SECTION 6. BASES DE BASE DE DONNÉES. SGBD UN CCESS

Sujet 25. Objectif du programme MS Access. Objets principaux

Quel que soit le domaine d’activité, vous êtes souvent confronté à de gros volumes de données. Les principales opérations dans ce cas sont : la collecte de l'information, son traitement (recherche des données recherchées, tri, etc.), la création de formulaires de visualisation et d'impression des données. L'un des plus populaires produits logiciels, fournissant ces fonctions, un système de gestion de base de données est reconnu -

nykh Microsoft Access.

Microsoft Access est un système de gestion de base de données (SGBD). Sous

Système de contrôle fait référence à un ensemble de programmes qui permettent non seulement de stocker de grandes quantités de données dans un format spécifique, mais également de les traiter, en les présentant sous une forme pratique pour les utilisateurs.

Microsoft Access est SGBD relationnel. Cela signifie qu'il peut être utilisé pour travailler simultanément avec plusieurs tables de base de données. L'utilisation d'un SGBD relationnel permet d'optimiser la structure des données et ainsi de simplifier le travail. Vous pouvez lier une table Microsoft Access à des données stockées sur un autre ordinateur ou serveur, ou vous pouvez utiliser une table créée dans le SGBD Paradox ou Dbase. Les données Microsoft Access peuvent être combinées efficacement avec Microsoft Excel.

Microsoft Access est inclus dans la suite d'applications Microsoft Office. Microsoft Access permet à l'utilisateur de :

développer un schéma de données et créer une structure de base de données relationnelle ;

créer des formulaires de saisie de données personnalisés dans des bases de données à table unique et relationnelles ;

saisir et modifier des données ;

générer des requêtes pour rechercher et sélectionner des données ;

créer des rapports pour afficher les données ;

automatisez les opérations fréquemment effectuées (par exemple, la paie, la comptabilité des stocks, etc.), ainsi qu'un certain nombre d'autres fonctionnalités moins fréquemment utilisées.

Pour démarrer le programme Microsoft Access, vous devez exécuter les commandes suivantes :

Démarrez les programmes Microsoft Access.

Objets principaux de la base de données :

Les tableaux sont des objets conçus pour stocker des données sous forme d'enregistrements (lignes) et de champs (colonnes). En règle générale, chaque table est utilisée pour stocker des informations sur un problème spécifique.

Les requêtes sont des objets permettant de rechercher et d'afficher des données qui répondent à des conditions spécifiées dans une ou plusieurs tables. Vous pouvez également utiliser des requêtes pour mettre à jour ou supprimer plusieurs enregistrements à la fois et effectuer des calculs.

Les formulaires sont des objets MS Access conçus principalement pour la saisie de données. Le formulaire peut contenir des contrôles utilisés pour saisir, afficher et modifier des données dans les champs du tableau.

Les rapports sont des objets de base de données MS Access conçus pour une présentation efficace des données imprimées, vous permettant d'afficher les informations de la manière souhaitée et d'effectuer des calculs (trouver le total, la valeur moyenne, etc.).

Les pages sont un type spécial de pages Web conçues pour visualiser et travailler via Internet ou intranet avec des données stockées dans des bases de données. Données Microsoft Accéder.

Les macros sont des commandes macro permettant d'automatiser les tâches fréquemment effectuées, telles que l'ouverture de formulaires ou l'impression de rapports. Par exemple, en appuyant sur un bouton, vous pouvez exécuter une macro qui imprime un rapport.

Les modules sont un ensemble de descriptions et de procédures en Visual Basic pour les applications assemblées en une seule unité de programme. À l'aide de macros et de modules, vous pouvez créer des applications centrées sur l'utilisateur, enrichies de boutons, de menus et de boîtes de dialogue.

Tous les composants de la base de données, tels que les tables, les rapports, les requêtes et les formulaires dans Microsoft Access, sont stockés dans un seul fichier avec l'extension mdb.

Riz. 2.6.1. Fenêtre Base de données

Dans la fenêtre de la base de données (Fig. 2.6.1), dans la section « Objets », le type d'objet est sélectionné et une liste d'objets de ce type est affichée dans la zone principale de la fenêtre.

Il existe 3 boutons de commande pour travailler avec des objets :

1. «Ouvrir» – ouvre l'objet sélectionné. Dans ce mode, vous pouvez visualiser le tableau, créer de nouvelles entrées ou modifier celles existantes. Vous pouvez afficher les résultats de l'exécution des requêtes et des rapports.

2. « Constructeur » – ouvre la structure d'un objet et vous permet de modifier sa structure, pas son contenu (vous pouvez en ajouter de nouveaux au tableau)

Pour modifier les propriétés des champs, dans les formulaires - pour modifier ou créer des contrôles). Il s'agit d'un mode développeur.

3. « Créer » – ouvre une fenêtre qui propose un choix sur la manière de créer un nouvel objet.

Travailler avec des "Maîtres"

« Maître » (« Assistant ») – programme spécial, aidant à résoudre un problème ou à créer un objet d'un certain type. Ce programme vous permet de terminer un travail en quelques minutes qui pourrait prendre plusieurs heures sans utiliser ce programme. L'assistant pose des questions sur le contenu, le style et le format d'un objet, puis crée cet objet sans aucune intervention de l'utilisateur. Microsoft Access dispose d'une centaine d'« Assistants » conçus pour concevoir des bases de données, des applications, des tableaux, des formulaires, des rapports, des graphiques, des étiquettes de publipostage et des contrôles.

« Assistant de base de données » vous permet d'utiliser les modèles disponibles dans le programme (« Bons de travail », « Contacts », « Entrepôt », etc.) pour créer une base de données contenant tous les rapports, tableaux et formulaires requis en une seule opération. Pour utiliser cette fonctionnalité, lorsque vous démarrez Microsoft Access dans la boîte de dialogue,

ne sélectionnez pas le bouton radio«Projets de maîtres, de pages et de bases de données». "Ma-

ter database" crée une nouvelle base de données ; elle ne peut pas être utilisée pour ajouter de nouveaux tableaux, formulaires ou rapports à une base de données existante.

Pour créer votre propre base de données sans l'aide de « l'Assistant », dans la boîte de dialogue lorsque vous démarrez Microsoft Access, vous devez placer le commutateur sur la position « Nouvelle base de données ».

Sujet 26. Tableaux

Le principal composant structurel d’une base de données est une table. Les tables stockent les entrées de l'utilisateur. Chaque table Microsoft Access est composée de colonnes appelées champs et de lignes appelées enregistrements. Chaque enregistrement de table contient toutes les informations nécessaires sur un seul élément de données. Par exemple, une fiche concernant un salarié peut contenir son nom, son prénom, son patronyme, sa date de naissance, sa fonction, etc.

Les lignes et colonnes du tableau de données peuvent être redimensionnées de la même manière que dans Programme Microsoft Exceller. En fait, le mode de saisie des données de Microsoft Access n'est pas différent du travail avec des tableaux Excel.

Lors du développement d'une structure de table, vous devez d'abord déterminer les noms des champs qui la composent, les types de champs et leurs tailles. Chaque champ de table se voit attribuer un nom unique, qui ne peut pas contenir plus de 64 caractères. Il est conseillé de définir le nom de manière à ce qu'il reflète le contenu du champ. Vous devez également déterminer quel type de données sera contenu dans le champ. Dans Microsoft Access, chaque champ doit se voir attribuer l'un des 10 types de données. La valeur du type de champ ne peut être définie qu'en mode Conception. Dans le tableau 2.6.1 présente les types de données Microsoft Access et leur description.

Tableau 2.6.1

		Types de données de champ Microsoft Access
	Type de données	Description
	Texte	Texte ou nombres ne nécessitant pas de calculs, tels que des nombres
	(signification
		ra, téléphones (jusqu'à 255 caractères)
	défaut)
	Numérique	Données numériques divers formats, utilisé pour réaliser
		calculs
	Date Heure	Pour stocker les informations de date et d'heure de 100 à 9999, incluez
	Monétaire	Valeurs monétaires et données numériques utilisées en mathématiques
		calculs effectués avec une précision allant jusqu'à 15 chiffres au total et jusqu'à 4
		signes dans la partie fractionnaire
		Pour stocker des commentaires jusqu'à 65 535 caractères
		Un champ numérique spécial dans lequel Microsoft Access automatiquement
		ski attribue un numéro de série unique à chaque entrée. Savoir-
		Les valeurs dans ces champs ne peuvent pas être mises à jour
	Logique	Je ne peux avoir qu'un des deux valeurs possibles(Vrai faux,
	Champ objet	Un objet (par exemple, une feuille de calcul Microsoft Excel, un document
		Microsoft Word, dessin, enregistrement sonore ou autres données en binaire
		format) intégré ou lié à une table Microsoft Access
		Texte surligné ou souligné lorsque choisir lequel,
		une transition est effectuée vers un fichier, un emplacement spécifique dans le fichier, un pays
		Joli HTML sur Internet ou intranet. Pour insérer une hyper-adresse
		Crée une zone de liste déroulante qui vous permet de sélectionner une valeur parmi une autre
	substitutions	tableau ou à partir d'une liste de valeurs

Il existe quatre façons de créer une table vide dans Microsoft Access :

Riz. 2.6.2. Création d'un tableau à l'aide de l'assistant

« Assistant de table » (Fig. 2.6.2) vous permet de sélectionner des champs pour une table donnée parmi de nombreuses tables préalablement définies, telles que des contacts professionnels, une liste de biens personnels, des recettes, etc. ;

Saisie de données directement dans un tableau vide en mode tabulaire. Lorsque vous enregistrez une nouvelle table dans Microsoft Access, les données sont analysées et chaque champ se voit attribuer le type et le format de données requis ;

importer une table à partir d'un autre fichier. Microsoft Access vous permet d'importer des données à partir de fichiers de base de données Microsoft Access, Paradox, dBASE, de feuilles de calcul Microsoft Excel, fichiers texte et etc;

définir tous les paramètres de disposition du tableau en mode Conception. Lors de la création d'un tableau en mode Conception, vous devez renseigner

sous forme de tableau (Fig. 2.6.3), où la première colonne indique les en-têtes de champ et la seconde indique leur type (les types de champ possibles sont donnés dans le tableau 2.6.1). Au bas du formulaire, les propriétés des champs sont indiquées, telles que les valeurs par défaut, les masques de saisie et les champs de recherche.

Riz. 2.6.3. Constructeur de tableaux

En mode Conception, la saisie de données dans le tableau est impossible. Pour passer du mode « Conception » au mode « Tableaux », et vice versa, vous devez utiliser l'élément de menu « Affichage » ou le bouton ( – « Conception », – « Mode Tableau ») de la barre d'outils. Dans ce cas, à chaque fois, le programme demande la sauvegarde des modifications apportées.

Quelle que soit la méthode utilisée pour créer le tableau, il est toujours possible d'utiliser le mode "Conception" pour modifier davantage la disposition du tableau, par exemple pour ajouter de nouveaux champs, définir des valeurs en fonction de

par défaut ou pour créer des masques de saisie. Cependant, seul le mode « Conception » permet de définir immédiatement la structure du tableau nécessaire.

Saisie et édition des données

Pour saisir des données dans les cellules du tableau, vous devez placer le curseur dans la cellule souhaitée, c'est-à-dire rendez-le actif et saisissez-y des données (il n'est pas nécessaire de saisir des données dans les cellules d'un champ avec le type de données « Compteur », car les valeurs de ce champ apparaissent automatiquement lorsque vous saisissez des données dans une autre cellule de cet enregistrement ). Les fonctionnalités de saisie sont les suivantes : si vous interrompez la saisie des données dans une cellule en appuyant sur la touche Echap, l'ancienne valeur est restaurée, et si vous appuyez sur les touches Entrée ou Tab, une nouvelle valeur est saisie dans la cellule. Pour certains types de données (numériques, monétaires, date/heure, logiques), MS Access vérifie automatiquement l'exactitude de leur saisie. Par exemple, si vous entrez une lettre dans une cellule de type numérique, MS Access affichera un message concernant la valeur mal saisie et ne vous permettra pas de passer à une autre cellule tant que les données du type spécifié ne seront pas saisies.

Pour supprimer des enregistrements entiers, vous devez d'abord les sélectionner. La sélection d'enregistrements et de champs dans les tableaux MS Access est similaire à la sélection de lignes et de colonnes dans les tableaux Excel. Vous pouvez supprimer des enregistrements à l'aide de la touche Suppr, des champs à l'aide de la commande « Supprimer la colonne » dans menu contextuel.

Pour tous les types de champs (à l'exception des champs Compteur et Objet OLE), vous pouvez définir des restrictions sur les données d'entrée. Pour ce faire, en mode « Concepteur », vous devez sélectionner l'onglet « Général », déplacer le curseur sur le champ nommé « Conditions de valeur » et saisir une restriction à la saisie des données. Une contrainte dans un corps numérique est le plus souvent représentée comme une inégalité. Il peut également être saisi dans un champ de texte ; généralement dans ce cas, les mots pouvant être présents dans ce champ sont spécifiés.

Note. Vous pouvez saisir des restrictions non seulement manuellement, mais également à l'aide du générateur d'expressions. Lorsque le curseur apparaît dans la ligne de paramètre « Conditions sur valeur », un bouton avec trois points apparaît à sa droite. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la fenêtre Expression Builder apparaît. Il est généralement utilisé pour construire des expressions complexes.

Vous pouvez utiliser un autre outil pratique lors de la saisie des données - le paramètre « Valeur par défaut » (vous devez ouvrir l'onglet « Général » en mode « Conception »). Ici, vous pouvez définir les données que Microsoft Access saisira par défaut lors du remplissage du tableau. Ceci est pratique lorsque la plupart des valeurs de ce domaine sont les mêmes et seuls quelques-uns sont différents.

Les données peuvent également être saisies en les copiant d'une cellule à une autre via le presse-papiers.

Chaque type de données (à l'exception du type de données Compteur) a une valeur vide (zéro). Il existe deux types de valeurs vides : les valeurs nulles et les chaînes vides. Si un champ vide a une valeur Null, cela signifie que les données correspondantes existent, mais ne sont pas encore connues. Si une chaîne vide est saisie (deux guillemets droits (" ")), cela signifie que la donnée n'existe pas du tout. Microsoft Access vous permet de gérer de telles valeurs vides.

Recherche de données

Si le tableau est volumineux, vous pouvez automatiser le processus de recherche de données. Pour ce faire, vous devez placer le curseur dans n'importe quelle cellule du champ à partir de laquelle la recherche sera effectuée, puis exécuter les commandes : Edition Rechercher. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez saisir un échantillon des données que vous recherchez et cliquer sur le bouton « Rechercher ». Si une valeur est trouvée, le curseur se déplacera vers cette cellule. Si vous devez remplacer une grande quantité de données identiques par une valeur différente, vous devez alors exécuter les commandes suivantes : Modifier Remplacer. Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez des échantillons des éléments remplacés et remplacés. Ensuite, vous devez décider s'il est nécessaire ou non d'afficher chaque valeur remplacée et, en fonction de cela, cliquer sur le bouton « Remplacer » ou « Remplacer tout ». Lorsque vous ne disposez pas d'informations complètes pour spécifier un modèle de recherche, vous pouvez utiliser les caractères génériques affichés dans le tableau. 2.6.2.

Tableau 2.6.2

Caractères génériques utilisés dans la fenêtre Rechercher et remplacer et dans les filtres

	Description
	n'importe quelle 1 ou plusieurs simulations			La première lettre est K, le reste est
				nouveau - n'importe lequel
	n'importe lequel symbole de texte
	n'importe quel caractère entre parenthèses			Sacha, Dasha, Macha
	tout caractère autre que celui indiqué			Douma, Dame, Maisons, Fumée
	entre parenthèses
	n'importe quel personnage de la gamme,			Aa, Ab, Av
	classés par ordre croissant
	Un chiffre

Tri des données

Pour faciliter la visualisation, vous pouvez organiser les enregistrements dans le tableau dans un ordre spécifique à l'aide des boutons de tri de la barre d'outils ou de la commande du menu Enregistrements Trier Trier par ordre croissant (Trier par ordre décroissant). La commande de tri est appliquée au champ dans lequel le curseur est positionné. En vue Tableau, vous pouvez sélectionner plusieurs colonnes adjacentes à la fois, puis les trier. Par défaut, Access commence à trier les enregistrements à partir de la colonne sélectionnée la plus à gauche. Dans ce cas, les enregistrements de la table seront triés d'abord par la colonne sélectionnée la plus à gauche, puis (pour valeurs identiques dans la première colonne triée) par la seconde, etc. Si vous devez restaurer l'ordre dans lequel les enregistrements sont affichés, utilisez la commande Records Remove Filter.

Note. Les SGBD modernes, tels que Microsoft Access, ne trient jamais physiquement les tables comme c'était le cas par le passé. Les outils de tri des données (ainsi que de filtrage, de recherche et de remplacement) sont implémentés dans Microsoft Access sous forme de requêtes générées automatiquement. Les enregistrements de table sont toujours situés dans le fichier de base de données dans l'ordre dans lequel ils ont été saisis dans la table.

Sélection de données à l'aide d'un filtre

Un filtre est un ensemble de conditions utilisées pour sélectionner un sous-ensemble d'enregistrements. Il existe quatre types de filtres dans Microsoft Access : filtre par sélection, filtre standard, filtre avancé et exclusion de sélection.

La barre d'outils contient des boutons pour travailler avec des filtres :

"Filtrer par sélection" (); "Changer le filtre" (); "Utilisation du filtre

Filtrer par fragment sélectionné – Il s'agit d'un moyen de sélectionner rapidement des enregistrements en fonction d'un échantillon sélectionné. Pour afficher tous les enregistrements du tableau qui contiennent une valeur spécifique dans un champ spécifié, vous devez sélectionner cette valeur dans un enregistrement, cliquer sur le bouton « Filtrer par sélection » ou exécuter les commandes : Filtrer les enregistrements Filtrer par sélection. Parallèlement, le mot « Filtre » est présent dans la barre d'état de la fenêtre du tableau.. En plus de cela, le bouton « Appliquer le filtre »est enfoncé, ce qui signifie que le filtre est utilisé. La désactivation de ce bouton supprimera tous les filtres. Les paramètres du filtre ne seront pas perdus, ils seront simplement désactivés.

Si vous souhaitez afficher les enregistrements qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée, vous devez sélectionner la commande Exclure la sélection dans le menu contextuel ou dans le menu Filtrer les enregistrements.

Vous pouvez définir des critères de sélection des enregistrements à l'aide de la commande : Enregistrements

Filtre Changer le filtre ou les boutons. Après cette ligne apparaît ; le champ dans lequel se trouve le curseur devient une zone de liste déroulante dans laquelle vous pouvez sélectionner l'une des valeurs disponibles. Vous pouvez créer d'autres conditions de sélection à l'aide d'opérateurs de comparaison (<, >), les caractères génériques (voir Tableau 2.6.2). Vous pouvez définir une condition de sélection pour un champ à l'aide de la commande « Filtrer pour : » dans le menu contextuel de la colonne. Après avoir cliqué sur le bouton « Appliquer le filtre », les enregistrements répondant aux critères spécifiés seront sélectionnés.

Des conditions de filtrage encore plus complexes peuvent être définies à l’aide des commandes de filtre Entries Filter Advanced. Dans ce cas, vous pouvez enregistrer des conditions de sélection complexes, pour lesquelles 9 lignes sont fournies dans le formulaire de filtre avancé (Fig. 2.6.4).

Riz. 2.6.4. Vide de filtre avancé

Thème 27. Développement d'un modèle et création d'une structure de base de données relationnelle

Organisation des données

Le mot « relationnel » vient de l'anglais « relation » - « relation ». Une relation est un concept thématique, mais dans la terminologie des modèles de données, les relations sont commodément représentées sous forme de tableau.

Pour lier les données de différentes tables, chaque table doit contenir un ou plusieurs champs qui identifient de manière unique chaque enregistrement de la table. C'est ce qu'on appelle le champ clé de la table. Si vous avez des champs clés désignés pour une table, Microsoft Access empêche la saisie de valeurs en double ou vides dans le champ clé.

Il existe trois types de champs clés dans Microsoft Access : compteur, clé simple et clé composée.

1. Champs clés du compteur.

Spécifier un tel champ comme champ clé est la solution la plus simple. d'une manière simple création de champs clés. Si les champs clés n'ont pas été définis avant d'enregistrer la table créée, alors lors de l'enregistrement, un message s'affichera indiquant que le champ clé a été créé. Cliquer sur Oui créera un champ de clé de compteur.

2. Clé simple.

Si le champ contient des valeurs uniques, tels que des codes ou des numéros d'inventaire, ce champ peut alors être défini comme champ clé. Si le champ sélectionné contient des valeurs en double ou vides, il ne sera pas désigné comme champ clé.

3. Clé composite.

DANS Dans les cas où il est impossible de garantir l'unicité des valeurs d'un champ, il est possible de créer une clé composée de plusieurs champs. Cette situation se produit le plus souvent dans une table utilisée pour relier deux tables dans une relation."plusieurs à plusieurs".

L'un des avantages les plus importants des bases de données relationnelles est que vous pouvez stocker des données regroupées logiquement dans différentes tables et définir des relations entre elles, en les combinant en une seule base de données. Pour définir une relation, les tables doivent avoir des champs portant les mêmes noms ou au moins les mêmes formats de données. Une relation de table établit des relations entre les valeurs correspondantes dans ces champs. Cette organisation des données permet de réduire la redondance des données stockées, simplifie leur saisie et la création de requêtes et de rapports, et permet de limiter l'accès aux données.

DANS Microsoft Access permet de définir trois types de relations entre les tables :"Un-

à plusieurs", "plusieurs à plusieurs" et "un à un".

La relation un-à-plusieurs est le type de relation entre les tables le plus couramment utilisé. Dans une telle relation, chaque enregistrement du tableau A peut avoir plusieurs enregistrements dans le tableau B, et un enregistrement du tableau B ne peut pas avoir plus d'un enregistrement correspondant dans le tableau A.

En contactant "Plusieurs à plusieurs" un enregistrement du tableau A peut correspondre à plusieurs enregistrements du tableau B, et un enregistrement du tableau B peut correspondre à plusieurs

enregistrements dans la table A. Ce schéma est mis en œuvre uniquement à l'aide d'une troisième table (de liaison), dont la clé est constituée d'au moins deux champs, dont l'un est commun avec la table A et l'autre est commun avec la table B.

Dans une relation un-à-un, un enregistrement de la table A peut avoir au plus un enregistrement associé dans la table B et vice versa. Ce type de relation n'est pas utilisé très souvent, puisque ces données peuvent être placées dans un seul tableau. Les relations un-à-un sont utilisées pour partitionner des tables très larges, pour séparer une partie d'une table à des fins de sécurité et pour stocker des informations relatives à un sous-ensemble d'enregistrements dans la table principale.

Les connexions entre les tableaux sont clairement présentées dans la fenêtre « Schéma de données » (Fig. 2.6.5), qui s'ouvre via le menu « Outils » ou un bouton de la barre d'outils.

Riz. 2.6.5. Fenêtre Schéma de données

Intégrité des données

L'intégrité des données désigne un système de règles utilisé dans le SGBD Microsoft Access pour maintenir les relations entre les enregistrements dans tableaux associés, et offre également une protection contre la suppression ou la modification accidentelle des données associées. Vous pouvez contrôler l'intégrité des données si les conditions suivantes sont remplies :

le champ associé (le champ à travers lequel la relation est établie) d'une table est un champ clé ou possède un index unique ;

les champs associés ont le même type de données. Il y a une exception ici. Un champ compteur peut être associé à un champ numérique s'il est de type Long Integer ;

les deux tables appartiennent à la même base de données Microsoft Access. Si les tables sont liées, il doit s'agir de tables Microsoft Access. Pour établir l'intégrité des données, la base de données dans laquelle se trouvent les tables doit être ouverte. L'intégrité des données ne peut pas être établie pour les tables liées à partir de bases de données d'autres formats.

accéder au filtre du tableau de rapport

Microsoft Access appelle tout ce qui peut avoir un nom (au sens Access) comme objet. Dans la base de données Données d'accès Les principaux objets sont des tables, des requêtes, des formulaires, des rapports, des macros et des modules. Dans d'autres SGBD, en règle générale, le terme base données fait généralement référence uniquement aux fichiers qui stockent des données. Dans Microsoft Access, la base de données inclut tous les objets associés aux données stockées, y compris ceux définis pour automatiser leur utilisation. Vous trouverez ci-dessous une liste des principaux objets de la base de données Access.

• 1. Tableau. Un objet défini et utilisé pour stocker des données. Chaque tableau comprend des informations sur un type d'objet spécifique, tel que les clients. Le tableau contient des champs (colonnes) qui stockent divers types de données, tels que le nom ou l'adresse du client, ainsi que des enregistrements (également appelés lignes). L'enregistrement contient toutes les informations sur un certain objet (personne, échantillon de produit, etc.). Pour chaque table, vous pouvez définir une clé primaire (un ou plusieurs champs contenant des valeurs uniques à chaque enregistrement) et un ou plusieurs index qui permettent d'accélérer l'accès aux données.
• 2. Demande. Un objet qui permet à l'utilisateur de récupérer les données souhaitées à partir d'une ou plusieurs tables. Vous pouvez utiliser un formulaire QBE (Query Based Query) ou des instructions SQL (Structured Query Language) pour créer une requête. Vous pouvez créer des requêtes pour sélectionner, mettre à jour, supprimer ou ajouter des données. Les requêtes peuvent également créer de nouvelles tables en utilisant les données d'un ou plusieurs tableaux existants.
• 3. Formulaire. Objet principalement destiné à saisir des données, à les afficher à l'écran ou à contrôler le fonctionnement d'une application. Les formulaires sont utilisés pour mettre en œuvre les exigences des utilisateurs en matière de présentation des données provenant de requêtes ou de tables. Les formulaires peuvent également être imprimés. À l'aide d'un formulaire, vous pouvez exécuter une macro ou une procédure VBA en réponse à un événement, tel qu'une modification de la valeur de certaines données.
• 4. Rapport. Objet utilisé pour créer un document qui peut ensuite être imprimé ou inclus dans un document dans une autre application.
• 5. Macro. Objet qui représente une description structurée d'une ou plusieurs actions qu'Access doit entreprendre en réponse à un événement spécifique. Par exemple, vous pouvez définir une macro qui, en réponse à la sélection d'un élément sur le formulaire principal, ouvre un autre formulaire. À l'aide d'une autre macro, vous pouvez vérifier la valeur d'un certain champ lorsque son contenu change. Vous pouvez inclure des conditions supplémentaires dans une macro pour effectuer ou non certaines actions qui y sont spécifiées. Vous pouvez également exécuter une autre macro ou procédure VBA à partir d'une macro.
• 6. Module. Objet qui contient des programmes écrits en Visual Basic pour Applications. Les modules peuvent être des objets indépendants contenant des fonctions qui peuvent être appelées depuis n'importe où dans l'application, mais ils peuvent également être directement « liés » à des formulaires ou à des rapports individuels pour réagir à certaines modifications qui s'y produisent.
• 7. Pages accéder. Pages - servent à donner accès aux données contenues dans une base de données éloignée du consommateur (par exemple, via Internet). Les relations conceptuelles entre les objets Access sont présentées dans riz. 6.1 .

Vers le principal Objets ACCÈS inclure : des tables, des requêtes, des formulaires, des rapports, des macros et des modules.

Une table est un objet défini et utilisé pour stocker des données. Chaque tableau comprend des informations sur un objet d'un certain type. Le tableau contient des champs (colonnes) et des enregistrements (lignes). Vous pouvez travailler avec un tableau dans deux modes principaux : le mode conception et le mode tableau.

En mode conception, la structure de la table est définie, c'est-à-dire les types, les propriétés des champs, leur nombre et leurs noms (en-têtes de colonnes) sont déterminés. Il est utilisé lorsque vous devez modifier la structure d'une table, plutôt que les données qui y sont stockées.

Le mode Tableau est utilisé pour afficher, ajouter, modifier, trier simplement ou supprimer des données.

Une requête est un objet qui permet à l'utilisateur de récupérer les données souhaitées à partir d'une ou plusieurs tables. Une requête est une question qu'un utilisateur pose à ACCESS sur les informations stockées dans la base de données.

Vous pouvez créer des requêtes vous-même ou à l'aide d'assistants. ACCESS vous permet de créer les types de requêtes suivants :

Demande d'échantillon;

Demande avec paramètres ;

Demande croisée ;

Demande de modification (demande de suppression, de mise à jour et d'ajout d'enregistrements pour créer un tableau) ;

Demandes de fusion, demandes de serveur, demandes de contrôle, demandes subordonnées.

À l'aide de requêtes, vous pouvez afficher, analyser et modifier les données de plusieurs tables et créer de nouvelles tables. Ils sont utilisés comme source de données pour les formulaires et les rapports.

Vous pouvez travailler avec des requêtes dans deux modes principaux : le mode conception et le mode table.

Un formulaire est un objet principalement conçu pour faciliter la saisie et l’affichage de données. Contrairement aux tableaux, les formulaires ne contiennent pas d'informations de base de données. Un formulaire est un format (formulaire) permettant d'afficher des données sur un écran d'ordinateur. Les formulaires ne peuvent être créés qu'à partir de tables ou de requêtes. La création de formulaires basés sur des requêtes vous permet d'y présenter des informations provenant de plusieurs tables.

Des dessins, des diagrammes, de l'audio (son) et de la vidéo (image) peuvent être intégrés dans le formulaire.

Modes de travail avec le formulaire :

Le mode Formulaire est utilisé pour afficher et modifier les données, fournit un environnement pour travailler avec les données et une conception pratique pour leur présentation à l'écran ;

Le mode Concepteur de formulaires est nécessaire lorsque vous devez modifier la définition d'un formulaire (la structure ou le modèle du formulaire) plutôt que les données qui y sont présentées ;

La vue Tableau vous permet de voir un tableau qui comprend tous les champs du formulaire ;

Un rapport est un objet conçu pour créer un document qui peut ensuite être imprimé ou inclus dans un document dans une autre application. Les rapports, comme les formulaires, peuvent être créés à partir de requêtes et de tableaux, mais ne permettent pas la saisie de données.

Modes de fonctionnement du rapport :

- mode Aperçu vous permet de voir le rapport tel qu'il sera incorporé une fois imprimé ;

- mode conception est destiné à modifier le modèle (structure du rapport).

Une macro est un objet qui est une description structurée d'une ou plusieurs actions qu'ACCESS doit effectuer en réponse à un événement spécifique.

Par exemple, vous pouvez définir une macro qui, en réponse à la sélection d'un élément sur le formulaire principal, ouvre un autre formulaire. À l'aide d'une autre macro, vous pouvez vérifier la valeur d'un certain champ lorsque son contenu change. Vous pouvez inclure des conditions supplémentaires dans une macro pour effectuer ou non certaines actions qui y sont incluses.

L'utilisation de formulaires et de rapports est grandement facilitée par l'utilisation macro. MS ACCESS dispose de plus de 40 commandes de macro qui peuvent être incluses dans les macros. Les macros effectuent des actions telles que l'ouverture de tables et de formulaires, l'exécution de requêtes, l'exécution d'autres macros, la sélection d'options dans les menus, etc. Les commandes macro permettent, en appuyant sur un (ou plusieurs) boutons, d'effectuer un ensemble d'actions qui doivent souvent être effectuées pendant le travail.

Un module est un objet contenant des programmes dans MS ACCESS BASIC qui vous permettent de diviser le processus en actions plus petites et de détecter des erreurs qui n'ont pas pu être trouvées à l'aide de macros.

Introduction

Les systèmes de gestion de bases de données (SGBD) sont une classe de produits logiciels d'application conçus pour fonctionner avec des informations structurées. Une base de données (DB) est constituée d'informations collectées ou obtenues à la suite du traitement de données provenant d'objets pour satisfaire les demandes et les besoins des utilisateurs.

Cinq modèles d'organisation des données sont utilisés dans la base de données :

hiérarchique

relationnel

mixte

orienté objet.

La plupart des bases de données modernes sont relationnelles.

Le modèle de données relationnel tire son nom du terme anglais relation. Il a été proposé dans les années 70 par Edgar Codd, employé d'IBM. Si certaines conditions sont remplies, la relation se présente sous la forme d’un tableau bidimensionnel familier à l’homme.

Les avantages du modèle relationnel sont la simplicité, la facilité de mise en œuvre, la présence d'une justification théorique et la possibilité de créer un système de base de données flexible et personnalisable lors de la génération de requêtes.

Le modèle de données relationnelles est principalement utilisé dans les bases de données de taille moyenne. À mesure que le nombre de tables dans la base de données augmente, la vitesse d'utilisation diminue.

Le SGBD MS Access est utilisé pour stocker et traiter des informations hétérogènes sur grandes quantités objets et assume la possibilité d’un fonctionnement multi-utilisateurs.

Une base de données dans MS Access est un ensemble de tables interconnectées, chacune contenant des informations sur les objets d'un certain type.

Une base de données dans MS Excel, contrairement à une base de données dans MS ACCESS, est un moyen pratique de stocker une quantité limitée de données tabulaires avec des capacités étendues pour effectuer des calculs et des analyses de données. Les bases de données MS Excel 2003 sont destinées avant tout à un usage individuel.

Les principales fonctions du SGBD MS Access sont la définition des données, la description de la structure de la base de données, le traitement et la gestion des données.

Une base de données dans MS Access contient une collection d'informations sur des objets, processus, événements ou phénomènes réels liés à un sujet ou une tâche spécifique. Les méthodes d'organisation de la base de données MS Access fournissent une présentation pratique de l'ensemble des données ou d'une partie de celui-ci.

Objets SGBD MS Access 2003

Dans MS Access, dans la fenêtre de création de table, il y a sept onglets représentant six types d'objets avec lesquels le programme fonctionne :

1. Les tableaux sont l'objet principal de MS Access. Une liste des tables qui composent la base de données de l'application apparaît dans la fenêtre de la base de données lorsque vous ouvrez l'application pour la première fois. MS Access crée également des tables système qui stockent des informations sur tous les objets d'application, et ces tables peuvent également être affichées dans la fenêtre de la base de données si nécessaire.

Image 1

2. Requêtes – utilisées pour afficher, analyser et modifier les données dans une ou plusieurs tables. Les requêtes peuvent servir de source de données pour les formulaires et les rapports Microsoft Access. La requête elle-même ne contient pas de données, mais vous permet de sélectionner des données dans des tables et d'y effectuer un certain nombre d'opérations.

Il existe plusieurs types de requêtes dans Microsoft Access :

o sélectionner des requêtes qui récupèrent des données à partir de tables ;

o les demandes de changement, qui permettent de modifier les données des tableaux (y compris la suppression, la mise à jour et l'ajout d'enregistrements) ;

o créer des requêtes de table, qui créent une nouvelle table basée sur les données d'une ou plusieurs tables existantes, ainsi que d'autres types de requêtes.

3. Formulaires – sont utilisés pour organiser une interface utilisateur pratique et intuitive pour travailler avec des données. Les formulaires peuvent être considérés comme des boîtes de dialogue personnalisables. Les formulaires peuvent également contenir des contrôles qui vous permettent d'accéder aux données des tableaux. Les éléments de contrôle peuvent être des champs de texte pour saisir et modifier des données, des boutons, des cases à cocher, des commutateurs, des listes, des étiquettes, ainsi que des cadres d'objets pour afficher des graphiques et des objets OLE. La création de formulaires contenant des contrôles simplifie considérablement le processus de saisie des données et permet d'éviter les erreurs. Les formulaires d'accès fournissent Fonctionnalité pour accomplir de nombreuses tâches qui ne peuvent être accomplies par d’autres moyens. Les formulaires vous permettent de valider les données au fur et à mesure que vous les saisissez, d'effectuer des calculs et de donner accès aux données des tables associées à l'aide de sous-formulaires.

4. Rapports – utilisés pour fournir aux utilisateurs les informations dont ils ont besoin sur la base des données existantes. Les rapports peuvent être consultés ou imprimés. La source de données du rapport peut être une table ou une requête. En plus des données obtenues à partir des tableaux, le rapport peut afficher des valeurs calculées à partir des données sources, telles que des totaux. Vous ne pouvez pas modifier les données sources dans le rapport. Les formulaires peuvent contenir des sous-formulaires et les rapports peuvent contenir des sous-rapports.

5. Les macros sont de petits programmes dans le langage macro du système Access. Une macro est une structure composée d'une ou plusieurs macro-commandes exécutées séquentiellement ou dans un ordre spécifié par certaines conditions. L'ensemble des commandes de macros dans Access est très large ; à l'aide de macros, vous pouvez implémenter une grande partie de ce que les procédures de VBA peuvent faire. Chaque macro possède un nom spécifique et des arguments spécifiés par l'utilisateur. Par exemple, lors de l'utilisation de la commande macro OpenForm, vous devez préciser le nom du formulaire à ouvrir et le mode d'affichage en arguments.

6. Modules-procédures dans le langage de programmation Visual Basic for Application (VBA). Langue Programmation VBA est un outil commun à toutes les applications Microsoft Office, vous permettant de résoudre n'importe quel problème de programmation, de l'automatisation des actions d'un utilisateur spécifique au développement d'applications à grande échelle utilisant Microsoft Office comme environnement de développement.

7. La page d'accès aux données n'est pas considérée comme un objet. Il s'agit d'une page Web qui a une connexion à une base de données. À l'aide de la page d'accès à la base de données, vous pouvez afficher, ajouter, traiter et modifier des données. La page d'accès aux données peut contenir une liste récapitulative, une feuille de calcul ou un graphique dont la résolution est décrite séparément. Chaque page d'accès aux données possède des propriétés que l'utilisateur peut définir pour modifier apparence ou les caractéristiques de cet élément. Vous pouvez afficher et modifier les propriétés à l'aide de la fenêtre Propriétés ou de Microsoft Visual Script Editor.

Création de base de données

Avant de créer des tables, formulaires et autres objets, vous devez réfléchir à la structure de la base de données. Une bonne structure de base de données est la base pour créer une base de données efficace.

Étapes pour créer une structure de base de données :

o formuler l'objectif de la création d'une base de données

o détermination de ses principales fonctions

o définir le contenu et le format des données

o les informations du tableau ne doivent pas être dupliquées.

o Chaque tableau doit contenir des informations sur un seul sujet.

o le tableau doit contenir toutes les informations nécessaires.

o les informations doivent être décomposées en unités logiques les plus petites

Après avoir réparti les données entre les tables et défini les champs clés, vous devez sélectionner un schéma pour lier les données dans différentes tables. Pour ce faire, vous devez définir les relations entre les tables.

Travailler dans la base de données

les tables

L'objet principal de la base de données - une table - peut être dans deux modes principaux : le mode conception et le mode visualisation.

En mode visualisation, vous pouvez saisir et modifier des données dans un tableau précédemment créé et ajouter et supprimer des lignes. Toutes les modifications apportées aux tableaux sont enregistrées automatiquement en temps réel.

Les lignes du tableau sont appelées enregistrements, tous les enregistrements ont la même structure : ils sont constitués de champs dans lesquels les attributs de l'objet sont stockés.

Chaque champ d'un enregistrement contient une caractéristique de l'objet et possède un type de données strictement défini (par exemple, chaîne de texte, nombre, date).

MS Access a des restrictions sur les noms de champs.

Nom de domaine:

3. ne peut pas contenir de points (.), point d'exclamation(!), exposant (`) et crochets droits ()

4. ne doit pas commencer par un espace

5. ne doit pas inclure de caractères de contrôle (codes ASCII 0 à 31)

6. autorise les espaces. Il ne faut pas oublier qu'ils peuvent provoquer des conflits lors du travail avec d'autres systèmes.

7. ne doit pas correspondre à des mots réservés. Par exemple, vous ne devez pas nommer le champ Count, Sum, etc.

8. doit être unique dans le tableau.

Après avoir spécifié le nom, vous devez sélectionner le type de champ. Le type de champ détermine les caractères valides pouvant être utilisés pour le remplir. Pour certains types de champs, par exemple les champs de date, une vérification plus complexe est effectuée. Si une erreur est commise dans le type de données ou si la date est mal saisie, il est alors nécessaire de corriger l'erreur, car le SGBD ne fournit pas d'autres options pour continuer à travailler.

Si vous cliquez sur une cellule vide dans la colonne « Type de champ », une liste de types de champs valides s'affichera, à partir de laquelle vous devrez sélectionner le type approprié pour le champ décrit. Le nom et le type du champ doivent être spécifiés. La colonne « Description » ne peut pas être renseignée. Cette colonne est utilisée à des fins de documentation du projet.

Types de champs d'accès valides et leurs une brève description de sont donnés dans le tableau 1 :

Texte	Le champ de texte peut contenir du texte ou des chiffres qui ne nécessitent pas de calculs, le nombre maximum de caractères est de 50 (255 octets).
Champ MÉMO	Ce champ peut contenir du texte long jusqu'à 64 Ko (65 535 caractères)
Numérique	Champ pour les valeurs numériques, jusqu'à 8 octets
Date Heure	Le champ contient des données de date et d'heure, 4 octets
Monétaire	Ces champs contiennent des montants monétaires
Comptoir	Lorsqu'il est ajouté à un tableau nouvelle entrée La valeur de ce champ est augmentée de 1 (un). Les valeurs de ces champs ne sont pas mises à jour. Les champs de ce type sont pratiques à utiliser pour gérer des catalogues avec des numéros uniques.
Logique	Ce champ ne peut prendre que deux valeurs : « Oui » et « Non », 1 bit
Champ d'objet OLE	Ce champ peut stocker des objets liés ou incorporés. La quantité maximale de données dans ce champ peut aller jusqu'à 1 Go.
Lien hypertexte	Les champs de ce type peuvent contenir des hyperliens vers des objets sur Internet.

Tableau 1

Description des propriétés du champ

Le bas de l'écran de description du tableau affiche une liste de propriétés pour le champ sélectionné. La liste des propriétés dépendra du type de champ sélectionné.

Certains types de champs ont des ensembles similaires de propriétés de champ. Voici les principales propriétés des champs :

o taille du champ

o format de champ

o masque de saisie

o valeur par défaut

o conditions sur les valeurs

ou message d'erreur

o champ obligatoire

o lignes vides

o champ indexé

Taille du champ

Spécifie la longueur maximale d'un champ de texte (50 caractères par défaut) ou le type de données d'un champ numérique. Il est recommandé de fixer le minimum valeur admissible cette propriété car le traitement des données taille plus petite court plus vite. Si vous convertissez un champ en une taille plus petite, une perte de données peut se produire.

Conditions pour les valeurs

Conçu pour définir des restrictions. Les conditions sont saisies sous forme d'expressions. Les expressions peuvent être simples ou complexes. En les utilisant, vous pouvez également définir des plages. Par exemple, la condition : >#1.92#, précisée comme « Condition sur les valeurs » pour le champ « HIRING_DATE », signifiera que la saisie de dates uniquement après 1992 est autorisée.

Des conditions sur les valeurs peuvent être définies pour des champs ou des enregistrements. Les expressions qui définissent des conditions sur des valeurs ne doivent pas contenir de fonctions définies par l'utilisateur, d'agrégats ou de fonctions de sous-ensemble, ni de références à des formulaires, des requêtes ou des tables.

Les conditions de valeurs des enregistrements sont définies dans la fenêtre des propriétés du tableau, appelée par la commande « Propriétés » du menu « Affichage » en mode conception de tableau.

Masque de saisie

L'utilisation de masques de saisie permet de contrôler l'utilisation de caractères valides et facilite le processus de saisie des données.

Par exemple. Saisir les noms des employés dans le tableau.

Vous pouvez spécifier un masque de saisie pour le champ correspondant. Le masque vous permettra d'utiliser uniquement des lettres lors de la saisie, garantira que le premier caractère est converti en majuscule, tous les autres - en minuscules et empêchera la saisie erronée d'un nom de famille composé d'une lettre.

Dans Access, un tel masque de saisie ressemblerait à ceci :

>L

Le caractère « L » dans le masque indique qu'une lettre, le caractère « ? », doit être saisie à cet endroit. indique qu'une lettre peut être saisie à cet endroit. Le caractère « > » convertit tous les caractères à droite de ce caractère en majuscules, le caractère « »<”преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к нижнему регистру.

Champ indexé

Un champ indexé peut être utilisé pour vérifier l’unicité. Dans Access, comme dans de nombreux autres systèmes, lorsque vous définissez une valeur de propriété « index unique » pour un champ indexé, vous n'autorisez pas la saisie de valeurs en double dans ce champ.

Les champs indexés, ou indices, diffèrent des champs normaux dans la mesure où Access crée pour eux des listes spéciales qui vous permettent de trier et de rechercher rapidement le contenu du champ indexé. Une table peut contenir plusieurs index.

Une clé est un index spécial qui identifie les enregistrements. Les valeurs d'un tel champ doivent être uniques. Sa présence n'est pas obligatoire, mais elle est si souvent utilisée que si une clé manque, Access vous le rappelle et vous propose d'ajouter automatiquement un champ clé.

Dans les SGBD prenant en charge le concept de clé (y compris Microsoft Access), une fois qu'une clé est définie dans une table, l'indexation est effectuée sur ce champ et la saisie de valeurs de clé en double ou vides est interdite.

La propriété « Champ indexé » détermine si un index doit être créé sur ce champ. Vous ne pouvez pas créer d'index sur des champs MEMO, des hyperliens ou des objets OLE.

Il existe plusieurs façons de créer une nouvelle table, qui diffèrent par le niveau d'automatisation :

1. Mode Tableau – ouvre un modèle dans lequel tous les champs ont des noms formels : Field1, Field2 … etc.

2. Constructeur – la méthode la plus universelle. Dans ce mode, vous pouvez définir indépendamment les noms de champs, sélectionner leur type et configurer les propriétés.

3. L'assistant de table est utilisé par les développeurs les plus expérimentés. Il s'agit d'un programme qui accélère la création de structures de tables. L'assistant pose une série de questions et, sur la base des réponses reçues, crée automatiquement une structure de tableau.

4. Importation de tables - la méthode la plus « automatique » consiste à importer des tables depuis une autre base de données, peut-être même créées dans un autre système. Selon les cas, la structure des champs, leurs noms et propriétés, ainsi que le contenu de la base de données peuvent provenir de la table importée. Si quelque chose n'est pas importé comme il se doit, les modifications nécessaires (par exemple, les propriétés des champs) sont apportées manuellement.

5. Relation avec les tables – utilisé dans les cas où nous parlons de la table de quelqu'un d'autre, qui se trouve sur un serveur distant et qui ne peut pas être importée dans son intégralité.

La méthode la plus couramment utilisée est Constructeur. Le mode Conception facilite l'ajout d'un nouveau champ, ainsi que le déplacement, le renommage et la suppression de champs.

Après avoir terminé de créer la structure du tableau dans le Designer, vous devez cliquer sur le bouton Afficher et passer en mode Tableau pour le remplir de données.

Les tables, requêtes, formulaires et rapports peuvent être créés de différentes manières : automatiquement, manuellement ou à l'aide d'un assistant.

Le mode "Concepteur" ouvre l'objet sélectionné et permet d'éditer non pas le contenu, mais sa structure. S'il s'agit d'un tableau, vous pouvez y saisir de nouveaux champs ou modifier les propriétés des champs existants. S'il s'agit d'un formulaire, vous pouvez le modifier ou créer des contrôles.

Tableaux MS Access

Création de tableaux

Les tables sont les principaux objets de la base de données. Vous pouvez vous passer de requêtes, formulaires, rapports et autres choses, mais s'il n'y a pas de tables, alors il n'y a pas de base de données.

Créer une table consiste à spécifier ses champs et à attribuer leurs propriétés. Il existe plusieurs façons de créer une nouvelle table.

1.Utilisation Designer. Dans ce mode, vous pouvez définir indépendamment les noms de champs, sélectionner leur type et configurer les propriétés, comme le montre la figure 5.1.2.

L'édition d'un tableau est possible dans deux modes : « Mode Tableau » (vous pouvez visualiser et modifier les données directement) et « Mode Conception » (vous pouvez modifier les propriétés et la structure du tableau). Lorsqu'une structure de table change, le système de gestion de base de données vous invite toujours à enregistrer les modifications. Toutes les modifications apportées aux données du tableau sont enregistrées automatiquement en temps réel, c'est-à-dire Dès que vous avez fini de saisir des données dans un champ et que vous passez au champ suivant, les données sont immédiatement écrites sur le disque dur. Par conséquent, pour les expériences, vous devez créer des copies distinctes de la base de données ou des tables et travailler avec elles.

Contrairement aux versions antérieures des applications bureautiques, Microsoft a modifié l'interface dans la version 2007. Lorsque vous cliquez sur le bouton Nouveau, Access crée une nouvelle base de données et l'ouvre en mode Feuille de données.

Le programme crée automatiquement la première colonne du futur tableau, en l'appelant « Code ». Nous utiliserons ce code plus tard lors de la création de relations entre les tables. Si vous cliquez sur le champ avec l'icône « Non », le champ « Type de données » deviendra actif et le mot « Compteur » s'affichera. Cela signifie que le programme numérotera automatiquement les lignes de notre tableau.

La nouvelle version d'Access permet désormais de créer un tableau sans penser au format des données que vous saisissez dans la colonne correspondante. Le programme suivra automatiquement les informations que vous saisissez et suggérera le type de données approprié et le format le plus couramment utilisé pour présenter les informations. Ceci est clairement visible lors de la création d’un tableau.

Pour faciliter la saisie des dates, il y a un bouton de calendrier électronique à droite de la cellule avec le type de données « Date/Heure ». En cliquant sur la date sélectionnée, vous entrez la date dans la cellule.

5.3. Création de relations entre les tables dans MS Access

Pour créer des relations entre les tables, le SGBD Access dispose d'une boîte de dialogue spéciale appelée « Schéma de données », située dans l'onglet Outils de base de données.

S'il n'y avait auparavant aucune connexion entre les tables de la base de données, lorsque vous ouvrez la fenêtre « Schéma de données », la fenêtre « Ajouter une table » s'ouvre simultanément, dans laquelle vous pouvez sélectionner les tables nécessaires à inclure dans la structure des relations inter-tables. Si les relations entre les tables ont déjà été spécifiées, alors pour introduire une nouvelle table dans le diagramme de données, vous devez cliquer avec le bouton droit sur le diagramme de données et sélectionner « Ajouter une table » dans le menu contextuel.

Une fois que vous avez ajouté toutes les tables qui doivent être liées à votre schéma de données, vous pouvez commencer à créer des relations entre les champs des tables. Une connexion entre les champs de table est établie en faisant glisser le nom du champ d'une table à une autre sur son champ associé correspondant, après quoi la boîte de dialogue « Liens » s'ouvre, dans laquelle vous pouvez définir les propriétés de la connexion résultante (voir Figure 5.3.3 ).

L'activation de la case « Assurer l'intégrité des données » vous permet de vous protéger contre les cas de suppression d'enregistrements d'une table, dans lesquels les données associées dans d'autres tables resteront non connectées.

Terme Intégrité des données désigne un système de règles utilisé dans MS Access pour maintenir les relations entre les enregistrements dans les tables associées, et offre également une protection contre la suppression ou la modification accidentelle des données associées. L'intégrité des données peut être établie si les conditions suivantes sont remplies :

1. Le champ associé de la table principale est un champ clé ou possède un index unique.

2. Les champs associés ont le même type de données. Il y a deux exceptions à cela. Un champ compteur peut être associé à un champ numérique si la propriété Field Size de ce dernier est définie sur Long Integer. Vous pouvez également associer un champ compteur à un champ numérique si la propriété « Taille du champ » est définie sur « Code de réplication » dans les deux cellules.

3. Les deux tables appartiennent à la même base de données MS Access. Si les tables sont liées, elles doivent alors être des tables MS Access. Pour établir l'intégrité des données, la base de données dans laquelle se trouvent les tables doit être ouverte. Pour les tables liées provenant de bases de données d'autres formats, il est impossible d'établir l'intégrité des données à l'aide des outils MS Access standard.

Une fois que vous avez établi l’intégrité des données, vous devez suivre les règles suivantes :

1. Il est impossible de saisir une valeur dans un champ clé étrangère d'une table liée qui n'est pas contenue dans un champ clé de la table principale. Cependant, vous pouvez saisir des valeurs vides dans le champ de clé étrangère pour indiquer que les enregistrements ne sont pas liés. Par exemple, vous ne pouvez pas enregistrer un enregistrement qui enregistre une commande passée par un client inexistant, mais vous pouvez créer un enregistrement pour une commande qui n'est encore attribuée à aucun client si vous entrez une valeur vide dans le champ ID client.

2. Il n'est pas permis de supprimer un enregistrement de la table principale s'il existe des enregistrements qui lui sont associés dans la table subordonnée. Par exemple, vous ne pouvez pas supprimer un enregistrement de la table Employés si la table Commandes contient des commandes qui s'appliquent à cet employé.

3. Il est impossible de modifier la valeur d'un champ clé dans la table principale si des enregistrements lui sont associés. Par exemple, vous ne pouvez pas modifier un code d'employé dans la table Employés s'il existe des commandes liées à cet employé dans la table Commandes.

Pour appliquer ces règles à une relation spécifique, vous devez cocher la case lors de sa création. Si cette case est cochée, toute tentative d'effectuer une action qui enfreint l'une des règles énumérées ci-dessus entraînera l'affichage d'un avertissement à l'écran et l'action elle-même ne sera pas effectuée.

Pour surmonter les restrictions sur la suppression ou la modification des enregistrements associés tout en préservant l'intégrité des données, vous devez cocher les cases Mise à jour en cascade des champs associés et Suppression en cascade des champs associés. Si la case "Mise à jour en cascade des champs associés" est cochée, alors lorsque le champ clé de la table principale est modifié, les valeurs correspondantes des enregistrements associés sont automatiquement modifiées. Si la case « Suppression en cascade des champs associés » est cochée, alors lorsqu'un enregistrement de la table principale est supprimé, tous les enregistrements associés de la table subordonnée sont également supprimés.

Requêtes MS Access

Quelles sont les demandes

L'objectif principal d'un tableau dans MS Access est de stocker les données saisies. En même temps, il joue le rôle de stockage passif, c'est-à-dire qu'il ne peut initier lui-même ni le processus de demande de nouveaux enregistrements ni le transfert d'informations à l'utilisateur final. A cet effet, le SGBD utilise d'autres objets - les requêtes.

Toutes les requêtes sont divisées en requêtes de sélection et requêtes d'action.

Après l'exécution requête de sélection Le SGBD crée une table virtuelle dans laquelle il saisit les informations sélectionnées et les stocke jusqu'à la fermeture de la table générée. Lorsque cette requête se ferme, la table résultante est détruite, libérant ainsi la mémoire qu'elle occupait.

Contrairement à une requête de sélection, demande-action apporte des modifications aux données existantes. À l'aide d'une requête d'action, vous pouvez créer automatiquement une nouvelle table, saisir des données dans une table existante ou supprimer ou modifier un ensemble d'enregistrements d'une table existante.

Toute requête nouvellement créée dans MS Access est automatiquement considérée comme une requête de sélection. Dans le cas où l'utilisateur ou le développeur a besoin de recevoir une requête-action, cela doit être spécifiquement indiqué. Cela permet d'éviter des actions accidentelles sur les données qui ne peuvent pas être annulées.

En fait, une requête dans MS Access est une instruction dans le langage SQL(Structured Query Language), qui constitue aujourd'hui le principal moyen de composition de requêtes dans les SGBD relationnels les plus courants. Grâce au mécanisme SQL, il devient possible à la fois d'accéder au contenu des bases de données MS Access à partir d'autres applications (y compris des applications d'autres fabricants) et d'obtenir des données pour MS Access à partir d'applications externes prenant en charge SQL.

Les requêtes dans MS Access sont disponibles en trois modes : le mode table, dans lequel la requête apparaît comme une table ordinaire, le mode conception, où la requête apparaît sous la forme d'un diagramme d'objets associés et sous forme d'instructions SQL.

Démarrage rapide SQL

Structured Query Language est un langage de requête destiné spécifiquement aux bases de données relationnelles. SQL a été développé dans les années 70 par IBM et standardisé par l'ANSI (American National Standards Institute). C'est pourquoi il est souvent également appelé ANSI-SQL. L’un des avantages de SQL est son utilisation généralisée. Il ne faut pas oublier que sur différents SGBD, le dialecte SQL peut différer du standard (ANSI SQL89 et ANSI SQL92). Le dialecte SQL utilisé dans MS Access s'appelle Jet SQL.

Un petit ensemble de commandes SQL et une syntaxe spécifique pour composer des expressions vous permettent d'effectuer des opérations arbitrairement complexes. La méthode la plus courante consiste à récupérer les données associées à partir d'une ou plusieurs tables à l'aide d'une instruction SELECT, mais SQL peut insérer des informations, modifier des enregistrements stockés et créer de nouveaux objets de base de données selon les besoins. SQL est utilisé non seulement dans MS Access, mais également dans tous les SGBD modernes.

Les requêtes SQL sont construites sur un dialecte lexical basé sur la sémantique du langage ordinaire (anglais). Lors de la création du langage, il a été supposé que tout utilisateur non formé pouvait y écrire une structure, guidé uniquement par ses besoins et basé sur la structure de données existante. Parmi les instructions de base sur lesquelles sont basées les requêtes, il convient de souligner les commandes les plus courantes suivantes :

1. SELECT - est destiné à sélectionner dans la base de données un ensemble d'enregistrements qui répondent au critère spécifié. Les paramètres d'entrée de l'instruction sont les noms des champs de table qui doivent être inclus dans le jeu de résultats.

2. MISE À JOUR - utilisé pour modifier les enregistrements (un ou plusieurs). L'utilisateur précise les noms des champs du tableau et leurs nouvelles valeurs.

3. DELETE - une instruction qui supprime complètement tous les enregistrements spécifiés de la base de données (et pas seulement les valeurs des champs individuels).

4. CREATE - vous permet de créer de nouveaux objets de base de données.

Les constructions de langage auxiliaires, par exemple WHERE, spécifient les critères d'une recherche affinée parmi les enregistrements sélectionnés.

Le langage de requête implémenté dans Microsoft Access prend en charge quatre extensions supplémentaires : TRANSFORM (vous permet de créer des requêtes croisées), IN (crée une connexion à une base de données distante), DISTINCTROW (définit une requête de jointure avec la possibilité de joindre des données), WITH OWNER -OPTION D'ACCÈS (vous permet de créer des requêtes spécialisées qui peuvent être exécutées par un utilisateur qui n'a pas de droits d'accès aux tables sur lesquelles la requête opère). La fonction peut être une fonction récapitulative SQL telle que AVG, COUNT, MAX, MIN, STDEV, STDEVP, SUM, VAR ou VARP. De plus, les fonctions intégrées de MS Access et le langage VBA intégré peuvent être utilisées comme fonction.

Création de requêtes

Afin de créer une requête de sélection, vous devez vous rendre dans l'onglet "Création" de la fenêtre de la base de données et cliquer sur le bouton "Assistant de requête", ce qui ouvrira une boîte de dialogue.

Lors de la création d'une demande à l'aide Designer le développeur doit sélectionner des tables ou des requêtes contenant les données nécessaires et remplir le formulaire de demande. Formulaire de demande situé en bas de la fenêtre du concepteur et contient une description de la demande sous forme de tableau (voir Figure 6.3.2). Cette option doit être sélectionnée pour créer une requête à partir de zéro en mode Création.

Chaque colonne du formulaire de demande correspond à un champ. Les lignes "Field" et "Table Name" contiennent des listes qui permettent de déterminer le champ souhaité. Le tableau du formulaire de demande s'agrandit automatiquement vers la droite lorsque de nouveaux champs sont ajoutés à la demande. Le menu contextuel associé au formulaire de requête permet de masquer ou à l'inverse d'afficher les lignes « Nom de la table » et « Opération de groupe ». Sous "Opération de groupe" fait référence au traitement et à la généralisation des valeurs d'un champ donné à l'aide d'une fonction spécifique (Par exemple, la fonction « Compter » permet de compter le nombre d'enregistrements).

Si vous utilisez l'option Demande simple, la boîte de dialogue Assistant de requête simple s'ouvrira, dans laquelle vous devrez sélectionner les champs participant à la requête parmi toutes les tables ou requêtes incluses dans la base de données. La boîte de dialogue finale de l'Assistant offre à l'utilisateur le choix d'exécuter la requête ou de visualiser sa structure en mode conception. Le principal avantage de cette méthode est que l'assistant remplit automatiquement le formulaire de demande). Si la requête que vous recevez ne répond pas à vos besoins, vous pouvez y apporter des modifications en mode Création.

Demande croisée est une opération de construction de table permettant de calculer des totaux en fonction d'une table ou d'une requête existante. Une requête croisée est créée en supposant que la table d'origine contient les données nécessaires pour former les en-têtes de ligne et de colonne de la nouvelle table. Par exemple, à partir de l'ensemble du volume des ventes de biens et de services pour toute l'histoire de l'entreprise, il est nécessaire de sélectionner des indicateurs pour des postes spécifiques pour une année spécifique, plusieurs mois ou trimestres spécifiques.

Dans le cas où, dans l'ensemble du tableau de données d'une ou plusieurs tables, vous devez sélectionner uniquement les données qui sont répétées, vous devez utiliser l'option « Entrées en double ». Par exemple, sélectionnez les produits dont le nombre de ventes est « supérieur à un ».

Si vous devez rechercher parmi tous les enregistrements de la base de données ceux qui n'ont pas de subordonnés, vous devez sélectionner l'option « Enregistrements sans subordonnés ». Par exemple, il s'agit d'une situation assez typique pour toute base de données qui enregistre les transactions commerciales pour des clients ou des produits spécifiques. Il n'est pas nécessaire de stocker des informations sur une livraison spécifique de marchandises si les marchandises elles-mêmes sont vendues depuis longtemps. Il n'est pas non plus nécessaire de conserver dans la liste des « clients réguliers » les noms des personnes qui n'ont effectué aucun achat depuis longtemps. Évidemment, moins vous devez parcourir d’enregistrements, plus l’ensemble du SGBD fonctionne rapidement.

Requête avec paramètres est une requête qui invite l'utilisateur à saisir des données dans sa boîte de dialogue, telles qu'une condition pour renvoyer des enregistrements ou une valeur à contenir dans un champ. Vous pouvez créer une requête qui vous invite à saisir plusieurs informations, telles que deux dates. Cela renverra tous les enregistrements entre les deux dates spécifiées. Il est également pratique d'utiliser des requêtes avec des paramètres comme base pour des formulaires et des rapports. Par exemple, vous pouvez créer un rapport de revenus mensuel basé sur une requête avec des paramètres. Lorsque ce rapport est affiché, une invite apparaîtra à l'écran pour saisir le mois dont les revenus intéressent l'utilisateur. Après avoir entré le mois, le rapport requis sera présenté à l'écran. Vous pouvez créer un formulaire ou une boîte de dialogue spécial qui, au lieu d'une boîte de dialogue de requête avec des paramètres, vous invitera à saisir des paramètres de requête.

Il existe un certain nombre de calculs que vous pouvez effectuer dans une requête, tels que trouver la somme ou la moyenne des valeurs d'un champ, multiplier les valeurs de deux champs ou calculer une date correspondant à un nombre de mois spécifié à partir de la date actuelle.

Les résultats des calculs affichés dans le champ ne sont pas stockés dans la table de base. Au lieu de cela, les calculs sont effectués à nouveau chaque fois qu'une requête est exécutée, de sorte que les résultats représentent toujours le contenu actuel de la base de données. Il n'est pas possible de mettre à jour manuellement les résultats calculés.

Vous pouvez utiliser des fonctions MS Access intégrées ou des expressions créées par l'utilisateur pour définir un champ calculé. Vous devez sélectionner une expression pour chaque champ calculé. Les expressions qui définissent les champs calculés sont créées à l'aide de l'assistant de requête simple ou saisies par l'utilisateur dans la ligne Opération de groupe du formulaire de requête, ce qui vous permet de sélectionner des fonctions statistiques pour les calculs effectués sur le champ. Le formulaire de demande spécifie également les conditions de sélection qui déterminent les groupes pour lesquels les totaux sont calculés, les enregistrements inclus dans les calculs ou les résultats affichés une fois les calculs terminés.

Les calculs utilisant des formules définies par l'utilisateur nécessitent la création d'un nouveau champ calculé directement sur le formulaire de demande. Un champ calculé est créé à l'aide d'une expression saisie dans la cellule Champ vide du formulaire de requête. Les résultats du calcul ne doivent pas nécessairement être affichés dans le champ. Au lieu de cela, ils peuvent être utilisés dans des conditions de sélection pour déterminer les enregistrements sélectionnés dans une requête ou pour déterminer les enregistrements sur lesquels une action est effectuée.

Conditions de sélection des enregistrements

Les conditions de sélection des enregistrements peuvent être définies pour un ou plusieurs champs dans la ligne « Condition de sélection » du formulaire de demande (voir Figure 6.3.2). La condition de sélection est une expression composée d'opérateurs de comparaison et d'opérandes utilisés pour la comparaison. Les éléments suivants peuvent être utilisés comme opérandes d’expression : les littéraux et les constantes.

Un littéral est une valeur explicite, telle qu'un nombre, une valeur de chaîne ou une date. Des exemples de valeurs en représentation explicite sont "Moscou", 100 et #1-Jan-94#. Les dates doivent être placées entre caractères (#) et les valeurs de chaîne doivent être placées entre guillemets droits (").

Une constante représente une valeur qui ne change pas. True, False, True, False et Null sont des exemples de constantes automatiquement définies dans MS Access. Il est également possible d'utiliser caractères génériques présentés dans le tableau suivant.

Signe	Exemple	Usage
*	ko* recherche "chat", "pot" et "café", *ka recherche "bouton", "dossier" et "pratique"	Correspond à n'importe quel nombre de caractères et peut être utilisé n'importe où dans une chaîne de texte
?	n?nik trouve "original", "assistant" et "ennemi"	Correspond à n'importe quel caractère
#	5#2 trouve 502, 572, 592	Correspond à n'importe quel chiffre
	l[ai]pa trouve "patte" et "tilleul", mais pas "loupe"	Correspond à n'importe quel caractère placé entre crochets
!	l[!ai]pa trouve "loupe", mais pas "patte" ni "tilleul"	Correspond à n'importe quel caractère, à l'exception de ceux entre parenthèses
-	b[a-c]d trouve "mauvais", "bbd" et "bvd"	Correspond à n’importe quel caractère parmi une gamme de caractères. Cette plage doit être précisée par ordre croissant (par exemple, de A à Z, mais pas de Z à A)

Opérateur ENTRE ET détermine si une valeur d'expression appartient à une plage spécifiée

Opérateur DANS vérifie si la valeur de l'expression correspond à l'un des éléments de la liste spécifiée, qui est spécifiée entre parenthèses.

Opérateur ET nécessite l'exécution simultanée de toutes les expressions qu'il concatène.

Opérateur OU nécessite l’exécution d’au moins une des expressions qu’il connecte.

Opérateur PAS nécessite le non-accomplissement de l'expression devant laquelle il apparaît.

Des exemples de définition de plages de valeurs à l'aide d'opérateurs sont présentés dans le tableau suivant.

Un autre élément intégré pour trouver les informations dont vous avez besoin dans Access sont les fonctions. La fonction renvoie une valeur qui est le résultat d'un calcul ou d'une autre opération. Microsoft Access définit un certain nombre de fonctions intégrées, par exemple :

fonction Somme renvoie la somme d'un ensemble de valeurs de champ ; fonction Moy. calcule la moyenne arithmétique de l'ensemble de nombres contenus dans le champ de requête spécifié ; fonction Compter calcule le nombre d'enregistrements renvoyés par la requête.

Requêtes-actions

Comme mentionné précédemment, il existe une autre catégorie de requêtes : les requêtes d'action, qui modifient les données. Cette catégorie se compose de quatre types dans lesquels les conditions spécifiées dans le formulaire servent à sélectionner les enregistrements à modifier, et des informations supplémentaires déterminent la nature des modifications.

Demande effacement-supprime un groupe d'enregistrements d'une ou plusieurs tables. À l’aide d’une demande de suppression, vous pouvez uniquement supprimer l’intégralité de l’enregistrement, et non les champs individuels qu’il contient.

Demande créer un tableau-crée une nouvelle table à partir de tout ou partie des données d'une ou plusieurs tables et entre les enregistrements sélectionnés dans la nouvelle table. Ce type de demande peut être utile lors de la création de copies de sauvegarde d'informations. Par exemple, sélectionnez tous les anciens enregistrements à copier dans une table de sauvegarde distincte, puis supprimez tous ces enregistrements à l'aide d'une requête de suppression de la table principale.

Demande ajout- ajoute un groupe d'enregistrements d'une ou plusieurs tables à une ou plusieurs autres.

Demande mise à jour enregistrements - apporte des modifications générales à un groupe d'enregistrements d'une ou plusieurs tables. Une requête de mise à jour d'enregistrement vous permet de modifier les données des tables existantes.

Lorsque vous travaillez avec une requête en mode conception, vous pouvez convertir une requête existante vers l'un de ces quatre types. Pour cela, sélectionnez le type de demande dans le menu « Demande » (voir Figure 6.5.1).

Lors de la conversion d'une demande vers un autre type, la composition des lignes du formulaire de demande change en conséquence. Dans les deux types de requêtes, Créer une table et Ajouter, MS Access affiche une boîte de dialogue pour plus d'informations avant de passer en mode Conception.

L'utilisateur peut ouvrir différentes requêtes en mode Création : requête de sélection, requête croisée et requête de modification. Les requêtes de sélection et croisées peuvent également être ouvertes en mode Feuille de données pour afficher les résultats. Une demande de modification ne peut pas être ouverte en mode Feuille de données. Cependant, dans ce mode, vous pouvez prévisualiser les données qui seront impliquées dans la demande de modification. Cette requête diffère en ce que dans la fenêtre de la base de données, il y a un point d'exclamation (!) à côté de son nom.

Requêtes SQL

Requête SQL est une requête créée à l'aide d'instructions SQL. Des exemples de requêtes SQL incluent les requêtes de jointure, les requêtes de serveur, les requêtes croisées et les requêtes subordonnées.

Demande syndicat- combine les champs d'une ou plusieurs tables ou requêtes en un seul champ dans les résultats de la requête. Par exemple, si six fournisseurs envoient de nouvelles listes d'équipements chaque mois, vous pouvez utiliser une demande de fusion pour combiner les listes en une seule. Ensuite, placez les résultats dans une nouvelle table créée à l'aide d'une requête de création de table basée sur la requête de jointure.

Demande au serveur- Envoie des commandes directement aux bases de données ODBC, telles que Microsoft SQL Server, en utilisant uniquement les commandes prises en charge par ce serveur.

Demande contrôle Crée ou apporte des modifications aux objets de base de données, tels que les tables Microsoft Access ou Microsoft SQL Server.

Formulaires MS Access

informations générales

Il n'est pas toujours pratique pour l'utilisateur final d'une base de données de travailler directement avec des tables, et la présentation des données qu'elles contiennent n'est pas très claire. Les formulaires MS Access sont généralement utilisés pour créer une interface utilisateur pour n'importe quelle base de données. La plupart des données présentées dans un formulaire proviennent d'une table ou d'une requête. Chaque formulaire est un conteneur dans lequel contrôles pour visualiser et modifier des données, naviguer dans un ensemble d'enregistrements et effectuer des actions actives lorsque divers événements se produisent.

Un champ est un objet visuel utilisé pour afficher des informations, saisir et modifier des données, effectuer certaines actions ou simplement décorer un formulaire.

La première et la plus courante utilisation des formulaires consiste à saisir et à modifier des informations. Pour cela, divers contrôles sont utilisés, le plus souvent il s'agit de champs de saisie dans lesquels sont saisies des données de différents types, de listes déroulantes avec un ensemble de valeurs de substitution et de commutateurs logiques. Aussi, à l'aide du formulaire, vous pouvez effectuer toutes manipulations avec la base de données : créer et détruire ses objets, lancer d'autres formulaires ou rapports, etc. Par rapport au traitement des données en mode tableau, les formulaires présentent les avantages suivants :

1. le formulaire permet de se concentrer sur un seul enregistrement à un moment donné, car, en règle générale, il affiche tous les champs d'un enregistrement, contrairement au mode tableau, qui affiche plusieurs enregistrements à la fois, il faut donc faites défiler la fenêtre pour afficher le contenu de tous les champs ;

2. les contrôles sur le formulaire peuvent être organisés de manière logique, ce qui facilite la lecture et l'utilisation des données ;

3. Certains objets de la base de données, tels que les images, les animations, les sons et les clips vidéo, ne peuvent être affichés ou lus qu'en mode Formulaire et non en mode Tableau.

L'édition du formulaire s'effectue en mode visuel, ce qui vous permet d'expérimenter l'emplacement des contrôles et leur apparence. Dans le même temps, de nombreux éléments, une fois créés, lancent leurs propres « Assistants », qui facilitent le processus de définition de leurs propriétés.

Les formulaires peuvent contenir les sections suivantes : en-tête, en-tête, zone de données, pied de page et note. En mode formulaire titre apparaît en haut de l’écran et, une fois imprimé, en haut de la première page. En-tête et pied de page peut contenir des informations qui doivent apparaître respectivement en haut ou en bas de chaque page. Les en-têtes et pieds de page apparaissent uniquement lorsque le formulaire est imprimé. Zone de données contient des enregistrements. Vous pouvez afficher une ou plusieurs entrées sur un écran ou une page. Note en mode formulaire, il apparaît en bas de l'écran, et en impression, il apparaît sur la dernière page après la zone de données.

Création de formulaires

La création d'un formulaire commence en cliquant sur l'onglet Créer dans la fenêtre de la base de données.

Pour faciliter la saisie des informations dans les tableaux, des formulaires sont utilisés. Dans Access 2007, vous pouvez utiliser des modèles de formulaires ; les boutons correspondants se trouvent sur le ruban « Créer ». Le premier modèle est utilisé pour créer un formulaire dans lequel vous pouvez saisir des informations sur une seule ligne du tableau correspondant à la fois.

Le formulaire du tableau « Produits » créé à l'aide de ce modèle ressemble à ceci.

S'il y a un grand nombre de champs dans le tableau, ce formulaire est très pratique pour saisir des données, il ne vous permet pas de sauter accidentellement la saisie d'un champ. L'inconvénient est que vous devez revoir la table source pour éviter de saisir par erreur des données qui s'y trouvent déjà. Lors du passage à l'entrée suivante, le programme vérifiera le caractère unique des ajouts effectués et n'autorisera pas la répétition, mais le temps de saisie est déjà écoulé.

La forme créée à l’aide du flan suivant est préférable.

Comme le montre le commentaire de la commande de création d'un tel formulaire, elle permet de voir à l'écran les données déjà saisies dans le tableau et les champs de saisie. Le formulaire du tableau « Produits » créé à l'aide de ce modèle ressemble à ceci. Veuillez noter l'erreur de commentaire : le tableau est situé en bas et les champs du formulaire sont en haut de la fenêtre du formulaire.

Une option intermédiaire en termes de facilité d'utilisation parmi les formulaires décrits ci-dessus peut être considérée comme un formulaire créé à partir du troisième formulaire (Fig. 02_3).

Il permet de voir plusieurs enregistrements d'un formulaire à l'écran à la fois, mais cela n'est pas acceptable pour les tables comportant un très grand nombre de champs, car cela réduit la commodité de saisir des informations dans de petits champs.

Constructeur- créer un formulaire basé sur un formulaire vierge à l'aide des outils de conception de formulaires. Cette option est mieux utilisée soit pour les formulaires très simples, soit, à l'inverse, pour les formulaires très complexes qui ne sont pas fournis par l'assistant MS Access intégré.

Diagramme- créer un formulaire avec un diagramme basé sur les champs de table sélectionnés. Dans ce cas, Microsoft Excel crée automatiquement un graphique à l'aide des champs spécifiés.

Tableau croisé dynamique- création d'un tableau croisé dynamique Microsoft Excel basé sur des tables ou requêtes Access. Cette option de création de formulaire doit être utilisée dans les cas où il est nécessaire d'afficher un résultat récapitulatif intégré.

Le contenu de la combo "Table/Requête" indique sur quel objet MS Access (table ou requête) le formulaire sera basé.

Pour personnaliser les éléments du formulaire, vous devez passer en mode conception.

Contrôles

Tous les éléments ajoutés à un formulaire sont des contrôles. Des exemples de différents contrôles incluent les champs, les zones de texte, les zones de liste, les boutons radio, les boutons et les lignes.

Lorsque vous ouvrez un formulaire en mode Conception, MS Access affiche une boîte à outils qui propose des outils pour ajouter et utiliser différents types de contrôles.

Les boutons de la barre d'outils sont décrits dans le tableau suivant.

Nom du bouton	Description
Sélection d'objets	Permet de sélectionner un champ spécifique en cliquant dessus, ou un groupe de champs en cliquant dessus un à un tout en maintenant la touche Maj enfoncée. Lorsque le bouton est enfoncé, vous pouvez sélectionner des champs à l'aide d'un rectangle de sélection
Une inscription	Vous permet de saisir un texte descriptif pour nommer un élément ou donner des instructions. La plupart des contrôles sont automatiquement étiquetés
Groupe de commutation	Crée une série de contrôles parmi lesquels vous pouvez sélectionner et qui attribuent une valeur numérique au champ
Changer	Crée un bouton circulaire généralement utilisé dans un groupe de boutons radio mutuellement exclusifs. Le bouton en surbrillance est indiqué par un cercle noir
Boîte combo	Un contrôle est créé et consiste en une zone de texte avec une zone de liste en dessous. L'utilisateur peut soit saisir du texte dans le champ de texte, soit sélectionner un élément dans une liste.
Bouton	Ajoute un bouton rectangulaire sur lequel vous pouvez cliquer pour effectuer une action (telle que Ok ou Fermer)
Cadre d'objet libre	Les objets OLE (par exemple une feuille de calcul MS Excel) sont affichés. L'objet est persistant, il ne change pas à chaque entrée)
Saut de page	Le formulaire est divisé sur plusieurs écrans (ou plusieurs pages une fois imprimé)
Sous-formulaire/rapport	Les informations d'une table supplémentaire sont ajoutées au formulaire et l'utilisateur peut afficher ou modifier ses données
Rectangle	Dessine un rectangle sur un formulaire pour regrouper ou mettre en évidence un certain nombre d'éléments
Maîtrise	Si ce bouton est cliqué, alors lors de la création d'un nouvel objet complexe (par exemple un bouton), l'assistant de création de champs complexes se lance automatiquement
Champ	Un champ est ajouté pour afficher, saisir ou modifier des données
Changer	Un bouton rectangulaire est ajouté et peut être utilisé pour activer et désactiver l'option. Lorsque le paramètre est activé, le bouton est enfoncé
Case à cocher	Une petite fenêtre carrée est ajoutée et peut être utilisée pour activer et désactiver le paramètre. Lorsque cette option est activée, la fenêtre contient une marque de contrôle
Liste	Ajoute un contrôle qui affiche une liste dans laquelle vous pouvez sélectionner un élément
Dessin	Une image permanente est ajoutée au formulaire (elle ne change pas lorsque les enregistrements sont modifiés)
Cadre d'objet attaché	Affiche les objets OLE stockés dans les enregistrements de table, tels que les photographies des employés. L'objet changera lors de la visualisation de différentes entrées
Ensemble d'onglets	Vous permet de diviser le formulaire en onglets séparés
Doubler	Vous permet de tracer une ligne droite distincte sur le formulaire pour séparer ou mettre en évidence les contrôles
Autres éléments	Ajouté à partir de la liste des contrôles supplémentaires fournis avec Ms Office. Ces éléments sont affichés dans le menu qui apparaît lorsque vous cliquez sur ce bouton

Les contrôles peuvent être divisés en attachés, gratuits et calculés.

Contrôle attaché- un élément de contrôle qui affiche la valeur d'un champ dans une table de base ou une requête. Le nom de la table ou du champ de requête est défini comme valeur de la propriété Data du contrôle. Un contrôle dépendant vous donne la possibilité d'afficher ou de modifier les valeurs dans un champ dépendant et constitue le type de contrôle le plus courant.

Contrôle gratuit- un élément de contrôle non associé à un champ. Les contrôles gratuits sont utilisés pour afficher des informations, telles que des instructions de formulaire ou des dessins créés dans d'autres applications. Par exemple, les lignes et les rectangles sont des contrôles libres. Des commandes libres (telles que des boutons ou des commutateurs) peuvent également être utilisées pour gérer certaines actions de l'utilisateur.

Contrôle calculé- un élément de contrôle qui affiche le résultat d'un calcul d'expression, plutôt que les données enregistrées. La valeur du contrôle est recalculée à chaque fois que l'expression change.

Chaque contrôle d'un formulaire possède des propriétés. Les propriétés du contrôle définissent la structure, l'apparence et le comportement du contrôle, ainsi que les caractéristiques des données qu'il contient. Les propriétés de l'objet sélectionné sont affichées (et peuvent être modifiées) dans la fenêtre des propriétés (voir Figure 7.3.2).

La modification des valeurs des propriétés d'un formulaire ou de tout contrôle de formulaire, ainsi que l'ajout de nouveaux éléments, se produisent en mode conception.

Formulaires de boutons

En règle générale, les bases de données sont constituées d'un grand nombre de formulaires et de rapports. Les formulaires à boutons-poussoirs sont souvent utilisés pour faciliter la navigation dans la base de données. Les boutons sont placés sur le formulaire à bouton-poussoir ; lorsque vous cliquez dessus, ils ouvrent des formulaires ou des rapports (ou ouvrent d'autres formulaires à bouton-poussoir qui ouvrent des formulaires et des rapports supplémentaires), quittent MS Access ou configurent le formulaire à bouton-poussoir lui-même.

Un formulaire à bouton-poussoir est une interface de base de données plus simple qui est préférée par les utilisateurs par rapport à une fenêtre de base de données. Il s'adresse principalement à ceux qui utilisent la base de données et préfèrent ne pas travailler sur sa conception (c'est-à-dire l'utilisateur final et non le développeur de la base de données).

Pour créer un formulaire de boutons, il est pratique d'utiliser le gestionnaire de formulaires de boutons. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Travailler avec des bases de données → "Gestionnaire de formulaires de boutons-poussoirs". À l'aide de ce complément, un formulaire pratique et fonctionnel est automatiquement créé pour effectuer des actions de base avec la base de données. Vous pouvez créer, modifier et supprimer des pages de formulaire de boutons dans la boîte de dialogue Switchboard Manager. Un exemple de formulaire de bouton est présenté dans la figure 7.4.1.

Lorsque vous créez un formulaire de bouton à l'aide du Button Form Manager, MS Access crée un tableau « Éléments du formulaire de bouton » qui décrit le texte et les actions des boutons du formulaire. Si vous modifiez ensuite le formulaire de bouton en mode Création de formulaire, l'application peut cesser de fonctionner. Si vous devez modifier considérablement la forme du bouton, il est préférable de la recréer et de la désigner comme celle de départ.

Rapports MS Access

informations générales

Un rapport est un outil flexible et efficace pour organiser les données à imprimer. A l'aide du rapport, il est possible d'afficher les informations nécessaires sous la forme dans laquelle elles sont requises.

Les informations sous-jacentes d'un rapport proviennent de la table, de la requête ou de l'instruction SQL sous-jacente qui constitue la source de données du rapport. D'autres informations sont saisies lors de la conception du rapport. Les contrôles sont utilisés pour créer une connexion entre un rapport et sa source de données (tout comme les formulaires). Ces éléments peuvent être des champs, des étiquettes, des lignes ou d'autres objets graphiques.

Les autres objets inclus dans la catégorie de rapports MS Access incluent les étiquettes d'adresse (et d'autres types d'étiquettes) créées par l'Assistant Étiquette et les graphiques créés par l'Assistant Graphique.

Les rapports standard sont divisés en deux types : en colonnes et en bandes.

Rapport en colonnes fait plutôt penser à un formulaire régulier : chaque champ est affiché sur une ligne distincte, avec le nom à gauche et le contenu à droite. Selon le nombre de champs dans la base de données, chaque enregistrement peut être localisé sur une ou plusieurs feuilles.

Rapport sur bande structuré de manière à ce que chaque champ soit situé dans une colonne distincte et que chaque enregistrement soit représenté par une ligne. Ce rapport ressemble au mode tableau. Les valeurs totales (sous-totaux, moyennes, etc.) peuvent être localisées à différents niveaux de la structure du rapport.

En mode conception, les rapports sont divisés en plusieurs sections (voir Figure 8.1.1). Les informations contenues dans chaque section sont affichées à un endroit spécifique dans le rapport imprimé. Chapitre Titre du rapport apparaît au début de la première page. Chapitre Remarque sur le rapport- à la fin de la dernière page. Contenu des sections En-tête de page apparaît en haut de chaque page du rapport et la section bas de page- en bas de chaque page. Informations de la rubrique Zone de données s'affiche pour chaque enregistrement inclus dans le rapport.

Un rapport avec regroupement de données vous permet de calculer les totaux pour les groupes, ainsi que de présenter les informations sous une forme facile à utiliser. Un en-tête de groupe est imprimé au début de chaque nouveau groupe d'entrées et peut contenir le nom du groupe et d'autres informations s'appliquant à l'ensemble du groupe. Une note de groupe est imprimée à la fin d'un groupe d'enregistrements et contient généralement les résultats des calculs de groupe.

Lors de la première étape de maîtrise du programme Access, il est conseillé d'utiliser la commande « Assistant de rapport » située dans l'onglet « Création ».

Pendant le fonctionnement, le « Report Wizard » proposera de sélectionner les champs disponibles dans la liste (voir Fig. 03_2), pour lesquels vous pouvez utiliser les flèches gauche et droite, en mettant en évidence la ligne souhaitée dans la liste avec le curseur.

Nous déplaçons tous les champs disponibles vers la droite.

À l'étape suivante, nous pouvons choisir comment trier les informations dans le futur rapport. Sélectionnez le tri par ordre alphabétique (croissant) pour le champ « Nom du produit ».

L'étape suivante de « l'Assistant de rapport » consiste à choisir un style (c'est-à-dire l'apparence du futur rapport) - choisissez celui qui vous convient le mieux.

À la dernière étape, vous devez sélectionner un nom de rapport qui vous convient et soit afficher le rapport terminé, soit procéder à l'édition en sélectionnant la commande « Modifier la mise en page du rapport ». Nous choisissons la dernière option.

Option Constructeur vous permet de créer des rapports à partir de zéro en mode conception.