Un ensemble universel d'applications pour travailler avec des fichiers texte (Word), des tableaux (Excel), des présentations (PowerPoint), du courrier (Outlook), des notes (OneNote) et d'autres types de documents. Première version Microsoft Office est sorti il ​​y a 27 ans, mais grâce à un développement constant, ce produit reste toujours l'un des plus populaires du marché.

Les programmes de la suite Microsoft Office allient fonctionnalités puissantes et facilité d'utilisation. Par conséquent, ils sont parfaits pour créer et éditer documents de bureau de toute complexité. De plus, ils sont intégrés à services cloud Microsoft : vous pouvez accéder aux fichiers sur n'importe quel appareil et collaborer sur des documents partagés avec d'autres.

Microsoft Office va bien au-delà les fonctions de base. Par exemple, pour un travail pratique avec du texte, Word dispose d'un traducteur intégré et d'une fonction de reconnaissance vocale qui imprime les mots dictés par l'utilisateur. Et OneNote peut reconnaître le texte dans les images.

2.iWork

• Plateformes : macOS, iOS, Web.
• Prix ​​: gratuit.

De marque suite bureautique Apple, que tout le monde peut télécharger gratuitement Utilisateur Mac. Pages, Numbers et Keynote sont presque aussi performants que leurs homologues Microsoft, vous permettant de créer des documents, des feuilles de calcul et des présentations tout en les modifiant avec des collègues sur macOS, iOS ou dans le navigateur.

• Prix ​​: gratuit ou à partir de 1 000 roubles par an.

Ce bloc-notes numérique populaire est un excellent outil pour gérer une grande collection de notes textuelles, images et vocales. Evernote propose un système de marquage que vous pouvez utiliser pour marquer vos entrées ajoutées. Pour plus de commodité, les balises peuvent être regroupées et imbriquées les unes dans les autres. Cette approche unique permet de structurer facilement des centaines, voire des milliers de notes et, si nécessaire, de trouver rapidement celles dont vous avez besoin.

Prend en charge la synchronisation entre les appareils et vous permet de travailler sans vous connecter à Internet.

4. Étincelle

• Prix ​​: gratuit.

Aucun Bureau de travail Il est impossible d’imaginer sans interaction avec le courrier. Spark vous aidera à faire le tri dans votre boîte de réception et à répondre aux emails de vos collègues le plus rapidement possible. Grâce à une interface soignée, un tri automatique des lettres, recherche intelligente et plein d'autres fonctions utiles votre travail avec le courrier deviendra un réel plaisir.

• Prix ​​: gratuit.

Les employés de bureau doivent souvent traiter des documents au format PDF. Dans de telles situations, il est important de disposer d’une visionneuse PDF pratique. Et encore mieux - un programme avec lequel vous pouvez non seulement visualiser des documents, mais aussi les annoter. Un bon candidat pour ce poste est Foxit Reader. C'est rapide et facile à utiliser. Avec son aide, vous pouvez lire des fichiers PDF, prendre des notes dans le texte et laisser vos commentaires sur les pages.

• Plateformes : macOS, iOS, watchOS.
• Prix ​​: 3 790 roubles.

Le flux des tâches quotidiennes est totalement impossible à garder à l’esprit, et donc enregistrer des idées et planifier les choses est la clé du succès au travail. Contrairement à Todoist, Things est créé méticuleusement, avec une attention particulière à chaque détail de l'interface et du design, afin que mettre toutes vos affaires en ordre soit rapide et pratique. Suivant la philosophie, l'application permet d'organiser des projets de travail, de structurer et de planifier des tâches. Il ne vous reste plus qu'à les compléter.

• Plateformes : Windows, macOS.
• Prix ​​: Gratuit ou 25$.

Si vous vous sentez trop souvent distrait par des sites Web et des programmes inappropriés pendant que vous travaillez, Cold Turkey Blocker vous aidera. Cette application bloque toutes les distractions pendant une durée que vous définissez. Jusqu'à l'expiration du délai, vous ne pourrez pas ouvrir les sites et programmes inclus dans la liste. Cold Turkey Blocker peut activer le blocage automatiquement selon un calendrier spécifié par l'utilisateur.

• Plateformes : macOS, iOS.
• Prix ​​: 2 290 roubles.

MindNode sera utile à tous ceux qui travaillent sur des projets complexes et vous permettra de visualiser le développement d'une idée en un produit final. Avec cette application, vous pouvez réfléchir, créer n'importe quelle complexité et les partager rapidement avec des collègues, ainsi qu'exporter des tâches vers Things, OmniFocus et d'autres applications ou services.

• Plateformes : Windows, Android, iOS, Web.
• Prix ​​: Gratuit ou à partir de 3,33 $ par mois.

Ce petit utilitaire synchronise votre ordinateur avec votre smartphone, tablette ou autres gadgets. Tout ce que vous avez à faire est d'installer les clients Pushbullet sur tous les appareils et de les connecter à un compte commun. Après cela, vous pourrez voir toutes les notifications mobiles sur votre ordinateur et transférer des notes, des liens et des petits fichiers entre gadgets.

Si ton appareil mobile fonctionne sur Android, vous pouvez également envoyer et recevoir des SMS et des messages de messagerie instantanée directement depuis votre ordinateur. De plus, Pushbullet intègre des presse-papiers différents appareils: Tout texte copié sur un smartphone ou une tablette peut être immédiatement collé dans un champ de texte sur un ordinateur, et vice versa.

10. Ours

• Plateformes : macOS, iOS.
• Prix ​​: gratuit ou 949 roubles par an.

Un analogue simple et léger d'Evernote, qui peut être utilisé pour enregistrer des idées, du code et tout texte en général. L'ours a système puissant balises avec sous-balises, recherche pratique et prend en charge le balisage Markdown simplifié, ainsi que l'exportation du texte final vers divers formats, notamment HTML, PDF et DOCX. L'application dispose également d'une interface laconique et de superbes thèmes de conception pour tous les goûts.

• Plateformes : macOS, iOS, watchOS.
• Prix ​​: 379 roubles.

La technique Pomodoro est bien connue pour son efficacité et est largement utilisée. Pour une avalanche de tâches routinières et peu bureautiques, il est parfaitement adapté. Avec la minuterie FocusList, vous pouvez non seulement suivre les périodes de travail et les pauses, mais également voir combien de temps prennent certaines tâches. Et cela, à son tour, vous aidera à analyser votre processus de travail et à moins tergiverser.

12. flux

• Plateformes : Windows, macOS, Linux.
• Prix ​​: gratuit.

Pendant la journée de travail, l'éclairage du bureau change. Mais la température des couleurs sur votre écran de travail est toujours la même qu'en nature. lumière du jour, et sous les lampes du soir. Cette différence peut rendre l’écran trop lumineux et provoquer une fatigue oculaire. f.lux ajuste automatiquement les couleurs d'affichage aux conditions d'éclairage. Une fonctionnalité similaire est intégrée à Windows 10, mais f.lux contient plus de paramètres et vous permet d'obtenir un confort oculaire maximal.

13. Coller

• Plateformes : macOS.
• Prix ​​: 749 roubles.

Le petit utilitaire Coller étend considérablement les capacités du presse-papiers, ce qui est tout simplement inestimable lorsque vous travaillez avec divers documents et tableaux. L'application mémorisera le texte, les fichiers et les liens copiés, vous donnant un accès pratique à l'historique de votre presse-papiers. Dans les paramètres, vous pouvez configurer le nombre d'objets mémorisés, définir des raccourcis clavier et activer la synchronisation avec tous vos appareils.

14. Gimp

• Plateformes : Windows, macOS, Linux.
• Prix ​​: gratuit.

Même si vous n'êtes pas designer, vous modifiez probablement des images pour diverses tâches bureautiques. Par exemple, vous recadrez une photo et ajustez ses couleurs pour la prochaine présentation ou publication sur un portail d'entreprise. Installer Photoshop à de telles fins est stupide. C'est plus facile de l'utiliser alternative gratuite-GIMP. Cet éditeur peut être inférieur à Photoshop en termes de nombre de fonctions. Mais pour les tâches non professionnelles, ce sera certainement largement suffisant.

• Plateformes : macOS.
• Prix ​​: 229 roubles.

Mais l’application Look Up prendra soin de votre santé, ou plus précisément de votre vision. Il aide à réduire la tension musculaire oculaire liée au travail sur un ordinateur en vous rappelant toutes les 20 minutes de détourner le regard de l'écran pendant quelques secondes et de regarder au loin. Look Up propose également une sélection d'exercices simples pour étirer un dos raide et d'autres muscles.

• Plateformes : macOS, iOS, Windows.
• Prix ​​: 45 $ 4,16 $ par mois.

TextExpander fera gagner du temps à tous ceux qui travaillent beaucoup avec des textes et sont obligés de saisir fréquemment les mêmes informations. Avec son aide, vous pouvez configurer des raccourcis clavier qui se développeront instantanément en texte prédéfini de n'importe quelle taille. Par exemple, avec TextExpander, vous pouvez insérer des e-mails, des réponses aux lettres, des détails de paiement et toute autre information que vous saisissez souvent manuellement en quelques clics. Grâce à la synchronisation, les abréviations seront également disponibles sur iOS, où la saisie s'effectue via le clavier TextExpander.

• Plateformes : Windows, macOS, Android, iOS, Web.
• Prix ​​: gratuit ou à partir de 2 190 roubles par an.

Todoist peut être utilisé comme planificateur quotidien ou professionnel. Tout est comme d'habitude : créez des tâches, définissez des rappels, marquez les tâches terminées.

Dans le même temps, les capacités de ce service sont suffisantes pour gérer les projets de bureau les plus complexes avec une structure à plusieurs niveaux, un grand nombre de participants et de sous-tâches. Todoist dispose d'outils pour déléguer et personnaliser la hiérarchie des tâches, les étiquettes, les filtres et d'autres fonctionnalités avancées. Grâce à eux, l’application peut facilement s’adapter à vos objectifs personnels et professionnels, quelle que soit leur ampleur.

En installant le client Todoist sur votre appareil, vous pouvez gérer des tâches même sans Internet.

Travailler avec des documents prend beaucoup de temps aux utilisateurs, en particulier aux employés de bureau. Mais il existe de nombreux programmes qui peuvent optimiser considérablement le travail manuel lorsque vous travaillez avec des documents en automatisant certains processus. Beaucoup de ces solutions sont faciles à utiliser, très pratiques et peu coûteuses, et donc accessibles à un large éventail d’utilisateurs. De tels programmes seront discutés dans cet article.

Organisation des documents

Les utilisateurs qui doivent gérer un grand nombre documents électroniques, la situation est bien connue où, même malgré un système strict de catalogues et de sous-répertoires, il faut beaucoup de temps pour trouver le bon document. L'une des options pour résoudre ce problème consiste à utiliser un programme de catalogage spécial, dont la tâche principale est d'organiser et de trier les données, ce qui garantit finalement une recherche rapide des informations nécessaires. Il existe une grande variété de catalogueurs de ce type sur le marché, et tous se concentrent sur le catalogage soit de disques, de dossiers et de fichiers, soit d'informations hautement spécialisées (films, pièces de monnaie, timbres, etc.). Tout catalogueur universel qui vous permet de cataloguer des dossiers et des fichiers de différents types convient au catalogage de documents. La meilleure de ces solutions est le package WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), mais il est assez cher et ses capacités sont clairement redondantes pour de nombreux utilisateurs. Pour la plupart des gens, l’utilisation du package WinCatalog Standard sera suffisante.

Une autre façon consiste à combiner des documents associés en documents complexes structurés hiérarchiquement, stockés dans des fichiers de données correspondant à ces structures. Dans de tels documents structurés, il est beaucoup plus pratique de naviguer et de trouver les informations dont vous avez besoin grâce aux capacités de structuration et de recherche avancée au sein du document. De plus, une telle structuration vous permet d'effectuer des recherches externes et de rechercher des documents sur la base de fragments de texte qu'ils contiennent. Par exemple, le package Maple est conçu pour créer des documents structurés hiérarchiquement.

Norme WinCatalog

Développeur: WinCatalog.com

Taille de distribution : 1,62 Mo

Travail sous contrôle : Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Mode de répartition : http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Prix: 200 roubles.

WinCatalog Standard est un catalogueur multifonctionnel facile à utiliser avec une interface claire en russe (Fig. 1). Le package vous permet de cataloguer les données de n'importe quel support de stockage pouvant être connecté à un ordinateur : disquettes, lecteurs durs et réseau, CD et disques audio classiques, disques Zip, etc. Avec son aide, vous pouvez trier et organiser tous les dossiers et fichiers, quel que soit leur emplacement. Vous pouvez saisir des données dans le catalogue soit manuellement (directement dans des dossiers virtuels), soit en analysant des disques (y compris les archives Zip qui s'y trouvent) - dans ce cas, pour faciliter l'orientation, il est préférable de trier les dossiers et fichiers extraits des disques puis de les trier dans des dossiers virtuels, ce qui, grâce au support des opérations glisser-déposer, ne prendra pas beaucoup de temps.

Riz. 1. Interface standard WinCatalog

La gestion générale du catalogue est simple et pratique. La division des données en dossiers thématiques simplifie grandement l'orientation, et l'emplacement des dossiers et de leurs éléments imbriqués peut être facilement modifié par simple glisser-déposer. Recherche avancée (par nom, commentaire, taille et date de modification ; Fig. 2), prenant en charge les opérations booléennes et la possibilité de sélectionner un dossier spécifique pour la recherche, et prenant également en compte des mots-clés (ils peuvent être ajoutés prudemment aux éléments individuels du répertoire), vous permet de trouver rapidement le document souhaité et de rechercher les doublons - supprimez les éléments en double de la collection. L'export de tout ou partie du catalogue de documentation vers un fichier CVS permet de traiter les données dans une autre application (par exemple MS Excel), et l'export vers un fichier HTML est pratique pour imprimer le catalogue.

Riz. 2. Rechercher des documents dans WinCatalog Standard

Érable 6.25

Développeur: Systèmes de bureau Crystal

Taille de distribution : Maple - 5,3 Mo, Maple Professionnel - 5,89 Mo

Travail sous contrôle : Windows (toutes les versions)

Mode de répartition : shareware (version démo de 30 jours : Maple - http://www. crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www. crystaloffice.com/maplepro.exe)

Prix: Érable - 21,95 $, Érable Professionnel - 30,95 $

Maple est un gestionnaire de documents facile à utiliser qui permet de combiner divers matériaux dans des structures hiérarchiques et d'obtenir in fine des documents structurés : plans d'affaires, rapports, notes analytiques, brochures, etc. Dans de telles arborescences de documents hiérarchiques, diverses informations sont présentées plus clairement et trouver n'importe quel document est beaucoup plus facile qu'avec le catalogage standard. Pour visualiser les documents créés dans Maple, vous avez besoin d'un visualiseur spécial, Maple Reader, qui peut être téléchargé gratuitement sur : http://www. crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 Mo). Le package possède une interface conviviale (Fig. 3) et est si facile à apprendre que même le manque de localisation russe du programme ne sera pas un obstacle pour la plupart des utilisateurs, et donc cette décision peut être recommandé au public le plus large.

Riz. 3. Interface du programme Maple

Le gestionnaire est disponible en deux versions : Maple de base et Maple Professional étendu. Au numéro différences fondamentales la version étendue devrait inclure la présence d'un tel fonctions supplémentaires, tels que la recherche de documents, la vérification grammaticale, le cryptage de fichiers et la sauvegarde de la structure hiérarchique.

La base de tout document dans Maple est un arbre hiérarchique de nœuds, dont le niveau d'imbrication des sous-nœuds, ainsi que leur nombre, est illimité. Chaque nœud est un document distinct contenant non seulement du texte (saisi directement, collé depuis le presse-papiers ou importé à partir de documents aux formats RTF, DOC, WRI et HTML), mais également du matériel tabulaire, des graphiques, des liens vers des fragments de base du document ou des fichiers finaux. , et etc. Lors de la préparation de documents, il est possible d'utiliser un ensemble standard de fonctions pour travailler avec du texte : modification du type et de la taille de la police, création de listes, mise en forme de paragraphes, utilisation de styles, etc. L'intégration avec MS Word vous permet d'utiliser le correcteur orthographique intégré à MS Word pour vérifier la grammaire et rechercher des synonymes non seulement en anglais, mais aussi en russe. Le système de redondance intégré offre la possibilité de créer des fichiers compressés copies de sauvegarde documents hiérarchiques (aux formats ZIP et CAB). L'assistant de chiffrement intégré vous aide à chiffrer les documents sensibles à l'aide de l'algorithme cryptographique Blowfish. Et le module de recherche Finder vous permet de retrouver rapidement les documents nécessaires par nom de fragment, auteur, commentaires, contenu (Fig. 4), etc.

Riz. 4. Rechercher des documents par contenu
en eux le texte en Maple

Accès rapide aux documents

La technologie de préparation informatique des documents suppose que les documents créés soient ensuite utilisés à plusieurs reprises. Par exemple, lors du développement d'un nouveau document, vous aurez peut-être besoin d'un ou deux paragraphes du document d'hier, ou le nouveau document est généralement une copie de l'ancien, mais avec des informations variables modifiées, etc.

Malheureusement, l'utilisateur ne peut pas toujours se souvenir du nom d'un document important créé avant-hier, et n'a parfois pas la moindre idée d'où le chercher. Bien sûr, vous devez donner des noms significatifs aux documents et les enregistrer, en respectant un catalogage clair, mais, hélas, cela se produit autrement, en raison de la précipitation, des appels distrayants, etc. En conséquence, la recherche du document requis peut prendre beaucoup de temps précieux - après tout, ce n'est pas du tout un fait que vous pourrez l'ouvrir via la liste Windows de liens vers les derniers documents accessibles via le menu Démarrer. . Le fait est que cette liste:

• limité à 15 documents - cela signifie que la probabilité d'inclure des documents, par exemple il y a une semaine, est pratiquement nulle ;
• ne vous permet pas de localiser un document si vous vous souvenez d'une partie du texte, mais avez oublié le nom du fichier ;
• n'inclut pas les documents du même nom (mais différents) enregistrés sous le même nom, mais dans différents dossiers, ce qui est pertinent, par exemple, lorsque travailler ensemble sur le document avec la formation de plusieurs de ses versions.

Il y a un autre problème - prévu dans Liste des fenêtres les documents récents sont l’un des canaux de fuite de données confidentielles, car grâce à eux, tout utilisateur (y compris un attaquant) peut découvrir la nature de l’activité informatique de son propriétaire. Par conséquent, il est recommandé de nettoyer régulièrement cette liste, par exemple en utilisant des utilitaires permettant de supprimer les données « indésirables » du disque. En conséquence, une situation apparemment paradoxale se présente : si l'utilisateur détruit régulièrement des informations sur des documents récemment utilisés à des fins de sécurité, alors il perd accès rapideà eux, et risque sinon de devenir victime d’attaquants. Cependant, il existe un moyen de s'en sortir : vous pouvez utiliser l'utilitaire spécialisé ActualDoc, qui étend Fonctionnalités Windows en termes de travail avec les documents les plus récents.

Si le document requis a été créé il y a longtemps et ne peut donc pas apparaître dans la liste des documents récemment ouverts (à la fois intégrés à Windows et dans la liste ActualDoc), vous devrez alors recourir à sa recherche. Un autre problème se pose ici : en règle générale, l'utilisateur ne se souvient pas du nom du document (ainsi que de la date de sa création), mais il sait quels mots-clés apparaissent dans le texte. Cela signifie que vous devez rechercher un document par fragments du texte qu'il contient - hélas, cette tâche bien que cela puisse être résolu avec le en utilisant Windows ou, par exemple, Word, mais très médiocre. Et le fait n'est pas seulement qu'une telle recherche n'est pas tout à fait évidente et s'effectue lentement - parfois vous pouvez vivre avec cela. Ce qui est plus important, c'est que tous les fichiers ne seront pas trouvés - les caractéristiques morphologiques de la langue russe ne seront pas prises en compte lors de la recherche, donc les fichiers dans lesquels les mots recherchés ont une terminaison différente resteront introuvables. Parallèlement, des utilitaires de recherche spécialisés tels que « Snoop » (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), « Archivarius 3000 » et Phoenix Search (http://superiorsearch.ru/), « Archivarius 3000 » et Phoenix Search (http://superiorsearch.ru/). ://indexlab.net/), permet de retrouver rapidement les documents nécessaires quelle que soit leur localisation. La plus attractive parmi les solutions évoquées en termes de rapport qualité/prix nous semble être le pack Archivarius 3000.

ActualDoc 3.5

Développeur: Logiciel Flexigen

Taille de distribution : Standard - 4,1 Mo, Professionnel - 3,6 Mo

Travail sous contrôle : Windows 2000/XP/2003/Vista

Mode de répartition : Standard - logiciel gratuit (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professionnel - shareware (version démo de 14 jours - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc .exe)

Prix: Standard – gratuit, Professionnel – 19,95 $

ActualDoc est un gestionnaire de documents récent qui mémorise les documents utilisés et offre un accès rapide et sécurisé à ceux-ci. Le programme est simple et intuitif, possède une interface conviviale avec prise en charge de la langue russe (Fig. 5) et ne nécessitera pratiquement pas de temps pour le maîtriser, d'autant plus qu'il est accompagné d'un programme complet. système d'aide, et peut donc devenir un outil indispensable aussi bien pour les professionnels que pour les particuliers.

Riz. 5. Interface du programme ActualDoc

ActualDoc garde la trace du téléchargement d'un nombre illimité de documents au cours d'une période spécifiée par l'utilisateur (60 jours par défaut), prend en charge plus de 40 formats de fichiers (fichiers texte et graphiques, documents MS Office et documents HTML, fichiers PDF, etc.) et vous permet de télécharger rapidement n'importe lequel d'entre eux. Trouver le document requis dans l'environnement du programme n'est pas un problème. Si le défilement de documents qu'elle a mémorisé est relativement petit, alors vous pouvez sélectionner le document directement dans la liste. Dans le cas contraire, il serait plus judicieux de limiter au préalable la liste des candidats possibles en la filtrant (un filtrage par temps est possible). Ô intervalle, par extension et catégorie) ou recherche par nom de document (en général) ou par fragment du texte qu'il contient (cependant, la recherche dans le texte russe n'est pas toujours réussie). Il existe un autre moyen d'ouvrir rapidement le document souhaité - via les signets intégrés (les mêmes que dans Internet Explorer; riz. 6), qui peut être attribué à des documents individuels fréquemment utilisés et en accélère considérablement l'accès, car aucune recherche n'est nécessaire. Le document sélectionné est disponible dans la visionneuse intégrée - pour la visualisation, la recherche et la copie, ainsi que dans une application externe - pour l'édition et peut être utilisé pour un traitement complet, une copie sélective des informations à partir de celui-ci ou pour envoyer le document via e-mail. Dans ce cas, la liste des documents elle-même peut être masquée regards indiscrets Et protégé par mot de passe- dans ce cas, les fichiers récemment utilisés ne seront pas affichés dans le menu Démarrer -> Documents.

Riz. 6. Ouverture d'un document via un signet
dans ActualDoc

Le forfait est disponible en deux versions : la version de base gratuite Standard et la version professionnelle payante. La version gratuite ne vous permet pas d'afficher les documents dans les visionneuses intégrées, d'utiliser la fonction de recherche (par conséquent, vous ne pouvez rechercher des documents que visuellement, en affichant la liste complète ou filtrée), de créer des catégories personnalisées et de modifier des signets.

Archiviste 3000 (3,82)

Développeur: Likasoft

Taille de distribution : 3 Mo

Travail sous contrôle : Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Mode de répartition : shareware (version démo de 30 jours - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Prix: licence étudiante - 195 roubles, licence personnelle - 295 roubles, licence commerciale - 900 roubles.

« Archivist 3000 est la solution optimale pour rechercher rapidement des documents dans 18 langues différentes (dont le russe, l'anglais, l'allemand et le français), destinée à un large éventail d'utilisateurs. Le programme fournit un accès instantané aux documents situés sur votre disque dur, votre réseau et lecteurs amovibles(CD, DVD, ZIP, etc.) et peut fonctionner avec tous les types de documents courants (fichiers PDF, documents MS Office, fichiers texte, etc.). Il peut effectuer des recherches dans les archives (ZIP, RAR, etc.), dans messages électroniques(Outlook, Outlook Express, The Bat!, etc.) et leurs fichiers joints. De plus, la recherche dans les bases de données Lotus Notes et Lotus Domino et dans les bases de messages ICQ, Odigo IM et Miranda IM est prise en charge.

En plus de la recherche habituelle par mot-clé ou en tapant mots clés, le programme prend en charge le mode de recherche avancée en utilisant fonctions logiques et peut rechercher des documents non seulement par contenu, mais également par nom de fichier, date de modification, taille, type de document, encodage, etc. (Fig. 7). Grâce à la prise en charge complète d'Unicode, les recherches sont effectuées correctement non seulement dans les documents dans une langue, mais également dans les documents multilingues (par exemple, avec du texte en russe et en allemand simultanément). Il est possible de rechercher des documents à distance via Internet avec un accès ultérieur aux documents trouvés via n'importe quel navigateur Internet, par exemple Internet Explorer. Les résultats de la recherche peuvent être présentés en mode extrait, lorsque les fragments les plus significatifs (pertinents) des documents sélectionnés sont affichés avec mise en évidence des mots trouvés, et en mode tableau, lorsque information brève sur les documents (Fig. 8), par lesquels ils peuvent être triés.

Riz. 7. Rechercher des documents dans l'environnement Archivist 3000

Riz. 8. Options de présentation des résultats de recherche
dans "Archivarius 3000"

Remplir des documents standards

La préparation de documents standards occupe une partie importante du temps des utilisateurs qui, dans le cadre de leurs fonctions, sont impliqués dans la préparation de divers documents dans les compagnies d'assurance, les banques, les études notariales, les entreprises fournissant divers types de services, etc. En règle générale, ces documents sont créés sous forme de texte Éditeur de mots basé sur des documents de base initialement élaborés dans lesquels certaines informations variables sont simplement remplacées. Il n'y a rien de compliqué à cela, mais avec de gros volumes de documentation, les erreurs sont inévitables - vous pouvez, par exemple, saisir accidentellement des données au mauvais endroit où elles sont censées se trouver, ou effacer plusieurs mots du document, etc. Par conséquent, il est souhaitable que seuls les champs dans lesquels des données doivent être saisies soient ouverts à la saisie et que tout autre texte soit bloqué. Les développeurs ont offert la possibilité de créer de tels documents dans Word. Il suffit de développer une série de modèles pour tous les documents standards utilisés dans l'organisation, pour chaque modèle afin d'interdire la modification des données permanentes (commande Outils -> Définir la protection -> Interdire toute modification sauf la saisie de données dans les champs du formulaire) et formez les utilisateurs à créer des documents à l'aide de modèles. Pour les documents standards, où il y a relativement peu d'informations variables, de tels modèles seront tout à fait suffisants pour accélérer considérablement le processus de préparation des documents et réduire le risque d'erreurs.

Cependant, dans la pratique, de nombreux documents standards sont utilisés dans lesquels les informations variables occupent jusqu'à la moitié du volume, et certaines des données variables sont répétées plusieurs fois sous une forme ou une autre (Fig. 9) - par exemple, le nom complet. dans différents cas, des mots pour les dates ou les montants saisis, etc. Dans ce cas, l'utilisation de modèles Word n'aide pas beaucoup, car remplir des documents même à l'aide de modèles prendra beaucoup de temps, car toutes les données variables devront être saisies manuellement.

Riz. 9. Exemple de document avec un volume important
informations variables

Il existe une autre caractéristique de la préparation de documents standard - il est souvent nécessaire de préparer non pas un document, mais plusieurs à la fois (par exemple, pour rédiger un accord bancaire sur l'ouverture d'un dépositaire, trois ou quatre types d'accords sont nécessaires pour signature). Ainsi, les mêmes informations doivent être saisies dans différents documents, ce qui prend également beaucoup de temps, et la probabilité de commettre une erreur augmente en conséquence. Vous pouvez préparer ces documents beaucoup plus rapidement à l'aide d'applications spécialisées conçues pour automatiser le processus de préparation de documents standard, telles qu'AutoDoc ou Blitz Document. Ces applications reposent également sur l'utilisation de modèles qui, contrairement aux modèles Word ordinaires, permettent non seulement de saisir des données dans les champs prévus à cet effet (pour lesquels l'utilisateur doit remplir un ensemble de formulaires avec des données), mais sont également capable de transformer les données saisies de manière programmée, par exemple peut remplacer des nombres dans des mots, décliner des mots et des phrases selon des cas grammaticaux, etc. En conséquence, les documents nécessaires sont remplis rapidement et le nombre d'erreurs pouvant être commises est d'un ordre de grandeur inférieur à celui lors de leur préparation traditionnelle dans Word. De plus, la création de documents standard via des solutions spécialisées est également intéressante car tous les documents créés sont automatiquement catalogués et les retrouver à l'avenir n'est pas un problème, et l'utilisateur n'est pas obligé de connaître les subtilités de la préparation des documents, car toutes les nuances juridiques sont déjà pris en compte dans les modèles.

AutoDoc 1.2

Développeur: EleWise

Taille de distribution : 6 Mo

Travail sous contrôle : Windows 2000/XP/2003

Mode de répartition : shareware (version de démonstration fonctionnellement limitée - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Prix:"AvtoDoc-Personal" - 1980 roubles, "AvtoDoc-Server" - 2980 roubles, "AvtoDoc-Client" - 1490 roubles.

"AutoDoc" est un programme qui vous permet d'automatiser et d'accélérer le processus de remplissage de documents standard à l'aide de modèles créés à l'aide de MS Word et de conserver une archive de documents et d'enregistrements réalisés à l'aide de ces modèles. Le processus de génération de nouveaux documents est extrêmement automatisé - il suffit de sélectionner le scénario commercial souhaité dans la liste générale des scénarios (un scénario commercial signifie un modèle personnalisé) et de remplir le formulaire de saisie avec les données requises (Fig. 10). Le document créé peut être visualisé, enregistré, imprimé ou ouvert dans Word pour une édition ultérieure.

Riz. 10. Création d'un document à l'aide du script « AutoDoc »

Le nombre de scripts intégrés est faible (Fig. 11), mais peut être étendu avec des scripts personnalisés, dont le processus de création est présenté en détail et clairement dans l'aide et est entièrement contrôlé par l'assistant, et est donc accessible à la plupart des utilisateurs. Le développement d'un nouveau script implique l'exécution de cinq étapes : saisir le nom du script, créer un modèle, définir des variables, configurer et tester le script et l'enregistrer pour une édition ultérieure (Fig. 12). À première vue, préparer un modèle peut poser quelques difficultés, car il doit être créé manuellement dans Word, ce qui nécessite la connaissance d'un langage de script. Mais en pratique, tout est beaucoup plus simple - il suffit de comprendre que les variables sont saisies entre accolades et que le signe $ est placé devant elles, tout le reste du texte est imprimé de la manière habituelle (Fig. 13). De nouveaux modèles peuvent être créés non seulement à partir de zéro, mais également sur la base de modèles existants ou de documents prêts à l'emploi - dans le premier cas, il vous suffit de modifier les paramètres du script et de le tester avec les paramètres modifiés, et dans le second, d'ouvrir un document prêt à l'emploi, remplacez les informations changeantes par des variables et spécifiez-le programme comme modèle. Les variables peuvent être de plusieurs types, dont celles qui permettent :

• saisir les données dans plusieurs champs à la fois : nom complet, données du passeport, détails de l'organisation, etc.
• sélectionner une valeur variable parmi un ensemble de valeurs ;
• effectuer diverses opérations et transformations : calculer le pourcentage d'un nombre ou la TVA d'un montant, convertir un nombre en chaîne, saisir date actuelle et etc.;
• indiquer un mot ou une phrase dans un certain cas, etc.

Les documents créés selon les scénarios commerciaux d'AutoDoc sont enregistrés sous forme d'enregistrements clairement structurés, et vous pouvez donc à tout moment retrouver le document souhaité par filtrage ou recherche, le visualiser, l'imprimer, le régénérer ou le supprimer.

Riz. 11. Fenêtre « AutoDoc » avec une liste de groupes intégrés
scénarios d'affaires

Riz. 12. Développement d'un nouveau script dans AutoDoc

Riz. 13. Exemple de texte modèle dans « AutoDoc »,
dans lequel apparaissent quatre variables : « nombre »,
« mois », « organisation » et « nom complet »

Le programme est fourni en deux versions : mono-utilisateur - "AvtoDoc-Personal" et multi-utilisateur (réseau), représentée par deux modules - "AvtoDoc-Server" et "AvtoDoc-Client". Dans la version mono-utilisateur, tous les composants du système sont situés sur ordinateur local, et dans une base de données multi-utilisateurs de scripts, de modèles et d'enregistrements est installée sur le serveur, et sur les ordinateurs des utilisateurs, seule la partie client est installée, ce qui vous permet d'utiliser tous les matériaux AutoDoc stockés sur le serveur.

Document éclair 3.4.1

Développeur: BlitzSoft

Taille de distribution : 991 Ko

Travail sous contrôle : Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Mode de répartition : shareware (version de démonstration fonctionnellement limitée - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Prix: 500 roubles.

Blitz Document est un programme compact permettant de créer automatiquement des documents standard à l'aide de modèles de script. Il vous permet de générer rapidement des documents basés sur des modèles intégrés dont le nombre est supérieur à 30 (Fig. 14), ou des scripts personnalisés pouvant être développés sur la base de modèles intégrés ou de mises en page vides. Créer un document à l'aide d'un script prêt à l'emploi est extrêmement simple : il suffit de sélectionner le type de script et de suivre les instructions de l'assistant, qui guidera consciencieusement l'utilisateur à travers toutes les étapes de préparation du document (Fig. 15). Le document fini peut être visualisé, imprimé, modifié dans l'éditeur de texte intégré (les données variables et constantes peuvent être corrigées) ou ouvert pour édition dans Word.

Riz. 14. Liste des scripts intégrés du document Blitz

Riz. 15. Création d'un document scripté
Document éclair

Le développement des modèles créés est un peu plus compliqué, mais sera également à la portée de la plupart des utilisateurs. Certes, maîtriser cette fonctionnalité prendra un certain temps, car malheureusement, le logiciel inclus avec le programme Informations de référence est conçu pour des utilisateurs suffisamment formés (il est très clairsemé et ne contient aucune illustration ni exemple). Techniquement, la création d'un nouveau modèle se compose de deux étapes : sélectionner un modèle ou une mise en page intégré sur la base duquel vous développerez Nouveau modèle, et un ajustement cohérent des données constantes et variables qu'il contient (Fig. 16). Les données constantes sont saisies sous leur forme réelle, mais pas directement dans le texte, mais via des boîtes de dialogue. Les informations sur les variables sont également ajustées au cours du dialogue et ne sont plus saisies directement, mais sont remplacées par des variables avec des étiquettes génériques, conçues en tenant compte du langage de script utilisé dans le programme. Les scripts peuvent non seulement afficher le texte saisi lors de la génération du document, mais également le modifier à l'aide d'un système de commandes de substitution de données ou de transformation. Par exemple, il est prévu :

Riz. 16. Développement d'un nouveau modèle basé sur la mise en page
dans le document Blitz

• Déclinaison des mots et des phrases selon les cas grammaticaux ;
• convertir des nombres en chaînes ;
• convertir les dates du calendrier en chaînes ;
• effectuer tous calculs utilisés dans les documents juridiques et commerciaux ;
• changer le texte en fonction de la valeur des données saisies, etc.

Les documents créés à l'aide de Blitz Document sont enregistrés dans des journaux structurés - cela vous permet de naviguer rapidement dans la documentation et d'accéder presque instantanément aux documents nécessaires, par exemple pour les imprimer. De plus, les documents peuvent être regroupés dans des fichiers virtuels, ce qui est pratique pour accéder rapidement aux documents liés à un sujet ou à un objet spécifique apparaissant dans la base de données.

Texte OCR dans les documents numérisés

Les utilisateurs qui doivent souvent convertir des documents papier (pages d'un livre, d'un journal, d'un magazine ou d'un fax) dans un format électronique modifiable ne peuvent se passer d'un système de reconnaissance de caractères, ou système OCR (Optical Character Recognition), conçu pour saisir automatiquement le texte à partir de documents papier. dans un ordinateur. Théoriquement, vous pouvez utiliser le programme FineReader d'ABBYY ou CuneiForm de Cognitive Technologies - les deux sont fiables et ont une précision de reconnaissance élevée. Mais le package FineReader propose une version simplifiée et abordable pour les utilisateurs particuliers, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, ce qui le rend plus attrayant pour un public plus large.

ABBYY FineReader 8.0

Développeur: Logiciel ABBYY

Taille de distribution : 40,5 Mo

Travail sous contrôle : Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Mode de répartition : shareware (il n'existe pas de version de démonstration de FineReader Home Edition, une version de démonstration fonctionnellement limitée de FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Prix: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader est une solution idéale pour reconnaître des documents dans lesquels non seulement le texte, mais également le design, ce qui garantit une transmission précise des tableaux, des images et une division du texte en colonnes (Fig. 17). Le programme est facile à utiliser, peut reconnaître les documents multilingues (179 langues sont prises en charge) et multipages. Il est possible de reconnaître l'intégralité du document ou ses pages individuelles. Le résultat peut être enregistré dans l'un des formats courants : RTF, DOC, XLS, HTML, TXT ou PDF. Il est possible de sauvegarder les résultats de la reconnaissance étape par étape pour éliminer les erreurs. Implémentation de l'export des résultats de reconnaissance directement vers Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect et Adobe Acrobat. Le correcteur orthographique intégré (pour 36 langues) aidera à accélérer la vérification du résultat, et l'intégration avec Microsoft Word vous permettra d'appeler le programme directement depuis Word, sans être distrait du travail avec le texte.

Riz. 17. Résultat de la reconnaissance du document
dans ABBYY FineReader Home Edition

Le programme est présenté en deux versions : FineReader Home Edition, conçue pour les débutants, et FineReader Professional Edition, destinée aux professionnels. La version professionnelle permet de gérer les paramètres de reconnaissance (changer de mode, effectuer une reconnaissance avec formation) et dispose d'un ensemble plus riche de fonctions de reconnaissance (reconnaissance des fichiers PDF capturés appareil photo numérique textes, etc). De plus, l'édition professionnelle offre davantage divers formats enregistrement, ajout de la possibilité de reconnaître les codes-barres et de reconnaître rapidement les captures d'écran à l'aide de l'utilitaire Screenshot Reader.

Conversion de documents au format PDF

Toute la documentation technique est fournie aujourd'hui au format PDF, pour visualiser les documents dans lesquels vous pouvez utiliser utilitaire gratuit Adobe Acrobat Reader. Mais bien souvent, il est nécessaire d'utiliser des fragments de fichiers PDF lors de la préparation de vos propres documents ou de l'édition de documents au format PDF (par exemple, un article, un contrat, un rapport, etc.). Dans le premier cas, vous devrez extraire des fragments de texte et/ou d'images à partir de fichiers PDF (théoriquement, cela peut être fait en utilisant les outils intégrés d'Acrobat Reader, mais avec des résultats très médiocres). Dans le second cas, vous devrez convertir des documents PDF dans un format modifiable (par exemple au format Word) tout en conservant le design du document original, ce qui n'est même pas prévu dans Acrobat Reader. Dans de tels cas, ils viendront à la rescousse utilitaires spéciaux, dont les plus attractifs sont les packages ABBYY PDF Transformer et PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Nous examinerons le premier d'entre eux - bien qu'il soit plus cher, il possède une interface en langue russe et vous permet de convertir des fichiers PDF en plusieurs formats modifiables, et peut reconnaître correctement non seulement l'anglais, mais également le texte russe.

ABBYY PDF Transformateur 2.0

Développeur: Logiciel ABBYY

Taille de distribution : 52 Mo

Travail sous contrôle : Windows 2000 (SP2 ou supérieur)/XP/Serveur 2003

Mode de répartition : shareware (version démo de 15 jours - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Prix: 1490 roubles.

ABBYY PDF Transformer - un utilitaire pour convertir des documents PDF en formats Documents Microsoft Word (Fig. 18), Excel, ainsi que des fichiers HTML et TXT. Le package possède une interface intuitive et est très simple à utiliser, de sorte que même les utilisateurs novices pourront le maîtriser.

ABBYY PDF Transformer peut convertir tous les fichiers PDF, y compris les fichiers sans couche de texte (ces fichiers sont le plus souvent obtenus à partir de documents numérisés et représentent une image de texte), et traite correctement les fichiers PDF contenant n'importe quelle combinaison de langues prises en charge (y compris le russe et Anglais). L'utilitaire préserve avec précision la conception du document source (images, tableaux, disposition des colonnes, liens) et vous permet de gérer les options de conversion et d'enregistrement. Par exemple, vous pouvez définir clairement les zones qui doivent être perçues par le programme comme du texte ou comme une image (ce qui est important pour les fichiers PDF au design complexe), enregistrer le document fini avec le même design que dans l'original ou sous forme de colonne. de texte (avec ou sans images - facultatif) etc. Si nécessaire, il est possible de convertir sélectivement des pages individuelles ou même leurs fragments. De plus, ABBYY PDF Transformer peut également effectuer une conversion inverse, vous permettant de créer des fichiers PDF à partir de documents Microsoft Word, de tableaux Excel, de présentations PowerPoint, de diagrammes Visio et de fichiers HTML, ainsi qu'à partir de presque toutes les applications prenant en charge l'impression d'un document (c'est-à-dire implémenté via l'imprimante virtuelle PDF-XChange pour ABBYY PDF Transformer 2.0).

La page contient un logiciel qui permet à l'utilisateur de reconnaître, visualiser et imprimer des documents contenant du texte dans différents formats. Tous les logiciels ont une interface pratique et compréhensible ; les progiciels sont les outils les plus populaires pour résoudre leurs problèmes.

Lecteur DjVu

Lecteur DjVu - un programme de développeurs russes qui vous permet de travailler avec des fichiers avec l'extension DjVu. Généralement, les livres numérisés et autres sources papier contenant des formules et des images difficiles à reconnaître ont ce format. L'application prend en charge les langues anglaise et russe, vous permet de régler la luminosité et le contraste du document, pour un mode de lecture d'écran confortable pour les yeux. En travaillant dans DjVu Reader, vous pouvez placer et stocker des images et du texte dans le presse-papiers. Il diffère par l'indexation des pages et du contenu.

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Adobe Lecteur

Adobe Lecteur est le logiciel le plus populaire et le plus puissant pour travailler avec des fichiers PDF. Les publications imprimées modernes imprimées avec une « imprimante électronique » ont ce format. Ce logiciel gratuit est destiné uniquement à lire, imprimer et modifier l'orientation des pages d'un document, sans possibilité de les modifier. Le logiciel prend en charge la langue russe et est intégré à votre navigateur en tant que plugin. Implémentation de la fonction de travail avec des graphiques 3D dans des documents, création signature électronique, recherchant des données sur le réseau à partir du programme sans ouvrir spécifiquement le navigateur.

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ABBYY FineReader

ABBYY FineReader- utile progiciel, conçu pour la reconnaissance de texte à partir de n'importe quel graphique et Format PDF ov dans des formats de texte modifiables. La technologie ABBYY est conçue comme l'outil de reconnaissance de texte le plus précis et sans erreur. Le logiciel permet de gagner du temps sur la réécriture manuelle du texte et des efforts pour reproduire sa structure.

En d'autres termes, FineReader, une fois traduit au format texte, répète complètement le formulaire - titres, table des matières, listes à puces et numérotées, pieds de page. Le programme est multilingue, reconnaît et fonctionne avec près de 200 langues à travers le monde. Le texte obtenu après reconnaissance peut être édité en le comparant avec l'original - directement dans l'environnement logiciel.

Téléchargez ABBYY FineReader gratuitement
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Travailler avec des documents prend beaucoup de temps aux utilisateurs, en particulier aux employés de bureau. Mais il existe de nombreux programmes qui peuvent optimiser considérablement le travail manuel lorsque vous travaillez avec des documents en automatisant certains processus. Beaucoup de ces solutions sont faciles à utiliser, très pratiques et peu coûteuses, et donc accessibles à un large éventail d’utilisateurs. De tels programmes seront discutés dans cet article.

Organisation des documents

Les utilisateurs qui doivent traiter un grand nombre de documents électroniques sont bien conscients de la situation où, même malgré un système strict de catalogues et de sous-répertoires, il faut beaucoup de temps pour trouver le bon document. L'une des options pour résoudre ce problème consiste à utiliser un programme de catalogage spécial, dont la tâche principale est d'organiser et de trier les données, ce qui garantit finalement une recherche rapide des informations nécessaires. Il existe une grande variété de catalogueurs de ce type sur le marché, et tous se concentrent sur le catalogage soit de disques, de dossiers et de fichiers, soit d'informations hautement spécialisées (films, pièces de monnaie, timbres, etc.). Tout catalogueur universel qui vous permet de cataloguer des dossiers et des fichiers de différents types convient au catalogage de documents. La meilleure de ces solutions est le package WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), mais il est assez cher et ses capacités sont clairement redondantes pour de nombreux utilisateurs. Pour la plupart des gens, l’utilisation du package WinCatalog Standard sera suffisante.

Une autre façon consiste à combiner des documents associés en documents complexes structurés hiérarchiquement, stockés dans des fichiers de données correspondant à ces structures. Dans de tels documents structurés, il est beaucoup plus pratique de naviguer et de trouver les informations dont vous avez besoin grâce aux capacités de structuration et de recherche avancée au sein du document. De plus, une telle structuration vous permet d'effectuer des recherches externes et de rechercher des documents sur la base de fragments de texte qu'ils contiennent. Par exemple, le package Maple est conçu pour créer des documents structurés hiérarchiquement.

Norme WinCatalog

Développeur: WinCatalog.com

Taille de distribution : 1,62 Mo

Travail sous contrôle : Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Mode de répartition : http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Prix: 200 roubles.

WinCatalog Standard est un catalogueur multifonctionnel facile à utiliser avec une interface claire en russe (Fig. 1). Le package vous permet de cataloguer les données de n'importe quel support de stockage pouvant être connecté à un ordinateur : disquettes, lecteurs durs et réseau, CD et disques audio classiques, disques Zip, etc. Avec son aide, vous pouvez trier et organiser tous les dossiers et fichiers, quel que soit leur emplacement. Vous pouvez saisir des données dans le catalogue soit manuellement (directement dans des dossiers virtuels), soit en analysant des disques (y compris les archives Zip qui s'y trouvent) - dans ce cas, pour faciliter l'orientation, il est préférable de trier les dossiers et fichiers extraits des disques puis de les trier dans des dossiers virtuels, ce qui, grâce au support des opérations glisser-déposer, ne prendra pas beaucoup de temps.

Riz. 1. Interface standard WinCatalog

La gestion générale du catalogue est simple et pratique. La division des données en dossiers thématiques simplifie grandement l'orientation, et l'emplacement des dossiers et de leurs éléments imbriqués peut être facilement modifié par simple glisser-déposer. Recherche avancée (par nom, commentaire, taille et date de modification ; Fig. 2), prenant en charge les opérations booléennes et la possibilité de sélectionner un dossier spécifique pour la recherche, et prenant également en compte des mots-clés (ils peuvent être ajoutés prudemment aux éléments individuels du répertoire), vous permet de trouver rapidement le document souhaité et de rechercher les doublons - supprimez les éléments en double de la collection. L'export de tout ou partie du catalogue de documentation vers un fichier CVS permet de traiter les données dans une autre application (par exemple MS Excel), et l'export vers un fichier HTML est pratique pour imprimer le catalogue.

Riz. 2. Rechercher des documents dans WinCatalog Standard

Érable 6.25

Développeur: Systèmes de bureau Crystal

Taille de distribution : Maple - 5,3 Mo, Maple Professionnel - 5,89 Mo

Travail sous contrôle : Windows (toutes les versions)

Mode de répartition : shareware (version démo de 30 jours : Maple - http://www. crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www. crystaloffice.com/maplepro.exe)

Prix: Érable - 21,95 $, Érable Professionnel - 30,95 $

Maple est un gestionnaire de documents facile à utiliser qui permet de combiner divers matériaux dans des structures hiérarchiques et d'obtenir in fine des documents structurés : plans d'affaires, rapports, notes analytiques, brochures, etc. Dans de telles arborescences de documents hiérarchiques, diverses informations sont présentées plus clairement et trouver n'importe quel document est beaucoup plus facile qu'avec le catalogage standard. Pour visualiser les documents créés dans Maple, vous avez besoin d'un visualiseur spécial, Maple Reader, qui peut être téléchargé gratuitement sur : http://www. crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 Mo). Le package possède une interface conviviale (Fig. 3) et est si facile à apprendre que même le manque de localisation russe du programme ne sera pas un obstacle pour la plupart des utilisateurs, et cette solution peut donc être recommandée au public le plus large.

Riz. 3. Interface du programme Maple

Le gestionnaire est disponible en deux versions : Maple de base et Maple Professional étendu. Parmi les différences fondamentales de la version étendue figure la présence de fonctions supplémentaires telles que la recherche de documents, la vérification grammaticale, le cryptage de fichiers et la sauvegarde des structures hiérarchiques.

La base de tout document dans Maple est un arbre hiérarchique de nœuds, dont le niveau d'imbrication des sous-nœuds, ainsi que leur nombre, est illimité. Chaque nœud est un document distinct contenant non seulement du texte (saisi directement, collé depuis le presse-papiers ou importé à partir de documents aux formats RTF, DOC, WRI et HTML), mais également du matériel tabulaire, des graphiques, des liens vers des fragments de base du document ou des fichiers finaux. , et etc. Lors de la préparation de documents, il est possible d'utiliser un ensemble standard de fonctions pour travailler avec du texte : modification du type et de la taille de la police, création de listes, mise en forme de paragraphes, utilisation de styles, etc. L'intégration avec MS Word vous permet d'utiliser le correcteur orthographique intégré à MS Word pour vérifier la grammaire et rechercher des synonymes non seulement en anglais, mais aussi en russe. Le système de sauvegarde intégré offre la possibilité de créer des copies de sauvegarde compressées de documents hiérarchiques (aux formats ZIP et CAB). L'assistant de chiffrement intégré vous aide à chiffrer les documents sensibles à l'aide de l'algorithme cryptographique Blowfish. Et le module de recherche Finder vous permet de retrouver rapidement les documents nécessaires par nom de fragment, auteur, commentaires, contenu (Fig. 4), etc.

Riz. 4. Rechercher des documents par contenu
en eux le texte en Maple

Accès rapide aux documents

La technologie de préparation informatique des documents suppose que les documents créés soient ensuite utilisés à plusieurs reprises. Par exemple, lors du développement d'un nouveau document, vous aurez peut-être besoin d'un ou deux paragraphes du document d'hier, ou le nouveau document est généralement une copie de l'ancien, mais avec des informations variables modifiées, etc.

Malheureusement, l'utilisateur ne peut pas toujours se souvenir du nom d'un document important créé avant-hier, et n'a parfois pas la moindre idée d'où le chercher. Bien sûr, vous devez donner des noms significatifs aux documents et les enregistrer, en respectant un catalogage clair, mais, hélas, cela se produit autrement, en raison de la précipitation, des appels distrayants, etc. En conséquence, la recherche du document requis peut prendre beaucoup de temps précieux - après tout, ce n'est pas du tout un fait que vous pourrez l'ouvrir via la liste Windows de liens vers les derniers documents accessibles via le menu Démarrer. . Le fait est que cette liste :

• limité à 15 documents - cela signifie que la probabilité d'inclure des documents, par exemple il y a une semaine, est pratiquement nulle ;
• ne vous permet pas de localiser un document si vous vous souvenez d'une partie du texte, mais avez oublié le nom du fichier ;
• n'inclut pas les documents du même nom (mais en même temps différents) enregistrés sous le même nom, mais dans des dossiers différents, ce qui est important, par exemple, lorsque l'on travaille ensemble sur un document avec la formation de plusieurs de ses versions.

Il existe un autre problème : la liste des documents récents fournie dans Windows est l'un des canaux de fuite de données confidentielles, puisque tout utilisateur (y compris un attaquant) peut l'utiliser pour connaître la nature de l'activité informatique du propriétaire. Par conséquent, il est recommandé de nettoyer régulièrement cette liste, par exemple en utilisant des utilitaires permettant de supprimer les données « indésirables » du disque. En conséquence, une situation apparemment paradoxale se présente : si un utilisateur détruit régulièrement des informations sur des documents récemment utilisés à des fins de sécurité, il est alors privé d'un accès rapide à ceux-ci, et sinon il risque de devenir victime d'attaquants. Cependant, il existe un moyen de s'en sortir : vous pouvez utiliser l'utilitaire spécialisé ActualDoc, qui étend les capacités de Windows en termes de travail avec les documents les plus récents.

Si le document requis a été créé il y a longtemps et ne peut donc pas apparaître dans la liste des documents récemment ouverts (à la fois intégrés à Windows et dans la liste ActualDoc), vous devrez alors recourir à sa recherche. Un autre problème se pose ici : en règle générale, l'utilisateur ne se souvient pas du nom du document (ainsi que de la date de sa création), mais il sait quels mots-clés apparaissent dans le texte. Cela signifie que vous devez rechercher un document par fragments du texte qu'il contient - hélas, bien que cette tâche puisse être résolue à l'aide des outils intégrés de Windows ou, par exemple, Word, elle est très médiocre. Et le fait n'est pas seulement qu'une telle recherche n'est pas tout à fait évidente et s'effectue lentement - parfois vous pouvez vivre avec cela. Ce qui est plus important, c'est que tous les fichiers ne seront pas trouvés - les caractéristiques morphologiques de la langue russe ne seront pas prises en compte lors de la recherche, donc les fichiers dans lesquels les mots recherchés ont une terminaison différente resteront introuvables. Parallèlement, des utilitaires de recherche spécialisés tels que « Snoop » (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), « Archivarius 3000 » et Phoenix Search (http://superiorsearch.ru/), « Archivarius 3000 » et Phoenix Search (http://superiorsearch.ru/). ://indexlab.net/), permet de retrouver rapidement les documents nécessaires quelle que soit leur localisation. La plus attractive parmi les solutions évoquées en termes de rapport qualité/prix nous semble être le pack Archivarius 3000.

ActualDoc 3.5

Développeur: Logiciel Flexigen

Taille de distribution : Standard - 4,1 Mo, Professionnel - 3,6 Mo

Travail sous contrôle : Windows 2000/XP/2003/Vista

Mode de répartition : Standard - logiciel gratuit (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professionnel - shareware (version démo de 14 jours - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc .exe)

Prix: Standard – gratuit, Professionnel – 19,95 $

ActualDoc est un gestionnaire de documents récent qui mémorise les documents utilisés et offre un accès rapide et sécurisé à ceux-ci. Le programme est simple et intuitif, possède une interface conviviale avec prise en charge de la langue russe (Fig. 5) et ne nécessite pratiquement pas de temps de maîtrise, d'autant plus qu'il est accompagné d'un système d'aide complet et peut donc devenir un outil indispensable pour les professionnels et les particuliers.

Riz. 5. Interface du programme ActualDoc

ActualDoc garde la trace du téléchargement d'un nombre illimité de documents au cours d'une période spécifiée par l'utilisateur (60 jours par défaut), prend en charge plus de 40 formats de fichiers (fichiers texte et graphiques, documents MS Office et documents HTML, fichiers PDF, etc.) et vous permet de télécharger rapidement n'importe lequel d'entre eux. Trouver le document requis dans l'environnement du programme n'est pas un problème. Si le défilement de documents qu'elle a mémorisé est relativement petit, alors vous pouvez sélectionner le document directement dans la liste. Dans le cas contraire, il serait plus judicieux de limiter au préalable la liste des candidats possibles en la filtrant (un filtrage par temps est possible). Ô intervalle, par extension et catégorie) ou recherche par nom de document (en général) ou par fragment du texte qu'il contient (cependant, la recherche dans le texte russe n'est pas toujours réussie). Il existe un autre moyen d'ouvrir rapidement le document souhaité - via des signets intégrés (les mêmes que dans Internet Explorer ; Fig. 6), qui peuvent être attribués à des documents individuels fréquemment utilisés et accélérer considérablement l'accès à ceux-ci, car il n'y a pas il faut chercher. Le document sélectionné est disponible dans la visionneuse intégrée - pour la visualisation, la recherche et la copie, ainsi que dans une application externe - pour l'édition et peut être utilisé pour un traitement complet, une copie sélective des informations à partir de celui-ci ou pour l'envoi du document par e-mail. Dans le même temps, la liste des documents elle-même peut être cachée des regards indiscrets et protégée par un mot de passe - dans ce cas, les fichiers récemment utilisés ne seront pas affichés dans le menu. Démarrer -> Documents.

Riz. 6. Ouverture d'un document via un signet
dans ActualDoc

Le forfait est disponible en deux versions : la version de base gratuite Standard et la version professionnelle payante. La version gratuite ne vous permet pas d'afficher les documents dans les visionneuses intégrées, d'utiliser la fonction de recherche (par conséquent, vous ne pouvez rechercher des documents que visuellement, en affichant la liste complète ou filtrée), de créer des catégories personnalisées et de modifier des signets.

Archiviste 3000 (3,82)

Développeur: Likasoft

Taille de distribution : 3 Mo

Travail sous contrôle : Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Mode de répartition : shareware (version démo de 30 jours - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Prix: licence étudiante - 195 roubles, licence personnelle - 295 roubles, licence commerciale - 900 roubles.

« Archivist 3000 est la solution optimale pour rechercher rapidement des documents dans 18 langues différentes (dont le russe, l'anglais, l'allemand et le français), destinée à un large éventail d'utilisateurs. Le programme fournit un accès instantané aux documents situés sur votre disque dur, réseau et lecteurs amovibles (CD, DVD, ZIP, etc.), et peut fonctionner avec tous les types de documents courants (fichiers PDF, documents MS Office, fichiers texte, etc.). ). Il peut effectuer des recherches dans les archives (ZIP, RAR, etc.), dans les messages électroniques (Outlook, Outlook Express, The Bat!, etc.) et dans les fichiers qui y sont joints. De plus, la recherche dans les bases de données Lotus Notes et Lotus Domino et dans les bases de messages ICQ, Odigo IM et Miranda IM est prise en charge.

Outre la recherche régulière par mot-clé ou ensemble de mots-clés, le programme prend en charge un mode de recherche avancé utilisant des fonctions logiques et peut rechercher des documents non seulement par contenu, mais également par nom de fichier, date de modification, taille, type de document, encodage, etc. Fig.7). Grâce à la prise en charge complète d'Unicode, les recherches sont effectuées correctement non seulement dans les documents dans une langue, mais également dans les documents multilingues (par exemple, avec du texte en russe et en allemand simultanément). Il est possible de rechercher des documents à distance via Internet avec un accès ultérieur aux documents trouvés via n'importe quel navigateur Internet, par exemple Internet Explorer. Les résultats de la recherche peuvent être présentés en mode extrait, lorsque les fragments les plus significatifs (pertinents) des documents sélectionnés sont affichés avec mise en évidence des mots trouvés, et en mode tableau, lorsque de brèves informations sur les documents sont affichées (Fig. 8), par lesquelles ils peuvent être triés.

Riz. 7. Rechercher des documents dans l'environnement Archivist 3000

Riz. 8. Options de présentation des résultats de recherche
dans "Archivarius 3000"

Remplir des documents standards

La préparation de documents standards occupe une partie importante du temps des utilisateurs qui, dans le cadre de leurs fonctions, sont impliqués dans la préparation de divers documents dans les compagnies d'assurance, les banques, les études notariales, les entreprises fournissant divers types de services, etc. En règle générale, ces documents sont créés dans l'éditeur de texte Word sur la base de documents de base initialement développés, dans lesquels certaines informations variables sont simplement remplacées. Il n'y a rien de compliqué à cela, mais avec de gros volumes de documentation, les erreurs sont inévitables - vous pouvez, par exemple, saisir accidentellement des données au mauvais endroit où elles sont censées se trouver, ou effacer plusieurs mots du document, etc. Par conséquent, il est souhaitable que seuls les champs dans lesquels des données doivent être saisies soient ouverts à la saisie et que tout autre texte soit bloqué. Les développeurs ont offert la possibilité de créer de tels documents dans Word. Il suffit de développer une série de modèles pour tous les documents standards utilisés dans l'organisation, pour chaque modèle afin d'interdire la modification des données permanentes (commande Outils -> Définir la protection -> Interdire toute modification sauf la saisie de données dans les champs du formulaire) et formez les utilisateurs à créer des documents à l'aide de modèles. Pour les documents standards, où il y a relativement peu d'informations variables, de tels modèles seront tout à fait suffisants pour accélérer considérablement le processus de préparation des documents et réduire le risque d'erreurs.

Cependant, dans la pratique, de nombreux documents standards sont utilisés dans lesquels les informations variables occupent jusqu'à la moitié du volume, et certaines des données variables sont répétées plusieurs fois sous une forme ou une autre (Fig. 9) - par exemple, le nom complet. dans différents cas, des mots pour les dates ou les montants saisis, etc. Dans ce cas, l'utilisation de modèles Word n'aide pas beaucoup, car remplir des documents même à l'aide de modèles prendra beaucoup de temps, car toutes les données variables devront être saisies manuellement.

Riz. 9. Exemple de document avec un volume important
informations variables

Il existe une autre caractéristique de la préparation de documents standard - il est souvent nécessaire de préparer non pas un document, mais plusieurs à la fois (par exemple, pour rédiger un accord bancaire sur l'ouverture d'un dépositaire, trois ou quatre types d'accords sont nécessaires pour signature). Ainsi, les mêmes informations doivent être saisies dans différents documents, ce qui prend également beaucoup de temps, et la probabilité de commettre une erreur augmente en conséquence. Vous pouvez préparer ces documents beaucoup plus rapidement à l'aide d'applications spécialisées conçues pour automatiser le processus de préparation de documents standard, telles qu'AutoDoc ou Blitz Document. Ces applications reposent également sur l'utilisation de modèles qui, contrairement aux modèles Word ordinaires, permettent non seulement de saisir des données dans les champs prévus à cet effet (pour lesquels l'utilisateur doit remplir un ensemble de formulaires avec des données), mais sont également capable de transformer les données saisies de manière programmée, par exemple peut remplacer des nombres dans des mots, décliner des mots et des phrases selon des cas grammaticaux, etc. En conséquence, les documents nécessaires sont remplis rapidement et le nombre d'erreurs pouvant être commises est d'un ordre de grandeur inférieur à celui lors de leur préparation traditionnelle dans Word. De plus, la création de documents standard via des solutions spécialisées est également intéressante car tous les documents créés sont automatiquement catalogués et les retrouver à l'avenir n'est pas un problème, et l'utilisateur n'est pas obligé de connaître les subtilités de la préparation des documents, car toutes les nuances juridiques sont déjà pris en compte dans les modèles.

AutoDoc 1.2

Développeur: EleWise

Taille de distribution : 6 Mo

Travail sous contrôle : Windows 2000/XP/2003

Mode de répartition : shareware (version de démonstration fonctionnellement limitée - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Prix:"AvtoDoc-Personal" - 1980 roubles, "AvtoDoc-Server" - 2980 roubles, "AvtoDoc-Client" - 1490 roubles.

"AutoDoc" est un programme qui vous permet d'automatiser et d'accélérer le processus de remplissage de documents standard à l'aide de modèles créés à l'aide de MS Word et de conserver une archive de documents et d'enregistrements réalisés à l'aide de ces modèles. Le processus de génération de nouveaux documents est extrêmement automatisé - il suffit de sélectionner le scénario commercial souhaité dans la liste générale des scénarios (un scénario commercial signifie un modèle personnalisé) et de remplir le formulaire de saisie avec les données requises (Fig. 10). Le document créé peut être visualisé, enregistré, imprimé ou ouvert dans Word pour une édition ultérieure.

Riz. 10. Création d'un document à l'aide du script « AutoDoc »

Le nombre de scripts intégrés est faible (Fig. 11), mais peut être étendu avec des scripts personnalisés, dont le processus de création est présenté en détail et clairement dans l'aide et est entièrement contrôlé par l'assistant, et est donc accessible à la plupart des utilisateurs. Le développement d'un nouveau script implique l'exécution de cinq étapes : saisir le nom du script, créer un modèle, définir des variables, configurer et tester le script et l'enregistrer pour une édition ultérieure (Fig. 12). À première vue, préparer un modèle peut poser quelques difficultés, car il doit être créé manuellement dans Word, ce qui nécessite la connaissance d'un langage de script. Mais en pratique, tout est beaucoup plus simple - il suffit de comprendre que les variables sont saisies entre accolades et que le signe $ est placé devant elles, tout le reste du texte est imprimé de la manière habituelle (Fig. 13). De nouveaux modèles peuvent être créés non seulement à partir de zéro, mais également sur la base de modèles existants ou de documents prêts à l'emploi - dans le premier cas, il vous suffit de modifier les paramètres du script et de le tester avec les paramètres modifiés, et dans le second, d'ouvrir un document prêt à l'emploi, remplacez les informations changeantes par des variables et spécifiez-le programme comme modèle. Les variables peuvent être de plusieurs types, dont celles qui permettent :

• saisir les données dans plusieurs champs à la fois : nom complet, données du passeport, détails de l'organisation, etc.
• sélectionner une valeur variable parmi un ensemble de valeurs ;
• effectuer diverses opérations et transformations : calculer le pourcentage d'un nombre ou la TVA d'un montant, convertir un nombre en chaîne, saisir la date du jour, etc. ;
• indiquer un mot ou une phrase dans un certain cas, etc.

Les documents créés selon les scénarios commerciaux d'AutoDoc sont enregistrés sous forme d'enregistrements clairement structurés, et vous pouvez donc à tout moment retrouver le document souhaité par filtrage ou recherche, le visualiser, l'imprimer, le régénérer ou le supprimer.

Riz. 11. Fenêtre « AutoDoc » avec une liste de groupes intégrés
scénarios d'affaires

Riz. 12. Développement d'un nouveau script dans AutoDoc

Riz. 13. Exemple de texte modèle dans « AutoDoc »,
dans lequel apparaissent quatre variables : « nombre »,
« mois », « organisation » et « nom complet »

Le programme est fourni en deux versions : mono-utilisateur - "AvtoDoc-Personal" et multi-utilisateur (réseau), représentée par deux modules - "AvtoDoc-Server" et "AvtoDoc-Client". Dans la version mono-utilisateur, tous les composants du système sont situés sur l'ordinateur local, et dans la version multi-utilisateurs, la base de données de scripts, de modèles et d'enregistrements est installée sur le serveur, et sur les ordinateurs des utilisateurs, seule la partie client est installé, ce qui permet d'utiliser tous les documents AutoDoc stockés sur le serveur.

Document éclair 3.4.1

Développeur: BlitzSoft

Taille de distribution : 991 Ko

Travail sous contrôle : Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Mode de répartition : shareware (version de démonstration fonctionnellement limitée - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Prix: 500 roubles.

Blitz Document est un programme compact permettant de créer automatiquement des documents standard à l'aide de modèles de script. Il vous permet de générer rapidement des documents basés sur des modèles intégrés dont le nombre est supérieur à 30 (Fig. 14), ou des scripts personnalisés pouvant être développés sur la base de modèles intégrés ou de mises en page vides. Créer un document à l'aide d'un script prêt à l'emploi est extrêmement simple : il suffit de sélectionner le type de script et de suivre les instructions de l'assistant, qui guidera consciencieusement l'utilisateur à travers toutes les étapes de préparation du document (Fig. 15). Le document fini peut être visualisé, imprimé, modifié dans l'éditeur de texte intégré (les données variables et constantes peuvent être corrigées) ou ouvert pour édition dans Word.

Riz. 14. Liste des scripts intégrés du document Blitz

Riz. 15. Création d'un document scripté
Document éclair

Le développement des modèles créés est un peu plus compliqué, mais sera également à la portée de la plupart des utilisateurs. Certes, maîtriser cette fonctionnalité prendra un certain temps, car, malheureusement, les informations de référence incluses dans le programme sont conçues pour des utilisateurs suffisamment formés (elles sont très rares et ne contiennent aucune illustration ni exemple). Techniquement, la création d'un nouveau modèle comprend deux étapes : la sélection d'un modèle ou d'une mise en page intégré sur la base duquel un nouveau modèle sera développé, et l'ajustement séquentiel des données constantes et variables qu'il contient (Fig. 16). Les données constantes sont saisies sous leur forme réelle, mais pas directement dans le texte, mais via des boîtes de dialogue. Les informations sur les variables sont également ajustées au cours du dialogue et ne sont plus saisies directement, mais sont remplacées par des variables avec des étiquettes génériques, conçues en tenant compte du langage de script utilisé dans le programme. Les scripts peuvent non seulement afficher le texte saisi lors de la génération du document, mais également le modifier à l'aide d'un système de commandes de substitution de données ou de transformation. Par exemple, il est prévu :

Riz. 16. Développement d'un nouveau modèle basé sur la mise en page
dans le document Blitz

• Déclinaison des mots et des phrases selon les cas grammaticaux ;
• convertir des nombres en chaînes ;
• convertir les dates du calendrier en chaînes ;
• effectuer tous calculs utilisés dans les documents juridiques et commerciaux ;
• changer le texte en fonction de la valeur des données saisies, etc.

Les documents créés à l'aide de Blitz Document sont enregistrés dans des journaux structurés - cela vous permet de naviguer rapidement dans la documentation et d'accéder presque instantanément aux documents nécessaires, par exemple pour les imprimer. De plus, les documents peuvent être regroupés dans des fichiers virtuels, ce qui est pratique pour accéder rapidement aux documents liés à un sujet ou à un objet spécifique apparaissant dans la base de données.

Texte OCR dans les documents numérisés

Les utilisateurs qui doivent souvent convertir des documents papier (pages d'un livre, d'un journal, d'un magazine ou d'un fax) dans un format électronique modifiable ne peuvent se passer d'un système de reconnaissance de caractères, ou système OCR (Optical Character Recognition), conçu pour saisir automatiquement le texte à partir de documents papier. dans un ordinateur. Théoriquement, vous pouvez utiliser le programme FineReader d'ABBYY ou CuneiForm de Cognitive Technologies - les deux sont fiables et ont une précision de reconnaissance élevée. Mais le package FineReader propose une version simplifiée et abordable pour les utilisateurs particuliers, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, ce qui le rend plus attrayant pour un public plus large.

ABBYY FineReader 8.0

Développeur: Logiciel ABBYY

Taille de distribution : 40,5 Mo

Travail sous contrôle : Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Mode de répartition : shareware (il n'existe pas de version de démonstration de FineReader Home Edition, une version de démonstration fonctionnellement limitée de FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Prix: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader est une solution idéale pour reconnaître des documents dans lesquels non seulement le texte, mais également le design, ce qui garantit une transmission précise des tableaux, des images et une division du texte en colonnes (Fig. 17). Le programme est facile à utiliser, peut reconnaître les documents multilingues (179 langues sont prises en charge) et multipages. Il est possible de reconnaître l'intégralité du document ou ses pages individuelles. Le résultat peut être enregistré dans l'un des formats courants : RTF, DOC, XLS, HTML, TXT ou PDF. Il est possible de sauvegarder les résultats de la reconnaissance étape par étape pour éliminer les erreurs. L'exportation des résultats de reconnaissance directement vers Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect et Adobe Acrobat a été mise en œuvre. Le correcteur orthographique intégré (pour 36 langues) aidera à accélérer la vérification du résultat, et l'intégration avec Microsoft Word vous permettra d'appeler le programme directement depuis Word, sans être distrait du travail avec le texte.

Riz. 17. Résultat de la reconnaissance du document
dans ABBYY FineReader Home Edition

Le programme est présenté en deux versions : FineReader Home Edition, conçue pour les débutants, et FineReader Professional Edition, destinée aux professionnels. La version professionnelle permet de gérer les paramètres de reconnaissance (changer de mode, effectuer une reconnaissance avec entraînement) et dispose d'un ensemble plus riche de fonctions de reconnaissance (reconnaissance de fichiers PDF, de textes capturés avec un appareil photo numérique, etc.). De plus, l'édition professionnelle propose davantage de formats de sauvegarde différents, ajoute la possibilité de reconnaître les codes-barres et de reconnaître rapidement les captures d'écran à l'aide de l'utilitaire Screenshot Reader.

Conversion de documents au format PDF

Toute la documentation technique est fournie aujourd'hui au format PDF, dans lequel l'utilitaire gratuit Adobe Acrobat Reader est utilisé pour visualiser les documents. Mais bien souvent, il est nécessaire d'utiliser des fragments de fichiers PDF lors de la préparation de vos propres documents ou de l'édition de documents au format PDF (par exemple, un article, un contrat, un rapport, etc.). Dans le premier cas, vous devrez extraire des fragments de texte et/ou d'images à partir de fichiers PDF (théoriquement, cela peut être fait en utilisant les outils intégrés d'Acrobat Reader, mais avec des résultats très médiocres). Dans le second cas, vous devrez convertir des documents PDF dans un format modifiable (par exemple au format Word) tout en conservant le design du document original, ce qui n'est même pas prévu dans Acrobat Reader. Dans de tels cas, des utilitaires spéciaux viendront à la rescousse, parmi lesquels les packages les plus attractifs sont ABBYY PDF Transformer et PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Nous examinerons le premier d'entre eux - bien qu'il soit plus cher, il possède une interface en langue russe et vous permet de convertir des fichiers PDF en plusieurs formats modifiables, et peut reconnaître correctement non seulement l'anglais, mais également le texte russe.

ABBYY PDF Transformateur 2.0

Développeur: Logiciel ABBYY

Taille de distribution : 52 Mo

Travail sous contrôle : Windows 2000 (SP2 ou supérieur)/XP/Serveur 2003

Mode de répartition : shareware (version démo de 15 jours - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Prix: 1490 roubles.

ABBYY PDF Transformer est un utilitaire permettant de convertir des documents PDF aux formats de document Microsoft Word (Fig. 18), Excel, ainsi qu'en fichiers HTML et TXT. Le package possède une interface intuitive et est très simple à utiliser, de sorte que même les utilisateurs novices pourront le maîtriser.

ABBYY PDF Transformer peut convertir tous les fichiers PDF, y compris les fichiers sans couche de texte (ces fichiers sont le plus souvent obtenus à partir de documents numérisés et représentent une image de texte), et traite correctement les fichiers PDF contenant n'importe quelle combinaison de langues prises en charge (y compris le russe et Anglais). L'utilitaire préserve avec précision la conception du document source (images, tableaux, disposition des colonnes, liens) et vous permet de gérer les options de conversion et d'enregistrement. Par exemple, vous pouvez définir clairement les zones qui doivent être perçues par le programme comme du texte ou comme une image (ce qui est important pour les fichiers PDF au design complexe), enregistrer le document fini avec le même design que dans l'original ou sous forme de colonne. de texte (avec ou sans images - facultatif) etc. Si nécessaire, il est possible de convertir sélectivement des pages individuelles ou même leurs fragments. De plus, ABBYY PDF Transformer peut également effectuer une conversion inverse, vous permettant de créer des fichiers PDF à partir de documents Microsoft Word, de tableaux Excel, de présentations PowerPoint, de diagrammes Visio et de fichiers HTML, ainsi qu'à partir de presque toutes les applications prenant en charge l'impression d'un document (c'est-à-dire implémenté via l'imprimante virtuelle PDF-XChange pour ABBYY PDF Transformer 2.0).

Il peut sembler que l'impression de documents soit un processus simple qui ne nécessite aucun programme supplémentaire, car tout le nécessaire à l'impression est disponible dans n'importe quel éditeur de texte. En fait, les possibilités de transfert de texte sur papier peuvent être considérablement étendues à l'aide de ressources supplémentaires. logiciel. Cet article décrira 10 de ces programmes.

FinePrint est un petit programme installé sur votre ordinateur en tant que pilote d'imprimante. Vous pouvez l'utiliser pour imprimer un document sous la forme d'un livre, d'un livret ou d'une brochure. Ses paramètres vous permettent de réduire légèrement la consommation d'encre lors de l'impression et de définir un format de papier personnalisé. Le seul inconvénient est que FinePrint est distribué moyennant des frais.

pdfFactory Pro

pdfFactory Pro est également intégré au système sous le couvert d'un pilote d'imprimante dont la tâche principale est de convertir rapidement fichier texte au format PDF. Il vous permet de définir un mot de passe sur un document et de le protéger contre la copie ou la modification. pdfFactory Pro est distribué moyennant des frais et pour obtenir une liste complète des fonctionnalités, vous devrez acheter une clé de produit.

Conducteur d'impression

Le conducteur d'impression est programme séparé, grâce à quoi le problème de l'impression simultanée est résolu grande quantité différents documents. Sa fonction principale est la possibilité de créer une file d'attente d'impression, alors qu'il est capable de transférer absolument n'importe quel texte ou fichier graphique. Cela permet à Print Conductor de se démarquer des autres car il prend en charge 50 formats différents. Une autre particularité est que la version destinée à un usage personnel est entièrement gratuite.

Imprimante GreenCloud

GreenCloud Printer est une option idéale pour ceux qui font de leur mieux pour économiser sur les consommables. Il y a ici tout pour réduire la consommation d’encre et de papier lors de l’impression. En plus de cela, le programme conserve des statistiques sur les matériaux enregistrés, offre la possibilité d'enregistrer un document au format PDF ou de l'exporter vers et. Le seul inconvénient est la licence payante.

priPrinter

priPrinter est super programme pour ceux qui ont besoin de compléter impression couleur Images. Il contient un grand nombre d'outils pour travailler avec des images et un pilote d'imprimante intégré, avec lequel l'utilisateur peut voir à quoi ressemblera l'impression sur papier. priPrinter a un inconvénient qu'il a en commun avec les programmes décrits ci-dessus : il s'agit d'une licence payante, et version gratuite a des fonctionnalités considérablement limitées.

Boîte à outils CanoScan

CanoScan Toolbox est un programme spécialement conçu pour les scanners des séries Canon CanoScan et CanoScan LiDE. Avec son aide, la fonctionnalité de ces appareils est considérablement augmentée. Il existe deux modèles pour numériser des documents, la possibilité de les convertir au format PDF, la numérisation avec reconnaissance de texte, la copie et l'impression rapides, et bien plus encore.

IMPRESSION PAR LIVRE

PRINT BY BOOK est un plugin non officiel qui s'installe directement dans . Il vous permet de créer rapidement une version de livre à partir d'un document créé dans un éditeur de texte et de l'imprimer. Comparé à d'autres programmes de ce type, PRINT BY BOOK est le plus pratique à utiliser. De plus, il dispose de paramètres supplémentaires pour les en-têtes et les chapitres. Distribué entièrement gratuitement.

Imprimante de livres

Book Printer est un autre programme qui vous permet d'imprimer une version livre d'un document texte. Si nous le comparons avec d’autres programmes similaires, il convient de noter qu’il n’imprime que sur des feuilles A5. Elle crée des livres pratiques à emporter avec soi en voyage.

Utilitaire de service SSC

L'utilitaire de service SSC peut être appelé l'un des meilleurs programmes, destiné exclusivement aux imprimantes à jet d'encre Epson. Il est compatible avec une vaste liste de ces appareils et vous permet de surveiller en permanence l'état des cartouches, de les configurer, de nettoyer le PG, d'effectuer actions automatiques pour remplacer les cartouches en toute sécurité et bien plus encore.

Page Word

WordPage est un utilitaire facile à utiliser conçu pour calculer rapidement la file d'attente d'impression des feuilles dans le but de créer un livre. Elle peut également diviser un texte en plusieurs livres si nécessaire. Si vous le comparez à d'autres logiciels similaires, WordPage offre le moins d'options pour l'impression de livres.

Cet article décrit les programmes qui peuvent considérablement étendre vos capacités d'impression. éditeurs de texte. Chacun d'eux est créé dans un but spécifique ou pour des appareils spécifiques, il serait donc utile de combiner leurs travaux. Cela permettra de surmonter l'inconvénient d'un programme par l'avantage d'un autre, ce qui améliorera considérablement la qualité d'impression et économisera sur les consommables.