Všestranná sada aplikácií na prácu s textovými súbormi (Word), tabuľkami (Excel), prezentáciami (PowerPoint), poštou (Outlook), poznámkami (OneNote) a ďalšími typmi dokumentov. Prvá verzia Microsoft Office bol vydaný pred 27 rokmi, no vďaka neustálemu vývoju je tento produkt stále jedným z najpopulárnejších na trhu.

Programy z balíka Microsoft Office kombinujú výkonnú funkčnosť a jednoduché použitie. Preto sú skvelé na vytváranie a úpravu kancelárske dokumenty akúkoľvek zložitosť. Navyše sú integrované s cloudové služby Microsoft: Môžete pristupovať k súborom na akomkoľvek zariadení a spolupracovať na zdieľaných dokumentoch s inými ľuďmi.

Microsoft Office ide nad rámec základných funkcií. Napríklad pre pohodlnú prácu s textom má Word zabudovaný prekladač a funkciu rozpoznávania reči, ktorá tlačí slová nadiktované používateľom. A OneNote dokáže rozpoznať text na obrázkoch.

2. iWork

• Platformy: macOS, iOS, web.
• Cena: zadarmo.

Značkový kancelársky balík Apple, ktorý si každý môže stiahnuť zadarmo Používateľ Mac. Takmer rovnako dobré ako ich náprotivky od Microsoftu, Pages, Numbers a Keynote vám umožňujú vytvárať dokumenty, tabuľky a prezentácie a zároveň ich upravovať s kolegami na macOS, iOS alebo v prehliadači.

• Cena: zadarmo alebo od 1 000 rubľov ročne.

Tento populárny digitálny poznámkový blok je skvelý nástroj na správu veľkej zbierky textových, obrázkových a hlasových poznámok. Evernote ponúka systém označovania, ktorý môžete použiť na označovanie pridaných záznamov. Pre väčšie pohodlie môžu byť značky zoskupené a vnorené do seba. Tento jedinečný prístup uľahčuje štruktúrovanie stoviek a dokonca tisícok poznámok a v prípade potreby rýchle nájdenie tých, ktoré potrebujete.

Podporuje synchronizáciu medzi zariadeniami a umožňuje vám pracovať bez pripojenia k webu.

4. Iskra

• Cena: zadarmo.

žiadne kancelárska práca nemožno si predstaviť bez interakcie s poštou. Spark vám pomôže pretriediť zablokovanie schránok a čo najrýchlejšie odpovedať na listy od kolegov. Vďaka rozhraniu premyslenému na maličkosti, automatickému triedeniu písmen, inteligentné vyhľadávanie a veľa ďalších užitočné funkcie vaša práca s poštou sa zmení na skutočný pôžitok.

• Cena: zadarmo.

Pracovníci kancelárie sa často musia zaoberať dokumentmi PDF. V takýchto situáciách je dôležité mať po ruke praktický prehliadač PDF. A ešte lepšie - program, pomocou ktorého môžete dokumenty nielen prezerať, ale aj komentovať. Foxit Reader je dobrým kandidátom na túto pozíciu. Ovláda sa rýchlo a jednoducho. S ním môžete čítať súbory PDF, robiť si poznámky v texte a zanechávať na stránkach svoje komentáre.

• Platformy: macOS, iOS, watchOS.
• Cena: 3 790 rubľov.

Tok každodenných úloh je úplne nemožné mať na pamäti, a preto je oprava nápadov a plánovanie vecí kľúčom k úspechu v práci. Na rozdiel od toho istého Todoistu je Things vytvorený precízne, s dôrazom na každý detail rozhrania a dizajnu, takže usporiadanie všetkých vašich záležitostí je rýchle a pohodlné. Aplikácia, ktorá vyznáva filozofiu, pomáha organizovať pracovné projekty, štruktúrovať a plánovať úlohy. Stačí ich len doplniť.

• Platformy: Windows, macOS.
• Cena: zadarmo alebo 25 dolárov.

Ak vás pri práci príliš často rozptyľujú nevhodné stránky a programy, pomôže vám Cold Turkey Blocker. Táto aplikácia blokuje všetky rušivé vplyvy na čas, ktorý nastavíte. Do dátumu vypršania platnosti nebudete môcť otvárať stránky a programy uvedené v zozname. Cold Turkey Blocker môže povoliť blokovanie automaticky podľa užívateľom definovaného plánu.

• Platformy: macOS, iOS.
• Cena: 2 290 rubľov.

MindNode je užitočný pre každého, kto pracuje so zložitými projektmi, a umožní vám vizualizovať vývoj nápadu do konečného produktu. S touto aplikáciou môžete brainstormovať, vytvárať akúkoľvek zložitosť a rýchlo ju zdieľať s kolegami a exportovať úlohy do Things, OmniFocus a ďalších aplikácií alebo služieb.

• Platformy: Windows, Android, iOS, web.
• Cena: Zadarmo alebo od 3,33 $ mesačne.

Tento malý nástroj synchronizuje váš počítač s vaším smartfónom, tabletom alebo inými gadgetmi. Klientov Pushbullet stačí nainštalovať na všetky zariadenia a pripojiť ich k zdieľanému účtu. Potom môžete na svojom počítači vidieť všetky mobilné upozornenia a prenášať poznámky, odkazy a malé súbory medzi miniaplikáciami.

Ak tvoj mobilné zariadenie funguje v systéme Android, môžete tiež odosielať a prijímať správy SMS a messenger priamo z počítača. Pushbullet navyše integruje schránky rôzne zariadenia: Akýkoľvek text skopírovaný na smartfóne alebo tablete je možné okamžite vložiť do textového poľa v počítači a naopak.

10. Medveď

• Platformy: macOS, iOS.
• Cena: zadarmo alebo 949 rubľov ročne.

Jednoduchý a ľahký analóg Evernote, ktorý možno použiť na zaznamenávanie nápadov, kódu a vo všeobecnosti akýchkoľvek textov. medveď má výkonný systém tagy s podznačkami, jednoduché vyhľadávanie a podporuje zjednodušené značkovanie Markdown, ako aj export hotového textu do rôznych formátov vrátane HTML, PDF a DOCX. A aplikácia sa môže pochváliť stručným rozhraním a krásnymi dizajnovými motívmi pre každý vkus.

• Platformy: macOS, iOS, watchOS.
• Cena: 379 rubľov.

Technika Pomodoro je dobre známa svojou účinnosťou a je široko používaná. Na lavínu rutinných a nie veľmi kancelárskych úloh sa skvele hodí. S časovačom FocusList môžete nielen sledovať pracovné doby a prestávky na odpočinok, ale tiež vidieť, ako dlho trvajú určité úlohy. A to zase pomôže analyzovať pracovný tok a menej prokrastinovať.

12. prúdenie

• Platformy: Windows, MacOS, Linux.
• Cena: zadarmo.

Počas pracovného dňa sa osvetlenie v kancelárii mení. Teplota farieb na vašom pracovnom displeji je však vždy rovnaká ako v prírode denné svetlo a pod večernými lampami. Tento rozdiel môže spôsobiť, že obrazovka bude príliš svetlá a rýchlo unaví vaše oči. Program f.lux automaticky prispôsobí farby displeja svetelným podmienkam. Podobná funkcia je zabudovaná aj vo Windowse 10, ale f.lux je viac prispôsobiteľný a umožňuje maximálne pohodlie očí.

13. Prilepiť

• Platformy: macOS.
• Cena: 749 rubľov.

Malá utilita Paste výrazne rozširuje možnosti schránky, ktorá je jednoducho neoceniteľná pri práci s rôznymi dokumentmi a tabuľkami. Aplikácia si zapamätá skopírovaný text, súbory a odkazy a otvorí pohodlný prístup k histórii schránky. V nastaveniach si môžete upraviť počet zapamätaných objektov, nastaviť klávesové skratky a povoliť synchronizáciu so všetkými vašimi zariadeniami.

14. GIMP

• Platformy: Windows, MacOS, Linux.
• Cena: zadarmo.

Aj keď nie ste dizajnér, stále pravdepodobne upravujete obrázky pre rôzne kancelárske úlohy. Napríklad orezanie fotografie a úprava jej farieb pre ďalšiu prezentáciu alebo príspevok na firemnom portáli. Inštalácia Photoshopu na takéto účely je hlúposť. Je jednoduchšie ho používať bezplatná alternatíva- GIMP. Tento editor je možno v počte funkcií horší ako Photoshop. Ale na neprofesionálne úlohy to bude určite viac než dosť.

• Platformy: macOS.
• Cena: 229 rubľov.

Aplikácia Look Up sa ale postará o vaše zdravie, respektíve o váš zrak. Pomáha znižovať napätie očných svalov pri práci pri počítači, každých 20 minút vám pripomenie, aby ste sa na pár sekúnd odtrhli od obrazovky a pozreli sa do diaľky. Aj v Look Up je výber jednoduchých cvikov na natiahnutie stuhnutého chrbta a iných svalov.

• Platformy: macOS, iOS, Windows.
• Cena: 45 dolárov 4,16 dolárov mesačne.

TextExpander ušetrí čas všetkým, ktorí veľa pracujú s textami a musia často zadávať rovnaké informácie. Pomocou neho si môžete nastaviť klávesové skratky, ktoré sa okamžite rozbalia na preddefinovaný text ľubovoľnej veľkosti. Napríklad pomocou aplikácie TextExpander môžete niekoľkými kliknutiami vložiť e-mail, odpovede na e-mail, podrobnosti o platbe a akékoľvek ďalšie informácie, ktoré často manuálne zadávate. Vďaka synchronizácii budú skratky dostupné aj na iOS, kde je zadávanie cez klávesnicu TextExpander.

• Platformy: Windows, macOS, Android, iOS, web.
• Cena: zadarmo alebo od 2 190 rubľov ročne.

Todoist možno použiť ako bežný denný alebo pracovný plánovač. Všetko je ako obvykle: vytvorte úlohy, nastavte pripomienky, označte dokončené úlohy.

Schopnosti tejto služby budú zároveň stačiť na riadenie najkomplexnejších kancelárskych projektov s viacúrovňovou štruktúrou, veľkým počtom účastníkov a podúloh. Todoist má nástroje na delegovanie a prispôsobenie hierarchie úloh, štítkov, filtrov a ďalších pokročilých funkcií. Vďaka nim sa aplikácia ľahko prispôsobí vašim osobným a profesionálnym cieľom, bez ohľadu na to, aké sú veľké.

Inštaláciou klienta Todoist do zariadenia môžete spravovať svoje úlohy, aj keď ste offline.

Práca s dokumentmi zaberá používateľom, najmä kancelárskym pracovníkom, veľa času. Ale existuje veľa programov, ktoré dokážu výrazne optimalizovať manuálnu prácu pri práci s dokumentmi automatizáciou niektorých procesov. Mnohé z týchto riešení sa ľahko používajú, sú veľmi pohodlné a lacné, a preto sú dostupné širokému okruhu používateľov. O týchto programoch sa bude diskutovať v tomto článku.

Organizácia dokumentov

Používatelia, ktorí sa musia vysporiadať s Vysoké číslo elektronické dokumenty, je dobre známa situácia, keď aj napriek prísnemu systému adresárov a podadresárov trvá nájdenie toho správneho dokumentu veľa času. Jedným z riešení tohto problému je použitie špeciálneho katalogizačného programu, ktorého hlavnou úlohou je organizovať a triediť dáta, čo v konečnom dôsledku zabezpečuje rýchle vyhľadávanie potrebných informácií. Takýchto katalogizátorov je na trhu obrovské množstvo a všetky sú zamerané na katalogizáciu či už diskov, priečinkov a súborov, alebo nejakých vysoko špecializovaných informácií (filmy, mince, známky atď.). Na katalogizáciu dokumentov je vhodný akýkoľvek univerzálny katalogizátor, ktorý umožňuje katalogizovať priečinky a súbory rôznych typov. Balík WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) sa považuje za najlepší spomedzi takýchto riešení, je však dosť drahý a jeho možnosti sú pre mnohých používateľov zjavne nadbytočné. Pre väčšinu bude stačiť použiť balík WinCatalog Standard.

Ďalším spôsobom je spojiť súvisiace dokumenty do zložitých hierarchicky štruktúrovaných dokumentov uložených vo vnútri dátových súborov zodpovedajúcich týmto štruktúram. V takýchto štruktúrovaných dokumentoch je oveľa pohodlnejšie navigovať a nájsť informácie, ktoré potrebujete, vďaka možnosti štruktúrovania a pokročilého vyhľadávania v dokumente. Okrem toho vám takéto štruktúrovanie umožňuje vykonávať externé vyhľadávanie a vyhľadávať dokumenty podľa fragmentov textu, ktorý je v nich zahrnutý. Napríklad balík Maple je určený na vytváranie hierarchicky štruktúrovaných dokumentov.

WinCatalog Standard

Vývojár: WinCatalog.com

Veľkosť distribúcie: 1,62 MB

Práca pod kontrolou: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Spôsob distribúcie: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Cena: 200 rub.

WinCatalog Standard je jednoducho použiteľný multifunkčný katalogizátor s prehľadným ruskojazyčným rozhraním (obr. 1). Balík vám umožňuje katalogizovať dáta z akéhokoľvek média, ktoré je možné pripojiť k vášmu počítaču: diskety, pevné a sieťové disky, bežné CD a audio CD, Zip disky atď. Pomocou neho môžete triediť a organizovať akékoľvek priečinky a súbory bez ohľadu na ich umiestnenie. Dáta do katalógu môžete zadať buď manuálne (okamžite do virtuálnych priečinkov) alebo skenovaním diskov (vrátane archívov ZIP, ktoré sa tam nachádzajú) - v tomto prípade je lepšie triediť priečinky a súbory extrahované z diskov do virtuálnych priečinkov, aby ste ich uľahčili. orientáciu, ktorá vďaka podpore drag & drop operácií nebude trvať dlho.

Ryža. 1. Rozhranie WinCatalog Standard

Správa všeobecných adresárov je jednoduchá a pohodlná. Rozdelenie údajov do tematických priečinkov výrazne zjednodušuje orientáciu a umiestnenie priečinkov a ich vnorených položiek možno jednoducho zmeniť jednoduchým pretiahnutím myšou. Rozšírené vyhľadávanie (podľa názvu, komentára, veľkosti a dátumu úpravy; obr. 2), ktoré podporuje booleovské operácie a možnosť výberu konkrétneho priečinka na vyhľadávanie, ako aj zohľadnenie kľúčových slov (možno ich prezieravo pridávať k jednotlivým položkám katalógu ), umožňuje rýchlo nájsť požadovaný dokument a vyhľadávanie duplikátov spočíva v odstránení duplicitných prvkov z kolekcie. Export celého alebo časti katalógu dokumentácie do súboru CVS umožňuje spracovanie údajov v inej aplikácii (napríklad MS Excel), zatiaľ čo export do súboru HTML je vhodný na tlač katalógu.

Ryža. 2. Vyhľadajte dokumenty vo WinCatalog Standard

Javor 6,25

Vývojár: Crystal Office Systems

Veľkosť distribúcie: Maple – 5,3 MB, Maple Professional – 5,89 MB

Práca pod kontrolou: Windows (všetky verzie)

Spôsob distribúcie: shareware (30-dňová ukážka: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

cena: Maple - 21,95 USD, Maple Professional - 30,95 USD

Maple je ľahko použiteľný správca dokumentov, ktorý vám umožňuje kombinovať rôzne materiály do hierarchických štruktúr a získať tak štruktúrované dokumenty: obchodné plány, správy, analytické poznámky, brožúry atď. V takýchto hierarchických stromoch dokumentov sú rôznorodé informácie prezentované jasnejšie a je oveľa jednoduchšie nájsť akýkoľvek dokument ako pri štandardnej katalogizácii. Na prezeranie dokumentov vytvorených v Maple potrebujete špeciálny Maple Reader, ktorý si môžete zadarmo stiahnuť na: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Balík má prívetivé rozhranie (obr. 3) a dá sa tak ľahko naučiť, že ani chýbajúca lokalizácia programu v ruskom jazyku sa pre väčšinu používateľov nestane prekážkou, a preto toto rozhodnutie možno odporučiť najširšiemu publiku.

Ryža. 3. Rozhranie programu Maple

Manažér je prezentovaný v dvoch verziách: základná Maple a rozšírená Maple Professional. K číslu zásadné rozdiely rozšírená verzia by mala zahŕňať prítomnosť takýchto pridané vlastnosti vyhľadávanie dokumentov, kontrola gramatiky, šifrovanie súborov a zálohovanie hierarchických štruktúr.

Základom každého dokumentu v Maple je hierarchický strom uzlov, úroveň vnorenia poduzlov, v ktorej, ako aj ich počet, nie je obmedzený. Každý uzol je samostatný dokument obsahujúci nielen text (či už priamo napísaný, vložený zo schránky, alebo importovaný z dokumentov vo formátoch RTF, DOC, WRI a HTML), ale aj tabuľkový materiál, grafiku, odkazy na základné fragmenty výslednej dokument alebo súbory atď. Pri príprave dokumentov je zabezpečené použitie štandardnej sady funkcií pre prácu s textom: zmena typu a veľkosti písma, vytváranie zoznamov, navrhovanie odsekov, používanie štýlov a pod. Integrácia s MS Word umožňuje používať kontrolu pravopisu zabudovaný do MS Word na kontrolu gramatiky a vyhľadávanie synoným nielen v angličtine, ale aj v ruštine. Vstavaný redundantný systém poskytuje možnosť vytvárať komprimované zálohy hierarchické dokumenty (vo formáte ZIP a CAB). Vstavaný Sprievodca šifrovaním vám pomôže zašifrovať citlivé dokumenty pomocou kryptografického algoritmu Blowfish. A vyhľadávací modul Finder vám umožňuje rýchlo nájsť potrebné dokumenty podľa fragmentu názvu, autora, komentárov, obsahu (obr. 4) atď.

Ryža. 4. Vyhľadajte dokumenty podľa obsahu
v nich text v Maple

Rýchly prístup k dokumentom

Technológia počítačovej prípravy dokumentov predpokladá, že vytvorené dokumenty sú v budúcnosti opakovane využívané. Napríklad pri vývoji nového dokumentu môžete potrebovať jeden alebo dva odseky zo včerajšieho dokumentu alebo nový dokument je vo všeobecnosti kópiou starého dokumentu, ale so zmenenými variabilnými informáciami atď.

Žiaľ, používateľ si ani zďaleka nie vždy dokáže zapamätať názov dôležitého dokumentu vytvoreného predvčerom a niekedy ani netuší, kde ho hľadať. Samozrejme, musíte dokumentom dať zmysluplné mená a uložiť ich do prehľadného katalógu, ale, bohužiaľ, je to inak, kvôli zhonu, rušivým hovorom atď. V dôsledku toho môže hľadanie požadovaného dokumentu zabrať veľa drahocenného času - koniec koncov, nie je vôbec pravda, že ho budete môcť otvoriť prostredníctvom zoznamu odkazov systému Windows na najnovšie dokumenty dostupné prostredníctvom Ponuka Štart. Faktom je, že tento zoznam:

• obmedzené na 15 dokumentov - to znamená, že pravdepodobnosť, že sa doň dostanú dokumenty napríklad pred týždňom, je takmer nulová;
• neumožňuje nájsť dokument, ak si pamätáte časť textu, ale zabudli ste názov súboru;
• nezahŕňa dokumenty s rovnakým názvom (ale rozdielne) uložené pod rovnakým názvom, ale v rôzne priečinky, čo je relevantné napríklad vtedy, keď spoločná práca nad dokumentom s vytvorením niekoľkých jeho verzií.

Existuje ďalší problém - uvedený v zoznam okien Najnovšie dokumenty sú jedným z kanálov úniku dôverných údajov, pretože každý používateľ (vrátane narušiteľa) ich môže použiť na zistenie povahy počítačovej aktivity vlastníka. Preto sa odporúča tento zoznam pravidelne čistiť, napríklad pomocou nástrojov na odstránenie „nevyžiadaných“ údajov z disku. Výsledkom je zdanlivo paradoxná situácia: ak používateľ pravidelne ničí informácie o nedávno použitých dokumentoch na bezpečnostné účely, stráca rýchly prístup a inak riskuje, že sa stane obeťou votrelcov. Existuje však cesta von - môžete použiť špecializovaný nástroj ActualDoc, ktorý sa rozširuje Funkcie systému Windows z hľadiska práce s najnovšími dokumentmi.

Ak bol požadovaný dokument vytvorený už dávno, a preto sa nemôže objaviť v zozname nedávno otvorených dokumentov (v zabudovanom systéme Windows aj v zozname ActualDoc), budete sa musieť uchýliť k jeho vyhľadaniu. Tu nastáva ďalší problém – používateľ si spravidla nepamätá názov dokumentu (rovnako ako dátum jeho vytvorenia), ale vie, aké kľúčové slová sa v texte nachádzajú. To znamená, že musíte hľadať dokument podľa fragmentov textu, ktorý je v ňom zahrnutý - bohužiaľ, túto úlohu aj ked sa to da riesit vstavanym Nástroje systému Windows alebo napríklad Word, ale veľmi priemerný. A nejde len o to, že takéto vyhľadávanie nie je úplne zrejmé a vykonáva sa pomaly - niekedy sa s tým môžete zmieriť. Oveľa dôležitejšie je, že sa nenájdu všetky súbory - pri vyhľadávaní sa nebudú brať do úvahy morfologické znaky ruského jazyka, takže sa nenájdu súbory, v ktorých majú hľadané slová inú veľkosť písmen. Zároveň špecializované vyhľadávacie nástroje ako Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 a Phoenix Search (http://indexlab .net/) môžu rýchlo nájsť dokumenty, ktoré potrebujú, bez ohľadu na ich umiestnenie. Balík „Archivarius 3000“ sa nám z menovaných riešení javí ako najatraktívnejší z hľadiska pomeru „cena/kvalita“.

ActualDoc 3.5

Vývojár: Softvér Flexigen

Veľkosť distribúcie:Štandardná - 4,1 MB, Profesionálna - 3,6 MB

Práca pod kontrolou: Windows 2000/XP/2003/Vista

Spôsob distribúcie: Standard – freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional – shareware (14-dňová ukážka – http://www.flexigensoft.com/files/download/currentdoc.exe )

cena: Standard je zadarmo, Professional je 19,95 $

ActualDoc je najnovší správca dokumentov, ktorý si pamätá použité dokumenty a poskytuje rýchly a bezpečný prístup k nim. Program je jednoduchý a intuitívny, má prívetivé rozhranie s podporou ruského jazyka (obr. 5) a prakticky nevyžaduje čas na zvládnutie, najmä preto, že je sprevádzaný vyčerpávajúcim systém pomoci, a preto sa môže stať nepostrádateľným nástrojom pre profesionálov aj domácich používateľov.

Ryža. 5. Rozhranie programu ActualDoc

ActualDoc sleduje sťahovanie neobmedzeného počtu dokumentov v lehote určenej používateľom (štandardne - 60 dní), podporuje viac ako 40 formátov súborov (textové a obrazové súbory, dokumenty MS Office a dokumenty HTML, súbory PDF atď. ) a umožňuje vám rýchlo stiahnuť ktorýkoľvek z nich. Nájsť správny dokument v prostredí programu nie je problém. Ak je zvitok dokumentov, ktoré si zapamätala, relatívne malý, môžete vybrať dokument priamo zo zoznamu. V opačnom prípade je rozumnejšie predbežne obmedziť zoznam možných žiadateľov filtrovaním (možné je filtrovanie podľa časového obdobia). O interval, podľa rozšírenia a kategórie) alebo vyhľadávanie podľa názvu dokumentu (všeobecne) alebo podľa fragmentu textu, ktorý je v ňom zahrnutý (nie vždy je však vyhľadávanie v ruskom texte úspešné). Existuje ďalší spôsob, ako rýchlo otvoriť požadovaný dokument - prostredníctvom vstavaných záložiek (rovnako ako v internet Explorer; ryža. 6), ktoré je možné priradiť k jednotlivým často používaným dokumentom a výrazne tak urýchliť prístup k nim, keďže nie je potrebné hľadať. Vybraný dokument je k dispozícii v zabudovanom prehliadači - na prezeranie, vyhľadávanie a kopírovanie, ako aj v externej aplikácii - na úpravu a možno ho použiť na kompletné spracovanie, selektívne kopírovanie informácií z neho alebo na odoslanie dokumentu na e-mail. V tomto prípade môže byť samotný zoznam dokumentov skrytý zvedavými očami A chránené heslom- v tomto prípade sa v ponuke nezobrazia naposledy použité súbory Štart -> Dokumenty.

Ryža. 6. Otvorenie dokumentu cez záložku
v ActualDoc

Balík je dostupný v dvoch verziách: bezplatná základná štandardná a platená profesionálna. Funkcie bezplatnej verzie vám neumožňujú prezerať dokumenty vo vstavaných prehliadačoch, používať funkciu vyhľadávania (výsledkom je, že dokumenty môžete vyhľadávať iba vizuálne, prezeraním úplného alebo filtrovaného zoznamu), vytvárať vlastné kategórie a upraviť záložky.

Archivista 3000 (3,82)

Vývojár: Likasoft

Veľkosť distribúcie: 3 MB

Práca pod kontrolou: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Spôsob distribúcie: shareware (30-dňová ukážka – http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Cena:študentská licencia - 195 rubľov, osobná licencia - 295 rubľov, komerčná licencia - 900 rubľov.

« Archivarius 3000 je optimálnym riešením pre rýchle vyhľadávanie dokumentov v 18 rôznych jazykoch (vrátane ruštiny, angličtiny, nemčiny a francúzštiny) pre široké spektrum používateľov. Program poskytuje okamžitý prístup k dokumentom umiestneným na pevnom disku, v sieti a vymeniteľné jednotky(CD, DVD, ZIP atď.) a dokáže pracovať so všetkými populárnymi typmi dokumentov (súbory PDF, dokumenty MS Office, textové súbory atď.). Dokáže vyhľadávať v archívoch (ZIP, RAR atď.), poštové správy(Outlook, Outlook Express, The Bat! atď.) a ich príloh. Okrem toho je vyhľadávanie podporované v databázach Lotus Notes a Lotus Domino av databázach správ ICQ, Odigo IM a Miranda IM.

Spolu s bežným vyhľadávaním podľa kľúčového slova alebo podľa množiny Kľúčové slová, program podporuje režim rozšíreného vyhľadávania pomocou logické funkcie a dokáže vyhľadávať dokumenty nielen podľa obsahu, ale aj podľa názvu súboru, dátumu úpravy, veľkosti, typu dokumentu, kódovania atď. (obr. 7). Vďaka plnej podpore Unicode sa vyhľadávanie korektne vykonáva nielen v dokumentoch v jednom jazyku, ale aj vo viacjazyčných (napríklad s textom v ruštine a nemčine súčasne). Na diaľku je možné vyhľadávať dokumenty cez internet s následným prístupom k nájdeným dokumentom cez ľubovoľný internetový prehliadač, napríklad Internet Explorer. Výsledky vyhľadávania je možné prezentovať v režime úryvku, kedy sa zobrazujú najvýznamnejšie (relevantné) fragmenty vybraných dokumentov so zvýraznením nájdených slov, a v režime tabuľky, kedy stručná informácia o dokumentoch (obr. 8), podľa ktorých ich možno triediť.

Ryža. 7. Vyhľadajte dokumenty v prostredí Archivist 3000

Ryža. 8. Možnosti prezentácie výsledkov vyhľadávania
v "Archivarius 3000"

Vyplnenie štandardných dokumentov

Príprava štandardných dokumentov zaberá značnú časť času tým používateľom, ktorí sa v službe zaoberajú prípravou rôznych dokumentov v poisťovniach, bankách, notárskych úradoch, spoločnostiach poskytujúcich rôzne druhy služieb a pod. Takéto dokumenty sa spravidla vytvárajú v texte Word editor na základe pôvodne vypracovaných základných dokumentov, v ktorých sa niektoré variabilné informácie jednoducho nahradia. Na tom nie je nič zložité, ale pri veľkých objemoch dokumentácie sa chybám nevyhneme – napríklad môžete omylom zadať údaje na nesprávnom mieste, kde majú byť, alebo vymazať pár slov z dokumentu atď. Preto je žiaduce, aby boli na zadávanie otvorené iba polia, do ktorých by sa mali zadávať údaje, a všetok ostatný text bol zablokovaný. Poskytuje sa možnosť vytvárania takýchto dokumentov vo Worde vývojármi. Stačí vytvoriť sériu šablón pre všetky štandardné dokumenty používané v organizácii, pričom každá šablóna zakáže zmenu trvalých údajov (príkaz Nástroje -> Nastaviť ochranu -> Zakázať akékoľvek zmeny okrem zadávania údajov do polí formulára) a školiť používateľov na vytváranie dokumentov zo šablón. Pre typické dokumenty, kde je relatívne málo variabilných informácií, budú takéto šablóny stačiť na výrazné zrýchlenie procesu prípravy dokumentov a zníženie rizika chýb.

V praxi sa však používa mnoho štandardných dokumentov, v ktorých premenné informácie zaberajú až polovicu objemu a niektoré z premenných údajov v tej či onej podobe sa opakovane opakujú (obr. 9) – napríklad celé meno. v rôznych prípadoch písanie pre zadané dátumy alebo sumy a pod. V tomto prípade je použitie šablón programu Word málo, pretože vypĺňanie dokumentov aj prostredníctvom šablón zaberie veľa času, pretože všetky variabilné údaje sa budú musieť zadávať ručne.

Ryža. 9. Príklad dokumentu s veľkým objemom
variabilné informácie

Je tu ešte jedna črta vyhotovenia štandardných dokumentov - často je potrebné pripraviť nie jeden dokument, ale niekoľko naraz (napríklad na vypracovanie bankovej zmluvy o otvorení depozitára sú potrebné tri alebo štyri typy zmlúv podpisovanie). Rovnaké informácie sa teda musia zadávať do rôznych dokumentov, čo tiež zaberie veľa času a pravdepodobnosť, že urobíte chybu, sa zodpovedajúcim spôsobom zvýši. Vypracovanie takýchto dokumentov je oveľa rýchlejšie pomocou špecializovaných aplikácií určených na automatizáciu procesu prípravy štandardných dokumentov, ako sú napríklad AvtoDoc alebo Blitz Document. Tieto aplikácie sú založené aj na použití šablón, ktoré na rozdiel od bežných Word šablón umožňujú nielen zadávať údaje do polí na to určených (pre ktoré používateľ potrebuje vyplniť súbor formulárov s údajmi), ale aj vedia naprogramovane previesť zadané údaje, napríklad vedia nahradiť číslovku slovami, skloňovať slová a slovné spojenia podľa gramatických pádov a pod. V dôsledku toho sa potrebné dokumenty vyplnia rýchlo a počet chýb, ktoré je možné v tomto prípade urobiť, je rádovo menší, ako keď sa tradične pripravujú v programe Word. Navyše tvorba štandardných dokumentov prostredníctvom špecializovaných riešení je atraktívna aj tým, že všetky vytvorené dokumenty sú automaticky katalogizované a v budúcnosti nie je problém niektorý z nich nájsť a používateľ nemusí poznať zložitosti dokumentácie, pretože všetky právne nuansy sú už zohľadnené v šablónach.

AutoDoc 1.2

Vývojár: EleWise

Veľkosť distribúcie: 6 MB

Práca pod kontrolou: Windows 2000/XP/2003

Spôsob distribúcie: shareware (funkčne obmedzené demo - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Cena:"AutoDoc-Personal" - 1980 rubľov, "AutoDoc-Server" - 2980 rubľov, "AutoDoc-Client" - 1490 rubľov.

AutoDoc je program, ktorý umožňuje automatizovať a zrýchliť proces vypĺňania štandardných dokumentov pomocou šablón vytvorených pomocou MS Word a uchovávať archív dokumentov a záznamov vytvorených pomocou týchto šablón. Proces generovania nových dokumentov v ňom je mimoriadne automatizovaný – stačí vybrať požadovaný obchodný scenár zo všeobecného zoznamu scenárov (obchodný scenár je prispôsobená šablóna) a vyplniť vstupný formulár požadovanými údajmi (obr. 10). Vytvorený dokument je možné zobraziť, uložiť, vytlačiť alebo otvoriť vo Worde na ďalšie úpravy.

Ryža. 10. Vytvorenie dokumentu podľa scenára "AutoDoc"

Počet vstavaných skriptov je malý (obr. 11), ale je možné ich rozšíriť o vlastné skripty, ktorých proces tvorby je podrobne a názorne prezentovaný v pomocníkovi a je plne riadený sprievodcom, a preto je prístupný väčšina používateľov. Vývoj nového scenára zahŕňa päť krokov: zadanie názvu scenára, vytvorenie šablóny, definovanie premenných, nastavenie a otestovanie scenára a jeho uloženie na ďalšie úpravy (obr. 12). Na prvý pohľad môže príprava šablóny spôsobiť určité ťažkosti, pretože sa musí vytvoriť manuálne vo Worde, čo si vyžaduje znalosť skriptovacieho jazyka. V praxi je však všetko oveľa jednoduchšie - stačí pochopiť, že premenné sa zadávajú do zložených zátvoriek a pred ne sa nastaví znak $, všetok ostatný text sa vytlačí obvyklým spôsobom (obr. 13). Nové šablóny je možné vytvárať nielen od začiatku, ale aj na základe existujúcich šablón alebo hotových dokumentov – v prvom prípade stačí zmeniť nastavenia skriptu a otestovať ho so zmenenými nastaveniami a v druhom prípade otvoriť hotový dokument, nahraďte meniace sa informácie premennými a špecifikujte ho ako šablónu. Premenné môžu byť niekoľkých typov, vrátane tých, ktoré umožňujú:

• zadajte údaje do niekoľkých polí naraz: celé meno, údaje o pase, podrobnosti o organizácii atď.;
• vybrať premennú hodnotu z množiny hodnôt;
• vykonávať rôzne operácie a prevody: vypočítať percento z čísla alebo DPH zo sumy, previesť číslo na reťazec, zadať aktuálny dátum atď.;
• uviesť slovo alebo frázu v konkrétnom prípade atď.

Dokumenty vytvorené podľa obchodných scenárov AutoDoc sa ukladajú ako prehľadne štruktúrované záznamy, a preto môžete požadovaný dokument kedykoľvek nájsť filtrovaním alebo vyhľadávaním, prezerať si ho, tlačiť, regenerovať alebo mazať.

Ryža. 11. Okno "AutoDoc" so zoznamom vstavaných skupín
podnikateľské scenáre

Ryža. 12. Vývoj nového scenára v "AutoDoc"

Ryža. 13. Príklad textu šablóny v "AutoDoc",
v ktorom sa objavujú štyri premenné: "číslo",
"mesiac", "organizácia" a "celé meno"

Program je dodávaný v dvoch verziách: jednoužívateľská – „AutoDoc-Personal“ a viacužívateľská (sieťová), reprezentovaná dvomi modulmi – „AutoDoc-Server“ a „AutoDoc-Client“. Vo verzii pre jedného používateľa sú všetky komponenty systému umiestnené na lokálny počítač a vo viacužívateľskej databáze skriptov, šablón a záznamov je nainštalovaný na serveri a iba klientska časť je nainštalovaná na počítačoch používateľov, čo umožňuje využívať všetky materiály AutoDoc uložené na serveri.

Bleskový dokument 3.4.1

Vývojár: BlitzSoft

Veľkosť distribúcie: 991 kB

Práca pod kontrolou: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Spôsob distribúcie: shareware (funkčne obmedzená demo verzia - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Cena: 500 rub.

Blitz Document je kompaktný program na automatické zostavovanie štandardných dokumentov pomocou šablón skriptov. Umožňuje rýchlo generovať dokumenty na základe viac ako 30 vstavaných šablón (obr. 14), alebo vlastných skriptov, ktoré je možné vyvinúť na základe vstavaných šablón alebo prázdnych rozložení. Vytvorenie dokumentu podľa pripraveného scenára je mimoriadne jednoduché – stačí vybrať typ scenára a postupovať podľa pokynov sprievodcu, ktorý používateľa verne prevedie všetkými fázami prípravy dokumentu (obr. 15). Hotový dokument je možné prezerať, tlačiť, upravovať vo vstavanom textovom editore (je možné opraviť variabilné aj trvalé údaje) alebo otvoriť na úpravy vo Worde.

Ryža. 14. Zoznam vstavaných skriptov Blitz Document

Ryža. 15. Vytvorte skriptovaný dokument
Bleskový dokument

Vývoj vytvorených šablón je o niečo komplikovanejší, ale bude tiež v silách väčšiny používateľov. Je pravda, že zvládnutie tejto funkcie bude nejaký čas trvať, pretože, bohužiaľ, referenčné informácie určený pre dostatočne vyškolených používateľov (je veľmi skúpy a neobsahuje žiadne ilustrácie ani príklady). Technicky sa vytvorenie novej šablóny skladá z dvoch fáz: výber vstavanej šablóny alebo rozloženia, na základe ktorého sa bude vyvíjať nová šablóna, a sekvenčné nastavenie konštantných a premenných údajov v ňom zahrnutých (obr. 16). Trvalé údaje sa zadávajú v reálnej podobe, nie však priamo do textu, ale cez dialógové okná. Informácie o premenných sa tiež opravujú počas dialógu a už sa nezadávajú priamo, ale sú nahradené premennými so zástupnými znakmi, navrhnutými s ohľadom na skriptovací jazyk používaný v programe. Skripty dokážu text zadaný pri generovaní dokumentu nielen zobraziť, ale aj zmeniť pomocou systému príkazov na nahradenie údajov alebo ich konverziu. Poskytuje sa napríklad:

Ryža. 16. Vývoj novej šablóny na základe rozloženia
v dokumente Blitz Document

• skloňovanie slov a slovných spojení podľa gramatických pádov;
• prevod čísel na reťazce;
• preklad kalendárnych dátumov do reťazcov;
• vykonávanie akýchkoľvek výpočtov používaných v právnych a obchodných dokumentoch;
• zmena textu v závislosti od hodnoty zadávaných údajov a pod.

Dokumenty vytvorené pomocou Blitz Document sa ukladajú do štruktúrovaných účtovných kníh – to vám umožňuje rýchlo sa pohybovať v dokumentácii a takmer okamžite získať prístup k potrebným materiálom, napríklad na ich tlač. Okrem toho je možné dokumenty zoskupovať do virtuálnych prípadov, čo je výhodné pre rýchly prístup k materiálom súvisiacim s konkrétnym subjektom alebo objektom vyskytujúcim sa v databáze.

OCR v naskenovaných dokumentoch

Používatelia, ktorí často potrebujú konvertovať papierové dokumenty (stránky knihy, novín, časopisov alebo faxov) do elektronického editovateľného formátu, sa nezaobídu bez systému rozpoznávania znakov alebo systému OCR (Optical Character Recognition), ktorý je určený na automatické zadávanie textov papierových dokumentov. do počítača. Teoreticky môžete použiť program FineReader od ABBYY alebo CuneiForm od Cognitive Technologies – oba sú spoľahlivé v prevádzke a vyznačujú sa vysokou presnosťou rozpoznávania. Ale balík FineReader má zjednodušenú a cenovo dostupnú ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, vďaka čomu je atraktívnejší pre široké publikum.

ABBYY FineReader 8.0

Vývojár: Softvér ABBYY

Veľkosť distribúcie: 40,5 MB

Práca pod kontrolou: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Spôsob distribúcie: shareware (žiadna demo verzia FineReader Home Edition, funkčne obmedzená demo verzia FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

cena: FineReader Home Edition - 990 rubľov, FineReader Professional Edition - 3750 rubľov.

ABBYY FineReader je ideálnym riešením na rozpoznávanie dokumentov, ktoré rozpoznávajú nielen text, ale aj dizajn, čo zabezpečuje presný prenos tabuliek, obrázkov a členenie textu do stĺpcov (obr. 17). Program sa ľahko používa, dokáže rozpoznať viacjazyčné (179 podporovaných jazykov) a viacstranové dokumenty. Je možné rozpoznať celý dokument alebo jeho jednotlivé strany. Výsledok je možné uložiť v jednom z bežných formátov: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT alebo PDF. Výsledky rozpoznávania je možné ukladať krok za krokom, aby sa eliminovali chyby. Implementovaný export výsledkov rozpoznávania priamo do programov Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect a Adobe Acrobat. Vstavaná kontrola pravopisu (pre 36 jazykov) pomôže urýchliť kontrolu výsledku a integrácia s Microsoft Word umožňuje volať program priamo z Wordu, bez toho, aby ste boli vyrušovaní z práce s textom.

Ryža. 17. Výsledok rozpoznávania dokladov
v ABBYY FineReader Home Edition

Program je prezentovaný v dvoch verziách: FineReader Home Edition, určená pre začiatočníkov, a FineReader Professional Edition, zameraná na profesionálov. Profesionálna verzia umožňuje spravovať parametre rozpoznávania (zmeniť režim, vykonávať rozpoznávanie s tréningom) a má bohatšiu sadu rozpoznávacích funkcií (rozpoznávanie súborov PDF zachytených pomocou digitálny fotoaparát texty atď.). Navyše Professional Edition poskytuje viac rôznych formátov uložiť, pribudla možnosť rozpoznať čiarové kódy a rýchlo rozpoznať snímky obrazovky pomocou pomôcky Screenshot Reader.

Konverzia dokumentov z formátu PDF

Všetka technická dokumentácia je dnes dodávaná vo formáte PDF, na prezeranie dokumentov, v ktorých je použitá bezplatný nástroj Adobe Acrobat Reader. Pomerne často však vzniká potreba použiť fragmenty PDF súborov pri príprave vlastných dokumentov alebo úprave materiálov vo formáte PDF (napríklad články, zmluvy, správy atď.). V prvom prípade budete musieť extrahovať fragmenty textu a / alebo obrázkov zo súborov PDF (teoreticky to možno urobiť pomocou vstavaných nástrojov Acrobat Reader, ale s veľmi priemerným výsledkom). V druhom prípade budete musieť konvertovať dokumenty PDF do upraviteľného formátu (napríklad do formátu Word) pri zachovaní dizajnu pôvodného dokumentu, ktorý ani Acrobat Reader neposkytuje. V takýchto prípadoch pomôžte špeciálne služby, z ktorých najatraktívnejšie sú ABBYY PDF Transformer a PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Zvážime prvý z nich - hoci je drahší, má rozhranie v ruskom jazyku a umožňuje konvertovať súbory PDF do niekoľkých upraviteľných formátov a dokáže správne rozpoznať nielen anglický, ale aj ruský text.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Vývojár: Softvér ABBYY

Veľkosť distribúcie: 52 MB

Práca pod kontrolou: Windows 2000 (SP2 alebo vyšší)/XP/Server 2003

Spôsob distribúcie: shareware (15-dňová ukážka – http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Cena: 1490 rubľov.

ABBYY PDF Transformer je nástroj na konverziu dokumentov PDF do formátov dokumenty spoločnosti Microsoft Word (obr. 18), Excel, ako aj súbory HTML a TXT. Balík má intuitívne rozhranie a je veľmi jednoduchý na používanie, a preto jeho vývoj bude v moci aj začínajúcich používateľov.

ABBYY PDF Transformer dokáže konvertovať akékoľvek súbory PDF vrátane súborov bez textovej vrstvy (takéto súbory sa najčastejšie získavajú z naskenovaných dokumentov a predstavujú textové obrázky) a správne spracovať súbory PDF obsahujúce akúkoľvek kombináciu podporovaných jazykov (vrátane ruštiny a angličtiny). . Pomôcka presne zachováva dizajn pôvodného dokumentu (obrázky, tabuľky, stĺpce, odkazy) a umožňuje spravovať možnosti konverzie a ukladania. Môžete napríklad jasne definovať oblasti, ktoré by mal program vnímať ako text alebo ako obrázok (čo je dôležité pri súboroch PDF so zložitým rozložením), uložiť hotový dokument s rovnakým rozložením ako v origináli alebo ako stĺpec textu (s obrázkami alebo bez nich - voliteľné) atď. V prípade potreby je možné selektívne konvertovať jednotlivé stránky alebo aj ich fragmenty. Okrem toho môže ABBYY PDF Transformer vykonávať aj spätnú konverziu, ktorá vám umožní vytvárať súbory PDF z dokumentov Microsoft Word, tabuliek Excel, prezentácií PowerPoint, diagramov Visio a súborov HTML, ako aj z prakticky ľubovoľnej aplikácie, ktorá podporuje tlač dokumentu (toto je implementované prostredníctvom virtuálnej tlačiarne PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).

Stránka obsahuje softvér, ktorý umožňuje používateľovi rozpoznávať, prezerať a tlačiť dokumenty obsahujúce text v rôznych formátoch. Všetok softvér má pohodlné a intuitívne rozhranie, softvérové ​​balíky sú najobľúbenejšími nástrojmi na riešenie ich problémov.

Čítačka DjVu

Čítačka DjVu - program od ruských vývojárov, ktorý vám umožňuje pracovať so súbormi s príponou DjVu. Tento formát majú zvyčajne naskenované knihy a iné papierové zdroje obsahujúce vzorce a obrázky, ktoré je ťažké rozpoznať. Aplikácia podporuje anglický a ruský jazyk, umožňuje nastaviť jas a kontrast dokumentu pre pohodlný režim čítania obrazovky pre oči. V aplikácii DjVu Reader môžete umiestňovať a ukladať obrázky a text do schránky. Líši sa indexovaním stránok a obsahu.

(otvorí sa na novej karte)

Adobe Reader

Adobe Reader je najpopulárnejší a najvýkonnejší softvér na prácu so súbormi PDF. Tento formát má moderné tlačové publikácie tlačené „elektronickou tlačiarňou“. Tento bezplatný softvér je určený len na čítanie, tlač a zmenu orientácie strán dokumentov, bez možnosti ich úpravy. Softvér podporuje ruský jazyk a je zabudovaný do vášho prehliadača ako zásuvný modul. Funkcia práce s 3D grafikou v dokumentoch, tvorba elektronický podpis, vyhľadávanie údajov v sieti z programu bez špeciálneho otvorenia prehliadača.

(otvorí sa na novej karte)

ABBYY FineReader

ABBYY FineReader- užitočný softvérový balík, určený na rozpoznávanie textu z ľubovoľnej grafiky a vo formáte PDF ov do editovateľných textových formátov. Technológia ABBYY je navrhnutá ako najpresnejší a bezchybný nástroj na rozpoznávanie textu. Softvér pomáha šetriť čas pri ručnom prepisovaní textu a námahu pri reprodukovaní jeho štruktúry.

Inými slovami, FineReader pri prevode do textového formátu úplne zopakuje formu – nadpisy, obsah, zoznamy s odrážkami a číslovanie, hlavičky a päty. Program je viacjazyčný, rozpoznáva a pracuje s takmer 200 jazykmi po celom svete. Text získaný po rozpoznaní je možné upraviť porovnaním s pôvodným – priamo v softvérovom prostredí.

Stiahnite si zadarmo ABBYY FineReader
(otvorí sa na novej karte)

Práca s dokumentmi zaberá používateľom, najmä kancelárskym pracovníkom, veľa času. Ale existuje veľa programov, ktoré dokážu výrazne optimalizovať manuálnu prácu pri práci s dokumentmi automatizáciou niektorých procesov. Mnohé z týchto riešení sa ľahko používajú, sú veľmi pohodlné a lacné, a preto sú dostupné širokému okruhu používateľov. O týchto programoch sa bude diskutovať v tomto článku.

Organizácia dokumentov

Používatelia, ktorí sa musia potýkať s veľkým množstvom elektronických dokumentov, dobre poznajú situáciu, keď aj napriek prísnemu systému adresárov a podadresárov trvá nájdenie toho správneho dokumentu veľa času. Jedným z riešení tohto problému je použitie špeciálneho katalogizačného programu, ktorého hlavnou úlohou je organizovať a triediť dáta, čo v konečnom dôsledku zabezpečuje rýchle vyhľadávanie potrebných informácií. Takýchto katalogizátorov je na trhu obrovské množstvo a všetky sú zamerané na katalogizáciu či už diskov, priečinkov a súborov, alebo nejakých vysoko špecializovaných informácií (filmy, mince, známky atď.). Na katalogizáciu dokumentov je vhodný akýkoľvek univerzálny katalogizátor, ktorý umožňuje katalogizovať priečinky a súbory rôznych typov. Balík WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) sa považuje za najlepší spomedzi takýchto riešení, je však dosť drahý a jeho možnosti sú pre mnohých používateľov zjavne nadbytočné. Pre väčšinu bude stačiť použiť balík WinCatalog Standard.

Ďalším spôsobom je spojiť súvisiace dokumenty do zložitých hierarchicky štruktúrovaných dokumentov uložených vo vnútri dátových súborov zodpovedajúcich týmto štruktúram. V takýchto štruktúrovaných dokumentoch je oveľa pohodlnejšie navigovať a nájsť informácie, ktoré potrebujete, vďaka možnosti štruktúrovania a pokročilého vyhľadávania v dokumente. Okrem toho vám takéto štruktúrovanie umožňuje vykonávať externé vyhľadávanie a vyhľadávať dokumenty podľa fragmentov textu, ktorý je v nich zahrnutý. Napríklad balík Maple je určený na vytváranie hierarchicky štruktúrovaných dokumentov.

WinCatalog Standard

Vývojár: WinCatalog.com

Veľkosť distribúcie: 1,62 MB

Práca pod kontrolou: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Spôsob distribúcie: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Cena: 200 rub.

WinCatalog Standard je jednoducho použiteľný multifunkčný katalogizátor s prehľadným ruskojazyčným rozhraním (obr. 1). Balík vám umožňuje katalogizovať dáta z akéhokoľvek média, ktoré je možné pripojiť k vášmu počítaču: diskety, pevné a sieťové disky, bežné CD a audio CD, Zip disky atď. Pomocou neho môžete triediť a organizovať akékoľvek priečinky a súbory bez ohľadu na ich umiestnenie. Dáta do katalógu môžete zadať buď manuálne (okamžite do virtuálnych priečinkov) alebo skenovaním diskov (vrátane archívov ZIP, ktoré sa tam nachádzajú) - v tomto prípade je lepšie triediť priečinky a súbory extrahované z diskov do virtuálnych priečinkov, aby ste ich uľahčili. orientáciu, ktorá vďaka podpore drag & drop operácií nebude trvať dlho.

Ryža. 1. Rozhranie WinCatalog Standard

Správa všeobecných adresárov je jednoduchá a pohodlná. Rozdelenie údajov do tematických priečinkov výrazne zjednodušuje orientáciu a umiestnenie priečinkov a ich vnorených položiek možno jednoducho zmeniť jednoduchým pretiahnutím myšou. Rozšírené vyhľadávanie (podľa názvu, komentára, veľkosti a dátumu úpravy; obr. 2), ktoré podporuje booleovské operácie a možnosť výberu konkrétneho priečinka na vyhľadávanie, ako aj zohľadnenie kľúčových slov (možno ich prezieravo pridávať k jednotlivým položkám katalógu ), umožňuje rýchlo nájsť požadovaný dokument a vyhľadávanie duplikátov spočíva v odstránení duplicitných prvkov z kolekcie. Export celého alebo časti katalógu dokumentácie do súboru CVS umožňuje spracovanie údajov v inej aplikácii (napríklad MS Excel), zatiaľ čo export do súboru HTML je vhodný na tlač katalógu.

Ryža. 2. Vyhľadajte dokumenty vo WinCatalog Standard

Javor 6,25

Vývojár: Crystal Office Systems

Veľkosť distribúcie: Maple – 5,3 MB, Maple Professional – 5,89 MB

Práca pod kontrolou: Windows (všetky verzie)

Spôsob distribúcie: shareware (30-dňová ukážka: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

cena: Maple - 21,95 USD, Maple Professional - 30,95 USD

Maple je ľahko použiteľný správca dokumentov, ktorý vám umožňuje kombinovať rôzne materiály do hierarchických štruktúr a získať tak štruktúrované dokumenty: obchodné plány, správy, analytické poznámky, brožúry atď. V takýchto hierarchických stromoch dokumentov sú rôznorodé informácie prezentované jasnejšie a je oveľa jednoduchšie nájsť akýkoľvek dokument ako pri štandardnej katalogizácii. Na prezeranie dokumentov vytvorených v Maple potrebujete špeciálny Maple Reader, ktorý si môžete zadarmo stiahnuť na: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Balík má prívetivé rozhranie (obr. 3) a dá sa tak ľahko naučiť, že ani chýbajúca ruskojazyčná lokalizácia programu sa pre väčšinu používateľov nestane prekážkou, a preto možno toto riešenie odporučiť najširšiemu publiku.

Ryža. 3. Rozhranie programu Maple

Manažér je prezentovaný v dvoch verziách: základná Maple a rozšírená Maple Professional. Medzi zásadné rozdiely rozšírenej verzie patrí prítomnosť takých doplnkových funkcií, ako je vyhľadávanie dokumentov, kontrola gramatiky, šifrovanie súborov a rezervácia hierarchických štruktúr.

Základom každého dokumentu v Maple je hierarchický strom uzlov, úroveň vnorenia poduzlov, v ktorej, ako aj ich počet, nie je obmedzený. Každý uzol je samostatný dokument obsahujúci nielen text (či už priamo napísaný, vložený zo schránky, alebo importovaný z dokumentov vo formátoch RTF, DOC, WRI a HTML), ale aj tabuľkový materiál, grafiku, odkazy na základné fragmenty výslednej dokument alebo súbory atď. Pri príprave dokumentov je zabezpečené použitie štandardnej sady funkcií pre prácu s textom: zmena typu a veľkosti písma, vytváranie zoznamov, navrhovanie odsekov, používanie štýlov a pod. Integrácia s MS Word umožňuje používať kontrolu pravopisu zabudovaný do MS Word na kontrolu gramatiky a vyhľadávanie synoným nielen v angličtine, ale aj v ruštine. Zabudovaný zálohovací systém poskytuje možnosť vytvárať komprimované záložné kópie hierarchických dokumentov (vo formáte ZIP a CAB). Vstavaný Sprievodca šifrovaním vám pomôže zašifrovať citlivé dokumenty pomocou kryptografického algoritmu Blowfish. A vyhľadávací modul Finder vám umožňuje rýchlo nájsť potrebné dokumenty podľa fragmentu názvu, autora, komentárov, obsahu (obr. 4) atď.

Ryža. 4. Vyhľadajte dokumenty podľa obsahu
v nich text v Maple

Rýchly prístup k dokumentom

Technológia počítačovej prípravy dokumentov predpokladá, že vytvorené dokumenty sú v budúcnosti opakovane využívané. Napríklad pri vývoji nového dokumentu môžete potrebovať jeden alebo dva odseky zo včerajšieho dokumentu alebo nový dokument je vo všeobecnosti kópiou starého dokumentu, ale so zmenenými variabilnými informáciami atď.

Žiaľ, používateľ si ani zďaleka nie vždy dokáže zapamätať názov dôležitého dokumentu vytvoreného predvčerom a niekedy ani netuší, kde ho hľadať. Samozrejme, musíte dokumentom dať zmysluplné mená a uložiť ich do prehľadného katalógu, ale, bohužiaľ, je to inak, kvôli zhonu, rušivým hovorom atď. V dôsledku toho môže hľadanie požadovaného dokumentu zabrať veľa drahocenného času - koniec koncov, nie je vôbec pravda, že ho budete môcť otvoriť prostredníctvom zoznamu odkazov systému Windows na najnovšie dokumenty dostupné prostredníctvom Ponuka Štart. Ide o to, že tento zoznam:

• obmedzené na 15 dokumentov - to znamená, že pravdepodobnosť, že sa doň dostanú dokumenty napríklad pred týždňom, je takmer nulová;
• neumožňuje nájsť dokument, ak si pamätáte časť textu, ale zabudli ste názov súboru;
• nezahŕňa dokumenty s rovnakým názvom (akokoľvek odlišné) uložené pod rovnakým názvom, ale v rôznych priečinkoch, čo je relevantné napríklad pri spoločnej práci na dokumente s vytvorením viacerých verzií.

Je tu ešte jeden problém - zoznam najnovších dokumentov poskytovaných v systéme Windows je jedným z kanálov na únik dôverných údajov, pretože každý používateľ (vrátane narušiteľa) ho môže použiť na zistenie povahy počítačovej aktivity vlastníka. Preto sa odporúča tento zoznam pravidelne čistiť, napríklad pomocou nástrojov na odstránenie „nevyžiadaných“ údajov z disku. V dôsledku toho nastáva zdanlivo paradoxná situácia: ak používateľ pravidelne ničí informácie o nedávno použitých dokumentoch z bezpečnostných dôvodov, stráca k nim rýchly prístup a inak riskuje, že sa stane obeťou votrelcov. Existuje však cesta von - môžete použiť špecializovaný nástroj ActualDoc, ktorý rozširuje možnosti systému Windows z hľadiska práce s najnovšími dokumentmi.

Ak bol požadovaný dokument vytvorený už dávno, a preto sa nemôže objaviť v zozname nedávno otvorených dokumentov (v zabudovanom systéme Windows aj v zozname ActualDoc), budete sa musieť uchýliť k jeho vyhľadaniu. Tu nastáva ďalší problém – používateľ si spravidla nepamätá názov dokumentu (rovnako ako dátum jeho vytvorenia), ale vie, aké kľúčové slová sa v texte nachádzajú. To znamená, že musíte hľadať dokument podľa fragmentov textu, ktorý je v ňom zahrnutý - bohužiaľ, hoci túto úlohu je možné vyriešiť pomocou vstavaných nástrojov systému Windows alebo napríklad programu Word, je to veľmi priemerné. A nejde len o to, že takéto vyhľadávanie nie je úplne zrejmé a vykonáva sa pomaly - niekedy sa s tým môžete zmieriť. Oveľa dôležitejšie je, že sa nenájdu všetky súbory - pri vyhľadávaní sa nebudú brať do úvahy morfologické znaky ruského jazyka, takže sa nenájdu súbory, v ktorých majú hľadané slová inú veľkosť písmen. Zároveň špecializované vyhľadávacie nástroje ako Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 a Phoenix Search (http://indexlab .net/) môžu rýchlo nájsť dokumenty, ktoré potrebujú, bez ohľadu na ich umiestnenie. Balík „Archivarius 3000“ sa nám z menovaných riešení javí ako najatraktívnejší z hľadiska pomeru „cena/kvalita“.

ActualDoc 3.5

Vývojár: Softvér Flexigen

Veľkosť distribúcie:Štandardná - 4,1 MB, Profesionálna - 3,6 MB

Práca pod kontrolou: Windows 2000/XP/2003/Vista

Spôsob distribúcie: Standard – freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional – shareware (14-dňová ukážka – http://www.flexigensoft.com/files/download/currentdoc.exe )

cena: Standard je zadarmo, Professional je 19,95 $

ActualDoc je najnovší správca dokumentov, ktorý si pamätá použité dokumenty a poskytuje rýchly a bezpečný prístup k nim. Program je jednoduchý a intuitívny, má prívetivé rozhranie s podporou ruského jazyka (obr. 5) a prakticky nevyžaduje čas na zvládnutie, najmä preto, že je sprevádzaný komplexným systémom nápovedy, a preto sa môže stať nepostrádateľným nástrojom pre profesionálov aj domácich používateľov.

Ryža. 5. Rozhranie programu ActualDoc

ActualDoc sleduje sťahovanie neobmedzeného počtu dokumentov v lehote určenej používateľom (štandardne - 60 dní), podporuje viac ako 40 formátov súborov (textové a obrazové súbory, dokumenty MS Office a dokumenty HTML, súbory PDF atď. ) a umožňuje vám rýchlo stiahnuť ktorýkoľvek z nich. Nájsť správny dokument v prostredí programu nie je problém. Ak je zvitok dokumentov, ktoré si zapamätala, relatívne malý, môžete vybrať dokument priamo zo zoznamu. V opačnom prípade je rozumnejšie predbežne obmedziť zoznam možných žiadateľov filtrovaním (možné je filtrovanie podľa časového obdobia). O interval, podľa rozšírenia a kategórie) alebo vyhľadávanie podľa názvu dokumentu (všeobecne) alebo podľa fragmentu textu, ktorý je v ňom zahrnutý (nie vždy je však vyhľadávanie v ruskom texte úspešné). Požadovaný dokument je možné rýchlo otvoriť aj iným spôsobom - prostredníctvom vstavaných záložiek (rovnaké ako v Internet Exploreri; obr. 6), ktoré je možné priradiť k jednotlivým často používaným dokumentom a výrazne urýchliť prístup k nim, keďže existuje netreba hľadať. Vybraný dokument je k dispozícii v zabudovanom prehliadači - na prezeranie, vyhľadávanie a kopírovanie, ako aj v externej aplikácii - na úpravu a možno ho použiť na kompletné spracovanie, selektívne kopírovanie informácií z neho alebo na odoslanie dokumentu e. -mail. Zároveň môže byť samotný zoznam dokumentov skrytý pred zvedavými očami a chránený heslom - v tomto prípade sa v ponuke nezobrazia naposledy použité súbory Štart -> Dokumenty.

Ryža. 6. Otvorenie dokumentu cez záložku
v ActualDoc

Balík je dostupný v dvoch verziách: bezplatná základná štandardná a platená profesionálna. Funkcie bezplatnej verzie vám neumožňujú prezerať dokumenty vo vstavaných prehliadačoch, používať funkciu vyhľadávania (výsledkom je, že dokumenty môžete vyhľadávať iba vizuálne, prezeraním úplného alebo filtrovaného zoznamu), vytvárať vlastné kategórie a upraviť záložky.

Archivista 3000 (3,82)

Vývojár: Likasoft

Veľkosť distribúcie: 3 MB

Práca pod kontrolou: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Spôsob distribúcie: shareware (30-dňová ukážka – http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Cena:študentská licencia - 195 rubľov, osobná licencia - 295 rubľov, komerčná licencia - 900 rubľov.

« Archivarius 3000 je optimálnym riešením pre rýchle vyhľadávanie dokumentov v 18 rôznych jazykoch (vrátane ruštiny, angličtiny, nemčiny a francúzštiny) pre široké spektrum používateľov. Program poskytuje okamžitý prístup k dokumentom umiestneným na pevnom disku, sieťových a vymeniteľných jednotkách (CD, DVD, ZIP atď.) a dokáže pracovať so všetkými populárnymi typmi dokumentov (súbory PDF, dokumenty MS Office, textové súbory atď.). ) .). Dokáže prehľadávať archívy (ZIP, RAR atď.), e-mailové správy (Outlook, Outlook Express, The Bat! atď.) a priložené súbory. Okrem toho je vyhľadávanie podporované v databázach Lotus Notes a Lotus Domino av databázach správ ICQ, Odigo IM a Miranda IM.

Popri bežnom vyhľadávaní podľa kľúčového slova alebo súboru kľúčových slov podporuje program pokročilý režim vyhľadávania pomocou logických funkcií a dokáže vyhľadávať dokumenty nielen podľa obsahu, ale aj podľa názvu súboru, dátumu úpravy, veľkosti, typu dokumentu, kódovania, atď. (obr. 7). Vďaka plnej podpore Unicode sa vyhľadávanie korektne vykonáva nielen v dokumentoch v jednom jazyku, ale aj vo viacjazyčných (napríklad s textom v ruštine a nemčine súčasne). Na diaľku je možné vyhľadávať dokumenty cez internet s následným prístupom k nájdeným dokumentom cez ľubovoľný internetový prehliadač, napríklad Internet Explorer. Výsledky vyhľadávania je možné prezentovať v režime výpisu, kedy sa zobrazujú najvýznamnejšie (relevantné) fragmenty vybraných dokumentov so zvýraznením nájdených slov a v režime tabuľky, kedy sa zobrazujú stručné informácie o dokumentoch (obr. 8), pomocou ktorých môžu byť triedené.

Ryža. 7. Vyhľadajte dokumenty v prostredí Archivist 3000

Ryža. 8. Možnosti prezentácie výsledkov vyhľadávania
v "Archivarius 3000"

Vyplnenie štandardných dokumentov

Príprava štandardných dokumentov zaberá značnú časť času tým používateľom, ktorí sa v službe zaoberajú prípravou rôznych dokumentov v poisťovniach, bankách, notárskych úradoch, spoločnostiach poskytujúcich rôzne druhy služieb a pod. Takéto dokumenty sa spravidla vytvárajú v textovom editore Word na základe pôvodne vyvinutých základných dokumentov, v ktorých sa niektoré premenné informácie jednoducho nahradia. Na tom nie je nič zložité, ale pri veľkých objemoch dokumentácie sa chybám nevyhneme – napríklad môžete omylom zadať údaje na nesprávnom mieste, kde majú byť, alebo vymazať pár slov z dokumentu atď. Preto je žiaduce, aby boli na zadávanie otvorené iba polia, do ktorých by sa mali zadávať údaje, a všetok ostatný text bol zablokovaný. Poskytuje sa možnosť vytvárania takýchto dokumentov vo Worde vývojármi. Stačí vytvoriť sériu šablón pre všetky štandardné dokumenty používané v organizácii, pričom každá šablóna zakáže zmenu trvalých údajov (príkaz Nástroje -> Nastaviť ochranu -> Zakázať akékoľvek zmeny okrem zadávania údajov do polí formulára) a školiť používateľov na vytváranie dokumentov zo šablón. Pre typické dokumenty, kde je relatívne málo variabilných informácií, budú takéto šablóny stačiť na výrazné zrýchlenie procesu prípravy dokumentov a zníženie rizika chýb.

V praxi sa však používa mnoho štandardných dokumentov, v ktorých premenné informácie zaberajú až polovicu objemu a niektoré z premenných údajov v tej či onej podobe sa opakovane opakujú (obr. 9) – napríklad celé meno. v rôznych prípadoch písanie pre zadané dátumy alebo sumy a pod. V tomto prípade je použitie šablón programu Word málo, pretože vypĺňanie dokumentov aj prostredníctvom šablón zaberie veľa času, pretože všetky variabilné údaje sa budú musieť zadávať ručne.

Ryža. 9. Príklad dokumentu s veľkým objemom
variabilné informácie

Je tu ešte jedna črta vyhotovenia štandardných dokumentov - často je potrebné pripraviť nie jeden dokument, ale niekoľko naraz (napríklad na vypracovanie bankovej zmluvy o otvorení depozitára sú potrebné tri alebo štyri typy zmlúv podpisovanie). Rovnaké informácie sa teda musia zadávať do rôznych dokumentov, čo tiež zaberie veľa času a pravdepodobnosť, že urobíte chybu, sa zodpovedajúcim spôsobom zvýši. Vypracovanie takýchto dokumentov je oveľa rýchlejšie pomocou špecializovaných aplikácií určených na automatizáciu procesu prípravy štandardných dokumentov, ako sú napríklad AvtoDoc alebo Blitz Document. Tieto aplikácie sú založené aj na použití šablón, ktoré na rozdiel od bežných Word šablón umožňujú nielen zadávať údaje do polí na to určených (pre ktoré používateľ potrebuje vyplniť súbor formulárov s údajmi), ale aj vedia naprogramovane previesť zadané údaje, napríklad vedia nahradiť číslovku slovami, skloňovať slová a slovné spojenia podľa gramatických pádov a pod. V dôsledku toho sa potrebné dokumenty vyplnia rýchlo a počet chýb, ktoré je možné v tomto prípade urobiť, je rádovo menší, ako keď sa tradične pripravujú v programe Word. Navyše tvorba štandardných dokumentov prostredníctvom špecializovaných riešení je atraktívna aj tým, že všetky vytvorené dokumenty sú automaticky katalogizované a v budúcnosti nie je problém niektorý z nich nájsť a používateľ nemusí poznať zložitosti dokumentácie, pretože všetky právne nuansy sú už zohľadnené v šablónach.

AutoDoc 1.2

Vývojár: EleWise

Veľkosť distribúcie: 6 MB

Práca pod kontrolou: Windows 2000/XP/2003

Spôsob distribúcie: shareware (funkčne obmedzené demo - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Cena:"AutoDoc-Personal" - 1980 rubľov, "AutoDoc-Server" - 2980 rubľov, "AutoDoc-Client" - 1490 rubľov.

AutoDoc je program, ktorý umožňuje automatizovať a zrýchliť proces vypĺňania štandardných dokumentov pomocou šablón vytvorených pomocou MS Word a uchovávať archív dokumentov a záznamov vytvorených pomocou týchto šablón. Proces generovania nových dokumentov v ňom je mimoriadne automatizovaný – stačí vybrať požadovaný obchodný scenár zo všeobecného zoznamu scenárov (obchodný scenár je prispôsobená šablóna) a vyplniť vstupný formulár požadovanými údajmi (obr. 10). Vytvorený dokument je možné zobraziť, uložiť, vytlačiť alebo otvoriť vo Worde na ďalšie úpravy.

Ryža. 10. Vytvorenie dokumentu podľa scenára "AutoDoc"

Počet vstavaných skriptov je malý (obr. 11), ale je možné ich rozšíriť o vlastné skripty, ktorých proces tvorby je podrobne a názorne prezentovaný v pomocníkovi a je plne riadený sprievodcom, a preto je prístupný väčšina používateľov. Vývoj nového scenára zahŕňa päť krokov: zadanie názvu scenára, vytvorenie šablóny, definovanie premenných, nastavenie a otestovanie scenára a jeho uloženie na ďalšie úpravy (obr. 12). Na prvý pohľad môže príprava šablóny spôsobiť určité ťažkosti, pretože sa musí vytvoriť manuálne vo Worde, čo si vyžaduje znalosť skriptovacieho jazyka. V praxi je však všetko oveľa jednoduchšie - stačí pochopiť, že premenné sa zadávajú do zložených zátvoriek a pred ne sa nastaví znak $, všetok ostatný text sa vytlačí obvyklým spôsobom (obr. 13). Nové šablóny je možné vytvárať nielen od začiatku, ale aj na základe existujúcich šablón alebo hotových dokumentov – v prvom prípade stačí zmeniť nastavenia skriptu a otestovať ho so zmenenými nastaveniami a v druhom prípade otvoriť hotový dokument, nahraďte meniace sa informácie premennými a špecifikujte ho ako šablónu. Premenné môžu byť niekoľkých typov, vrátane tých, ktoré umožňujú:

• zadajte údaje do niekoľkých polí naraz: celé meno, údaje o pase, podrobnosti o organizácii atď.;
• vybrať premennú hodnotu z množiny hodnôt;
• vykonávať rôzne operácie a prevody: vypočítať percento čísla alebo DPH zo sumy, previesť číslo na reťazec, zadať aktuálny dátum atď.;
• uviesť slovo alebo frázu v konkrétnom prípade atď.

Dokumenty vytvorené podľa obchodných scenárov AutoDoc sa ukladajú ako prehľadne štruktúrované záznamy, a preto môžete požadovaný dokument kedykoľvek nájsť filtrovaním alebo vyhľadávaním, prezerať si ho, tlačiť, regenerovať alebo mazať.

Ryža. 11. Okno "AutoDoc" so zoznamom vstavaných skupín
podnikateľské scenáre

Ryža. 12. Vývoj nového scenára v "AutoDoc"

Ryža. 13. Príklad textu šablóny v "AutoDoc",
v ktorom sa objavujú štyri premenné: "číslo",
"mesiac", "organizácia" a "celé meno"

Program je dodávaný v dvoch verziách: jednoužívateľská – „AutoDoc-Personal“ a viacužívateľská (sieťová), reprezentovaná dvomi modulmi – „AutoDoc-Server“ a „AutoDoc-Client“. Vo verzii pre jedného používateľa sú všetky komponenty systému umiestnené na lokálnom počítači, zatiaľ čo vo verzii pre viacerých používateľov je databáza skriptov, šablón a záznamov nainštalovaná na server a iba klientska časť je nainštalovaná na počítačoch používateľov. , ktorý umožňuje používať všetky materiály AutoDoc uložené na serveri.

Bleskový dokument 3.4.1

Vývojár: BlitzSoft

Veľkosť distribúcie: 991 kB

Práca pod kontrolou: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Spôsob distribúcie: shareware (funkčne obmedzená demo verzia - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Cena: 500 rub.

Blitz Document je kompaktný program na automatické zostavovanie štandardných dokumentov pomocou šablón skriptov. Umožňuje rýchlo generovať dokumenty na základe viac ako 30 vstavaných šablón (obr. 14), alebo vlastných skriptov, ktoré je možné vyvinúť na základe vstavaných šablón alebo prázdnych rozložení. Vytvorenie dokumentu podľa pripraveného scenára je mimoriadne jednoduché – stačí vybrať typ scenára a postupovať podľa pokynov sprievodcu, ktorý používateľa verne prevedie všetkými fázami prípravy dokumentu (obr. 15). Hotový dokument je možné prezerať, tlačiť, upravovať vo vstavanom textovom editore (je možné opraviť variabilné aj trvalé údaje) alebo otvoriť na úpravy vo Worde.

Ryža. 14. Zoznam vstavaných skriptov Blitz Document

Ryža. 15. Vytvorte skriptovaný dokument
Bleskový dokument

Vývoj vytvorených šablón je o niečo komplikovanejší, ale bude tiež v silách väčšiny používateľov. Je pravda, že zvládnutie tejto funkcie bude chvíľu trvať, pretože referenčné informácie priložené k programu sú, žiaľ, určené pre dostatočne vyškolených používateľov (sú veľmi skúpe a neobsahujú ilustrácie ani príklady). Technicky sa vytvorenie novej šablóny skladá z dvoch fáz: výber vstavanej šablóny alebo rozloženia, na základe ktorej sa vytvorí nová šablóna, a dôsledná úprava konštantných a variabilných údajov v nej zahrnutých ( Obr. 16). Trvalé údaje sa zadávajú v reálnej podobe, nie však priamo do textu, ale cez dialógové okná. Informácie o premenných sa tiež opravujú počas dialógu a už sa nezadávajú priamo, ale sú nahradené premennými so zástupnými znakmi, navrhnutými s ohľadom na skriptovací jazyk používaný v programe. Skripty dokážu text zadaný pri generovaní dokumentu nielen zobraziť, ale aj zmeniť pomocou systému príkazov na nahradenie údajov alebo ich konverziu. Poskytuje sa napríklad:

Ryža. 16. Vývoj novej šablóny na základe rozloženia
v dokumente Blitz Document

• skloňovanie slov a slovných spojení podľa gramatických pádov;
• prevod čísel na reťazce;
• preklad kalendárnych dátumov do reťazcov;
• vykonávanie akýchkoľvek výpočtov používaných v právnych a obchodných dokumentoch;
• zmena textu v závislosti od hodnoty zadávaných údajov a pod.

Dokumenty vytvorené pomocou Blitz Document sa ukladajú do štruktúrovaných účtovných kníh – to vám umožňuje rýchlo sa pohybovať v dokumentácii a takmer okamžite získať prístup k potrebným materiálom, napríklad na ich tlač. Okrem toho je možné dokumenty zoskupovať do virtuálnych prípadov, čo je výhodné pre rýchly prístup k materiálom súvisiacim s konkrétnym subjektom alebo objektom vyskytujúcim sa v databáze.

OCR v naskenovaných dokumentoch

Používatelia, ktorí často potrebujú konvertovať papierové dokumenty (stránky knihy, novín, časopisov alebo faxov) do elektronického editovateľného formátu, sa nezaobídu bez systému rozpoznávania znakov alebo systému OCR (Optical Character Recognition), ktorý je určený na automatické zadávanie textov papierových dokumentov. do počítača. Teoreticky môžete použiť program FineReader od ABBYY alebo CuneiForm od Cognitive Technologies – oba sú spoľahlivé v prevádzke a vyznačujú sa vysokou presnosťou rozpoznávania. Ale balík FineReader má zjednodušenú a cenovo dostupnú ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, vďaka čomu je atraktívnejší pre široké publikum.

ABBYY FineReader 8.0

Vývojár: Softvér ABBYY

Veľkosť distribúcie: 40,5 MB

Práca pod kontrolou: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Spôsob distribúcie: shareware (žiadna demo verzia FineReader Home Edition, funkčne obmedzená demo verzia FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

cena: FineReader Home Edition - 990 rubľov, FineReader Professional Edition - 3750 rubľov.

ABBYY FineReader je ideálnym riešením na rozpoznávanie dokumentov, ktoré rozpoznávajú nielen text, ale aj dizajn, čo zabezpečuje presný prenos tabuliek, obrázkov a členenie textu do stĺpcov (obr. 17). Program sa ľahko používa, dokáže rozpoznať viacjazyčné (179 podporovaných jazykov) a viacstranové dokumenty. Je možné rozpoznať celý dokument alebo jeho jednotlivé strany. Výsledok je možné uložiť v jednom z bežných formátov: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT alebo PDF. Výsledky rozpoznávania je možné ukladať krok za krokom, aby sa eliminovali chyby. Implementovaný export výsledkov rozpoznávania priamo do programov Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect a Adobe Acrobat. Vstavaná kontrola pravopisu (pre 36 jazykov) pomôže urýchliť kontrolu výsledku a integrácia s Microsoft Word umožňuje volať program priamo z Wordu, bez toho, aby ste boli vyrušovaní z práce s textom.

Ryža. 17. Výsledok rozpoznávania dokladov
v ABBYY FineReader Home Edition

Program je prezentovaný v dvoch verziách: FineReader Home Edition, určená pre začiatočníkov, a FineReader Professional Edition, zameraná na profesionálov. Profesionálna verzia umožňuje spravovať parametre rozpoznávania (zmeniť režim, vykonávať rozpoznávanie s tréningom) a má bohatšiu sadu rozpoznávacích funkcií (rozpoznávanie PDF súborov, textov nasnímaných digitálnym fotoaparátom atď.). Navyše, edícia Professional poskytuje viac rôznych formátov ukladania, pridala schopnosť rozpoznávať čiarové kódy a rýchlo rozpoznať snímky obrazovky pomocou pomôcky Screenshot Reader.

Konverzia dokumentov z formátu PDF

Všetka technická dokumentácia je teraz k dispozícii vo formáte PDF, ktorý na prezeranie dokumentov využíva bezplatný Adobe Acrobat Reader. Pomerne často však vzniká potreba použiť fragmenty PDF súborov pri príprave vlastných dokumentov alebo úprave materiálov vo formáte PDF (napríklad články, zmluvy, správy atď.). V prvom prípade budete musieť extrahovať fragmenty textu a / alebo obrázkov zo súborov PDF (teoreticky to možno urobiť pomocou vstavaných nástrojov Acrobat Reader, ale s veľmi priemerným výsledkom). V druhom prípade budete musieť konvertovať dokumenty PDF do upraviteľného formátu (napríklad do formátu Word) pri zachovaní dizajnu pôvodného dokumentu, ktorý ani Acrobat Reader neposkytuje. V takýchto prípadoch prídu na pomoc špeciálne nástroje, z ktorých sa ako najatraktívnejšie javia balíčky ABBYY PDF Transformer a PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Zvážime prvý z nich - hoci je drahší, má rozhranie v ruskom jazyku a umožňuje konvertovať súbory PDF do niekoľkých upraviteľných formátov a dokáže správne rozpoznať nielen anglický, ale aj ruský text.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Vývojár: Softvér ABBYY

Veľkosť distribúcie: 52 MB

Práca pod kontrolou: Windows 2000 (SP2 alebo vyšší)/XP/Server 2003

Spôsob distribúcie: shareware (15-dňová ukážka – http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Cena: 1490 rubľov.

ABBYY PDF Transformer je nástroj na konverziu dokumentov PDF do formátov dokumentov Microsoft Word (obr. 18), Excel, ako aj do súborov HTML a TXT. Balík má intuitívne rozhranie a je veľmi jednoduchý na používanie, a preto jeho vývoj bude v moci aj začínajúcich používateľov.

ABBYY PDF Transformer dokáže konvertovať akékoľvek súbory PDF vrátane súborov bez textovej vrstvy (takéto súbory sa najčastejšie získavajú z naskenovaných dokumentov a predstavujú textové obrázky) a správne spracovať súbory PDF obsahujúce akúkoľvek kombináciu podporovaných jazykov (vrátane ruštiny a angličtiny). . Pomôcka presne zachováva dizajn pôvodného dokumentu (obrázky, tabuľky, stĺpce, odkazy) a umožňuje spravovať možnosti konverzie a ukladania. Môžete napríklad jasne definovať oblasti, ktoré by mal program vnímať ako text alebo ako obrázok (čo je dôležité pri súboroch PDF so zložitým rozložením), uložiť hotový dokument s rovnakým rozložením ako v origináli alebo ako stĺpec textu (s obrázkami alebo bez nich - voliteľné) atď. V prípade potreby je možné selektívne konvertovať jednotlivé stránky alebo aj ich fragmenty. Okrem toho môže ABBYY PDF Transformer vykonávať aj spätnú konverziu, ktorá vám umožní vytvárať súbory PDF z dokumentov Microsoft Word, tabuliek Excel, prezentácií PowerPoint, diagramov Visio a súborov HTML, ako aj z prakticky ľubovoľnej aplikácie, ktorá podporuje tlač dokumentu (toto je implementované prostredníctvom virtuálnej tlačiarne PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).

Môže sa zdať, že tlač dokumentov je jednoduchý proces, ktorý nevyžaduje ďalšie programy, pretože všetko, čo potrebujete vytlačiť, je v akomkoľvek textovom editore. V skutočnosti možno možnosti prenosu textu na papier výrazne rozšíriť pomocou prídavného zariadenia softvér. Tento článok popisuje 10 takýchto programov.

FinePrint je malý program, ktorý sa inštaluje do počítača ako ovládač tlačiarne. Dá sa použiť na tlač dokumentu vo forme knihy, brožúry alebo brožúry. Jeho nastavenia umožňujú mierne znížiť spotrebu atramentu pri tlači a nastaviť vlastnú veľkosť papiera. Jedinou nevýhodou je, že FinePrint je spoplatnený.

pdfFactory Pro

pdfFactory Pro je tiež integrovaný do systému pod rúškom ovládača tlačiarne, ktorého hlavnou úlohou je rýchla konverzia textový súbor do formátu PDF. Umožňuje vám nastaviť heslo pre dokument a chrániť ho pred kopírovaním alebo úpravou. pdfFactory Pro je distribuovaný za poplatok a na získanie úplného zoznamu funkcií si budete musieť zakúpiť produktový kľúč.

Tlačový vodič

Tlačový vodič je samostatný program, vďaka čomu je vyriešený problém so simultánnou tlačou Vysoké číslo rôzne dokumenty. Jeho hlavnou funkciou je možnosť zostavenia tlačového frontu, pričom je schopný preniesť úplne akýkoľvek text resp grafický súbor. Vďaka tomu Print Conductor vyniká od ostatných, pretože podporuje 50 rôznych formátov. Ďalšou vlastnosťou je, že verzia pre osobné použitie je úplne zadarmo.

Zelená cloudová tlačiareň

GreenCloud Printer je ideálnou voľbou pre tých, ktorí sa snažia čo najlepšie ušetriť na spotrebnom materiáli. Všetko je tu pre zníženie spotreby atramentu a papiera pri tlači. Okrem toho program vedie štatistiky o uložených materiáloch, poskytuje možnosť uložiť dokument vo formáte PDF alebo exportovať do a . Z nedostatkov možno zaznamenať iba platenú licenciu.

priPrinter

priPrinter je skvelý program pre tých, ktorí potrebujú vytlačiť obrázok vo farbe. Disponuje obrovským množstvom nástrojov na prácu s obrázkami a vstavaným ovládačom tlačiarne, pomocou ktorého má používateľ možnosť vidieť, ako bude vyzerať tlač na papier. priPrinter má jednu nevýhodu, ktorá ho spája s vyššie uvedenými programami - ide o platenú licenciu a bezplatná verzia má výrazne obmedzenú funkčnosť.

CanoScan Toolbox

CanoScan Toolbox je program špeciálne navrhnutý pre skenery Canon série CanoScan a CanoScan LiDE. S jeho pomocou sa funkčnosť takýchto zariadení výrazne zvyšuje. K dispozícii sú dve šablóny na skenovanie dokumentov, možnosť prevodu do formátu PDF, skenovanie pomocou OCR, rýchle kopírovanie a tlač a mnohé ďalšie.

TLAČ PODĽA KNIHY

PRINT BY BOOK je neoficiálny plugin, ktorý sa inštaluje priamo do . Umožňuje rýchlo vytvoriť knižnú verziu dokumentu vytvoreného v textovom editore a vytlačiť ho. V porovnaní s inými programami tohto typu je najpohodlnejšie použitie PRINT BOOK. Okrem toho má ďalšie nastavenia pre hlavičky a päty. Distribuované úplne zadarmo.

Kníhtlačiareň

Book Printer je ďalší program, ktorý vám umožňuje vytlačiť knižnú verziu textového dokumentu. Ak ho porovnáte s inými podobnými programami, stojí za zmienku, že tlačí iba na listy A5. Vytvára knihy, ktoré je vhodné vziať so sebou na cesty.

SSC Service Utility

SSC Service Utility možno nazvať jedným z najlepšie programy ktorý je určený výhradne pre atramentové tlačiarne Spoločnosť Epson. Je kompatibilný s obrovským zoznamom takýchto zariadení a umožňuje vám neustále monitorovať stav kaziet, konfigurovať ich, čistiť generátor pary, automatické akcie pre bezpečnú výmenu kaziet a oveľa viac.

WordPage

WordPage je jednoducho použiteľná pomôcka, ktorá je navrhnutá tak, aby rýchlo vypočítala tlačový front listov s cieľom vytvoriť knihu. Podľa potreby dokáže rozdeliť jeden text do viacerých kníh. Ak ho porovnáte s iným podobným softvérom, potom WordPage poskytuje najmenší počet možností na tlač kníh.

Tento článok popisuje programy, ktoré vám umožňujú výrazne rozšíriť možnosti tlače textových editorov. Každý z nich bol vytvorený na konkrétny účel alebo pre určité zariadenia, takže by bolo užitočné spojiť ich prácu. To vám umožní prekonať nevýhodu jedného programu s výhodou iného, ​​čo výrazne zlepší kvalitu tlače a ušetrí na spotrebnom materiáli.