Jelentés tervezése DBMS-benHozzáférés2000 Tervező nézetben

A munka célja: az alkotás gyakorlati ismereteinek megszerzése jelentéseket számításokkal a sorokbanés összesített eredményeket módban konstruktőr, jelentés, előnézet jelentéseket.

A feladat beállítása:

Az árukra és beszállítóikra vonatkozó adatokkal rendelkező kereskedelmi szervezetek kényelmének biztosítása, valamint ezen információk elemzése és vizuális megjelenítése érdekében jelentést kell készíteni, amely információkat tartalmaz a megrendelésben szereplő áruk nevéről, az egyes tételekben lévő áruegységek száma, az áruegységenkénti ár, a tétel költsége és a rendelés teljes értéke, a 6.1. táblázat szerint.

6.1. táblázat

Rendelési információ

Feladat 6.1. Jelentés létrehozásaMegrendelések , amely a termék megnevezésére, mennyiségére, egységárára, az árutétel költségére és a rendelés összköltségére vonatkozó adatokat tartalmazza, riporttervező módban és kérés alapján SQLÁr .

Nyissa meg a létrehozott adatbázisfájlt laboratóriumi munka 4.

Lépjen a lapra Jelentések és kattintson a gombra Teremt.

A képernyőn megjelenik egy új jelentés létrehozására szolgáló ablak (lásd 5.1 ábra - 5. labor).

Válassza ki a módot Konstruktőr adatforrásként pedig - SQL lekérdezés Ár .

Hozzáadás fejléc és jegyzet parancs végrehajtásával A jelentés típusa/címe/megjegyzése.

Hozzáadás Fejlécek és láblécek jelentse a parancs futtatásával Nézet / Fejlécek.

Hozzáadás Elemek panel parancs végrehajtásával Nézet/ Eszköztár.

Hozzáadás Adatforrás (lásd 6.1. ábra) a parancs futtatásával Adatok típusa/forrása.

Rizs. 6.1. Jelentés adatforrása

A jelentéskészítő ablak az ábrán látható módon fog kinézni. 6.2.

Rizs. 6.2. Jelentéstervező ablak

Kattintson az eszköztár gombjára ( Felirat) és helyezze el a területen Jelentés címe szöveg Megrendelések.

Válassza ki az adatforrás összes mezőjét Ár duplán a forrás címére kattintva.

Vigye az egérkurzort az adatforrás kiválasztott mezőire, és tartsa lenyomva bal gomb egérrel, mozgassa őket középre Adatterületek .

Válassza ki a mezőcímkéket az egérrel Név ,Rendelve , Ár , Lot_cost miközben tartja a kulcsot Váltás.

Vágja ki a mezőcímkéket.

Kiválasztás egérkattintással Oldalfejléc jelentés.

Szúrja be az eltávolított mezőcímkéket a vágólapra.

Rendezd a mezőcímkéket egy sorba az egérrel.

Válassza ki a mezőcímkéket a gomb nyomva tartásával Váltás.

Tegye egyenlővé a mezőcímkék közötti vízszintes és függőleges intervallumokat a parancs végrehajtásával Formátum/ Vízszintes térköz/ Egyenlővé tételés Formátum/ Függőleges térköz/ Egyenlővé tétel.

 Helyezze be a mezőket Adatterületek közvetlenül a felirataik alatt jelentsenek egy sorban, és ugyanúgy igazítsák vízszintesen és függőlegesen az intervallumokat.

Nyomja meg a gombot az eszköztáron.

Vázlat a területen Jelentésjegyzet az új mező keretét (lásd 5.7. ábra).

Kattintson jobb gombbal a mező címkéjére (bal oldalon), ezzel hívja elő a környezetérzékeny menüt, és válassza ki a parancsot Tulajdonságok.

A képernyőn megjelenik a felirat tulajdonságainak ablaka, az ábrán látható módon. 6.3.

Rizs. 6.3. Címke tulajdonságai ablak

Belépés a fülre Összes Sorban Aláírás cím TELJES .

Hívásmező tulajdonságai ingyenes (a mező jobb oldalán) hasonló módon.

Belépés a fülre Adat Sorban Adat jellel kezdődő képlet egyenlő :

= összeg([költség]![batch_cost])

Nyomja meg a gombot Belép.

Zárja be a mezőtulajdonságok ablakot.

Felirat hozzáadása eszköztárból területre Jelentésjegyzet és írjon be szöveget 2004. februári rendelési jelentés .

Nyomja meg a gombot Belép.

Parancs futtatása Beszúrás/ Oldalszámok.

 Állítsa be a következő paramétereket:

oldalNtól tőlM

lábléc

Középre állított

Szám megjelenítése az első oldalon

Kattintson a gombra RENDBEN.

Állítsa be a kívánt háttérszínt és betűszínt a jelentés minden területéhez és minden eleméhez az eszköztár gombjaival és .

Jelentéstervező ablak Megrendelések ábrán látható formájú lesz. 6.4.

Rizs. 6.4. Jelentéstervező ablak Megrendelések

Végezze el a jelentés előnézetét a parancs végrehajtásával Fájl/ Előnézet vagy az eszköztár gombjára kattintva.

Laborszám27

Témakör: Adatok kezelése és jelentések létrehozása az Access DBMS-ben

Célkitűzés- jelentések tervezésének és nyomtatásának megtanulása az Access 2007 környezetben.

Felszerelés: PC, Windows XP Professional, MS Access.

Gyakorlat:

1 Ismerje meg a jelentések készítésének célját és módszereit az Accessben.

2 Jelentések készítése a feladatnak megfelelően.

3 Válaszold meg a biztonsági kérdéseket.

4 Vonjon következtetést az elvégzett munkáról

A végrehajtás sorrendje:

1 Az adatbázis ablakban futtassa a következő parancsot: Szalaglap Létrehozás - Eszköztár jelentések - Jelentésvarázsló.

2 Válassza ki a listából azt a táblát (vagy lekérdezést), amelyet adatforrásként fog használni (például az Ügyfélcímek lekérdezést).

3 A megjelenő Jelentéskészítés párbeszédpanelen helyezze át az összes elérhető mezőt a „Kiválasztott mezők” területre.

4 A Születésnapi jelentés létrehozásához használja a Jelentésvarázslót. Adatforrásként használja az Alkalmazottak táblát.

5 Ha postai címkéket kell nyomtatnia, az Access biztosítja ezt a lehetőséget. Ehhez válassza ki az Ügyfelek táblát, és hajtsa végre a következő parancsot: Létrehozás szalag lap - Jelentések eszköztár - Címkék.

6 A megjelenő párbeszédpanelen adja meg a címke méretét, egységrendszerét, címketípusát, majd kattintson a Tovább gombra.

7 A jelentéskészítés következő lépésében állítsa be a betűtípust, a méretet, a szöveg színét és stílusát. Nyomja meg a "Tovább" gombot.

8 Válassza ki a matricára kerülő mezőket. Például a cég neve, címe, telefonja és faxszáma. Ha konkrét szöveget szeretne megjeleníteni minden matricán, írja be a matrica prototípusába.

9 Ha szükséges, módosítsa a címkejelentés nevét, majd kattintson a Befejezés gombra.

10 Néha a jelentéseknek összegeket, átlagokat, minimumokat, maximumokat és százalékokat kell kiszámítani. Ehhez futtassa a Jelentésvarázslót, és adja meg a Rendelés összege lekérdezést adatforrásként.

11 A varázsló párbeszédpanelében, amely megadja a rekordok rendezési sorrendjét, kattintson az Összesítések gombra.

12 Az Összegek párbeszédpanel Összeg és Adó mezőinél jelölje be az összeg oszlopban található jelölőnégyzeteket a végösszeg kiszámításához.

14 Hozza létre a Születésnapok jelentést a Születésnapok lekérdezéssel adatforrásként.

15 Készítsen egy Teljesített rendelések jelentést, amely tartalmazza a cég adatait és a rendelés összegét. Számítsa ki a végösszeget, az átlagot (Avg) és maximális összeget minden cég számára.

16 Mutasd meg a munkádat a tanárnak.

17 Válaszold meg a biztonsági kérdéseket.

18 Vonjon le következtetést az elvégzett munkáról.

Tesztkérdések:

1 Mire szolgálnak a jelentések?

2 Milyen jelentéstételi módszereket ismer?

4 Milyen összegeket lehet kiszámítani a jelentésekben?

5 Hogyan nyomtathatok postai címkéket az Accessben?

Bevezetés a HOZZÁFÉRÉS

Megvizsgáljuk az Access képességeit és a DBMS segítségével megoldható feladatok típusait. Különösen:

Az Access egy adatbázis-kezelő rendszer (DBMS).

Az Access használatával adatokat tárolhat és kereshet, információkat nyújthat kényelmesen, és automatizálhatja az ismétlődő feladatokat.

Fejlesztés egyszerű és kényelmes adatbeviteli, adatfeldolgozási és összetett jelentések készítésének hozzáférésével.

Az Access 97 használata az Access űrlapok tárolására mint HTML dokumentumok weblapokon és adatcserében az Internet/Intranet csomópontokkal.

Támogatás az Access for the Query by example (QBE) mechanizmusban, amely biztosítja az adatok kiválasztását, rendezését és keresését.

Alkalmazások létrehozása programozás nélkül az Access makrók használatával.

A táblázatkezelő és adatbázis-felhasználóknak ismerniük kell az Accessben használt számos kulcsfogalmat.

Bármilyen munka megkezdése előtt szoftver termék, fontos megérteni a képességeit és a feladattípusokat, amelyekre szánják. A Microsoft Access 97 (a továbbiakban - egyszerűen Access) egy sokoldalú termék, amelynek használatának csak a felhasználó fantáziája szab határt.

Hozzáférés először is, adatbázis kezelő rendszer(DBMS). A kategória többi termékéhez hasonlóan ez is az adatok tárolására és lekérésére, az információk kényelmes bemutatására, valamint a gyakran ismétlődő műveletek (például könyvelés, könyvelés, tervezés stb.) automatizálására szolgál. Használata Hozzáférés egyszerű és kényelmes adatbeviteli űrlapokat fejleszthet, valamint adatokat dolgozhat fel és összetett jelentéseket készíthet.

hozzáférés- erőteljes alkalmazás ablakok; most először, a DBMS teljesítménye zökkenőmentesen kombinálható a Microsoft Windows felhasználók rendelkezésére álló kényelemmel. Mivel mindkét termék a Microsoft szellemi szüleménye, tökéletesen együttműködnek egymással. alatt működik az Access rendszer Windows vezérlés 95 vagy WindowsNT, hogy a felhasználó a Windows minden előnyét élvezhesse, amikor vele dolgozik. Bármely Windows-alkalmazás adatait kivághatja, másolhatja és beillesztheti az Accessbe és fordítva; Létrehozhat egy űrlaptervet az Accessben, és beillesztheti az űrlaptervezőbe.

Az OLE (Object Linking and Embedding) objektumokkal a Windows 95 és a Microsoft Office 97 összetevőiben (Excel, Word, PowerPoint és Outlook) valódi adatbázis-működési környezetté alakíthatja az Access-t. Az új internetbővítmények segítségével olyan űrlapokat hozhat létre, amelyek közvetlenül kölcsönhatásba lépnek a WorldWideWeb adataival, és lefordíthatják azokat a HTML nyelv, amely olyan termékekkel biztosít munkát, mint az InternetExplorer és a NetscapeNavigator.

Mindezek mellett az Access nem csupán egy DBMS. Hogyan relációs Az Access DBMS hozzáférést biztosít minden típusú adathoz, és lehetővé teszi több adatbázistábla egyidejű használatát. Ebben az esetben lehetőség nyílik az adatstruktúra jelentős egyszerűsítésére, ezzel is megkönnyítve a feladatok végrehajtását. Egy Access tábla összekapcsolható a nagyszámítógépen vagy a szerveren tárolt adatokkal. Másrészt használhatunk Paradox vagy dBASE környezetben létrehozott táblákat. Az eredmények gyorsan és egyszerűen összekapcsolhatók, és Excel-táblázatokból származó adatokkal kombinálhatók. A Microsoft Office 97 környezetben dolgozva a felhasználó rendelkezésére áll az Access és a Word, az Excel és a PowerPoint egymással teljesen kompatibilis.

Az Access rendszer egy végfelhasználói eszközkészlet az adatbázisok kezelésére. Tartalmazza a táblázatok, űrlapok, lekérdezések és jelentések tervezőit. Ez a rendszer alkalmazásfejlesztő környezetnek is tekinthető. A feladatok automatizálására makrók vagy modulok használatával olyan felhasználó-központú alkalmazásokat hozhat létre, mint a közvetlenül programozási nyelveken írt alkalmazások. Mindazonáltal tartalmaznak majd gombokat, menüket és párbeszédpaneleket. VBA-ban programozva létrehozhat erőteljes programok mint maga az Access rendszer. Ami azt illeti, sokan eszközöket A hozzáférés (például a varázslók és a tervezők) VBA-ban van írva.

Az Access teljesítményének és hozzáférhetőségének köszönhetően a mai piacon a legjobb DBMS. Először is, ismerkedjünk meg az Access végfelhasználói szintjével. Ezután áttérünk az összetettebb elemekre, például a VBA programozás elemeire és az Internettel való interakcióra.

Mit kínál Hozzáférés

1. Valódi relációs adatbázis modell

Teljesen implementálva az Accessben relációs adatbázis-kezelés. A rendszer fenntartja az elsődleges és az idegen kulcsokat, és biztosítja az adatok integritását a kernel szintjén (ami megakadályozza az inkompatibilis adatok frissítését vagy törlését). Ezenkívül az Access táblái adatellenőrző eszközökkel is fel vannak szerelve, amelyek megakadályozzák a helytelen bevitelt, függetlenül annak végrehajtási módjától, és minden táblamezőnek saját formátuma és szabványos leírása van, ami nagyban megkönnyíti az adatbevitelt. Az Access támogatja az összes szükséges mezőtípust, beleértve a szöveges, numerikus, számláló-, pénznem-, dátum/idő-, jegyzet-, logikai-, hiperhivatkozás- és OLE-objektummezőket. Ha a speciális feldolgozás során nem jelennek meg értékek a mezőkben, a rendszer teljes mértékben támogatja a null értékeket.

A relációs adatfeldolgozás az Accessben a rendszer rugalmas architektúrájának köszönhetően bármilyen igényt képes kielégíteni. Ugyanakkor az Access használható önálló DBMS-ként fájlkiszolgáló módban, vagy olyan termékek kliens összetevőjeként, mint az SQLServer. Kívül. Az Access támogatja az ODBC (OpenDatabaseConnectivity) protokollt, amely lehetővé teszi több adatbázishoz való csatlakozást különféle formátumok mint például az SQLServer, az Oracle, a Sybase és még a DB/2 is IBM nagyszámítógépekhez.

Az Access rendszer támogatja a tranzakciók feldolgozását, garantálva azok integritását. Ezenkívül felhasználói szintű biztonságot nyújtanak, amely lehetővé teszi az egyes felhasználók és teljes csoportok adataihoz való hozzáférés szabályozását.

Környezetérzékeny segítség és hivatal Helyettes

A Microsoft súgórendszerének felépítése továbbra is a legjobb az iparágban, kezdőknek és tapasztalt felhasználóknak egyaránt. Az Access környezetfüggő segítséget nyújt, amelyet a gombra kattintva érhet el , és a képernyő azonnal megjelenik referencia Információk abban a kérdésben, amely a felhasználót aktuális pillanatban érdekli. Könnyedén navigálhat a súgórendszer tartalomjegyzékéhez, konkrét információkhoz, a korábbi hozzáférések előzményeihez és könyvjelzőihez.

Az Access 97-ben a Microsoft bemutatta az OfficeAssistant (asszisztens) és a ScreenTips (eszköztippek) alkalmazást. Eszköztippek rövid magyarázatokat tartalmaznak valamiről. A rendszer tíz lehetséges asszisztens karakterből álló teljes galériát biztosít (bármelyiket kiválaszthatja, aki tetszik). Ha egy helyettes meguntad, kikapcsolhatod.

Könnyen használható varázslók és konstruktorok

Fő(Varázsló) a munkaórákat percekké alakíthatja. A varázslók vezető kérdéseket tesznek fel a létrehozandó objektum tartalmáról, stílusáról és formátumáról; majd automatikusan felépítik a kívánt objektumot. Az Access részeként mintegy száz iparos adatbázisok, alkalmazások, táblázatok, űrlapok, jelentések, diagramok, levelezési címkék, vezérlők és tulajdonságok tervezésében. A varázslókat testre szabhatja különböző problémák megoldására.

Importálás, exportálás és linkelés külső fájlok

Az Access lehetővé teszi számos jól ismert formátumú fájlok importálását és exportálását, beleértve a dBASE, FoxPro, Excel, SQLServer, Oracle, Btrieve, számos ASCII szövegformátumot (beleértve a fix sorhosszúságot vagy egy meghatározott lezárót), valamint HTML-adatokat. Az importálás létrehoz egy Access táblát; egy Access tábla exportálása létrehoz egy fájlt a megadott formátumban.

Kötés(korábban nevén csatlakozás) azt jelenti, hogy külső adatokat használhat Access tábla létrehozása nélkül. Hasonló kapcsolatot létesíthet a dBASE, FoxPro, Excel, ASCII és SQL adatokkal. Egy nagyon hatékony funkció az Access táblák összekapcsolása a külső tábláikkal, majd megosztásuk; ez az Access, dBASE, FoxPro és SQLServer táblákra vonatkozik.

Űrlapok és jelentések WYSIWYG

Az űrlap- és jelentéstervező ablakok ugyanazzal a felülettel rendelkeznek, és számos lehetőséget biztosítanak a felhasználó számára. Az űrlap vagy jelentés a WYSIWYG elv szerint készült (WhatYouSeeIsWhatYouGet - amit látsz, azt kapod). Egy másik vezérlő hozzáadásával a felhasználó láthatja, hogyan változik a létrehozandó űrlap.

Címkék, szöveges adatmezők, választógombok, jelölőnégyzetek, vonalak és téglalapok szerepelhetnek az űrlapokban és jelentésekben, és stílusozhatja őket csúcsfényekkel és árnyékokkal. Sőt, teljes képeket, diagramokat, alűrlapokat és részjelentéseket is belehelyezhet. Ugyanakkor az összes adatmegjelenítési paraméter teljes mértékben a felhasználó ellenőrzése alatt marad. Az űrlapok sok oldalt ölelhetnek fel, a jelentések pedig többféle szintű adatcsoportosítást és összegzést tartalmazhatnak.

Űrlapok és jelentések megtekinthetők módban előnézet, madártávlatot biztosít a nagyítással. Tervezési módban a jelentés áladatokkal is megtekinthető, így nem kell megvárni egy nagy valós fájl feldolgozását.

A Report Builder egy nagyon hatékony eszköz, amely lehetővé teszi akár tíz szintű csoportosítást és rendezést. Neki köszönhetően lehetőség nyílik százalékokat és összesítéseket mutató riportok készítésére, amelyek mindössze két menetben szerezhetők be. Sokféle jelentést készíthet, beleértve a levelezési címkéket és a levelezési listákat.

Többtáblás lekérdezések és kapcsolatok

Az egyik legerősebb Hozzáférés a funkciókhoz az is a legfontosabb. A kapcsolatok lehetővé teszik a táblázatok grafikus összekapcsolását. Akár fájlokat reprezentáló táblázatokat is linkelhet különböző típusok(például egy Access tábla és egy dBASE tábla). Egy ilyen összerendelés után a táblák egyetlen entitásként működnek, és mostantól lekérdezéseket készíthet a bennük lévő adatokkal kapcsolatban. Kijelölhet bizonyos mezőket, meghatározhatja a rendezési sorrendet, létrehozhat számított kifejezéseket, és feltételeket adhat meg a kívánt rekordok kiválasztásához. A lekérdezések eredményeit táblázat, űrlap vagy jelentés formájában jelenítheti meg. A felhasználó nem kötelező előre beállított kapcsolatok: ehelyett csak írja be a lekérdezéskészítőt (például ha egy adott jelentést szeretne összeállítani).

A kéréseket más esetekben is alkalmazzák. Létrehozhat olyan lekérdezéseket, amelyek összegeket számítanak ki, csoportosított táblázatokat jelenítenek meg, és új táblákat készíthetnek. A lekérdezés még a táblákban lévő adatok frissítésére, rekordok törlésére és egy tábla hozzáadására is használható.

Grafikonok és diagramok

Az Access ugyanazt a grafikus alkalmazást használja, mint a Microsoft Word, Excel, PowerPoint és Project. Lehetővé teszi több száz féle grafikon és diagram létrehozását, testreszabva azokat az Ön egyedi igényei szerint. Létrehozhat sáv-, oszlop-, kör-, felület- és egyéb diagramokat, két- és háromdimenziós diagramokat is. Szöveggel tetszőlegesen kiegészíthetők, különböző színekkel és mintákkal díszítve. Az értékek sávokban vagy kördiagram szeletekben jeleníthetők meg. A diagramképeket elforgathatja úgy, hogy azok bármilyen kényelmes látószögben megjelenjenek. Mindezt az AccessGraph program biztosítja.

Képességek DDE és OLE

A DDE (DynamicDataExchange) és az OLE (ObjectLinkingandEmbedding) segítségével mindenféle új objektumot hozzáadhat az Access űrlapokhoz és jelentésekhez. Ilyen objektumok lehetnek hangok, képek, diagramok és akár videoklipek is. Beágyazhat OLE objektumokat (például bittérképeket) vagy dokumentumokat szövegszerkesztők(Word vagy WordPerfect) vagy hivatkozzon Excel-táblázatokra. Ha ezeket az objektumokat adatbázisukhoz kapcsolja, a felhasználó dinamikus űrlapokat és jelentéseket hozhat létre, valamint ugyanazokat az információkat használhatja különböző Windows alkalmazások.

Hozzáférés Internet

Az Access mostantól minden olyan funkcióval rendelkezik, amely lehetővé teszi, hogy egy alkalmazás kommunikáljon az internettel/intranettel. Egy kattintással HTML formátumban mentheti a táblázatokat, lekérdezéseket, űrlapokat és jelentéseket. A megfelelő varázsló még egy kezdő számára is lehetővé teszi az átvitelt HTML kódok egy objektumról egy weblapra, így bárki használhatja, aki az interneten szörföl! A hiperhivatkozások lehetővé teszik a weboldalon lévő adatok elérését közvetlenül az Access űrlapról.

Sokan úgy gondolják, hogy az adatok weboldalakra való közzétételét a webadminisztrátoroknak kell elvégezniük. Az Access 97 teljes bizonyossággal bizonyítja, hogy ezt a műveletet bármelyik felhasználó sikeresen végrehajthatja. Ebben pedig segítségére lesz a weblapra helyezés varázslója, amely biztosítja a kiválasztott adatbázis-objektumok HTML formátumba konvertálását és már ebben a formában történő átvitelét egy weblapra. Ezzel a varázslóval statikus ill dinamikus oldalak, vigye át őket egy webszerverre, hozzon létre saját kezdőoldalt, és még sablonokat is használjon, hogy minden HTML-oldalhoz szabványos megjelenést és hangulatot kapjon!

Beépített funkciók

Az Access több mint százat tartalmaz funkciókat(kis beépített programok, amelyek a végrehajtás eredményeként értéket adnak vissza), amelyek sokféle feladatot látnak el. Vannak funkciók adatbázisok, karakterláncok, dátum- és időformátumú számok, matematikai, üzleti és pénzügyi manipulálására. Használhatók számított kifejezések létrehozására űrlapokban, jelentésekben és lekérdezésekben.

Makrók: programozás programozás nélkül

A nem programozóknak (vagy haladó felhasználóknak, akik egyszerűen nem akarnak programozni) az Access makrókat biztosít. Lehetővé teszik bizonyos feladatok automatizálását. Közel ötven makró lehetővé teszi az adatok kezelését, menük és párbeszédpanelek létrehozását, űrlapok és jelentések megnyitását, egyszóval szinte bármilyen feladat végrehajtását automatizálja. A makrók segítségével az összes adatfeldolgozási feladat mintegy 90%-a megoldható.

Modulok: Vizuális Alapvető számára Alkalmazások adatbázis programozás

Az Access egy komoly alkalmazásfejlesztő környezet teljes értékű programozási nyelvvel. A VBA nyelv (korábbi nevén AccessBasic) objektum-orientált megközelítést valósít meg a programozásban, és lehetővé teszi a programozó számára, hogy szinte bármit megtegyen. Ez egy erőteljes strukturált programozási nyelv. Teljesen bővíthető, és támogatja az API-eljárásokat bármely dinamikus könyvtárban (DLL) operációs rendszer Windows 95 és Windows NT.

A teljes funkcionalitású fejlesztői környezet számos hatékony modern funkciót támogat: több ablakos mód szerkesztéshez és hibakereséshez, automatikus ellenőrzés szintaxis, ellenőrző pontok, lépésről lépésre történő végrehajtás, sőt szintaktikai súgó, amely megjeleníti a képernyőn a beírt parancsok opcióit.

Még ha már dolgozott is bármilyen adatbázissal, ez egyáltalán nem jelenti azt, hogy azonnal minden gördülékenyen fog menni az Access-szel. Lehetséges szakértőnek lenni a relációs adatbázisrendszerekben, mint például a dBASE, a FoxPro és a Paradox, de nincs tapasztalata az adatbázisokkal Windows környezetben.

Először is jobban meg kell ismernie a Windows rendszert: dolgozzon vele Paint szerkesztő, kísérletezzen Word vagy Excel programmal, tanulja meg az egér helyes használatát. Érdemes Excelben diagramot készíteni, valamelyik mester szolgáltatásait igénybe venni, felvenni a kapcsolatot súgórendszer. Mindez segíteni fog a jövőben az Access elsajátítása során. Az új kifejezéseket is meg kell szokni.

Tájékoztatás a táblázatkezelők számára

Egy tapasztalt Excel (vagy 1-2-3) felhasználó észre fogja venni, hogy az Access és az Excel sok tekintetben hasonló. Először is, mindkét program Windows-termék, tehát már ismernie kell azokat a Windows-konvenciókat, amelyeket az Access-szel dolgozni fog. A táblák és lekérdezések megjelenése az Accessben megfelel a táblázatok megjelenésének, és meghívásra kerül adattáblázatok ( adatlap ). A táblázatok sorai és oszlopai ugyanúgy átméretezhetők, mint a munkaterületeken. Excel lapok. Lényegében az Access 97 adatbeviteli módja az adatbeviteli módnak felel meg excel adatok. Csak be kell írnia az adatokat és meg kell határoznia az oszlopfejléceket; Az Access a többit automatikusan elvégzi.

Az Access, az Excelhez hasonlóan, támogatja a WYSIWYG módot, és azzal dolgozik grafikus alkalmazás Microsoft Graph. Így a felhasználónak mindig lehetősége van mindkét rendszerben azonos típusú diagramokat készíteni. Ezenkívül az Access tartalmaz egy, az Excelben használthoz hasonló diagramvarázslót is.

Az Excelhez hasonlóan az Access 97 is tartalmaz egy PivotTable varázslót; valójában Excel pivot táblák létrehozására is használható: adatbázisokból származó információk Hozzáférés az adatokhoz könnyen átvihető Excel táblázatokba. Az Access adatbázisok Excel táblákhoz kapcsolhatók. Mindkét termék képes lekérdezéseket létrehozni és rendezni ugyanazon a felületen. (Ha az olvasónak az Excel menüt kellett használnia lekérdezések és rendezési kritériumok létrehozásához, akkor ezek a fogalmak már ismerősek számára.) Röviden, az Access 97 minden Irodai termékek 97.

1. előadás

A munka alapelvei

adatbázissal benne Microsoft Access.

1.3. Adatbázis létrehozása.

1.4. Asztalokkal való munka.

1.5. Adattípusok.

1.6. A mező tulajdonságai.

1.7. Kulcsmezők.

1.8. Adatbázis táblái közötti kapcsolatok meghatározása.

1.9. Adatok integritásának biztosítása a Microsoft Accessben.

1.1. Mi az az "adatbázis".

Üzleti vagy személyes környezetben gyakran több forrásból származó adatokkal kell dolgoznia, amelyek mindegyike egy adott üzletághoz kapcsolódik. Mindezen adatok koordinálásához bizonyos ismeretekre és szervezési készségekre van szükség. A Microsoft Access a különböző forrásokból származó információkat egyetlen relációs adatbázisban egyesíti. Létrehozott űrlapok, lekérdezések és jelentések lehetővé teszik az adatok gyors és hatékony frissítését, a kérdések megválaszolását, a releváns adatok keresését, az adatok elemzését és a jelentések nyomtatását.

Az adatbázis minden forrásból származó információkat külön táblázatban tárolja. Ha több táblából származó adatokkal dolgozik, a táblák között kapcsolatok jönnek létre.

Lekérdezés jön létre bizonyos feltételeknek megfelelő adatok keresésére és kiválasztására. A lekérdezések lehetővé teszik több rekord egyidejű frissítését vagy törlését, valamint soron belüli vagy egyéni számítások végrehajtását.

Az űrlapok segítségével közvetlenül a táblázatban tekintheti meg, írja be vagy módosíthatja az adatokat. Az űrlap lehetővé teszi egy vagy több tábla adatainak kiválasztását és megjelenítését a képernyőn szabványos vagy felhasználó által létrehozott elrendezéssel.

A jelentés az adatok elemzésére vagy bizonyos módon történő kinyomtatására szolgál. például létrehozhat és kinyomtathat egy jelentést, amely adatokat csoportosít és összegeket számol.

Egyes műveletek automatikus végrehajtásához olyan makrókat használnak, amelyek egy vagy több makróparancsot tartalmaznak, mint például az űrlapok megnyitása vagy a jelentések nyomtatása. A makrók hasznosak lehetnek a gyakran végrehajtott feladatok automatizálásában. Például amikor a felhasználó rákattint egy gombra, futtathat egy makrót, amely jelentést nyomtat.

Néha létre kell hozni egy egyéni eljárást, amely bármely adatbázis-ablakból fut, vagy olyan eljárást, amelyet egy adott esemény kezelésére terveztek. Az ilyen eljárásoknak a Visual Basic nyelvben egy programegységbe összeállított halmazát modulnak nevezzük. A moduloknak két fő típusa van: osztálymodulok és szabványos modulok. Az osztálymodulok egy adott űrlaphoz vagy jelentéshez társított űrlapmodulok és jelentésmodulok. Gyakran tartalmaznak eseményeljárásokat (például billentyűleütést), és automatikusan létrejönnek az első eseményeljárás létrehozásakor. Szabványban

Az adatbázis ablakban az összes objektumával dolgozhat. Egy bizonyos típusú objektumok megtekintéséhez válassza ki a megfelelő lapot (például "Táblázatok").

A jobb oldali gombokkal létrehozhat és módosíthat meglévő objektumokat.

1.2. Adatbázis tervezés.

Táblázatok, űrlapok és egyéb objektumok létrehozása előtt meg kell határoznia az adatbázis szerkezetét. A megfelelő adatbázis-struktúra az alapja a megfelelő, hatékony adatbázis létrehozásának.

Az adatbázis tervezés lépései:

1. Határozza meg az adatbázis létrehozásának célját, fő funkcióit és azt, hogy milyen információkat kell tartalmaznia. Az adatbázisnak meg kell felelnie azoknak a követelményeknek, akik közvetlenül fognak vele dolgozni. Ehhez meg kell határozni a témaköröket, amelyeket az adatbázisnak le kell fednie, a jelentéseket, amelyeket ki kell adnia, elemezni kell az adatrögzítésre jelenleg használt űrlapokat, össze kell hasonlítani a készülő adatbázist egy ehhez hasonló, jól megtervezett adatbázissal.

2.Alakítsa ki papíron azon táblák szerkezetét, amelyeket az adatbázisnak tartalmaznia kell. A táblázatok tervezésekor a következő alapelvek betartása javasolt:

A táblázatban szereplő információkat nem szabad megkettőzni. A táblázatok között ne legyen ismétlés. Ha bizonyos információkat csak egy táblában tárolunk, akkor azt csak egy helyen kell módosítani. Ez hatékonyabbá teszi a munkát, és kiküszöböli annak lehetőségét is, hogy a különböző táblákban lévő információk nem illeszkedjenek egymáshoz. Például egy táblázatnak tartalmaznia kell az ügyfelek címét és telefonszámát.

Minden táblázat csak egy témában tartalmazhat információt. Az egyes témákkal kapcsolatos információk feldolgozása sokkal könnyebben megoldható, ha egymástól független táblázatokban szerepelnek. Például a vevőcímek és a rendelések külön táblázatokban vannak tárolva, így a vevőinformációk a rendelés törlésekor az adatbázisban maradnak.

3.Határozza meg a táblázat kötelező mezőit. Minden táblázat egy adott témáról tartalmaz információkat, a táblázat minden mezője pedig külön információt tartalmaz a táblázat témájával kapcsolatban. Például egy ügyféladattáblázat tartalmazhat mezőket cégnévvel, címmel, várossal, országgal és telefonszámmal. Amikor az egyes táblákhoz mezőket tervez, ne feledje:

Minden mezőt hozzá kell rendelni egy táblázat témájához.

A táblázatnak tartalmaznia kell minden szükséges információt.

Az információkat a legkisebb logikai egységekre kell lebontani (például a "Keresztnév" és a "Vezetéknév" mezőkre, és nem az általános "Utónév" mezőre).

4. Állítsa be a kulcsmezőt. Annak érdekében, hogy a Microsoft Access összekapcsolhassa a különböző táblákból származó adatokat, például az ügyféladatokat és a rendeléseket, minden táblának tartalmaznia kell egy mezőt vagy mezőkészletet, amely beállítja a tábla egyes rekordjainak egyedi értékét. Az ilyen mezőt vagy mezőkészletet elsődleges kulcsnak nevezzük.

5. Határozza meg a táblák közötti kapcsolatokat! Az adatok táblák közötti elosztása és kulcsmezők meghatározása után ki kell választania egy sémát a különböző táblákban lévő adatok összekapcsolásához. Ehhez meg kell határozni a táblák közötti kapcsolatokat.

6. Tekintse át újra az adatbázis szerkezetét, és azonosítsa az esetleges hiányosságokat. Ezt ebben a szakaszban célszerű megtenni, amíg a táblák nincsenek kitöltve adatokkal.

7.Adjon hozzá adatokat és hozzon létre más adatbázis-objektumokat. Ha a táblaszerkezetek megfelelnek a követelményeknek, akkor minden adatot megadhat. Ezután bármilyen lekérdezést, űrlapot, jelentést, makrót és modult hozhat létre.

8. Használja a Microsoft Access elemző eszközeit. A Microsoft Access két eszközzel javítja az adatbázisok szerkezetét. A Táblaelemző varázsló megvizsgálja a táblát, szükség esetén új struktúrát és kapcsolatokat javasol, majd átdolgozza azt. A teljesítményelemző a teljes adatbázist megvizsgálja, javaslatokat tesz a fejlesztésére, és azokat végrehajtja is.

1.3. Adatbázis létrehozása.

A Microsoft Access kétféle lehetőséget támogat az adatbázis létrehozására. Létrehozhat egy üres adatbázist, majd hozzáadhat hozzá táblázatokat, űrlapokat, jelentéseket és egyéb objektumokat.

Ez a módszer a legrugalmasabb, de minden adatbáziselemhez külön definíciót igényel. Azonnali adatbázis létrehozása is lehetséges a varázsló segítségével

egy bizonyos típusú az összes szükséges táblázattal, űrlappal és jelentéssel. azt legegyszerűbb módja kezdeti adatbázis létrehozása. Mindkét esetben lehetősége lesz rá

ideje megváltoztatni és bővíteni a létrehozott adatbázist.

Új adatbázis létrehozása esetén (csak ebben az esetben) megjelenik az "Új adatbázisfájl" párbeszédpanel, amelyben meg kell adni a létrehozandó adatbázis fájl nevét és helyét.

Adatbázis. Alapfájl Microsoft adatok Az Access .mdb kiterjesztéssel rendelkezik. Az adatbázis másolatának beszerzéséhez át kell másolni az azt tartalmazó fájlt, mert

Amikor kilép a Microsoft Accessből, az adatok módosításai automatikusan mentésre kerülnek. Ha azonban módosítja bármely adatbázis-objektum szerkezetét a Microsoft Access alkalmazásban, a rendszer kéri, hogy erősítse meg, hogy el kívánja menteni ezeket a változtatásokat, mielőtt kilép.

1.4. Asztalokkal való munka.

A táblázat egy adott kérdéssel kapcsolatos információkat tárol, például a „Termékek” táblázat csak az árukról, a „Szállítók” tábla pedig csak az árukat szállító cégekről tartalmaz információkat. Annak érdekében, hogy az adatok ne duplikálódjanak, és ne forduljanak elő hibák a kiadásuk során, szükséges a különböző típusú adatokat különböző táblákban elosztani. A táblázatban lévő adatok oszlopokba ("mezők") és sorokba ("rekordok") vannak rendezve.

Az asztallal való munkavégzésnek két módja van. Kiválaszthatja a Tervező nézetet vagy az Adatlap nézetet az eszköztár dedikált gombra kattintva.

A Táblázatterv nézetben új mezők hozzáadásával vagy a meglévő táblázatmezők törlésével és testreszabásával egy teljes táblázatot hozhat létre.

Mező hozzáadásához a táblázatablak tetején írja be a mező nevét, és határozza meg a típusát. Egy mező átnevezéséhez módosítsa a nevét a Mezőnév oszlopban.

Az adattípus határozza meg, hogy milyen típusú adatok engedélyezettek a mezőben. Például nem írhat be szöveget egy pénznem mezőbe. A megfelelő adattípus kiválasztása biztosítja, hogy az adatok a megfelelő formában kerüljenek bevitelre a rendezéshez, számításokhoz és egyéb műveletekhez. Az adattípus meghatározásához vagy módosításához válassza ki az Adattípus oszlopot, kattintson a legördülő ikonra a mezőben, és válassza ki az adattípust a listából.

Minden mezőnek vannak olyan tulajdonságai, amelyek megváltoztatásával vezérelheti a táblaadatok tárolását, feldolgozását és megjelenítését. Például a "Pénznem" formátumhoz a rendszer automatikusan hozzáad egy számcsoport-elválasztót és egy pénznem szimbólumot (1234 gr.). Egy mezőtulajdonság beállításához jelölje ki a táblázattervező ablak felső részében, és adja meg ennek a tulajdonságnak az értékét az ablak alsó részében, vagy válassza ki a listából. Az elérhető tulajdonságok halmazát a mező adattípusa határozza meg.

Egy egyedi címke, úgynevezett kulcs, az egyes táblabejegyzések azonosítására szolgál. Ahogy a rendszám egyedileg azonosítja az autót, a kulcs határozza meg a belépést. A táblák kulcsmezői a táblák közötti kapcsolatok létrehozására szolgálnak. Kulcs meghatározásához jelölje ki a leírást tartalmazó sort kívánt mezőtés kattintson a Kulcs gombra az eszköztáron.

Adatlap nézetben táblázatos adatokat adhat hozzá, szerkeszthet vagy tekinthet meg. Ellenőrizheti a helyesírást és kinyomtathatja a táblázatos adatokat, szűrheti és rendezheti a rekordokat, módosíthatja megjelenés táblázatot, vagy módosítsa a táblázat szerkezetét oszlopok hozzáadásával vagy eltávolításával.

Bejegyzések hozzáadásához használja az Új bejegyzés gombot az eszköztáron. Ha erre a gombra kattint, egy üres sor jelenik meg a táblázat végén.

Bejegyzések törléséhez válassza ki a bejegyzés tetszőleges mezőjét, és kattintson a Bejegyzés törlése gombra az eszköztáron.

A táblázat sorai egy vagy több oszlop tartalma szerint rendezhetők. Ehhez válassza ki a rendezni kívánt mezőt, és kattintson az eszköztár Rendezése növekvő sorrendben vagy Csökkenő sorrendben gombra.

A szűrés lehetővé teszi, hogy csak bizonyos rekordokat lásson az űrlapon. Jelölje ki a szűrni kívánt adatokat, majd kattintson a Szűrés kijelölés alapján gombra az eszköztáron. A szűrő szerkesztéséhez kattintson a Szűrő szerkesztése gombra. Hogy többet kérdezz részletes állapot szűréshez válassza ki a Rekordok menü Szűrő parancsát és a Speciális szűrés alparancsot. Normál vagy speciális szűrő alkalmazásához kattintson a Szűrő alkalmazása gombra az eszköztáron.

1.5. Adattípusok.

Az adattípus határozza meg, hogy milyen típusú adatok engedélyezettek a mezőben. Például nem írhat be szöveget egy pénznem mezőbe. A megfelelő adattípus kiválasztása biztosítja, hogy az adatok a megfelelő formában kerüljenek bevitelre a rendezéshez, számításokhoz és egyéb műveletekhez. A Microsoft Access a következő adattípusokat támogatja:

Szöveg

Számítást nem igénylő szövegek vagy számok, például telefonszámok.

Jegyzet mező

Hosszú szöveg vagy szöveg és számok kombinációja.

Számszerű

Számításokhoz használt numerikus adatok.

Dátum idő

A 100-tól 9999-ig tartó dátumok és időpontok.

Pénzügyi

A matematikai számításokhoz használt monetáris értékek és számszerű adatok.

Számláló

Egyedi, szekvenciálisan növekvő (1-gyel) vagy véletlenszerű számok automatikusan beírva mindegyik hozzáadásakor új bejegyzés ban ben

Logikus

Logikai értékek, valamint a kettő közül egyet tartalmazó mezők lehetséges értékek(Igaz/hamis, igen/nem).

OLE objektum mező

Objektum (például egy táblázat Microsoft Excel, dokumentum Microsoft Word, kép, hangfelvétel vagy egyéb bináris formátumú adat), amely Microsoft Access-táblázathoz kapcsolódik vagy beágyazódik.

Hiperhivatkozás

Betűkből és számokból álló karakterlánc, amely a hiperhivatkozás címét jelöli.

Csere varázsló

Létrehoz egy mezőt, amely egy listából vagy egy konstans értékeket vagy egy másik táblázatból származó értékeket tartalmazó kombinált mezőből kínál értékeket. Ha ezt a lehetőséget választja a cellában található listából, akkor egy keresővarázsló indul el, amely meghatározza a mező típusát.

2. előadás

Adatok bevitele és szerkesztése

Adatbemenet

A táblázat nézetben megjelenik az összes bevitt adat. Ha csak a tábla szerkezete készült el, akkor a táblához még nincsenek adatok. Üres táblázatban A beviteli jelző (jobbra mutató háromszöggel) általában a táblázat első sorába kerül.

Ha értéket szeretne beírni egy mezőbe (adatlap nézetben), vigye a kurzort a mezőre, és írja be az értéket. Egy rekord szerkesztésekor a rekordjelző ceruzává változik. Amikor beír egy új bejegyzést (amelynek jelölője ceruza van), automatikusan megjelenik a következő sor (amelynek a jelölőjén egy csillag jelzi az új bejegyzést). Az új rekordjelző mindig a táblázat utolsó sorát jelöli.

Új rekord beírásakor a kurzor általában a táblázat első mezőjébe kerül.

A végrehajtott művelettől és a rekord típusától függően a rekordtoken négy formájú lehet.

Aktuális rekordjelző.

A szerkesztett rekord markere.

Zárt bejárati jelző (munka közben

többjátékos mód).

Új rekordjelző.

Bejegyzés mentése

A hozzáadott vagy módosított bejegyzések automatikusan mentésre kerülnek, amikor egy másik bejegyzéshez navigál, vagy bezárja a táblázatot.Ez a bejegyzésjelölőt jobbra mutató nyíllá változtatja.

A bejegyzés mentéséhez írja be megengedett érték az elsődleges kulcs mezőben Az elsődleges kulcs értékét a rendszer ellenőrzi a Value Criteria tulajdonságban megadott adattípussal, egyediséggel és egyéb értékérvényesítési szabályokkal ( Érvényesítés szabály )

Mégse gomb ( Visszavonás Jelenlegi terület / rekord Az eszköztáron található ) lehetővé teszi, hogy visszavonja a csak a következőn végzett módosításokat aktuális rekord. A következő rekordra ugrás után ez a gomb visszatér ide normál mód visszavonás A következő rekord módosításával már nem vonhatja vissza az előző rekord módosítását.

Az aktuális rekordot lemezre mentheti a Records->Save Record ( rekordokat -> Megment rekordokat ) vagy billentyűparancsokat< Váltás + Belép >.

A megadott adatok helyességének ellenőrzése

Automatikus adattípus-ellenőrzés

Az Access automatikusan, beavatkozás nélkül ellenőrzi bizonyos típusú adatokat. Az ilyen típusú adatokat tartalmazó mezőkre , nem kell kitöltenie a tulajdonságok Feltételt az értéknél. Soroljuk fel ezeket az adattípusokat.

Numerikus (szám)

Pénz (valuta)

Dátum/Idő (Dátum/Idő)

Logikai (igen/nem)

A numerikus (szám) és monetáris (pénznem) lehetővé teszi érvényes numerikus értékek megadását. Bár az Access lehetővé teszi egy betű beírását a Szám mezőbe, ha megpróbálja elhagyni a mezőt, megjelenik egy párbeszédpanel az üzenettel. "A megadott érték nem egyezik a mezőtulajdonságokkal: "Adattípus" vagy "Mezőméret" Hibaüzenet jelenik meg akkor is, ha más érvénytelen karaktereket vagy több tizedesvesszőt ad meg, vagy ha túl nagy számot próbál beírni egy bizonyos mérethez a Numeric (Number) adattípushoz.

A Date/Time (Dátum/Idő) típusú mezők a dátum- és időértékek helyességét ellenőrzik. Ha megpróbálja beírni az időt 44:44:44 vagy csak egy betűt a Dátum/Idő típusú mezőbe, hibaüzenet jelenik meg.

Logikai (Igen/Nem) a következő alapértékek közül csak az egyiket adhatja meg: Igen (Igen), Igaz (Igaz) Be (Be) vagy bármely nullától eltérő szám a logikai Igen és Nem (Nem), False (False), Ki (Ki) vagy 0 a logikai számhoz. A mező Formátum tulajdonságában megadhatja saját logikai (Igen/Nem) értékeit, de általában a szabványos értékeket használják.

Adatbeviteli módszerek

Különféle típusú mezőkbe történő adatbevitel történik különböző utak. Egyes adattípusoknál az értékellenőrzés automatikusan megtörténik. Egyes táblák létrehozásakor azonban előfordulhat, hogy nem szabványos (felhasználó által meghatározott) formátumú adatokat kell megadnia, és érvényességi szabályokat kell beállítania a ValidationRule tulajdonságban. A továbbiakban megfontoljuk különböző módokon adatbevitel. |

Normál szövegbevitel

A MyStudents táblázatba beírt három mező Szöveg típusú volt. A FamNameName1 mezőknek van egy beviteli maszkja az adatbevitelhez. Ha kisbetűkkel ír be egy értéket, akkor az megjelenik: az első betű nagybetű, a többi kisbetű. A szöveg ellenőrizhető speciális jelentésekés a megadott formátumban jelenítse meg.

Néha egy szöveg típusú mezőben ( Szöveg ) több sorból álló értéket kell megadnia. Hozzáadásért új sor nyomja meg a billentyűkombinációt< ctrl + Belép >. Ez a funkció hasznos a címmező karakterláncainak és a Jegyzet mező formázásához.

Dátum/Idő adatbevitel

Az értékeket a következő formátumban kell megadni: mmm yy. Ez így lesz, ha beírja a 4/8/96-ot és kilép ebből a mezőből. Az Access az értéket Arg 96-ként jeleníti meg. A táblázat valójában a 4/8/92 értéket tárolja, és akkor jelenítheti meg, ha e mező fölé viszi az egérmutatót. Másrészt a mezőbe beírhatja az Arg 96 értéket, és az Arg 96 érték kerül tárolásra a táblázatban.

A Dátum/Idő típusú mezőben megadhat egy feltételt a #1/1/70# és dátum (#) és dátum között értékhez is. Ez a feltétel azt mondja ki, hogy a beírt születési dátumnak 1970. január 1. és között kell lennie mostani dátum.

A formátumok befolyásolják az adatok megjelenítését, nem pedig azt, hogy mennyi memóriát foglalnak el.

Szöveges adatbevitel adatellenőrzéssel

Szöveges mező állítható be tulajdonsághoz Értékfeltétel. A bevitelt értékekre korlátozza (pl. F,M,C). Ha F, M és C értéken kívül más értékeket próbál megadni ebbe a mezőbe, egy párbeszédpanel jelenik meg a következő üzenettel, például: Csak M, F vagy C írható be ebbe a mezőbe. Ez az üzenet a "hibaüzenet" tulajdonság értéke határozza meg adott mező.

Numerikus adatok bevitele a | érték feltételének ellenőrzésével

A numerikus mezőkben adatérvényesítési szabályok vannak meghatározva. Az Értékkritérium tulajdonság Eredmény mezője az értékelési érték megszorítására van beállítva (>=2 és<=5). При нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке. Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для данного поля.

OLE bemenet

A Foto nevű OLE objektum mezője úgy is feltölthető, hogy maga az objektum (kép) nem jelenik meg a képernyőn. A következő objektumok tárolhatók OLE típusú mezőben.

Raszteres képek.

Hangfájlok.

Grafikonok és (diagramok).

Word vagy Excel.

Az OLE-kiszolgáló által felismert objektumok az Accessben OLE típusú mezőben tárolhatók.Az OLE-objektumok általában úgy kerülnek be az űrlapokba, hogy láthatók, hallhatók vagy használhatók legyenek. Amikor OLE objektumot helyez el egy táblázatban, akkor az objektumot leíró szöveg jelenik meg (például az OLE típus mezőben a PaintbrushPicture felirat látható). Kétféleképpen adhat meg egy objektumot.

Beillesztés a pufferből.

Beszúrás az Insert->Object (Beszúrás->Objektum) parancs végrehajtása után megjelenő párbeszédpanelből

MEMO adatok bevitele

Az Áttekintés mező MEMO típusú adatokat tartalmaz. Ez a típus lehetővé teszi, hogy minden bejegyzéshez legfeljebb 64 000 bájtnyi szöveget írjon be. A táblázat a beírt szövegnek csak egy részét jeleníti meg. megnyomva , megjeleníthet egy beviteli párbeszédablakot (Zoom) egy görgetősávval, amely lehetővé teszi, hogy egyszerre akár 1000 bájtnyi szöveget is megtekintsen.

Lapozás a rekordok között egy táblázatban

Általános szabály, hogy az adatok megadása után gyakran válik szükségessé néhány változtatás, ami a következő okokból adódhat

Megkapta új információ

Hibákat találtunk

Új bejegyzéseket kell hozzáadni

Az adatok módosításához először nyissa meg a táblát Az adatbázis ablakban nyissa meg a táblát adatlap módban úgy, hogy a táblák listájában a nevét tartalmazó sorra duplán kattint.

Ha TableDesign nézetben van, kattintson a Nézetek gombra a Táblázat nézetre váltáshoz az adatok módosításához.

Mozgás a rekordok között

Bármely rekord eléréséhez egyszerűen helyezze rá a kurzort, vagy kattintson rá az egérrel. De ha a táblázatok nagyon nagyok, akkor a kívánt rekordra való gyors ugrás problémája különösen akut

A függőleges görgetősáv segítségével navigálhat a rekordok között. A görgetősáv nyílgombjaival kattintásonként csak egy pozícióba mozgathatja a rekordjelzőt, ezért a gyorsabb mozgás érdekében (egyszerre több rekordon keresztül) célszerűbb a görgetősáv csúszkáját használni. a csúszka és a görgetősáv gombja közötti területet, hogy több pozícióba lépjen előre.

Az Edit->Go parancs számos lehetőséget biztosít a gyors mozgáshoz az asztalon.

A táblázat nézet ablakának alján található öt navigációs gombbal is lehet mozogni a rekordok között Ezekre a gombokra kattintva bármelyik rekordra ugorhat Ha ismeri a rekord számát (adott rekord sorszámát), kattintson a a rekordszám mezőbe, írja be a bejegyzés számát, és nyomja meg a gombot A beviteli szám mezőre lépéshez nyomja meg a gombot .

Ahogy mozog a táblázatban, figyeljen a görgetősáv tippjeire. Az Access nem frissíti a rekordszám mezőt, amíg nem kattint valamelyik rekordmezőre.

Alapjel keresése

A rekordszám ismeretében navigálhat rá, és kereshet egy adott mezőt, a legtöbb esetben azonban egy adott értéket kell találnia a rekordban. Ezt háromféleképpen teheti meg:

Válassza ki a Szerkesztés->Keresés parancsot (Edrt->Keresés)

Kattintson az eszköztáron található Find (FindSpecifiedText) gombra (távcső látható).

Használja a billentyűparancsot

Ha ezen módszerek bármelyikét használja, megjelenik egy párbeszédpanel. Ha csak egy adott mezőt szeretne keresni, helyezze a kurzort abba (és tegye ezt a párbeszédpanel megnyitása előtt). Jelölje be a Csak az aktuális mezőben (SearchOnlyCurrentField) jelölőnégyzetet a párbeszédpanelen, és az Access csak a megadott mezőben fog keresni.

Ez a párbeszédpanel lehetővé teszi különböző keresési beállítások megadását. Írja be a keresett értéket a FindWhat szövegmezőbe speciális karakterek:

* - Tetszőleges számú karakternek felel meg

Egy karakternek felel meg

# - Egy számjegynek felel meg

A karakterek működésének megértéséhez tegyük fel, hogy meg akarja találni az összes AB-vel kezdődő értéket. Ehhez írja be az AB karaktereket*

Most tegyük fel, hogy olyan értékeket szeretne keresni, amelyek 001-re végződnek. Ebben az esetben írja be *001 . Ha olyan értéket szeretne keresni, amely AB betűvel kezdődik, 001-re végződik, és csak két karaktert tartalmaz közöttük, írja be AB??001. Ha meg kell találnia az összes „ko”-ra végződő vezetéknevet, akkor olyan értékek kereséséhez, mint a Brodszkij és Csajkovszkij, írja be *ko.

A Match legördülő lista három lehetőséget tartalmaz:

A mező bármely részével (AnyPartofField)

Egész mezők (WholeField)

A mező elejétől (StartofField)

A normál beállítás a WholeField. Például a Pet értéket a rendszer akkor találja meg, ha az érték Pet. Ha a A mező bármely részével (AnyPartofField) opciót választja, akkor a keresési eredmények a Petrov, Petrovsky értékeket fogják lekérni. Shpetny stb. A mező elejétől (StartofO) beállítással végzett keresés eredményeként Petrov, Petrovsky értékei találhatók.

A Nézet (Keresés) legördülő listában választhat egy vagy több opciót az Összes, Fel, Le (Fel, Le, Mind) közül.

Ha a Csak az aktuális mezőben (SearchOnlyCurrentField) opciógombot választja, az érték csak egy mezőben lesz keresve A MatchCase jelölőnégyzet meghatározza, hogy a kis- és nagybetűk megkülönböztetésre kerüljenek-e. Alapértelmezés szerint ugyanazok. A Pet keresése során megtalálja Pet, Petr és Petrov. Ha bejelöli a MatchCase jelölőnégyzetet, meg kell adnia a keresési karakterláncot nagy- és kisbetűkkel

Nyilvánvaló, hogy az olyan adattípusok esetében, mint a Szám, a Pénznem és a Dátum/Idő, nincs értelme a kis- és nagybetűk érzékenységének.) Ha bejelöli a MatchCase jelölőnégyzetet, az Access figyelmen kívül hagyja a SearchFieldsAsFormatted jelölőnégyzetet (Ha formázta a mezőket a táblázatban, jelölje be Ez a mező) Például a Születési dátum mezőben az 1982 áprilisában születettek rekordjait szeretné megkeresni. Ehhez válassza a SearchFieldsasFormatted opciót, és írja be az Apr 92-t. Ha nem jelöli be ezt a jelölőnégyzetet, a keresés a pontos születési dátum szerint kell elvégezni, például keressen rá: 4/8/92

A SearchFieldsasFormatted jelölőnégyzet használata jelentősen lelassíthatja a keresést.

A keresés a Find (FindFirst) vagy a Next Find (Következő keresése) gombra kattintva indul el, miután megtalálta az értéket, az Access kiemeli. Az első egyező érték megkereséséhez kattintson a Keresés gombra. A következő érték kereséséhez kattintson a Következő keresése gombra A párbeszédpanel a keresési folyamat során végig nyitva marad. Ezért, ha megtalálta a kívánt értéket, kattintson a Bezárás gombra a párbeszédpanel bezárásához.

Módosítsa az értékeket az Adatlap nézetben

Egy érték módosításához navigáljon hozzá, és végezze el a szükséges javításokat. Egy érték szerkesztésének több oka is lehet.

Új érték hozzáadása.

Csere meglévő érték

Meglévő érték módosítása

Ha a mező üres, csak írjon be egy új értéket Ha új értéket ír be a mezőbe, kövesse ugyanazokat a szabályokat, mint az új bejegyzések beírásakor

Meglévő érték cseréje

Kijelölhet egy mezőt billentyűzettel vagy egérrel Billentyűzet használatakor a mező tartalma ki van jelölve (Inverz formában jelenik meg) Bármely billentyű megnyomásakor a mező tartalma törlődik, és a helyére a megfelelő karakter kerül. a lenyomott billentyűt A gomb megnyomásával , akkor csere nélkül eltávolítja a mezőértékeket. A szóköz billentyű lenyomása törli az értéket, és szóközzel helyettesíti

Az egér segítségével a mező tartalma a következő módokon választható ki:

Kattintson a mező bal szélére (ahol a mutató nagy pluszjelre változik)

Kattintson duplán a mezőre (ez a módszer nem megfelelő, ha a szöveg szóközt tartalmaz)

Kattintson és húzza az egérmutatót a doboz tartalmára balról jobbra

Válassza ki a mező tartalmának tetszőleges részét, és nyomja meg a gombot

Ha egy meglévő értéket szeretne lecserélni a DefaultValue tulajdonság alapértelmezett értékére, jelölje ki az értéket, és nyomja meg a billentyűkombinációt .

Ha egy meglévő értéket le szeretne cserélni az előző bejegyzésben szereplő azonos mező értékére, nyomja meg a billentyűkombinációt<Сtrl+"(кавычки)>

Ügyeljen arra, hogy ne kattintson<С1г1+-(минус)>, mert ebben az esetben az aktuális bejegyzés törlődik

Meglévő érték módosítása

Egy meglévő érték javításához a teljes érték cseréje helyett kattintson az adott értékhez tartozó bármely szimbólum elé. Ha az egérmutatót egy adott karakter fölé viszi, aktiválja a beszúrási módot, és új érték megadásakor a meglévő értékek jobbra mozognak. A gomb megnyomása után a csere mód aktiválódik, és a beírt karakterek egyenként cserélődnek. A kurzorbillentyűk segítségével az egyikről (és a másikra) léphet anélkül, hogy megváltoztatná őket A kurzortól balra lévő karakter törléséhez nyomja meg a gombot , és a jobb oldalon található karakter törléséhez használja a gombot .

Szerkesztési módszerek

Mozgás a mezőn belül	A -> és gombok megnyomásával<-
Érték beszúrása egy mezőbe	Válassza ki a beillesztési pozíciót, és adja meg az értéket
Egy mező teljes tartalmának kiválasztása	Nyomja meg az F2-t vagy kattintson duplán
Érték cseréje újjal	Jelölje ki a teljes mezőt, és írjon be egy újat
Csere az előző mezőről	Ctrl+'(aposztróf)
Cserélje ki egy alapértelmezett értékre	Ctrl+Alt+szóköz
Sortörés beszúrása (szöveg, emlékeztető)	Ctrl+Enter
Az aktuális sor mentése	Shift+Enter vagy ugrás másik sorba
Az aktuális dátum beszúrása	Ctrl+;(pontosvessző)
Adja meg az aktuális időt	Ctrl+:(kettőspont)
Új bejegyzés hozzáadása	Ctrl++(plusz)
Bejegyzés törlése	Ctrl+-(mínusz)
Kapcsolási opció gombok	Tér
Az aktuális bejegyzés módosításainak visszaállítása	Esc vagy mégse gomb

Nem szerkeszthető mezők

Vannak mezők, amelyek nem szerkeszthetők Az ilyen mezők típusai

Műveletek visszavonása

Néha az eszköztár Visszavonás gombja nem érhető el, és nem is használható. De amint elkezdi szerkeszteni a rekordot, az elérhetővé válik, és ezzel megszakíthatja az elemek bevitelét az aktuális mezőben. A gomb műveletek törlésére is szolgál. . Megnyomásával törli az érték- vagy mezőmódosítási műveletet. Egy billentyű kétszeri megnyomása , akkor a teljes aktuális bejegyzés módosításait visszavonja.

A Szerkesztés->Visszavonás parancs a műveletek visszavonására is szolgál, és a parancs neve a visszavonandó művelet függvényében változik.

A mezőben lévő érték módosításának megszakításához válassza a Szerkesztés->Gépelés visszavonása parancsot, vagy használja az eszköztáron található Visszavonás gombot. Másik mezőre váltás után az előző mezőben végrehajtott változtatások a Szerkesztés->Aktuális mező/rögzítés visszaállítása paranccsal vagy a Visszavonás gombbal törölhetők. A Szerkesztés->Aktuális mező/rekord visszaállítása paranccsal (Szerkesztés->Aktuális mező/rekord visszavonása) visszavonhatja az aktuális rekord összes módosítását, amelyet még nem mentett el. A rekord mentése után a rajta végrehajtott változtatások a Szerkesztés->Rekord visszaállítása (Edit->UndoSavedRecord) parancs kiválasztásával visszavonhatók. A következő bejegyzés szerkesztése után azonban ezek a módosítások már nem vonhatók vissza.

Értékek másolása és beillesztése

Az adatok vágólapra másolását vagy törlését maga a Microsoft Windows 95/NT végzi, nem pedig semmilyen speciális Access funkció. A vágólapra másolt vagy törölt érték beilleszthető egy másik mezőbe vagy rekordba a Szerkesztés->Beillesztés paranccsal vagy az eszköztár Beillesztés gombjával. A vágólapra való törlés, a vágólapról való másolás és beillesztés műveletek mind a különböző Windows-alkalmazások közötti, mind az Accessen belüli adatcserére szolgálnak. Ezzel a módszerrel teljes rekordokat másolhatunk más táblázatokba vagy akár más adatbázisokba, illetve adatokat cserélhetünk Microsoft Word és Excel programokkal.

Értékek cseréje

A Szerkesztés->Csere (Szerkesztés->Csere) menüparancs lehetővé teszi a minta szerinti keresést és cserét. A parancs kiválasztása vagy a gombok megnyomása után < ctrl + H > egy párbeszédablak jelenik meg a képernyőn,

Ez a párbeszédablak nagyon hasonlít ahhoz, amely a Szerkesztés->Keresés parancs (Szerkesztés->Keresés) kiválasztása után jelenik meg. Csak a Sample (FindWhat) szövegmező mellett van egy Csere erre (ReplaceWith) mező is. A keresés a gomb megnyomásával indul . Az érték megkeresése a mintában. Az Access kiemeli. Az érték cseréjéhez kattintson a Csere gombra. Az összes érték egyidejű cseréjéhez kattintson az Összes cseréje gombra.

Új bejegyzések hozzáadása

Ha adatlap nézetben szeretne bejegyzést hozzáadni, helyezze a kurzort az utolsó sorba (ahol a bejegyzésjelölőn csillag van), és írjon be egy új bejegyzést. Új bejegyzésre ugráshoz válassza a parancsot

Insert->Record->Record), kattintson az eszköztáron található Új rekord (NewRecord) gombra, használja a navigációs gombokat vagy az Edit->Go->New Record parancsot.

(Szerkesztés->GoTo->Új). Ugorhat az utolsó bejegyzésre, és megnyomhatja a gombot< | >Itt kell hozzáadnia néhány új bejegyzést, és átmenetileg láthatatlanná kell tennie a meglévő bejegyzéseket Menü parancs

Rekordok-> Adatbevitel (Records-> DataEntry) ideiglenesen törli a képernyőt az összes rekordtól, majd az új rekordokat zavarás nélkül szerkesztheti. Az összes rekord visszaállításához válassza ki a parancsot

Rekordok->szűrő eltávolítása (Records->RemoveFilter/Sort)

Rekordok törlése

Tetszőleges számú bejegyzés törléséhez válassza ki azokat, és nyomja meg a gombot vagy válassza ki a Szerkesztés->Törlés (Szerkesztés->Törlés) parancsot Egy rekord törléséhez vigye a kurzort bármelyik mezőjébe, és válassza ki a Szerkesztés->Rekord törlése parancsot (Szerkesztés->Rekord törlése) Egy rekord törlésekor egy párbeszédablak mező jelenik meg, amellyel meg kell erősítenie a törlést Ha az Igen gombra kattint, akkor a bejegyzések törlődnek, ha pedig a Nem gombra, akkor minden változatlan marad.

Ennek a párbeszédpanelnek az alapértelmezett beállítása az Igen gomb kiválasztása, ezért amikor megnyomja a gombot a bejegyzések automatikusan törlődnek. De ha ilyen módon véletlenül törli a rekordokat, akkor lehetetlen lesz visszaállítani őket.

A szomszédos (azaz szomszédos) rekordok kiválasztásához kattintson az első rekordjelölőre, és húzza az egérmutatót (jobbra mutat) az utolsó kijelölni kívánt rekordra

Oszlopok hozzáadása, módosítása és eltávolítása

Az oszlopok hozzáadásának, törlésének és átnevezésének lehetősége az Access 97 Adatlap nézetében kissé veszélyes. A tény az, hogy ezek a műveletek megváltoztatják az adatstruktúrát. Mint tudja, amikor tervezési módban (TableDesign) változtatásokat hajt végre, akkor megváltozik a mögöttes adatstruktúra. Táblázat módban azonban előfordulhat, hogy észre sem veszi a változtatások minden következményét Ezért, amikor adatbázisokat hoz létre más felhasználók számára, ügyeljen arra, hogy ne tudjanak módosítani az Adatlap nézetben.

Oszlop törlése adatlap nézetben

Ha törölni szeretne egy oszlopot Adatlap nézetben, jelölje ki, és nyomja meg a gombot vagy válassza ki a Szerkesztés-oszlop törlése parancsot (Edrt^DeleteColumn) Ezzel megjelenik egy párbeszédpanel, amelyben meg kell erősítenie az összes adat törlését ebből az oszlopból, valamint magát a mezőt is a táblázat szerkezetéből. hogy ha ezt a mezőt használja az adatbeviteli űrlapon vagy egy jelentésben, akkor ha törli, akkor hibaüzenetet kap minden alkalommal, amikor bármely objektum hozzáfér ennek a mezőnek a nevéhez

Adjon hozzá egy oszlopot adatlap nézetben

Új oszlop hozzáadásához táblázat módban válassza ki a Beszúrás ^ Oszlop (Beszúrás ^ Oszlop) parancsot, és ennek eredményeként a kurzort tartalmazó oszloptól jobbra egy oszlopot, amelynek fejléce Field1 ("1" mező) Ekkor ennek az oszlopnak a rekordjába adhatunk meg új adatokat.

Új oszlop hozzáadásakor a tábla szerkezete megváltozik (azaz új mező kerül hozzá). Amikor ment egy táblázatot, az Access meghatározza a hozzáadott mező tulajdonságait a benne megadott értékek alapján.

A mező nevének módosítása (oszlopfejléc)

Új oszlop hozzáadásakor célszerű a fejlécet módosítani a táblázat mentése előtt. Ehhez kattintson rá duplán, és végezze el a szükséges módosításokat. A táblázat elmentésekor ez a fejléc lesz a mező neve a táblaszerkezetben.

Az oszlopfejléc megváltoztatásával módosítja a mező nevét a táblázatban. És ha űrlapokban, jelentésekben, lekérdezésekben, makrókban vagy modulokban használják, akkor ezek az objektumok mindaddig nem működnek, amíg el nem végzik a megfelelő javításokat. A mezőnév megváltoztatásának ez a módja kellemetlen következményekkel jár, ezért kívánatos, hogy csak tapasztalt felhasználók használják.

Rekordok megjelenítése

Bejegyzések hozzáadásakor vagy módosításakor használhatja az egér és a menüparancsokat is. A Formátum menü vagy az egérparancsok segítségével módosíthatja a mezők sorrendjét, elrejtheti és rögzítheti az oszlopokat, módosíthatja a sormagasságot és az oszlopszélességet, választhat másik betűtípust, és még a rácsvonalakat is megjelenítheti vagy eltávolíthatja.

A mezők sorrendjének megváltoztatása

Alapértelmezés szerint az Access ugyanabban a sorrendben jeleníti meg a mezőket Adatlap nézetben, ahogyan azok egy táblázatban vagy lekérdezésben megjelennek. Néha azonban néhány mezőt egymás mellé kell helyeznie, hogy megkönnyítse a bennük lévő adatok elemzését. A mezők sorrendjének megváltoztatásához válasszon ki egy oszlopot, és húzza új helyre.

Kijelölheti és húzhatja az oszlopokat egyenként vagy csoportosan. Tegyük fel, hogy szeretné, ha a Név mezők a táblázat elején legyenek. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket.

1. Vigye az egérmutatót a mező (oszlop) nevére Név (lefelé mutató nyíl formájában lesz).

2. Kattintson és tartsa lenyomva az egérgombot ebben a helyzetben. Ezzel kijelöli a teljes Név oszlopot. Engedje el a gombot.

3. Kattintson ismét az egyik oszlop nevére, és tartsa lenyomva; a mutató keretes nyíllá változik.

Húzza ezt az oszlopot a táblázat bal szélére. Engedje fel az egérgombot, és az oszlop a táblázat elejére kerül.

Így egy vagy több kijelölt mezőt áthelyezhet balra, jobbra, vagy akár jobbról kifelé! üvöltő ablakszegély.

A mezők áthelyezése Adatlap nézetben nem változtatja meg a táblázat szerkezetét.

A mező szélességének megváltoztatása

Egy mező (azaz oszlop) szélességének megváltoztatásához vagy a párbeszédpanelen (ahol a karakterek száma határozza meg), vagy az oszlopfejléc jobb oldali szegélyének húzásával (jelen esetben az egérrel) kell beállítani a mutató kétfejű nyíllal ellátott keresztté változik).

Az oszlop szélességének módosításához kövesse két egyszerű lépést:

1.Vigye a kurzort két oszlopfejléc közé az elválasztó vonalon.

2. Húzza balra az oszlopszegélyt a szűkítéséhez, vagy jobbra a kibontásához.

Egy oszlop azonnali átméretezéséhez, hogy a legjobban illeszkedjen (a leghosszabb elem alapján), kattintson duplán az oszlop fejlécének jobb oldali szegélyére.

Egy oszlop szélességének módosítása/nem változtatja meg a táblázat mezőjének méretét: egyszerűen módosítja a megtekintett oszlop méretét a benne lévő adatokhoz.

Van egy másik módja az oszlopszélesség megváltoztatásának: ki kell hajtania a Formátum ^ Oszlopszélesség (Formátum ^ Oszlopszélesség) parancsot, vagy kattintson jobb gombbal az oszlop fejlécére, és válassza ki a helyi menüből a ColumnWidth parancsot. Megjelenik a ColumnWidth párbeszédpanel. Itt lehet kérdezni

az oszlop szélessége, a karakterek számával mérve. Az alapértelmezett szélesség meghatározásához jelölje be a Standard Width jelölőnégyzetet.

Ha egy oszlop jobb oldali szegélyét balra húzza az előző oszlop szegélyére, az elrejti az oszlopot. Ugyanez történik, ha a ColumnWidth párbeszédpanelben az értéket 0-ra állítja. Ezért a rejtett oszlop ismételt megjelenítéséhez futtassa a Formátum ^ Oszlopok megjelenítése (Formátum ^ Oszlopok megjelenítése) parancsot.

Rekord magasságának módosítása (sor)

Egy rekord (azaz egy sor) magasságának módosításához helyezze az egérmutatót a rekord határára (a rekordjelölő tartományába), és húzza a sor felső határát, vagy válassza a Formátum ^ Sor magassága parancsot. (Formátum ^ Sormagasság). A sormagasság növelésének szükségessége akkor merül fel, ha nagyobb betűtípussal vagy több sornyi szöveggel kell szöveget elhelyezni benne.

Az egérmutató megváltozik, ahogy húzza a bejegyzés szegélyét. A sor magasságának módosításához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Vigye a kurzort a két sor közötti osztott vonalra az írásjelölő területen.

2. Húzza felfelé a vonalszegélyt, hogy kisebb legyen, vagy lefelé a vonalmagasság növeléséhez.

A sor magasságának módosítása egyszerre módosítja az összes sor magasságát Adatlap nézetben.

Van egy másik módja a sormagasság megváltoztatásának: válassza a Formátum ^ Sormagasság (Formátum ^ Sormagasság) parancsot. Ekkor megjelenik egy párbeszédpanel, ahol megadhatja a vonal magasságát pontokban. Az alapértelmezett magasság kiválasztásához jelölje be a StandardHeight jelölőnégyzetet.

Ha egy rekord szegélyének felfelé húzásakor metszi az előző rekord szegélyét, akkor az összes| sorok rejtve lesznek. Ugyanez történik, ha a RowHeight párbeszédpanelt 0-hoz közeli értékre állítja (például 0,1). Ebben az esetben a sorok megjelenítéséhez futtassa a Formátum ^ Sormagasság parancsot (Formátum => Sormagasság), és állítsa be a sormagasság standard értékét.

Rács kijelző

Általában egy rács jelenik meg a képernyőn, amelynek vonalai a sorok és oszlopok határaiként szolgálnak. A Format"=>Cellák (Format^Cells) paranccsal meghatározhatja, hogy ez a rács megjelenjen-e, és hogyan nézzen ki. (Rácsnézet párbeszédpanel (CellEffects).)

A kijelző betűtípusának megváltoztatása

A sorok és oszlopok mérete automatikusan megváltozik, ha a kijelző betűmérete megváltozik. Az Access alapértelmezés szerint az összes adatot Adatlap nézetben jeleníti meg, 8 pontos MSSansSerif betűtípussal és Normál stílusban. Előfordulhat, hogy a képernyőn megjelenő betűtípus miatt nem nyomtat megfelelően. Ezért az Arial 8 pontos betűtípus és a Regular stílus jobb lenne. Válassza a Formátum"=>Betűtípus(Fonnat^Font) lehetőséget a betűtípus, -méret és -stílus módosításához.

A megjelenítési betűtípus módosítása a teljes táblázatot érinti. Ha további információkat szeretne látni a képernyőn, válasszon egy kis betűméretet. Ha rendelkezik a szükséges hardverrel, váltson nagyobb felbontásra. És ha azt szeretné, hogy a betűk nagyobbak legyenek, növelje a betűméretet.

A 10 pontos Arial és Bold használatához tegye a következőket.

Válassza a Formátum^Betűtípus parancsot, és egy párbeszédpanel jelenik meg a képernyőn.

A Font mezőben válassza az Arial lehetőséget,

A Vázlat (FontStyle) mezőben válassza a Félkövér (félkövér) lehetőséget.

Írjon be 10-et a Méret mezőbe.

Kattintson az OK gombra.

Ha módosítja egy betűtípus attribútumait, a Minta területen megjelenik a betűtípus mintája. Így a módosítások elvégzése előtt megtekintheti azokat. A betűtípus színét is módosíthatja, ha kívánja.

Oszlopok elrejtése és megjelenítése

Egy oszlop elrejtéséhez húzza a szegélyét az előző mezőbe, vagy állítsa az oszlop szélességét 0-ra. Egy vagy több oszlop elrejtéséhez használhatja a Formátum ^ Oszlopok elrejtése parancsot is. Egy oszlop elrejtéséhez kövesse az alábbi lépéseket.

1. Helyezze a kurzort bárhová az elrejteni kívánt oszlopban.

2. Válassza a Formátum ^ Oszlopok elrejtése (Formátum ^ Oszlopok elrejtése) menüpontot, és az oszlop eltűnik. A valóságban az Oszlopszélesség tulajdonság (ColumnWidth) értéke 0. Több oszlop elrejtéséhez először ki kell jelölnie őket, majd végre kell hajtani a Formázás ^ Oszlopok elrejtése parancs (Formátum ^Oszlopok elrejtése)

A rejtett oszlop ismét megjeleníthető a Formátum ^ Oszlopok megjelenítése (Formázás ^ Oszlopok megjelenítése) paranccsal. Ez egy párbeszédpanelt jelenít meg, amely lehetővé teszi az oszlopok szelektív elrejtését vagy megjelenítését az Oszlop lista megfelelő opcióinak bejelölésével vagy törlésével.

Lefagyó oszlopok

Ha azt szeretné, hogy a táblázat egyes mezői folyamatosan megjelenjenek a képernyőn görgetés közben, használja a Formátum ^ Oszlopok rögzítése parancsot, például a Név mezőt folyamatosan láthatóvá teheti a táblázat görgetése közben, amikor más információkra van szüksége. Az oszlopok rögzítése az összes oszloptól balra lesz elhelyezve. ^UnfreezeAllColumns).

Bejegyzés mentése

Az Access menti a bejegyzést, amikor kilép belőle. A bejegyzés elhagyása nélküli mentéséhez nyomja meg a billentyűkódot A rekord mentésének harmadik módja a tábla bezárása, de van egy másik módja is - a Rekordok ^ Rekord mentése (Rekordok ^ Rekord mentése) parancs végrehajtása.

Rekordok rendezése és szűrése adatlap nézetben

Egy adott érték keresésekor az Access megtalálja és megjeleníti a hozzá tartozó rekordot. De ha több rekord is megfelel a megadott kritériumoknak, akkor a munka kényelme érdekében szükségessé válik, hogy csak ezeket jelenítse meg a képernyőn. az eszköztár (vagy a Rekordok menü Szűrés és Rendezés parancsok Rendezés) segítségével csak a munkához szükséges rekordokat jelenítheti meg a képernyőn, valamint gyorsan rendezheti őket a kívánt sorrendbe Két rendezési gomb segítségével rendezheti a teljes táblázatot, és három szűrőgombot használunk az egyes rekordok kiválasztására

Gyors rendezés

Néha bizonyos sorrendbe kell rendeznie a rekordokat A rendezés eszköztár gombjai lehetővé teszik az oszlopok növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezését. Először jelölje ki a rendezni kívánt mezőket, majd kattintson a RendezésNövekvő (A-Z) vagy a RendezésNövekvő (Z) gombra -A) (RendezésDescending (Z-A))

A rendezési mező kiválasztásához csak helyezze a kurzort abba bármely rekord szintjére, majd kattintson a megfelelő gombra, és az adatok azonnal rendezésre kerülnek.

Ha több mező szerint szeretné rendezni az adatokat, válasszon ki több oszlopot Ehhez először jelöljön ki egy oszlopot, majd nyomja meg a gombot és húzza a kurzort (Így a szomszédos oszlopok kijelölésre kerülnek) Ebben az esetben a tábla rekordjai először az első oszlop szerint vannak rendezve, majd a második szerint stb.

A rekordok eredeti sorrendjének visszaállításához használja a Records^RemoveFilter/Rendezés parancsot

Feljegyzések nyomtatása

A táblázatbejegyzések sorok és oszlopok formájában nyomtathatók. Használja a legegyszerűbb módszert - válassza ki a Fájl => Nyomtatás parancsot (Fájl ^ Nyomtatás), vagy kattintson az eszköztár Nyomtatás gombra (Nyomtatás). Megjelenik egy párbeszédpanel.

Tegyük fel, hogy a nyomtatót Microsoft Windows 95/NT rendszerre telepítette. Kattintson az OK gombra, és írja be a Wy-t a megjeleníteni kívánt betűtípusba (vagy a legközelebbi nyomtató megfelelőjébe). A kinyomtatva a táblázat kinyomtatásakor beállított összes beállítás is megjelenik. A rejtett oszlopok nem kerülnek nyomtatásra. A rácsvonalakat csak akkor nyomtatja ki a rendszer, ha a CellsEffects párbeszédpanelen (amely a Format^Cells paranccsal hívható meg) be van jelölve a GridlinesShown csoport opciógombjai. A nyomtatáshoz annyi oldalra lesz szükség, amennyi az összes adat befogadásához szükséges. Ezenkívül az Access automatikusan elvégzi az adatok oldalakra történő szétválasztását.

Táblázat nyomtatása

A nyomtatási folyamatot a Nyomtatás párbeszédpanelen vezérelheti a következő beállítások kiválasztásával.

Nyomtatás (PrintRange) A teljes táblázatot vagy csak a kiválasztott oldalakat vagy rekordokat nyomtatja ki.

Copies Meghatározza a másolatok számát

Leválogatás Meghatározza, hogy a nyomat másolatokba kerül-e.

A Tulajdonságok gomb megnyitja a nyomtatóbeállítások párbeszédpanelt. A Testreszabás (IR) gomb lehetővé teszi a mezők és címsorok meghatározását.

Előnézet

Néha kétségek merülnek fel a jelentés kinyomtatása előtt. Például nem lenne jobb megváltoztatni a sormagasságot és az oszlopszélességet, vagy másik betűtípust választani? Ezért nyomtatás előtt mindig érdemes megjeleníteni a jelentést a képernyőn, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy minden rendben van-e vele.

Ehhez kattintson az eszköztáron található gombra, válassza ki a Fájl ^ Előnézet (Fájl ^ Nyomtatási előnézet) parancsot. Ennek eredményeként megjelenik egy előnézeti ablak.

A Nyomtatási kép gombra kattintva a nyomtatási előnézet módba kerül. A képernyőn megjelenik az első nyomtatandó oldal, és új gombok jelennek meg az eszköztáron.

Az oldalak közötti navigáláshoz használhatja az előnézeti ablak alján található gombokat (ugyanúgy, mint amikor táblázatos módban mozog a rekordok között).

Az eszköztár gombjai biztosítják gyors hozzáférés a következő nyomtatási lehetőségekhez:

Bezárás Visszatér az adatlap nézethez

Nyomtatás Megnyit egy párbeszédpanelt

Egy oldal Egy oldalt jelenít meg a

Nyomtatási előnézet

Two Pages Két oldalt jelenít meg a

Nyomtatási előnézet

Zoom Select Nagyítja vagy csökkenti a kijelző léptékét.

dokumentum

Kettőnél több oldal megtekintéséhez használja a Nézet ^ Oldalszám ( Kilátás ^ Oldalak ), majd válassza az 1, 2, 4, 8 vagy 12 lehetőséget.

Ha elégedett a táblázat előnézetével, és ki szeretné nyomtatni, kattintson a Nyomtatás gombra az eszköztáron. Ha valami zavar, kattintson a Bezárás gombra (Bezárás), és visszatér a táblázat nézetbe, ahol szerkesztheti az adatokat vagy módosíthatja az elrendezést.

Következtetés

Figyelembe veszik a táblázat módban történő adatbevitel, a sorok és oszlopok közötti mozgás és az adatok megváltoztatásának technikáit, a sorok és oszlopok mozgatását és méretük megváltoztatását, a táblázatok előnézetét és nyomtatását.

Az adatlap nézet az adatokat sorokban (rekordokban) és oszlopokban (mezőkben) jeleníti meg.

A görgetősávok, a kurzorbillentyűk, a menüopciók és a navigációs gombok segítségével gyorsan mozoghat a táblázatban, és bármilyen rekordba vagy mezőbe helyezheti a kurzort.

Bármely TableDesign ablakból átválthat Adatlap nézetre az Adatlap gombra kattintva (a Megnyitás gombra is kattinthat az adatbázis ablakban).

Amikor adatot viszünk be egy táblázatba, a megfelelő sort új rekordjelzővel jelöljük.

én. Az Access automatikus adatellenőrzést végez különféle típusok(a Szám-I üvöltő (Number), Monetary (Currency), Dátum / Idő (Dátum / Idő) és Logikai (Igen / Nem) típusokat jelenti). A táblázat vagy az űrlap szintjén pedig hozzáadhat saját adatérvényesítési szabályokat.

OLE objektumok (például hang, kép, grafika, Word dokumentumokés digitális videofelvételek) beszúrhatók egy OLE típusú mezőbe az Insert => Object paranccsal (Insert ^ Object)

A navigációs gombok (a táblázat alján találhatók) lehetővé teszik a gyors mozgást a rekordok között.

A megadott értékek a Szerkesztés^Keresés (Szerkesztés^Keresés) vagy a Szerkesztés^Csere (Szerkesztés^Csere) paranccsal kereshetők és cserélhetők.

Ha alapértelmezett értéket szeretne beszúrni a mezőbe, nyomja meg a gombot<Сп«1+А11>+szóköz billentyű, és a mező értékének beszúrásához az előző rekordból -

Bizonyos típusú mezőkben az adatok nem szerkeszthetők, ezek a Számláló (AutoNumber) típusú, számított, blokkolt, nem hozzáférhető mezők, blokkolt rekordokat tartalmazó mezők, valamint bizonyos típusú lekérdezések mezői.

A Visszavonás funkcióval törölheti egy mezőérték, az aktuális bejegyzés vagy egy mentett bejegyzés bevitelét. Egy bejegyzés törléséhez válassza ki azt, és nyomja meg a gombot , vagy válassza ki a Szerkesztés => Törlés parancsot (Szerkesztés ^ Törlés)

Módosíthatja a táblázat megjelenését a mezők átrendezésével, a megjelenített oszlopszélesség vagy sormagasság módosításával, valamint különböző betűtípusok kiválasztásával.

Az oszlopok elrejthetők és megjeleníthetők, rögzíthetők és felszabadíthatók; a rácsvonalakat is törölheti és megjelenítheti a képernyőn.

A rendezés gombok használatával azonnal megváltoztathatja a rekordok megjelenítési sorrendjét.

A Szűrés kijelölés alapján (FilterbySelection) és a Szűrő szerkesztése (FilterbyForm) gombok a táblázatban lévő rekordok szűrésének rendezési sorrendjének vagy kritériumainak meghatározására szolgálnak.

A Fájl^Nyomtatás (Fájl^Pnnt) paranccsal egy táblázatot nyomtathat ki, a Fájl^Előnézet (Fájl^Nyomtatási előnézet) paranccsal pedig az oldalak előnézetét tekintheti meg nyomtatás előtt.

Microsoft Access 97 varázslók

Adatbázis-létrehozó varázsló

Táblázatelemző varázsló

Lekérdezés varázsló

Adatbázis-létrehozó varázsló

Az Adatbázis létrehozása varázsló segít gyorsan elkezdeni a Microsoft Access szolgáltatást kezdő és professzionális felhasználók számára egyaránt. Több mint 20 különböző adatbázistípust tartalmazó könyvtár közül választhat az adott célnak megfelelően.

Adatimportálás/exportálás varázsló

Ha a felhasználó már rendelkezik a Microsoft Access formátumtól eltérő formátumban tárolt adatokkal, akkor egy speciális varázsló segítségével importálási/exportálási műveleteket hajthat végre. Ez a varázsló lehetővé teszi az adatok rugalmas kezelését szöveg vagy táblázatokból származó adatok importálásakor és exportálásakor, valamint a Microsoft Access adatok szövegfájlokba történő exportálásakor. A varázsló lehetővé teszi a megfelelő mezőelválasztók, adattípusok stb. kiválasztását... A varázsló rendelkezik a konvertált adatok előnézetével, hogy megkönnyítse az átalakítási folyamat vezérlését.

Táblázatelemző varázsló

Ez a varázsló lehetővé teszi, hogy gyorsan relációs adatbázist hozzon létre egy nagy "lapos" adattáblázatból, több táblával és köztük lévő kapcsolatokkal. A varázsló elemzi a meglévő táblát, és javaslatot tesz annak adatbázissá alakításának legjobb módjára.

Lekérdezés varázsló

Ha választani kell a rendelkezésre álló adatok közül, használhatja a lekérdezéskészítő varázslót. Ez a varázsló automatikusan lekérdezéseket hoz létre az adatok kiválasztásához egy vagy több táblából. A több táblán történő működés, a táblák egyes mezőinek tetszőleges módon történő összekapcsolása lehetővé teszi, hogy könnyen kezelhető és hatékonyan használható, rugalmas elágazó adatstruktúrákat hozzon létre. Ezenkívül a varázsló lehetővé teszi az adatok csoportosítását és az összegek kiszámítását, például a rendeléseket elhelyezési dátumok szerint csoportosítva számolhatja meg.

Adatmegosztás

Az adatbázis felosztására szolgáló speciális varázsló lehetővé teszi az adatbázis két fájlra való felosztását, amelyek közül az első a tényleges táblázatokat tartalmazza az adatokkal, a második pedig a lekérdezéseket, űrlapokat, makrókat és modulokat. Ez megoldja az egy adattömb több felhasználó általi feldolgozásának megszervezésének problémáját. Ugyanakkor a hálózaton dolgozó felhasználók egy közös adatforrást használhatnak, módosíthatják az űrlapokat, jelentéseket és egyéb objektumokat, amelyeket egy adott munkahelyen az adatok feldolgozására használnak.

Internet és intranet megoldások

A Microsoft Access 97 olyan tulajdonságokat tartalmaz, amelyek lehetővé teszik adatok közzétételét a Microsoft Accessből egy webkiszolgálón. Például a HTML szerepel azon formátumok listáján, amelyekben jelentéseket készíthet, és most már nagyon egyszerű az adatok Microsoft Access jelentésként történő közzététele a szerveren.

A Microsoft Access speciális varázslóval rendelkezik, amely gyorsan áthelyezi az információkat egy adatbázisból a webkiszolgálóra.

Microsoft bevezető kurzusvázlat Hozzáférés 97 (MSA)

A KNEU tanárainak

Feltételek: Windows és Windows alkalmazások ismerete (Word, Excel stb.)

1. Bemutatkozás.

1.1. Az MSA főbb tulajdonságai.

1.1.1. Relációs modell (kapcsolatok versus hierarchia)

1.1.2. többfelhasználós környezet.

1.1.3. Felhasználói felület.

1.2. Tipikus alkalmazások (példák) és rövid megjegyzések.

1.2.1 Telefonkönyv

1.2.2. Adatbázis. "Könyvtár"

1.2.3. Számlák/megrendelések elszámolása.

1.2.4. Demo adatbázis "Borey".

1.3. MSA adatbázis architektúra.

1.3.1. A táblázatok adattárolók.

1.3.3. Forms - grafikus felület az adatokhoz.

1.3.4. Jelentések - adatnyomtatás

1.3.5. Makrók és modulok – automatizálás.

2. Hozzon létre egy adatbázist.

2.1. Adatbázis tervezés.

2.2 Az adatbázis létrehozásának szakaszai.

2.3. Új adatbázis.

2.4. Adatok importálása.

2.5. Módosítások mentése

3. Asztalok tervezése.

3.1. Mezők és rekordok.

3.2. Mezőtípusok

3.3. Alapértelmezett mezőértékek

3.4. Bemenet érvényesítése.

3.5. Típusmaszkolás

3.6. Táblázatok összekapcsolása.

3.7. elsődleges kulcsok.

4. Munka asztalokkal.

4.1 Sorok és oszlopok formázása.

4.2. Oszlopok rögzítése, elrejtése és rendezése.

4.3. Gyors válogatás és szűrés.

4.4. Nyelvi verzió beállítása rendezéskor.

5. Lekérdezések építése.

5.1. QBE használata lekérdezések fejlesztésére.

5.2. Válogató.

5.3 A mező tulajdonságai

5.4. A kritériumok megválasztása.

5.5. Számolt mezők.

5.6 Kifejezéskészítő.

5.7. Csoportosítás és (rész)összeg.

5.8 A mezők tulajdonságai.

5.9. Többtáblás lekérdezések (kapcsolatok használatával).

6. Adatok importálása.

7 A formák alapjai.

7.1 Projekt ablak, eszközök és paletta.

7.2. Űrlapok létrehozásának és szerkesztésének alapvető módszerei.

7.3. Vezérlés és vezérlés tulajdonságai ablak.

7.4 Űrlap tulajdonságai.

7.5. Űrlapok és adatforrások összekapcsolása.

7.6. Vezérlés és kötődése az adatforráshoz.

7.6.1. Szövegdoboz.

7.6.2. Listadoboz és kombinált mező

7.6.3. Doboz csekk.

7.7 Űrlaptulajdonságok megjelenítése.

7.8. Az Űrlapvarázsló használata.

8. Főforma/alűrlap (összetett forma).

9 A makrók alapjai.

9.1. Hogyan fejlesszük őket: ne írjunk írással.

9.2. A makrók áttekintése.

9.3. Makró automatikus végrehajtása.

10 Vezérlőgombok űrlapokon.

10.1 A makrók célja.

10.2. A varázsló használata gombok létrehozásához.

11. Jelentések.

11.1. Hasonlóságok és különbségek a formákkal.

11.2 Csoportok, csoportrészösszegek és csoportfejléc/lábléc.

12. Hozzon létre egy egyszerű alkalmazást.

AZ OROSZ FÖDERÁCIÓ OKTATÁSI ÉS TUDOMÁNYOS MINISZTÉRIUMA
MOSZKVA ÁLLAMI ELEKTRONIKAI ÉS MATEMATIKAI INTÉZET

(Technikai Egyetem)

"Számítástechnikai Tanszék"
7. sz. laboratóriumi munkáról

« Microsoft hivatal .

Adatbázis kezelő rendszer
HOZZÁFÉRÉS»

Diák: Malofeev S.A. C-12

Előadó: Voskov L.S.

Moszkva 2008

Teljesítette az elméletet:

Alapok

ADATBÁZISOK és adatbázis-kezelő rendszerek (DBMS)
B alapok D Az adatok (DB) számítógépen történő tárolására és sokféle információ nagy mennyiségű hatékony felhasználására szolgálnak:

• 
  könyvekről, folyóiratokról és újságokról a könyvtárakban,
• 
  az üzletekben lévő árukról és a gyári termékekről,
• 
  a múzeumok és különféle gyűjtemények kiállításairól,
• 
  cégek, vállalkozások és intézmények valamennyi alkalmazottjáról,
• 
  az összes repülőjáratról a repülőtereken, a jegyárakról és a rendelkezésre állásról,
• 
  az állomásokról induló összes vonat menetrendjéről, a jegyárakról és a rendelkezésre állásról,
• 
  a közlekedési rendőrségen (GAI) nyilvántartott összes autóról, beleértve az ellopott autókat is,
• 
  az utazási irodákban és utazási irodákban található összes utalványról, beleértve az „égető” utalványokat is,
• 
  az időjárásról a Föld bármely pontján most és sok évvel ezelőtt stb.

Az adatbázisokkal való munkavégzéshez DBMS - Database Management Systems nevű alkalmazási programokat használnak. A legnépszerűbb DBMS a Microsoft ACCESS programja.
Minden DBMS, beleértve az ACCESS DBMS-t is, lehetővé teszi:

1. 
   Gyorsan létrehozhat adatbázisokat, kiegészítheti és módosíthatja azokat.
2. 
   Gyorsan megtalálja a szükséges adatokat az adatbázisban.
3. 
   Az adatbázisban lévő adatokat különböző szempontok szerint rendezze (például betűrendben).
4. 
   Kivonja az adatok részhalmazait a képernyőn kérései szerint, pl. megfelel az adott kritériumnak.
5. 
   Végezzen statisztikai számításokat az adatbázis adatain elemzés és döntéshozatal céljából.
6. 
   Adott célra kiválasztott adatok nyomtatása, pl. bizonyítványokat, jelentéseket stb.

Az adatbázis a legegyszerűbb formájában egy Excel-táblázatra hasonlító táblázat. Példa egy ilyen adatbázistáblára, melynek neve " Diák"Látod a következő oldalon.

Az Excel táblákhoz hasonlóan az adatbázistáblák is oszlopokból és sorokból állnak. Ebben az esetben az adatbázis oszlopait " MEZŐKés konkrét nevük van

(nevek " MEZŐK"), és nem a latin ábécé betűi, mint név, mint az Excel táblázatokban. Az ilyen oszlopok, pl. Az adatbázistáblák mezőinek száma legfeljebb 255 lehet (mint az Excelben).

Az adatbázistáblák minden sorának neve " REKORD", és saját sorszáma van, ugyanaz, mint egy sor az Excel táblázatban. A sorok, azaz az adatbázistáblák rekordjainak száma gyakorlatilag korlátlan.

Összes " FELVÉTELEK"(sorok) az adatbázistáblában minden cellában szükségszerűen a névnek megfelelő típusú információt tartalmaznak" MEZŐK". Ez a fő különbség az adatbázistábla és az Excel-táblázat között. Például egy oszlopban a következő mezőnévvel: " TELJES NÉV"(lásd adatbázis táblázat " Diák" a következő oldalon) az összes bejegyzésben (azaz minden sorban) személyek meghatározott neveit fogja látni;

a "mezőnév" oszlopban GODR" minden rekordban (azaz minden sorban) látni fogja a tanulók születési éveit;

a "mezőnév" oszlopban NG" minden rekordban (azaz minden sorban) látni fogja a tanulócsoportok konkrét számát.

Az adatbázis nem egy, hanem több kapcsolódó táblát is tartalmazhat. Kivéve táblázatok - az adatbázis fő objektuma - az adatbázis más objektumokat is tartalmazhat, nevezetesen:

alak (egy vagy több). Az űrlap az adatbázistáblák adatainak képernyőn való megjelenítésének módja, amely kényelmes adatbevitelre és azok megtekintésére.

Kérés (egy vagy több). A lekérdezés egy módja annak, hogy kiválassza és képernyő kimenet adatbázistáblákból származó adatokat az Ön által megadott kritériumoknak megfelelően.

Jelentés (egy vagy több). A jelentés segítségével kiválasztható és kinyomtatni

Makró (egy vagy több). A makró olyan makróparancsok halmaza, amelyek bizonyos műveleteket hajtanak végre egy adatbázissal, például jelentések nyomtatását.

Modul (egy vagy több). A modul egy program az Access Basic programozási nyelven, amelyet adatbázisban használnak nem triviális feladatok végrehajtására.

Az összes felsorolt ​​objektum, ha létrejött, a kiterjesztéssel szerepel az adatbázisfájlban . mdb.

Az Access 2000-et, a program legfrissebb verzióját fogja tanulmányozni, de az alig különbözik az Access 97-től, így jelenleg mindkét verzió használatban van.

Ez a gyakorlati munka lehetővé teszi az adatbázisok létrehozásának, módosításának és használatának összes alapvető műveletének elsajátítását, függetlenül az Access használt verziójától.

INDÍTSA EL A DBMS ACCESS-t
A Windows operációs rendszer elindítása után a képernyő megjelenése nagyon eltérő lehet, de mindig sok program, fájl és mappa ikon található a monitor képernyőjén (az asztalon), valamint a tálca alján (egy keskeny sáv a a képernyő alján egy gombbal) Indítsa el.

Ha valahol van egy Access program ikon a képernyőn, helyezze rá az egérmutatót, és kattintson duplán a program elindításához a számításhoz.

Ha nincs a képernyőn az Access program ikonja, akkor a Start gombra kattintva nyissa meg a rendszer főmenüjét, válassza ki benne a "Programok" menüpontot, majd az automatikusan megnyíló második menüben kattintson a "Microsoft Access" gombra. " elemet a program elindításához a számításhoz.

Megnyílik egy tipikus Windows program ablak "Microsoft Access" címmel, és benne (1. ábra):

PÁRBESZÉD MEZET A Microsoft Access új adatbázis létrehozásához vagy egy meglévő megnyitásához.

MENÜSÁR a címsor alatt (Fájlszerkesztés nézet Insert Service Help Window),

A menüsor alatti STANDARD ESZKÖZTÁR, amelyet a Nézet menü Eszköztárak parancsa kapcsol be és ki. Minden eszköz rendelkezik egy „címkével”, amely automatikusan megjelenik, ha az egérnyíl eszköz tetejére kerül.

PROGRAM ÁLLAPOT SOR az ablak alján. Megjeleníti az adatbázis aktuális adatait és az Access módot.

ELMÉLET: QUERY LÉTREHOZÁSA ÉS HASZNÁLATA BÁZISBAN

ADAT

Az adatbázis használatának leghatékonyabb módja a " kérések". Kérés az adatbázistáblák adatainak kiválasztásának és megjelenítésének módja az Ön által megadott kritériumoknak megfelelően.

ELMÉLET: JELENTÉSEK LÉTREHOZÁSA ÉS HASZNÁLATA ADATBÁZISBAN

Kivéve " táblázatok", "Forma"és" kéréseket"egy adatbázisfájl tartalmazhat egyet vagy többet" Jelentések". "Jelentés "egy módja a választásnak és kinyomtatni adatbázistáblákból származó adatokat a felhasználó által megkívánt formában, azaz. Neked.

ELMÉLET: ADATBÁZISSÉMA LÉTREHOZÁSA – 3. SZAKASZ
Az adatbázisséma létrehozása az ebben az adatbázisban szereplő táblák közötti kapcsolatok meghatározása, vagy inkább e táblák meghatározott mezői között.

A táblák összekapcsolásakor az egyikben végrehajtott módosítások automatikusan átkerülnek a másikba. A táblák összekapcsolásának fő célja, hogy elkerüljük az adatbázisban található információk megkettőzését.

A kapcsolatok jelentésének megértésének legegyszerűbb módja az Ön által létrehozott konkrét adatbázis példája, pl. Tanulási folyamat. Ennek az adatbázisnak a linkdiagramja az ábrán látható. 3.

Az ablakban Tanulási folyamat: adatbázis kattintás gombra Adatséma az eszköztáron. A megnyílt ablakban Táblázat hozzáadása, válassza a könyvjelzőt táblázatokés a gomb megnyomásával Hozzáadás, helyezze az ablakba Adatséma minden asztal. Ezután nyomja meg a gombot Bezárás. Ennek eredményeként az ablakban Adatséma minden adatbázis tábla megjelenik Tanulási folyamat mezőik listájával.

Rizs. 3. DB séma Tanulási folyamat
A kapcsolatokat üres táblákkal kell létrehozni, különben problémák adódhatnak a kapcsolat tulajdonságainak egyeztetésével.
ELMÉLET: Riportok készítése és felhasználása adatbázisokban.

Többtáblás riportok fejlesztése
Az egytáblás jelentések mellett az Access lehetővé teszi összetett jelentések létrehozását, amelyek több, egymással összefüggő adatbázistáblából szolgáltatnak adatokat. A kapcsolódó adatok többtáblás jelentésben való megjelenítéséhez a szükséges hivatkozások automatikusan létrejönnek az adatsémának megfelelően.

A többtáblás jelentések tartalmazhatnak egy főrészt és egy beépített részt, azaz egy aljelentést. Ezen részek mindegyike saját asztalra épül.

A többtáblás jelentések különböző táblákból származó mezőket is tartalmazhatnak anélkül, hogy részjelentéseket kellene tartalmazniuk.

Fontolja meg, hogy készítsen jelentést olyan táblákhoz, amelyek egy-a-többhöz kapcsolatban állnak. Ezekben a kapcsolatokban az egyik tábla mester, a másik pedig szolga. Egy ilyen jelentés felépítésének megvannak a maga sajátosságai attól függően, hogy a jelentés alapjául a fő vagy az alárendelt táblázatot választották-e.

31. gyakorlat: Többtáblás jelentés főtábla alapján

Rizs. 19. Osztályi jelentés elrendezése
Fontolja meg a többtáblás jelentés létrehozásának technológiáját táblázatok példáján OSZTÁLY ÉS TANÁR. Tegyük fel, hogy egy jelentést kell készíteni, amely információkat tartalmaz a tanszékekről, beleértve a tanári listákat is.

Jelentés elrendezése. Tegyük fel, hogy a jelentés elrendezése a tanárok tanszékenkénti listáival úgy nézzen ki, mint az 1. ábrán. 19. A tervrajznak megfelelően a jelentésnek az egyes osztályokra vonatkozó adatokat kell megjelenítenie, beleértve a nevet, kódot és telefonszámot, valamint a vezető nevét és fényképét. Ezeket az adatokat a táblázat tartalmazza SZÉK.

1. 
   Az egyes tanszékek táblázatos részében meg kell jelenítenie a tanárok listáját. Ilyen adatok a táblázatból nyerhetők Tanár. A javasolt elrendezés indokolja, hogy a táblázatot válasszuk a jelentés főtáblájaként. SZÉK, és az asztal TANÁRVATEL- adatforrásként a tanárok listáját tartalmazó alűrlaphoz.

Elvégezte a gyakorlatokat:

1. gyakorlat: Alapadatbázis létrehozása egyetlen táblával

2. gyakorlat: Oszlopszélesség módosítása egérrel vagy a Formátum menü Oszlopszélesség parancsával

Gyakorlat 3. "Beszúrás" és "Törlés" mezők, valamint a "Mezők" (oszlopok) sorrendjének megváltoztatása a táblázatban.

4. gyakorlat: Új mező beszúrása az alkalmazottak "fotóival".

5. gyakorlat: Új adatok bevitele táblázatba, rekordok szerkesztése, törlése

6. gyakorlat: Adatok rendezése adatbázistáblában

7. gyakorlat

8. gyakorlat Új adatbázis objektum létrehozása és használata - "Kérés".

9. gyakorlat: Paraméterlekérdezés létrehozása és használata.

10. gyakorlat Új objektum létrehozása az adatbázisban - "Űrlapok".

11. gyakorlat Új adatbázis objektum létrehozása és használata - "Jelentés".

12. gyakorlat: Paraméterjelentés készítése paraméterlekérdezés alapján

13. gyakorlat: Csoporttábla tervezése táblázatnézetben

14. gyakorlat

15. gyakorlat: Székasztal tervezése tervezési nézetben

16. gyakorlat: A tanulmány és az előrehaladás táblák tervezése Tervező nézetben

17. gyakorlat Kapcsolatok létrehozása adatbázistáblák között.

18. gyakorlat: Táblák közötti kapcsolat törlése

19. gyakorlat: Adatok bevitele közvetlenül a Major, Instructors és Groups táblákba

20. gyakorlat: Lekérdezés kialakítása Tervező nézetben

21. gyakorlat: Felkészülés a csoportos tanulólista összetett űrlap létrehozására

22. gyakorlat: Űrlap létrehozása a varázsló segítségével két táblázathoz

23. gyakorlat: Űrlaptípus kiválasztása

24. gyakorlat: Űrlap elnevezése és megnyitása

25. gyakorlat: Űrlap szerkesztése Tervező nézetben

26. gyakorlat: Alűrlap szerkesztése

27. gyakorlat: Váltás űrlap módba és táblázatok betöltése

28. gyakorlat: Többtáblás jelentés főtábla alapján

29. gyakorlat: Jelentéstörzs létrehozása

30. gyakorlat

31. gyakorlat: Részjelentés finomítása

32. gyakorlat: Aljelentés engedélyezése.

Jelentés az ellenőrzési feladat elvégzéséről:
Adatbázis:

Adatbázistáblák feltöltése.

Hivatkozások létrehozása az adatbázisban:

Téma:

Adatbázis létrehozása.

Táblázat készítése adatbázisban.

Célkitűzés:

Táblaszerkezet kialakításának, adatok bevitelének és szerkesztésének megtanításához határozza meg a két tábla összekapcsolásának kulcsát.

A munka befejezése:

Az Access fő szerkezeti dokumentuma van asztal. Minden tábla rekordokat tartalmaz osztott típus, például a diákokról. Minden táblabejegyzés tartalmazza az összes szükséges információt egy adott adatbáziselemről.

Az űrlapok, jelentések és lekérdezések táblázatok alapján épülnek fel.

Az adatbázis több táblát is tartalmazhat.

A megnyitott adatbázis ablakban kattintson a fülre "Asztalok" és nyomja meg a gombot "Létrehozás".

Válassza ki a párbeszédpanel listájából “Új asztal” táblázat létrehozásának módja:

Táblázat nézet- táblázat létrehozása táblázat módban;

Konstruktőr- táblázat létrehozása a táblakonstruktor segítségével;

Táblázat varázsló- táblázat létrehozása a táblázat varázsló segítségével;

Táblázat importálás- táblázat létrehozása adatok importálásával külső fájlból vagy más adatbázisból;

A segítségével táblázatot készítünk Konstruktőr. Válassza ki az ablakban "Tervező"és nyomja meg " RENDBEN ".

A legördülő ablakban adja meg a mezők nevét, válassza ki az adattípust és adja meg a mezők tulajdonságait.

Egy oszlopban Mező neve mezőnevek vannak beállítva:

1. Szám; 5. Nem;

2. Vezetéknév; 6. Születési idő;

3. Név; 7. Csoport;

4. Középső név;

Egy táblában nem lehet két azonos nevű mező.

A rekordban szereplő minden mezőnél meg kell adni adattípus.

Adattípus meghatározza az ebben a mezőben tárolandó információk típusát. Az adattípus az oszlopban kerül kiválasztásra Adattípus .

Alapértelmezett adattípus be van állítva Szöveg.

Az adattípus megváltoztatásához kattintson az oszlop egyik cellájára Adattípus . A cella jobb oldalán megjelenik egy lista gomb, rákattintásra megnyílik egy lista az elérhető adattípusokkal.

Oszlopba Leírás opcionálisan minden mezőhöz megjegyzést írhat be. Ez a művelet nem kötelező.

A mezők jellemzőinek beállítását szekvenciálisan kell elvégezni, pl. minden mezőre először meg kell adni a nevet, majd az adattípust és szükség esetén megjegyzést.

Az egérrel léphet a kívánt cellára.Tabés a bevitel végén megnyomhatja a gombot Belép .

fekete háromszög a bal oldali jelölőoszlopban azt a sort jelzi, ahol a kurzor található.

Miután a táblázat összes mezőjét meghatározta, meg kell adni egy mezőt, amely elsődleges kulcsmezőként használható. Ez megakadályozza, hogy ismétlődő bejegyzéseket írjon be a táblázatba.

elsődleges kulcs csak táblázattervezési módban definiálható.

Ebben a táblázatban a mezőt elsődleges kulcsmezőként deklaráljuk" Szám ".

Ehhez szüksége van:

kiemelő mező " Szám " vagy csak tedd oda a kurzort;

kattintson a gombra kulcsmező a szabványos eszköztáron egy kulcs ikonnal vagy

menü „Szerkesztés” „Kulcsmező”

TÓL TŐL

ettől a mezőtől balra a kulcs kis képe jelenik meg - az elsődleges kulcs mező jele.

kulcsmező

A tervezés során elkészített táblaspecifikációt meg kell tartani, hiszen az egész asztal erre épül.

Ehhez szüksége van:

menü "Fájl" " Megment "

Ha a táblázatot első alkalommal menti el, megjelenik egy párbeszédpanel.

ablak "megőrzés". Ebben az ablakban meg kell adnia a tábla nevétDIÁK .

Adatok bevitele és szerkesztése táblázat módban.

Az adatok a létrehozott táblázatba közvetlenül az alapértelmezett táblázatos formában és egy speciálisan kialakított felhasználói képernyő űrlap segítségével is bevihetők. A rekordok szerkesztése és a táblázatadatok hibáinak javítása is lehetséges a két jelzett mód mindegyikében.

Az adatok táblába történő beírásához meg kell nyitnia az adatbázist.

Az adatbázis ablakban kattintson a tábla nevére DIÁK .

NÁL NÉL

A megnyíló ablakban egy üres táblázat jelenik meg az adatbevitelhez.

Az ablak felső széle mentén a táblázat mezőinek nevei találhatók.

Minden mező egy adott oszlopnak felel meg a táblázatban.

Minden bejegyzés egy sort foglal el a táblázatban.

Az adatbevitel a táblázat cellájába a billentyűzetről történik. Amikor befejezi az adatok beírását egy Access rekord utolsó mezőjébe maga az új rekord első mezőjébe lép, és várja az adatbevitelt.

Az adatok megadása után a táblázatot le kell zárni.

Ehhez kétszer kell beírni a parancsot

menü "Fájl" "Bezárás"