Access et Excel

Excel traiterait toutes ces choses comme des informations distinctes et sans rapport. Dans Excel, vous devrez saisir toutes les informations sur une personne ou un type de cookie à chaque fois que vous le mentionnerez car cette base de données ne sera pas relative comme une base de données Access. En termes simples, les bases de données relationnelles peuvent reconnaître ce qu'une personne peut faire : si les mêmes mots apparaissent dans plusieurs listes, ils font référence à la même chose.

Le fait que les bases de données relationnelles puissent traiter les informations de cette manière vous permet de saisir, rechercher et analyser des données dans plusieurs tables à la fois. Toutes ces choses seraient difficiles à réaliser dans Excel, mais dans Access, même les tâches complexes peuvent être simplifiées et rendues très conviviales.

Microsoft Access, sorti en 2013 year est un programme inclus dans le package Microsoft Office qui vous permet de gérer, modifier et créer des bases de données distinctes. Grâce à sa polyvalence et à son interface simple et intuitive, même un utilisateur inexpérimenté peut maîtriser le programme en peu de temps.

De plus, au cas où vous auriez des questions ou des problèmes techniques, il est livré avec un ouvrage de référence complet et un personnage animé intégré qui fait office d'assistant rapide. Microsoft Access 2013 comprend des modèles gratuits pour créer un référentiel d'informations simple. En raison de l'automatisation maximale, l'utilisateur n'a pas besoin de connaître le langage VBA pour travailler avec ce programme.

Accès 2013 en téléchargement gratuit russe :

Version Microsoft Accéderéchantillon 2013 année diffère de ses versions précédentes par son apparence améliorée, ainsi que par la possibilité de modifier le menu du ruban. En outre, des modules complémentaires écrits peuvent être ajoutés à Office Store et la distribution du produit peut être gratuite ou payante. De plus, la vitesse d'importation à partir des versions antérieures de MS Access a été accélérée.

Comment installer Access 2013

Cliquez sur démarrer l'installation



Cliquez sur Paramètres.



Sélectionner un composant Accéder Et installations, cliquez sur installer.



S'il y a un problème de téléchargement :

Fonctionnalités et spécifications de Microsoft Access 2013

Le programme est conçu pour stocker, modifier et maintenir l'intégrité des données stockées dans la base de données, ainsi que pour effectuer diverses opérations sur des groupes individuels d'enregistrements. Les principaux composants sont :

• constructeurs de tableaux, de formulaires d'écran et de rapports imprimés ;
• générateur de requêtes

Cet environnement est capable de générer des scripts en VBA, ce qui vous permet de réécrire littéralement votre propre base de données, ainsi que des logiciels supplémentaires, si nécessaire.


Lors de la création d'une nouvelle base de données vide, vous devez choisir l'une des quatre options d'interaction et la structure selon laquelle les informations seront stockées :

1. Les tableaux sont le principal moyen de stocker des données. Ils sont presque identiques à Excel, ce qui facilite l'importation à partir de ces programmes.
2. Les formulaires vous permettent de saisir les données nécessaires directement dans la base de données ; contrairement aux tableaux, les formulaires offrent un moyen plus visuel de saisir les informations nécessaires.
3. Les rapports sont principalement utilisés pour une impression ultérieure, ils sont capables de calculer toutes les données de la base de données et d'afficher un résultat généralisé, par exemple le montant des bénéfices réalisés.
4. À l'aide de requêtes, vous pouvez saisir, trier et modifier les informations stockées dans les tableaux. Ils sont également utilisés pour rechercher des enregistrements spécifiques.

Conditions d'utilisation du programme

Les droits d'accès à cette base de données sont divisés en trois niveaux : invité (peut uniquement afficher les tables), auteur (peut apporter des modifications aux données du formulaire), développeur (peut modifier les tables). Le serveur SQL mis à jour peut augmenter considérablement les performances. Et l'utilisation de programmes tels que SharePoint permet de créer une base de données stable sur un site Web sélectionné.