Un insieme versatile di applicazioni per lavorare con file di testo (Word), fogli di calcolo (Excel), presentazioni (PowerPoint), posta (Outlook), note (OneNote) e altri tipi di documenti. La prima versione di Microsoft Office è stata rilasciata 27 anni fa, ma grazie al costante sviluppo, questo prodotto è ancora uno dei più popolari sul mercato.

I programmi della suite Microsoft Office combinano potenti funzionalità e facilità d'uso. Pertanto, sono ottimi per la creazione e la modifica documenti d'ufficio qualsiasi complessità. Inoltre, sono integrati con servizi cloud Microsoft: puoi accedere ai file su qualsiasi dispositivo e collaborare a documenti condivisi con altre persone.

Microsoft Office va ben oltre le funzionalità di base. Ad esempio, per lavorare comodamente con il testo, Word ha un traduttore integrato e una funzione di riconoscimento vocale che stampa le parole dettate dall'utente. E OneNote può riconoscere il testo nelle immagini.

2. iWork

• Piattaforme: macOS, iOS, web.
• Prezzo: gratuito.

marchiato ufficio Apple, che chiunque può scaricare gratuitamente Utente Mac. Quasi quanto le loro controparti Microsoft, Pages, Numbers e Keynote ti consentono di creare documenti, fogli di calcolo e presentazioni mentre modifichi con i colleghi su macOS, iOS o nel browser.

• Prezzo: gratuito o da 1.000 rubli all'anno.

Questo popolare blocco note digitale è un ottimo strumento per la gestione di un'ampia raccolta di testo, immagini e note vocali. Evernote offre un sistema di tag che puoi utilizzare per taggare le voci aggiunte. Per maggiore comodità, i tag possono essere raggruppati e annidati l'uno nell'altro. Questo approccio unico rende facile strutturare centinaia e persino migliaia di note e, se necessario, trovare rapidamente quelle che ti servono.

Supporta la sincronizzazione tra dispositivi e consente di lavorare senza connettersi al Web.

4. Scintilla

• Prezzo: gratuito.

Nessuno lavoro d'ufficio non può essere immaginato senza l'interazione con la posta. Spark ti aiuterà a risolvere i blocchi delle caselle di posta e a rispondere alle lettere dei colleghi il più rapidamente possibile. Grazie all'interfaccia pensata per sciocchezze, smistamento automatico delle lettere, ricerca intelligente e molti altri funzioni utili il tuo lavoro con la posta si trasformerà in un vero piacere.

• Prezzo: gratuito.

Gli impiegati hanno spesso a che fare con documenti PDF. In tali situazioni, è importante avere a portata di mano un pratico visualizzatore di PDF. E ancora meglio: un programma con il quale non solo puoi visualizzare i documenti, ma anche annotarli. Foxit Reader è un buon candidato per questa posizione. È veloce e facile da gestire. Con esso puoi leggere file PDF, prendere appunti nel testo e lasciare i tuoi commenti sulle pagine.

• Piattaforme: macOS, iOS, watchOS.
• Prezzo: 3 790 rubli.

Il flusso delle attività quotidiane è completamente impossibile da tenere a mente, e quindi fissare idee e pianificare le cose è la chiave del successo nel lavoro. A differenza di Todoist, Things è meticolosamente creato con attenzione a ogni dettaglio dell'interfaccia e del design, in modo che mettere in ordine tutti i tuoi affari sia rapido e conveniente. Confessando la filosofia, l'applicazione aiuta a organizzare progetti di lavoro, strutturare e pianificare le attività. Tutto quello che devi fare è completarli.

• Piattaforme: Windows, macOS.
• Prezzo: gratuito o $ 25.

Se sei troppo spesso distratto da siti e programmi inappropriati mentre lavori, Cold Turkey Blocker ti aiuterà. Questa app blocca tutte le distrazioni per il tempo impostato. Fino alla data di scadenza, non potrai aprire i siti e i programmi inclusi nell'elenco. Cold Turkey Blocker può abilitare il blocco automaticamente in base a una pianificazione definita dall'utente.

• Piattaforme: macOS, iOS.
• Prezzo: 2 290 rubli.

MindNode è utile a chiunque lavori con progetti complessi e ti consentirà di visualizzare lo sviluppo di un'idea in un prodotto finale. Con questa app puoi fare brainstorming, creare qualsiasi complessità e condividerla rapidamente con i colleghi ed esportare attività in Things, OmniFocus e altre app o servizi.

• Piattaforme: Windows, Android, iOS, Web.
• Prezzo: gratuito o da $ 3,33 al mese.

Questa piccola utility sincronizza il tuo computer con il tuo smartphone, tablet o altri gadget. È sufficiente installare i client Pushbullet su tutti i dispositivi e collegarli a un account condiviso. Successivamente, puoi vedere tutte le notifiche mobili sul tuo computer e trasferire note, collegamenti e piccoli file tra gadget.

Se tuo dispositivo mobile funziona su Android, puoi anche inviare e ricevere SMS e messaggi di messaggistica direttamente dal tuo computer. Inoltre, Pushbullet integra appunti dispositivi diversi: Qualsiasi testo copiato su uno smartphone o un tablet può essere immediatamente incollato in un campo di testo su un computer e viceversa.

10. Orso

• Piattaforme: macOS, iOS.
• Prezzo: gratuito o 949 rubli all'anno.

Un analogo semplice e leggero di Evernote, che può essere utilizzato per registrare idee, codice e in generale qualsiasi testo. l'orso ha sistema potente tag con sottotag, ricerca facile e supporta markup Markdown semplificato, oltre a esportare il testo finito in vari formati, inclusi HTML, PDF e DOCX. E l'applicazione vanta un'interfaccia concisa e bellissimi temi di design per tutti i gusti.

• Piattaforme: macOS, iOS, watchOS.
• Prezzo: 379 rubli.

La tecnica del pomodoro è ben nota per la sua efficacia ed è ampiamente utilizzata. Per una valanga di compiti di routine e non molto d'ufficio, si adatta perfettamente. Con il timer FocusList, non solo puoi tenere traccia dei periodi di lavoro e delle pause di riposo, ma anche vedere quanto tempo impiegano determinate attività. E questo, a sua volta, aiuterà ad analizzare il flusso di lavoro e a procrastinare meno.

12. flusso

• Piattaforme: Windows, macOS, Linux.
• Prezzo: gratuito.

Durante la giornata lavorativa, l'illuminazione dell'ufficio cambia. Ma la temperatura dei colori sul display da lavoro è sempre la stessa di quella naturale luce del giorno, e sotto le lampade della sera. Questa differenza può far apparire lo schermo troppo luminoso e stancare rapidamente gli occhi. Il programma f.lux regola automaticamente i colori del display in base alle condizioni di illuminazione. Una funzionalità simile è integrata in Windows 10, ma f.lux è più personalizzabile e offre il miglior comfort visivo.

13. Incolla

• Piattaforme: macOS.
• Prezzo: 749 rubli.

Una piccola utility, Incolla, espande notevolmente le capacità degli appunti, che è semplicemente inestimabile quando si lavora con vari documenti e fogli di calcolo. L'applicazione ricorderà il testo, i file e i collegamenti copiati, aprendo un comodo accesso alla cronologia degli appunti. Nelle impostazioni puoi regolare il numero di oggetti memorizzati, impostare i tasti di scelta rapida e abilitare la sincronizzazione con tutti i tuoi dispositivi.

14. GIMP

• Piattaforme: Windows, macOS, Linux.
• Prezzo: gratuito.

Anche se non sei un designer, probabilmente modifichi comunque le immagini per varie attività d'ufficio. Ad esempio, ritagliare una foto e regolarne i colori per la presentazione o il post successivo su un portale aziendale. Installare Photoshop per tali scopi è stupido. È più facile usarlo alternativa gratuita- GIMP. Questo editor, forse, è inferiore a Photoshop nel numero di funzioni. Ma per le attività non professionali sarà sicuramente più che sufficiente.

• Piattaforme: macOS.
• Prezzo: 229 rubli.

Ma l'applicazione Look Up si prenderà cura della tua salute, o meglio, della tua vista. Aiuta a ridurre la tensione muscolare degli occhi dal lavoro al computer, ricordandoti ogni 20 minuti di staccarti dallo schermo per alcuni secondi e guardare in lontananza. Anche in Look Up c'è una selezione di semplici esercizi per allungare la schiena rigida e altri muscoli.

• Piattaforme: macOS, iOS, Windows.
• Prezzo: $ 45 $ 4,16 al mese.

TextExpander farà risparmiare tempo a tutti coloro che lavorano molto con i testi e devono inserire spesso le stesse informazioni. Con esso, puoi impostare scorciatoie da tastiera che si espanderanno istantaneamente in un testo predefinito di qualsiasi volume. Ad esempio, con TextExpander, puoi inserire e-mail, risposte e-mail, dettagli di pagamento e qualsiasi altra informazione che digiti spesso manualmente in un paio di clic. Grazie alla sincronizzazione, le scorciatoie saranno disponibili anche su iOS, dove l'input avviene tramite la tastiera TextExpander.

• Piattaforme: Windows, macOS, Android, iOS, web.
• Prezzo: gratuito o da 2.190 rubli all'anno.

Todoist può essere utilizzato come normale agenda giornaliera o lavorativa. Tutto è come al solito: crea attività, imposta promemoria, contrassegna attività completate.

Allo stesso tempo, le capacità di questo servizio saranno sufficienti per gestire i progetti di ufficio più complessi con una struttura multilivello, un gran numero di partecipanti e sottoattività. Todoist ha strumenti per la delega e la personalizzazione della gerarchia delle attività, etichette, filtri e altre funzionalità avanzate. Grazie a loro, l'applicazione si adatterà facilmente ai tuoi obiettivi personali e professionali, non importa quanto grandi siano.

Installando il client Todoist sul tuo dispositivo, puoi gestire le tue attività anche quando sei offline.

Lavorare con i documenti richiede molto tempo agli utenti, in particolare agli impiegati. Ma ci sono molti programmi che possono ottimizzare in modo significativo il lavoro manuale quando si lavora con i documenti automatizzando alcuni processi. Molte di queste soluzioni sono facili da usare, molto convenienti ed economiche, e quindi disponibili per una vasta gamma di utenti. Questi programmi saranno discussi in questo articolo.

Organizzazione dei documenti

Utenti che devono confrontarsi un largo numero documenti elettronici, la situazione è ben nota quando, nonostante il rigido sistema di directory e sottodirectory, ci vuole molto tempo per trovare il documento giusto. Una delle soluzioni a questo problema è l'uso di uno speciale programma di catalogazione, il cui compito principale è organizzare e ordinare i dati, che in definitiva garantisce una rapida ricerca delle informazioni necessarie. Esistono moltissimi catalogatori di questo tipo sul mercato e tutti si concentrano sulla catalogazione di dischi, cartelle e file o di alcune informazioni altamente specializzate (film, monete, francobolli, ecc.). Qualsiasi catalogatore universale che consente di catalogare cartelle e file di diverso tipo è adatto per la catalogazione di documenti. Il pacchetto WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) è considerato la migliore tra queste soluzioni, ma è piuttosto costoso e le sue capacità sono chiaramente ridondanti per molti utenti. Per la maggior parte basterà utilizzare il pacchetto WinCatalog Standard.

Un altro modo è combinare documenti correlati in documenti complessi strutturati gerarchicamente archiviati all'interno di file di dati corrispondenti a queste strutture. In tali documenti strutturati, è molto più comodo navigare e trovare le informazioni necessarie sia per la strutturazione che per le capacità di ricerca avanzate all'interno del documento. Inoltre, tale strutturazione consente di eseguire una ricerca esterna e cercare documenti in base a frammenti di testo in essi inclusi. Ad esempio, il pacchetto Maple è progettato per creare documenti strutturati gerarchicamente.

Standard WinCatalog

Sviluppatore: WinCatalog.com

Dimensione della distribuzione: 1,62 MB

Lavoro sotto controllo: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Metodo di distribuzione: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Prezzo: 200 rubli.

WinCatalog Standard è un catalogatore multifunzionale di facile utilizzo con una chiara interfaccia in lingua russa (Fig. 1). Il pacchetto consente di catalogare i dati da qualsiasi supporto che può essere collegato al computer: floppy disk, unità disco rigido e di rete, normali CD e CD audio, dischi Zip, ecc. Con esso, puoi ordinare e organizzare qualsiasi cartella e file, indipendentemente dalla loro posizione. Puoi inserire i dati nel catalogo manualmente (immediatamente nelle cartelle virtuali) o scansionando i dischi (compresi gli archivi Zip che si trovano lì) - in questo caso, è meglio ordinare le cartelle e i file estratti dai dischi in cartelle virtuali per facilitare orientamento, che, grazie al supporto delle operazioni di trascinamento della selezione, non richiederà molto tempo.

Riso. 1. Interfaccia standard di WinCatalog

La gestione generale delle directory è facile e conveniente. La divisione dei dati in cartelle tematiche semplifica notevolmente l'orientamento e il posizionamento delle cartelle e dei relativi elementi nidificati è facile da modificare con un semplice trascinamento della selezione. Ricerca avanzata (per nome, commento, dimensione e data di modifica; Fig. 2), che supporta le operazioni booleane e la possibilità di selezionare una cartella specifica per la ricerca, oltre a tenere conto delle parole chiave (possono essere prudentemente aggiunte ai singoli articoli del catalogo ), consente di trovare rapidamente il documento desiderato e la ricerca dei duplicati serve a rimuovere gli elementi duplicati dalla raccolta. L'esportazione di tutto o parte del catalogo della documentazione in un file CVS consente di elaborare i dati in un'altra applicazione (ad esempio, MS Excel), mentre l'esportazione in un file HTML è conveniente per la stampa del catalogo.

Riso. 2. Cerca i documenti in WinCatalog Standard

Acero 6.25

Sviluppatore: Sistemi per ufficio in cristallo

Dimensione della distribuzione: Acero - 5,3 MB, Acero Professional - 5,89 MB

Lavoro sotto controllo: Windows (tutte le versioni)

Metodo di distribuzione: shareware (demo di 30 giorni: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Prezzo: Acero - $ 21,95, Acero Professional - $ 30,95

Maple è un gestore di documenti di facile utilizzo che consente di combinare diversi materiali in strutture gerarchiche e ottenere di conseguenza documenti strutturati: piani aziendali, report, note analitiche, brochure, ecc. In tali alberi di documenti gerarchici, le diverse informazioni sono presentate in modo più chiaro ed è molto più facile trovare qualsiasi documento rispetto alla catalogazione standard. Per visualizzare i documenti creati in Maple, è necessario uno speciale Maple Reader, che può essere scaricato gratuitamente all'indirizzo: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Il pacchetto ha un'interfaccia amichevole (Fig. 3) ed è così facile da imparare che anche la mancanza della localizzazione in lingua russa del programma non diventerà un ostacolo per la maggior parte degli utenti, e quindi questa soluzione può essere consigliata al pubblico più ampio.

Riso. 3. Interfaccia del programma in acero

Il manager è presentato in due versioni: Maple base e Maple Professional esteso. Al numero differenze fondamentali la versione estesa dovrebbe includere la presenza di tali caratteristiche aggiuntive come la ricerca di documenti, il controllo della grammatica, la crittografia dei file e il backup di strutture gerarchiche.

La base di qualsiasi documento in Maple è un albero gerarchico di nodi, il livello di nidificazione dei sottonodi in cui, oltre al loro numero, non è limitato. Ogni nodo è un documento separato che contiene non solo testo (digitato direttamente, incollato dagli appunti o importato da documenti in formato RTF, DOC, WRI e HTML), ma anche materiale tabellare, grafica, collegamenti a frammenti di base del finale documento o file, e così via. Durante la preparazione dei documenti, è possibile utilizzare un insieme standard di funzioni per lavorare con il testo: modificare il tipo e la dimensione del carattere, creare elenchi, progettare paragrafi, utilizzare stili, ecc. L'integrazione con MS Word consente di utilizzare il correttore ortografico integrato in MS Word per controllare la grammatica e cercare sinonimi non solo in inglese, ma anche in russo. Il sistema di ridondanza integrato offre la possibilità di creare file compressi backup documenti gerarchici (nei formati ZIP e CAB). La procedura guidata di crittografia integrata ti aiuta a crittografare i documenti sensibili utilizzando l'algoritmo crittografico Blowfish. E il modulo di ricerca Finder ti consente di trovare rapidamente i documenti necessari per frammento di nome, autore, commenti, contenuto (Fig. 4), ecc.

Riso. 4. Cerca i documenti per contenuto
in essi testo in acero

Accesso rapido ai documenti

La tecnologia di preparazione informatica dei documenti presuppone che i documenti creati vengano utilizzati ripetutamente in futuro. Ad esempio, quando si sviluppa un nuovo documento, potrebbero essere necessari uno o due paragrafi del documento di ieri, oppure il nuovo documento è generalmente una copia del vecchio, ma con informazioni variabili modificate, ecc.

Sfortunatamente, l'utente è tutt'altro che sempre in grado di ricordare il nome del documento importante creato l'altro ieri e talvolta non ha idea di dove cercarlo. Ovviamente, devi dare ai tuoi documenti nomi significativi e archiviarli in un catalogo ordinato, ma purtroppo può essere diversamente, a causa della fretta, delle chiamate che distraggono e così via. Di conseguenza, la ricerca del documento richiesto può richiedere molto tempo prezioso - dopotutto, non è affatto un dato di fatto che sarai in grado di aprirlo tramite l'elenco dei collegamenti di Windows agli ultimi documenti disponibili tramite il Menu iniziale. Il punto è che questa lista:

• limitato a 15 documenti: ciò significa che la probabilità di entrare nei documenti, ad esempio una settimana fa, è quasi zero;
• non ti permette di localizzare il documento se ricordi parte del testo, ma hai dimenticato il nome del file;
• non include documenti con lo stesso nome (ma diversi) salvati con lo stesso nome, ma in cartelle diverse, che è rilevante, ad esempio, quando lavoro congiunto sul documento con la formazione di diverse sue versioni.

C'è un altro problema - previsto in elenco di finestre documenti recenti è uno dei canali di fuga di dati riservati, poiché qualsiasi utente (incluso un utente malintenzionato) può utilizzarlo per conoscere la natura dell'attività informatica del proprietario. Pertanto, si consiglia di cancellare regolarmente questo elenco, ad esempio utilizzando le utilità per rimuovere i dati "spazzatura" dal disco. Di conseguenza, si verifica una situazione apparentemente paradossale: se un utente distrugge regolarmente informazioni sui documenti utilizzati di recente per motivi di sicurezza, perde un rapido accesso ad essi e rischia altrimenti di diventare vittima di intrusi. Tuttavia, c'è una via d'uscita: puoi utilizzare l'utilità specializzata ActualDoc, che si espande Funzionalità di Windows in termini di lavoro con documenti recenti.

Se il documento desiderato è stato creato molto tempo fa e quindi non può comparire nell'elenco dei documenti aperti di recente (sia integrato in Windows che nell'elenco ActualDoc), dovrai ricorrere alla ricerca. Qui sorge un altro problema: di norma, l'utente non ricorda il nome del documento (così come la data della sua creazione), ma sa quali parole chiave si trovano nel testo. Quindi, devi cercare un documento in base a frammenti del testo in esso incluso - ahimè, questo compito anche se può essere risolto da built-in Strumenti di Windows o, per esempio, Parola, ma molto mediocre. E il punto non è solo che una tale ricerca non è del tutto ovvia e viene eseguita lentamente - a volte puoi sopportarlo. È molto più importante che non tutti i file vengano trovati: le caratteristiche morfologiche della lingua russa non verranno prese in considerazione durante la ricerca, quindi i file in cui le parole cercate hanno una diversa fine del caso non verranno trovati. Allo stesso tempo, utilità di ricerca specializzate come Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 e Phoenix Search (http://indexlab .net/) possono trovare rapidamente i documenti di cui hanno bisogno, indipendentemente dalla loro posizione. Il pacchetto "Archivarius 3000" ci sembra la più appetibile tra le soluzioni citate in termini di rapporto "prezzo/qualità".

ActualDoc 3.5

Sviluppatore: Software Flexigen

Dimensione della distribuzione: Standard - 4,1 MB, Professionale - 3,6 MB

Lavoro sotto controllo: Windows 2000/XP/2003/Vista

Metodo di distribuzione: Standard - freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (demo di 14 giorni - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc.exe )

Prezzo: Standard è gratuito, Professional è $ 19,95

ActualDoc è un recente gestore di documenti che ricorda i documenti utilizzati e fornisce un accesso rapido e sicuro ad essi. Il programma è semplice e intuitivo, ha un'interfaccia amichevole con supporto per la lingua russa (Fig. 5) e praticamente non richiede tempo per padroneggiarlo, soprattutto perché è accompagnato da un'esaustiva sistema di aiuto, e quindi può diventare uno strumento indispensabile sia per i professionisti che per gli utenti domestici.

Riso. 5. Interfaccia del programma ActualDoc

ActualDoc tiene traccia del download di un numero illimitato di documenti entro un periodo specificato dall'utente (per impostazione predefinita - 60 giorni), supporta più di 40 formati di file (file di testo e immagine, documenti MS Office e documenti HTML, file PDF, ecc. ) e ti consente di scaricarne rapidamente uno qualsiasi. Trovare il documento giusto nell'ambiente del programma non è un problema. Se lo scorrimento dei documenti che ha memorizzato è relativamente piccolo, puoi selezionare un documento direttamente dall'elenco. Diversamente, è più ragionevole limitare preliminarmente l'elenco dei possibili richiedenti filtrandolo (è possibile filtrare per periodo). di intervallo, per estensione e categoria) o ricerca per nome del documento (in termini generali) o per un frammento del testo in esso contenuto (la ricerca nel testo russo non va però sempre a buon fine). C'è un altro modo per aprire rapidamente il documento desiderato: attraverso i segnalibri integrati (lo stesso di in Internet Explorer; Riso. 6), che può essere assegnato a singoli documenti di uso frequente e velocizza notevolmente l'accesso agli stessi, non essendo necessaria la ricerca. Il documento selezionato è disponibile nel visualizzatore integrato - per la visualizzazione, la ricerca e la copia, nonché in un'applicazione esterna - per la modifica e può essere utilizzato per l'elaborazione completa, la copia selettiva di informazioni da esso o per l'invio di un documento a e-mail. In questo caso, è possibile nascondere l'elenco dei documenti stesso occhi indiscreti e protetto da password- in questo caso, i file utilizzati di recente non verranno visualizzati nel menu Inizio -> Documenti.

Riso. 6. Apertura di un documento tramite un segnalibro
in ActualDoc

Il pacchetto è disponibile in due versioni: standard base gratuita e Professional a pagamento. Le funzionalità della versione gratuita non consentono di visualizzare i documenti nei visualizzatori integrati, utilizzare la funzione di ricerca (di conseguenza, è possibile cercare i documenti solo visivamente, visualizzando l'elenco completo o filtrato), creare categorie personalizzate e modificare i segnalibri.

Archivista 3000 (3.82)

Sviluppatore: Likasoft

Dimensione della distribuzione: 3 MB

Lavoro sotto controllo: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Metodo di distribuzione: shareware (demo di 30 giorni - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Prezzo: licenza per studenti - 195 rubli, licenza personale - 295 rubli, licenza commerciale - 900 rubli.

« Archivarius 3000 è la soluzione ottimale per la ricerca rapida di documenti in 18 lingue diverse (tra cui russo, inglese, tedesco e francese), rivolta ad una vasta gamma di utenti. Il programma fornisce l'accesso istantaneo ai documenti che si trovano sul disco rigido, sulla rete e unità rimovibili(CD, DVD, ZIP, ecc.) e può funzionare con tutti i tipi di documenti più diffusi (file PDF, documenti MS Office, file di testo, ecc.). Può cercare negli archivi (ZIP, RAR, ecc.), messaggi di posta(Outlook, Outlook Express, The Bat!, ecc.) e i relativi allegati. Inoltre, le ricerche sono supportate nei database Lotus Notes e Lotus Domino e nei database dei messaggi ICQ, Odigo IM e Miranda IM.

Insieme alla consueta ricerca per parola chiave o per un insieme di parole chiave, il programma supporta una modalità di ricerca avanzata utilizzando funzioni logiche e può cercare documenti non solo per contenuto, ma anche per nome file, data di modifica, dimensione, tipo di documento, codifica, ecc. (Fig. 7). Grazie al pieno supporto Unicode, la ricerca viene eseguita correttamente non solo nei documenti in una lingua, ma anche in quelli multilingue (ad esempio, con testo in russo e tedesco contemporaneamente). È possibile ricercare i documenti da remoto via Internet con successivo accesso ai documenti trovati tramite qualsiasi browser Internet, come Internet Explorer. I risultati della ricerca possono essere presentati in modalità estratto, quando i frammenti più significativi (rilevanti) dei documenti selezionati vengono visualizzati con l'evidenziazione delle parole trovate, e in modalità tabella, quando breve informazione sui documenti (Fig. 8), in base ai quali possono essere ordinati.

Riso. 7. Cerca i documenti nell'ambiente Archivist 3000

Riso. 8. Opzioni per la presentazione dei risultati della ricerca
in "Archivarius 3000"

Compilazione di documenti standard

La preparazione dei documenti standard richiede una parte significativa del tempo per quegli utenti che, in servizio, sono impegnati nella preparazione di documentazione varia presso compagnie assicurative, banche, studi notarili, società che forniscono servizi di vario genere, ecc. Di norma, tali documenti vengono creati nel testo Editor di parole sulla base di documenti di base inizialmente sviluppati, in cui alcune informazioni variabili vengono semplicemente sostituite. Non c'è nulla di complicato in questo, ma con grandi volumi di documentazione, gli errori sono inevitabili: ad esempio, puoi inserire accidentalmente i dati nel posto sbagliato dove dovrebbero essere, o cancellare alcune parole del documento, ecc. Pertanto, è auspicabile che solo i campi in cui devono essere inseriti i dati siano aperti per l'immissione e tutto il resto del testo sia bloccato. Viene fornita la possibilità di creare tali documenti in Word da parte degli sviluppatori. È sufficiente sviluppare una serie di modelli per tutti i documenti standard utilizzati nell'organizzazione, affinché ogni modello vieti la modifica dei dati permanenti (comando Strumenti -> Imposta protezione -> Vieta qualsiasi modifica diversa dall'immissione di dati nei campi del modulo) e addestrare gli utenti a creare documenti da modelli. Per i documenti tipici, dove le informazioni variabili sono relativamente poche, tali modelli saranno sufficienti per accelerare notevolmente il processo di preparazione dei documenti e ridurre il rischio di errori.

Tuttavia, in pratica, vengono utilizzati molti documenti standard, in cui le informazioni variabili occupano fino alla metà del volume e alcuni dei dati variabili in una forma o nell'altra vengono ripetuti ripetutamente (Fig. 9), ad esempio il nome completo. in diversi casi, scrivendo per date o importi inseriti, ecc. In questo caso l'utilizzo dei template di Word fa poco, poiché la compilazione dei documenti anche tramite template richiederà molto tempo, perché tutti i dati variabili dovranno essere inseriti manualmente.

Riso. 9. Un esempio di documento di grande volume
informazione variabile

C'è un'altra caratteristica dell'esecuzione di documenti standard: spesso è necessario preparare non un documento, ma più documenti contemporaneamente (ad esempio, per redigere un accordo bancario sull'apertura di un deposito, sono necessari tre o quattro tipi di accordi per firma). Pertanto, le stesse informazioni devono essere inserite in documenti diversi, il che richiede anche molto tempo e la probabilità di commettere un errore aumenta di conseguenza. È molto più veloce redigere tali documenti utilizzando applicazioni specializzate progettate per automatizzare il processo di preparazione di documenti standard, come ad esempio AvtoDoc o Blitz Document. Queste applicazioni si basano anche sull'utilizzo di modelli, che, a differenza dei tradizionali modelli di Word, non solo consentono di inserire i dati nei campi previsti (per i quali l'utente deve compilare una serie di moduli con i dati), ma anche saper convertire i dati inseriti in modo programmato, ad esempio possono sostituire il numero in parole, declinare parole e frasi secondo casi grammaticali, ecc. Di conseguenza, i documenti necessari vengono compilati rapidamente e il numero di errori che possono essere commessi in questo caso risulta essere un ordine di grandezza inferiore rispetto a quando sono tradizionalmente preparati in Word. Inoltre, anche la creazione di documenti standard attraverso soluzioni specializzate è interessante perché tutti i documenti creati vengono catalogati automaticamente e in futuro non è un problema trovarne nessuno e l'utente non ha bisogno di conoscere la complessità della documentazione, perché tutte le sfumature legali sono già prese in considerazione nei modelli.

AutoDoc 1.2

Sviluppatore: EleWise

Dimensione della distribuzione: 6 MB

Lavoro sotto controllo: Windows 2000/XP/2003

Metodo di distribuzione: shareware (demo funzionalmente limitato - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Prezzo:"AutoDoc-Personal" - 1980 rubli, "AutoDoc-Server" - 2980 rubli, "AutoDoc-Client" - 1490 rubli.

AutoDoc è un programma che consente di automatizzare e velocizzare il processo di compilazione di documenti standard utilizzando modelli creati utilizzando MS Word e mantenendo un archivio di documenti e record realizzati utilizzando questi modelli. Il processo di generazione di nuovi documenti al suo interno è estremamente automatizzato: basta selezionare lo scenario aziendale desiderato dall'elenco generale degli scenari (uno scenario aziendale è un modello personalizzato) e compilare il modulo di input con i dati richiesti (Fig. 10). Il documento creato può essere visualizzato, salvato, stampato o aperto in Word per ulteriori modifiche.

Riso. 10. Creazione di un documento secondo lo scenario "AutoDoc"

Il numero di script integrati è piccolo (Fig. 11), ma può essere ampliato con script personalizzati, il cui processo di creazione è presentato in dettaglio e visivamente nella guida ed è completamente controllato dalla procedura guidata, quindi è accessibile a la maggior parte degli utenti. Lo sviluppo di un nuovo scenario prevede cinque passaggi: immissione del nome dello scenario, creazione di un modello, definizione delle variabili, impostazione e test dello scenario e salvataggio per ulteriori modifiche (Fig. 12). A prima vista, la preparazione di un modello può causare alcune difficoltà, poiché deve essere creato manualmente in Word e ciò richiede la conoscenza del linguaggio di scripting. Ma in pratica è tutto molto più semplice: basta capire che le variabili sono inserite tra parentesi graffe e il segno $ è posto davanti a loro, tutto il resto del testo viene stampato nel solito modo (Fig. 13). È possibile creare nuovi modelli non solo da zero, ma anche sulla base di modelli esistenti o documenti già pronti: nel primo caso è sufficiente modificare le impostazioni dello script e testarlo con le impostazioni modificate, nel secondo aprire il documento finito, sostituire le informazioni modificate con variabili e specificarlo programma come modello. Le variabili possono essere di diversi tipi, comprese quelle che consentono:

• inserire i dati in più campi contemporaneamente: nome completo, dati del passaporto, dettagli dell'organizzazione, ecc.;
• selezionare un valore variabile da un insieme di valori;
• eseguire una serie di operazioni e conversioni: calcolare una percentuale di un numero o l'IVA di un importo, convertire un numero in una stringa, inserire data odierna e così via.;
• indicare una parola o una frase in un determinato caso, ecc.

I documenti creati secondo gli scenari aziendali di AutoDoc vengono salvati come record strutturati in modo chiaro, e quindi in qualsiasi momento è possibile trovare il documento desiderato filtrandolo o cercandolo, visualizzarlo, stamparlo, rigenerarlo o eliminarlo.

Riso. 11. La finestra "AutoDoc" con un elenco di gruppi incorporati
scenari aziendali

Riso. 12. Sviluppo di un nuovo scenario in "AutoDoc"

Riso. 13. Un esempio del testo del modello in "AutoDoc",
in cui compaiono quattro variabili: "numero",
"mese", "organizzazione" e "nome completo"

Il programma viene fornito in due versioni: monoutente - "AutoDoc-Personal" e multiutente (rete), rappresentato da due moduli - "AutoDoc-Server" e "AutoDoc-Client". Nella versione per utente singolo, tutti i componenti del sistema si trovano sul computer locale, mentre nella versione multiutente, la base di script, modelli e record è installata sul server e solo la parte client è installata sui computer degli utenti , che consente di utilizzare tutti i materiali AutoDoc archiviati sul server.

Documento Blitz 3.4.1

Sviluppatore: BlitzSoft

Dimensione della distribuzione: 991 KB

Lavoro sotto controllo: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Metodo di distribuzione: shareware (versione demo con funzionalità limitate - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Prezzo: 500 rubli.

Blitz Document è un programma compatto per la compilazione automatica di documenti standard utilizzando modelli di script. Consente di generare rapidamente documenti basati su più di 30 modelli incorporati (Fig. 14) o script personalizzati che possono essere sviluppati sulla base di modelli incorporati o layout vuoti. Creare un documento secondo uno scenario già pronto è estremamente semplice: basta selezionare il tipo di scenario e seguire le istruzioni della procedura guidata, che guiderà fedelmente l'utente attraverso tutte le fasi di preparazione del documento (Fig. 15). Il documento finito può essere visualizzato, stampato, modificato nell'editor di testo integrato (è possibile correggere sia i dati variabili che permanenti) o aperto per la modifica in Word.

Riso. 14. Elenco degli script incorporati Blitz Document

Riso. 15. Creare un documento con script
Documento lampo

Lo sviluppo dei modelli creati è un po' più complicato, ma sarà anche alla portata della maggior parte degli utenti. È vero, padroneggiare questa funzione richiederà del tempo, poiché, sfortunatamente, il riferimento Informazioni progettato per utenti sufficientemente preparati (è molto avaro e non contiene illustrazioni o esempi). Tecnicamente la creazione di un nuovo template si compone di due fasi: la scelta di un template o layout integrato, in base al quale verrà sviluppato nuovo modello, e la regolazione sequenziale dei dati costanti e variabili in essa contenuti (Fig. 16). I dati permanenti vengono inseriti nella loro forma reale, ma non direttamente nel testo, ma tramite finestre di dialogo. Anche le informazioni sulle variabili vengono corrette durante il dialogo e non vengono più immesse direttamente, ma vengono sostituite da variabili con etichette jolly, progettate tenendo conto del linguaggio di scripting utilizzato nel programma. Gli script non solo possono visualizzare il testo inserito durante la generazione del documento, ma anche modificarlo utilizzando un sistema di comandi per la sostituzione dei dati o la loro conversione. Ad esempio viene fornito:

Riso. 16. Sviluppo di un nuovo template basato sul layout
nel documento Blitz

• declinazione di parole e frasi per casi grammaticali;
• convertire i numeri in stringhe;
• traduzione di date di calendario in stringhe;
• eseguire i calcoli utilizzati nei documenti legali e commerciali;
• modifica del testo in base al valore dei dati inseriti, ecc.

I documenti creati utilizzando Blitz Document sono archiviati in registri strutturati: ciò consente di navigare rapidamente nella documentazione e di accedere quasi istantaneamente ai materiali necessari, ad esempio per stamparli. Inoltre, i documenti possono essere raggruppati in casi virtuali, il che è comodo per un rapido accesso ai materiali relativi a un particolare argomento o oggetto che appare nel database.

OCR nei documenti scansionati

Gli utenti che hanno spesso la necessità di convertire documenti cartacei in un formato elettronico modificabile (pagine di un libro, giornale, rivista o fax) non possono fare a meno di un sistema di riconoscimento dei caratteri, o sistema OCR (Optical Character Recognition), pensato per inserire automaticamente i testi dei documenti cartacei in un computer. In teoria, è possibile utilizzare il programma FineReader di ABBYY o CuneiForm di Cognitive Technologies: entrambi sono affidabili nel funzionamento e si distinguono per l'elevata precisione di riconoscimento. Ma il pacchetto FineReader ha un ABBYY FineReader 8.0 Home Edition semplificato e conveniente, che lo rende più attraente per un vasto pubblico.

ABBYY FineReader 8.0

Sviluppatore: Software ABBYY

Dimensione della distribuzione: 40,5 MB

Lavoro sotto controllo: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Metodo di distribuzione: shareware (non esiste una versione demo di FineReader Home Edition, versione demo di FineReader Professional Edition con funzionalità limitate - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Prezzo: FineReader Home Edition - 990 rubli, FineReader Professional Edition - 3750 rubli.

ABBYY FineReader è una soluzione ideale per il riconoscimento di documenti che riconoscono non solo il testo, ma anche il design, il che garantisce la trasmissione accurata di tabelle, immagini e la divisione del testo in colonne (Fig. 17). Il programma è facile da usare, in grado di riconoscere documenti multilingue (179 lingue supportate) e multipagina. È possibile riconoscere l'intero documento o le sue singole pagine. Il risultato può essere salvato in uno dei formati più comuni: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT o PDF. È possibile salvare passo dopo passo i risultati del riconoscimento per eliminare gli errori. Esportazione implementata dei risultati del riconoscimento direttamente in Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect e Adobe Acrobat. Il correttore ortografico integrato (per 36 lingue) aiuterà a velocizzare il controllo del risultato e l'integrazione con Microsoft Word ti consente di chiamare il programma direttamente da Word, senza essere distratto dal lavorare con il testo.

Riso. 17. Risultato del riconoscimento del documento
in ABBYY FineReader Home Edition

Il programma è presentato in due versioni: FineReader Home Edition, pensato per i principianti, e FineReader Professional Edition, rivolto ai professionisti. La versione professionale permette di gestire i parametri di riconoscimento (cambiare modalità, eseguire riconoscimento con formazione) e dispone di un set più ricco di funzioni di riconoscimento (riconoscimento di file PDF acquisiti da Camera digitale testi, ecc.). Inoltre, la Professional Edition offre di più vari formati salva, aggiunta la possibilità di riconoscere i codici a barre e riconoscere rapidamente gli screenshot utilizzando l'utilità Screenshot Reader.

Conversione di documenti in formato PDF

Tutta la documentazione tecnica viene consegnata oggi in formato PDF, per la visualizzazione dei documenti in cui viene utilizzata utilità gratuita Lettore Adobe Acrobat. Ma molto spesso è necessario utilizzare frammenti di file PDF quando si preparano i propri documenti o si modificano materiali in formato PDF (ad esempio articoli, contratti, rapporti, ecc.). Nel primo caso, dovrai estrarre frammenti di testo e/o immagini da file PDF (teoricamente, questo può essere fatto utilizzando gli strumenti integrati di Acrobat Reader, ma con un risultato molto mediocre). Nel secondo caso, dovrai convertire i documenti PDF in un formato modificabile (ad esempio in formato Word) mantenendo il design del documento originale, che non è nemmeno previsto in Acrobat Reader. In questi casi, verranno in soccorso utilità speciali, di cui i pacchetti ABBYY PDF Transformer e PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) sembrano essere i più interessanti. Considereremo il primo: sebbene sia più costoso, ha un'interfaccia in lingua russa e ti consente di convertire i file PDF in diversi formati modificabili e può riconoscere correttamente non solo il testo inglese, ma anche russo.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Sviluppatore: Software ABBYY

Dimensione della distribuzione: 52 MB

Lavoro sotto controllo: Windows 2000 (SP2 o successivo)/XP/Server 2003

Metodo di distribuzione: shareware (demo di 15 giorni - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Prezzo: 1490 rubli.

ABBYY PDF Transformer è un'utilità per la conversione di documenti PDF in formati documenti Microsoft Word (Fig. 18), Excel, nonché file HTML e TXT. Il pacchetto ha un'interfaccia intuitiva ed è molto facile da usare, quindi il suo sviluppo sarà alla portata anche degli utenti inesperti.

ABBYY PDF Transformer può convertire qualsiasi file PDF, compresi i file senza un livello di testo (tali file sono spesso ottenuti da documenti scansionati e rappresentano immagini di testo) ed elaborare correttamente file PDF contenenti qualsiasi combinazione di lingue supportate (incluso russo e inglese) . L'utilità conserva accuratamente il design del documento originale (immagini, tabelle, colonne, collegamenti) e consente di gestire le opzioni di conversione e salvataggio. Ad esempio, puoi definire chiaramente le aree che dovrebbero essere percepite dal programma come testo o come immagine (importante per file PDF con layout complesso), salvare il documento finito con lo stesso layout dell'originale o come colonna di testo (con o senza immagini - facoltativo), ecc. Se necessario, è possibile convertire selettivamente singole pagine o anche loro frammenti. Inoltre, ABBYY PDF Transformer può anche eseguire la conversione inversa, consentendo di creare file PDF da documenti Microsoft Word, fogli di calcolo Excel, presentazioni PowerPoint, diagrammi Visio e file HTML, nonché praticamente da qualsiasi applicazione che supporta la stampa di un documento (questo è implementato tramite la stampante virtuale PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).

La pagina contiene un software che consente all'utente di riconoscere, visualizzare e stampare documenti contenenti testo in vari formati. Tutti i software hanno un'interfaccia comoda e intuitiva, i pacchetti software sono gli strumenti più diffusi in termini di risoluzione dei loro problemi.

Lettore DjVu

Lettore DjVu - un programma di sviluppatori russi che ti consente di lavorare con file con estensione DjVu. In genere, i libri scansionati e altre fonti cartacee contenenti formule e immagini difficili da riconoscere hanno questo formato. L'applicazione supporta le lingue inglese e russa, consente di regolare la luminosità e il contrasto del documento, per una comoda modalità di lettura dello schermo per gli occhi. Lavorando in DjVu Reader, puoi posizionare e memorizzare immagini e testo negli appunti. Differisce nell'indicizzazione delle pagine e dei contenuti.

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Adobe Reader

Adobe Readerè il software più popolare e potente per lavorare con i file PDF. Questo formato ha pubblicazioni di stampa moderne stampate da "stampante elettronica". Questo software gratuito è destinato esclusivamente alla lettura, stampa e modifica dell'orientamento della pagina dei documenti, senza possibilità di modificarli. Il software supporta la lingua russa ed è integrato nel browser come plug-in. La funzione di lavorare con la grafica 3D nei documenti, creare firma elettronica, cercando dati in rete dal programma senza aprire un browser in modo specifico.

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ABBYY FineReader

ABBYY FineReader- utile pacchetto software, progettato per il riconoscimento del testo da qualsiasi formato di file grafico e PDF, in formati di testo modificabili. La tecnologia ABBYY è progettata per essere lo strumento di riconoscimento del testo più accurato e privo di errori. Il software aiuta a risparmiare tempo nella riscrittura manuale del testo e fatica a riprodurne la struttura.

In altre parole, FineReader, una volta convertito in formato testo, ripete completamente il modulo: intestazioni, sommario, elenchi puntati e numerati, intestazioni e piè di pagina. Il programma è multilingue, riconosce e funziona con quasi 200 lingue in tutto il mondo. Il testo ottenuto dopo il riconoscimento può essere modificato confrontandolo con quello originale, direttamente in ambiente software.

Scarica ABBYY FineReader gratuitamente
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Lavorare con i documenti richiede molto tempo agli utenti, in particolare agli impiegati. Ma ci sono molti programmi che possono ottimizzare in modo significativo il lavoro manuale quando si lavora con i documenti automatizzando alcuni processi. Molte di queste soluzioni sono facili da usare, molto convenienti ed economiche, e quindi disponibili per una vasta gamma di utenti. Questi programmi saranno discussi in questo articolo.

Organizzazione dei documenti

Gli utenti che devono gestire un gran numero di documenti elettronici sono ben consapevoli della situazione in cui, nonostante il rigido sistema di directory e sottodirectory, ci vuole molto tempo per trovare il documento giusto. Una delle soluzioni a questo problema è l'uso di uno speciale programma di catalogazione, il cui compito principale è organizzare e ordinare i dati, che in definitiva garantisce una rapida ricerca delle informazioni necessarie. Esistono moltissimi catalogatori di questo tipo sul mercato e tutti si concentrano sulla catalogazione di dischi, cartelle e file o di alcune informazioni altamente specializzate (film, monete, francobolli, ecc.). Qualsiasi catalogatore universale che consente di catalogare cartelle e file di diverso tipo è adatto per la catalogazione di documenti. Il pacchetto WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) è considerato la migliore tra queste soluzioni, ma è piuttosto costoso e le sue capacità sono chiaramente ridondanti per molti utenti. Per la maggior parte basterà utilizzare il pacchetto WinCatalog Standard.

Un altro modo è combinare documenti correlati in documenti complessi strutturati gerarchicamente archiviati all'interno di file di dati corrispondenti a queste strutture. In tali documenti strutturati, è molto più comodo navigare e trovare le informazioni necessarie sia per la strutturazione che per le capacità di ricerca avanzate all'interno del documento. Inoltre, tale strutturazione consente di eseguire una ricerca esterna e cercare documenti in base a frammenti di testo in essi inclusi. Ad esempio, il pacchetto Maple è progettato per creare documenti strutturati gerarchicamente.

Standard WinCatalog

Sviluppatore: WinCatalog.com

Dimensione della distribuzione: 1,62 MB

Lavoro sotto controllo: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Metodo di distribuzione: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Prezzo: 200 rubli.

WinCatalog Standard è un catalogatore multifunzionale di facile utilizzo con una chiara interfaccia in lingua russa (Fig. 1). Il pacchetto consente di catalogare i dati da qualsiasi supporto che può essere collegato al computer: floppy disk, unità disco rigido e di rete, normali CD e CD audio, dischi Zip, ecc. Con esso, puoi ordinare e organizzare qualsiasi cartella e file, indipendentemente dalla loro posizione. Puoi inserire i dati nel catalogo manualmente (immediatamente nelle cartelle virtuali) o scansionando i dischi (compresi gli archivi Zip che si trovano lì) - in questo caso, è meglio ordinare le cartelle e i file estratti dai dischi in cartelle virtuali per facilitare orientamento, che, grazie al supporto delle operazioni di trascinamento della selezione, non richiederà molto tempo.

Riso. 1. Interfaccia standard di WinCatalog

La gestione generale delle directory è facile e conveniente. La divisione dei dati in cartelle tematiche semplifica notevolmente l'orientamento e il posizionamento delle cartelle e dei relativi elementi nidificati è facile da modificare con un semplice trascinamento della selezione. Ricerca avanzata (per nome, commento, dimensione e data di modifica; Fig. 2), che supporta le operazioni booleane e la possibilità di selezionare una cartella specifica per la ricerca, oltre a tenere conto delle parole chiave (possono essere prudentemente aggiunte ai singoli articoli del catalogo ), consente di trovare rapidamente il documento desiderato e la ricerca dei duplicati serve a rimuovere gli elementi duplicati dalla raccolta. L'esportazione di tutto o parte del catalogo della documentazione in un file CVS consente di elaborare i dati in un'altra applicazione (ad esempio, MS Excel), mentre l'esportazione in un file HTML è conveniente per la stampa del catalogo.

Riso. 2. Cerca i documenti in WinCatalog Standard

Acero 6.25

Sviluppatore: Sistemi per ufficio in cristallo

Dimensione della distribuzione: Acero - 5,3 MB, Acero Professional - 5,89 MB

Lavoro sotto controllo: Windows (tutte le versioni)

Metodo di distribuzione: shareware (demo di 30 giorni: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Prezzo: Acero - $ 21,95, Acero Professional - $ 30,95

Maple è un gestore di documenti di facile utilizzo che consente di combinare diversi materiali in strutture gerarchiche e ottenere di conseguenza documenti strutturati: piani aziendali, report, note analitiche, brochure, ecc. In tali alberi di documenti gerarchici, le diverse informazioni sono presentate in modo più chiaro ed è molto più facile trovare qualsiasi documento rispetto alla catalogazione standard. Per visualizzare i documenti creati in Maple, è necessario uno speciale Maple Reader, che può essere scaricato gratuitamente all'indirizzo: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Il pacchetto ha un'interfaccia amichevole (Fig. 3) ed è così facile da imparare che anche la mancanza della localizzazione in lingua russa del programma non diventerà un ostacolo per la maggior parte degli utenti, e quindi questa soluzione può essere consigliata al pubblico più ampio.

Riso. 3. Interfaccia del programma in acero

Il manager è presentato in due versioni: Maple base e Maple Professional esteso. Tra le differenze fondamentali della versione estesa c'è la presenza di funzioni aggiuntive come la ricerca di documenti, il controllo grammaticale, la crittografia dei file e la prenotazione di strutture gerarchiche.

La base di qualsiasi documento in Maple è un albero gerarchico di nodi, il livello di nidificazione dei sottonodi in cui, oltre al loro numero, non è limitato. Ogni nodo è un documento separato che contiene non solo testo (digitato direttamente, incollato dagli appunti o importato da documenti in formato RTF, DOC, WRI e HTML), ma anche materiale tabellare, grafica, collegamenti a frammenti di base del finale documento o file, e così via. Durante la preparazione dei documenti, è possibile utilizzare un insieme standard di funzioni per lavorare con il testo: modificare il tipo e la dimensione del carattere, creare elenchi, progettare paragrafi, utilizzare stili, ecc. L'integrazione con MS Word consente di utilizzare il correttore ortografico integrato in MS Word per controllare la grammatica e cercare sinonimi non solo in inglese, ma anche in russo. Il sistema di backup integrato offre la possibilità di creare copie di backup compresse di documenti gerarchici (nei formati ZIP e CAB). La procedura guidata di crittografia integrata ti aiuta a crittografare i documenti sensibili utilizzando l'algoritmo crittografico Blowfish. E il modulo di ricerca Finder ti consente di trovare rapidamente i documenti necessari per frammento di nome, autore, commenti, contenuto (Fig. 4), ecc.

Riso. 4. Cerca i documenti per contenuto
in essi testo in acero

Accesso rapido ai documenti

La tecnologia di preparazione informatica dei documenti presuppone che i documenti creati vengano utilizzati ripetutamente in futuro. Ad esempio, quando si sviluppa un nuovo documento, potrebbero essere necessari uno o due paragrafi del documento di ieri, oppure il nuovo documento è generalmente una copia del vecchio, ma con informazioni variabili modificate, ecc.

Sfortunatamente, l'utente è tutt'altro che sempre in grado di ricordare il nome del documento importante creato l'altro ieri e talvolta non ha idea di dove cercarlo. Ovviamente, devi dare ai tuoi documenti nomi significativi e archiviarli in un catalogo ordinato, ma purtroppo può essere diversamente, a causa della fretta, delle chiamate che distraggono e così via. Di conseguenza, la ricerca del documento richiesto può richiedere molto tempo prezioso - dopotutto, non è affatto un dato di fatto che sarai in grado di aprirlo tramite l'elenco dei collegamenti di Windows agli ultimi documenti disponibili tramite il Menu iniziale. Il punto è che questa lista:

• limitato a 15 documenti: ciò significa che la probabilità di entrare nei documenti, ad esempio una settimana fa, è quasi zero;
• non ti permette di localizzare il documento se ricordi parte del testo, ma hai dimenticato il nome del file;
• non include documenti con lo stesso nome (comunque diversi) salvati con lo stesso nome ma in cartelle diverse, il che è rilevante, ad esempio, quando si lavora insieme su un documento con la formazione di più versioni.

C'è un altro problema: l'elenco dei documenti recenti forniti in Windows è uno dei canali per la divulgazione di dati riservati, poiché qualsiasi utente (incluso un intruso) può utilizzarlo per scoprire la natura dell'attività informatica del proprietario. Pertanto, si consiglia di cancellare regolarmente questo elenco, ad esempio utilizzando le utilità per rimuovere i dati "spazzatura" dal disco. Di conseguenza, si verifica una situazione apparentemente paradossale: se un utente distrugge regolarmente informazioni sui documenti utilizzati di recente per motivi di sicurezza, perde un rapido accesso ad essi e rischia altrimenti di diventare vittima di intrusi. Tuttavia, c'è una via d'uscita: puoi utilizzare l'utilità specializzata ActualDoc, che espande le capacità di Windows in termini di lavoro con documenti recenti.

Se il documento desiderato è stato creato molto tempo fa e quindi non può comparire nell'elenco dei documenti aperti di recente (sia integrato in Windows che nell'elenco ActualDoc), dovrai ricorrere alla ricerca. Qui sorge un altro problema: di norma, l'utente non ricorda il nome del documento (così come la data della sua creazione), ma sa quali parole chiave si trovano nel testo. Ciò significa che è necessario cercare un documento in base a frammenti del testo in esso incluso - purtroppo, sebbene questo compito possa essere risolto utilizzando gli strumenti integrati di Windows o, ad esempio, Word, è molto mediocre. E il punto non è solo che una tale ricerca non è del tutto ovvia e viene eseguita lentamente - a volte puoi sopportarlo. È molto più importante che non tutti i file vengano trovati: le caratteristiche morfologiche della lingua russa non verranno prese in considerazione durante la ricerca, quindi i file in cui le parole cercate hanno una diversa fine del caso non verranno trovati. Allo stesso tempo, utilità di ricerca specializzate come Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 e Phoenix Search (http://indexlab .net/) possono trovare rapidamente i documenti di cui hanno bisogno, indipendentemente dalla loro posizione. Il pacchetto "Archivarius 3000" ci sembra la più appetibile tra le soluzioni citate in termini di rapporto "prezzo/qualità".

ActualDoc 3.5

Sviluppatore: Software Flexigen

Dimensione della distribuzione: Standard - 4,1 MB, Professionale - 3,6 MB

Lavoro sotto controllo: Windows 2000/XP/2003/Vista

Metodo di distribuzione: Standard - freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (demo di 14 giorni - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc.exe )

Prezzo: Standard è gratuito, Professional è $ 19,95

ActualDoc è un recente gestore di documenti che ricorda i documenti utilizzati e fornisce un accesso rapido e sicuro ad essi. Il programma è semplice e intuitivo, ha un'interfaccia amichevole con supporto per la lingua russa (Fig. 5) e praticamente non richiede tempo per padroneggiarlo, soprattutto perché è accompagnato da un sistema di aiuto completo, e quindi può diventare uno strumento indispensabile per sia professionisti che utenti domestici.

Riso. 5. Interfaccia del programma ActualDoc

ActualDoc tiene traccia del download di un numero illimitato di documenti entro un periodo specificato dall'utente (per impostazione predefinita - 60 giorni), supporta più di 40 formati di file (file di testo e immagine, documenti MS Office e documenti HTML, file PDF, ecc. ) e ti consente di scaricarne rapidamente uno qualsiasi. Trovare il documento giusto nell'ambiente del programma non è un problema. Se lo scorrimento dei documenti che ha memorizzato è relativamente piccolo, puoi selezionare un documento direttamente dall'elenco. Diversamente, è più ragionevole limitare preliminarmente l'elenco dei possibili richiedenti filtrandolo (è possibile filtrare per periodo). di intervallo, per estensione e categoria) o ricerca per nome del documento (in termini generali) o per un frammento del testo in esso contenuto (la ricerca nel testo russo non va però sempre a buon fine). C'è un altro modo per aprire rapidamente il documento desiderato: attraverso i segnalibri integrati (gli stessi di Internet Explorer; Fig. 6), che possono essere assegnati a singoli documenti utilizzati di frequente e velocizzare notevolmente l'accesso ad essi, poiché è non c'è bisogno di cercare. Il documento selezionato è disponibile nel visualizzatore integrato - per la visualizzazione, la ricerca e la copia, nonché in un'applicazione esterna - per la modifica e può essere utilizzato per l'elaborazione completa, la copia selettiva di informazioni da esso o per l'invio di un documento tramite e -posta. Allo stesso tempo, l'elenco dei documenti stesso può essere nascosto da occhi indiscreti e protetto da una password: in questo caso, i file utilizzati di recente non verranno visualizzati nel menu Inizio -> Documenti.

Riso. 6. Apertura di un documento tramite un segnalibro
in ActualDoc

Il pacchetto è disponibile in due versioni: standard base gratuita e Professional a pagamento. Le funzionalità della versione gratuita non consentono di visualizzare i documenti nei visualizzatori integrati, utilizzare la funzione di ricerca (di conseguenza, è possibile cercare i documenti solo visivamente, visualizzando l'elenco completo o filtrato), creare categorie personalizzate e modificare i segnalibri.

Archivista 3000 (3.82)

Sviluppatore: Likasoft

Dimensione della distribuzione: 3 MB

Lavoro sotto controllo: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Metodo di distribuzione: shareware (demo di 30 giorni - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Prezzo: licenza per studenti - 195 rubli, licenza personale - 295 rubli, licenza commerciale - 900 rubli.

« Archivarius 3000 è la soluzione ottimale per la ricerca rapida di documenti in 18 lingue diverse (tra cui russo, inglese, tedesco e francese), rivolta ad una vasta gamma di utenti. Il programma fornisce l'accesso istantaneo ai documenti che si trovano sul disco rigido, sulla rete e sulle unità rimovibili (CD, DVD, ZIP, ecc.) e può funzionare con tutti i tipi di documenti più diffusi (file PDF, documenti MS Office, file di testo, ecc. ) .). Può cercare archivi (ZIP, RAR, ecc.), messaggi di posta elettronica (Outlook, Outlook Express, The Bat!, ecc.) e file allegati. Inoltre, le ricerche sono supportate nei database Lotus Notes e Lotus Domino e nei database dei messaggi ICQ, Odigo IM e Miranda IM.

Insieme alla consueta ricerca per parola chiave o per insieme di parole chiave, il programma supporta una modalità di ricerca avanzata che utilizza funzioni logiche e può cercare documenti non solo per contenuto, ma anche per nome file, data di modifica, dimensione, tipo di documento, codifica, ecc. (Fig. 7). Grazie al pieno supporto Unicode, la ricerca viene eseguita correttamente non solo nei documenti in una lingua, ma anche in quelli multilingue (ad esempio, con testo in russo e tedesco contemporaneamente). È possibile ricercare i documenti da remoto via Internet con successivo accesso ai documenti trovati tramite qualsiasi browser Internet, come Internet Explorer. I risultati della ricerca possono essere presentati in modalità estratto, quando vengono visualizzati i frammenti più significativi (rilevanti) dei documenti selezionati con l'evidenziazione delle parole trovate, e in modalità tabella, quando vengono visualizzate brevi informazioni sui documenti (Fig. 8), mediante la quale possono essere ordinato.

Riso. 7. Cerca i documenti nell'ambiente Archivist 3000

Riso. 8. Opzioni per la presentazione dei risultati della ricerca
in "Archivarius 3000"

Compilazione di documenti standard

La preparazione dei documenti standard richiede una parte significativa del tempo per quegli utenti che, in servizio, sono impegnati nella preparazione di documentazione varia presso compagnie assicurative, banche, studi notarili, società che forniscono servizi di vario genere, ecc. Di norma, tali documenti vengono creati nell'editor di testo di Word sulla base dei documenti di base inizialmente sviluppati, in cui alcune informazioni variabili vengono semplicemente sostituite. Non c'è nulla di complicato in questo, ma con grandi volumi di documentazione, gli errori sono inevitabili: ad esempio, puoi inserire accidentalmente i dati nel posto sbagliato dove dovrebbero essere, o cancellare alcune parole del documento, ecc. Pertanto, è auspicabile che solo i campi in cui devono essere inseriti i dati siano aperti per l'immissione e tutto il resto del testo sia bloccato. Viene fornita la possibilità di creare tali documenti in Word da parte degli sviluppatori. È sufficiente sviluppare una serie di modelli per tutti i documenti standard utilizzati nell'organizzazione, affinché ogni modello vieti la modifica dei dati permanenti (comando Strumenti -> Imposta protezione -> Vieta qualsiasi modifica diversa dall'immissione di dati nei campi del modulo) e addestrare gli utenti a creare documenti da modelli. Per i documenti tipici, dove le informazioni variabili sono relativamente poche, tali modelli saranno sufficienti per accelerare notevolmente il processo di preparazione dei documenti e ridurre il rischio di errori.

Tuttavia, in pratica, vengono utilizzati molti documenti standard, in cui le informazioni variabili occupano fino alla metà del volume e alcuni dei dati variabili in una forma o nell'altra vengono ripetuti ripetutamente (Fig. 9), ad esempio il nome completo. in diversi casi, scrivendo per date o importi inseriti, ecc. In questo caso l'utilizzo dei template di Word fa poco, poiché la compilazione dei documenti anche tramite template richiederà molto tempo, perché tutti i dati variabili dovranno essere inseriti manualmente.

Riso. 9. Un esempio di documento di grande volume
informazione variabile

C'è un'altra caratteristica dell'esecuzione di documenti standard: spesso è necessario preparare non un documento, ma più documenti contemporaneamente (ad esempio, per redigere un accordo bancario sull'apertura di un deposito, sono necessari tre o quattro tipi di accordi per firma). Pertanto, le stesse informazioni devono essere inserite in documenti diversi, il che richiede anche molto tempo e la probabilità di commettere un errore aumenta di conseguenza. È molto più veloce redigere tali documenti utilizzando applicazioni specializzate progettate per automatizzare il processo di preparazione di documenti standard, come ad esempio AvtoDoc o Blitz Document. Queste applicazioni si basano anche sull'utilizzo di modelli, che, a differenza dei tradizionali modelli di Word, non solo consentono di inserire i dati nei campi previsti (per i quali l'utente deve compilare una serie di moduli con i dati), ma anche saper convertire i dati inseriti in modo programmato, ad esempio possono sostituire il numero in parole, declinare parole e frasi secondo casi grammaticali, ecc. Di conseguenza, i documenti necessari vengono compilati rapidamente e il numero di errori che possono essere commessi in questo caso risulta essere un ordine di grandezza inferiore rispetto a quando sono tradizionalmente preparati in Word. Inoltre, anche la creazione di documenti standard attraverso soluzioni specializzate è interessante perché tutti i documenti creati vengono catalogati automaticamente e in futuro non è un problema trovarne nessuno e l'utente non ha bisogno di conoscere la complessità della documentazione, perché tutte le sfumature legali sono già prese in considerazione nei modelli.

AutoDoc 1.2

Sviluppatore: EleWise

Dimensione della distribuzione: 6 MB

Lavoro sotto controllo: Windows 2000/XP/2003

Metodo di distribuzione: shareware (demo funzionalmente limitato - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Prezzo:"AutoDoc-Personal" - 1980 rubli, "AutoDoc-Server" - 2980 rubli, "AutoDoc-Client" - 1490 rubli.

AutoDoc è un programma che consente di automatizzare e velocizzare il processo di compilazione di documenti standard utilizzando modelli creati utilizzando MS Word e mantenendo un archivio di documenti e record realizzati utilizzando questi modelli. Il processo di generazione di nuovi documenti al suo interno è estremamente automatizzato: basta selezionare lo scenario aziendale desiderato dall'elenco generale degli scenari (uno scenario aziendale è un modello personalizzato) e compilare il modulo di input con i dati richiesti (Fig. 10). Il documento creato può essere visualizzato, salvato, stampato o aperto in Word per ulteriori modifiche.

Riso. 10. Creazione di un documento secondo lo scenario "AutoDoc"

Il numero di script integrati è piccolo (Fig. 11), ma può essere ampliato con script personalizzati, il cui processo di creazione è presentato in dettaglio e visivamente nella guida ed è completamente controllato dalla procedura guidata, quindi è accessibile a la maggior parte degli utenti. Lo sviluppo di un nuovo scenario prevede cinque passaggi: immissione del nome dello scenario, creazione di un modello, definizione delle variabili, impostazione e test dello scenario e salvataggio per ulteriori modifiche (Fig. 12). A prima vista, la preparazione di un modello può causare alcune difficoltà, poiché deve essere creato manualmente in Word e ciò richiede la conoscenza del linguaggio di scripting. Ma in pratica è tutto molto più semplice: basta capire che le variabili sono inserite tra parentesi graffe e il segno $ è posto davanti a loro, tutto il resto del testo viene stampato nel solito modo (Fig. 13). È possibile creare nuovi modelli non solo da zero, ma anche sulla base di modelli esistenti o documenti già pronti: nel primo caso è sufficiente modificare le impostazioni dello script e testarlo con le impostazioni modificate, nel secondo aprire il documento finito, sostituire le informazioni modificate con variabili e specificarlo programma come modello. Le variabili possono essere di diversi tipi, comprese quelle che consentono:

• inserire i dati in più campi contemporaneamente: nome completo, dati del passaporto, dettagli dell'organizzazione, ecc.;
• selezionare un valore variabile da un insieme di valori;
• eseguire una serie di operazioni e conversioni: calcolare una percentuale di un numero o l'IVA da un importo, convertire un numero in una stringa, inserire la data corrente, ecc.;
• indicare una parola o una frase in un determinato caso, ecc.

I documenti creati secondo gli scenari aziendali di AutoDoc vengono salvati come record strutturati in modo chiaro, e quindi in qualsiasi momento è possibile trovare il documento desiderato filtrandolo o cercandolo, visualizzarlo, stamparlo, rigenerarlo o eliminarlo.

Riso. 11. La finestra "AutoDoc" con un elenco di gruppi incorporati
scenari aziendali

Riso. 12. Sviluppo di un nuovo scenario in "AutoDoc"

Riso. 13. Un esempio del testo del modello in "AutoDoc",
in cui compaiono quattro variabili: "numero",
"mese", "organizzazione" e "nome completo"

Il programma viene fornito in due versioni: monoutente - "AutoDoc-Personal" e multiutente (rete), rappresentato da due moduli - "AutoDoc-Server" e "AutoDoc-Client". Nella versione per utente singolo, tutti i componenti del sistema si trovano sul computer locale, mentre nella versione multiutente, la base di script, modelli e record è installata sul server e solo la parte client è installata sui computer degli utenti , che consente di utilizzare tutti i materiali AutoDoc archiviati sul server.

Documento Blitz 3.4.1

Sviluppatore: BlitzSoft

Dimensione della distribuzione: 991 KB

Lavoro sotto controllo: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Metodo di distribuzione: shareware (versione demo con funzionalità limitate - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Prezzo: 500 rubli.

Blitz Document è un programma compatto per la compilazione automatica di documenti standard utilizzando modelli di script. Consente di generare rapidamente documenti basati su più di 30 modelli incorporati (Fig. 14) o script personalizzati che possono essere sviluppati sulla base di modelli incorporati o layout vuoti. Creare un documento secondo uno scenario già pronto è estremamente semplice: basta selezionare il tipo di scenario e seguire le istruzioni della procedura guidata, che guiderà fedelmente l'utente attraverso tutte le fasi di preparazione del documento (Fig. 15). Il documento finito può essere visualizzato, stampato, modificato nell'editor di testo integrato (è possibile correggere sia i dati variabili che permanenti) o aperto per la modifica in Word.

Riso. 14. Elenco degli script incorporati Blitz Document

Riso. 15. Creare un documento con script
Documento lampo

Lo sviluppo dei modelli creati è un po' più complicato, ma sarà anche alla portata della maggior parte degli utenti. È vero, padroneggiare questa funzione richiederà del tempo, poiché, sfortunatamente, le informazioni di riferimento allegate al programma sono progettate per utenti sufficientemente addestrati (è molto avaro e non contiene illustrazioni o esempi). Tecnicamente, la creazione di un nuovo template si compone di due fasi: la scelta di un template o layout integrato, sulla base del quale verrà sviluppato un nuovo template, e l'adeguamento coerente dei dati costanti e variabili in esso contenuti ( Fig. 16). I dati permanenti vengono inseriti nella loro forma reale, ma non direttamente nel testo, ma tramite finestre di dialogo. Anche le informazioni sulle variabili vengono corrette durante il dialogo e non vengono più immesse direttamente, ma vengono sostituite da variabili con etichette jolly, progettate tenendo conto del linguaggio di scripting utilizzato nel programma. Gli script non solo possono visualizzare il testo inserito durante la generazione del documento, ma anche modificarlo utilizzando un sistema di comandi per la sostituzione dei dati o la loro conversione. Ad esempio viene fornito:

Riso. 16. Sviluppo di un nuovo template basato sul layout
nel documento Blitz

• declinazione di parole e frasi per casi grammaticali;
• convertire i numeri in stringhe;
• traduzione di date di calendario in stringhe;
• eseguire i calcoli utilizzati nei documenti legali e commerciali;
• modifica del testo in base al valore dei dati inseriti, ecc.

I documenti creati utilizzando Blitz Document sono archiviati in registri strutturati: ciò consente di navigare rapidamente nella documentazione e di accedere quasi istantaneamente ai materiali necessari, ad esempio per stamparli. Inoltre, i documenti possono essere raggruppati in casi virtuali, il che è comodo per un rapido accesso ai materiali relativi a un particolare argomento o oggetto che appare nel database.

OCR nei documenti scansionati

Gli utenti che hanno spesso la necessità di convertire documenti cartacei in un formato elettronico modificabile (pagine di un libro, giornale, rivista o fax) non possono fare a meno di un sistema di riconoscimento dei caratteri, o sistema OCR (Optical Character Recognition), pensato per inserire automaticamente i testi dei documenti cartacei in un computer. In teoria, è possibile utilizzare il programma FineReader di ABBYY o CuneiForm di Cognitive Technologies: entrambi sono affidabili nel funzionamento e si distinguono per l'elevata precisione di riconoscimento. Ma il pacchetto FineReader ha un ABBYY FineReader 8.0 Home Edition semplificato e conveniente, che lo rende più attraente per un vasto pubblico.

ABBYY FineReader 8.0

Sviluppatore: Software ABBYY

Dimensione della distribuzione: 40,5 MB

Lavoro sotto controllo: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Metodo di distribuzione: shareware (non esiste una versione demo di FineReader Home Edition, versione demo di FineReader Professional Edition con funzionalità limitate - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Prezzo: FineReader Home Edition - 990 rubli, FineReader Professional Edition - 3750 rubli.

ABBYY FineReader è una soluzione ideale per il riconoscimento di documenti che riconoscono non solo il testo, ma anche il design, il che garantisce la trasmissione accurata di tabelle, immagini e la divisione del testo in colonne (Fig. 17). Il programma è facile da usare, in grado di riconoscere documenti multilingue (179 lingue supportate) e multipagina. È possibile riconoscere l'intero documento o le sue singole pagine. Il risultato può essere salvato in uno dei formati più comuni: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT o PDF. È possibile salvare passo dopo passo i risultati del riconoscimento per eliminare gli errori. Esportazione implementata dei risultati del riconoscimento direttamente in Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect e Adobe Acrobat. Il correttore ortografico integrato (per 36 lingue) aiuterà a velocizzare il controllo del risultato e l'integrazione con Microsoft Word ti consente di chiamare il programma direttamente da Word, senza essere distratto dal lavorare con il testo.

Riso. 17. Risultato del riconoscimento del documento
in ABBYY FineReader Home Edition

Il programma è presentato in due versioni: FineReader Home Edition, pensato per i principianti, e FineReader Professional Edition, rivolto ai professionisti. La versione professionale consente di gestire i parametri di riconoscimento (cambia modalità, eseguire riconoscimento con formazione) e dispone di un set più ricco di funzioni di riconoscimento (riconoscimento di file PDF, testi presi con una fotocamera digitale, ecc.). Inoltre, la Professional Edition offre formati di salvataggio più diversi, aggiunta la possibilità di riconoscere i codici a barre e riconoscere rapidamente gli screenshot utilizzando l'utilità Screenshot Reader.

Conversione di documenti in formato PDF

Tutta la documentazione tecnica è ora disponibile in formato PDF, che utilizza il gratuito Adobe Acrobat Reader per visualizzare i documenti. Ma molto spesso è necessario utilizzare frammenti di file PDF quando si preparano i propri documenti o si modificano materiali in formato PDF (ad esempio articoli, contratti, rapporti, ecc.). Nel primo caso, dovrai estrarre frammenti di testo e/o immagini da file PDF (teoricamente, questo può essere fatto utilizzando gli strumenti integrati di Acrobat Reader, ma con un risultato molto mediocre). Nel secondo caso, dovrai convertire i documenti PDF in un formato modificabile (ad esempio in formato Word) mantenendo il design del documento originale, che non è nemmeno previsto in Acrobat Reader. In questi casi, verranno in soccorso utilità speciali, di cui i pacchetti ABBYY PDF Transformer e PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) sembrano essere i più interessanti. Considereremo il primo: sebbene sia più costoso, ha un'interfaccia in lingua russa e ti consente di convertire i file PDF in diversi formati modificabili e può riconoscere correttamente non solo il testo inglese, ma anche russo.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Sviluppatore: Software ABBYY

Dimensione della distribuzione: 52 MB

Lavoro sotto controllo: Windows 2000 (SP2 o successivo)/XP/Server 2003

Metodo di distribuzione: shareware (demo di 15 giorni - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Prezzo: 1490 rubli.

ABBYY PDF Transformer è un'utilità per convertire documenti PDF in formati di documenti Microsoft Word (Fig. 18), Excel, nonché in file HTML e TXT. Il pacchetto ha un'interfaccia intuitiva ed è molto facile da usare, quindi il suo sviluppo sarà alla portata anche degli utenti inesperti.

ABBYY PDF Transformer può convertire qualsiasi file PDF, compresi i file senza un livello di testo (tali file sono spesso ottenuti da documenti scansionati e rappresentano immagini di testo) ed elaborare correttamente file PDF contenenti qualsiasi combinazione di lingue supportate (incluso russo e inglese) . L'utilità conserva accuratamente il design del documento originale (immagini, tabelle, colonne, collegamenti) e consente di gestire le opzioni di conversione e salvataggio. Ad esempio, puoi definire chiaramente le aree che dovrebbero essere percepite dal programma come testo o come immagine (importante per file PDF con layout complesso), salvare il documento finito con lo stesso layout dell'originale o come colonna di testo (con o senza immagini - facoltativo), ecc. Se necessario, è possibile convertire selettivamente singole pagine o anche loro frammenti. Inoltre, ABBYY PDF Transformer può anche eseguire la conversione inversa, consentendo di creare file PDF da documenti Microsoft Word, fogli di calcolo Excel, presentazioni PowerPoint, diagrammi Visio e file HTML, nonché praticamente da qualsiasi applicazione che supporta la stampa di un documento (questo è implementato tramite la stampante virtuale PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).

Può sembrare che la stampa di documenti sia un processo semplice che non richiede programmi aggiuntivi, perché tutto ciò che serve per stampare è in qualsiasi editor di testo. In effetti, le possibilità di trasferire il testo su carta possono essere notevolmente ampliate con l'aiuto di un ulteriore Software. Questo articolo descriverà 10 di questi programmi.

FinePrint è un piccolo programma che viene installato su un computer come driver della stampante. Può essere utilizzato per stampare un documento sotto forma di libro, opuscolo o opuscolo. Le sue impostazioni consentono di ridurre leggermente il consumo di inchiostro durante la stampa e di impostare un formato carta personalizzato. L'unico aspetto negativo è che FinePrint è a pagamento.

pdfFabbrica Pro

pdfFactory Pro è anche integrato nel sistema sotto le spoglie di un driver della stampante, il cui compito principale è convertire rapidamente file di testo in formato PDF. Consente di impostare una password su un documento e di proteggerlo dalla copia o dalla modifica. pdfFactory Pro è distribuito a pagamento e dovrai acquistare un codice Product Key per ottenere l'elenco completo delle funzionalità.

Stampa conduttore

Il conduttore di stampa è programma separato, grazie al quale viene risolto il problema della stampa simultanea un largo numero vari documenti. La sua funzione principale è la capacità di comporre una coda di stampa, mentre è in grado di trasferire su carta qualsiasi file di testo o grafico. Questo fa risaltare Print Conductor dal resto in quanto supporta 50 formati diversi. Un'altra caratteristica è che la versione per uso personale è completamente gratuita.

Stampante nuvola verde

GreenCloud Printer è un'opzione ideale per coloro che stanno facendo del loro meglio per risparmiare sui materiali di consumo. Tutto è qui per ridurre il consumo di inchiostro e carta durante la stampa. Oltre a questo, il programma mantiene le statistiche dei materiali salvati, offre la possibilità di salvare il documento in PDF o esportarlo in e . Tra le carenze, si può notare solo una licenza a pagamento.

priPrinter

priPrinter è ottimo programma per chi ha la necessità di stampare un'immagine a colori. Ha un numero enorme di strumenti per lavorare con le immagini e un driver di stampa integrato, con il quale l'utente è in grado di vedere come apparirà la stampa su carta. priPrinter ha uno svantaggio che lo unisce ai programmi di cui sopra: è una licenza a pagamento e versione gratuita ha funzionalità significativamente limitate.

Cassetta degli attrezzi CanoScan

CanoScan Toolbox è un programma appositamente progettato per gli scanner Canon della serie CanoScan e CanoScan LiDE. Con il suo aiuto, la funzionalità di tali dispositivi è notevolmente aumentata. Sono disponibili due modelli per la scansione dei documenti, la possibilità di convertire in formato PDF, la scansione con OCR, la copia e la stampa rapida e molto altro.

STAMPA DA LIBRO

PRINT BY BOOK è un plugin non ufficiale che si installa direttamente in . Ti consente di creare rapidamente una versione libro di un documento creato in un editor di testo e stamparlo. Rispetto ad altri programmi di questo tipo, PRINT BOOK è il più comodo da usare. Inoltre, ha impostazioni aggiuntive per intestazioni e piè di pagina. Distribuito completamente gratuito.

Stampante di libri

Book Printer è un altro programma che consente di stampare una versione libro di un documento di testo. Se lo confronti con altri programmi simili, vale la pena notare che stampa solo su fogli A5. Crea libri comodi da portare con te in viaggio.

Utilità di servizio SSC

SSC Service Utility può essere definito uno dei migliori programmi progettato esclusivamente per le stampanti a getto d'inchiostro Epson. È compatibile con un vasto elenco di tali dispositivi e consente di monitorare costantemente le condizioni delle cartucce, configurarle, pulire il generatore di vapore, azioni automatiche per la sostituzione sicura delle cartucce e molto altro.

Pagina di parole

WordPage è un'utilità di facile utilizzo progettata per calcolare rapidamente la coda di stampa dei fogli per creare un libro. Può anche dividere un testo in più libri, se necessario. Se lo confronti con altri software simili, WordPage fornisce il minor numero di opzioni per la stampa di libri.

In questo articolo vengono descritti i programmi che consentono di espandere notevolmente le funzionalità di stampa degli editor di testo. Ognuno di loro è stato creato per uno scopo specifico o per determinati dispositivi, quindi sarebbe utile unire il loro lavoro. Ciò consentirà di superare lo svantaggio di un programma con il vantaggio di un altro, che migliorerà notevolmente la qualità di stampa e farà risparmiare sui materiali di consumo.