6. SZAKASZ AZ ADATBÁZISOK ALAPJAI. DBMS A HOZZÁFÉRÉS

25. témakör Az MS Access program célja. Fő objektumok

Bármilyen tevékenységi területen gyakran kell nagy mennyiségű adattal megküzdenie. A fő műveletek ebben az esetben: információgyűjtés, feldolgozás (szükséges adatok keresése, válogatás stb.), űrlapok készítése az adatok megtekintésére, nyomtatására. Az egyik legnépszerűbb szoftver termékek ezeket a funkciókat biztosítva elismert adatbázis-kezelő rendszer

nyh Microsoft Access.

A Microsoft Access egy adatbázis-kezelő rendszer (DBMS). Alatt

vezérlő rendszer Olyan programok összessége alatt értendő, amelyek nem csak nagy mennyiségű adat tárolását teszik lehetővé egy bizonyos formátumban, hanem feldolgozzák is, felhasználóbarát formában jelenítik meg azokat.

A Microsoft Access az relációs DBMS. Ez azt jelenti, hogy egyszerre több adatbázistáblával is tud dolgozni. A relációs DBMS használata segít optimalizálni az adatstruktúrát, és így leegyszerűsíteni a munkát. A Microsoft Access táblákat összekapcsolhatja egy másik számítógépen vagy kiszolgálón tárolt adatokkal, vagy használhat egy Paradox vagy Database alkalmazásban létrehozott táblát. A Microsoft Access adatok hatékonyan kombinálhatók adatokkal Microsoft Excel.

A Microsoft Access az alkalmazáscsomag része Microsoft Office. A Microsoft Access lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy:

adatséma kidolgozása és relációs adatbázis-struktúra létrehozása;

felhasználói adatbeviteli űrlapok létrehozása egytáblás és relációs adatbázisokban;

adatok bevitele és szerkesztése;

lekérdezések generálása adatok kereséséhez és kiválasztásához;

jelentéseket készíteni az adatkiadáshoz;

automatizálja a gyakran végzett műveleteket (például bérszámfejtést, készletnyilvántartást stb.), valamint számos más ritkábban használt funkciót.

A Microsoft Access program elindításához a következő parancsokat kell futtatnia:

Indítsa el a Programokat Microsoft Access.

Fő DB objektumok:

A táblák olyan objektumok, amelyeket rekordok (sorok) és mezők (oszlopok) formájában tárolnak. Általában minden tábla egy adott kérdéssel kapcsolatos információk tárolására szolgál.

A lekérdezések olyan objektumok, amelyek egy vagy több táblából meghatározott feltételeknek megfelelő adatok keresésére és megjelenítésére szolgálnak. Lekérdezéseket is használhat több rekord egyidejű frissítésére vagy törlésére, valamint számítások végrehajtására.

Az űrlapok elsősorban adatbevitelre tervezett MS Access objektumok. Vezérlőket helyezhet el egy űrlapon, amely adatok bevitelére, megjelenítésére és szerkesztésére szolgál a táblázat mezőiben.

A jelentések olyan MS Access DB objektumok, amelyeket az adatok hatékony megjelenítésére terveztek nyomtatott formában, lehetővé téve az információk kívánt módon történő megjelenítését és számítások elvégzését (összesítés, átlag megkeresése stb.).

Az oldalak a weboldalak egy speciális típusa, amelyet az interneten vagy egy intraneten keresztül, adatbázisokban tárolt adatokkal való megtekintésre és kezelésre terveztek. Microsoft adatok hozzáférés.

A makrók makróparancsok a gyakran végrehajtott feladatok automatizálására, például űrlapok megnyitására vagy jelentések nyomtatására. Például egy gomb megnyomásával futtathat egy jelentést kinyomtató makrót.

A modulok leírások és eljárások összessége a Visual Basic nyelven alkalmazásokhoz, egyetlen programegységbe összeszerelve. Makrók és modulok segítségével felhasználó-orientált alkalmazásokat hozhatunk létre, kiegészíthetjük gombokkal, menükkel, párbeszédpanelekkel.

Az adatbázis minden összetevője, például a táblák, jelentések, lekérdezések, űrlapok a Microsoft Accessben egyetlen mdb kiterjesztésű fájlban tárolódnak.

Rizs. 2.6.1. Adatbázis ablak

Az adatbázis ablakban (2.6.1. ábra) az "Objektumok" részben az objektum típusa van kiválasztva, az ilyen típusú objektumok listája megjelenik az ablak fő területén.

3 parancsgomb van az objektumokkal való munkavégzéshez:

1. "Megnyitás" - megnyitja a kiválasztott objektumot. Ebben a módban megtekintheti a táblázatot, új bejegyzéseket készíthet, vagy módosíthatja a meglévőket. Megtekintheti a lekérdezés végrehajtásának eredményeit, riportokat.

2. "Konstruktor" - megnyitja az objektum szerkezetét, és lehetővé teszi az eszköz módosítását, nem a tartalmát (újakat hozzáadhat a táblázathoz)

Például módosítsa a mező tulajdonságait; az űrlapokon módosítsa vagy hozzon létre vezérlőket). Ez egy fejlesztői mód.

3. "Létrehozás" - megnyit egy ablakot, amely lehetőséget ad egy új objektum létrehozásának módjára.

Munka a "mesterekkel"

"Mester" ("Varázsló") - speciális program, amely segít egy probléma megoldásában vagy egy bizonyos típusú tárgy létrehozásában. Ezzel a programmal néhány perc alatt elvégezheti a munkát, ami a program használata nélkül több órát is igénybe vehet. A varázsló kérdéseket tesz fel egy objektum tartalmával, stílusával és formátumával kapcsolatban, majd felhasználói beavatkozás nélkül létrehozza az objektumot. A Microsoft Access körülbelül száz "varázslót" kínál adatbázisok, alkalmazások, táblázatok, űrlapok, jelentések, diagramok, levelezési címkék és vezérlők tervezésére.

Az "Adatbázis varázsló" lehetővé teszi a programban elérhető sablonok ("Munkarendelések", "Kapcsolatok", "Raktár" stb.) felhasználásával az összes szükséges jelentést, táblát és űrlapot tartalmazó adatbázis létrehozását egy műveletben. A funkció használatához, amikor elindítja a Microsoft Access-t egy párbeszédpanelen,

ne válassza ki a rádiógombot"Varázslók, oldalak és adatbázisprojektek". "Mas-

Adatbázis Ter" új adatbázist hoz létre, nem használható új táblák, űrlapok, jelentések hozzáadására egy meglévő adatbázishoz.

Saját adatbázis létrehozásához a "Varázsló" nélkül, a Microsoft Access indításakor megjelenő párbeszédpanelen a kapcsolót "Új adatbázis" állásba kell állítani.

26. téma. Táblázatok

Az adatbázis fő szerkezeti eleme egy táblázat. A táblázatok tárolják a felhasználói bevitelt. Minden Microsoft Access tábla mezőknek nevezett oszlopokból és rekordoknak nevezett sorokból áll. Minden táblabejegyzés tartalmazza az összes szükséges információt egy adott adatelemről. Például egy alkalmazotti rekord tartalmazhat vezetéknevet, keresztnevet, családnevet, születési dátumot, beosztást stb.

Az adattábla sorai és oszlopai ugyanúgy átméretezhetők, mint a ben Microsoft program Excel. Valójában a Microsoft Access adatbeviteli módja nem különbözik az Excel-táblázatokkal való munkavégzéstől.

A táblázat szerkezetének kialakításakor mindenekelőtt meg kell határozni a mezők nevét, amelyekből állnia kell, a mezők típusát és méretét. Minden táblázatmezőhöz egyedi név tartozik, amely nem haladhatja meg a 64 karaktert. Célszerű a nevet úgy beállítani, hogy az tükrözze a mező tartalmát. Azt is meg kell határozni, hogy a mező milyen típusú adatokat tartalmazzon. A Microsoft Accessben minden mezőhöz hozzá kell rendelni a 10 adattípus egyikét. A mezőtípus értéke csak Tervező nézetben állítható be. táblázatban. A 2.6.1 bemutatja a Microsoft Access adattípusokat és azok leírását.

2.6.1. táblázat

		Microsoft Access mező adattípusok
	Adattípus	Leírás
	Szöveg	Számításokat nem igénylő szövegek vagy számok, például számok
	(értsd
		ra, telefonok (legfeljebb 255 karakter)
	alapértelmezett)
	Számszerű	Numerikus adatok különféle formátumok végezni szoktak
		számításokat
	Dátum idő	A 100-tól 9999-ig terjedő dátum- és időadatok tárolásához adja meg
	Pénzügyi	A matematikában használt monetáris értékek és számszerű adatok
		a számításokat legfeljebb 15 egész számjegyig, legfeljebb 4 számjegyig
		törtjelek
		Legfeljebb 65535 karakter hosszú megjegyzések tárolására
		Egy speciális numerikus mező, amelyben a Microsoft Access automatikusan
		A sí minden bejegyzéshez egyedi sorozatszámot rendel. Tud-
		az ilyen mezőkben lévő értékek nem frissíthetők
	Logikus	A kettő közül csak az egyik lehet lehetséges értékek(Igaz hamis,
	Tárgymező	Objektum (például Microsoft Excel táblázat, dokumentum
		Microsoft Word, kép, hangfelvétel vagy egyéb bináris adat
		formátum) Microsoft Access táblázatba ágyazva vagy ahhoz társítva
		A szöveg színesen kiemelve vagy aláhúzva akinek a választása,
		a fájlba való áttérés megtörténik, egy bizonyos hely a fájlban,
		HTML forrása az interneten vagy intraneten. hiper-
		Létrehoz egy kombinált mezőt, amely lehetővé teszi egy másik érték kiválasztását
	helyettesítések	táblázatból vagy értéklistából

Négyféleképpen hozhat létre üres táblázatot a Microsoft Accessben:

Rizs. 2.6.2. Táblázat létrehozása a varázsló segítségével

A „Táblázatvarázsló” (2.6.2. ábra) lehetővé teszi, hogy a táblázathoz mezőket válasszon ki számos, korábban meghatározott táblázatból, például üzleti kapcsolatok, személyes tulajdonok listája, receptek stb.;

adatbevitel közvetlenül egy üres táblázatba táblázatos módban. Amikor új táblát ment a Microsoft Accessben, az adatok elemzése megtörténik, és minden mezőhöz hozzárendelődik a szükséges adattípus és formátum;

táblázat importálása másik fájlból. A Microsoft Access lehetővé teszi adatok importálását Microsoft Access, Paradox, dBASE adatbázisfájlokból, Microsoft Excel táblázatokból, szöveges fájlok satöbbi;

az összes táblázatelrendezési beállítás megadása Tervező nézetben. Amikor Tervező nézetben hoz létre táblázatot, ki kell töltenie

a táblázat formája (2.6.3. ábra), ahol az első oszlop a mezők fejléceit, a második oszlop pedig a típusukat (a lehetséges mezőtípusokat a 2.6.1. táblázat tartalmazza). Az űrlap alján megadhatja a mezőtulajdonságokat, például az alapértelmezett értékeket, a beviteli maszkokat és a keresési mezőket.

Rizs. 2.6.3. Asztalkészítő

A "Designer" módban nem lehet adatokat bevinni a táblázatba. A "Tervező" módból a "Táblázatok" módba és fordítva váltáshoz használja a "Nézet" menüpontot vagy az eszköztáron lévő gombot ( - "Designer", - "Table Mode"). Ugyanakkor minden alkalommal, amikor a program kéri a változtatások mentésének szükségességét.

Függetlenül attól, hogy milyen módszerrel hoztuk létre a táblázatot, mindig lehetőség van a "Tervezés" módra a táblázat elrendezésének további módosítására, például új mezők hozzáadására, értékek beállítására

alapértelmezett vagy beviteli maszkok létrehozásához. Azonban csak a "Designer" mód teszi lehetővé a szükséges táblázatstruktúra azonnali beállítását.

Adatok bevitele és szerkesztése

A táblázat celláiba történő adatbevitelhez a kurzort a kívánt cellába kell helyezni, pl. aktiválja és adjon meg adatokat (nem kell adatokat bevinni a "Számláló" adattípusú mező celláiba, mivel az ebben a mezőben lévő értékek automatikusan megjelennek, amikor adatokat ad meg ennek bármely más cellájába rekord). A beviteli jellemzők a következők: ha az adatbevitelt a cellába az Esc billentyű lenyomásával megszakítjuk, akkor a régi érték áll vissza, az Enter vagy a Tab billentyű lenyomása esetén pedig az új érték kerül a cellába. Egyes adattípusoknál (numerikus, monetáris, dátum/idő, logikai) az MS Access automatikusan ellenőrzi a bevitel helyességét. Például, ha egy numerikus típusú cellába ír be egy betűt, akkor az MS Access üzenetet jelenít meg a hibásan beírt értékről, és nem engedi átlépni egy másik cellába, amíg a megadott típusú adatokat meg nem adjuk.

A teljes rekordok törléséhez először ki kell jelölnie azokat. A rekordok és mezők kiválasztása az MS Access táblákban hasonló a sorok és oszlopok kiválasztásához az Excel táblázatokban. A rekordokat a Delete gombbal, a mezőket - az "Oszlop törlése" paranccsal törölheti helyi menü.

Minden típusú mező esetében (kivéve a "Számláló" és az OLE objektummezők) korlátozásokat állíthat be a bemeneti adatokra. Ehhez a "Tervezés" módban válassza az "Általános" fület, vigye a kurzort az "Értékfeltételek" nevű mezőre és írjon be egy adatbeviteli korlátozást. Egy számmezőben lévő megszorítást leggyakrabban egyenlőtlenségként ábrázolják. Szöveges mezőbe is beírható, általában ilyenkor az ebben a mezőben előforduló szavakat adják meg.

Jegyzet. A korlátozásokat nemcsak manuálisan, hanem a "Kifejezéskészítő" segítségével is megadhatja. Amikor a kurzor megjelenik az Értékfeltételek paramétersorban, egy három ponttal ellátott gomb jelenik meg tőle jobbra. Ha erre a gombra kattint, megjelenik a kifejezéskészítő ablak. Általában összetett kifejezések létrehozására használják.

Az adatok megadásakor használhat egy másik praktikus eszközt - az "Alapértelmezett érték" paramétert (a "Tervezés" módban meg kell nyitnia az "Általános" lapot). Itt állíthatja be, hogy a Microsoft Access milyen adatokat adjon meg alapértelmezés szerint a táblázat kitöltésekor. Ez kényelmes, ha a legtöbb érték adott mező ugyanazok, és csak néhány különbözik egymástól.

Az adatok a vágólapon keresztül egyik cellából a másikba másolással is bevihetők.

Minden adattípusnak (a "Számláló" adattípus kivételével) van egy üres (nulla) értéke. Kétféle nullérték létezik: nullérték és nullkarakterlánc. Ha egy üres mező üres (Null) értékkel rendelkezik, akkor ez azt jelenti, hogy léteznek hozzá adatok, de még nem ismertek. Ha üres karakterláncot ír be (két egyenes idézőjel (" ")), akkor ez azt jelenti, hogy az adatok egyáltalán nem léteznek. A Microsoft Access lehetővé teszi az ilyen üres értékek kezelését.

Adatkeresés

Ha a táblázat nagy, akkor automatizálhatja az adatlekérési folyamatot. Ehhez el kell helyezni a kurzort a mező bármely cellájába, ahonnan a keresés elindul, majd ki kell adnia a következő parancsokat: Keresés szerkesztése. A megjelenő ablakban meg kell adnia egy mintát a keresett adatokból, és kattintson a "Keresés" gombra. Ha talál értéket, a kurzor arra a cellára ugrik. Ha nagy mennyiségű azonos adatot szeretne lecserélni egy másik értékre, akkor a következő parancsokat kell végrehajtania: Szerkesztés Csere. A megjelenő ablakban adja meg a lecserélt és lecserélt elemek mintáit. Ezután el kell döntenie, hogy meg kell-e nézni az egyes lecserélt értékeket vagy sem, és ennek függvényében kattintson a "Csere" vagy a "Minden cseréje" gombra. Ha nincs teljes információ a keresési minta megadásához, használhatja a táblázatban látható helyettesítő karaktereket. 2.6.2.

2.6.2. táblázat

A Keresés és csere ablakban és a szűrőkben használt helyettesítő karakterek

	Leírás
	bármely 1 vagy több szimbólum			Az első betű K, a többi
				nye - bármilyen
	Bármi szöveg karakter
	tetszőleges karakter zárójelben			Sasha, Dasha, Masha
	bármely karakter, kivéve a megadott-			Duma, hölgy, otthon, füst
	zárójelben
	bármely karakter a tartományból,			Ó, Ab, Av
	emelkedő
	egy számjegy

Adatok rendezése

A megtekintés megkönnyítése érdekében a táblázat rekordjait meghatározott sorrendbe rendezheti az eszköztár rendezési gombjaival vagy a menüparancs Rekordok rendezése Rendezés növekvő (csökkenő rendezés) segítségével. A rendezés parancs arra a mezőre vonatkozik, ahol a kurzor található. Adatlap nézetben egyszerre több szomszédos oszlopot is kijelölhet, majd ezek szerint rendezheti. Alapértelmezés szerint az Access a rekordokat a bal szélső kiválasztott oszlopból rendezi. Ebben az esetben a tábla rekordjai először a bal szélső kiválasztott oszlop szerint lesznek rendezve, majd (for ugyanazok az értékek az első rendezendő oszlopban) a második és így tovább. Ha vissza kell állítania a rekordok megjelenítési sorrendjét, használja a Records Delete Filter parancsokat.

Jegyzet. A modern DBMS-ek, mint például a Microsoft Access, soha nem rendezik fizikailag a táblákat, mint a múltban. Az adatok rendezésére (valamint szűrésére, keresésére és cseréjére) szolgáló eszközöket a Microsoft Access automatikusan generált lekérdezésekként valósítja meg. A tábla rekordjai mindig abban a sorrendben helyezkednek el az adatbázisfájlban, ahogyan a táblába kerültek.

Adatok kiválasztása szűrővel

A szűrő a rekordok egy részhalmazának kiválasztására alkalmazott feltételek halmaza. A Microsoft Accessben négyféle szűrő létezik: kiválasztási szűrő, normál szűrő, speciális szűrő, kiválasztás kizárása.

Az eszköztár gombokat tartalmaz a szűrőkkel való munkavégzéshez:

"Szűrés kijelölés szerint" (); "Szűrőcsere" (); "Szűrő alkalmazása-

Szűrés kijelölés szerint - így gyorsan ki lehet választani a rekordokat a kiválasztott minta szerint. A megadott mezőben meghatározott értéket tartalmazó táblázat összes rekordjának megtekintéséhez válassza ki ezt az értéket egy rekordban, kattintson a "Szűrés kiválasztott alapján" gombra, vagy hajtsa végre a következő parancsokat: Rekordok Szűrés Szűrés kiválasztott alapján. Ugyanakkor a táblázat ablakának állapotsorában a "Szűrő" szó látható.. Ezenkívül a Szűrő alkalmazása gombmeg van nyomva, ami azt jelenti, hogy a szűrő használatban van. A gomb letiltása az összes szűrőt eltávolítja. A szűrőbeállítások nem vesznek el, egyszerűen le lesznek tiltva.

Ha olyan rekordokat szeretne megtekinteni, amelyek nem tartalmaznak kiválasztott értéket, akkor a helyi menüből vagy a Rekordszűrő menüből kell kiválasztani a Kijelölt kizárása parancsot.

A rekordok kiválasztásának kritériumait a következő paranccsal állíthatja be: Records

Szűrő Szűrő vagy gombok szerkesztése. Ezt követően megjelenik egy sor; az a mező, amelyben a kurzor található, kombinált mezővé válik, amelyben kiválaszthatja az elérhető értékeket. Más kiválasztási feltételeket is összeállíthat az összehasonlító operátorok segítségével (<, >), helyettesítő karakterek (lásd a 2.6.2. táblázatot). Szűrési feltételt állíthat be egy mezőhöz az oszlop helyi menüjében található "Szűrő:" paranccsal. A "Szűrő alkalmazása" gombra kattintás után a megadott feltételeknek megfelelő rekordok kerülnek kiválasztásra.

Még bonyolultabb szűrési feltételek adhatók meg a Records Filter Advanced filter parancsokkal. Ebben az esetben összetett kiválasztási feltételeket írhatunk, amelyekhez 9 sort biztosítunk a kiterjesztett szűrő formában (2.6.4. ábra).

Rizs. 2.6.4. Speciális szűrő üres

27. téma

Adatszervezés

A "relációs" szó az angol "relation" - "relation" szóból származik. A kapcsolat tematikus fogalom, de az adatmodellek terminológiájában célszerű a kapcsolatokat táblázat formájában ábrázolni.

A különböző táblákból származó adatok összekapcsolásához minden táblának tartalmaznia kell egy vagy több olyan mezőt, amely egyedileg azonosítja a tábla minden rekordját. A táblázat kulcsmezőjének nevezik. Ha egy táblázat kulcsmezőket tartalmaz, akkor a Microsoft Access megakadályozza, hogy ismétlődő vagy üres értékek kerüljenek a kulcsmezőbe.

A Microsoft Accessben háromféle kulcsmező létezik: számláló, egyszerű kulcs és összetett kulcs.

1. A számláló kulcsmezői.

Egy ilyen mező megadása kulcsként a legcélszerűbb egyszerű módon kulcsmezők létrehozása. Ha a létrehozott tábla mentése előtt a kulcsmezők nem voltak megadva, akkor a létrehozott tábla mentésekor üzenet jelenik meg a kulcsmező létrehozásáról. Az "Igen" gombra kattintva egy pörgető kulcsmező jön létre.

2. Egyszerű kulcs.

Ha a mező tartalmazza egyedi értékek, például kódok vagy leltári számok, akkor ez a mező kulcsmezőként definiálható. Ha a kiválasztott mező ismétlődő vagy üres értékeket tartalmaz, akkor nem lesz kulcsmezőként definiálva.

3. Összetett kulcs.

BAN BEN Azokban az esetekben, amikor nem lehet garantálni egy mező értékeinek egyediségét, lehetőség van több mezőből álló kulcs létrehozására. Leggyakrabban ez a helyzet két tábla összekapcsolására használt táblában fordul elő. sok-sok.

A relációs adatbázisok egyik legfontosabb előnye, hogy logikailag csoportosított adatokat különböző táblákban tárolhatunk, és közöttük kapcsolatokat állíthatunk be, egyetlen adatbázisba egyesítve. A kapcsolat meghatározásához a tábláknak azonos nevű vagy legalább azonos adatformátumú mezőket kell tartalmazniuk. A táblázatok közötti kapcsolat kapcsolatokat hoz létre a mezőkben lévő egyező értékek között. Ez az adatszervezés csökkenti a tárolt adatok redundanciáját, leegyszerűsíti azok bevitelét, lekérdezések és jelentések létrehozását, valamint lehetővé teszi az adatokhoz való hozzáférés korlátozását.

BAN BEN A Microsoft Access háromféle kapcsolatot tud meghatározni a táblák között:"Egy-

sokakhoz, sok-sokhoz és egy az egyhez.

Az egy a többhez kapcsolat a táblák közötti kapcsolat leggyakrabban használt típusa. Ilyen relációban az A tábla minden rekordja a B tábla több rekordjának felelhet meg, és a B tábla rekordja nem tartalmazhat egynél több megfelelő rekordot az A táblában.

Amikor érintkezik "Sok a sokhoz" Az A tábla egy rekordja a B tábla több rekordjának, a B tábla egy rekordja pedig többnek is megfelelhet

Egy ilyen sémát csak egy harmadik (összekötő) tábla segítségével valósítunk meg, amelynek kulcsa legalább két mezőből áll, amelyek közül az egyik közös az A táblával, a másik közös a B táblával .

Egy-egy kapcsolat esetén az A táblában lévő rekordhoz legfeljebb egy társított rekord tartozhat a B táblában, és fordítva. Az ilyen típusú kapcsolatokat nem használják túl gyakran, mivel az ilyen adatok egy táblázatban helyezhetők el. Az egy-egy kapcsolat nagyon széles táblák particionálására, a tábla egy részének elkülönítésére szolgál, hogy megvédje, és tárolja a főtábla rekordjainak egy részhalmazára vonatkozó információkat.

A táblák közötti kapcsolatok vizuálisan az "Adatséma" ablakban (2.6.5. ábra) jelennek meg, amely az "Eszközök" menüből vagy az eszköztár gombjával nyitható meg.

Rizs. 2.6.5. Adatséma ablak

Adatok integritása

Az adatintegritás a Microsoft Access által a rekordok közötti kapcsolatok fenntartására használt szabályrendszerre utal kapcsolódó táblázatok, valamint védelmet nyújt a kapcsolódó adatok véletlen törlése vagy módosítása ellen is. Az adatok integritását szabályozhatja, ha a következő feltételek teljesülnek:

az egyik tábla csatolt mezője (az a mező, amelyen keresztül a hivatkozás létrejön) kulcsmező vagy egyedi indexszel rendelkezik;

a kapcsolódó mezők azonos adattípusúak. Itt van egy kivétel. Egy számlálómező társítható numerikus mezővel, ha az "hosszú egész szám" típusú;

mindkét tábla ugyanahhoz a Microsoft Access adatbázishoz tartozik. Ha a táblák össze vannak kapcsolva, akkor Microsoft Access tábláknak kell lenniük. Az adatintegritás beállításához a táblákat tartalmazó adatbázisnak nyitottnak kell lennie. Más formátumú adatbázisokból nem lehet adatintegritást megállapítani a csatolt táblákhoz.

elérheti a jelentéstábla szűrőjét

A Microsoft Access mindent, aminek neve lehet (az Access értelmében), objektumokat hív meg. A bázisban Hozzáférés az adatokhoz a fő objektumok a táblák, lekérdezések, űrlapok, jelentések, makrók és modulok. Más DBMS-ekben általában a kifejezés bázis adatáltalában csak az adatokat tároló fájlokra vonatkozik. A Microsoft Accessben az adatbázis tartalmazza a tárolt adatokhoz társított összes objektumot, beleértve azokat is, amelyek a velük végzett munka automatizálására vannak definiálva. Az alábbiakban felsoroljuk a fő Access adatbázis-objektumokat.

• 1. Asztal. Egy objektum, amely adatok tárolására van definiálva és használva. Minden tábla egy adott típusú objektumról, például ügyfelekről tartalmaz információkat. A táblázat mezőket (oszlopokat) tartalmaz, amelyek különféle adatokat tárolnak, például az ügyfél vezetéknevét vagy címét, valamint rekordokat (más néven sorokat). A rekord tartalmaz minden információt valamilyen objektumról (személy, termékminta stb.). Minden táblához megadhat egy elsődleges kulcsot (egy vagy több olyan mezőt, amely minden rekordhoz egyedi értékeket tartalmaz) és egy vagy több indexet az adathozzáférés felgyorsítása érdekében.
• 2. Kérés. Olyan objektum, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy egy vagy több táblából megkapja a kívánt adatokat. Lekérdezés létrehozásához használhat QBE (kötegelt lekérdezés) űrlapot vagy SQL (Structured Query Language) utasításokat. Lekérdezéseket hozhat létre adatok kiválasztásához, frissítéséhez, törléséhez vagy hozzáadásához. A lekérdezések új táblákat is létrehozhatnak egy vagy több adat felhasználásával meglévő táblázatok.
• 3. Forma. Elsősorban adatok bevitelére, képernyőn való megjelenítésére vagy egy alkalmazás működésének vezérlésére szolgáló objektum. Az űrlapok a lekérdezésekből vagy táblákból származó adatok megjelenítéséhez szükséges felhasználói követelmények megvalósítására szolgálnak. Az űrlapok nyomtathatók is. Egy űrlap segítségével makró- vagy VBA-eljárást futtathat valamilyen eseményre, például bizonyos adatok értékének változására válaszul.
• 4. Jelentés. Olyan objektum, amely egy olyan dokumentum létrehozására szolgál, amely később kinyomtatható vagy egy másik alkalmazás dokumentumába beépíthető.
• 5. Makró. Egy objektum, amely egy vagy több olyan művelet strukturált leírása, amelyet az Accessnek egy adott eseményre válaszul végre kell hajtania. Például megadhat egy makrót, amely válaszul egy elem kiválasztására a fő űrlapon egy másik űrlapot nyit meg. Egy másik makró segítségével ellenőrizheti egy adott mező értékét, ha annak tartalma megváltozik. A makró további feltételeket is tartalmazhat bizonyos, benne meghatározott műveletek végrehajtásához vagy elmulasztásához. Egy másik makrót vagy VBA-eljárást is futtathat egy makróból.
• 6. Modul. Egy objektum, amely Visual Basic for Applications programban írt programokat tartalmaz. A modulok lehetnek független objektumok, amelyek az alkalmazásból bárhonnan meghívható függvényeket tartalmaznak, de közvetlenül is "csatolhatók" az egyes űrlapokhoz vagy jelentésekhez, hogy reagáljanak az azokban bekövetkező változásokra.
• 7. Oldalak hozzáférés. Oldalak - a fogyasztótól távol (például az interneten keresztül) lévő adatbázisban található adatokhoz való hozzáférés biztosítására szolgálnak. Az Access objektumok fogalmi kapcsolatai itt láthatók rizs. 6.1 .

A főbe ACCESS objektumok a következőket tartalmazza: táblák, lekérdezések, űrlapok, jelentések, makrók és modulok.

A tábla egy objektum, amely meghatározott és adatok tárolására szolgál. Minden táblázat egy bizonyos típusú objektumról tartalmaz információkat. A táblázat mezőket (oszlopokat) és rekordokat (sorokat) tartalmaz. A táblázatokkal két fő módban dolgozhat: Tervező nézet és Adatlap nézet.

Tervezési módban a táblázat szerkezete be van állítva, pl. a mezők típusai, tulajdonságai, száma és neve (oszlopfejléc) meg van határozva. Akkor használatos, ha a tábla szerkezetét kell megváltoztatni, nem a benne tárolt adatokat.

Az adatlap nézet az adatok egyszerű megtekintésére, hozzáadására, módosítására, rendezésére vagy törlésére szolgál.

A lekérdezés egy olyan objektum, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy egy vagy több táblából megkapja a kívánt adatokat. A lekérdezés egy olyan kérdés, amelyet a felhasználó feltesz az ACCESS-nek az adatbázisban tárolt információkkal kapcsolatban.

A lekérdezések önállóan és varázslók segítségével hozhatók létre. Az ACCESS alkalmazásban a következő típusú kéréseket hozhatja létre:

Minta kérés;

Kérés paraméterekkel;

keresztkérelem;

Módosítási kérelem (rekordok törlésének, frissítésének és hozzáadásának kérése táblázat létrehozásához);

Csatlakozási kérelmek, szerverkérések, vezérlési kérések, alárendelt kérések.

A lekérdezések segítségével több tábla adatait tekintheti meg, elemezheti, módosíthatja, új táblákat hozhat létre. Űrlapok és jelentések adatforrásaként használják őket.

A lekérdezésekkel két fő módban dolgozhat: Tervező nézetben és Adatlap nézetben.

Az űrlap egy olyan objektum, amely elsősorban az adatok kényelmes bevitelére szolgál. A táblákkal ellentétben az űrlapok nem tartalmaznak adatbázis-információkat. Az űrlap az adatok számítógép képernyőjén való megjelenítésére szolgáló (üres) formátum. Űrlapokat csak táblákból vagy lekérdezésekből lehet felépíteni. A lekérdezéseken alapuló űrlapok felépítése lehetővé teszi, hogy bennük több táblázatból is bemutasson információkat.

Az űrlapba képek, diagramok, hang (hang) és videó (kép) ágyazható be.

Munkamódok az űrlappal:

Az űrlap mód az adatok megtekintésére és szerkesztésére szolgál, környezetet biztosít az adatokkal való munkavégzéshez és a képernyőn történő megjelenítésük kényelmes megtervezéséhez;

Az Űrlaptervezési módra akkor van szükség, ha egy űrlap (struktúra vagy űrlapsablon) meghatározását szeretné módosítani, nem pedig az általa képviselt adatokat;

A Táblázat nézet lehetővé teszi az összes űrlapmezőt tartalmazó táblázat megtekintését;

A jelentés egy olyan objektum, amelyet olyan dokumentum létrehozására terveztek, amely később kinyomtatható vagy egy másik alkalmazás dokumentumába beilleszthető. A jelentések az űrlapokhoz hasonlóan lekérdezésekből és táblázatokból is előállíthatók, de nem teszik lehetővé az adatbevitelt.

Jelentési módok:

- mód előnézet lehetővé teszi a jelentés megtekintését, ahogy kinyomtatják;

- konstruktor mód a sablon (jelentésstruktúra) módosítására szolgál.

A makró egy olyan objektum, amely egy vagy több olyan művelet strukturált leírása, amelyet az ACCESS-nek végre kell hajtania egy adott eseményre válaszul.

Például megadhat egy makrót, amely válaszul egy elem kiválasztására a fő űrlapon egy másik űrlapot nyit meg. Egy másik makró segítségével ellenőrizheti egy adott mező értékét, ha annak tartalma megváltozik. A makróban további feltételeket is felvehet bizonyos abban szereplő műveletek végrehajtására vagy nem hajtására.

Használata nagyban megkönnyíti az űrlapokkal és jelentésekkel való munkát makrók. Az MS ACCESS több mint 40 makróval rendelkezik, amelyek makrókba foglalhatók. A makrók olyan műveleteket hajtanak végre, mint a táblák és űrlapok megnyitása, lekérdezések végrehajtása, más makrók futtatása, opciók kiválasztása a menükből és így tovább. A makróparancsok lehetővé teszik, hogy egy (vagy több) gomb megnyomásával olyan műveleteket hajtson végre, amelyeket gyakran kell végrehajtania munka közben.

Modul - olyan objektum, amely MS ACCESS BASIC programokat tartalmaz, amelyek lehetővé teszik a folyamat kisebb lépésekre bontását és azon hibák észlelését, amelyeket makrók segítségével nem találtak meg.

Bevezetés

Az adatbázis-kezelő rendszerek (DBMS) az alkalmazott szoftvertermékek egy osztálya, amelyet strukturált információkkal való együttműködésre terveztek. Az adatbázis (DB) olyan információ, amelyet az objektumokból származó adatok feldolgozásának eredményeként gyűjtenek vagy nyernek a felhasználói kérések és szükségletek kielégítése érdekében.

Az adatbázisban öt adatszervezési modellt használnak:

hierarchikus

relációs

vegyes

objektum orientált.

A legtöbb modern adatbázis relációs.

A relációs adatmodell az angol reláció - reláció kifejezésről kapta a nevét. A 70-es években az IBM alkalmazottja, Edgar Codd javasolta. Bizonyos feltételek mellett a relációt egy kétdimenziós táblázat formájában ábrázolják, amelyet az emberek ismernek.

A relációs modell előnyei az egyszerűség, a könnyű implementáció, az elméleti indoklás megléte és a lekérdezések generálásakor konfigurálható, rugalmas adatbázisrendszer kialakításának lehetősége.

A relációs adatmodellt elsősorban közepes méretű adatbázisokban használják. Az adatbázisban lévő táblák számának növekedésével a vele való munka sebessége csökken.

Az MS Access DBMS-t heterogén információk tárolására és feldolgozására használják nagy számban objektumokat, és feltételezi a többfelhasználós üzemmód lehetőségét.

Az MS Access adatbázisa egymáshoz kapcsolódó táblák halmaza, amelyek mindegyike bizonyos típusú objektumokról tartalmaz információkat.

Az MS Excel adatbázisa, ellentétben az MS ACCESS adatbázisaival, kényelmes eszköz korlátozott mennyiségű táblázatos adat tárolására, bőséges lehetőséggel a számítások elvégzésére és az adatok elemzésére. Az MS Excel 2003 alapjai nagyobb mértékben egyéni használatra készültek.

Az MS Access DBMS fő funkciói az adatok meghatározása, az adatbázis szerkezetének leírása, az adatfeldolgozás és az adatkezelés.

Az MS Access adatbázisa egy adott témához vagy feladathoz kapcsolódó valós objektumokról, folyamatokról, eseményekről vagy jelenségekről szóló információk gyűjteményét tartalmazza. Az MS Access adatbázis rendszerezési módjai kényelmesen bemutatják a teljes adathalmazt vagy annak bármely részét.

MS Access 2003 DBMS objektumok

Az MS Accessben a táblázatkészítő ablak hét lapot tartalmaz, amelyek hatféle objektumot képviselnek, amelyekkel a program működik:

1. A táblázatok az MS Access fő tárgyai. Az alkalmazás adatbázisát alkotó táblák listája az alkalmazás első megnyitásakor megjelenik az adatbázis ablakban. Az MS Access rendszertáblákat is készít, amelyek az összes alkalmazásobjektumról információkat tárolnak, és ezek a táblák szükség esetén az adatbázis ablakban is megjeleníthetők.

1. kép

2. Lekérdezések – egy vagy több tábla adatainak megtekintésére, elemzésére és módosítására szolgál. A lekérdezések adatforrásként szolgálhatnak a Microsoft Access űrlapok és jelentések számára. Maga a lekérdezés nem tartalmaz adatokat, de lehetővé teszi a táblákból adatok kiválasztását és műveletek végrehajtását azokon.

A Microsoft Accessben többféle lekérdezés létezik:

o olyan lekérdezések kiválasztása, amelyek táblákból kérnek le adatokat;

o változtatási kérelmek, amelyek lehetővé teszik a táblákban lévő adatok módosítását (beleértve a rekordok törlését, frissítését, hozzáadását);

o táblalekérdezések létrehozása, amelyek egy vagy több meglévő tábla adatai és más típusú lekérdezések alapján új táblát hoznak létre.

3. Az űrlapok segítségével kényelmes és intuitív felhasználói felületet szerveznek az adatokkal való munkavégzéshez. Az űrlapokat egyéni párbeszédpaneleknek tekinthetjük. Az űrlapok tartalmazhatnak vezérlőket is, amelyek hozzáférnek a táblázatokban lévő adatokhoz. A vezérlőelemek lehetnek adatok bevitelére és szerkesztésére szolgáló szövegmezők, gombok, jelölőnégyzetek, rádiógombok, listák, címkék, valamint objektumkeretek grafikák és OLE objektumok megjelenítésére. A vezérlőket tartalmazó űrlapok létrehozása nagymértékben leegyszerűsíti az adatbeviteli folyamatot és segít megelőzni a hibákat. A hozzáférési űrlapok biztosítják funkcionalitás számos olyan feladat elvégzésére, amelyeket más módon nem lehet elvégezni. Az űrlapok lehetővé teszik az adatok bevitelekor történő érvényesítését, számítások végrehajtását, és alűrlapok segítségével hozzáférést biztosítanak a kapcsolódó táblázatokban lévő adatokhoz.

4. Jelentések - arra szolgálnak, hogy a felhasználók a meglévő adatok alapján megkapják a szükséges információkat. A jelentések megtekinthetők vagy kinyomtathatók. A jelentés adatforrása lehet egy táblázat vagy egy lekérdezés. A táblázatokból nyert adatokon kívül a jelentés megjelenítheti a forrásadatokból számított értékeket, például összegeket. A jelentésben szereplő forrásadatok nem módosíthatók. Az űrlapok alűrlapokat, a jelentések pedig aljelentéseket tartalmazhatnak.

5. Makrók - kis programok az Access rendszer makró nyelvén. A makró egy vagy több makróparancsból álló struktúra, amelyek egymás után vagy bizonyos feltételek által meghatározott sorrendben kerülnek végrehajtásra. Az Access makróparancsainak készlete nagyon széles; a makrók segítségével sok mindent megvalósíthat, amit a VBA-eljárások lehetővé tesznek. Minden makrónak saját neve és felhasználó által megadott argumentumai vannak. Például az OpenForm makróparancs használatakor argumentumként meg kell adni a megnyitandó űrlap nevét és megjelenítési módját.

6. Modulok - eljárások a Visual Basic for Application (VBA) programozási nyelvben. Nyelv VBA programozás az összes Microsoft Office alkalmazás közös eszköze, amely lehetővé teszi bármilyen programozási feladat megoldását egy adott felhasználó műveleteinek automatizálásától a teljes körű alkalmazások Microsoft Office fejlesztői környezetet használó fejlesztéséig.

7. Az adatelérési oldalt nem kezeli objektumként. Ez egy olyan weboldal, amely adatbázis-kapcsolattal rendelkezik. Az adatbázis hozzáférési oldalon megtekintheti, hozzáadhatja, feldolgozhatja és javíthatja az adatokat. Az adatelérési oldal tartalmazhat összefoglaló listát, táblázatot vagy diagramot, melynek felbontását külön ismertetjük. Minden adatelérési oldalnak vannak olyan tulajdonságai, amelyeket a felhasználó módosítani tud kinézet vagy az adott elem jellemzői. A tulajdonságokat a Tulajdonságok ablak vagy a Microsoft Visual Script Editor segítségével tekintheti meg és módosíthatja.

Adatbázis létrehozása

Táblázatok, űrlapok és egyéb objektumok létrehozása előtt át kell gondolnia az adatbázis szerkezetét. A jó adatbázis-struktúra az alapja a hatékony adatbázis felépítésének.

Az adatbázis-struktúra létrehozásának lépései:

o az adatbázis létrehozásának céljának megfogalmazása

o fő funkcióinak meghatározása

o adattartalom és formátum meghatározása

o a táblázatban szereplő információkat nem szabad megkettőzni.

o minden táblázat csak egy témában tartalmazzon információt.

o A táblázatnak tartalmaznia kell minden szükséges információt.

o az információkat a legkisebb logikai egységekre kell bontani

Az adatok táblák közötti elosztása és kulcsmezők meghatározása után ki kell választania egy sémát a különböző táblákban lévő adatok összekapcsolásához. Ehhez meg kell határozni a táblák közötti kapcsolatokat.

Munka az adatbázisban

táblázatok

A fő adatbázis objektum - egy tábla két fő módban lehet - tervezési és nézeti módban.

Nézet módban adatokat adhat meg és módosíthat egy korábban létrehozott táblázatban, valamint sorokat vehet fel és törölhet. A táblázatok minden változása automatikusan, valós időben kerül mentésre.

A tábla sorait rekordoknak nevezzük, minden rekordnak ugyanaz a szerkezete – objektumattribútumokat tároló mezőkből állnak.

A rekord minden mezője egy objektum egy-egy jellemzőjét tartalmazza, és van egy jól meghatározott adattípusa (például szöveges karakterlánc, szám, dátum).

Az MS Access korlátozza a mezőneveket.

Mező neve:

3. nem tartalmazhat pontokat (.), felkiáltójel(!), felső index karakter (`) és zárójel ()

4. nem kezdődhet szóközzel

5. nem tartalmazhat vezérlőkaraktereket (0-tól 31-ig terjedő ASCII-kóddal)

6. tereket enged meg. Emlékeztetni kell arra, hogy konfliktusokat okozhatnak más rendszerekkel való munka során.

7. Nem egyezhet fenntartott szavakkal. Például ne adja meg egy mezőnek a Szám, Összeg stb. nevet.

8. egyedinek kell lennie a táblázaton belül.

A név beállítása után ki kell választani a mező típusát. A mező típusa határozza meg a kitöltéshez használható karaktereket. Bizonyos típusú mezőknél, például a "dátum" típusú mezőknél, összetettebb ellenőrzést hajtanak végre. Ha az adattípusban hiba történik, vagy a dátumot hibásan adták meg, akkor a hibát ki kell javítani, mivel a DBMS nem ad más lehetőséget a további munkára.

Ha a „Mezőtípus” oszlopban egy szabad cellára kattint, akkor megjelenik az érvényes mezőtípusok listája, amelyből ki kell választani a leírt mezőnek megfelelő típust. Meg kell adni a mező nevét és típusát. A „Leírás” oszlop nem feltétlenül tölthető ki. Ez az oszlop a projektdokumentáció céljaira szolgál.

Érvényes mezőtípusok az Accessben és azok rövid leírása táblázatban vannak megadva:

Szöveg	A szövegmező tartalmazhat számítást nem igénylő szöveget vagy számokat, a karakterek maximális száma 50 (255 bájt).
MEMO mező	Ez a mező legfeljebb 64 KB (65535 karakter) hosszú szöveget tartalmazhat.
Számszerű	Számértékek mezője, legfeljebb 8 bájt
Dátum idő	A mező dátum és idő adatokat tartalmaz, 4 bájt
Pénzügyi	Ezek a mezők pénzösszegeket tartalmaznak
Számláló	Amikor hozzáadjuk a táblázathoz új rekord ennek a mezőnek az értéke 1-gyel (egy) növekszik. Az ilyen mezőkben lévő értékek nem frissülnek. Az ilyen típusú mezők hasznosak az egyedi számokkal rendelkező telefonkönyvek karbantartásához.
Logikus	Ez a mező csak két értéket vehet fel: "Igen" és "Nem", 1 bit
OLE objektum mező	Ez a mező kapcsolódó vagy beágyazott objektumokat tárolhat. Ebben a mezőben a maximális adatmennyiség 1 GB lehet.
Hiperhivatkozás	Az ilyen típusú mezők hiperhivatkozásokat tartalmazhatnak az interneten lévő objektumokra.

Asztal 1

A mező tulajdonságainak leírása

A kiválasztott mező tulajdonságainak listája a táblázatleíró képernyő alján jelenik meg. A tulajdonságok listája a kiválasztott mezőtípustól függ.

Egyes mezőtípusok hasonló mezőtulajdonság-készletekkel rendelkeznek. A mezők főbb tulajdonságait az alábbiakban soroljuk fel:

o mező mérete

o mező formátum

o beviteli maszk

o alapértelmezett érték

o az értékekre vonatkozó feltételek

o hibaüzenet

o kötelező mező

o üres sorok

o indexelt mező

Mező méret

Megadja a szövegmező maximális hosszát (alapértelmezés szerint 50 karakter) vagy a numerikus mező adattípusát. Ajánlott a minimumot beállítani megengedett érték ezt a tulajdonságot az adatfeldolgozás miatt kisebb gyorsabban fut. Ha egy mezőt kisebb méretűre konvertál, adatvesztés léphet fel.

Az értékekre vonatkozó feltételek

Határok meghatározására tervezték. A feltételek kifejezésként kerülnek megadásra. A kifejezések lehetnek egyszerűek vagy összetettek. Használhatja őket tartományok beállítására is. Például a „JOB_DATE” mezőben „Értékfeltételként” megadott #1.92# feltétel azt jelenti, hogy csak az 1992 utáni dátumok engedélyezettek.

A mezőkhöz vagy rekordokhoz értékfeltételek állíthatók be. Az értékeket függő kifejezések nem tartalmazhatnak felhasználó által definiált függvényeket, aggregátumokat vagy részhalmaz-függvényeket, vagy hivatkozásokat űrlapokra, lekérdezésekre vagy táblázatokra.

A rekordok értékeinek feltételeit a táblázat tulajdonságai ablakban lehet beállítani, amelyet a „Nézet” menü „Tulajdonságok” parancsa hív meg táblázattervezési módban.

beviteli maszk

A beviteli maszkok használata lehetővé teszi az érvényes karakterek használatának ellenőrzését, és megkönnyíti az adatbeviteli folyamatot.

Például. Az alkalmazottak nevének beírása a táblázatba.

A megfelelő mezőhöz beviteli maszkot állíthat be. A maszk lehetővé teszi, hogy beíráskor csak betűket használjon, biztosítsa, hogy az első karaktert nagybetűvé, a többit kisbetűvé alakítsa át, és nem teszi lehetővé egy betűből álló vezetéknév hibás bevitelét.

Az Accessben egy ilyen beviteli maszk így néz ki:

>L

Az „L” szimbólum a maszkban azt jelenti, hogy ebben a pozícióban egy betűt kell beírni, a „?” szimbólumot. azt jelzi, hogy az adott helyen betűt lehet bevinni. A „>” szimbólum a jeltől jobbra található összes karaktert nagybetűvé alakítja, a „<”преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к нижнему регистру.

Indexelt mező

Egy indexelt mező használható az egyediség szabályozására. Az Accessben, mint sok más rendszerben, amikor egyedi indextulajdonság-értéket ad meg egy indexelt mezőhöz, nem adhat meg ismétlődő értékeket ebbe a mezőbe.

Az indexelt mezők vagy indexek abban különböznek a normál mezőktől, hogy az Access speciális listákat hoz létre számukra, amelyek lehetővé teszik az indexelt mező tartalmának gyors rendezését és keresését. Egy táblázat több indexet is tartalmazhat.

A kulcs egy speciális index, amely a rekordokat azonosítja. Egy ilyen mező értékeinek egyedinek kell lenniük. Jelenléte nem kötelező, de olyan gyakran használják, hogy kulcs hiányában az Access emlékezteti erre, és felajánlja a kulcsmező automatikus hozzáadását.

Azokban a DBMS-ekben, amelyek támogatják a kulcs fogalmát (beleértve a Microsoft Access-t is), miután egy kulcsot definiáltak egy táblázatban, ezen a mezőn indexelés történik, és tilos duplikált vagy üres kulcsértékek megadása.

Az "Indexelt mező" tulajdonság határozza meg, hogy szükséges-e indexet létrehozni ezen a mezőn. A MEMO mezőkhöz, hiperhivatkozásokhoz és OLE objektumokhoz nem lehet indexeket létrehozni.

Számos módja van egy új táblázat létrehozásának különböző automatizálási szintekkel:

1. Táblázat mód - megnyit egy munkadarabot, amelyben minden mezőnek formális neve van: Mező1, Mező2 … stb.

2. A konstruktor a legsokoldalúbb módszer. Ebben a módban manuálisan beállíthatja a mezők nevét, kiválaszthatja a típusukat, és beállíthatja a tulajdonságokat.

3. A táblázat varázslót a legtapasztaltabb fejlesztők használják. Ez egy olyan program, amely felgyorsítja a táblázatszerkezet létrehozását. A varázsló kérdéseket tesz fel, és a kapott válaszok alapján automatikusan létrehozza a táblázat szerkezetét.

4. Táblázatok importálása - a leg "automatikusabb" módja a táblák importálása egy másik adatbázisból, esetleg más rendszerben létrehozott táblák importálása. A körülményektől függően az importált táblából származhat a mezők szerkezete, neve és tulajdonságai, valamint az adatbázis tartalma. Ha valami nem pontosan úgy van importálva, ahogy kellene, akkor a szükséges szerkesztések (például a mező tulajdonságainál) kézzel történik.

5. Táblákkal való kapcsolat – akkor használatos, ha valaki más táblájáról van szó, amely egy távoli szerveren található, és amely nem importálható teljes egészében.

A leggyakrabban használt módszer a Constructor. Tervező nézetben egyszerűen hozzáadhat új mezőket, valamint áthelyezhet, átnevezhet és törölhet mezőket.

Ha a Tervezőben elkészült a táblázatstruktúra létrehozásával, kattintson a Nézet gombra, és váltson Táblázat nézetre az adatokkal való feltöltéshez.

Táblázatok, lekérdezések, űrlapok és jelentések többféle módon hozhatók létre: automatikusan, manuálisan vagy varázsló segítségével.

A "Design" mód megnyitja a kiválasztott objektumot, és nem a tartalom, hanem a szerkezet szerkesztését teszi lehetővé. Ha ez egy táblázat, akkor új mezőket írhat be, vagy megváltoztathatja a meglévő mezők tulajdonságait. Ha ez egy űrlap, akkor szerkesztheti vagy vezérlőket hozhat létre rajta.

MS Access táblázatok

Táblázatok készítése

A táblák az adatbázis fő objektumai. Lekérdezések, űrlapok, jelentések és egyebek nélkül is megteheti, de ha nincsenek táblák, akkor nincs adatbázis.

A tábla létrehozása a mezők beállításából és tulajdonságaik hozzárendeléséből áll. Többféleképpen is hozhat létre új táblázatot.

1. Használat Konstruktőr. Ebben a módban saját maga állíthatja be a mezőneveket, kiválaszthatja a típusukat és beállíthatja a tulajdonságokat, ahogy az 5.1.2. ábrán látható.

A táblázat szerkesztése két módban lehetséges: "Táblázat mód" (közvetlenül megtekintheti és módosíthatja az adatokat) és "Tervezési mód" (módosíthatja a táblázat tulajdonságait és szerkezetét). A tábla szerkezetének megváltoztatásakor az adatbázis-kezelő rendszer mindig kéri a változtatások mentését. A táblázat adatainak minden változása automatikusan, valós időben kerül mentésre, pl. amint az egyik mezőben befejeződik az adatbevitel és a következő mezőt beírja, az adatok azonnal a merevlemezre íródnak. Ezért a kísérletekhez külön másolatokat kell készítenie az adatbázisról vagy a táblákról, és dolgoznia kell velük.

Az irodai alkalmazások korábbi verzióitól eltérően a Microsoft a 2007-es verzióban módosította a felületet. Ha az Új gombra kattint, az Access új adatbázist hoz létre, és megnyitja azt Adatlap nézetben.

A program automatikusan létrehozza a jövőbeli tábla első oszlopát, és elnevezi "Kód"-nak. Ezt a kódot később a táblák közötti kapcsolatok létrehozásakor fogjuk használni. Ha rákattint a "Nem" ikonnal ellátott mezőre, az "Adattípus" mező aktívvá válik, és megjelenik a "Számláló" szó. Ez azt jelenti, hogy a program automatikusan megszámozza a táblázatunk sorait.

Az Access új verziója képes táblázatot létrehozni anélkül, hogy a megfelelő oszlopba beírt adatok formátumára gondolna. A program automatikusan követi a beírt információkat, és javaslatot tesz a megfelelő adattípusra és a leggyakrabban használt formátumra az információ megjelenítésére. Táblázat készítésekor ez jól látható.

A dátumok bevitelének kényelmét szolgálja a Dátum/Idő adattípusú cella jobb oldalán egy elektronikus naptár gomb. A kiválasztott dátumra kattintva beírja a dátumot a cellába.

5.3. Táblák közötti kapcsolatok létrehozása MS Accessben

A táblák közötti kapcsolatok létrehozásához az Access DBMS egy speciális „Adatséma” nevű párbeszédpanellel rendelkezik, amely az Adatbázisok kezelése lapon található.

Ha korábban nem volt hivatkozás az adatbázistáblák között, akkor az "Adatséma" ablak megnyitásakor egyidejűleg megnyílik a "Táblázat hozzáadása" ablak is, amelyben kiválaszthatja a szükséges táblákat, amelyek bekerülnek az intertable szerkezetébe. linkeket. Ha a táblák közötti hivatkozások már be vannak állítva, akkor egy új tábla adatsémához való hozzáadásához kattintson a jobb gombbal az adatsémára, és válassza a "Táblázat hozzáadása" lehetőséget a helyi menüből.

Miután hozzáadta az összes táblát, amelyet csatolni szeretne az adatsémához, elkezdheti a táblázatmezők közötti hivatkozások létrehozását. A táblamezők közötti hivatkozások úgy jönnek létre, hogy a mező nevét egyik táblából a másikba húzzuk a megfelelő csatolt mezőre, majd megnyílik a "Linkek" párbeszédpanel, amelyben beállíthatja a kapott hivatkozás tulajdonságait (lásd 5.3.3. ábra). .

Az "Adatok integritásának biztosítása" jelölőnégyzet engedélyezése lehetővé teszi, hogy megvédje magát azoktól az esetektől, amikor egy táblából törlődnek a rekordok, amelyekben a más táblákban lévő adatok nem kapcsolódnak egymáshoz.

Term Adatok integritása az MS Accessben használt szabályrendszert jelenti a kapcsolódó táblákban lévő rekordok közötti kapcsolatok fenntartására, valamint védelmet nyújt a kapcsolódó adatok véletlen törlése vagy módosítása ellen. Az adatok integritása az alábbi feltételek teljesülése esetén állapítható meg:

1. A főtábla kapcsolódó mezője kulcsmező vagy egyedi indexszel rendelkezik.

2. A kapcsolódó mezők adattípusa azonos. Itt két kivétel van. Egy számlálómező társítható numerikus mezővel, ha az utóbbinak a "Mezőméret" tulajdonságában "Long Integer" érték szerepel. Számláló mezőt numerikus mezővel is társíthat, ha mindkét cella "Mezőmérete" tulajdonsága "Replikációs kód" értékre van állítva.

3. Mindkét tábla ugyanahhoz az MS Access adatbázishoz tartozik. Ha a táblák össze vannak kapcsolva, akkor MS Access tábláknak kell lenniük. Az adatintegritás beállításához a táblákat tartalmazó adatbázisnak nyitottnak kell lennie. Más formátumú adatbázisokból származó csatolt táblák esetében lehetetlen az adatok integritását szabványos MS Access eszközökkel megállapítani.

Az adatok integritásának megállapítása után a következő szabályokat kell követni:

1. A kapcsolódó tábla idegen kulcs mezőjébe nem lehet olyan értéket beírni, amelyet a főtábla kulcsmezője nem tartalmaz. Lehetőség van azonban üres értékek beírására az idegen kulcs mezőbe annak jelzésére, hogy a rekordok nem kapcsolódnak egymáshoz. Például nem menthet rekordot egy nem létező vevő által leadott rendelésre, de létrehozhat rekordot egy olyan megrendeléshez, amely még nem volt hozzárendelve egyetlen vevőhöz sem, ha üres értéket ír be az Ügyfélazonosító mezőbe.

2. Nem szabad rekordot törölni a főtáblából, ha a gyermektáblában vannak kapcsolódó rekordok. Például nem törölhet egy rekordot az Alkalmazottak táblából, ha az adott alkalmazotthoz rendelések vannak a Megrendelések táblában.

3. Lehetetlen megváltoztatni egy kulcsmező értékét a főtáblázatban, ha ehhez rekordok vannak társítva. Például nem módosíthatja az alkalmazotti azonosítót az Alkalmazottak táblában, ha az adott alkalmazotthoz rendelések vannak a Megrendelések táblában.

Ha ezeket a szabályokat egy adott hivatkozásra szeretné alkalmazni, jelölje be a jelölőnégyzetet a hivatkozás létrehozásakor. Ha ez a jelölőnégyzet be van jelölve, akkor a fent felsorolt ​​szabályok valamelyikét sértő művelet végrehajtására irányuló kísérletek figyelmeztetést jelenítenek meg a képernyőn, és maga a művelet nem kerül végrehajtásra.

A kapcsolódó rekordok törlésére vagy módosítására vonatkozó korlátozások leküzdéséhez az adatok integritásának megőrzése mellett jelölje be a Kapcsolódó mezők lépcsőzetes frissítése és a Kapcsolódó mezők kaszkád törlése jelölőnégyzeteket. Ha be van jelölve a "Kapcsolódó mezők lépcsőzetes frissítése" jelölőnégyzet, akkor a főtábla kulcsmezőjének megváltoztatásakor a kapcsolódó rekordok megfelelő értékei automatikusan megváltoznak. Ha a "Kapcsolódó mezők kaszkád törlése" jelölőnégyzet be van jelölve, egy rekord törlése a főtáblából az összes kapcsolódó rekordot is törli az utódtáblából.

MS Access lekérdezések

Mik azok a kérések

Az MS Access tábláinak fő célja a bevitt adatok tárolása. Ugyanakkor passzív tároló szerepét tölti be, vagyis maga nem tudja elindítani sem az új rekordok lekérésének folyamatát, sem a végfelhasználóhoz való információátadást. Ehhez más objektumokat - lekérdezéseket - használnak a DBMS-ben.

Minden kérés kérésekre-kiválasztásokra és kérésekre-műveletekre van felosztva.

Miután megtette select-query A DBMS létrehoz egy virtuális táblát, amelybe beírja a kiválasztott információkat, és tárolja a generált tábla bezárásáig. Amikor ez a lekérdezés bezárul, az eredményül kapott tábla megsemmisül, felszabadítva az elfoglalt memóriát.

A kiválasztott lekérdezéssel ellentétben kérés-cselekvés módosítja a meglévő adatokat. Egy műveletlekérdezéssel automatikusan létrehozhat új táblát, adatokat adhat hozzá egy meglévő táblához, vagy törölhet vagy módosíthat egy rekordkészletet egy meglévő táblából.

Minden újonnan létrehozott lekérdezés az MS Accessben automatikusan kiválasztott lekérdezésnek minősül. Abban az esetben, ha egy felhasználónak vagy fejlesztőnek műveleti kérelmet kell kapnia, ezt külön jelezni kell. Ez segít elkerülni a véletlenül vissza nem vonható adatműveleteket.

Valójában az MS Access lekérdezése egy utasítás a nyelven SQL(Structured Query Language), amely ma a legelterjedtebb relációs DBMS-ekben a lekérdezések összeállításának fő eszköze. Az SQL-mechanizmus segítségével lehetővé válik mind az MS Access adatbázisok tartalmának elérése más alkalmazásokból (beleértve a más gyártóktól származó alkalmazásokat is), mind pedig az MS Access számára adatok fogadása az SQL-t támogató külső alkalmazásokból.

Az MS Access lekérdezései három módban állnak rendelkezésre: táblázatos, amelyben a lekérdezés ugyanúgy néz ki, mint egy normál tábla, tervező mód, ahol a lekérdezés kapcsolódó objektumok sémaként jelenik meg, és SQL utasítások formájában.

Rövid bevezetés az SQL-be

A Strukturált lekérdezési nyelv egy kifejezetten relációs adatbázisokat célzó lekérdezési nyelv. Az SQL-t a 70-es években fejlesztette ki az IBM, és az ANSI (American National Standards Institute) szabványosította. Ezért gyakran ANSI-SQL-nek is nevezik. Az SQL egyik előnye a széles körű elterjedése. Ugyanakkor ne feledje, hogy a különböző DBMS-eken az SQL dialektus eltérhet a szabványtól (ANSI SQL89 és ANSI SQL92). Az MS Accessben használt SQL dialektust Jet SQL-nek hívják.

Egy kis SQL-parancskészlet és egy bizonyos szintaxis a kifejezések összeállításához lehetővé teszi tetszőlegesen összetett műveletek végrehajtását. Ezek közül a legelterjedtebb a kapcsolódó adatok kiválasztása egy vagy több táblából a SELECT utasítással, azonban szükség esetén az SQL információkat tud bevinni, tárolt rekordokat javítani, új adatbázis objektumokat tud létrehozni. Az SQL-t nem csak az MS Access, hanem az összes modern DBMS-ben is használják.

Az SQL-lekérdezések egy lexikális dialektusra épülnek, amely egy reguláris nyelv (angol) szemantikáján alapul. A nyelv létrehozásakor azt feltételeztük, hogy minden felkészületlen felhasználó írhat rá konstrukciót, kizárólag saját igényeitől vezérelve és a meglévő adatstruktúra alapján. A lekérdezések alapjául szolgáló alapvető utasítások közül érdemes kiemelni a következő leggyakoribb parancsokat:

1. KIVÁLASZTÁS - célja, hogy kiválassza az adatbázisból a megadott feltételeknek megfelelő rekordokat. Az utasítás bemeneti paramétereiként a táblák azon mezőinek nevei kerülnek átadásra, amelyeket az eredményhalmazban szerepeltetni kell.

2. UPDATE - rekordok (egy vagy több) szerkesztésére szolgál. A felhasználó megadja a táblamezők nevét és új értékeit.

3. DELETE - olyan utasítás, amely teljesen eltávolítja az összes megadott rekordot az adatbázisból (és nem csak az egyes mezők értékeit).

4. CREATE - lehetővé teszi új adatbázis objektumok létrehozását.

A segédnyelvi konstrukciók például a WHERE meghatározza a kiválasztott rekordok közötti finomítási keresés feltételeit.

Négy további bővítmény támogatott a Microsoft Accessben megvalósított lekérdezési nyelvben: TRANSFORM (lehetővé teszi keresztlekérdezések létrehozását), IN (kapcsolat létrehozása távoli adatbázissal), DISTINCTROW (csatlakozási lekérdezés meghatározása adatok összekapcsolásának lehetőségével), TULAJDONOS HOZZÁFÉRÉSI OPCIÓVAL (lehetővé teszi speciális lekérdezések létrehozását, amelyeket olyan felhasználó is végrehajthat, aki nem rendelkezik hozzáférési jogokkal azokhoz a táblákhoz, amelyeken ez a lekérdezés működik). Az SQL összefoglaló függvényei, például AVG, COUNT, MAX, MIN, STDEV, STDEVP, SUM, VAR vagy VARP használhatók függvényként. Ezen kívül az MS Access beépített funkciói és a beépített VBA nyelv funkcióként használhatók.

Kérelmek létrehozása

A kiválasztási lekérdezés létrehozásához az adatbázis ablakban a "Létrehozás" fülre kell lépnie, és a "Lekérdezés varázsló" gombra kell kattintania, ennek eredményeként megnyílik egy párbeszédpanel.

Amikor létrehoz egy kérést a Konstruktőr a fejlesztőnek ki kell választania a szükséges adatokat tartalmazó táblázatokat vagy lekérdezéseket, és ki kell töltenie az igénylőlapot. Kérés nyomtatvány a tervezőablak alján található, és táblázatos formában tartalmazza a lekérdezés leírását (lásd 6.3.2. ábra). Válassza ezt a lehetőséget, ha a Tervező nézetben a semmiből szeretne lekérdezést létrehozni.

Az igénylőlap minden oszlopa egy mezőnek felel meg. A "Mező" és a "Táblázat neve" sorok listákat tartalmaznak, amelyek lehetővé teszik a szükséges mező meghatározását. A kérelem űrlap táblázata automatikusan jobbra bővül, amikor új mezőket adnak a kérelemhez. A lekérdezési űrlaphoz tartozó helyi menü lehetővé teszi a "Táblázat neve" és a "Csoportművelet" sorok elrejtését, vagy éppen ellenkezőleg, megjelenítését. Alatt "csoportos működés" a mező értékeinek feldolgozására és általánosítására utal egy adott függvény segítségével (például a "Count" funkció lehetővé teszi a rekordok számának megszámlálását).

Ha használja a lehetőséget Egyszerű kérés, megnyílik az Egyszerű lekérdezés varázsló párbeszédpanel, amelyben az adatbázisban szereplő táblákból vagy lekérdezésekből ki kell választania a lekérdezésben érintett mezőket. A varázsló utolsó párbeszédpanelje felkéri a felhasználót, hogy válassza ki, hogy futtatja-e a lekérdezést, vagy tervezési módban tekintse meg a szerkezetét. Ennek a módszernek az a fő előnye, hogy a varázsló automatikusan kitölti a kérőlapot). Ha a kapott lekérdezés nem felel meg a követelményeknek, módosíthatja azt a Tervező nézetben.

Keresztkérelem egy táblázatépítő művelet, amellyel egy meglévő tábla vagy lekérdezés alapján számítható ki az összeg. A keresztlekérdezés abból a feltételezésből jön létre, hogy az eredeti tábla tartalmazza az új tábla sor- és oszlopfejlécének kialakításához szükséges adatokat. Például az áruk és szolgáltatások teljes értékesítésének volumenéből a vállalkozás története során ki kell választani az egyes pozíciókra vonatkozó mutatókat egy adott évre, több konkrét hónapra vagy negyedévre vonatkozóan.

Abban az esetben, ha egy vagy több tábla teljes adattömbjéből csak azokat az adatokat kell kiválasztani, amelyek ismétlődnek, használja a lehetőséget "Duplikált bejegyzések". Például válassza ki azokat a termékeket, amelyek eladásainak száma "több mint egy".

Ha az adatbázisban lévő összes rekord között meg akarja találni azokat, amelyeknek nincs alárendeltje, válassza a "Beosztottak nélküli rekordok" lehetőséget. Például ez egy meglehetősen tipikus helyzet minden olyan adatbázis esetében, amely bizonyos ügyfelek vagy meghatározott termékek kereskedéseit rögzíti. Nincs szükség az áruk konkrét szállítására vonatkozó információk tárolására, ha magukat az árukat már régóta értékesítik. Ezenkívül nem szükséges a „törzsvásárlói” listán tartani azoknak a nevét, akik hosszú ideje nem vásároltak. Nyilvánvaló, hogy minél kevesebb rekordot kell átnéznie, annál gyorsabban működik a teljes DBMS.

Kérjen paraméterekkel egy olyan lekérdezés, amely végrehajtásakor arra kéri a felhasználót, hogy adjon meg adatokat a párbeszédpanelen, például a rekordok visszaadásának feltételét vagy egy mezőben szereplő értéket. Létrehozhat egy lekérdezést, amely több bevitelt, például két dátumot kér. Ezzel visszaadja az összes rekordot a megadott két dátum között. Az űrlapok és jelentések alapjaként szintén kényelmes paraméterekkel rendelkező lekérdezéseket használni. Például egy paraméteres lekérdezés alapján havi jövedelemkimutatást készíthet. Amikor ez a jelentés megjelenik, a képernyő kéri, hogy adja meg azt a hónapot, amelynek bevétele érdekli a felhasználót. A hónap megadása után a képernyőn megjelenik a kívánt jelentés. Létrehozhat egyéni űrlapot vagy párbeszédpanelt, amely a paramétereket tartalmazó lekérdezési párbeszédpanel helyett a lekérdezési paraméterek megadását kéri.

Egy lekérdezésben számos számítás végezhető, mint például egy mezőben az értékek összegének vagy átlagának megtalálása, két mező értékének szorzása, vagy egy adott hónapszámú dátum kiszámítása. az aktuális dátumtól.

A mezőben megjelenített számítási eredmények nem kerülnek tárolásra az alaptáblázatban. Ehelyett a számításokat minden egyes lekérdezés végrehajtásakor újra elvégzik, így az eredmények mindig az adatbázis aktuális tartalmát képviselik. A számított eredmények manuálisan nem frissíthetők.

Használhat MS Access beépített függvényeket vagy felhasználó által létrehozott kifejezéseket a számított mező meghatározásához. Minden számított mezőhöz ki kell választani egy kifejezést. A számított mezőket meghatározó kifejezések az Egyszerű lekérdezés varázsló segítségével jönnek létre, vagy a felhasználó beírja a lekérdezési űrlap "Csoportművelet" sorába, amely lehetővé teszi a mezőn végzett számításokhoz összesített függvények kiválasztását. A lekérdezési űrlap meghatározza a szűrőfeltételeket is, amelyek meghatározzák azokat a csoportokat, amelyekre vonatkozóan az összegek kiszámításra kerülnek, a számításokban szereplő rekordok vagy a számítások elvégzése után megjelenített eredmények.

A felhasználó által definiált képleteket használó számításokhoz közvetlenül a kérés űrlapon kell létrehoznia egy új számított mezőt. A kiszámított mező egy olyan kifejezéssel jön létre, amelyet a kérési űrlap üres "Mező" cellájába kell beírni. A számítási eredményeket nem kell a mezőben megjeleníteni. Ehelyett a kiválasztási feltételekben használhatók annak meghatározására, hogy mely rekordok legyenek kiválasztva a lekérdezésben, vagy mely rekordokon kell cselekedni.

A rekordok kiválasztásának feltételei

Az igénylőlap "Kiválasztási feltétele" sorában egy vagy több mezőhöz rekordkiválasztási feltételek adhatók meg (lásd a 6.3.2. ábrát). A kiválasztási feltétel egy olyan kifejezés, amely az összehasonlításhoz használt összehasonlító operátorokból és operandusokból áll. A következők használhatók egy kifejezés operandusaiként: literálok és konstansok.

A literál egy érték egy kifejezett ábrázolásban, például egy szám, egy karakterlánc érték vagy egy dátum. Példák az explicit értékekre: "Moszkva", 100 és #1-Jan-94#. A dátumokat szimbólumok közé (#), a karakterláncok értékeit pedig egyenes idézőjelek közé (") kell tenni.

A konstans olyan értéket jelent, amely nem változik. A True, False, True, False és Null példák az MS Accessben automatikusan meghatározott állandókra. Használata is megengedett helyettesítő karakterek az alábbi táblázatban mutatjuk be.

Jel	Példa	Használat
*	ko* keresi a "cat", "bowler" és "coffee", *ka a "button", "folder" és "practice" kifejezéseket	Tetszőleges számú karakterrel egyezik, és bárhol használható a szöveges karakterláncban
?	A p?nick "eredetinek", "segítőnek" és "ellenfélnek" találja	Bármely karakterrel egyezik
#	5#2 az 502, 572, 592 leleteket	Bármelyik számjegynek megfelel
	l[ai]pa "mancsot" és "hársfát" talál, de nem "nagyítót"	Bármely szögletes zárójelben lévő karaktert megjelöl
!	l[!au]pa "nagyítót" talál, de nem "mancsot" és nem "hársfát"	Bármely karakterrel egyezik, kivéve a zárójelben lévő karaktereket
-	A b[a-c]e megtalálja a „rossz”, „bbd” és „bvd” kifejezéseket	Megfelel egy karaktersorozat bármely karakterének. Ezt a tartományt növekvő sorrendben kell megadnia (például A-tól Z-ig, de nem Z-től A-ig)

Operátor KÖZÖTT ÉS meghatározza, hogy a kifejezés értéke a megadott tartományba tartozik-e

Operátor BAN BEN ellenőrzi, hogy a kifejezés értéke egyezik-e a megadott lista valamelyik elemével, amely zárójelben van megadva.

Operátor ÉS megköveteli az összes összekapcsolt kifejezés egyidejű végrehajtását.

Operátor VAGY megköveteli az általa összekapcsolt kifejezések legalább egyikének végrehajtását.

Operátor NEM megköveteli annak a kifejezésnek a végrehajtását, amely előtt áll.

Példák az értéktartományok operátorok használatával történő meghatározására a következő táblázatban

Egy másik beépített elem az Accessben szükséges információk megtalálásához a funkciók. A függvény olyan értéket ad vissza, amely számítások vagy egyéb műveletek eredménye. A Microsoft Access számos beépített funkciót határoz meg, például:

funkció összeg mezőértékek halmazának összegét adja vissza; funkció Átl kiszámítja a megadott lekérdezési mezőben található számkészlet számtani átlagát; funkció Számol kiszámítja a lekérdezés által visszaadott rekordok számát.

Akciókérések

Amint azt korábban említettük, létezik a kérések egy másik kategóriája is – az adatokat módosító műveletkérések. Ez a kategória négy típusból áll, amelyekben az űrlapon megadott feltételek a módosítandó rekordok kiválasztását szolgálják, a további információk pedig meghatározzák a változtatások jellegét.

Kérelem eltávolítás-törli egy rekordcsoportot egy vagy több táblából. Törlési kéréssel csak a teljes rekordot törölheti, azon belül az egyes mezőket nem.

Kérelem táblázatkészítés-új táblát hoz létre egy vagy több tábla adatainak egésze vagy egy része alapján, és beírja a kiválasztott rekordokat az új táblába. Az ilyen típusú kérés hasznos lehet az információk biztonsági mentésekor. Például jelölje ki az összes régi rekordot egy külön biztonsági mentési táblába másoláshoz, majd törölje ezeket a rekordokat egy törlési lekérdezéssel a fő táblából.

Kérelem kiegészítés- hozzáad egy rekordcsoportot egy vagy több táblából egy vagy több másik táblához.

Kérelem frissítés rekordok – általános változtatásokat hajt végre egy vagy több tábla rekordcsoportján. A rekordfrissítési lekérdezés lehetővé teszi a meglévő táblák adatainak módosítását.

Amikor Tervező nézetben lekérdezéssel dolgozik, egy meglévő lekérdezést konvertálhat e négy típus valamelyikére. Ehhez válassza ki a kérés típusát a "Kérés" menüből (lásd 6.5.1. ábra).

Amikor egy kérést más típusúvá alakítanak át, a kérelem űrlap sorainak összetétele ennek megfelelően változik. A kétféle „Táblázat létrehozása” és „Hozzáfűzés” típusú lekérdezés esetén az MS Access egy párbeszédpanelt jelenít meg további információkért, mielőtt tervezési módba váltana.

A felhasználó különféle lekérdezéseket nyithat meg Tervező nézetben: lekérdezés kiválasztása, keresztlekérdezés és lekérdezés módosítása. A kiválasztási lekérdezés és a keresztlekérdezés adatlap nézetben is megnyitható az eredmények megtekintéséhez. A módosítási kérelem nem nyitható meg Adatlap nézetben. Ebben a módban azonban megtekintheti a módosítási kérelemben érintett adatok előnézetét. Az ilyen lekérdezést az különbözteti meg, hogy az adatbázis ablakban a neve mellett egy felkiáltójel (!) található.

SQL lekérdezések

SQL lekérdezés egy SQL utasításokkal létrehozott lekérdezés. Az SQL-lekérdezések példái a csatlakozási lekérdezések, a szerverlekérdezések, a keresztlekérdezések és az allekérdezések.

Kérelem Unió- egy vagy több tábla vagy lekérdezés mezőit egyetlen mezővé egyesíti a lekérdezés eredményeiben. Például, ha hat szállító havonta küldi ki a berendezések új listáját, akkor ezek a listák összevonhatók egy összevonási kéréssel. Ezután helyezze az eredményeket egy új táblába, amelyet egy csatlakozási lekérdezés alapján létrehozott tábla létrehozási lekérdezéssel hoztak létre.

Kérés a szerverre- közvetlenül küld parancsokat az ODBC adatbázisoknak, például a Microsoft SQL Servernek, csak a kiszolgáló által támogatott parancsokat használva.

Kérés ellenőrzés adatbázis-objektumokat, például Microsoft Access táblákat vagy Microsoft SQL Servert hoz létre vagy módosít.

MS Access Forms

Általános információ

Egy adatbázis végfelhasználója számára nem mindig kényelmes közvetlenül a táblázatokkal dolgozni, és az adatok megjelenítése sem túl egyértelmű. Az MS Access űrlapokat általában bármely adatbázis felhasználói felületének létrehozására használják. Az űrlapon benyújtott adatok többsége táblázatból vagy lekérdezésből származik. Minden űrlap egy tároló, amely tartalmazza vezérlők adatok megtekintésére és szerkesztésére, rekordok közötti navigálásra, valamint aktív műveletek végrehajtására különböző események bekövetkeztekor.

A vezérlőelem egy vizuális objektum, amely információk megjelenítésére, adatok bevitelére és módosítására, bizonyos műveletek végrehajtására vagy egyszerűen egy űrlap díszítésére szolgál.

Az űrlapok első és leggyakrabban használt használata az információk bevitele és szerkesztése. Ehhez különféle vezérlőket használnak, leggyakrabban ezek a beviteli mezők, amelyekbe különféle típusú adatokat írnak be, legördülő listák helyettesítési értékkészlettel és logikai kapcsolók. Ezenkívül egy űrlap segítségével bármilyen manipulációt elvégezhet az adatbázissal: létrehozhatja és megsemmisítheti objektumait, más űrlapokat vagy jelentéseket futtathat stb. Az űrlapoknak a következő előnyei vannak a táblázatos módban történő adatfeldolgozáshoz képest:

1. az űrlap lehetővé teszi, hogy egy adott időpontban egyetlen rekordra fókuszáljon, mivel általában egy rekord összes mezőjét jeleníti meg, ellentétben a táblázat móddal, amely egyszerre több rekordot jelenít meg, ezért görgetni kell a ablak az összes mező tartalmának megtekintéséhez;

2. az űrlapon lévő vezérlők logikusan elrendezhetők, megkönnyítve az adatok olvasását és kezelését;

3. Egyes adatbázis-objektumok, például képek, animációk, hangok és videoklipek csak Űrlapnézetben jeleníthetők meg vagy játszhatók le, Táblázat nézetben nem.

Az űrlap szerkesztése vizuális módban történik, amely lehetővé teszi, hogy kísérletezzen a vezérlőelemek elhelyezkedésével és megjelenésével. Ugyanakkor sok elem létrehozásakor elindítja a "varázslóit", amelyek megkönnyítik tulajdonságaik beállítását.

Az űrlapok a következő szakaszokat tartalmazhatják: fejléc, fejléc, adatterület, lábléc és megjegyzés. Forma módban fejléc A képernyő tetején jelenik meg, nyomtatáskor pedig az első oldal tetején. Fejléc és lábléc olyan információkat tartalmazhatnak, amelyeket az egyes oldalak tetején vagy alján kell megjeleníteni. A fejlécek és a láblécek csak az űrlap kinyomtatásakor jelennek meg. Adatterület bejegyzéseket tartalmaz. Egy vagy több bejegyzést megjeleníthet a képernyőn vagy az oldalon. jegyzetűrlap módban a képernyő alján, nyomtatási módban pedig az adatterület utáni utolsó oldalon jelenik meg.

Űrlapok létrehozása

Az űrlap létrehozása az adatbázisablakban a "Létrehozás" fülre kattintva kezdődik.

A táblázatokba való információbevitel megkönnyítése érdekében űrlapokat használnak. Az Access 2007 verziójában használhatja az üres űrlapokat, a megfelelő gombok a "Létrehozás" szalagon találhatók. Az első üres hely egy olyan űrlap létrehozására szolgál, amelyen egyszerre csak a megfelelő táblázat egy sora írható be.

A „Termékek” tábla űrlapja, amelyet ilyen ürességgel készítettünk, a következőképpen néz ki.

Mivel a táblázatban sok mező található, ez az űrlap nagyon kényelmes az adatok megadásához, nem teszi lehetővé, hogy véletlenül kihagyja bármelyik mező beírását. Hátránya, hogy meg kell nézni az eredeti táblát, nehogy tévedésből olyan adatokat írjunk be, amelyek már benne vannak. A következő rekordra váltáskor a program ellenőrzi a kiegészítések egyediségét, és nem engedi az ismétlést, de a beviteli idő már eltelt.

A következő nyersdarabbal létrehozott forma előnyösebb.

Amint az egy ilyen űrlap létrehozására szolgáló parancs megjegyzéséből látható, lehetővé teszi a képernyőn a táblázatba már bevitt adatok és a beviteli mezők megjelenítését. A „Termékek” tábla űrlapja, amelyet ilyen ürességgel készítettünk, a következőképpen néz ki. Jegyezze meg a megjegyzésben szereplő hibát: A táblázat alul, az űrlapmezők pedig az űrlapablak tetején találhatók.

Köztes lehetőségnek a könnyű használhatóság szempontjából a fenti nyomtatványok közül a harmadik üresből készített űrlapot tekinthetjük (02_3. ábra).

Lehetővé teszi, hogy egyszerre több rekordot is lássunk a képernyőn az űrlapon, de ez nem elfogadható a nagyon sok mezőt tartalmazó tábláknál, mert. ez csökkenti a kis mezőkbe történő információbevitel kényelmét.

Konstruktőr- űrlap készítése üres űrlap alapján az űrlaptervező eszközeivel. Ez a lehetőség a legjobban használható nagyon egyszerű űrlapokhoz, vagy fordítva, nagyon összetett űrlapokhoz, amelyeket a beépített MS Access varázsló nem biztosít.

Diagram- űrlap készítése diagrammal a táblázat kiválasztott mezői alapján. Ebben az esetben a Microsoft Excel automatikusan létrehoz egy diagramot a megadott mezők alapján.

Pivot tábla- Microsoft Excel pivot tábla létrehozása táblák vagy Access lekérdezések alapján. Ezt az űrlapkészítési lehetőséget akkor kell használni, ha valamilyen integrált összesítő eredmény megjelenítésére van szükség.

A "Táblázat/lekérdezés" kombinált doboz tartalma megmutatja, hogy az űrlap melyik MS Access objektumra (táblára vagy lekérdezésre) fog épülni.

Az űrlapelemek testreszabásához váltson Tervező nézetre.

Vezérlők

Az űrlaphoz hozzáadott összes elem vezérlőelem. Példák a különböző vezérlőelemekre: mezők, címkék, listák, választógombok, gombok és vonalak.

Amikor megnyit egy űrlapot Tervező nézetben, az MS Access megjelenít egy Eszköztárat, amely eszközöket biztosít különböző típusú vezérlők hozzáadásához és kezeléséhez.

Az eszköztár gombjainak leírását a következő táblázat tartalmazza.

Gomb neve	Leírás
Objektum kiválasztása	Lehetővé teszi egy adott vezérlőelem kiválasztását a rákattintással, vagy egy vezérlőcsoport kiválasztását, ha egyenként kattint rájuk, miközben lenyomva tartja a Shift billentyűt. A gomb megnyomásakor a vezérlőket a kiválasztó téglalap segítségével lehet kiválasztani
Felirat	Lehetővé teszi leíró szöveg beírását egy elem elnevezéséhez vagy utasítások megadásához. A legtöbb vezérlőelemet automatikusan felcímkézik
Csoportváltás	Választható vezérlők sorozatát hoz létre, amelyek számértéket rendelnek a mezőhöz
Kapcsoló	Létrejön egy kerek gomb, amelyet általában egymást kizáró rádiógombok csoportjában használnak. A kiemelt gombot fekete kör jelzi
kombinált doboz	Létrejön egy vezérlő, amely egy szövegdobozból áll, alatta egy kombinált mezővel. A felhasználó szöveget írhat be a szövegmezőbe, vagy kiválaszthat egy elemet a listából.
Gomb	Hozzáad egy téglalap alakú gombot, amelyre kattintva végrehajtható egy művelet (például az OK vagy a Bezárás)
Szabad tárgykeret	Az OLE objektumok (pl. MS Excel munkalap) megjelennek. Az objektum állandó, nem változik minden írásnál)
Oldaltörés	Az űrlap több képernyőre van felosztva (vagy több oldalra nyomtatva)
Alűrlap/Jelentés	Egy további tábla információi hozzáadódnak az űrlaphoz, miközben a felhasználó megtekintheti vagy módosíthatja az adatait
Téglalap	Egy téglalapot rajzolunk az űrlapra az elemek csoportosításához vagy kiválasztásához
Mesterek	Ha ezt a gombot megnyomja, akkor új összetett objektum (például gomb) létrehozásakor automatikusan elindul az összetett vezérlőelemek létrehozására szolgáló varázsló
Terület	A rendszer hozzáad egy mezőt az adatok megjelenítéséhez, beviteléhez vagy módosításához
Kapcsoló	Egy téglalap alakú gomb került hozzáadásra, amellyel az opciókat be- és kikapcsolhatja. Ha az opció engedélyezve van, a gombot megnyomja
Jelölőnégyzet	Egy kis négyzet alakú doboz került hozzáadásra, amellyel a beállítás be- és kikapcsolható. Ha engedélyezve van, az ablak egy pipát tartalmaz
Lista	Hozzáad egy vezérlőt, amely megjelenít egy listát, amelyből kiválaszthat egy elemet
Rajz	Állandó kép kerül az űrlaphoz (nem változik a rekordok megváltoztatásakor)
Csatolt tárgykeret	Megjeleníti a táblabejegyzésekben tárolt OLE objektumokat, például az alkalmazottak fényképeit. Különböző rekordok megtekintésekor az objektum megváltozik
Lapkészlet	Lehetővé teszi az űrlap felosztását külön lapokra
Vonal	Lehetővé teszi, hogy egyetlen egyenes vonalat húzzon az űrlapon a vezérlők elkülönítéséhez vagy kiemeléséhez
Egyéb elemek	Hozzáadva az Ms Office-hoz mellékelt további vezérlők listájából. Ezek az elemek a gombra kattintva megjelenő menüben jelennek meg.

A vezérlőelemek feltételesen feloszthatók csatolt, ingyenes és számítottra.

Mellékelt vezérlő- egy vezérlőelem, amely egy mező értékét jeleníti meg egy alaptáblázatban vagy lekérdezésben. A tábla vagy lekérdezés mezőneve a vezérlő "Adatok" tulajdonságának értékeként van beállítva. Egy csatolt vezérlőelem lehetővé teszi egy társított mező értékeinek megtekintését vagy módosítását, és ez a leggyakoribb vezérlőtípus.

Szabad irányítás- mezőhöz nem társított vezérlő. Az ingyenes vezérlők olyan információk megjelenítésére szolgálnak, mint például az űrlaputasítások vagy más alkalmazásokban létrehozott grafikák. Például a vonalak és a téglalapok szabad vezérlők. Ingyenes kezelőszervek (például gombok vagy kapcsolók) segítségével egyes felhasználói műveletek feldolgozását is megszervezheti.

Számított vezérlés- egy vezérlőelem, amely a kifejezés számításának eredményét jeleníti meg, nem pedig a mentett adatokat. A vezérlő értékét a rendszer minden alkalommal újraszámítja, amikor a kifejezés megváltozik.

Az űrlapon lévő bármely vezérlőelemnek vannak tulajdonságai. A vezérlőelem tulajdonságai határozzák meg a vezérlőelem szerkezetét, megjelenését és viselkedését, valamint a benne lévő adatok jellemzőit. A kiválasztott objektum tulajdonságai megjelennek (és módosíthatók) a tulajdonságablakban (lásd 7.3.2. ábra).

Egy űrlap vagy bármely űrlapvezérlő tulajdonság értékeinek módosítása, valamint új elemek hozzáadása tervezési módban történik.

Gomb formák

Az adatbázisok általában nagyszámú űrlapból és jelentésből állnak. A gombos űrlapokat gyakran használják az adatbázisban való navigálás megkönnyítésére. A gombok a gombos űrlapon helyezkednek el, megnyomásakor űrlapok vagy jelentések nyithatók meg (vagy más gombos űrlapok nyithatók meg, amelyek segítségével további űrlapok, jelentések nyithatók meg), kilép az MS Access-ből, vagy maga a gombos űrlap konfigurálható.

A gombos űrlap egyszerűbb és a felhasználó által kedvelt adatbázis-felület, mint az adatbázis ablak. Elsősorban azoknak szól, akik használják az adatbázist, és nem szeretnének a tervezésén dolgozni (azaz a végfelhasználónak, nem az adatbázis-fejlesztőnek).

Gombűrlap létrehozásához kényelmes a gombos űrlapkezelő használata. Ehhez lépjen a Munka adatbázisokkal → "Gombűrlapkezelő" fülre. Ezzel a bővítménnyel automatikusan létrejön egy kényelmes és funkcionális űrlap az adatbázissal végzett alapvető műveletek végrehajtásához. A Gombűrlap-kezelő párbeszédpanelen gombűrlapokat hozhat létre, szerkeszthet és törölhet. A 7.4.1. ábrán látható egy példa egy gombformára.

Amikor létrehoz egy gombűrlapot a Gombűrlap-kezelővel, az MS Access létrehoz egy Gombűrlap-elemek táblázatot, amely leírja az űrlapgombok szövegét és műveleteit. Ha ezután módosítja a gombűrlapot űrlapterv nézetben, az alkalmazás leállhat. Ha jelentősen módosítani kell a gombformát, célszerű újra létrehozni és kiindulóként hozzárendelni.

MS Access jelentések

Általános információ

A jelentés rugalmas és hatékony eszköz a nyomtatáshoz szükséges adatok rendszerezésére. A riport segítségével lehetőség nyílik a szükséges információk olyan formában történő megjelenítésére, ahogy az szükséges.

A jelentés alapvető információi a mögöttes táblából, lekérdezésből vagy SQL utasításból származnak, amely a jelentés adatforrása. Az egyéb információk a jelentés tervezésekor kerülnek megadásra. A vezérlők a jelentés és az adatforrás közötti kapcsolat létrehozására szolgálnak (akárcsak az űrlapoknál). Ilyen elemek lehetnek mezők, címkék, vonalak vagy más grafikus objektumok.

Más objektumok is az MS Access jelentéskategóriájába tartoznak, beleértve a Címkevarázsló által létrehozott címcímkéket (és más típusú címkéket), valamint a Diagramvarázsló által létrehozott diagramokat.

A szabványos jelentések két típusra oszthatók: oszlopra és szalagra.

Bár jelentés inkább egy normál űrlap: minden mező külön sorban jelenik meg, a cím a bal oldalon, a tartalom pedig a jobb oldalon. Az adatbázisban lévő mezők számától függően minden rekord egy vagy több lapon is elhelyezhető.

Szalagjelentésúgy van felépítve, hogy minden mező külön oszlopban legyen, és minden bejegyzést egy sor jelöl. Egy ilyen jelentés egy táblázatnézethez hasonlít. A jelentésszerkezet különböző szintjein lehetnek összegek (részösszegek, átlagok stb.).

Tervezési módban a jelentések több részre vannak osztva (lásd 8.1.1. ábra). Az egyes szakaszokban található információk a nyomtatott jelentés egy adott pontján jelennek meg. Fejezet Jelentés címe az első oldal tetején jelenik meg. Fejezet Jelentésjegyzet- az utolsó oldal végén. A szakasz tartalma Oldalfejléc megjelenik a jelentés minden oldalának és a szakaszának tetején lábléc- minden oldal alján. Információk a szakaszból Adatterület a jelentésben szereplő minden rekordnál megjelenik.

Az adatcsoportosítással rendelkező jelentés lehetővé teszi a csoportok összesítésének kiszámítását, valamint az információk könnyen használható formában történő bemutatását. A csoport fejléce minden új rekordcsoport elejére kerül kinyomtatásra, és tartalmazhatja a csoport nevét és egyéb információkat, amelyek a teljes csoport egészére vonatkoznak. A rekordcsoport végére egy csoportos megjegyzés kerül nyomtatásra, amely általában a csoportszámítások eredményeit tartalmazza.

Az Access program elsajátításának első szakaszában célszerű a "Létrehozás" fülön található "Jelentésvarázsló" parancsot használni.

A munka során a „Jelentésvarázsló” felkéri, hogy válasszon ki a listából az elérhető mezőket (lásd 03_2. ábra), amelyhez a bal és jobb nyilak segítségével a kurzorral kiemelve a listából a kívánt sort.

Minden elérhető mezőt áthelyezünk a jobb oldalra.

A következő lépésben kiválaszthatjuk, hogy az információk hogyan legyenek rendezve a jövőbeli jelentésben. A „Terméknév” mezőben válassza ki a rendezést ábécé sorrendben (növekvő sorrendben).

A „Jelentésvarázsló” következő lépése a stílus kiválasztása (vagyis egy jövőbeli jelentés megjelenése) – válassza ki az Önnek legmegfelelőbbet.

Az utolsó szakaszban ki kell választania az Ön számára megfelelő jelentésnevet, és vagy meg kell tekintenie a kész jelentést, vagy folytatnia kell a szerkesztést a "Jelentés elrendezésének módosítása" parancs kiválasztásával. Az utolsó lehetőséget választjuk.

választási lehetőség Konstruktőr lehetővé teszi a jelentések "a semmiből" készítését tervezési módban.