Envoyer la fiche de paie par e-mail - le plus rapide et le plus moyen pratique se conformer à l'exigence du TC. Certains programmes de comptabilité ont les fonctionnalités nécessaires. Les instructions étape par étape sont dans l'article.

Les rédacteurs en chef du magazine Glavbukh ont testé quatre programmes de comptabilité : Glavbukh Soft, les produits 1C et Kontur.Accounting. Glavbukh Soft a pris le moins de temps et d'efforts pour envoyer les fiches de paie. En 1C, l'envoi est également pratique, mais avant cela, vous devez configurer compte l'organisation et l'envoi lui-même est un processus laborieux. Il n'y a pas de publipostage en masse dans Kontur.Accounting. Voir le tableau de comparaison et les instructions étape par étape ci-dessous.

Tableau. Comparaison des produits Glavbukh Soft, Kontur.Accounting et 1C

Comment envoyer un bulletin de paie à Glavbukh Soft par e-mail

Le programme de comptabilité Glavbukh Soft a une telle fonctionnalité. Ci-dessous instruction étape par étape.

Étape 1. Assurez-vous que les cartes personnelles des employés contiennent des e-mails

Aller au module Ressources humaines/Informations de base. Vérifiez que dans les cartes personnelles du bloc " Informations Complémentaires» e-mails ont été spécifiés.

Étape 2. Sélectionnez l'employé au nom duquel le mailing sera envoyé

Aller au module Salaire/Service/Paramètres, soit en Compte personnel/Détails/Paramètres/Par salaire. Dans le bloc "Envoi à e-mail» sélectionner un employé dans la liste.

Glavbukh Soft est un service pratique pour la comptabilité, le personnel et la comptabilité des marchandises. Le programme est toujours à jour, mis à jour via Internet et ne nécessite pas de spécialiste technique. Pour les problèmes comptables et techniques, vous pouvez contacter directement les développeurs du programme à tout moment, et non des intermédiaires. Inscrivez-vous au programme en quelques minutes et commencez à travailler immédiatement.

Instructions pour 1C : Comptabilité et 1C : Gestion des salaires et du personnel

Avant d'envoyer les fiches de paie aux employés, vous devez créer un compte en 1C.

Étape 1 : Configurer le compte de messagerie de votre organisation

Aller à la rubrique Administration/Organisateur/Mail/Configuration d'un compte système. Dans le formulaire qui s'ouvre, entrez votre adresse e-mail, le but du compte, qui peut utiliser le compte et le nom du propriétaire. Cliquez sur "Détecter automatiquement les paramètres de connexion (recommandé)". Ensuite, le programme doit déterminer automatiquement les paramètres de connexion à boites aux lettres. Si cela ne se produit pas, vous devrez configurer manuellement les paramètres de connexion. Cela peut nécessiter un programmeur.

Étape 2 : Vérifiez les e-mails des employés

Pour l'envoi automatique des fiches de paie, les cartes des employés doivent contenir des e-mails. Assurez-vous qu'ils sont corrects. Allez dans le champ "Email" dans la section Personnel/Employés lien "Données personnelles" ou rubrique Cadres/Voir Voir aussi/Particuliers/Adresses, numéros de téléphone.

Aller à la rubrique Paie/Rapports de paie/Bulletin de paie/Plus/Envoyer/Créer des rapports d'envoi ou par bouton "Envoyer le rapport par e-mail"/Créer la distribution du rapport. Entrez "Nom", cochez la case "Préparé". Dans le champ "Envoyer", précisez le type d'envoi. Renseignez les onglets "Rapports" et "Planification". Dans l'onglet "Livraison", décrivez tous les voies possibles livrer des mailings personnalisés.

Dans l'onglet "Avancé", vous pouvez spécifier des paramètres de messagerie supplémentaires. Cliquez sur Enregistrer l'objet.

Au chapitre Administration/Imprimer des formulaires, rapports et traitement/Diffusion des rapports selon les paramètres enregistrés, exécutez manuellement en cliquant sur le bouton "Exécuter maintenant". Le programme vous permet également d'envoyer automatiquement des fiches de paie à temps donné. Pour ce faire, vous devez configurer la distribution en conséquence.

1C : La comptabilité est un produit qui vous permettra d'effectuer efficacement les tâches du service comptable. 1C: Gestion des salaires et du personnel - un programme qui permet le complexe du personnel et la mise en œuvre de la politique du personnel.

Est-il possible d'envoyer des fiches de paie depuis Kontur.Accounting

Dans Kontur.Accounting, il est impossible d'envoyer des fiches de paie par e-mail. La seule option est de les télécharger et de les envoyer séparément à chaque employé à partir de leur courrier.

Kontur.Accounting est un service pratique et simple pour les petites entreprises.

L'outil vous permet de générer des fiches de paie d'employés d'organisations pour une période de temps arbitraire et de les envoyer aux adresses e-mail des employés et / ou des gestionnaires.

De brefs bulletins de paie sont formés pour les employés et des bulletins de paie détaillés pour le gestionnaire pour l'analyse des résultats des calculs, dans lesquels, outre les montants des charges à payer et le temps payé, les périodes de validité des charges à payer et les indicateurs initiaux de calcul (taux tarifaires , pourcentages de paiement, etc.) sont affichés.

Dans l'en-tête de traitement, vous devez sélectionner l'Organisation et la Période pour lesquelles les fiches de paie seront générées.

Après cela, dans l'arborescence des subdivisions, celles qui sont nécessaires sont marquées par des drapeaux, tandis que la liste de diffusion est automatiquement remplie par les employés des subdivisions sélectionnées. La liste n'inclut pas les employés licenciés, archivés ou marqués pour suppression. Les chefs de départements sont en caractères gras.

Le chef de département peut être précisé dans l'ouvrage de référence "Subdivisions d'organisations".

Les employés pour lesquels aucune adresse e-mail n'a été définie et l'adresse e-mail du responsable n'a pas pu être déterminée sont surlignés en rouge.

L'adresse e-mail du salarié est indiquée dans l'annuaire « Collaborateurs ».

La couleur jaune met en évidence les employés auxquels vous pouvez envoyer des fiches de paie, mais qui ne sont pas marqués des drapeaux correspondants.

Les fiches de paie sont générées à l'aide des algorithmes du rapport "Paies de l'organisation" d'une configuration typique 1C : Gestion de la paie et du personnel 8.2 et sont envoyées via un service de messagerie de configuration standard.

L'utilisation du rapport ne nécessite aucune modification de la configuration type et n'affecte en rien sa mise à jour.

L'utilisation de l'outil est assez simple. Il y a au moins deux façons.

1. Vous pouvez ouvrir à chaque fois un fichier de traitement externe (l'utilisateur doit avoir les droits appropriés) via le menu "Fichier - Ouvrir".

2. Vous pouvez enregistrer le traitement externe dans le répertoire "Traitement externe supplémentaire" via le "Service - Rapports supplémentaires et le traitement." L'utilisateur peut connecter le traitement à la configuration indépendamment.

Pour connecter un nouveau traitement externe, vous devez l'enregistrer dans le répertoire spécifié. Pour cela, depuis le formulaire de la liste des annuaires, ouvrez le formulaire d'inscription en cliquant sur le bouton "Ajouter". Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous devez spécifier le fichier de traitement externe avec l'extension .epf (bouton "Remplacer le fichier de traitement externe"). Le champ Nom affichera automatiquement le nom du traitement externe connecté, qui peut être modifié manuellement. Dans le champ Type, sélectionnez le type de traitement "Traitement".

Les informations sur les traitements connexes sont affichées sous la forme d'une liste de références. Pour utiliser le traitement externe connecté conformément à sa destination, ouvrez le formulaire de liste d'annuaires traitement externe et double-cliquez sur l'entrée souhaitée.

Pour aider le comptable à calculer le RFP, si les employés demandent à envoyer un bulletin de paie. Un traitement simple qui facilite la vie.

Le concept est le suivant : les employés qui ont été facturés un salaire pour la période sélectionnée sont automatiquement sélectionnés, tout en vérifiant avec personnes disponibilité des employés adresses mail et une feuille de règlement (ci-après dénommée RLS) est formée selon personnes, (selon les paramètres, voir ci-dessous) - le fichier radar est archivé (toujours, archive ZIP) et un mot de passe est défini (facultatif), après avoir été ajouté au tableau pour l'envoi, l'étape suivante consiste à cliquer sur le bouton d'envoi . Si les données ne tombent pas dans le tableau pour une raison quelconque, des informations peuvent être trouvées dans le tableau de bord. Les données envoyées ne sont pas mémorisées, vous devez donc d'abord ranger adresse e-mail employés (il y a un onglet pour cela administrateur), encore Formulaire et appuyez en toute confiance sur le bouton Envoyer. C'est tout, maintenant je vais déchiffrer l'onglet administrateur .

Dans le panneau d'administration, la partie configuration et l'automatisation minimale du processus de chargement des adresses e-mail (à partir d'un fichier ou des administrateurs LDAP connus) dans l'annuaire des individus sont collectées. A savoir : dans le livre de référence ZUP 2.5 il y a Coordonnées(adresse, téléphone...)

c'est là que l'email de l'employé (particulier) est ajouté et, si nécessaire, le mot de passe de l'archive (au premier démarrage, le traitement déterminera qu'il n'y a pas de tels champs de service et demandera de les ajouter ou non). Maintenant sur l'onglet lui-même

1. Configuration de l'archivage radar - en utilisant un mot de passe pour l'archive, s'il est sélectionné et que l'individu n'a pas de mot de passe, il sera généré automatiquement de manière aléatoire (numérique, à six chiffres).

2. Type de radar - correspond au choix dans le rapport standard des fiches de paie des salariés.

3. Paramètres serveur de courrier- généralement rempli avec l'administrateur, sinon, vous pouvez suivre l'exemple : vous êtes comptable, votre propre boîte aux lettres lara@%mail.ru alors le serveur devrait être smtp.mail.ru, se connecter lara, mot de passe votre mot de passe pour la boîte aux lettres, théoriquement cela devrait fonctionner, vous devrez le vérifier, respectivement, les employés recevront le radar en votre nom, il a été testé avec son propre serveur de messagerie.

4. Chargement des e-mails à partir de LDAP (schéma samba 3.x), cela ne fonctionnera qu'en interne réseau d'entreprise, cela vaut la peine d'appeler l'administrateur et de pointer ce point, c'est difficile à expliquer, mais vous n'en avez pas besoin, mais l'administrateur comprendra.

5. Chargement d'e-mails à partir d'un fichier - le format xls (Excel) et le séparateur point-virgule txt sont pris en charge. Condition obligatoire : la première ligne contient les noms des colonnes, elles doivent s'appeler Employé et E-mail. S'il s'agit de xls, cela fonctionnera si Excel ou OpenOffice est installé. L'identification s'effectue par le nom et le patronyme d'un individu dans la base de données, seuls les individus identifiés (trouvés par le nom (nom complet)) seront chargés dans la table.

6. Le bouton Charger à partir de la base de données vous permet de préparer (vérifier) ​​une liste d'employés en fonction des éléments.

7. Télécharger sur le bouton de base de données traitement final pour l'ajout d'e-mail et de mots de passe (facultatif) à la base de données, lors de l'ajout, l'état actuel des champs est analysé, en cas de contradiction, une question est posée sur les actions ultérieures.

8. bouton ? (coin supérieur droit) appelle le navigateur avec un lien vers ce message.

Le programme vous permet de générer des fiches de paie individuelles pour les employés et de les envoyer à des adresses e-mail.

Les feuilles se forment à l'aide rapport standard"Fiches de paie". Pour chaque salarié, la fiche est enregistrée dans fichier séparé Exceller.

L'utilisateur peut spécifier la période, l'organisation et, si nécessaire, limiter la liste des employés à une unité.

L'adresse e-mail de l'employé est stockée dans la carte de l'individu. Avant d'utiliser le programme, vous devez renseigner les adresses e-mail personnes, soit manuellement, soit par téléchargement automatique depuis fichier externe Exceller.

Tous les paramètres du programme sont enregistrés et sont valables pour tous les utilisateurs de la base de données.

Le salarié recevra le mail suivant :

Comment utiliser le programme :

1. Traitement ouvert à partir du disque
2. Configurez les paramètres du serveur de messagerie. Spécifiez le nom d'utilisateur, le mot de passe, l'adresse du serveur, le port et la méthode d'autorisation.
3. Précisez la période pour laquelle les fiches de paie seront générées, ainsi que l'organisation. S'il est nécessaire de générer des feuilles pour une seule division, la division est indiquée.
4. Spécifiez le répertoire sur le disque dans lequel l'archive des fichiers de fiches de paie et le protocole d'envoi des courriers seront enregistrés.
5. Remplissez la liste des employés manuellement ou automatiquement en cliquant sur le bouton "Remplir"
6. Les adresses e-mail des employés seront chargées à partir des coordonnées des personnes. Si l'adresse est manquante, vous pouvez la saisir manuellement.
7. Une fois la liste des salariés remplie, vous devez cliquer sur le bouton "Générer les fiches de paie". Après un certain temps, un ensemble de fichiers à distribuer sera généré.
8. Cliquez sur le bouton "Exécuter l'envoi" et remplissez le modèle de lettre.
9. Appuyez sur le bouton "Exécuter l'envoi" et attendez que le programme envoie des lettres.
10. Après la fin de l'envoi, un protocole d'envoi sera écrit dans le dossier avec l'archive des fichiers

Le programme offre gratuitement soutien technique pendant 1 mois.

Le code de traitement est fermé pour modification.

Avantages

1. En un clic, vous pouvez envoyer des dépliants à tous les employés de l'organisation ou d'une unité ;

2. Les feuilles sont enregistrées dans un fichier archive sur disque ;

3. Vous pouvez concevoir un modèle de lettre ;

Garantie de remboursement

Infostart LLC vous garantit un remboursement à 100% si le programme ne correspond pas à la fonctionnalité déclarée de la description. L'argent peut être restitué en totalité si vous le déclarez dans les 14 jours à compter de la date de réception de l'argent sur notre compte.

Le programme est tellement testé dans le travail que nous pouvons donner une telle garantie en toute confiance. Nous voulons que tous nos clients soient satisfaits de leur achat.

L'outil vous permet de générer des fiches de paie d'employés d'organisations pour une période de temps arbitraire et de les envoyer aux adresses e-mail des employés et / ou des gestionnaires.

De brefs bulletins de paie sont formés pour les employés et des bulletins de paie détaillés pour le gestionnaire pour l'analyse des résultats des calculs, dans lesquels, outre les montants des charges à payer et le temps payé, les périodes de validité des charges à payer et les indicateurs initiaux de calcul (taux tarifaires , pourcentages de paiement, etc.) sont affichés.

Dans l'en-tête de traitement, vous devez sélectionner l'Organisation et la Période pour lesquelles les fiches de paie seront générées.

Après cela, dans l'arborescence des subdivisions, celles qui sont nécessaires sont marquées par des drapeaux, tandis que la liste de diffusion est automatiquement remplie par les employés des subdivisions sélectionnées. La liste n'inclut pas les employés licenciés, archivés ou marqués pour suppression. Les chefs de départements sont en caractères gras.

Le chef de département peut être précisé dans l'ouvrage de référence "Subdivisions d'organisations".

Les employés pour lesquels aucune adresse e-mail n'a été définie et l'adresse e-mail du responsable n'a pas pu être déterminée sont surlignés en rouge.

L'adresse e-mail du salarié est indiquée dans l'annuaire « Collaborateurs ».

La couleur jaune met en évidence les employés auxquels vous pouvez envoyer des fiches de paie, mais qui ne sont pas marqués des drapeaux correspondants.

Les fiches de paie sont générées à l'aide des algorithmes du rapport "Paies de l'organisation" d'une configuration typique 1C : Gestion de la paie et du personnel 8.2 et sont envoyées via un service de messagerie de configuration standard.

L'utilisation du rapport ne nécessite aucune modification de la configuration type et n'affecte en rien sa mise à jour.

L'utilisation de l'outil est assez simple. Il y a au moins deux façons.

1. Vous pouvez ouvrir à chaque fois un fichier de traitement externe (l'utilisateur doit avoir les droits appropriés) via le menu "Fichier - Ouvrir".

2. Vous pouvez enregistrer les traitements externes dans le répertoire "Traitements externes supplémentaires" via le menu "Outils - Rapports et traitements supplémentaires". L'utilisateur peut connecter le traitement à la configuration indépendamment.

Pour connecter un nouveau traitement externe, vous devez l'enregistrer dans le répertoire spécifié. Pour cela, depuis le formulaire de la liste des annuaires, ouvrez le formulaire d'inscription en cliquant sur le bouton "Ajouter". Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous devez spécifier le fichier de traitement externe avec l'extension .epf (bouton "Remplacer le fichier de traitement externe"). Le champ Nom affichera automatiquement le nom du traitement externe connecté, qui peut être modifié manuellement. Dans le champ Type, sélectionnez le type de traitement "Traitement".

Les informations sur les traitements connexes sont affichées sous la forme d'une liste de références. Pour utiliser le traitement externe connecté conformément à sa destination, ouvrez le formulaire de liste du répertoire des traitements externes et double-cliquez sur l'entrée souhaitée.

Nouveau dans la version 2 :

1. Désormais, le traitement est compatible avec la configuration KORP 1C : Gestion des salaires et du personnel et avec 1C : Gestion des salaires et du personnel.
2. Ajout de la gestion des interruptions. Le processus de génération et d'envoi des fiches de paie peut être interrompu en appuyant sur la combinaison de touches Ctrl + Pause.
3. Ajout de la possibilité de trier au hasard la liste d'envoi.
4. Les colonnes "Email de l'employé" et "Email du manager" ont été ajoutées à la liste d'envoi. Ces colonnes sont masquées par défaut. En cliquant sur la liste d'envoi avec le bouton droit de la souris, vous pouvez appeler menu contextuel, qui permet de personnaliser le tri de la liste, la visibilité des colonnes et d'imprimer la liste.
5. Si vous double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur un service, un employé ou un responsable dans la liste d'envoi, le formulaire de l'élément de répertoire correspondant s'ouvrira.
6. L'indicateur de progression de l'envoi des fiches de paie a été amélioré. Maintenant, il affiche le pourcentage global d'achèvement (auparavant, la progression de l'envoi aux employés et séparément aux responsables était affichée séparément).
7. Mise en place de la possibilité de sélectionner le type de fiche de paie pour un employé et le type de fiche de paie pour un manager. Par défaut, des fiches de paie courtes sont générées pour les employés et des fiches détaillées sont générées pour que le responsable analyse les résultats des calculs, dans lesquels, outre les montants des régularisations et du temps payé, les périodes de validité des régularisations et les indicateurs initiaux de calcul ( taux tarifaires, pourcentages de paiement, etc.) ). Le type de fiche de paie peut être modifié dans les paramètres.
8. Dans les paramètres, vous pouvez spécifier le format de fichier dans lequel la fiche de paie générée sera rédigée puis envoyée aux employés et/ou managers. Par défaut, le format de fichier est sélectionné Document PDF(*.pdf).
9. L'objet de la lettre affiche désormais le nom de l'employé ou le nom du service, s'il est envoyé au responsable.
10. Autres améliorations mineures.