Menurut statistik, pos Rusia kehilangan lebih banyak surat daripada negara lain mana pun di dunia. Namun demikian, ini tetap menjadi layanan penerusan surat utama di Rusia, karena, dengan segala kekurangannya, ini adalah layanan yang paling murah. Untuk melindungi diri Anda saat mengirim dokumen penting apa pun, yang terbaik adalah mengirim surat pesanan dengan pemberitahuan.

Petunjuk langkah demi langkah tentang cara mengirim surat terdaftar dengan pemberitahuan

1. Pertama, Anda perlu membeli amplop tempat Anda meletakkan apa yang ingin Anda kirim. Harap dicatat bahwa ukuran amplop tidak boleh melebihi ukuran lembar A4, dan berat beserta isinya tidak boleh melebihi 100 g.
   
2. Isi informasi yang diperlukan tentang pengirim dan penerima. Tulis dengan jelas dan terbaca - lebih disukai dalam huruf besar. Buat juga catatan "custom with notice".
   
3. Langkah wajibnya adalah datang ke kantor pos agar mereka memberi Anda formulir pemberitahuan, serta menimbang amplop Anda dan menjual prangko jumlah yang diperlukan sesuai dengan tarifnya.
   
4. Isi pemberitahuan - ini adalah formulir dua sisi dengan informasi pribadi tentang pengirim dan penerima. Ketika penerima datang ke kantor pos untuk suratnya, ini adalah pemberitahuan yang akan dikirimkan kepada Anda sehingga Anda memastikan bahwa penerima telah menerima amplop Anda.
   
5. Rekatkan pemberitahuan ke bagian belakang amplop sehingga detail penerima di bagian depan amplop terlihat.
   
6. Berikan amplop Anda ke kasir. Pada tahap ini akan ditimbang, ditempelkan stempel dan barcode dengan nomor keberangkatan. Anda akan diberikan tanda terima yang merinci semua biaya pembayaran - alamat, jenis kiriman, berat amplop, dll.
   
7. Pastikan semuanya benar pada tanda terima dan bayar untuk itu. Anda akan diberikan tanda terima dengan kode 14 digit yang memungkinkan Anda melacak pengiriman amplop di situs web Russian Post.
   

Pemberitahuan pertama disampaikan segera setelah amplop tiba di kantor pos. Jika penerima tidak muncul dalam lima hari, maka satu lagi dikirim, dan satu lagi. Surat disimpan selama satu bulan sejak tanggal penerimaan, setelah itu dikirim kembali ke pengirim.

Dalam hubungan kontrak antara para pihak (baik badan hukum maupun individu), biasanya digunakan korespondensi bisnis. Tak jarang, surat dikirim melalui layanan pos. Bagaimanapun, para pihak berusaha untuk melindungi diri mereka sendiri dari sudut pandang hukum, memiliki bukti pengiriman surat di tangan.

Pos tercatat

Perusahaan dan organisasi, sebelum mengirim surat, mendaftarkannya dengan nomor dan tanggal di jurnal pendaftaran internal korespondensi keluar, kemudian membuat salinan dan meninggalkannya untuk disimpan. Ini akan membantu dalam menyelesaikan perselisihan antara para pihak, jika ada.

Saat mengirim surat dalam amplop biasa, tidak ada bukti fakta pengirimannya, dan tidak ada informasi tentang tanggal penerimaannya. Oleh karena itu, sebaiknya siapkan surat tercatat dengan tanda terima.

Untuk memproses korespondensi ini, isi formulir pemberitahuan pada formulir 119 yang menunjukkan jenis pemberitahuan (sederhana), jenis keberangkatan (surat tercatat), nama lengkap, kode pos dan alamat pengirim dan penerima.

Selanjutnya, setelah membayar layanan pos, Anda dapat mengirim surat terdaftar dengan aman. Cek yang diterima untuk layanan berbayar harus disimpan sebagai bukti bahwa surat itu dikirim. Ini sangat penting ketika ditujukan kepada badan-badan negara untuk melindungi hak-hak dalam peradilan dan kasus lainnya.

Pegawai pos mendaftarkan surat tercatat dengan nomor track, yang berfungsi untuk melacak dari tempat pengiriman ke tempat pengiriman ke penerima. Jika Anda harus menggunakan proses hukum, Anda dapat meminta informasi tersebut di kantor pos. Setelah menerima surat tercatat, penerima menandatangani pemberitahuan tersebut, kemudian petugas pos yang mengantarkan surat tersebut juga menandatangani pemberitahuan tersebut dan membubuhkan cap pos.

Menurut jenis pengiriman, pemberitahuan juga dibagi menjadi sederhana dan terdaftar. Pemberitahuan tipe sederhana tidak tunduk pada pendaftaran dan tidak dihitung, itu hanya dibuang ke kotak surat. Pemberitahuan yang dibuat khusus dilampirkan dan dikirim bersama paket surat dan hanya diterima di kantor pos.

Ketika surat terdaftar yang masuk tiba di kantor pos penerima, karyawan surat mengirimkannya ke alamat yang ditentukan atau ke kotak pos bersama dengan pemberitahuan khusus (formulir 22). Dalam pemberitahuan tersebut, penerima diberitahu tentang korespondensi yang datang atas namanya, yang harus didaftarkan. Untuk menerimanya di kantor pos, penerima harus menunjukkan 3 dokumen: pemberitahuan, paspor, dan surat kuasa (jika penerima adalah badan hukum).

Baca juga: Aplikasi ke Pengadilan Arbitrase untuk Persetujuan Perjanjian Penyelesaian

Surat berharga

Sangat sering, badan hukum - perusahaan, organisasi mengirim berbagai dokumen berharga menggunakan layanan surat. Maju laporan keuangan (kembalian pajak), pernyataan klaim, klaim dan tuntutan.

Untuk perlindungan yang lebih andal terhadap risiko kehilangan surat karena kesalahan pegawai pos, ada cara untuk meneruskan surat berharga dengan nilai yang dinyatakan. Korespondensi ini juga terdaftar. Saat mengirimkan aplikasi, wajib menyatakan nilai dokumentasi, yaitu jumlah yang akan dibayarkan jika dokumentasi hilang atau rusak. Penerimaan surat berharga oleh penerima hanya dimungkinkan di kantor pos dengan memberikan pemberitahuan. Layanan pos tidak mengirimkan atau menyerahkan korespondensi yang berharga ke alamat tempat tinggal atau lokasi penerima.

Aturan untuk mengisi deskripsi lampiran

Tanda terima adalah bukti penerimaan surat yang sebenarnya, namun tidak ada bukti daftar dokumen yang dilampirkan pada surat ini. Jalan keluar dari situasi ini adalah dengan mengirimkan surat berharga dengan deskripsi lampiran dan tanda terima pengembalian. Untuk mengatur transfer semacam itu, Anda perlu menyiapkan formulir yang sudah diisi dalam formulir 107, yang menjamin pengiriman dokumentasi secara lengkap. Itu diisi terlebih dahulu sebelum mengirim surat.

Inventaris pos lampiran dilampirkan secara eksklusif pada surat-surat berharga, tetapi tidak pada surat terdaftar. Selain itu, digunakan dalam desain parsel dan parsel.

Dengan memasuki kantor pos mana pun, pengirim memiliki kesempatan untuk mengambil formulir dalam jumlah yang tidak terbatas. Lagi cara yang nyaman- unduh formulir inventaris pos lampiran, isi terlebih dahulu.
Ada aturan untuk mengisi formulir ini. Siapkan 2 salinan formulir, dan tanpa membiarkan koreksi.

Di bagian atasnya, jenis pengiriman dicatat (surat, parsel, parsel). Isikan nama dan alamat penerima untuk individu, Untuk badan hukum- nama perusahaan dan / atau nama lengkap yang mewakilinya, alamat resmi perusahaan Baris demi baris, daftar dokumentasi dengan catatan kuantitas dimasukkan ke dalam tabel, perkiraan biayanya diumumkan. Jika pengirim telah memutuskan untuk tidak mengumumkan biayanya, ia meletakkan tanda hubung di bidang yang sesuai Baris terakhir dari tabel berisi jumlah total dokumen dan biaya totalnya. Di bawah pengirim menandatangani formulir.

Setelah menyelesaikan inventarisasi oleh pengirim, pegawai pos harus memverifikasi daftar tertulis dengan dokumen yang benar-benar dilampirkan. Kemudian dia menandatangani formulir, menunjukkan posisinya, mencatat tanggal kompilasi, indeks cabang, dan menyegel semuanya dengan segel pos.

Untuk menghindari kesalahan dalam mengisi formulir inventaris, Russian Post di situs webnya menerbitkan contoh surat terdaftar dengan inventaris lampiran dan pemberitahuan. Di sana Anda juga dapat mengunduh formulir inventaris lampiran surat berharga. Juga, deskripsi lampiran F 107 dapat diunduh di bawah ini.

Surat terdaftar adalah kiriman pos yang memiliki nomor identifikasi. Dengan menggunakan nomor ini, Anda dapat melacak pergerakan barang di situs web Russian Post. Pada setiap tahap pergerakan korespondensi, pengidentifikasi dimasukkan ke dalam satu database, yang diperbarui secara berkala.

Surat terdaftar diserahkan kepada penerima atau perwakilannya, yang memiliki surat kuasa, secara langsung. Penerima harus menandatangani pemberitahuan atau pernyataan setelah menerima surat tersebut. Jika penerima tidak ada di rumah, tukang pos meninggalkan pemberitahuan surat tercatat. Dalam hal ini, penerima harus datang ke kantor pos dan menerima korespondensi setelah menunjukkan paspor.

Berat surat terdaftar tidak boleh melebihi 100 gram saat dikirim di dalam Rusia atau 2 kg saat dikirim ke luar negeri. Surat terdaftar dapat terdiri dari dua jenis: sederhana atau kelas 1. Pengiriman Kelas 1 dipindahkan ke titik pengiriman menggunakan penerbangan, sehingga lebih cepat sampai ke penerima. Tentunya pengiriman barang kelas 1 lebih mahal dari barang biasa.

Surat terdaftar dengan pemberitahuan - apa itu?

Seringkali, untuk surat tercatat, mereka juga memilih layanan tambahan seperti pemberitahuan pengiriman. Ini adalah dokumen yang mengonfirmasi penerimaan surat oleh penerima. Saat mengirimkan surat-surat penting, itu adalah bukti resmi bahwa surat telah dikirimkan ke penerima.

Untuk mengajukan layanan ini, Anda perlu mengisi formulir pemberitahuan khusus untuk pengiriman surat tercatat yang dapat diperoleh di kantor pos. Formulir yang diisi oleh pengirim dikirim ke tujuan bersama dengan suratnya. Setelah pengiriman korespondensi, penerima menandatangani pemberitahuan, dan dikirim kembali.

Apa yang diperbolehkan dalam surat terdaftar?

Menurut Order 114-p dari Russian Post, hanya diperbolehkan melampirkan pesan tertulis ke surat apa pun, termasuk yang terdaftar. Berat kiriman tidak boleh melebihi 100 g, dan ukurannya tidak boleh melebihi 229 x 324 mm. Foto, manuskrip, publikasi cetak harus dikirim dalam bentuk parsel. Bagi mereka, berat maksimum yang diijinkan adalah 2 kg.

Bagaimana cara mengirim surat terdaftar?

Untuk mengirim surat terdaftar, Anda perlu menghubungi kantor pos mana pun. Bergantung pada ukuran dan berat surat, Anda harus mengambil amplop dengan ukuran yang diperlukan, menunjukkan alamat penerima dan pengirim di atasnya, mengisi formulir yang sesuai untuk layanan tambahan. Pegawai pos akan menghitung biaya pengiriman, menerima pembayaran, dan mengeluarkan tanda terima.

Kebiasaan sederhana

Jika pengirim tidak membutuhkan tanda terima, ia cukup mengirim surat terdaftar tanpa layanan tambahan.

Kustom dengan pemberitahuan

Untuk mengirim surat terdaftar dengan pemberitahuan, Anda harus mengisi formulir pemberitahuan terlebih dahulu, berikan kepada karyawan beserta suratnya dan beri tahu apa lagi Layanan tambahan Anda membutuhkan.

Kustom dengan deskripsi lampiran

Untuk meneruskan kiriman pos yang berharga, gunakan layanan tambahan seperti inventaris lampiran. Ini hanya tersedia untuk pengiriman di dalam wilayah Rusia. Pengirim mengisi formulir khusus dalam dua salinan, yang mencantumkan barang atau dokumen yang akan dikirim, jumlah dan nilai yang dinyatakan. Nilai yang dinyatakan adalah jumlah yang dapat diterima pengirim jika barang yang didaftarkan hilang atau rusak.

Surat tersebut diserahkan kepada pegawai pos dalam keadaan terbuka, disegel setelah membandingkan inventaris dan isinya. Satu salinan inventaris tetap ada pada pengirim. Penerima dapat membuka kiriman pos semacam itu di hadapan pekerja pos dan memeriksanya dengan inventaris.

Jika ternyata korespondensi tidak sampai seluruhnya, pegawai kantor pos membuat akta. Tindakan tersebut dikirim ke kantor pos utama penyelesaian, atas dasar itu, penyelidikan dilakukan dalam waktu hingga dua bulan. Berdasarkan hasil penyelidikan, penerima diberi ganti rugi atas nilai barang yang tidak diterima sesuai dengan nilai yang dinyatakan. Jika pembayaran kompensasi tertunda atau ditolak untuk membayar, Anda dapat menggunakannya.

Berapa biaya surat tercatat?

Biaya pengiriman surat terdaftar dari Russian Post bergantung pada banyak faktor: berat surat, jarak antara titik keberangkatan dan tujuan, kelas keberangkatan, dll. Tarif pengiriman surat dan pemberitahuan dipasang di situs resmi Russian Post. Namun, tidak mudah menghitung sendiri biaya surat tercatat, karena banyak nuansa yang perlu diperhatikan.

Untuk mengetahui perkiraan biaya pengiriman, Anda dapat menggunakan kalkulator ongkos kirim di situs Russian Post. Untuk melakukan ini, layanan online menunjukkan di mana dan di mana korespondensi harus dikirim, berat atau jumlah lembar surat, metode pengiriman, pilih layanan tambahan yang diinginkan dan hitung harganya.

Waktu pengiriman untuk surat tercatat

Waktu pengiriman untuk barang yang didaftarkan tergantung terutama pada jarak antara titik keberangkatan dan tujuan. Batas waktu pengiriman korespondensi tertulis antara kota-kota penting regional dan regional diberikan dalam Resolusi No. 160 tanggal 24 Maret. 2006. Dari pusat daerah atau daerah ke kota-kota di wilayah subordinasi, surat harus sampai dalam 2 hari, dari pusat daerah ke pemukiman lain - dalam 3 hari.

FAQ

Karena surat tercatat jarang dikirim oleh warga negara biasa, mereka mungkin memiliki pertanyaan tentang jenis surat ini.

Apa perbedaan antara surat terdaftar dan surat biasa?

Surat tercatat berbeda dengan surat biasa pendaftaran wajib. surat biasa pengirim cukup memasukkannya ke kotak surat terdekat. Surat terdaftar diserahkan kepada pekerja pos. Karyawan menerapkan apa yang disebut bar postal identifier (SPI) ke item terdaftar dan mendaftarkannya dalam satu database. Kemudian dia menimbang surat itu, menentukan metode pengiriman, menerima pembayaran dan mengeluarkan tanda terima. Surat terdaftar diserahkan kepada penerima secara langsung, dan tukang pos meletakkan surat sederhana di kotak surat dengan nomor apartemen.

Bagaimana cara mengisi pemberitahuan pengiriman surat tercatat?

Formulir pemberitahuan pengiriman surat terdaftar dapat diperoleh dari petugas pos atau dicetak dari situs dan diisi terlebih dahulu untuk menghemat waktu. Di sisi depan Anda harus menunjukkan:

• jenis dan kategori pengiriman;
• Nama dan alamat penerima pemberitahuan penyerahan;

Di bagian belakang formulir menunjukkan:

• jenis dan kategori kiriman pos;
• Nama dan alamat penerima surat tercatat.

Meneruskan surat dengan surat tercatat dengan tanda terima merupakan jaminan bahwa surat tidak akan hilang dan akan diserahkan kepada penerima secara pribadi, dan pengirim akan diberitahu tentang pengirimannya.

Surat terdaftar adalah kiriman pos yang dimaksudkan untuk melakukan korespondensi pribadi, pengiriman dokumen, kartu pos, kertas. Berbeda dengan surat sederhana, surat tercatat diserahkan secara pribadi ke tangan penerima atau kuasa hukumnya. Saat mengirim korespondensi tertulis terdaftar, Anda dapat menggunakan layanan "tanda terima" atau "pemberitahuan SMS", yang akan memberi tahu pengirim tentang pengiriman surat yang dikirim olehnya.

Surat terdaftar, tidak seperti yang sederhana, adalah kiriman pos terdaftar, yang diberi nomor trek individu (atau, dengan kata lain, pengidentifikasi pos). Dengan menggunakan nomor trek di situs web Russian Post, Anda dapat melacak pergerakan surat dari saat diterima dan pemrosesan utama hingga saat dikeluarkan. Informasi, atau lebih tepatnya status surat, mungkin ditampilkan dengan beberapa penundaan dan ketidakakuratan selama pelacakan. Oleh karena itu, Anda sebaiknya tidak sepenuhnya mengandalkan informasi ini.

Korespondensi surat, seperti jenis surat lainnya, memiliki sejumlah pembatasan:

Bagaimana cara mengirim

Anda dapat mengirim surat terdaftar di divisi mana pun dari Pos Rusia. Pengiriman dilakukan melalui operator.

1. Beli amplop dengan ukuran yang sesuai, masukkan dokumen yang akan dikirim ke dalamnya, segel dan tunjukkan alamat, indeks, dan nama lengkap penerima dan pengirim.
2. Jika Anda memerlukan pemberitahuan pengiriman, ambil formulir gratis f. 119 dan lengkapi.
3. Berikan amplop (dan kop surat) kepada operator, yang menunjukkan bahwa Anda ingin mengirim surat tercatat. Setelah itu, petugas pos akan menimbang barang tersebut dan mendaftarkannya di sistem.
4. Bayar untuk layanan pengiriman dan kumpulkan tanda terima, yang akan berisi pengenal pos unik untuk pelacakan.

Anda dapat mengirim surat terdaftar dalam amplop apa pun, terlepas dari surat (huruf) apa yang tercetak di atasnya. Litera- Ini adalah tanda perangko khusus, analog dari prangko.

Jika Anda mengirim surat terdaftar dengan berat lebih dari 20 gram dalam amplop dengan huruf D, atau surat dengan berat hingga 20 gram dalam amplop dengan huruf A, maka operator akan menempelkan prangko di atasnya jumlah yang tepat, atau sisa jumlah akan dimasukkan melalui sistem. Pengirim tidak perlu melakukan tindakan independen apa pun untuk menempelkan prangko.

Cara mengirim surat terdaftar dengan tanda terima

Tanda terima pengembalian adalah dokumen khusus yang memberi tahu pengirim surat bahwa surat itu telah dikirim dan diserahkan kepada penerima atau perwakilan hukumnya. Dokumen akan ditandatangani oleh penerima, waktu dan tanggal pengiriman akan ditunjukkan. Notifikasi sederhana dan disesuaikan. Yang pertama akan dimasukkan ke kotak surat, yang kedua akan diserahkan secara pribadi.

Pemberitahuan pengiriman adalah formulir (Formulir 119) yang diteruskan bersama dengan korespondensi tertulis, dan setelah pengiriman dikirim ke alamat pengirim.

Untuk mengirim surat terdaftar dengan pemberitahuan, pengirim harus mengisi sendiri formulir f 119. Formulir tersebut dapat diambil di cabang Pos Rusia mana pun secara gratis dan diisi di sana. Setelah mengisi dokumen bersama dengan surat ditransfer ke operator.

Contoh Isi:

Di bagian depan formulir tertera data pengirim surat yang selanjutnya akan menjadi penerima pemberitahuan ini.

Selain pemberitahuan pengiriman secara tertulis, kantor pos memiliki layanan SMS menginformasikan. Untuk menggunakan layanan ini, Anda harus mengisi formulir khusus yang dapat diminta melalui surat. Biaya satu pesan SMS adalah 10 rubel.

Surat terdaftar dapat dikirim dengan kelas 1 - ini adalah jenis pengiriman yang dipercepat (penerusan udara). Untuk pengiriman yang dipercepat melalui udara, Anda harus membayar ekstra, harga tergantung pada berat, jarak pengiriman dan tempat pengiriman (wilayah Federasi Rusia). "Kelas satu" paling relevan untuk pemukiman di mana komunikasi udara disediakan. Bagaimana cara mengirim surat terdaftar kelas 1? Laporkan niat Anda ke operator. Dokumen dan formulir tambahan tidak perlu diisi.

Mengirim surat terdaftar dengan deskripsi lampiran

Inventaris lampiran adalah dokumen khusus yang menunjukkan daftar lampiran dalam surat dan nilainya. Surat atau parsel dengan dokumen yang menyertainya, atas permintaan penerima, pada saat penerimaan, dapat dibuka di hadapan pegawai pos untuk memverifikasi isinya dengan inventaris. Jika terjadi kehilangan atau kerusakan pada salah satu kiriman atau kiriman pos secara keseluruhan, Pos Rusia membayar kompensasi, yang secara langsung bergantung pada nilai yang dinyatakan.

Tidak mungkin mengirim surat terdaftar dengan deskripsi lampiran! Layanan ini hanya tersedia untuk surat tertulis yang berharga.

Surat berharga benar-benar sama dengan surat tercatat, dengan satu-satunya perbedaan - untuk korespondensi tertulis yang berharga, nilai yang dinyatakan ditunjukkan, dan biaya pengirimannya menjadi lebih tinggi.

Untuk mengirim korespondensi tertulis yang berharga dengan daftar lampiran, Anda harus mengisi dua formulir f. 107. Satu dikirim bersama dengan kiriman pos, yang kedua tetap menjadi pengirim. Formulir dikeluarkan secara gratis di kantor pos, formulir juga dapat diisi secara online di situs resmi Russian Post dan kemudian dicetak.

Sampel:

Mengirim korespondensi tertulis dengan nilai yang dinyatakan dilakukan di kantor pos mana pun melalui operator. Pada amplop dengan surat yang Anda butuhkan untuk menunjukkan nilainya. Jika barang tersebut memiliki keterangan lampiran, maka amplop harus dikirim dalam bentuk terbuka. Karyawan harus memverifikasi isinya dengan barang-barang yang akan ditunjukkan oleh pengirim pada formulir 107.

Harga untuk mengirim surat terdaftar dan layanan tambahan

Harga pengiriman surat tercatat tergantung pada beratnya. Biaya 20 gram pertama adalah 50 rubel tanpa PPN dan 60 rubel dengan PPN. Untuk setiap berat 20 gram penuh / tidak lengkap berikutnya, Anda harus membayar tambahan masing-masing 3,00 atau 3,60 rubel, sebelum adanya PPN.

PPN - pajak pertambahan nilai, di Rusia mulai 1 Januari 2019 sama dengan 20%. Perangko yang dibayar dengan perangko tidak dikenakan pajak pertambahan nilai. Artinya, membayar dengan perangko, Anda bisa menghemat 20%.

Anda dapat menempelkan stempel pada amplop sendiri atau operator akan melakukannya. Pekerjaan yang terakhir dibayar.

Pembayaran untuk "pemberitahuan pengiriman" dengan prangko telah dibatalkan sejak 2019. Oleh karena itu, untuk semua kategori pengguna, tarif dengan PPN relevan.

Jika inventaris lampiran diperlukan, maka wajib untuk "memverifikasi bahwa lampiran cocok dengan inventaris lampiran", yang juga harus Anda bayar.

Harga untuk beberapa layanan tambahan dari Pos Rusia tergantung pada subjek Federasi Rusia. Tabel di bawah ini menunjukkan tarif yang berlaku pada tahun 2019 di kota-kota terbesar di negara kita.

Cara mengirim surat terdaftar: instruksi