2. Organisation et tenue de conférences

• 2.1 Organisation de la conférence
• 2.2 Tenir la conférence

3. Conférences internationales

• 3.1 Historique des conférences internationales
• 3.2 Préparation, organisation et tenue de réunions et conférences internationales
• 3.3 Règles de procédure et formes de travail

Conclusion

INTRODUCTION

Chaque année, des centaines de milliers d'événements d'affaires de formats variés sont organisés dans le monde : visites, congrès, conférences, symposiums, séminaires, réunions d'affaires, etc. L'organisation de conférences, congrès et autres événements au niveau international et régional est un domaine indépendant dans le domaine des services aux entreprises.

L'un des moyens les plus efficaces de transmettre des informations au public, à la presse, à la télévision et à la radio consiste à organiser et à tenir des conférences.

L'objectif principal des conférences est la diffusion ciblée d'informations (actualités, documentation, photographies) auprès des groupes publics et des rédactions des médias. Par conséquent, pour convoquer une conférence, il faut une raison, un sujet important sur lequel les participants et les journalistes peuvent avoir des questions. Ce type de communication accélère le flux d'informations, distingue la crédibilité des sources d'information et d'actualité et la fiabilité de l'information. Un avantage important des conférences est qu'il est toujours possible de vérifier et de clarifier les versions, de recevoir un ensemble supplémentaire d'informations et d'actualités en plus de celles fournies (communiqués de presse, photographies, textes de discours et de performances). De plus, inviter des autorités reconnues dans leur domaine, personnellement intéressées à fournir l'information la plus complète, donne opportunité supplémentaire commenter les informations proposées.

Aujourd'hui, alors que l'espace de l'information devient de plus en plus saturé, lorsque les entreprises sont contraintes de faire face à la crise financière, il devient très important d'étudier les possibilités d'un canal de communication tel qu'une conférence.

Le but du travail est d'explorer le processus d'organisation de la conférence.

Pour atteindre l'objectif, les tâches suivantes sont définies :

Au cours de l'étude, les œuvres d'auteurs nationaux et de spécialistes étrangers ont été étudiées. Je voudrais souligner le travail de M.V. Gundarin « Théorie et pratique des relations publiques : principes fondamentaux des relations avec les médias », qui résume le matériel théorique et pratique sur les règles de préparation et de tenue des conférences de presse, bien qu'une grande partie du matériel théorique soit tirée des travaux de Varakuta S.A., Egorova Yu.N. "Relations publiques", Kondratyeva E.V., Abramova R.N. "Relations publiques".

Sur la base de ce qui précède, la structure suivante de l'ouvrage semble logique : introduction, partie principale, conclusion et bibliographie.

1. caractéristiques générales conférences1.1 Concept et types de conférences Les conférences font partie de ces événements sans lesquels il est difficile d'imaginer des affaires et une science civilisées. La conférence consiste en des présentations d'intervenants sur un sujet spécifique. Le but de la conférence est la discussion et la décision. divers problèmes. En pratique, une conférence est une réunion ou une réunion d'un groupe de production et peut être organisée géographiquement en un ou dans différents lieux (conférence distribuée). Il existe également un format populaire d'audioconférences ou de vidéoconférences, tenues à distance et permettant parfois des économies importantes sur l'organisation d'un événement. Habituellement, la conférence est « liée » à un sujet précis. Une conférence scientifique est généralement consacrée à un sujet scientifique, ses participants sont des représentants de la science et des étudiants. Les principaux objectifs d'une conférence d'affaires sont le renforcement des relations d'affaires, les connaissances commerciales et la présentation de nouvelles solutions commerciales. Les conférences de presse s'adressent aux représentants de la presse et des différents canaux de communication et sont dédiées à un sujet précis. Lors des conférences de presse, les journalistes ont la possibilité de poser des questions aux invités de la conférence. Il existe également d'autres types de conférences. Conférences d'affaires- c'est l'un des types de conférences au cours desquelles sont discutés : les problèmes affectant les représentants de certaines industries et domaines ; les caractéristiques de la législation en vigueur et les propositions pour son amélioration ; la politique gouvernementale concernant certaines industries ; les pratiques de travail des meilleures entreprises. dans l'industrie, etc., à la différence des séminaires et des formations, lors des conférences d'affaires, non seulement les résultats connus et éprouvés sont pris en compte, mais aussi les nouvelles propositions et idées commerciales. Le processus de tenue des conférences d'affaires se compose de nombreux petits détails, dont aucun ne devrait être Organisation et déroulement de conférences, soutien technique et organisationnel à des séminaires et conférences de différents degrés de complexité : réservation d'une salle de conférence pour l'événement et de chambres d'hôtel pour les délégués en visite, décoration des locaux pour l'événement, selon le style d'entreprise de l'entreprise. société organisatrice, restauration, support technique à la conférence, élaboration et mise en œuvre du concept de l'événement, préparation et impression des dossiers de presse, tournages photos et vidéos, programme d'animations conférences de presse représentent très méthode efficace transmettre des informations à la presse et à d’autres médias. Les conférences de presse comme méthode de communication avec les médias (si elles sont utilisées à bon escient) donnent des résultats très positifs. Les réunions de journalistes avec des représentants d'agences gouvernementales, d'organisations socio-politiques et de structures commerciales sont traditionnellement appelées conférences de presse. Ce terme est également utilisé dans les cas où le corps journalistique représente la télévision et la radio. Ainsi, l'objectif principal des conférences de presse est la diffusion ciblée d'informations (actualités, documentation, photographies) entre les rédactions des médias. Ainsi, pour convoquer une conférence de presse, il faut une raison, un sujet important sur lequel les journalistes peuvent avoir des questions. En aucun cas vous ne devez convoquer une conférence de presse uniquement pour diffuser un document ou une information ; cela peut parfaitement se faire via un communiqué de presse. Ce type de communication accélère le flux d'informations vers la rédaction, distingue la crédibilité des sources d'information et la fiabilité de l'information. Un avantage important des conférences de presse est qu'il est toujours possible de vérifier et de clarifier les versions, et de recevoir un ensemble d'informations supplémentaires en plus de celles fournies (communiqués de presse, photographies, textes de discours et discours). Eh bien, inviter des autorités reconnues dans leur domaine et personnellement intéressées à rapporter l'information la plus complète offre une opportunité supplémentaire de commenter les informations proposées. Préparer une conférence de presse implique de se mettre d'accord sur un certain nombre de questions organisationnelles, techniques et créatives. il faut déterminer le jour et heure exacte organiser une réunion avec les journalistes, en tenant compte du calendrier de publication existant de la plupart des journaux. Les invitations à une conférence de presse sont envoyées par le secrétaire de rédaction, généralement une semaine à l'avance. Le plus souvent, les invitations sont envoyées par fax. Si vous avez un besoin urgent d'informer les représentants de la presse d'une conférence de presse, vous pouvez appeler personnellement les rédacteurs du service d'information. Mais parfois, il est demandé aux agences de presse d'annoncer l'heure et le lieu d'une conférence de presse dans des documents envoyés aux journaux par télétype. Si l'invitation comprend une demande de confirmation immédiate de la participation, les organisateurs sauront à l'avance combien de journalistes seront présents. présents dans la salle, combien de personnes pour préparer un buffet ou un cocktail (les experts notent que le plus souvent seul un tiers des journalistes invités viennent à une conférence de presse). D'ailleurs, si un buffet ou un cocktail est prévu, il est d'usage de le mentionner dans l'invitation. L'invitation doit également indiquer clairement le sujet et, si possible, les noms des principaux intervenants. Il est également conseillé de fournir quelques détails susceptibles de convaincre le rédacteur en chef de l'opportunité de couvrir l'événement, mais sans trop de détails, car cela pourrait éliminer la nécessité d'assister à la conférence de presse. il est nécessaire de choisir un jour et une heure qui conviendront à tous les organes de presse. Les journaux du matin n'aiment pas publier des informations qui ont été imprimées la veille dans les journaux du soir ou qui ont été rapportées dans les éditions du soir des programmes de radio et de télévision. Habituellement, les conférences de presse sont prévues de 11h00 à 11h30 ou de 14h30 à 16h00. S'il s'agit d'un sujet technique, il est peut-être préférable de tenir la conférence de presse le matin pour laisser aux quotidiens le temps de préparer un reportage détaillé. Choisir le bon jour est également important. Dans certains cas, il n'y a pas de choix car la demande doit être faite à une date précise. Lorsqu'il y a un choix, il faut veiller à ce qu'il n'y ait pas de chevauchement et à ce que la conférence de presse ne coïncide pas avec un autre événement important qui pourrait détourner l'attention des journalistes et éclipser les rapports de presse sur la conférence de presse. Le vendredi est toujours un mauvais jour pour organiser ce genre de réunion : chaque conférence de presse a son propre plan, sa propre structure, y compris une séquence d'événements. Le script de la conférence de presse contient une liste de tous les événements de la future réunion, indiquant les interprètes et le temps (jusqu'à quelques minutes) alloué pour chaque partie de l'événement unique : ouverture, présentation des hôtes (organisateurs) de la conférence de presse ; remarques introductives du présentateur ; les performances ( message d'information); Questions et réponses; fermeture; partie informelle, y compris le visionnage de diapositives, de vidéos, etc. La durée totale de la conférence de presse ne doit pas dépasser 30 à 50 minutes. Il est également important, au stade préparatoire de la conférence de presse, de vérifier l'état de préparation de toutes les unités, pour cela il est nécessaire de procéder à une répétition de tous les participants. La répétition est particulièrement importante si les participants à la conférence de presse sont des nouveaux venus qui rencontrent des journalistes pour la première fois. En même temps, même pour les as des conférences de presse expérimentés en la matière, une répétition est nécessaire si une diffusion télévisée est prévue. Lors de la répétition, l'état de préparation des équipements de communication est vérifié, le mode d'éclairage du site, l'intérieur (avec la table du présidium), les angles de tournage, les micros dans la salle, etc. Il est également très important de répéter les questions et les réponses, ce qui peut être fait en faisant appel à des figurants. Les discours lors d'une conférence de presse sont préparés à l'avance. Ils peuvent être simplement récités, mémorisés ou prononcés de manière improvisée. La nature de ces discours et leur structure dépendent des objectifs de la conférence de presse. Les questions sociopolitiques nécessitent une déclaration détaillée justifiant la position, communiquant de nouvelles informations, détails et détails.Les organisateurs des conférences de presse préparent à l'avance un dossier d'information composé de documents (dossier de presse) et les sélectionnent dans des dossiers. L'ensemble des documents comprend des communiqués de presse, des revues de presse thématiques sur le thème des conférences de presse, des documents de référence, des documents officiels liés au thème de la réunion et des commentaires d'experts. Les textes des discours (pré-imprimés) sont déposés sur une table spéciale ou sur un stand d'information. Ils sont également inclus dans le dossier d'information des documents. Pour un dossier de presse, un dossier de marque est le plus souvent utilisé. Un paquet de documents (dossier de presse) est remis aux journalistes dans la salle de conférence de presse, ainsi qu'aux rédactions des journalistes accrédités qui n'ont pas pu assister à la rencontre avec les organisateurs de la conférence de presse. 2 Organisation et tenue de conférences2.1 Organisation de la conférence Une conférence, comme tout événement d'entreprise, est un travail difficile, tant pour les participants eux-mêmes que pour les organisateurs. Les participants à une conférence, un congrès ou un séminaire doivent discuter des enjeux auxquels ils sont confrontés dans un temps limité et, si nécessaire, prendre une décision constructive et éclairée. Par conséquent, la tâche du secrétaire dans l'organisation d'événements est de maximiser la satisfaction des tâches fixées par le Client. Il s'agit d'un processus assez complexe qui demandera beaucoup d'efforts et de temps : - sélectionner une salle de conférence ; - créer une atmosphère confortable qui répond au format et aux objectifs de l'événement d'entreprise ; - réfléchir et prendre en compte de nombreuses problématiques d'organisation. Le secrétaire peut proposer diverses options organiser l'événement selon votre budget et vos attentes, vous aidera à sélectionner le matériel de conférence nécessaire, les options de pauses-café et de menus pour les banquets, proposera un programme culturel varié aux participants de l'événement et, à votre demande, pourra coordonner l'ensemble de l'événement pour ne manquer aucun détail !Les travaux de mise en œuvre de la tenue de la conférence commencent après réception d'une demande correspondante du Client. Les principales exigences relatives au contenu de la demande sont l'indication des dates de début et de fin de la conférence et du nombre de participants, ainsi que la liste des prestations. Sur la base de ces informations, une estimation préliminaire des coûts de tenue de la conférence est établie et le budget est déterminé, s'il n'a pas été fixé à l'avance. Mais, en règle générale, le Client planifie le budget au stade de la décision d'organiser une conférence. C'est pourquoi, en principe, l'estimation des coûts est établie sur la base du budget. Tout d'abord, il est nécessaire de sélectionner un lieu de conférence qui offrira un hébergement confortable aux participants, en fonction de la disposition requise des tables et des chaises (plan des sièges). Le lieu de la conférence doit également être adapté et avoir les capacités nécessaires pour connecter et faire fonctionner les équipements et équipements techniques nécessaires à l'organisation de la conférence. Ensuite, un équipement spécifique est sélectionné en fonction de ses exigences fonctionnelles, en tenant compte des exigences de qualité et de budget. Aussi, en fonction du budget, un menu de pauses-café, déjeuners et tous autres services nécessaires à l'organisation et à la tenue de la conférence est sélectionné.Afin de garantir la mise à disposition de chambres d'hôtel pour les participants à la conférence, des réservations à l'avance sont effectuées. La sélection des hébergements pour les participants étrangers ou non-résidents à la conférence s'effectue sur la base du budget, si le paiement de l'hébergement est effectué directement par le Client. Si les participants à la conférence paient eux-mêmes leur hébergement, la sélection des possibilités d'hébergement est effectuée sur la base de leurs besoins préalables, en règle générale sur une base alternative. Plusieurs hôtels de 3 à 5 étoiles sont disponibles pour les participants à la conférence à proximité du lieu de la conférence. Le client est tenu d'informer les participants à la conférence des services qu'il a sous-traités à l'entreprise et de la manière dont s'effectue la communication avec l'entreprise. Cela se fait par le biais d’envois de mails et de la publication d’informations pertinentes sur le site Web de l’organisateur de la conférence avec un lien interactif vers le site Web de l’entreprise. S'il est nécessaire de fournir une assistance en matière de visa aux participants étrangers à la conférence, les informations nécessaires sont collectées auprès des participants à la conférence et les documents pertinents sont envoyés aux institutions étrangères de la Fédération de Russie. Le transport de passagers est commandé pour rencontrer et accompagner les participants à la conférence dans les aéroports. , leur transport de l'hôtel au lieu de la conférence (si l'événement n'a pas lieu dans l'hôtel où sont hébergés les participants) s'effectue soit sur la base du budget, soit, s'il n'est pas prévu, selon les modalités du paiement des services directement par les participants à la conférence. Tout type de transport de passagers est assuré (classe exécutive, affaires, classe économique), ainsi que les minibus et les bus. L'organisation d'excursions, de programmes culturels, de visites post-congrès pour les participants à la conférence et les invités s'effectue de la même manière, soit en fonction sur le budget du Client ou proposé en option directement aux participants à la conférence. Parallèlement, le paiement est collecté auprès des participants à la conférence et toute la gamme des services touristiques et d'excursions est fournie.Toutes les dispositions énumérées ci-dessus sont reflétées dans l'accord pour l'organisation et la tenue de la conférence. Cet accord est le document principal sur la base duquel le Client et les participants à la conférence reçoivent tous les services nécessaires à la tenue de la conférence. 2.2 Tenir la conférence Les préparatifs de la conférence (c'est-à-dire les travaux d'organisation de la conférence) peuvent se poursuivre jusqu'à son ouverture. Cela est dû au fait qu'au cours du processus de préparation, il est toujours possible d'apporter des modifications mineures aux éléments individuels du programme et de procéder à des ajustements supplémentaires pour améliorer la qualité du service pour les participants. Une invitation à la conférence doit être envoyée aux invités à au moins 2 semaines avant le début de la conférence, et il faudra leur demander de répondre à l'invitation, car il est nécessaire de connaître le nombre de participants qui arriveront. L'invitation doit indiquer le lieu de rendez-vous, une partie du bâtiment ou du bâtiment, l'étage, salle, ainsi que le nom du moyen de transport qui sera utilisé pour se rendre au lieu désigné. Il faut veiller à ce que lors de la tenue des réunions soient prévus : 1) des locaux pour les réunions pour toute la durée de leur tenue ; 2) pour assurer le passage sans délai des personnes invitées au poste de surveillance ou au poste de contrôle. Pour ce faire, il est nécessaire d'établir à l'avance une liste des invités et de les remettre au poste de contrôle ; 3) des voitures officielles ou des taxis pour le transport des participants depuis les hôtels ou depuis la gare ; 4) le service en salle de réunion. commence avec l'arrivée du premier participant à la conférence à l'aéroport et se termine avec le départ du dernier participant. Pendant toute la durée de la conférence, un contrôle constant de la qualité de la prestation de service est effectué conformément au contrat. Si nécessaire, la partie hôte peut organiser la présence de ses salariés à l'aéroport (aéroports), dans les hôtels, aux réceptions. et lors de la mise en œuvre d'un programme culturel, ainsi que lors d'autres événements et installations, si nécessaire du point de vue de l'assurance qualité. Les employés de la partie hôte peuvent inscrire les participants à la conférence et percevoir les frais. des services supplémentaires(transport, billets d'avion, programmes d'excursions, etc.), aider à la remise des clés à l'hôtel, vérifier et tester les équipements électroniques, vérifier la fourniture en temps opportun des pauses-café, des déjeuners et des services de restauration, coordonner la fourniture de véhicules dans les aéroports, les hôtels et d'autres installations, contrôler l'offre de programmes culturels et d'excursions, fournir une assistance et d'autres services aux participants à la conférence, si cela est nécessaire du point de vue de garantir la qualité de la prestation de services. 3. Conférences internationales3.1 Historique des conférences internationales L’histoire des conférences internationales remonte à loin. Initialement, jusqu'à la seconde moitié du XIXe siècle, les conférences internationales étaient distinguées entre congrès et conférences. Les congrès étaient généralement les noms donnés aux conférences internationales auxquelles participaient les chefs d'État et de gouvernement et qui visaient à la conclusion de traités de paix : comme, par exemple, le Congrès de Vienne en 1815, le Congrès d'Aix-la-Chapelle en 1818 et le Congrès de Paris en 1856. Dans le même temps, depuis la fin du siècle dernier et surtout depuis le début du XXe siècle, le terme « congrès » est complètement tombé en désuétude et les appellations « conférence internationale » et « réunion internationale » sont de plus en plus introduites. dans la pratique des réunions interétatiques : la Conférence de Versailles de 1919, la Conférence des Trois Grandes Puissances pendant la Seconde Guerre mondiale, la Conférence de paix de Paris, la Réunion des chefs de gouvernement des Quatre puissances à Genève en 1955, la Conférence sur la sécurité et la coopération en Europe en 1972-1975, etc. Le terme « congrès » est le plus souvent utilisé en relation avec des conférences et réunions internationales ou des organisations publiques, ou encore des spécialistes et des scientifiques - le Congrès des forces de paix, le Congrès mondial des syndicats, le Congrès international des chirurgiens, etc. Dans la pratique des conférences internationales des États socialistes, le nom de « réunion » était généralement adopté. Il s'agit des réunions des chefs de parti et des chefs de gouvernement des États membres du Conseil d'assistance économique mutuelle ; réunions du Comité consultatif politique de l'Organisation du Traité de Varsovie ; réunions de représentants des partis communistes et ouvriers des pays socialistes. La convocation de réunions est devenue solidement ancrée dans la pratique du mouvement communiste international. Il suffit de rappeler les réunions des partis communistes et ouvriers de 1960 et 1969, les réunions des partis communistes et ouvriers en Europe, en Amérique latine, au Moyen-Orient, etc. le plus haut niveau - les chefs d'État et de gouvernement. Les conférences internationales sont les plus répandues à divers niveaux. Parmi les conférences internationales modernes, il est nécessaire de distinguer clairement deux types principaux : les conférences internationales, qui sont l'organe de session des organisations internationales, et les conférences internationales, qui ont une signification indépendante et sont convoquées. sur une ou plusieurs questions spécifiques données. Parallèlement, dans la pratique de nombre d'organisations internationales spécialisées, dont la création remonte au début du XXe voire à la fin du siècle dernier, l'appellation « conférence » a été préservé en tant qu'organe représentatif de session de ces organisations internationales. Selon le contenu substantiel des travaux et les objectifs de la convocation, les conférences et réunions internationales peuvent être divisées en conférences internationales politiques et conférences internationales sur des questions spéciales. En fonction du contenu substantiel des travaux des conférences internationales, les États déterminent le type de représentation à celles-ci. Au cours de la dernière période, les réunions et conférences internationales sont devenues particulièrement fréquentes. Cela s’explique en grande partie par le désir des peuples et des États épris de paix d’apaiser les tensions dans les relations internationales. Une importance particulière est accordée aux réunions aux plus hauts niveaux de l'État et des partis, c'est-à-dire les réunions des chefs de gouvernement et d'État, des chefs de parti ou, comme on a fini par les appeler, les réunions au sommet. La combinaison de la direction du parti et de l'État du pays en une seule personne devient une pratique courante dans les négociations et les réunions à haut niveau. Ce sont précisément de telles réunions qui peuvent conduire à un tournant sérieux dans les relations internationales, car les chefs de gouvernement, d’État et les hauts dirigeants des partis disposent des pouvoirs et de l’autorité nécessaires pour prendre des décisions d’une importance internationale majeure. Bien entendu, le succès de telles réunions dépend avant tout du désir mutuel des participants à la réunion de résoudre les questions controversées et des travaux préparatoires pour celles-ci. Chaque réunion ou conférence internationale représente une étape importante dans le développement des relations internationales et le développement des relations entre les individus. des pays. Une telle réunion est préparée à l'avance, car ne pas en tirer aucun résultat ou terminer la réunion par un échec complet uniquement en raison de son manque de préparation ne constitue en aucun cas une preuve de l'art de la diplomatie. l'ensemble de la situation internationale dans les années 60-70 a posé la question de l'abandon de la politique de guerre froide et de confrontation et d'une transition vers une politique d'apaisement des tensions internationales et de négociations qui conduiraient à un tournant dans les relations entre États dans l'intérêt d'une relation durable. la paix et la coopération internationale. Le rôle le plus important dans la réalisation d'un tel tournant a été joué par les réunions et les négociations au plus haut niveau, qui sont devenues un nouveau des moyens efficaces diplomatie socialiste. 3.2 Préparation, organisation et tenue de réunions et conférences internationales Lors de la préparation d'une réunion internationale, il faut tenir compte des résultats qui peuvent être obtenus à la suite d'une telle réunion. L'initiative de convoquer ou de proposer de convoquer des conférences et des réunions internationales appartient aux États individuels, aux groupes d'États et aux organismes internationaux qui ont le pouvoir. Dans chaque État, le droit de proposer de convoquer une conférence ou une réunion internationale appartient aux organes chargés des relations extérieures - le chef de l'État, le chef du gouvernement, le ministre des Affaires étrangères ou les fonctionnaires diplomatiques en particulier. autorisés à prendre l'initiative de se réunir par leur gouvernement. Un groupe d'États prend généralement collectivement l'initiative sous la forme d'une proposition contenue dans un communiqué d'une réunion des représentants de ces États. Par exemple, la proposition de convoquer une conférence mondiale sur le commerce a été soutenue par les États membres du Conseil d'assistance économique mutuelle dans le communiqué de la réunion des dirigeants des partis communistes et ouvriers et des chefs de gouvernement des pays membres du CAEM, tenue à Moscou du 26 au 28 juillet 1963. La proposition de convoquer une réunion des représentants de tous les pays européens sur la sécurité et la coopération en Europe sous une forme spécifique a été formulée en mars 1969 lors de la réunion du PCC des pays du Pacte de Varsovie et publiée dans un communiqué sur cette réunion, puis envoyé aux gouvernements de tous les pays européens, des États-Unis et du Canada. L'initiative de convoquer des conférences internationales pourrait être manifestée par les organes de session des organisations internationales. La Charte des Nations Unies donne le pouvoir de convoquer conférences internationales à l'Assemblée générale, au Conseil économique et social et au Conseil de tutelle. Bien entendu, une telle initiative peut également être prise par le Conseil de sécurité de l'ONU. L'initiative de convoquer des conférences internationales à caractère spécial et sectoriel appartient aux agences spécialisées de l'ONU, par exemple l'Union postale universelle, l'Union internationale des télécommunications, etc. lors de la convocation des organes de session des organisations internationales, la question de l'éventail des participants et des formes de participation ne se pose en principe pas. Les participants et la forme de participation aux sessions de ces organes sont déterminés par le cercle des participants à l'organisation elle-même et par sa charte ou son accord qui a établi cette organisation , ses organes, le cercle de leurs participants et l'ordre de travail de ces organes, la question du cercle des participants à une conférence ou à une réunion, qui ont un caractère indépendant, a une tout autre nature. Lors de la convocation de telles conférences, la question du cercle des participants n'a été résolue par aucun document et reste à résoudre. Il s’agit de l’une des questions les plus urgentes et sans une solution, la conférence elle-même ne pourra pas avoir lieu. Qui peut participer et quel est l’éventail des participants ? En principe, seuls les États souverains peuvent participer aux conférences internationales. Basé sur le principe de l'égalité souveraine des États, le droit d'une puissance intéressée ne peut être violé ni par l'initiateur de la convocation d'une conférence lors de la détermination du cercle des participants, ni par tous les autres participants à la conférence lors de la discussion et de la résolution de questions affectant les intérêts. d'une troisième ou d'une troisième puissance. L'accord de Munich des gouvernements était une violation flagrante des règles relatives aux participants aux conférences internationales de l'Angleterre et de la France avec l'Allemagne hitlérienne et l'Italie fasciste. Même la Tchécoslovaquie n'a pas été invitée à cette conférence à quatre, bien que la discussion ait été spécifiquement sur le sort de la Tchécoslovaquie elle-même. L'URSS n'a pas non plus été invitée à la conférence, bien que l'URSS et la Tchécoslovaquie soient liées par un accord d'assistance mutuelle. Il existe de nombreux autres cas de violations flagrantes par les puissances impérialistes des normes juridiques internationales concernant le cercle des participants aux conférences convoquées. Lors de la détermination du cercle des participants à la conférence, un autre point est important. Dans la pratique des États bourgeois, il existe également une tendance inverse au rétrécissement du cercle des participants dont nous venons de parler - une expansion injustifiée du cercle des participants en attirant la participation d'États dont les gouvernements sont, à un degré ou à un autre, dépendants des grandes puissances impérialistes. . Par une telle expansion injustifiée du cercle des participants à la conférence, les puissances impérialistes cherchent à s’assurer une majorité mécanique lors de la discussion des questions et de la prise de décisions et créent une situation d’isolement pour les États qui adoptent des positions différentes sur ces questions ou ces questions. On connaît, par exemple, de graves différends sur la question du cercle des participants à la Conférence de paix de Paris en 1946, lorsque les États-Unis et l'Angleterre ont tenté d'élargir sans limite la composition de ses participants afin d'obtenir autant de partisans de leur ligne. autant que possible lors de la formulation des termes des traités de paix après la Seconde Guerre mondiale. Ainsi, la convocation de conférences et de réunions internationales n'est possible que si la question de l'éventail des participants est convenue. La question suivante concernant la participation à la conférence est la question de la représentation des États à la conférence et la forme de participation à la conférence. Les États exercent le droit de participer aux conférences internationales par l'intermédiaire de leurs organes représentatifs ou de leurs représentants spéciaux, qui se voient déléguer des pouvoirs en leur nom. et au nom des organes centraux constitutionnels des relations extérieures. Les organes constitutionnels des relations extérieures - le chef de l'Etat, le chef du gouvernement, le ministre des Affaires étrangères - ne disposent pas de pouvoirs particuliers pour représenter l'État à la conférence, puisque la représentation de l'État par ces organes des relations extérieures est déterminée par la constitution même de l'État donné : les États participant aux conférences internationales ne sont considérés que comme ceux qui envoient leurs représentants ; l'absence d'un représentant est considérée comme un refus de participer à la conférence. Ainsi, en 1907, seuls 44 États ont participé à la deuxième Conférence de La Haye, alors que 47 États ont été invités. La pratique moderne des conférences internationales connaît trois formes de participation : 1) des délégations autorisées avec droit de vote ; 2) des observateurs et des informateurs avec seulement une voix consultative et 3) des représentants d'organisations internationales qui ne sont pas considérés comme des observateurs et des informateurs, bien qu'ils aient fondamentalement les mêmes droits que les observateurs et n'aient pas de voix prépondérante. comme l'indique la conférence, le statut juridique international de leurs représentants bénéficiant de ce que l'on appelle l'immunité diplomatique suit également. Dans le même temps, la portée de l'immunité diplomatique n'est pas la même pour les représentants des États aux conférences de différents niveaux et objectifs et correspond principalement au niveau officiel des représentants des États participant à la conférence. En règle générale, seuls les représentants des conférences diplomatiques et politiques dans leur forme et leur contenu bénéficient de l'immunité diplomatique totale. L'immunité diplomatique s'étend aux représentants des organes constitutionnels centraux chargés des relations extérieures des États. Pour les délégations de conférences spécialisées convoquées par des organisations internationales spécialisées, par exemple les conférences de l'Union métrique internationale, l'immunité diplomatique n'est pas pleinement reconnue, bien que ces représentants bénéficient de l'inviolabilité de la personne et des papiers et du droit à un passeport diplomatique. 3.3 Règles de procédure et formes de travail Habituellement, lors de la toute première réunion d'une conférence ou d'une réunion, un président est déterminé ou le principe de la présidence est établi, un vice-président (pas toujours), un secrétaire et d'autres organes principaux de la conférence, à moins que les participants ne se soient mis d'accord sur tout cela à l'avance. Les règlements de certaines conférences prévoient que les délégations doivent remettre leurs lettres de créance et les vérifier avant le jour d'ouverture. Pour vérifier les informations d'identification, un comité d'identification ou une commission de vérification des informations d'identification est généralement élu. Un comité de rédaction est élu pour préparer et approuver les textes, documents de travail et officiels. Selon les besoins, d'autres organes de la conférence ou de la réunion sont constitués - comités et commissions. Les séances plénières des conférences et des réunions sont généralement tenues publiquement, à moins qu'une autre décision ne soit prise par la conférence elle-même. Au début de la conférence, sauf décision préalable, les langues officielles et de travail de la conférence et de ses documents sont déterminées. De plus, chaque délégué, que la langue de son pays soit reconnue comme langue officielle ou comme langue de travail, s'exprime en règle générale dans sa langue maternelle. Mais tous les documents et actes de la conférence sont publiés uniquement dans les langues adoptées par la conférence. Dans les conditions de la politique de guerre froide menée par les puissances impérialistes, il était parfois impossible d'organiser un secrétariat commun, et à plusieurs reprises Lors des réunions, chaque délégation avait son propre secrétariat et déjà pendant la réunion, les travaux étaient coordonnés. Seules les réunions ou conférences organisées au nom de l'ONU disposent d'un secrétariat commun, qui est assuré par le Secrétariat de l'ONU. La principale chose à assurer est la traduction des discours et des documents. Généralement, le pays dans lequel se tient la conférence prend en charge tout l'aspect technique du problème et établit la procédure d'enregistrement, de sténographie et de reproduction des documents, qui est convenue avec les représentants des secrétariats des délégations. Au départ pour la conférence, les chefs de délégation correspondants et leurs conseillers sont nommés. Une délégation peut être composée de plusieurs délégués, mais le nombre de délégués n'a pas d'importance du point de vue de l'équilibre des pouvoirs. Le vote s'effectue uniquement par délégations avec voix prépondérante. Chaque délégation, quel que soit le nombre de ses membres, ne dispose que d'une seule voix, puisqu'elle ne représente qu'un seul État et que les participants aux conférences sont les États. En règle générale, les décisions prises à la majorité ne lient pas la minorité qui n'est pas d'accord avec elles, mais lient les États qui ont voté pour ces décisions. Par accord entre les participants à la conférence, une autre procédure peut être adoptée. Ces dernières années, en raison des changements dans l'équilibre des forces sur la scène internationale, le principe de résoudre toutes les questions par accord, et non par vote, est de plus en plus utilisé dans la pratique des réunions internationales et même le travail des organes permanents. Cette pratique est devenue courante dans les travaux, par exemple, de la Commission du désarmement, du Comité des utilisations pacifiques de l'espace extra-atmosphérique et d'un certain nombre d'autres organismes internationaux. Elle est formalisée par les règlements intérieurs pertinents ou les décisions adoptées par ces instances. Cette pratique démontre l'impossibilité, dans la situation internationale actuelle, de résoudre des problèmes importants en imposant la volonté de quelqu'un d'autre à un État. Cela se reflète également dans le rôle et l’influence accrus des États, qui ne peuvent être contraints d’imposer des décisions qui leur semblent inacceptables. La Conférence sur la sécurité et la coopération en Europe, qui s'est réunie de 1972 à 1975 à Helsinki et à Genève, a établi dès le début la règle du consensus. À leur arrivée à la réunion, les délégations conviennent généralement à l'avance de la procédure d'ouverture de la réunion et des premières étapes d'organisation de la réunion. En plus de la convocation des séances plénières, des comités ou commissions sont créés dans lesquels les gros travaux sont effectués. Après le débat général ou pendant le débat général, les commissions de travail se mettent d'accord sur certains projets et préparent certaines décisions. Il arrive souvent que lors des séances plénières, il ne soit pas possible d'atteindre l'unanimité, même sur des questions simples, en raison des positions contradictoires des différentes délégations. Ensuite, afin de parvenir à un accord, les délégations entament des négociations diplomatiques informelles. Cela se fait aussi bien dans les commissions, comités, que lors de divers petits déjeuners, réceptions, etc. De telles négociations semi-officielles permettent de trouver les voies d'une solution de compromis, car dans les discours officiels lors d'une conférence internationale, il est risqué de faire une proposition de compromis sans connaître au préalable la réaction possible de votre partenaire à cette proposition. en 1954, lorsque la question de la fin de la guerre au Vietnam fut discutée, c'est grâce à des négociations informelles qu'une solution convenue fut trouvée. Le Premier ministre anglais Eden et le Premier ministre français Mendès-France ont convenu d'un accord de compromis parce que la situation était désespérée pour leurs pays. En France, ils exigeaient la fin immédiate de la guerre longue et difficile ; en Angleterre, ils voyaient également la futilité de la guerre du Vietnam et recherchaient un règlement pacifique de la situation en Asie du Sud-Est, craignant pour la stabilité des possessions coloniales anglaises dans cette région. zone. Sur la base d'un accord de compromis informel, il a été possible de trouver une solution acceptable pour l'URSS, la Chine, l'Angleterre et la France, à laquelle les États-Unis se sont toutefois opposés. Les États-Unis, et surtout Dulles personnellement avec sa politique notoire de « position de force », ont subi une grave défaite. Des négociations informelles avec la délégation américaine, ainsi qu'avec les délégations d'Angleterre et de France, ont été menées par le Délégation soviétique aux réunions du sous-comité de la Commission du désarmement de l'ONU en 1957. Au sein du Comité du désarmement, composé de 18 pays, la pratique des négociations informelles et de l’accord préliminaire sur les questions entre les deux coprésidents est devenue courante. Au cours de ces négociations, les positions des parties sont progressivement révélées et des concessions mutuelles sont esquissées. Dans le même temps, lors des réunions officielles, on discute des principales questions. Les négociations bilatérales et multilatérales nécessitent une flexibilité diplomatique dans la recherche de solutions acceptables qui correspondraient aux principaux intérêts vitaux des parties et pourraient en même temps permettre certaines des formulations qui, pour diverses raisons, intéressent chacune des parties. Pour parvenir à de telles solutions acceptables au cours des négociations, il faut de la patience et un usage habile de diverses techniques diplomatiques de la part de chaque dirigeant de ces négociations, qui se poursuivent souvent en dehors des réunions, même lors de certains événements protocolaires. Tout comme les négociations ont souvent lieu après les réunions officielles, des sondages sont effectués les négociateurs recherchent minutieusement des formulations mutuellement acceptables. La diplomatie soviétique attache une grande importance à la publicité lors des conférences. En règle générale, les représentants soviétiques étaient favorables à une large couverture des conférences dans la presse. C'est pourquoi grande importance attachés au travail des représentants de la presse. Des représentants du service de presse du ministère des Affaires étrangères participent aux grandes réunions et organisent des conférences de presse. Souvent, après chaque réunion, les délégations tiennent des conférences de presse qui couvrent le déroulement de la conférence et apportent des réponses dans la mesure du possible. questions d'actualité. Des entretiens sont également accordés à des correspondants éminents sélectionnés et d'autres mesures sont prises pour faire connaître au public les positions des délégations. Tout cela joue un rôle important dans la conquête de l'opinion publique, ce qui a un certain impact sur le déroulement et les résultats des conférences internationales. Au cours du long travail du Comité de désarmement des 18 nations à Genève en 1962-1964, ainsi que dans les années suivantes, la délégation soviétique organisait régulièrement des conférences de presse au cours desquelles les représentants de la délégation informaient de la position de l'URSS sur les questions les plus importantes. du désarmement, aidant ainsi le public à comprendre les manœuvres des opposants au désarmement et mobilisant l'opinion publique en faveur de la cause du désarmement. Habituellement, avant de partir pour la conférence, la délégation reçoit des directives de son gouvernement sur les questions en discussion. De telles directives sont nécessaires au succès de la conférence. Il est nécessaire de prévoir les principaux mouvements possibles de l'ennemi pour que la délégation ait la possibilité de manœuvrer pendant la conférence. Ces directives ont été élaborées il y a longtemps et sont soigneusement préparées avec la participation de toutes les personnes compétentes. Mais aucune directive ne peut couvrir l'ensemble des questions qui se posent. C'est pourquoi, au cours de la conférence, la délégation, sur la base d'un échange de vues et en tenant compte des diverses opinions, élabore ses mesures tactiques et soit les met en œuvre directement si elles correspondent à l'objectif général. ligne de directives ou, si cette ligne doit être modifiée, convient de ces changements avec le centre et reçoit les instructions appropriées. Conclusion Ainsi, en conclusion, nous tirerons les conclusions suivantes : La conférence est l'un des événements clés du système d'échange d'informations. La conférence consiste en des présentations d'intervenants sur un sujet spécifique. Il existe différents types de conférences, parmi lesquelles - scientifiques, commerciales (ou conférences d'affaires), conférences de presse, internationales. Le but de la conférence est de discuter et de résoudre divers problèmes. Cela présuppose l'autorité d'une source d'information, l'obtention d'informations de première main, la capacité de vérifier les informations et de clarifier les versions à l'aide de questions. De plus, il s'agit d'un événement qui nécessite une préparation sérieuse et des efforts professionnels pour sa réalisation. Par conséquent, au moment de décider d'organiser une conférence, il est nécessaire d'envisager la possibilité de la remplacer par un autre événement (présentation, déjeuner de presse, etc.) Le but de la conférence est une communication publique ouverte avec des experts dans ce domaine. En même temps, elle doit être efficace et mutuellement bénéfique pour toutes les parties. La conférence doit avoir un scénario développé. Seuls des spécialistes dédiés au problème à l'étude devraient y être invités (idéalement) et des efforts persistants devraient être déployés pour former un cercle. Cela dépend beaucoup de la « première personne » agissant en tant qu'orateur. S'il n'est pas capable de mener un débat public, il vaut mieux abandonner la conférence pendant un moment. Les jours de la conférence, le personnel de soutien joue un rôle important, dont la tâche est de rencontrer et d'héberger les participants à la conférence dans la salle, avec l'inscription préalable de leurs noms sur la liste d'inscription, ainsi que la vérification du matériel d'amplification de présentation sonore et vidéo. Bibliographie

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Conférence 13. Conférences : types, formes et règles de participation.

Concepts de base:

Conférence- forme d'organisation activité scientifique, dans lequel des chercheurs (pas nécessairement des scientifiques ou des étudiants) présentent et discutent de leurs travaux. Les conférences présentent de nombreux avantages par rapport aux séminaires et formations traditionnels. Le plus important est que la présentation des participants sur des sujets similaires permet d'envisager la question sous plusieurs angles, l'unilatéralité inhérente à l'enseignement par un seul enseignant disparaît. Les conférences vous permettent d'entendre différentes approches pour résoudre un problème.

Les conférences, selon le critère, sont divisées en plusieurs espèces.

Selon la direction :

Conférence scientifique et théorique (STC)

STC est une conférence au cours de laquelle sont discutées des approches théoriques pour résoudre divers problèmes et questions scientifiques qui surviennent constamment au cours de la recherche ou des expériences.

1. Conférence Scientifique et Pratique (SPC)

R&D est une conférence au cours de laquelle des expériences et des connaissances sont échangées sur divers types de problèmes pratiques et appliqués.

2. Conférence scientifique et technique (NTekhK)

NTechK est une conférence où s'échangent expériences et connaissances sur diverses problématiques techniques et technologiques.

Cependant, récemment, ils ont commencé à distinguer un 4ème type : les conférences d'affaires. BC - conférences au cours desquelles sont discutés les problèmes des entreprises, les caractéristiques de la législation en vigueur, la politique gouvernementale concernant certaines industries, etc.

Selon le domaine couvert :

1. Local (école, faculté, intra-universitaire, inter-universitaire)

2. Régional, régional

3. Tout-russe

4. All-russe avec participation internationale

5. International

Les sujets de la conférence sont divisés en :

1. Hautement spécialisé, c'est-à-dire dédié à tout sujet spécifique :

Sciences sociales et humaines (journalisme, histoire, pédagogie, sociologie, économie, gestion, etc.) ;

Sciences techniques (biotechnologie, génie mécanique, nanotechnologie, télécommunications, génie électrique, etc.) ;

Sciences naturelles (archéologie, chimie, géologie, biologie, mathématiques, pharmacologie, etc.).

2. Conférences sur des sujets généraux couvrant des questions scientifiques générales (par exemple, « La science en monde moderne", "Problèmes modernes des sciences humaines et naturelles")

Il y a plusieurs formes conférences :

1. En personne (le participant vient lui-même à la conférence et participe directement)

2. Absent (le participant envoie ses résumés et sa candidature par email au comité d'organisation de la conférence, la conférence se déroule sans sa participation directe)

3. l'Internet -des conférences (la conférence se tient sur le site Internet de la conférence ou de l'organisation, le plus souvent sur un forum, sous la forme d'une discussion collective)

La conférence se tient dans plusieurs étapes:

1. Planification.

La forme de la conférence est réfléchie et son nom est déterminé. La conférence peut être dédiée à un événement anniversaire (conférences ponctuelles) ou organisée à certains intervalles (par exemple annuels), ce qui permet aux spécialistes d'entretenir et d'élargir les contacts avec différents groupes de chercheurs, de se tenir au courant des développements modernes et de recevoir rapidement les information nécessaire.

2. 1ère étape d'organisation.

Des groupes de travail et un comité d'organisation sont nommés et répartis, et le président et le coprésident du comité d'organisation de la conférence sont déterminés. Les thèmes, secteurs de la conférence, etc. sont clairement définis.

3. Étape d'information.

Le plus souvent, les conférences sont annoncées dans une lettre d'information (appelée circulaire) ou sur une affiche. Généralement, un message d'information est une feuille unique, souvent pliée en deux ou en trois, dont le format peut varier considérablement. Quelle que soit la forme du message d’information, il doit inclure :

Nom et logo de la conférence, date et lieu ;

Organisateurs de la conférence, domaines thématiques, numéros de téléphone et de fax, adresses (postales et électroniques) et adresse du site Internet de la conférence, où des informations plus détaillées sont disponibles ;

Des informations sur où et comment vous pouvez vous inscrire pour participer à la conférence, ainsi que ce qui doit être soumis et quand ;

La langue de travail de la conférence, ainsi que des informations sur où et comment les documents de la conférence seront publiés.

4. 2ème étape d'organisation.

Les candidatures, les résumés et les frais d'inscription sont reçus des futurs participants à la conférence, des questions sont posées, des problèmes surviennent et un large éventail de tâches se déroulent qui doivent être résolues avant le début de la conférence. Les participants sont sélectionnés parmi les personnes ayant déposé une candidature. Le plus souvent, à ce stade une 2ème lettre d'information est envoyée aux participants sélectionnés.

5. La conférence elle-même.

A ce stade, les participants emménagent, la conférence s'ouvre (souvent accompagnée d'un petit concert), écoute des rapports et regarde des présentations d'affiches. Pendant la conférence, diverses excursions vers des instituts de recherche, des universités, des musées, des entreprises et des visites touristiques de la ville sont généralement organisées. Si la conférence dure plusieurs jours, il est fort probable que l'une des journées soit consacrée à des conférences scientifiques ou de vulgarisation scientifique destinées aux participants. Entre les longs rapports, il y a des pauses-café de 15 à 20 minutes. Après la conférence, le jury discute des travaux présentés lors de la conférence et attribue des places aux meilleurs intervenants. Les gagnants (et souvent tous les participants) sont récompensés. Le plus souvent, les collections d'œuvres contenant des résumés soumis par le participant sont également récompensées lors des prix. Après la conférence, il y a presque toujours un buffet ou un banquet avec tous les participants et le comité organisateur.

Les règles de participation à la conférence sont déterminées par le comité d'organisation de cette conférence et sont précisées dans la lettre d'information. Il n’existe donc pas de règles strictes spécifiques. Le plus souvent, selon le type de conférence, un écolier ou un étudiant, ainsi qu'un jeune scientifique de moins de 35 ans, peuvent devenir participant. Le participant doit remplir une demande de participation à l'aide du formulaire joint à la lettre d'information ou sur le site Internet de la conférence. Après cela, le participant doit rédiger et soumettre un résumé de son travail ( brève description travail effectué) sur e-mail conférence ou l’organisation qui l’héberge. Des règles strictes sont généralement prescrites pour la rédaction de résumés, cela est nécessaire pour qu'il n'y ait aucun problème lors de l'impression d'une collection de résumés. Si la conférence est internationale ou panrusse avec une participation internationale, on vous demande généralement d'envoyer, en plus de la version russe des résumés, une version abrégée en anglais. Une fois les résumés envoyés, il ne reste plus qu'à attendre une réponse du comité d'organisation. Si la réponse est positive, le participant a le droit de demander à lui envoyer une lettre d'invitation afin de recevoir de l'argent pour le voyage de la part de l'expéditeur (école, université). La lettre d'invitation doit contenir votre nom complet. participant, nom de la conférence, date et lieu de sa tenue, titre du travail du participant, contacts du comité d'organisation (secrétaire) et signature du responsable.

Questions de révision

1.Nommez les principales étapes de la conférence.

2. Des conférences sur quels sujets sont aujourd'hui les plus prioritaires en science ?

3.Quels aspects doivent être pris en compte dans la lettre d'information ?

4.Quelles sont les spécificités de la conférence par rapport aux séminaires et formations traditionnels ?

5.Quelle est la différence entre une conférence scientifique-théorique et scientifique-pratique ?

Tâches de maîtrise de soi

1.Affichez la typologie des conférences dans le schéma (principaux critères, types de conférences).

2. Donnez un exemple de conférences : locales, régionales, panrusse, panrusse avec participation internationale, internationales.

Une conférence de presse est un événement spécial conçu pour établir un contact oral direct entre un objet de relations publiques et des représentants des médias. L'essence et le but d'une conférence de presse sont de transmettre aux journalistes les informations nécessaires sur un certain sujet d'information, la communication de nouvelles importantes, ainsi qu'une conversation et des réponses à des questions d'intérêt.

Conférence de presse de préparation.

• 1. Partie créative (conceptuelle) de la conférence de presse. A ce stade, l'accent est mis sur le caractère unique de la conférence : les principales « astuces », le design original de la salle, les souvenirs pour les journalistes, etc. sont inventés. à la manière d'une conférence de presse. En d’autres termes, c’est tout le concept de l’événement qui est formé. Lors de l'élaboration des caractéristiques uniques d'une conférence de presse, les recommandations/souhaits des responsables des médias télévisés doivent être pris en compte : afin que l'image des caméras de télévision soit bonne et claire. Calendrier recommandé : au moins 2 semaines avant l’événement !
• 2. Préparation des documents de base pour la conférence de presse :
  • ? Scénario (où les idées principales seront écrites). Timing (il reflète l'heure approximative de chaque point du scénario),
  • ? Communiqué de l'action et annonce de la conférence de presse. Calendrier recommandé : au moins 2 semaines avant l’événement !
  • ? Discours de l'animateur et des intervenants de la conférence de presse (s'ils sont connus) Au moins 6 questions pour souligner les principaux points de positionnement de l'objet RP (les questions avant la conférence de presse sont réparties entre « les nôtres » et posées en premier, immédiatement après le scénario de la conférence de presse passe aux questions). Calendrier recommandé : au moins 1 semaine avant l’événement !
• 3. Annonces. Dans votre newsletter d'entreprise avant la conférence de presse, il doit y avoir au moins 2 annonces de l'événement à venir, qui révèlent le caractère unique et les détails intéressants, indiquent les intervenants (s'ils sont connus), indiquent le lieu et l'heure de la conférence de presse, et fournir les coordonnées du responsable de la presse responsable de l'accréditation. De plus, des annonces détaillées dans la presse et correctement positionnées garantiront la présence des journalistes à votre conférence de presse. Calendrier recommandé : au moins 3 semaines avant l’événement.
• 4. Équipement technique. Une partie obligatoire de cette étape est l'inspection des lieux et la vérification du support technique local et du fonctionnement des équipements nécessaires à la qualité de la conférence de presse (lumière, son, quantité requise microphones et leur fonctionnement, écrans, nombre suffisant de chaises, disponibilité d'une salle/lieu pour des interviews exclusives, prises de travail, voies de circulation, localisation des zones VIP et presse, sécurité, etc.). Délai recommandé : au moins 1 semaine à l'avance, 1 jour à l'avance - contrôle. Si le matériel requis n'est pas disponible sur place, vous aurez le temps de tout commander ailleurs d'ici une semaine. À ce stade (pour une raison quelconque, cela se produit ainsi), vous devez également penser à organiser un buffet.
• 5. Accréditation. Inviter des journalistes à une conférence de presse commence par appel téléphonique, seulement après l'envoi de ces informations écrites. Lors de l'invitation de journalistes, une annonce, un communiqué de presse et des photographies de l'objet de relations publiques sont envoyés. Vous devriez également le joindre ici des informations détaillées, comment se rendre au lieu de la conférence de presse et un plan indiquant comment s'y rendre en voiture avec une place de parking. Délai recommandé : au plus tard 5 jours. Etablir une liste structurée des médias accrédités (tableau Excel : nom, prénom, publication, contacts) vous aidera à bien des égards. La liste doit être établie par ordre alphabétique (triée par nom de famille ou par publication). Il doit inclure une colonne distincte reflétant les accords sur les publications dans la presse (annonces, post-faits, etc.). Délai recommandé : au plus tard 1 jour.

A ce stade, il faut également penser à préparer le dossier de presse. Il (de préférence conçu en dossier séparé) doit contenir les éléments suivants (peut varier selon la situation) :

• ? le texte de l'annonce envoyée (de préférence),
• ? communiqué de presse sur le thème de la conférence de presse,
• ? annonce d'un événement à venir (si une conférence de presse est organisée en prévision de celui-ci),
• ? des chiffres et des faits (si nécessaire),
• ? liste des orateurs avec de brèves informations sur chacun,
• ? matériel d’information complémentaire (photo/audio/vidéo),
• ? carte de visite du responsable de la presse (les communiqués de presse peuvent être jetés, mais les cartes de visite sont en règle générale conservées),
• ? programme de la conférence de presse,
• ? stylo, bloc-notes, souvenirs.
• 6. Répartition des fonctions. La veille de la conférence, le responsable de la presse tient une assemblée générale de la part des organisateurs avec tous les participants à la conférence. Lors de la réunion, le scénario de la conférence de presse, le code vestimentaire sont discutés, les responsabilités de chaque employé travaillant sur l'événement sont attribuées et l'heure d'arrivée sur le lieu de la conférence est attribuée. Une personne est également nommée ici qui est responsable du travail avec les microphones. Il reçoit des instructions claires sur comment et quoi faire (demander quelle édition et quelle question, etc.). Une personne est également désignée pour contrôler l'emplacement des photographes (ils doivent être à au moins 2 mètres des intervenants). La liste des interviews exclusives doit être disponible bien avant le début de la conférence, le plus important est que les Les « exclusivités » doivent être clairement réparties dans le temps ! Parmi les responsables, il devrait y avoir des personnes qui seront responsables de l'accès aux différentes zones, y compris les vestiaires. N'oubliez pas les petites choses telles que les panneaux indiquant les noms et les fonctions des orateurs, ainsi que les insignes. Période recommandée : 1 jour.
• 7. Organiser une formation préliminaire aux médias avec les participants à la conférence de presse. Ils pratiquent un communiqué de presse, un positionnement, une expression orale et une réponse aux questions. Délai recommandé : au minimum à compter de la signature du communiqué.
• 8. Répétition de la conférence de presse. Tous les participants à l'événement (direction, intervenants, responsable de la presse, personnel technique, etc.) doivent disposer d'un plan de conférence de presse à jour pendant la répétition. En règle générale, de tels « événements d'essai » permettent de détecter les faiblesses de l'organisation, après quoi tout peut être résolu et corrigé. Heure recommandée : 1,5 à 2 heures avant le début de la conférence de presse.

Tenir une conférence de presse

• 1. A l'entrée (lors de l'accréditation), au moins 2 personnes doivent se lever et marquer ceux qui sont venus sur les listes, demander des contacts et délivrer des dossiers de presse.
• 2. Un employé disposant d'un enregistreur vocal fonctionnel doit être présent à la conférence de presse. Lors des entretiens exclusifs, il doit être proche de la personne interrogée. Si plusieurs participants sont interrogés en même temps, un membre du personnel équipé d'un enregistreur vocal doit être avec chacun d'entre eux.
• 3. Avant le début de la conférence de presse (ou lors de l'accréditation), il est nécessaire d'expliquer clairement aux journalistes la procédure de tenue de la conférence (quand on peut faire des « exclusivités », prendre des photos, etc.).
• 4. Travailler avec des microphones. Avant de donner le micro à une personne qui souhaite poser une question, il faut lui demander quel type de publication il représente et quelle question il va poser.

Conférence de presse de synthèse

• ? Après la fin de la conférence de presse, vous devez analyser les succès et les erreurs commises lors de sa tenue.
• ? Préparation après coup. Il ne faut pas oublier ce point important des relations publiques.
• ? Placement post-facto et coupure de presse suite à la conférence de presse.
• ? Ajustement de la documentation du projet (communiqués de presse, positionnement) en fonction de l'événement passé.

Une conférence de presse idéale devrait « révéler » les tâches suivantes :

• ? nombre maximum d'annonces développées (!) avec un positionnement correct,
• ? création et mise en œuvre d'un « truc » mémorable (unicité !),
• ? des intervenants de conférence de presse impeccablement préparés à l'aide d'une formation médiatique préalable (au minimum, connaissance d'un communiqué de presse et d'un positionnement),
• ? couverture des résultats de la conférence de presse dans les médias en fonction de l'évolution du positionnement.

Types de conférences de presse :

• 1. Des conférences de presse OPÉRATIVES ont lieu dans la précipitation, sur les lieux de l'événement (incident), suite au résumé des résultats du vote, à la fin des négociations, etc.
• 2. Des conférences de presse RÉGULIÈRES sont organisées à des heures prédéterminées dans des locaux spécialement adaptés. La conférence de presse est dirigée par l'attaché de presse (ou l'employé du centre de presse ou de l'agence de relations publiques responsable de cet événement).
• 3. BRIEFING - Une réunion instructive courte et condensée dans le temps entre des journalistes et des représentants d'une structure officielle (agence gouvernementale) est généralement appelée briefing. Les principaux objectifs du briefing sont liés à la satisfaction des besoins d'information du public en communiquant des informations et des faits au nom des autorités officielles et de la haute direction. Dans le même temps, les différentes approches des participants aux événements pour évaluer la même question sont clairement comparées, le point de vue officiel est énoncé et la position développée est brièvement motivée.

Travailler avec des journalistes lors de conférences de presse.

Une conférence de presse est un événement pour les journalistes dédié à une occasion d'information spécifique. Presque n'importe quel événement peut être une telle occasion : la visite d'un homme politique célèbre, le lancement d'un nouveau train de marque, la fin d'une tournée de théâtre, la publication des résultats d'une enquête très médiatisée. En règle générale, les journalistes sont informés d'une conférence de presse par des représentants du service de presse de l'organisateur de la conférence de presse. Soit ils appellent la rédaction, soit ils envoient un soi-disant communiqué de presse. Il s'agit d'un message destiné aux journalistes qui décrit la raison pour laquelle la presse est rassemblée, ainsi que l'heure, le lieu et le lieu de l'événement. Numéros de téléphone de contact. En règle générale, ce communiqué est un texte assez cohérent. Par conséquent, certains journalistes ne se rendent pas à chaque conférence de presse, mais créent du matériel d'information basé sur les informations du communiqué de presse.

Cependant, cela est acceptable si vous travaillez, par exemple, dans un quotidien, lorsque vous êtes constamment pressé par le temps et lorsque l'actualité « ne tire » que sur une note informative. Dans ce cas, il est tout à fait possible d'utiliser les données du communiqué de presse, en mettant l'information dans vos propres mots et en appelant le service de presse si vous avez des questions. Mais cette façon de travailler devrait être l’exception plutôt que la règle. Dans le milieu journalistique, on dit ironiquement qu’un collègue qui ne veut pas « déranger » est en train de « réécrire des communiqués de presse ».

Avant la conférence de presse, les noms des journalistes présents sont inscrits sur une certaine liste. Cela est nécessaire pour que l'attaché de presse puisse ensuite effectuer ce qu'on appelle une surveillance de la presse ou, plus simplement, pour savoir qui a écrit quoi sur ses nouvelles. Parfois, sur la base des résultats de ce qui est écrit, le service de presse dresse des listes de « bons » et de « mauvais » journalistes. Les premiers sont invités à d’autres conférences de presse et autres événements, d’autres sont ignorés ou un « travail pédagogique » est réalisé avec eux. La manière dont ce « travail » sera réalisé dépend de la diplomatie de l’attaché de presse. Il peut s'agir d'avertissements polis : « n'écris plus comme ça, sinon j'aurai des problèmes avec mon patron », ou de gros jurons, ou encore de menaces de poursuites.

Tout d'abord, les journalistes sont informés de l'actualité pour laquelle ils étaient tous réunis. En règle générale, cette histoire est une transcription orale d’un communiqué de presse. Ensuite vient l'heure des questions. Lors de certaines conférences de presse, ils exigent qu'un journaliste, lorsqu'il pose une question, indique son nom et la publication qu'il représente.

En règle générale, une conférence de presse ne dure pas plus d'une demi-heure. Cependant, il y a des célébrités qui aiment parler à la presse dans la bonne humeur, surtout si elles ont besoin de « remplir une fenêtre ». Nikita Mikhalkov a parlé avec beaucoup de complaisance et de polémique aux journalistes lorsqu'il a amené son « Barbier sibérien ». Lyudmila Gurchenko a donné une excellente conférence de presse à son arrivée Nijni Novgorod pour le 40e anniversaire de Boris Nemtsov. Oleg Tabakov et Valery Zolotukhin n'hésitent pas à spéculer. Des couples « vedettes » comme Vishnevskaya - Rostropovitch, Plisetskaya - Shchedrin sont heureux de répondre aux questions des journalistes. Mais ce sont peut-être d’agréables exceptions. La plupart des célébrités n'aiment pas particulièrement la presse : elles donnent des réponses formelles, à condition d'être à la traîne. A la fin de la partie officielle de la conférence de presse, rares sont ceux qui sont pressés de partir. La « star » est entourée d’une foule de journalistes désireux de lui poser leur question « exclusive ». Pour éviter d'être entendu par ses collègues, le journaliste se tourne souvent vers le murmure. Mais la « star » ignore à quel point la confidentialité est importante pour un journaliste et, pour le plus grand plaisir de tous les autres journalistes, elle répond haut et fort à une question « intéressante ». Et il arrive souvent que « votre » question apparaisse dans le quotidien de votre collègue, et vous, employé de l’hebdomadaire, vous demandez sur quoi vous devriez maintenant baser votre matériel.

De manière générale, une conférence de presse n’est pas un lieu pour recevoir des informations exclusives. Ces informations sont obtenues uniquement par le biais d'entretiens personnels, par l'intermédiaire de tiers, etc.

Communiqué de presse.

Communiqués de presse - message pour la presse ; un message d'information contenant des nouvelles de l'organisation (éventuellement un individu) qui a publié le communiqué de presse, une déclaration de sa position sur toute question et transmis pour publication dans les médias.

En règle générale, il contient la position officielle de l'organisation sous la forme d'une réaction à une occasion d'information particulière. Les agences gouvernementales officielles publient parfois des communiqués de presse sous la forme de « réponses aux questions ». Le premier communiqué de presse de l'histoire a été publié le 30 octobre 1906 par le « père » des relations publiques modernes, Ivy Lee, et a été associé à un incident plutôt tragique survenu sur chemin de fer Pennsylvanie [source non précisée, 196 jours] Un communiqué de presse est le principal document de relations publiques de toute organisation. Un communiqué de presse permet à une organisation d'informer les médias sur des événements importants survenus dans l'organisation et qui sont intéressants ou nécessaires pour les couvrir auprès du grand public et/ou de particuliers. public cible. Les communiqués de presse sont distribués aux journalistes lors de points d'information et de conférences de presse, ou envoyés via des communications. Le communiqué de presse ne doit pas contenir de données d'évaluation ou d'informations publicitaires, il doit être de petit volume (pas plus de deux pages) et contenir des informations uniquement sur une seule actualité. Les informations contenues dans le communiqué de presse doivent répondre aux exigences de la publication à laquelle le communiqué de presse a été envoyé.

Les communiqués de presse se déclinent en plusieurs variétés.

• 1. Annonce d'un communiqué de presse - les informations contenues dans un tel communiqué de presse font état d'un événement sur le point de se produire. Un tel communiqué diffusé à temps garantira la présence des représentants de la presse à l'événement. En plus de décrire l'essence de l'événement à venir, ce communiqué de presse peut fournir un contexte pertinent sur l'événement, ce qui contribuera à intéresser la presse.
• 2. Communiqué de presse (communiqué de presse) - contient des informations sur un événement qui s'est déjà produit. Ici, vous pouvez ajouter de brefs commentaires de personnes actuelles ou intéressées.
• 3. Communiqué de presse d'information - informe sur un événement en cours, non encore terminé. Ce communiqué ne rend compte que des changements en cours ou des nouveaux développements, dans la mesure où la nature de l'événement est déjà connue.

La méthode la plus courante pour rédiger un communiqué de presse consiste à lier l’actualité à une date précise, y compris à une date qui n’existe pas réellement. Cela peut être l'anniversaire de l'entreprise, le 100ème jour client, le 100ème jour d'existence de l'entreprise, etc.

Types de conférences concept et types de conférences - page n°1/1

TYPES DE CONFÉRENCES
Concept et types de conférences

Conférence (Lat. conferentia du milieu du siècle - de lat. confero - se rassembler en un seul endroit) - une réunion, une réunion de représentants de toutes organisations, groupes, États, ainsi que d'individus, de scientifiques pour discuter de certaines questions.

Types de conférences scientifiques :

Conférence scientifique et théorique

Conférence scientifique et pratique

Conférence scientifique et technique

Les conférences font partie de ces événements sans lesquels il est difficile d'imaginer des affaires et une science civilisées. La conférence consiste en des présentations d'intervenants sur un sujet spécifique.

Le but de la conférence est de discuter et de résoudre divers problèmes. En pratique, une conférence est une réunion ou une réunion d'un groupe de production et peut être organisée géographiquement en un ou dans différents lieux (conférence distribuée). Il existe également un format populaire d'audioconférences ou de vidéoconférences, qui se déroulent à distance et permettent parfois de réaliser des économies significatives sur l'organisation d'un événement.

Habituellement, la conférence est « liée » à un sujet spécifique. En règle générale, une conférence scientifique est consacrée à un sujet scientifique, ses participants sont des représentants de la science et des étudiants.

Objectifs principaux conférence d'affaires – renforcement des relations commerciales, des connaissances commerciales et présentation de nouvelles solutions commerciales. Les conférences de presse s'adressent aux représentants de la presse et des différents canaux de communication et sont dédiées à un sujet précis. Lors des conférences de presse, les journalistes ont la possibilité de poser des questions aux invités de la conférence. Il existe également d'autres types de conférences.

Conférences d'affaires est l'un des types de conférences au cours desquelles sont abordés les sujets suivants :

problèmes affectant les représentants de certaines industries et domaines;

caractéristiques de la législation actuelle et propositions pour son amélioration ;

la politique de l'État à l'égard de certaines industries ;

pratique des meilleures entreprises du secteur, etc.

Contrairement aux séminaires et aux formations, les conférences d'affaires discutent non seulement de résultats connus et éprouvés, mais également de nouvelles propositions et idées commerciales.

Le processus de tenue de conférences d’affaires comporte de nombreux petits détails dont aucun ne doit être négligé.

Organisation et tenue de conférences, support technique et organisationnel de séminaires et conférences de différents degrés de complexité :

réserver une salle de conférence pour l'événement et des chambres d'hôtel pour les délégués en visite,

décoration des locaux de l'événement, selon le corporate style de la société organisatrice

restauration

support technique de conférence

développement et mise en œuvre du concept événementiel

préparation et impression de dossiers de presse

photographie et vidéographie

divertissement

conférences de presse représentent un moyen très efficace de transmettre des informations à la presse et aux autres médias. Les conférences de presse en tant que méthode de communication avec les médias (si elles sont utilisées à bon escient) produisent des résultats très positifs.

Les réunions de journalistes avec des représentants d'agences gouvernementales, d'organisations socio-politiques et de structures commerciales sont traditionnellement appelées conférences de presse. Ce terme est également utilisé dans les cas où le corps journalistique représente la télévision et la radio.

Ainsi, l'objectif principal des conférences de presse est la diffusion ciblée d'informations (actualités, documentation, photographies) entre les rédactions des médias. Ainsi, pour convoquer une conférence de presse, il faut une raison, un sujet important sur lequel les journalistes peuvent avoir des questions. En aucun cas vous ne devez convoquer une conférence de presse uniquement pour diffuser un document ou une information ; cela peut parfaitement se faire via un communiqué de presse. Ce type de communication accélère le flux d'informations vers la rédaction, distingue la crédibilité des sources d'information et la fiabilité de l'information. Un avantage important des conférences de presse est qu'il est toujours possible de vérifier et de clarifier les versions, et de recevoir un ensemble d'informations supplémentaires en plus de celles fournies (communiqués de presse, photographies, textes de discours et discours). Eh bien, inviter des autorités reconnues dans leur domaine et personnellement intéressées à rapporter les informations les plus complètes offre une opportunité supplémentaire de commenter les informations proposées.

Préparer une conférence de presse implique de se mettre d’accord sur un certain nombre de questions organisationnelles, techniques et créatives.

Tout d'abord, il est nécessaire de déterminer le jour et l'heure exacte de la rencontre avec les journalistes, en tenant compte du calendrier de publication existant de la plupart des journaux.

Les invitations à une conférence de presse sont envoyées par la rédaction, généralement une semaine à l'avance. Le plus souvent, les invitations sont envoyées par fax. Si vous avez un besoin urgent d'informer les représentants de la presse d'une conférence de presse, vous pouvez appeler personnellement les rédacteurs du service d'information. Mais parfois, ils se tournent vers les agences de presse pour leur demander d'annoncer l'heure et le lieu d'une conférence de presse dans des documents envoyés aux journaux via les canaux de communication par télétype.

Si l'invitation comprend une demande de confirmation immédiate de participation, alors les organisateurs sauront à l'avance combien de journalistes seront présents dans la salle, pour combien de personnes préparer un buffet ou un cocktail (les experts notent que le plus souvent seulement un tiers des journalistes invités venir à la conférence de presse). D’ailleurs, si un buffet ou un cocktail est prévu, il est d’usage de le mentionner dans l’invitation.

L'invitation doit également indiquer clairement le sujet et, si possible, les noms des conférenciers principaux. Il est également conseillé de fournir certains détails susceptibles de convaincre le rédacteur en chef de l'opportunité de couvrir l'événement, mais sans trop de détails, car cela pourrait éliminer la nécessité d'assister à la conférence de presse.

Si la conférence de presse est d'intérêt général, il faut choisir un jour et une heure qui conviendront à tous les organes de presse. Les journaux du matin n'aiment pas publier des informations qui ont été imprimées la veille dans les journaux du soir ou qui ont été rapportées dans les éditions du soir des programmes de radio et de télévision. Habituellement, les conférences de presse sont prévues de 11h00 à 11h30 ou de 14h30 à 16h00. S'il s'agit d'un sujet technique, il serait peut-être préférable de tenir la conférence de presse le matin pour laisser aux quotidiens le temps de préparer un rapport détaillé.

Il est également très important de choisir le bon jour. Dans certains cas, il n'y a pas de choix car la demande doit être faite à une date précise. Lorsqu'il y a un choix, il faut veiller à ce qu'il n'y ait pas de chevauchement et à ce que la conférence de presse ne coïncide pas avec un autre événement important qui pourrait détourner l'attention des journalistes et éclipser les rapports de presse sur la conférence de presse. Le vendredi est toujours un mauvais jour pour organiser ce genre de réunion.

Chaque conférence de presse a son propre plan, sa propre structure, comprenant une séquence d'événements. Le script de la conférence de presse contient une liste de tous les événements de la future réunion, indiquant les interprètes et le temps (jusqu'à quelques minutes) alloué pour chaque partie de l'événement unique : ouverture, présentation des hôtes (organisateurs) de la conférence de presse ; remarques introductives du présentateur ; discours (messages d'information); Questions et réponses; fermeture; partie informelle, y compris le visionnage de diapositives, de vidéos, etc. La durée totale de la conférence de presse ne doit pas dépasser 30 à 50 minutes.

Il est également important de vérifier l'état de préparation de toutes les unités au stade préparatoire de la conférence de presse, pour cela il est nécessaire de procéder à une répétition de tous les participants. La répétition est particulièrement importante si les participants à la conférence de presse sont des nouveaux venus qui rencontrent des journalistes pour la première fois. Cependant, même pour les as expérimentés des conférences de presse, une répétition est nécessaire si une diffusion télévisée est prévue. Lors de la répétition, l'état de préparation des équipements de communication est vérifié, le mode d'éclairage du site, l'intérieur (avec la table du présidium), les angles de tournage, les micros dans la salle, etc. Il est également très important de répéter les questions et réponses, ce qui peut être fait en utilisant des figurants.

Les discours lors de la conférence de presse sont préparés à l'avance. Ils peuvent être simplement récités, mémorisés ou prononcés de manière improvisée. La nature de ces discours et leur structure dépendent des objectifs de la conférence de presse. Les questions sociopolitiques nécessitent une déclaration détaillée justifiant la position, communiquant de nouvelles informations, détails et détails.

Les organisateurs des conférences de presse préparent à l'avance un dossier d'information composé de documents (dossier de presse) et les sélectionnent dans des dossiers. L'ensemble des documents comprend des communiqués de presse, des revues de presse thématiques sur le thème des conférences de presse, des documents de référence, des documents officiels liés au thème de la réunion et des commentaires d'experts. Les textes des discours (pré-imprimés) sont déposés sur une table spéciale ou sur un stand d'information. Ils sont également inclus dans le dossier d'information des documents. Pour un dossier de presse, un dossier de marque est le plus souvent utilisé. Un paquet de documents (dossier de presse) est remis aux journalistes dans la salle de conférence de presse, ainsi qu'aux rédactions des journalistes accrédités qui n'ont pas pu assister à la rencontre avec les organisateurs de la conférence de presse.

Organisation et tenue de conférences

Une conférence, comme tout événement d'entreprise, est un travail difficile, tant pour les participants eux-mêmes que pour les organisateurs. Les participants à une conférence, un congrès ou un séminaire doivent discuter des enjeux auxquels ils sont confrontés dans un temps limité et, si nécessaire, prendre une décision constructive et éclairée. Par conséquent, la tâche du secrétaire dans l'organisation d'événements est de maximiser la satisfaction des tâches fixées par le Client.

Il s'agit d'un processus assez complexe qui demandera beaucoup d'efforts et de temps :

Trouver une salle de conférence ;

Créer une atmosphère confortable qui répond au format et aux objectifs de l'événement d'affaires ;

Réfléchissez et tenez compte de nombreux aspects organisationnels.

Le secrétariat peut vous proposer différentes formules pour organiser un événement selon votre budget et vos attentes, vous aider à sélectionner le matériel de conférence nécessaire, les options de pauses-café et de menus pour les banquets, proposer un programme culturel varié aux participants à l'événement, et également, à votre demande, peut coordonner l’ensemble de l’événement pour ne manquer aucun détail !

Les travaux de tenue de la conférence commencent après réception d'une demande correspondante du Client. Les principales exigences relatives au contenu de la demande sont l'indication des dates de début et de fin de la conférence et du nombre de participants, ainsi que la liste des prestations. Sur la base de ces informations, une estimation préliminaire des coûts de tenue de la conférence est établie et le budget est déterminé, s'il n'a pas été fixé à l'avance. Mais, en règle générale, le Client planifie le budget au stade de la décision d'organiser une conférence. Par conséquent, l’estimation des coûts est essentiellement préparée sur la base du budget.

Tout d'abord, il est nécessaire de sélectionner un lieu de conférence qui offrira un hébergement confortable aux participants, en fonction de la disposition requise des tables et des chaises (plan de salle). Le lieu de la conférence doit également être adapté et avoir les capacités nécessaires pour connecter et faire fonctionner les équipements et équipements techniques nécessaires à l'organisation de la conférence. Ensuite, un équipement spécifique est sélectionné en fonction de ses exigences fonctionnelles, en tenant compte des exigences de qualité et de budget. Aussi, en fonction du budget, un menu de pauses-café, déjeuners et toutes autres prestations nécessaires à l'organisation et à la tenue de la conférence est sélectionné.

Afin de garantir la mise à disposition de chambres d'hôtel pour les participants à la conférence, des réservations à l'avance sont effectuées. La sélection des hébergements pour les participants étrangers ou non-résidents à la conférence s'effectue sur la base du budget, si le paiement de l'hébergement est effectué directement par le Client. Si les participants à la conférence paient eux-mêmes leur hébergement, la sélection des possibilités d'hébergement est effectuée sur la base de leurs besoins préalables, en règle générale sur une base alternative. Plusieurs hôtels allant de 3 à 5 étoiles sont à la disposition des participants à la conférence à proximité du lieu de la conférence.

Le client est tenu d'informer les participants à la conférence des services qu'il a sous-traités à l'entreprise et de la manière dont s'effectue la communication avec l'entreprise. Cela se fait par le biais d’envois de mails et de la publication d’informations pertinentes sur le site Web de l’organisateur de la conférence avec un lien interactif vers le site Web de l’entreprise.

S'il est nécessaire de fournir une assistance en matière de visa aux participants étrangers à la conférence, les informations nécessaires sont collectées auprès des participants à la conférence et les documents pertinents sont envoyés aux institutions étrangères de la Fédération de Russie.

La commande du transport de passagers pour l'accueil et l'accueil des participants à la conférence dans les aéroports, leur transport de l'hôtel au lieu de la conférence (si l'événement n'a pas lieu dans l'hôtel où sont hébergés les participants) s'effectue soit sur la base du budget, ou, si cela n'est pas fourni, sur les conditions de paiement des services directement aux participants à la conférence. Tous les types de transport de passagers sont proposés (classe exécutive, affaires, classe économique), ainsi que des minibus et des bus.

L’organisation d’excursions, de programmes culturels, de visites post-congrès pour les congressistes et les invités s’effectue de la même manière, soit en fonction du budget du Client, soit proposée en option directement aux congressistes. Parallèlement, le paiement est collecté auprès des participants à la conférence et toute la gamme de services touristiques et d'excursions est fournie.

Toutes les dispositions énumérées ci-dessus sont reflétées dans l'accord d'organisation et de tenue de la conférence. Cet accord est le document principal sur la base duquel le Client et les participants à la conférence reçoivent tous les services nécessaires à la tenue de la conférence.

Tenir une conférence

Les préparatifs de la conférence (c'est-à-dire les travaux d'organisation de la conférence) peuvent se poursuivre jusqu'à son ouverture. Cela est dû au fait que pendant le processus de préparation, des modifications mineures aux éléments individuels du programme et des ajustements supplémentaires sont toujours possibles pour améliorer la qualité du service pour les participants.

Une invitation à une conférence doit être envoyée aux invités au moins 2 semaines avant le début de la conférence, et un RSVP doit être demandé, car il est nécessaire de savoir combien de participants arriveront.

La convocation doit indiquer le lieu de la réunion, une partie du bâtiment ou du bâtiment, l'étage, la salle, ainsi que le nom du transport qui sera utilisé pour se rendre au lieu désigné.

Il faut veiller à ce que les éléments suivants se produisent pendant les réunions :

1) des locaux pour les réunions pendant toute la durée de leur tenue ;

2) veiller à ce que les personnes invitées franchissent sans délai le poste de surveillance ou le poste de contrôle. Pour ce faire, vous devez dresser à l'avance une liste des invités et la remettre au point de contrôle ;

3) les voitures ou taxis officiels pour le transport des participants depuis les hôtels ou les gares ;

4) service en salle de réunion.

La conférence commence avec l'arrivée du premier participant à la conférence à l'aéroport et se termine avec le départ du dernier participant. Pendant toute la durée de la conférence, un contrôle constant de la qualité de la prestation de service est effectué conformément au contrat.

Le cas échéant, la partie destinataire peut organiser la présence de ses collaborateurs à l'aéroport (les aéroports), dans les hôtels, aux réceptions et lors de la mise en œuvre d'un programme culturel, ainsi qu'à d'autres événements et installations, si cela est nécessaire pour des raisons de qualité. point de vue assurance.

Les employés de l'hôte peuvent enregistrer les participants à la conférence, percevoir le paiement des services supplémentaires (transport, billets d'avion, programmes d'excursions, etc.), aider à obtenir les clés de l'hôtel, vérifier et tester les équipements électroniques, vérifier la fourniture en temps opportun des pauses-café, déjeuners et services de restauration, coordonner la fourniture de véhicules dans les aéroports, hôtels et autres installations, contrôler l'offre de programmes culturels et d'excursions, fournir une assistance et d'autres services aux participants à la conférence, si cela est nécessaire du point de vue de garantir la qualité des prestation de services.

Conférences internationales

Histoire des conférences internationales

L’histoire des conférences internationales remonte à loin. Initialement, jusqu'à la seconde moitié du XIXe siècle, les conférences internationales étaient distinguées entre congrès et conférences. Les congrès étaient généralement les noms donnés aux conférences internationales auxquelles participaient les chefs d'État et de gouvernement et qui visaient à la conclusion de traités de paix : comme, par exemple, le Congrès de Vienne en 1815, le Congrès d'Aix-la-Chapelle en 1818 et le Congrès de Paris en 1856. Cependant, depuis la fin du siècle dernier et surtout depuis le début du XXe siècle, le terme « congrès » est complètement tombé en désuétude et les appellations « conférence internationale » et « réunion internationale » sont de plus en plus introduites dans la pratique. de réunions interétatiques : la Conférence de Versailles de 1919, la Conférence des Trois Grandes Puissances pendant la Seconde Guerre mondiale, la Conférence de paix de Paris, la Réunion des chefs de gouvernement des Quatre puissances à Genève en 1955, la Conférence sur la sécurité et la coopération en Europe en 1972-1975, etc.

Le terme « congrès » est le plus souvent utilisé en relation avec des réunions internationales et des réunions soit d'organisations publiques, soit de spécialistes et de scientifiques - le Congrès des forces de la paix, le Congrès mondial des syndicats, le Congrès international des chirurgiens, etc.

Dans la pratique des conférences internationales des États socialistes, le nom de « réunion » était généralement adopté. Il s'agit des réunions des chefs de parti et des chefs de gouvernement des États membres du Conseil d'assistance économique mutuelle ; réunions du Comité consultatif politique de l'Organisation du Traité de Varsovie ; réunions de représentants des partis communistes et ouvriers des pays socialistes. La convocation de réunions est devenue solidement ancrée dans la pratique du mouvement communiste international. Il suffit de rappeler les réunions des partis communistes et ouvriers de 1960 et 1969, les réunions des partis communistes et ouvriers en Europe, en Amérique latine, au Moyen-Orient, etc.

Bien entendu, les conférences internationales ne sont pas convoquées uniquement au plus haut niveau, à savoir les chefs d’État et de gouvernement. Les conférences internationales sont largement diffusées à différents niveaux.

Parmi les conférences internationales modernes, il est nécessaire de distinguer clairement deux types principaux : les conférences internationales, qui sont l'organe de session des organisations internationales, et les conférences internationales, qui ont une signification indépendante et sont convoquées sur une ou plusieurs questions spécifiques données. la pratique d'un certain nombre d'organisations internationales spécialisées, dont la création prend du temps au début du 20e voire à la fin du siècle dernier, le nom de « conférence » a été retenu comme organe représentatif de session de ces organisations internationales.

Selon le contenu substantiel des travaux et les objectifs de la convocation, les conférences et réunions internationales peuvent être divisées en conférences internationales politiques et conférences internationales sur des questions spéciales. En fonction du contenu substantiel des travaux des conférences internationales, les États déterminent le type de représentation à celles-ci.

Au cours de la dernière période, les réunions et conférences internationales sont devenues particulièrement fréquentes. Cela s’explique en grande partie par le désir des peuples et des États épris de paix d’apaiser les tensions dans les relations internationales. Une importance particulière est accordée aux réunions aux plus hauts niveaux de l'État et des partis, c'est-à-dire les réunions des chefs de gouvernement et d'État, des chefs de parti ou, comme on a fini par les appeler, les réunions au sommet. La combinaison de la direction du parti et de l'État du pays en une seule personne devient une pratique courante dans les négociations et les réunions au plus haut niveau. Ce sont précisément de telles réunions qui peuvent conduire à un tournant sérieux dans les relations internationales, car les chefs de gouvernement, d’État et les hauts dirigeants des partis disposent des pouvoirs et de l’autorité nécessaires pour prendre des décisions d’une importance internationale majeure. Bien entendu, le succès de telles réunions dépend principalement du désir mutuel des participants à la réunion de résoudre les questions controversées et des travaux préparatoires à leur sujet.

Chaque réunion ou conférence internationale représente une étape importante dans le développement des relations internationales et le développement des relations entre les différents pays. Une telle réunion est préparée à l'avance, car ne pas obtenir de résultat ou terminer la réunion par un échec complet uniquement en raison de son manque de préparation n'est en aucun cas une preuve de l'art de la diplomatie.

Pendant ce temps, l'évolution des relations internationales et de l'ensemble de la situation internationale dans les années 60 et 70 soulevait avec toute l'urgence la question de l'abandon de la politique de guerre froide et de confrontation et de la transition vers une politique d'atténuation des tensions internationales et de négociations qui conduiraient à un tournant dans les relations entre États dans l’intérêt d’une paix durable et d’une coopération internationale. Le rôle le plus important dans la réalisation d'un tel tournant a été joué par les réunions et les négociations au plus haut niveau, qui sont devenues un nouveau moyen efficace de la diplomatie socialiste.

Préparation, organisation et tenue de réunions et conférences internationales

Lors de la préparation d'une réunion internationale, il faut tenir compte des résultats qui peuvent être obtenus à la suite d'une telle réunion.

L’initiative de convoquer ou de proposer de convoquer des conférences et réunions internationales appartient aux États individuels, aux groupes d’États et aux organismes internationaux habilités à le faire.

Dans chaque État, le droit de proposer la convocation d'une conférence ou d'une réunion internationale appartient aux organes des relations extérieures - le chef de l'État, le chef du gouvernement, le ministre des Affaires étrangères ou les fonctionnaires diplomatiques spécialement autorisés à prendre l'initiative de convoquer leur gouvernement. Un groupe d'États prend généralement collectivement l'initiative sous la forme d'une proposition contenue dans un communiqué d'une réunion des représentants de ces États. Par exemple, la proposition de convoquer une conférence mondiale sur le commerce a été soutenue par les États membres du Conseil d'assistance économique mutuelle dans le communiqué de la réunion des dirigeants des partis communistes et ouvriers et des chefs de gouvernement des pays membres du CAEM, tenue à Moscou du 26 au 28 juillet 1963. La proposition de convoquer une réunion des représentants de tous les pays européens sur la sécurité et la coopération en Europe sous une forme concrète a été formulée en mars 1969 lors de la réunion du PCC des pays du Pacte de Varsovie et publiée dans le communiqué sur cette réunion, puis envoyé aux gouvernements de tous les pays européens, des États-Unis et du Canada

L'initiative de convoquer des conférences internationales peut également être prise par les organes de session des organisations internationales. La Charte des Nations Unies donne le pouvoir de convoquer des conférences internationales à l'Assemblée générale, au Conseil économique et social et au Conseil de tutelle. Bien entendu, une telle initiative peut également être prise par le Conseil de sécurité de l'ONU. L'initiative de convoquer des conférences internationales à caractère spécial et sectoriel appartient aux agences spécialisées de l'ONU, par exemple l'Union postale universelle, l'Union internationale des télécommunications, etc.

Lors de la convocation des organes de session des organisations internationales, la question de l'éventail des participants et des formes de participation ne se pose en principe pas. Les participants et la forme de participation aux sessions de ces organes sont déterminés par le cercle des participants à l'organisation elle-même et sa charte ou accord qui a établi cette organisation, ses organes, le cercle de leurs participants et la procédure de travail de ceux-ci. organes ; la question du cercle des participants à une conférence ou à une réunion, qui a un caractère indépendant, est d'une toute autre nature. Lors de la convocation de telles conférences, la question du cercle des participants n'a été résolue par aucun document et reste à résoudre. Il s’agit de l’une des questions les plus urgentes et sans une solution, la conférence elle-même ne pourra pas avoir lieu. Qui peut participer et quel est l’éventail des participants ? En principe, seuls les États souverains peuvent participer aux conférences internationales. Basée sur le principe de l'égalité souveraine des États, la loi de la puissance intéressée ne peut être violée ni par l'initiateur de la convocation de la conférence lors de la détermination du cercle des participants, ni par tous les autres participants à la conférence lors de la discussion et de la résolution de questions affectant les intérêts. d'un tiers ou d'un tiers pouvoir

L'accord de Munich entre les gouvernements de l'Angleterre et de la France avec l'Allemagne hitlérienne et l'Italie fasciste a constitué une violation flagrante des règles concernant les participants aux conférences internationales. Même la Tchécoslovaquie n'a pas été invitée à cette conférence à quatre, bien que la discussion ait porté spécifiquement sur le sort de la Tchécoslovaquie. lui-même. L'URSS n'a pas non plus été invitée à la conférence, bien que l'URSS et la Tchécoslovaquie soient liées par un accord d'assistance mutuelle. Il existe de nombreux autres cas de violations flagrantes par les puissances impérialistes des normes juridiques internationales concernant le cercle des participants aux conférences convoquées.

Lors de la détermination du cercle des participants à la conférence, un autre point est important. Dans la pratique des États bourgeois, il existe également une tendance inverse au rétrécissement du cercle des participants dont nous venons de parler - une expansion injustifiée du cercle des participants en attirant la participation d'États dont les gouvernements sont, à un degré ou à un autre, dépendants des grandes puissances impérialistes. . Par une telle expansion injustifiée du cercle des participants à la conférence, les puissances impérialistes cherchent à s’assurer une majorité mécanique lors de la discussion des questions et de la prise de décisions et créent une situation d’isolement pour les États qui adoptent des positions différentes sur ces questions ou ces questions. On connaît, par exemple, de graves différends sur la question du cercle des participants à la Conférence de paix de Paris en 1946, lorsque les États-Unis et l'Angleterre ont tenté d'élargir sans limite la composition de ses participants afin d'obtenir autant de partisans de leur ligne. autant que possible lors de la formulation des termes des traités de paix après la Seconde Guerre mondiale.

Ainsi, la convocation d’une conférence et d’une réunion internationale n’est possible que si la question de l’éventail des participants est convenue.

La question suivante concernant la participation à la conférence est la question de la représentation des États à la conférence et la forme de participation à la conférence.

Les États exercent le droit de participer aux conférences internationales par l'intermédiaire de leurs organes représentatifs ou représentants spéciaux, auxquels les pouvoirs sont délégués au nom et au nom des organes centraux constitutionnels des relations extérieures. Les organes constitutionnels des relations extérieures - le chef de l'Etat, le chef du gouvernement, le ministre des Affaires étrangères - ne disposent pas de pouvoirs particuliers pour représenter l'État à la conférence, puisque la représentation de l'État par ces organes des relations extérieures est déterminée par la constitution même de l'État donné.

Seuls les États qui envoient leurs représentants sont considérés comme participant aux conférences internationales ; l'absence d'un représentant est considérée comme un refus de participer à la conférence. Ainsi, en 1907, seuls 44 États participèrent à la deuxième Conférence de La Haye, alors que 47 États y étaient invités.

La pratique moderne des conférences internationales connaît trois formes de participation : 1) les délégations autorisées avec droit de vote ; 2) des observateurs et des informateurs avec seulement une voix consultative et 3) des représentants d'organisations internationales qui ne sont pas considérés comme des observateurs et des informateurs, bien qu'ils aient fondamentalement les mêmes droits que les observateurs et n'aient pas de voix prépondérante.

Le statut juridique international de leurs représentants, qui bénéficient de ce qu'on appelle l'immunité diplomatique, découle également de la souveraineté des États participant à la conférence. Cependant, la portée de l'immunité diplomatique n'est pas la même pour les représentants des États à des conférences de différents niveaux et objectifs et correspond principalement au niveau officiel des représentants des États participant à la conférence. En règle générale, seuls les représentants des conférences diplomatiques et politiques dans leur forme et leur contenu bénéficient de l'immunité diplomatique totale. L'immunité diplomatique s'étend aux représentants des organes constitutionnels centraux chargés des relations extérieures des États. Pour les délégations de conférences spécialisées convoquées par des organisations internationales spécialisées, par exemple les conférences de l'Union métrique internationale, l'immunité diplomatique n'est pas pleinement reconnue, bien que ces représentants bénéficient de l'inviolabilité de la personne et des papiers et du droit à un passeport diplomatique.

Règlement intérieur et formes de travail

Habituellement, lors de la toute première réunion d'une conférence ou d'une réunion, un président est déterminé ou le principe de la présidence est établi, un vice-président (pas toujours), un secrétaire et d'autres organes principaux de la conférence, à moins que les participants ne se soient mis d'accord sur tout cela à l'avance. Les règlements de certaines conférences prévoient que les délégations doivent remettre leurs lettres de créance et les vérifier avant le jour d'ouverture. Pour vérifier les informations d'identification, un comité d'identification ou une commission de vérification des informations d'identification est généralement élu. Un comité de rédaction est élu pour préparer et approuver les textes, documents de travail et officiels. Selon les besoins, d'autres organes de la conférence ou de la réunion sont constitués - comités et commissions.

Les séances plénières des conférences et réunions se tiennent généralement en public, sauf décision contraire de la conférence elle-même. Au début de la conférence, sauf décision préalable, les langues officielles et de travail de la conférence et de ses documents sont déterminées. Cependant, chaque délégué, que la langue de son pays soit reconnue comme langue officielle ou comme langue de travail, s'exprime en règle générale dans sa langue maternelle. Mais tous les documents et actes de la conférence sont publiés uniquement dans les langues acceptées par la conférence.

Dans les conditions de la politique de guerre froide menée par les puissances impérialistes, il était parfois impossible d'organiser un secrétariat commun, et lors d'un certain nombre de réunions, chaque délégation disposait de son propre secrétariat, et déjà au cours de la réunion, le travail était coordonné. Seules les réunions ou conférences organisées au nom de l'ONU disposent d'un secrétariat commun, qui est assuré par le Secrétariat de l'ONU. La principale chose à assurer est la traduction des discours et des documents. Généralement, le pays dans lequel se tient la conférence prend en charge tout l'aspect technique du problème et établit la procédure d'enregistrement, de sténographie et de reproduction des documents, qui est convenue avec les représentants des secrétariats des délégations. Au départ pour la conférence, les chefs de délégation correspondants et leurs conseillers sont nommés. Une délégation peut être composée de plusieurs délégués, mais le nombre de délégués n'a pas d'importance du point de vue de l'équilibre des pouvoirs. Le vote s'effectue uniquement par délégations avec voix prépondérante. Chaque délégation, quel que soit le nombre de ses membres, ne dispose que d'une seule voix, puisqu'elle ne représente qu'un seul État et que les participants aux conférences sont les États. En règle générale, les décisions prises à la majorité ne lient pas la minorité qui n'est pas d'accord avec elles, mais lient les États qui ont voté pour ces décisions. D'un commun accord entre les participants à la conférence, une autre procédure pourra être adoptée.

Ces dernières années, en raison de l'évolution de l'équilibre des forces sur la scène internationale, le principe consistant à résoudre toutes les questions par accord et non par vote est de plus en plus appliqué dans la pratique des réunions internationales et même dans le travail des organes permanents. Cette pratique est devenue courante dans les travaux, par exemple, de la Commission du désarmement, du Comité des utilisations pacifiques de l'espace extra-atmosphérique et d'un certain nombre d'autres organismes internationaux. Elle est formalisée par les règlements intérieurs pertinents ou les décisions adoptées par ces instances. Cette pratique démontre l'impossibilité, dans la situation internationale actuelle, de résoudre des problèmes importants en imposant la volonté de quelqu'un d'autre à un État. Cela se reflète également dans le rôle et l’influence accrus des États, qui ne peuvent être contraints d’imposer des décisions qui leur semblent inacceptables. La Conférence sur la sécurité et la coopération en Europe, qui s'est réunie de 1972 à 1975 à Helsinki et à Genève, a établi dès le début la règle du consensus. À leur arrivée à la réunion, les délégations conviennent généralement à l'avance de la procédure d'ouverture de la réunion et des premières étapes d'organisation de la réunion.

En plus de convoquer des séances plénières, des comités ou commissions sont créés au sein desquels les gros travaux sont effectués. Après le débat général ou pendant le débat général, les commissions de travail se mettent d'accord sur certains projets et préparent certaines décisions. Il arrive souvent que lors des séances plénières, il ne soit pas possible d'atteindre l'unanimité, même sur des questions simples, en raison des positions contradictoires des différentes délégations. Ensuite, afin de parvenir à un accord, les délégations entament des négociations diplomatiques informelles. Cela se fait aussi bien dans les commissions, comités, que lors de divers petits déjeuners, réceptions, etc. De telles négociations semi-officielles permettent de trouver des voies pour une solution de compromis, car dans les discours officiels lors d'une conférence internationale, il est risqué de faire une proposition de compromis sans connaître au préalable la réaction possible de votre partenaire à cette proposition.

Lors de la réunion de Genève en 1954, lorsque la question de la fin de la guerre du Vietnam fut discutée, c'est grâce à des négociations informelles qu'une solution convenue fut trouvée. Le Premier ministre anglais Eden et le Premier ministre français Mendès-France ont convenu d'un accord de compromis parce que la situation était désespérée pour leurs pays. En France, ils exigeaient la fin immédiate de la guerre longue et difficile ; en Angleterre, ils voyaient également la futilité de la guerre du Vietnam et recherchaient un règlement pacifique de la situation en Asie du Sud-Est, craignant pour la stabilité des possessions coloniales anglaises dans cette région. zone. Sur la base d'un accord de compromis informel, il a été possible de trouver une solution acceptable pour l'URSS, la Chine, l'Angleterre et la France, à laquelle les États-Unis se sont toutefois opposés. Les États-Unis, et surtout Dulles personnellement avec sa fameuse politique de « position de force », ont subi une grave défaite.

La délégation soviétique a mené des négociations informelles avec la délégation américaine, ainsi qu'avec les délégations anglaise et française, lors des réunions du sous-comité de la Commission du désarmement de l'ONU en 1957. Au sein du Comité du désarmement, composé de 18 pays, la pratique des négociations informelles et de l’accord préliminaire sur les questions entre les deux coprésidents est devenue courante. Au cours de ces négociations, les positions des parties sont progressivement révélées et des concessions mutuelles sont esquissées. Parallèlement, lors des réunions officielles, des discussions ont lieu sur les principales questions.

Les négociations tant bilatérales que multilatérales nécessitent une flexibilité diplomatique dans la recherche de solutions acceptables qui correspondraient aux principaux intérêts vitaux des parties et pourraient en même temps permettre certaines formulations dans lesquelles chacune des parties est intéressée pour diverses raisons. Parvenir à de telles solutions acceptables au cours des négociations nécessite de la patience et l'utilisation habile de diverses techniques diplomatiques de la part de chaque dirigeant de ces négociations, qui se poursuivent souvent en dehors des réunions, même lors de certains événements protocolaires.

Tout comme les négociations ont souvent lieu après des réunions officielles, des sondages sont menés pour déterminer d'éventuelles concessions de chaque côté et les négociateurs recherchent minutieusement des formulations mutuellement acceptables.

La diplomatie soviétique attache une grande importance à la publicité lors des conférences. En règle générale, les représentants soviétiques étaient favorables à une large couverture des conférences dans la presse. C’est pourquoi une grande importance est accordée au travail des représentants de la presse. Des représentants du service de presse du ministère des Affaires étrangères participent aux grandes réunions et organisent des conférences de presse. Souvent, après chaque réunion, les délégations tiennent des conférences de presse qui couvrent le déroulement de la conférence et apportent des réponses aux questions les plus urgentes. Des entretiens sont également accordés à des correspondants éminents sélectionnés et d'autres mesures sont prises pour faire connaître au public les positions des délégations. Tout cela joue un rôle important dans la conquête de l'opinion publique, ce qui a un certain impact sur le déroulement et les résultats des conférences internationales. Au cours du long travail du Comité de désarmement des 18 nations à Genève en 1962-1964, ainsi que dans les années suivantes, la délégation soviétique organisait régulièrement des conférences de presse au cours desquelles les représentants de la délégation informaient de la position de l'URSS sur les questions les plus importantes. du désarmement, aidant ainsi le public à comprendre les manœuvres des opposants au désarmement et mobilisant l'opinion publique en faveur de la cause du désarmement.

Généralement, avant de partir pour une conférence, la délégation reçoit des directives de son gouvernement sur les questions à discuter. De telles directives sont nécessaires au succès de la conférence. Il est nécessaire de prévoir les principaux mouvements possibles de l'ennemi pour que la délégation ait la possibilité de manœuvrer pendant la conférence. Ces directives ont été élaborées il y a longtemps et sont soigneusement préparées avec la participation de toutes les personnes compétentes. Mais aucune directive ne peut couvrir l’ensemble des problèmes qui se posent.

Ainsi, au cours de la conférence, la délégation, sur la base d'un échange de vues et en tenant compte des diverses opinions, élabore ses démarches tactiques et soit les met en œuvre directement si elles correspondent à la ligne générale des directives, soit, si cette ligne doit être modifiée. , coordonne ces changements avec le centre et reçoit les instructions appropriées.

Conférence Web sont un ensemble de technologies et d'outils utilisés pour la collaboration, les réunions et les négociations commerciales en temps réel via Internet. De larges possibilités de tenue de telles réunions permettent aux utilisateurs du réseau, se trouvant en différents points, d'effectuer travailler ensemble avec de la documentation et des logiciels, visionner des vidéos et diverses images et faire des présentations. Pour de nombreuses personnes, la visualisation synchronisée des sites et des applications est extrêmement importante. Pour elles, utiliser la technologie de conférence Web est donc une assez bonne décision. Particularité sa mise en œuvre est que tous les participants peuvent communiquer sur leur propre lieu de travail.

Grâce à Fonctionnalité logiciel, il existe plusieurs types et types de conférences Web. Tout d’abord, il faut dire que le système de visioconférence est présenté divers formats communication, déterminée par les besoins de ses participants, leur nombre, ainsi que le rôle qui leur est assigné. Ainsi, par exemple, une personne peut être à la fois un « locuteur » (c'est-à-dire un locuteur) et un « auditeur ». Il existe les principaux types de vidéoconférences telles que les conférences téléphoniques, les conférences en ligne, les appels vidéo et les vidéoconférences de groupe symétriques. Chacun des types répertoriés présente ses propres avantages et différences, qui seront discutés ci-dessous.

Les capacités du service de conférence Web peuvent inclure des outils tels que le partage d'écran ou d'autres candidatures individuelles. Ce service est appelé « partage d’écran ». En mode tableau blanc, les participants ont accès à un tableau blanc interactif. Pour la navigation synchrone des pages Internet, appelée « co-browsing », la démonstration de présentations, le suivi de la présence des participants, l'annotation d'écran, le chat textuel, la communication VoIP intégrée et les vidéoconférences et conférences Web.

En plus de ce qui précède, des services tels que la possibilité de changer de présentateur, d'accéder au clavier et à la souris, de modérer les réunions et d'enregistrer l'avancement des négociations sont souvent utilisés. Ce dernier service est très utile dans les situations où un participant n'a pas pu assister à une réunion pour une raison quelconque. Souvent, lorsqu'ils mènent des enquêtes ou des évaluations, ils utilisent retour. Afin de mener une réunion plus efficacement, un service tel qu'un planificateur est utilisé. De plus, ce logiciel permet d'inviter des participants, ce qui réduit considérablement les coûts matériels des appels téléphoniques coûteux.

Appels vidéo personnels sur Internet

Vidéoconférence personnelle (point à point). Le type de visioconférence le plus basique, permettant à deux participants à une conférence via Internet de communiquer librement et sur un pied d'égalité : non seulement s'entendre, mais aussi se voir, ainsi qu'échanger. des messages texte, fichiers photo, audio et vidéo. Ce type de vidéoconférence remplace complètement une autre réunion d’affaires et vous permet d’économiser considérablement du temps et de l’argent.

En télémédecine Un appel vidéo est le plus souvent utilisé pour organiser des consultations.

Conférence Internet de groupe symétrique

Le type de conférence suivant se déroule via Internet ou réseau local est une vidéoconférence de groupe symétrique (« multi-conférence »). Ce type de visioconférence permet à plusieurs participants de communiquer simultanément sur un pied d'égalité. Ce format d'organisation d'une conférence Internet remplace complètement une réunion multilatérale, une négociation ou une séance de séminaire : les participants peuvent parfaitement se voir et s'entendre, échanger des opinions et prendre collectivement des décisions.

Conférence téléphonique

Lors d'une conférence téléphonique, une vidéoconférence est mise en œuvre pour trois participants, chacun jouant son propre rôle : Speaker (une personne du public), Speaker et Host de la conférence Internet. Dans ce type de vidéoconférence, pour trois participants actifs, il peut y avoir de nombreux observateurs passifs, dont chacun verra sur son moniteur la personne exacte à qui ce moment donné le droit de parler. L'organisation d'une conférence Internet de ce type permet à chacun des participants, avec l'autorisation du Présentateur, de prononcer un discours en tant que Speaker ou Speaker parmi le public.

Conférence Web via Internet

Ce type de conférence Internet vous permet d'organiser des réunions et des présentations en ligne. Organiser des conférences Internet de ce type sous forme de conférence Web libère ses organisateurs de la nécessité de louer une salle et ses participants de perdre du temps en déplacements. La qualité de cette conférence Web est particulièrement importante si des invités sont invités d'autres villes. Grâce à l'avènement des conférences Web, les organisateurs de présentations et de séminaires sont en mesure de rassembler un public plus large d'auditeurs, et les participants à de telles conférences Web peuvent économiser du temps et de l'argent. Pour participer à une conférence Web, chaque auditeur doit simplement être devant l'ordinateur à l'heure convenue, connecté au réseau et aux autres participants à la conférence Internet grâce à la technologie client-serveur. Pour visualiser une présentation lors d'une conférence Web, vous devez le plus souvent installer Ordinateur personnel participant, en plus du programme des conférences Internet, tels applications supplémentaires comme Java ou Flash.

Séminaire en ligne

Un cas particulier d'une conférence Web est un webinaire (séminaire Internet) - un type particulier de vidéoconférence dans lequel les utilisateurs ne participent pas à part entière. Au sens figuré, dans un webinaire, il y a un « conférencier » et des « étudiants ». Le conférencier de cette conférence Internet, comme dans une véritable conférence, a le droit de diffuser pleinement, ainsi que la capacité de « contrôler les connaissances » ou de recevoir des questions du public. Les participants à la conférence Internet peuvent envoyer et recevoir ces questions et leurs réponses via le chat.

Ainsi, en conclusion, nous tirons les conclusions suivantes.

La conférence est l'un des événements clés du système d'échange d'informations. La conférence consiste en des présentations d'intervenants sur un sujet spécifique.

Il existe différents types de conférences, notamment scientifiques, commerciales (ou conférences d'affaires), conférences de presse et internationales.

Le but de la conférence est de discuter et de résoudre divers problèmes. Il suppose l'autorité de la source d'information, l'obtention d'informations de première main, la capacité de vérifier les informations et de clarifier les versions à l'aide de questions.

De plus, il s’agit d’un événement qui nécessite une préparation sérieuse et des efforts professionnels pour sa réalisation. Ainsi, lorsqu’on décide d’organiser une conférence, il faut envisager la possibilité de la remplacer par un autre événement (présentation, déjeuner de presse, etc.).

Le but de la conférence est une communication publique ouverte avec des experts dans ce domaine. En même temps, elle doit être efficace – et mutuellement bénéfique pour toutes les parties.

La conférence doit avoir un scénario développé. Seuls les spécialistes dédiés au problème considéré devraient y être invités (idéalement), et des efforts persistants devraient être déployés pour en former un cercle.

Beaucoup dépend de la « première personne » qui agit en tant que locuteur. S'il n'est pas capable de mener un débat public, il vaut mieux abandonner la conférence pendant un moment.

Les jours de la conférence, un rôle important est joué par le personnel d'accompagnement, dont la tâche est d'accueillir et d'héberger les participants à la conférence dans la salle, avec l'inscription préalable de leurs noms sur la liste d'inscription, ainsi que de vérifier les équipements d'amplification sonore et Présentation vidéo.

Une conférence scientifique est un rassemblement de scientifiques en herbe et expérimentés qui se réunissent pour présenter leurs nouveaux travaux et leurs découvertes scientifiques importantes. Le sujet est spécifique et n'intéressera pas tous les étudiants, mais à des fins d'auto-éducation, il mérite également d'être étudié attentivement.

Qu'est-ce qu'une conférence scientifique ?

En termes de Conférence scientifique est l'une des formes les plus courantes d'organisation de l'activité scientifique, où les chercheurs démontrent, expliquent et annoncent leurs nouveaux travaux dans le but de poursuivre la discussion.

Pour faire simple, une conférence scientifique se situe entre un congrès et un séminaire. De tels événements ont lieu dans les universités et deviennent souvent un élément important du programme d'études des étudiants à la maîtrise ou aux cycles supérieurs.

Pour ceux qui souhaitent lier leur vie et leur carrière futures à la science, c'est opportunité unique non seulement faites-vous un nom, mais aussi établissez des contacts fructueux, surprenez tout le monde avec votre esprit analytique et votre envie de science. En général, une découverte réussie et prometteuse - et vous êtes au centre de toutes les attentions !

Vous pouvez également vous distinguer en participant aux discussions, puisque toutes les réalisations, rapports et découvertes sont sur conférence scientifique sont massivement discutés, interrogés et défendus par l’orateur. Cependant, pour que tout se passe parfaitement, il est important de savoir préparer une conférence scientifique afin qu'après votre discours vous ne vous retrouviez pas « dans une flaque d'eau ».

De quels types de rapports parlons-nous ?

Parmi les travaux soumis à la conférence scientifique figurent les travaux des enseignants, qu'ils ont préparés pendant plus d'une journée ; découvertes d'étudiants diplômés, présentées non seulement visuellement, mais aussi par écrit ; ainsi que des sujets de discussion préparés à l'avance.

Il est important de comprendre qu'il sera très difficile pour une personne non préparée de s'y retrouver dans les termes et les définitions, ce qui signifie que la conversation scientifique échouera très bientôt.

Pour éviter que cela ne se produise et pour que le sujet de conversation continue d'être présent et se déroule dans une atmosphère conviviale et animée, vous devez vous préparer à l'avance et lire attentivement les sujets évoqués dans les rapports.

Cela vous permettra de ressentir votre propre compétence dans la question en discussion et, en général, de passer votre temps libre de manière agréable et utile.

À propos, les étudiants diplômés sont tenus d'assister à de tels événements, car leur thèse fera également l'objet d'un débat public et d'un débat bruyant.

Dispositions organisationnelles et structure de la conférence scientifique

Si l'on parle plus en détail d'une conférence scientifique, il s'agit alors d'un événement culturel planifié à l'avance et organisé au plus haut niveau. Pour éviter tout incident, il est important de savoir que cet événement se déroule par étapes.

Premièrement, tout participant souhaitant assister à une conférence scientifique doit pré-inscrire. De plus, lors de son inscription, il lui sera remis un programme de l'événement avec le numéro de commande de sa prestation - sur commande, pour ainsi dire.

Deuxièmement, toute conférence commence du discours de ses organisateurs, mécènes et sponsors. En général, à ce stade, il ne reste plus qu'à s'ennuyer un peu et à cligner des yeux, en faisant semblant d'avoir l'air traditionnellement intéressé et enthousiaste.

Troisièmement, tous les invités sont « triés » dans des tables. Ce sont ce qu’on appelle les « sections » où se rassemblent des personnes partageant les mêmes idées et des alliés partageant les mêmes intérêts. En règle générale, un ou deux font une présentation, et tous les autres s'y plongent d'abord puis participent directement à la discussion.

Quatrièmement, après des débats verbaux et des piques scientifiques le buffet ouvre, où vous pourrez non seulement respirer, mais aussi changer d'humeur, faire de nouvelles connaissances et vous imposer comme un interlocuteur agréable et instruit.

Cinquièmement, les participants non-résidents à la conférence se voient proposer un programme culturel global, mais à volonté.
Et la dernière étape est publication d'une collection d'articles scientifiques Cependant, cette publication peut parfois être distribuée même lorsque les délégués s'inscrivent.

En général, rien de superflu, l'essentiel est que tout soit sobre, officiel et, bien sûr, extrêmement scientifique. Un homme ordinaire dans la rue ne serait tout simplement pas intéressé par un tel événement culturel et ressemblerait à un mouton noir.

Par conséquent, même pour se divertir, afin d'éviter de se retrouver dans une situation inconfortable, il est recommandé d'être au moins superficiellement conscient de ce qui se passe afin de pouvoir insérer ses « deux centimes » en temps opportun.

Types de conférences scientifiques

Comme mentionné ci-dessus, une conférence scientifique est un événement thématique qui, entre autres, a sa propre classification claire.

Conférence scientifique et pratique ;

Conférence scientifique et théorique ;

Conférence scientifique et technique.

Dans le premier cas, les locuteurs non seulement lisent leur travail, mais le justifient également par des calculs, des théorèmes, des axiomes, de nombreuses formules, des tableaux, des graphiques et des dessins.

Dans le second cas, il y a un flux de théorie, qui provoque parfois ennui et découragement, puisque tout le monde n'est pas capable de percevoir à l'oreille nouvelle information, notamment de nature scientifique.

Eh bien, la conférence scientifique et technique vous ravira avec de nouvelles découvertes, des réalisations uniques et les innovations les plus inattendues que vous pourrez non seulement voir, mais aussi toucher personnellement.

Idéalement, les enseignants et les étudiants diplômés devraient participer à toutes les conférences, démontrant leurs connaissances approfondies, mais vous pouvez également choisir votre « point fort » et prouver que vous êtes le meilleur dans au moins une direction.

Conférence étudiante et scientifique

Aujourd'hui, de nombreux étudiants sont déjà totalement convaincus qu'ils associeront définitivement leur future carrière à la science.

En règle générale, ils commencent à préparer leurs études supérieures dès la troisième année, indiquant clairement aux enseignants qu'ils sont intéressés par une matière particulière.

Au cours de leurs dernières années, ils déclarent ouvertement leur désir de devenir étudiants diplômés et, sur la recommandation de l'enseignant, ils commencent à assister activement à des conférences scientifiques, puis à y participer directement.

Les autres étudiants qui n’aiment déjà pas aller en classe, encore moins les activités scientifiques futures, doivent comprendre qu’un tel événement est volontaire et que personne n’a le droit de vous y forcer.

Et pourtant, de nombreux enseignants recourent à la ruse et séparent les élèves des binômes pour organiser des figurants lors de leur conférence scientifique.

Bien entendu, cette action est motivée plus noblement, par exemple comme ceci : « Un étudiant doit constamment élargir ses horizons, donc assister à une conférence scientifique sera très utile pour son avenir prometteur. Eh bien, ou quelque chose comme ça.

Conseil à l'étudiant : il ne faut pas accepter une invitation aussi forcée avec hostilité, et encore moins s'en indigner auprès du doyen.

Un élève est un oiseau forcé, et vous ne pouvez rien faire si seulement le professeur ne suit pas le principe à la séance suivante.
Il vaut mieux l'accepter et assister à cet événement culturel, d'autant plus que vous pouvez vraiment y obtenir beaucoup d'informations utiles (si, bien sûr, vous vous plongez dans le discours de l'orateur).

Si vous vous envisagez également comme conférencier à l’avenir, il est préférable de ne jamais manquer les conférences scientifiques.

C'est une occasion unique non seulement d'analyser le travail de quelqu'un d'autre et de « travailler sur les erreurs », mais aussi d'apprendre la bonne manière de communiquer avec les scientifiques, la présentation compétente de votre rapport et la paix intérieure.

La question principale se pose : comment un étudiant peut-il se préparer à un colloque scientifique ? L'essentiel ici n'est pas de s'embêter, mais de suivre un plan clairement décrit.

Comment bien préparer un congrès scientifique ?

La bibliothèque et Internet vous aideront plus que jamais. Le fait est qu'un rapport terminé est une chose, mais sa présentation et sa présentation correctes en sont une autre. L'orateur doit autant que possible langue accessible expliquez la méthode de votre recherche afin qu'une personne totalement peu familière avec la science comprenne au moins dix pour cent de ce qui est discuté.

Il ne devrait y avoir aucun problème pour préparer votre travail : si vous avez étudié à l'université, vous connaissez bien tous les GOST, exigences et règles. Les difficultés commenceront à la fin de votre discours, lorsque viendra le tour de la discussion.

Ne pensez pas que tout le monde sera aussi ravi que vous de votre travail, car la plupart des personnes présentes sont clairement critiques et sceptiques, ce qui signifie que des questions supplémentaires et de gros doutes ne peuvent certainement pas être évités.

La tâche de l’orateur est de défendre adéquatement son travail, tout en laissant l’impression la plus positive à toutes les personnes présentes et l’absence de toute question sur le sujet de ce qu’il a entendu.

Ce n'est pas facile à faire, puisqu'une conférence scientifique rassemble des gens loin d'être stupides, habitués à fonctionner avec des faits vérifiés, des axiomes et des lois inviolables.

C'est pourquoi, à la veille de cet événement important, il est nécessaire de s'approvisionner en littérature de référence en grandes quantités, tout en étudiant les opinions de divers auteurs au sujet du travail.

De plus, cela ne fait pas de mal de « parcourir » les pages du World Wide Web et de découvrir tous les nouveaux produits et les dernières découvertes sur le sujet et, bien sûr, de télécharger les publications qui ne figuraient pas dans la bibliothèque.

La préparation doit être minutieuse, et alors la victoire vous permettra de vous élever complètement nouveau niveau connaissances et se considère en partie comme un chercheur à part entière. Et un tel bonus coûte cher, car un brillant avenir scientifique peut être considéré comme garanti.

Conclusion : Vous ne savez toujours pas ce qu’est une conférence scientifique ? Avez-vous déjà eu une conférence scientifique dans votre vie et plusieurs ? Alors c'est définitivement l'endroit pour vous, car le véritable avis d'un chercheur est très précieux et important pour nous !

Maintenant tu sais comment se préparer à une conférence scientifique.