Examinons de plus près les principales fonctions de MS Access afin d'avoir une idée plus claire de ses capacités.

Dans Access, une base de données fait référence à un fichier qui contient un ensemble d'informations. Une base de données dans Access 2007 peut contenir les types d'objets suivants (voir Figure 1) : table, requête, formulaire, état, page, macro, module.

Figure 1. Fenêtre Objets de base de données

Access ne peut fonctionner qu'avec une seule base de données à la fois. Mais une base de données Access peut inclure de nombreuses tables, formulaires, requêtes, rapports, macros et modules qui sont stockés dans un seul fichier avec l'extension mdb.

Table est un objet correspondant au concept de "table" dans la théorie des bases de données relationnelles. Pour chaque table dans Access, vous pouvez définir une clé primaire et un ou plusieurs index pour augmenter la vitesse d'accès aux données.

Access vous permet de créer une structure de table en trois modes - en mode conception, à l'aide d'un assistant et en saisissant des données. La différence implique l'utilisation de ces outils par des utilisateurs ayant différents niveaux de formation, différents objectifs et perspectives d'utilisation des données. Naturellement, il est possible de visualiser, modifier, supprimer et ajouter des enregistrements, rechercher, remplacer, trier des données, modifier l'apparence du tableau. Les relations entre les tables sont définies par un outil spécial appelé le schéma de données.

Figure 2. Schéma de données

Il s'agit d'un outil graphique pratique qui vous permet de créer des liens entre certains champs de tables, de définir différents types de relations et de définir des contraintes d'intégrité référentielle. Dans ce cas, les modifications sont immédiatement appliquées dans la base de données (bien sûr, si les données contenues satisfont à toutes les conditions).Le diagramme résultant des tables et des relations peut être imprimé, ce qui est sans aucun doute pratique pour le développeur.

Demander– un objet contenant le texte d'une requête SQL qui a un nom unique dans une base de données particulière. Vous pouvez créer une requête à l'aide de l'assistant et en mode Création. Dans le premier cas, l'utilisateur est invité de manière interactive à sélectionner le nom de la table et les champs à sélectionner. Dans le second cas, vous pouvez sélectionner plusieurs tables ou requêtes, les lier graphiquement et définir les champs de sélection. Vous pouvez également définir des conditions supplémentaires pour chaque champ et des options de tri.

Figure 3. Constructeur de requête

Il existe un autre moyen de créer une requête intégrée au constructeur : il s'agit d'écrire une requête manuellement en SQL. Cependant, un éditeur de texte conçu pour cela a clairement de maigres opportunités en termes de commodité et de clarté de la conception du code. Apparemment, cette méthode n'a pas été positionnée par les développeurs comme la principale.

Formulaire est un objet conteneur spécial pour d'autres composants d'interface, tels que des champs de saisie et d'affichage de données, des boutons, etc. Sur le formulaire, le développeur place des composants pour saisir, ajuster, visualiser et regrouper des données, en fonction des spécificités de l'application. Le formulaire peut également être créé de deux manières - en mode conception et à l'aide de l'assistant. Dans le premier cas, le développeur dispose d'un ensemble de composants (si nécessaire, vous pouvez enregistrer votre propre ActiveX), qu'il place librement sur le formulaire et définit leurs paramètres. En mode assistant, l'utilisateur sélectionne simplement une table, des champs et un style, et le formulaire est automatiquement généré.

Rapport– un objet conçu pour créer un document qui pourra ensuite être imprimé ou inclus dans un document d'une autre application. Ce document contient les résultats d'une sélection de la base de données sous forme d'informations structurées (par exemple, sous forme de tableau ou de liste). MS Access possède de riches fonctionnalités pour la conception et le formatage des rapports. Le rapport a les deux mêmes modes de création. En mode assistant, l'utilisateur a la possibilité de définir de nombreux paramètres qui déterminent presque complètement l'apparence souhaitée du rapport. Pour créer des rapports personnalisés, il est préférable d'utiliser le concepteur.

pages- des moyens de publication des données dans réseau local ou Internet. La page créée est conçue comme un formulaire (avec quelques différences dans les composants utilisés), tout en travaillant avec elle, vous pouvez non seulement afficher, mais également modifier les données de la base de données. Après avoir enregistré la page en tant qu'objet dans la base de données, elle peut être exportée sous forme de fichier HTML et utilisée pour accéder aux données via un navigateur Internet.

Macro est un objet représentant une séquence de macro-commandes pour automatiser les actions les plus fréquemment effectuées lors de l'utilisation de la base de données. Les commandes de macro sont sélectionnées dans la liste disponible et les paramètres sont définis par le développeur. Vous pouvez exécuter une macro en appuyant sur le bouton et méthode du programme dans du code.

Un module est un conteneur de code VBA. Pour les modifier et les afficher, le shell de Visual Basic Editor est utilisé. Tout le code d'application est contenu dans un ensemble de modules. Ici, il a la même signification sémantique que dans n'importe quel langage de programmation.

Cette liste complète objets pouvant être stockés dans une base de données MS Access, qui est cependant similaire à d'autres SGBD de bureau de cette classe, tels que Paradox.

Access fournit les fonctionnalités suivantes.

Entrée de données. La saisie des données peut être effectuée des manières suivantes : manuellement directement dans le tableau (cela inclut également le collage du contenu du presse-papiers) ; manuellement dans les champs du formulaire ; importation directe de données à partir d'autres sources (bases de données Access, fichiers texte, format DBF, tableurs, sources de données ODBC) ; une méthode programmatique pouvant combiner tous les moyens implémentables en VBA. La dernière méthode est la plus flexible et offre des possibilités presque illimitées, mais c'est la plus difficile à mettre en œuvre et nécessite un certain niveau de connaissances en programmation.

2. Changement de données. L'édition est possible des manières suivantes : manuellement directement dans le tableau ; dans les champs de formulaire ; dans la fenêtre du navigateur dans laquelle la page Web est chargée à partir de la base de données ; méthode logicielle.

3. Sortie de données. Ici, Access fournit les fonctionnalités suivantes : sortie sur l'écran du moniteur sous forme de tableau, de champs de formulaire ou de rapports ; exporter vers d'autres formats de données (comme pour l'importation) ; impression, principalement sous forme de rapports; envoyer des données à un navigateur Internet à l'aide de l'objet Page dans un réseau spécifique ; exportation et sortie programmatiques d'informations.

4. Interaction avec d'autres sources et consommateurs d'informations. Dans ce plan, Access peut agir en tant que serveur ou client d'automatisation. Les connexions avec d'autres produits du package sont configurées de manière particulièrement transparente. Microsoft Office. Par exemple, vous pouvez avoir un document Microsoft Word, qui contiendra des champs de la base de données Access, les modifications de données dans la base de données sont automatiquement affichées dans le document. Cela vous permet de créer des solutions flexibles qui intègrent les données dans les outils bureautiques. 5. Utilisation de la base de données MS Access par d'autres applications. Cette option utilise le fichier MDB comme magasin de données. Un programme qui accède aux données peut être écrit dans n'importe quel langage de haut niveau. Dans ce cas, des tables et des requêtes sont utilisées. Le moteur de base de données surveille le maintien de l'intégrité référentielle et la pertinence des données. L'interaction se produit via le pilote ODBC Microsoft Jet Engine.

6. Outils de création d'applications. La création d'applications dans Access est à bien des égards similaire à tous les autres outils d'automatisation de Microsoft Office. Le langage interprété Visual Basic pour Applications est utilisé ici, ce qui, comme pour tout langage interprété, entraîne une certaine augmentation du temps processeur et une diminution de la vitesse des programmes et du traitement des données. Pour un développement réussi, vous devez connaître le modèle objet d'Access lui-même et les fonctionnalités de son utilisation.

7. Gestion des données en mode multi-utilisateurs. Lorsque vous travaillez avec des bases de données en mode multi-utilisateurs, des situations surviennent lorsqu'il est nécessaire de limiter le nombre d'utilisateurs accédant aux données. Ceci est fait pour éviter que le même enregistrement soit mis à jour en même temps, soit lors d'une mise à jour globale des données, soit lors de la maintenance de la base de données elle-même.

Le moteur de base de données Access fournit trois niveaux de verrous :

Verrouillage de la base de données. Un seul utilisateur peut accéder à la base de données à ce niveau de verrouillage. Ce niveau de verrouillage est utilisé pour modifier ou mettre à jour globalement les données, ou lorsque maintenance Bases de données - compression.

Verrou de table. Un seul utilisateur peut accéder à la table à ce niveau de verrouillage. Ce niveau de verrouillage est utilisé lorsque plusieurs enregistrements de table doivent être traités en même temps.

Blocage de pages. A ce niveau, un seul utilisateur peut accéder à une page bloquée. Il s'agit du niveau de blocage le plus bas. Microsoft Jet définit automatiquement le verrouillage de la page et ne peut pas être contrôlé par votre programme. La page de données peut contenir plusieurs entrées, sa taille est de 26 ko. Bloquer une page signifie bloquer toutes les entrées de cette page. Si la longueur de l'enregistrement est de 512 octets, alors 4 enregistrements seront bloqués, et si 50 octets, alors 40 enregistrements. Le nombre exact d'enregistrements ne peut pas être déterminé ou défini à l'avance, car la table peut contenir des enregistrements supprimés (qui ne sont supprimés que lors du compactage).

Le verrouillage au niveau de la table a deux modes, pessimiste et optimiste. La valeur par défaut est le verrouillage pessimiste.

8. Administration. Avantage régime exclusif travaux ont en effet conduit à la dégénérescence des fonctions d'administration des bases de données et, à cet égard, à l'absence outils administration au sens habituel du terme dans MS Access. Les outils disponibles vous permettent de faire ce qui suit : il est possible de diviser la base de données Microsoft Access en deux fichiers, dont l'un contient des tables, et l'autre contient des requêtes, des formulaires, des états, des macros, des modules et des raccourcis vers des pages d'accès aux données. Cela permet aux utilisateurs d'accéder à une source de données commune tout en créant leurs propres formulaires, rapports et autres objets, tout en réduisant le trafic réseau ; il est possible de lier des tables d'autres bases de données Données Microsoft Accès ou autres sources. Par exemple, vous pouvez utiliser une table d'une autre base de données Microsoft Access ouverte à travail conjoint sur le réseau. Ceci est particulièrement utile lorsque vous devez stocker toutes les tables dans une base de données sur serveur de réseau en stockant des formulaires, des rapports et d'autres objets dans une base de données distincte dont tous les utilisateurs disposent de copies socle commun Les données; Les outils de réplication Microsoft Access disponibles dans la base de données (.mdb) et dans le projet (.adp) permettent de créer des répliques et de les synchroniser à la demande lorsque vous travaillez dans Microsoft Access ; moyens de protection et de contrôle d'accès. Le moyen le plus simple de se protéger est de définir un mot de passe pour ouvrir la base de données. La base de données peut être cryptée. Le chiffrement d'une base de données comprime le fichier de base de données et le rend illisible par les utilitaires ou les éditeurs de texte. Le décryptage d'une base de données inverse les résultats de l'opération de cryptage. La manière la plus flexible et la plus courante de sécuriser une base de données est appelée sécurité au niveau de l'utilisateur. Cette méthode de protection est similaire à celles utilisées dans la plupart des systèmes de réseau. Cependant, comme nous l'avons déjà noté, deviner le mot de passe de l'administrateur n'est pas difficile pour un pirate informatique ; il est possible de convertir la base de données dans un format plus première version MS Access pour la compatibilité dans certains cas ; et enfin, un outil de compression de base de données qui efface les informations de ligne supprimées et réduit la taille du fichier MDB sur le disque. Cela se traduit par de meilleures performances et, dans certains cas, peut restaurer la base de données (par exemple, après une panne de courant inattendue).

Il convient également de mentionner qu'Access est préchargé avec des modèles de base de données génériques pour automatiser les tâches les plus courantes.

Figure 4. Modèles de base de données

L'utilisateur sélectionne de manière interactive les données qu'il souhaite avoir dans sa base de données en fonction des besoins de l'entreprise, et MS Access crée automatiquement tous les objets nécessaires. À l'avenir, cette base de données pourra être affinée et élargie.

Champs à plusieurs valeurs pour les données complexes

Vous pouvez créer un champ contenant plusieurs valeurs, également appelées données complexes. Supposons que vous deviez confier une tâche à l'un de vos employés ou sous-traitants, mais que vous souhaitiez confier cette tâche à plusieurs personnes. Dans la plupart des systèmes de gestion de base de données et dans les premières versions d'Access, vous deviez alors créer une relation plusieurs-à-plusieurs pour éviter les erreurs.

Dans Office Access 2007, la partie la plus difficile du travail est effectuée automatiquement lorsque vous sélectionnez un champ pour entrer plusieurs valeurs. Les champs à plusieurs valeurs sont particulièrement utiles lorsque vous utilisez Office Access 2007 pour travailler avec une liste SharePoint qui contient l'un des types de champs à plusieurs valeurs utilisés dans Windows SharePoint Services. Office Access 2007 est compatible avec ces types de données.

Le nouveau type de données Pièce jointe vous permet de stocker tous les types de documents et fichiers binaires dans la base de données sans augmenter inutilement la taille de la base de données. Office Access 2007 compresse automatiquement les pièces jointes dans la mesure du possible pour laisser autant d'espace libre que possible. Vous devez joindre un document Microsoft Office Word 2007 à une publication ou stocker des photos numériques dans une base de données. L'utilisation de pièces jointes facilite grandement ces tâches. Vous pouvez même ajouter plusieurs pièces jointes à une seule entrée.

Les champs mémo stockent désormais du texte formaté et prennent en charge l'historique des révisions.

Le texte enrichi est désormais pris en charge dans Office Access 2007, qui peut être utilisé dans les enregistrements avec du texte brut. Le texte peut être formaté avec diverses options (telles que gras, italique et appliquer différentes polices, couleurs et autres options de formatage courantes) et stocké dans une base de données. Le texte enrichi est stocké dans le champ MEMO dans un format HTML compatible avec le type de données Texte enrichi dans Windows SharePoint Services. Définissez la propriété TextFormat sur RichText ou PlainText et les données dans les zones de texte et en mode Feuille de données seront correctement formatées.

Les champs mémo sont utiles pour stocker de grandes quantités de données. Avec Office Access 2007, vous pouvez définir la propriété Ajouter uniquement pour conserver un enregistrement de toutes les modifications dans le champ Mémo. Vous pouvez ensuite afficher un journal de ces modifications. Cette fonctionnalité prend également en charge la fonctionnalité de suivi dans Windows SharePoint Services. Par conséquent, vous pouvez également utiliser Access pour afficher l'historique du contenu d'une liste SharePoint.

Le SGBD Microsoft Access offre la possibilité de contrôler le paramétrage de la structure et de la description de vos données, de travailler avec elles et d'organiser l'utilisation collective de ces informations. trois grands types de fonctions : définition (établissement de la structure et description) des données, traitement des données et gestion des données. MS Access est un ensemble d'outils permettant de créer et d'exploiter des systèmes d'information.

Microsoft Access appelle tout ce qui peut avoir un nom (au sens d'Access) des objets. Dans d'autres SGBD, en général, le terme base de données ne fait généralement référence qu'aux fichiers qui stockent des données. Dans Microsoft Access, la base de données inclut tous les objets associés aux données stockées, y compris ceux qui sont définis pour automatiser leur travail. Principaux objets Accéder aux bases de données.

1. Table. Objet défini et utilisé pour stocker des données. Chaque table contient des informations sur un objet d'un certain type, tel que des clients. Une table contient des champs (colonnes) qui stockent différents types de données et d'enregistrements (également appelés lignes). La notice contient toutes les informations sur certains. Pour chaque table, vous pouvez définir une clé primaire (un ou plusieurs champs contenant des valeurs uniques pour chaque enregistrement) et un ou plusieurs index pour accélérer l'accès aux données.

2. Demander. Un objet qui permet à l'utilisateur d'obtenir les données souhaitées à partir d'une ou plusieurs tables. Vous pouvez utiliser un formulaire QBE (Batched Query) ou des instructions SQL (Structured Query Language) pour créer une requête. Vous pouvez créer des requêtes pour sélectionner, mettre à jour, supprimer ou ajouter des données. Vous pouvez également utiliser des requêtes pour créer de nouvelles tables à l'aide des données d'une ou plusieurs tables existantes.

3. Formulaire. Objet principalement utilisé pour saisir des données, les afficher à l'écran ou contrôler le fonctionnement d'une application. Les formulaires sont utilisés pour mettre en œuvre les exigences des utilisateurs pour la présentation des données à partir de requêtes ou de tables. Les formulaires peuvent également être imprimés. À l'aide d'un formulaire, vous pouvez exécuter une macro ou une procédure VBA en réponse à un événement, par exemple une modification de la valeur de certaines données.

4. Rapport. Objet conçu pour créer un document qui pourra ensuite être imprimé ou inclus dans un document d'une autre application.

5. Macro. Objet qui est une description structurée d'une ou plusieurs actions qu'Access doit effectuer en réponse à un événement spécifique. Par exemple, vous pouvez définir une macro qui, en réponse à la sélection d'un élément dans le formulaire principal, ouvre un autre formulaire. À l'aide d'une autre macro, vous pouvez vérifier la valeur d'un certain champ lorsque son contenu change. La macro peut inclure des conditions supplémentaires pour l'exécution ou la non-exécution de certaines actions qui y sont spécifiées. Vous pouvez également exécuter une autre macro ou procédure VBA à partir d'une macro.

6. Module. Objet qui contient des programmes écrits en Visual Basic pour Applications. Les modules peuvent être des objets indépendants contenant des fonctions qui sont appelées de n'importe où dans l'application, mais ils peuvent également être directement "attachés" à des formulaires ou des rapports individuels pour répondre à certains changements qui s'y produisent.

7. Accéder aux pages. Pages - servent à fournir un accès aux données contenues dans une base de données distante du consommateur (par exemple, via Internet).

Pour construire une base de données dans le SGBD Access, les principaux groupes de fonctions suivants sont fournis :

· Fonctions pour travailler avec des fichiers de base de données (ouverture, sauvegarde, etc.) ;

· Fonctions d'édition ;

· Fonctions de formatage ;

· Fonctions de travail avec fenêtres ;

· Fonctions de travail en modes de base : tableau, formulaire, requête, état, etc. ;

Fonction d'aide.

MS Access : Architecture et principaux objets du SGBD MS Access. liens entre eux. Types de relations entre les tables.

Access est un SGBD relationnel de bureau simple mais puissant et est principalement destiné à la création d'applications non commerciales ou non commerciales. puissance moyenne pas associé à un traitement intensif des données. Access fait partie de MS Office et est étroitement intégré au reste de ses composants.

Les autres avantages d'Access incluent :

· Facilité d'apprentissage. Possibilité d'utilisation par un non professionnel ;

· Programmation visuelle. Une base de données simple peut être créée avec juste une souris, sans même programmation ;

· Disponibilité d'assistants qui aident à résoudre des tâches aussi complexes que l'analyse de données dans des tableaux pour la redondance, la création de formulaires, de rapports, etc. ;

· Possibilité de vérification dynamique des résultats sans aucune compilation. Lors de la conception d'un tableau, vous pouvez facilement passer en mode tableau et, si des lacunes sont constatées, revenir en arrière pour corriger. Dans le même temps, la modernisation peut être effectuée immédiatement ou reportée longtemps;

· Intégration étroite avec d'autres composants de MS Office.

Access étant un interpréteur (en partie parce qu'il est basé sur le langage Visual Basic), il devient nécessaire de combiner dans une même application les fonctions de développement d'une application et les fonctions proprement dites d'une application finie. Pour accéder aux objets de la base de données en mode développement, utilisez une fenêtre de base de données spéciale contenant une liste de tous les objets de la base de données. Vous pouvez travailler avec chaque objet de base de données dans deux modes. Le premier mode peut être appelé conditionnellement le mode d'exécution ou d'état de fonctionnement. Le deuxième mode est le mode constructeur, dans lequel l'objet est créé et modifié. La présence de la fenêtre de la base de données détermine la base de données ouverte. La fermeture de la fenêtre ferme la base de données. Après le développement complet de la base de données, l'apparition de cette fenêtre peut être désactivée. En excluant également toutes les commandes de développement des menus et des barres d'outils, vous pouvez créer une version redistribuable de la base de données. Une telle base de données Access fonctionnera s'il existe un SGBD Access sur l'ordinateur. Si nécessaire, vous pouvez utiliser le package Access Developer Toolkit pour créer une version d'installation de la base de données, où le SGBD Access sera représenté par plusieurs Fichiers DLL. Pour travailler avec la version distribuée de la base de données, les utilisateurs disposent d'une interface contenant généralement le commutateur principal (en fonction du nombre de tâches à résoudre) et plusieurs formulaires ordinaires.

Salut tout le monde. Le sujet de cet article est l'objectif principal d'Access. Mais avant d'aborder l'objectif principal d'Access, examinons le concept de base de données.
Base de données (BD)- un ensemble de données organisées selon certaines règles, fournissant principes généraux descriptions, stockage et manipulation de données, indépendamment des programmes d'application.
Le type le plus courant de modèle de représentation de données est le type relationnel. Le nom "relationnel" s'explique par le fait que chaque enregistrement de la base de données contient des informations relatives à un objet spécifique. De plus, les informations appartenant à différents objets peuvent être traitées comme une seule entité en fonction des valeurs des données associées. Dans un SGBD relationnel, toutes les données traitées sont présentées sous forme de tableaux.

L'un des systèmes de gestion de base de données de bureau les plus populaires aujourd'hui, inclus dans l'environnement riche de la famille de produits Microsoft Office, est Microsoft Office (ci-après dénommé Access). Il est destiné aux débutants comme aux utilisateurs avancés. Une base de données Access représente un ensemble de données et d'objets (tels que des tables, des requêtes et des formulaires) liés à une tâche particulière.

Les principales fonctions d'Access sont :
définition des données, c'est-à-dire la définition de la structure et du type de données, ainsi qu'une indication de la manière dont ces données sont liées les unes aux autres :
traitement de données, y compris recherche, filtrage, tri, calcul ; le traitement implique également la combinaison de données avec d'autres informations connexes ;
la gestion des données, c'est-à-dire préciser qui est autorisé à utiliser les données et mettre à jour la base de données, ainsi que définir les règles de partage des données.

Access offre une liberté maximale dans la spécification du type de données - texte, données numériques, dates, heures, valeurs monétaires, images, sons, documents, feuilles de calcul. Il est possible de paramétrer les formats de stockage (longueur des chaînes, précision de représentation des nombres et des dates et heures) et la présentation de ces données lors de l'affichage à l'écran ou de l'impression.
Access est une application Windows moderne et vous permet d'utiliser toutes les fonctionnalités de DDE (Dynamic Data Exchange) - échange dynamique de données et OLE (Object Linking and Embedding) - liaison et incorporation d'objets. DDE permet l'échange de données entre MS Access et toute autre application Windows. OLE établit des liens vers des objets dans une autre application ou incorpore un objet dans une base de données Access ; les objets peuvent être des images, des graphiques, des feuilles de calcul ou des documents provenant d'autres Applications Windows. L'accès peut fonctionner avec un grand nombre une variété de formats de données, vous permettant d'importer et d'exporter des données à partir de fichiers éditeurs de texte et des feuilles de calcul. Access est capable de traiter directement Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro et d'autres fichiers.

Le SGBD Access pour travailler avec des données utilise le processeur de base de données Microsoft Jet, des objets d'accès aux données et un outil pour créer rapidement une interface - un concepteur de formulaires. Le générateur de rapport est utilisé pour générer des impressions. L'automatisation des opérations de routine peut être effectuée à l'aide de macros. Bien qu'il se concentre sur l'utilisateur final, Access dispose du langage de programmation Visual Basic pour Application, qui vous permet de créer des tableaux, vos propres types de données et de contrôler le fonctionnement des applications.

L'accès a trois modes de fonctionnement principaux :
le mode de démarrage, qui vous permet de compresser et de restaurer la base de données sans l'ouvrir ;
le mode conception, dans lequel vous pouvez créer et modifier la structure des tables et des requêtes, développer des formulaires pour afficher et modifier les données et générer des rapports avant l'impression ;
un mode d'exécution qui affiche les fenêtres d'objet de base de données dans la fenêtre principale.

Chaque base de données Access comprend les éléments suivants :
les tableaux, qui consistent en des enregistrements contenant des données sur un sujet particulier ;
les formulaires, utilisés pour saisir et visualiser des tableaux dans la fenêtre du formulaire et vous permettent de limiter la quantité d'informations affichées à l'écran dans le formulaire requis ;

Lorsque le nombre de tableaux et leur contenu, ainsi que les liens entre eux, sont déterminés, ils commencent à remplir ces tableaux avec des informations. Vous pouvez entrer des données directement dans les tables de la base de données. Cependant, il est beaucoup plus pratique de le faire en utilisant le soi-disant formes . Ils représentent Boîtes de dialogue contenant champs de saisie, qui sont utilisés pour afficher et modifier les données dans les champs d'enregistrement. De plus, ces fenêtres contiennent divers commutateurs, cases à cocher, boutons. Avec leur aide, vous pouvez contrôler le processus de travail avec Windows. Particularité travailler avec des formulaires, c'est qu'ils affichent un seul champ entrée actuelle , tandis que lorsque vous travaillez avec des tableaux, ils affichent champs de plusieurs enregistrements en même temps. Travailler avec un formulaire simplifie grandement le processus de saisie des données. À l'aide de formulaires, vous pouvez non seulement saisir des informations primaires, mais également les modifier par la suite.

Afin d'obtenir les informations nécessaires de la base de données, il est nécessaire d'organiser demander.

Demander dans la base de données est appelée une proposition contenant une exigence de sélectionner des données stockées dans des tables, ou une exigence d'effectuer certaines actions sur les données. Typiquement, une telle exigence implique la sélection d'informations selon un certain critère. Sur demande, les données peuvent être extraites d'une ou plusieurs tables différentes. Le résultat de la requête est tableau croisé dynamique, qui présente toutes les données d'intérêt. Une telle table peut contenir non seulement des valeurs d'attribut, mais également des champs calculés.

Les informations reçues de la base de données peuvent être formatées comme document prêt à être imprimé. Cette forme de présentation de l'information s'appelle rapport . Dans le rapport, toutes les informations sont présentées de manière groupée, triée et formatée d'une certaine manière. Les résultats des requêtes et des rapports étant le plus souvent établis sous forme de tableaux, alors, contrairement à eux, les tableaux contenant des informations primaires et constituant une base de données sont également appelés tableaux principaux.

L'exploitation d'une base de données consiste non seulement à en extraire des informations, mais également à maintenir la base de données en état de marche. Ces fonctions sont exercées administrateur de base de données. Les fonctions d'administrateur sont généralement exercées par un spécialiste hautement qualifié dans ce domaine.

MS Access est l'un des systèmes de gestion de base de données les plus courants inclus dans le package Programmes Microsoft Bureau.

Le SGBD MS Access est conçu pour créer et maintenir des bases de données, pour en obtenir des informations sous la forme requise, pour créer des applications qui automatisent le travail avec les bases de données.

La base de données MS Access est un ensemble de ses composants interdépendants, appelés objets de base .

Les objets de la base de données sont :

- tableaux de données,

- formes,

- demandes,

- rapports,

- pages,

- macro,

- modules.

Table est une forme de présentation de l'information. Son appareil a été discuté plus tôt.

Formulaire - il s'agit d'une boîte de dialogue qui vous permet d'entrer des informations dans des tableaux, de les modifier et de les supprimer, de restreindre l'accès aux données et de les afficher uniquement en mode affichage.

Demander - un outil de gestion de données qui permet d'extraire les informations nécessaires d'une table de base de données répondant à un critère donné. Avec les requêtes, vous pouvez automatiser le processus de mise à jour et de suppression d'enregistrements, ainsi qu'effectuer des calculs à l'aide de valeurs de données situées dans des tables.

Rapport - il s'agit d'une forme de présentation d'informations préparées pour l'impression sous forme de données formatées, de résultats de calculs finaux, de graphiques, de tableaux, en d'autres termes, sous une forme propice à la perception et à l'analyse.

Page - Il s'agit d'un document contenant des informations provenant d'une base de données et destiné à être placé sur Internet (page Web). Un tel document joue le rôle d'une sorte d'interface avec les données. En accédant à ces pages sur Internet, vous pouvez afficher et saisir des informations dans des tableaux et créer des rapports.

Macro et module - un outil pour automatiser le travail avec les bases de données et créer les applications nécessaires pour travailler avec les bases de données.

MS Access vous permet de créer jusqu'à 32768 objets différents dans la base de données. Tous les objets de la base de données sont stockés dans un fichier commun Base de données, qui a pour extension . mdb. Ce programme est assez gourmand en ressources. Ainsi, la version de MS Access 2002 nécessite 128 Mo de RAM.

Tout utilisateur systèmes informatiques Basé sur Windows sait ce qu'il y a dans le package standard programmes de bureau de Microsoft, toute version inclut un accès unique à l'éditeur. De quel type de programme s'agit-il, comment travailler avec, maintenant cela sera considéré. Naturellement, seules les bases initiales seront données ici, car une description d'absolument toutes les fonctionnalités de l'application prendra plus d'une page.

Qu'est-ce que l'accès ?

Quel est ce programme ? Access est un système complet pour travailler avec n'importe quel type basé sur un modèle relationnel avec la capacité d'échanger dynamiquement des données avec d'autres applications ou publications Internet. Il prévoit l'utilisation d'outils permettant d'automatiser le traitement d'informations de tout type, présentées sous une forme structurée.

En outre, Access est également un package qui prend en charge Contrôles ActiveX, ce qui étend considérablement les capacités du programme en ce sens qu'il peut utiliser non seulement des composants tabulaires ou textuels, mais également du multimédia et des objets sur Internet. Les relations établies dans l'application entre permettent un suivi précis des changements dans l'un d'eux avec un ajustement automatique des paramètres dans les autres.

Les principales indications d'utilisation de l'application

Il n'est pas surprenant que dans la plupart des cas, il soit utilisé pour automatiser entièrement les processus d'analyse de certains processus dans la comptabilité, les affaires, etc. En raison de la structure universelle, le programme peut éliminer l'apparition de la soi-disant redondance des données lorsque vous devez changer un paramètre non pas en entrant un nouveau, mais en corrigeant l'ancien, et de sorte que sa modification soit reflétée dans toutes les bases de données associées.

Par exemple, une entreprise utilise Access pour conserver les enregistrements des fournisseurs, des clients et des activités dans lesquelles ils sont impliqués. Les coordonnées bancaires d'un fournisseur changent. Il suffit de les modifier, car l'ajustement automatique affectera toutes les autres bases de données. Cela remplacera les données et n'en saisira pas de nouvelles avec celles qui existent déjà. Et ce changement affectera les mêmes activités connexes. Autrement dit, dans un sens, l'utilisateur reçoit une automatisation complète.

Il en va de même, par exemple, lorsqu'un certain groupe de marchandises est vendu via la division correspondante de l'entreprise, les rubriques sont automatiquement radiées dans la base de données des marchandises disponibles dans l'entrepôt. Mais ce sont les plus exemples simples. En fait, l'application a beaucoup plus de fonctionnalités.

Structure de Microsoft Access

Quant à la commodité du travail, elle est obtenue grâce à la présence des principaux éléments qui jouent un rôle crucial dans l'analyse et le traitement des données de la base de données. Parmi les principaux éléments figurent les suivants :

• table - un élément qui stocke des informations de base dans un format spécifique (numérique, texte, graphique, etc.);
• requête - un moyen d'accéder à des éléments connexes, à d'autres bases de données ou à des programmes tiers ;
• forme - présentation d'informations ou de données sous une forme conviviale ;
• rapport - sortie des résultats traités ;
• macro - un élément exécutable qui vous permet d'effectuer certaines actions lorsqu'un événement se produit, une demande est créée, un rapport est généré ;
• module - Outils de langage Visual Basic qui vous permettent d'étendre considérablement les capacités du programme basé sur la création de procédures et l'utilisation de nombreuses fonctions.

Communication avec d'autres programmes et bases de données externes

Comme déjà clair, Access est un programme qui vous permet non seulement d'utiliser vos propres données saisies par l'utilisateur, mais aussi de les lier entre elles. Les capacités de l'application sont telles que des informations peuvent être importées depuis d'autres applications (FoxPro, Paradox, Excel, Word, etc.). Pour simplifier les procédures, les données ne peuvent pas être importées, mais liées, et non seulement avec les programmes indiqués, mais également avec des sources dans un environnement réseau ou sur Internet.

Le processus de mise en relation lui-même est effectué sur la base de requêtes en fonction du type de fonctionnement des bases de données. Données SQL(Access les prend également en charge).

Créer à partir de modèles

Dans Access, le tableau est l'élément principal. Par apparence ce composant est très similaire aux tableaux Excel, cependant, les capacités d'Access sont beaucoup plus larges et les principes de travail avec de tels éléments ont leurs propres caractéristiques distinctives.

Cependant, il est assez facile de créer votre propre base de données lorsque vous démarrez le programme. Après l'apparition de la fenêtre de bienvenue, l'utilisateur dispose d'un choix de modèles, sur la base desquels la future structure de la base de données sera créée sous la forme d'un tableau. C'est ce qu'on appelle la vue Backstage. Ici, vous pouvez trouver des blancs intégrés qui sont utiles pour effectuer des tâches spécifiques, ou vous référer à la recherche sur la ressource officielle de Microsoft si aucun d'entre eux dans la liste ne correspond aux besoins de l'utilisateur (bien que cela soit peu probable).

Base de données à partir de zéro

Si rien ne convient à l'utilisateur et qu'il souhaite créer lui-même une base de données, lors de la création d'un nouveau fichier dans le menu correspondant, vous devez sélectionner une base de données vide. Ici, il convient de considérer certaines limitations. Par exemple, les bases de données de bureau ne prennent pas en charge la publication Web et les bases de données Web ne sont pas compatibles avec certaines des fonctionnalités des précédentes.

Après avoir créé le tableau initial, vous pouvez procéder à la saisie des données. Notez que les données ne peuvent être saisies que dans des colonnes et des lignes adjacentes. Aussi, n'ajoutez pas de cellules vides entre elles, comme cela se fait dans Excel. De plus, la condition la plus importante est que chaque colonne ne doit contenir qu'un seul type de données, c'est-à-dire que si le format utilise initialement la date et l'heure, les informations avec des calculs basés sur les exposants entrés dans la colonne ne seront pas reconnues. Donc, si possible, vous devez planifier le tableau dans cette perspective. Pour simplifier le travail, vous pouvez utiliser un mode spécial du concepteur.

Nuances d'importation et de liaison des données avec d'autres sources

Quant à l'importation de données, les possibilités du programme sont pratiquement illimitées. La condition principale est seulement que les données importées doivent être divisées en types tabulaires (comme des tableaux dans Excel ou Word). Si l'importation est effectuée, par exemple, dans une version texte du Bloc-notes, vous pouvez créer une structure similaire à l'aide de la tabulation (touche Tab).

Vous pouvez utiliser des listes SharePoint et vous pouvez également lier des données pour faciliter les choses. Pour ce faire, utilisez une commande spéciale sur l'onglet des données externes, situé dans le groupe d'importation et de liaison. Des solutions toutes faites sont proposées ici (Excel, Word, etc.). Lors du choix, il vous suffit de spécifier l'emplacement fichier souhaité, l'emplacement de sauvegarde dans la base de données actuelle et confirmez la sélection.

Conclusion

Il s'agit de l'application Access. Le programme est très populaire parmi un large éventail d'utilisateurs, car ses développeurs ont essayé de combiner les possibilités d'autres produits logiciels de ce type. Et c'est ce qui a fait cette application très flexible dans la personnalisation et l'application automatisée de la plupart des fonctions. Il reste à ajouter qu'Access est un outil de traitement de données très puissant, bien que seules les informations les plus élémentaires sur l'application aient été considérées ici.